Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande enligt 15 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Diarienr (åberopas vid korrespondens) HD-PVS-34/ Ärendebeteckning Upphandlande myndigheter Polismyndigheten i Stockholms län Ansvarig upphandlare Bo Stålhammar E-post bo.stalhammar@polisen.se : Beställare Gränspolisen Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande enligt 15 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling Anbud senast Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Totalentreprenad Starttid Slutbesiktning Option Enligt överenskommen Enligt överenskommen tidplan, dock Ja tidplan ej senare än Förfrågan avser Leverans, installation och driftsättning av kamerasystem på Arlanda flygplats 1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Stockholms läns (Polismyndigheten) räkning och inbjuder er att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering på och Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt Förfrågningsunderlag med bilagor erhållits. Entreprenaden finansieras delvis med medel från Europeiska Unionens gränsfond. Postadress Box STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Org.nr Hemsida

2 Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av detta Förfrågningsunderlag med bilagor. Om behov av klargörande uppstår önskar Rikspolisstyrelsen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post till ansvarig upphandlare: Bo Stålhammar E-post: Telefon: Sista dag att inkomma med skriftliga frågor är Sista dag Rikspolisstyrelsen skickar ut svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Kompletteringar och förtydliganden till Förfrågningsunderlaget samt frågor och svar rörande Förfrågningsunderlaget som uppstår under anbudstiden kommer löpande att publiceras på och det är varje anbudsgivares eget ansvar att hålla sig uppdaterad med vad som där publiceras avseende upphandlingen. 2 OMFATTNING Upphandlingen omfattar leverans, uppsättning, installation samt driftsättning kameror på Arlanda flygplats. Polisen kommer att hyra befintlig fiber av Swedavia Airport Telecom AB varför ingen fiberdragning ingår i entreprenaden. 2.1 Volym Se bilaga 1, Teknisk beskrivning Teletekniska säkerhetssystem, bildöverföringssystem - TV-övervakningssystem med bilagor 2.2 Option Polismyndigheten skall äga rätt att inom ett (1) år räknat från dag för kontraktskrivning avropa ytterligare 4st kameror inklusive installation och driftsättning till samma á-priser och villkor som ursprungsleveransen. 3 LEVERANSSTID Den Europeiska Unionens Gränsfond har ställt vissa villkor för att de till Polisen kommer att utbetala sin del av finansieringen. Ett av dessa krav innebär att materialet ingående i entreprenaden ska vara levererat, fakturerat och godkänd slutbesiktning genomförd senast Tidplan Anbudsgivare skall till anbud bifoga en preliminär tidplan för entreprenaden. 4 AVTAL Polismyndigheten har för avsikt att teckna avtal med en (1) entreprenör.

3 5 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på den anbudsgivare och dess eventuella underentreprenör (UE) framgår nedan. Samtliga krav som ställs nedan gäller anbudsgivare såväl som UE förutom punkterna 5.1, 5.4 och 5.5 som endast gäller för anbudsgivare. 5.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare skall fylla i Anbudsformulär (bilaga 2) och foga det till anbudet. 5.2 Uteslutningsgrunder Anbudgivare skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt ej utelämna information av betydelse för upphandlingen. Anbudsgivare intygar genom att underteckna (bilaga 2) och foga den till ansbudet att kravet enligt ovan är uppfyllt. I det fall anbudsgivare avser anlita underentreprenör (UE) skall av denne behörig person underteckna bilaga 3 Sanningsförsäkran underentreprenör och anbudsgivaren skall sedan bifoga den i sitt anbud. I det fall flera UE anlitas får anbudsgivare mångfaldiga bilaga Socialförsäkringsavgifter och skatter Socialförsäkring Anbudsgivare och UE skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer via Skatteverket och Kronofogdemyndigheten kontrollera detta för svensk anbudsgivare. Utländsk anbudsgivare och UE skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som RPS inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till Skatteverkets blankett SKV 4820 ( Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet kan dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivarens respektive UEs verksamhet, såsom auktoriserd revisor Registrering Anbudsgivare och UE skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och UE är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. HD-PVS-34/12 Sida 3(10) Anbudsförfrågan

4 Anbudsgivare och UE skall styrka att man har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att till anbudet foga kopia på registreingsbevis utfärdat av Bolagsverket. Utländsk anbudsgivare och UE skall styrka registrering enligt det egna landet bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som motsvarar registreringsbevis från Bolagsverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet kan dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivarens respektive UEs verksamhet, såsom auktoriserd revisor. 5.4 Ekonomisk ställning Kapacitet Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk kapacitet att han kan upprätthålla ett långsiktigt garantiåtagande med Polismyndigheten. Anbudsgivaren skall styrka uppfyllelse av kravet genom att bifoga anbudet ett utdrag från affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB (som visar att anbudsgivaren har erhållit riskklass 3 eller högre, beräknat på värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret) eller med utdrag från likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (som visar att anbudsgivaren har erhållit motsvarande riskklass). I det fall anbudsgivaren har godtagbara skäl för att inte inkomma med efterfrågade handlingar eller om anbudsgivarens erhållna riskklass är lägre än 3 eller motsvarande kan anbudsgivaren istället visa sin ekonomiska kapacitet genom att bifoga