UPPHANDLINGSPROTOKOLL. Upphandlande organisation 2.1. UPPHANDLINGSPROTOKOLL Kvalificering av anbudsgivare

Transkript

1 UPPHANDLINGSPROTOKOLL Upphandlande organisation Eskilstuna kommun Upphandling Profilprodukter Anna-Sara Karlsson ASK UPPHANDLINGSPROTOKOLL Upphandlingsenheten har genomfört upphandling av Profilprodukter. Upphandlingens namn: Profilprodukter Upphandlingsförfarande: Öppet förfarande Annonseringsdatum: Sista anbudsdag: Antal inkomna anbud: 5 Anbudsgivare: , Bowler Reklamartiklar Aktiebolag , Kontorab AB , Olympus , Profeel Sweden AB , Seombris Marketing AB 2.2. Kvalificering av anbudsgivare Följande anbud är ej kvalificerade: Seombris Marketing AB Uppfyller ej alla i kvalificeringsfasen ställda krav: Teknisk förmåga och kapacitet I den allmänna presentationen, redogörelse för förutsättningar att genomföra uppdraget, saknas flera efterfrågade uppgifter Miljö- och sociala krav Den beskrivning leverantören har bifogat innehåller ej de parametrar som minst ska ingå i leverantörens dokumenterade rutiner sarbete Leverantören har ej bifogat intyg om certifiering eller en beskrivning av anbudsgivarens egna dokumenterade rutiner. Offererad chokladbit, pos nr 6, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Chokladen innehåller ekologisk och etiskt hållbar producerad kakao utvärdering Utskrivet: :32 Sida 1 av 5

2 Leverantören har istället för att föreslå 1 produkt, föreslagit och bifogat 3 produkter som riktar sig till Eskilstunabor, 2 till näringslivet och 2 till branschfolk. Kontorab AB Uppfyller ej alla i kvalificeringsfasen ställda krav: Anbudsprover Bifogad offererad produkt Paraply, pos nr 4, uppfyller ej krav på plasttoppar. Set med cykellysen, pos nr 8 uppfyller ej krav då endast ett rött lyse utan förpackning är bifogat utvärdering Leverantören har istället för att föreslå 1 produkt, föreslagit och bifogat 5 produkter som riktar sig till Eskilstunabor. Offererad chokladbit, pos nr 6, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Chokladen innehåller ekologisk och etiskt hållbar producerad kakao. Bowler Reklamartiklar Aktiebolag Uppfyller ej alla i kvalificeringsfasen ställda krav Anbudsprover samt Frågor och svar nr 11. Bifogad offererad produkt Paraply, pos nr 4, uppfyller ej krav på plasttoppar. Flera av de bifogade anbudsproverna var ej försedda med tryck enligt krav Miljökrav och Fairtrade city, Offererad T-shirt, pos nr 1, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att T-shirten är ekologisk och etiskt hållbar producerad Miljökrav och Fairtrade city, Offererad Piké, pos nr 2, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Pikén är ekologisk och etiskt hållbar producerad. Offererad chokladbit, pos nr 6, uppfyller ej ställda krav. Bifogade dokument visar inte att Chokladen innehåller ekologisk och etiskt hållbar producerad kakao Utvärdering av anbud Referensgrupp En referensgrupp bestående av personer från kommunens verksamheter med samlad kunskap inom området samt miljöhandläggare och upphandlare, har ansvarat för upphandlingens olika moment Anbudsprövning Steg 1, Uteslutning kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter m.m. och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning. Steg 2, Kvalificering kontroll av anbudsgivarens allmänna lämplighet i form av kompetens, resurser och förmåga att leverera erbjudna produkter, samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. De anbudsgivare som uppfyller kraven i uteslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. Steg 3, Anbudsutvärdering anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2 Utskrivet: :32 Sida 2 av 5

3 utvärderas i enlighet med nedan angivna utvärderingsparametrar. Kommunen kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Anbudsutvärdering Anbuden utvärderas utifrån pris, kvalitet och kreativitet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbudspris räknas ut genom att: Den i prisbilagan (pos nr 1-17) angivna utvärderingsvolymer (uppskattat antal/år) multipliceras med offererat pris och summeras. Värdet på offererade rabattsatser räknas ut på ett antal produkter enligt prisbilagan (pos nr 18-26). Kommunen väljer ut dessa produkter utifrån leverantörens offererade sortiment. Bruttopris minus offererad rabattsats multipliceras med den angivna fiktiva kvantiteten och summeras. Summan av ovanstående blir leverantörens offererade anbudspris. Vid utvärderingen görs en subjektiv sammantagen bedömning av anbudsgivarens offererade produkter enligt prisbilagan (pos nr 1-17). Referensgruppen som består av personer från verksamheterna, med samlad kunskap inom området, kommer att bedöma produkterna efter design, funktion, smak, komfort samt färgens hållbarhet. Vid utvärderingen görs en subjektiv sammantagen bedömning av leverantörens förslag till produkter enligt pkt i Kravspecifikationen. Leverantörens kreativitet och fantasi är av största vikt. Bedömningsskalan för poängsättning av anbudet kommer att ske i en 4-gradig skala där följande nivåer kommer att användas: Redovisning saknas/nivån inte acceptabel 0 poäng Acceptabelt 5 poäng Bra 8 poäng Mycket bra 10 poäng Acceptabelt 5 poäng utgör kravgräns. Vid bedömning 0 poäng förkastas anbudet. Kriteriet kvalitet har ett mervärde om kronor per poäng, maximal poäng är 10. Kriteriet har ett mervärde om kronor per poäng, maximal poäng är 10. Utvärderingsexempel: Möjliga kvalitetspoäng: 10 Erhållna kvalitetspoäng: 8 Påslag = 2 x = SEK Utvärderingsexempel: Möjliga kreativitetspoäng: 10 Erhållna kreativitetspoäng: 8 Utskrivet: :32 Sida 3 av 5

4 Påslag= 2 x = SEK Påslaget (i exemplet ovan ) för kriterierna kvalitet och kreativitet adderas till leverantörens offererade anbudspris. Anbudet som får den lägsta jämförelsesumman (pris+påslag) är för kommunen det ekonomiskt mest fördelaktiga. Anbudsgivare Profeel Sweden AB Referensgruppens subjektiva sammantagna bedömning vad gäller design, funktion, smak, komfort samt färgens hållbarhet visar att produkterna håller en bra nivå och tilldelas 8 poäng i utvärderingskriteriet. Vattenflaskan bedöms vara användbar för målgruppen (Eskilstunabor) samt bra ur miljösynpunkt då man tar med vatten direkt från kranen vilket gör att antalet petflaskor minskar. Solcellsladdaren för mobiltelefoner bedöms vara mycket användbar för målgruppen (Näringslivet) som ofta reser och behöver vara tillgängliga på telefonen. Den ersätter även den vanliga blomman och är därför nytänkande ur ett miljöperspektiv. Boken bedöms vara mycket användbar och inspirerande för målgruppen (Branschfolk). Den är innehållsrik och ger många bra tips för att minska matsvinnet. Leverantören har visat på en bra nivå vad gäller kreativitet och fantasi och tilldelas därför 8 poäng i utvärderingskriteriet. Tilldelad poäng kvalitet: 8 poäng vilket ger (2* ) i påslag. Tilldelad poäng kreativitet: 8 poäng vilket ger (2*75 000) i påslag. Offererat pris standardprodukter: SEK Offererade rabattsatser: Giveaways, Profilprodukter, Profilkläder och Presentartiklar 31% Övriga profilprodukter 21% Offererat pris rabatter: SEK SEK i påslag = Utvärderingspris (jämförelsesumma) Anbudsgivare Olympus AB Referensgruppens subjektiva sammantagna bedömning vad gäller design, funktion, smak, komfort samt färgens hållbarhet visar att produkterna håller en god nivå och tilldelas 8 poäng i utvärderingskriteriet. Sadelskyddet bedöms bara användbart för delar av målgruppen (Eskilstunabor) eftersom det enbart kan användas av de som kan/har möjlighet att cykla. Den ihopvikbara cykelkartan bedöms vara mindre användbar för målgruppen (Näringslivet) eftersom den blir begränsad till Näringslivsrepresentanter som bor i Eskilstuna. Förslaget på att cykelkartan även kan innehålla information om kommunens miljöarbete och placering av t.ex. återvinningsstationer är bra. Den återvinningsbara kassen bedöms användbar för målgruppen (Branschfolk). Den har flera användningsområden t.ex. för sopsortering, shopping och förvaring. Den kan även användas som informationsbärare. Utskrivet: :32 Sida 4 av 5

5 Leverantören har visat på en acceptabel nivå vad gäller kreativitet och fantasi och tilldelas därför 5 poäng i utvärderingskriteriet. Tilldelad poäng kvalitet: 8 poäng vilket ger (2* ) i påslag. Tilldelad poäng kreativitet: 5 poäng vilket ger (5*75 000) i påslag. Offererat pris standardprodukter: SEK Offererade rabattsatser: Giveaways och profilprodukter 26% Profilkläder 28% Presentartiklar 26% Övriga profilprodukter 21% Offererat pris rabatter: SEK SEK i påslag = Utvärderingspris (jämförelsesumma) Sammanfattningsvis visar utvärderingen att det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt har inkommit från anbudsgivare Profeel Sweden AB Beslut Beslut Efter genomförd utvärdering har följande anbud beslutats att antas: , Profeel Sweden AB Utskrivet: :32 Sida 5 av 5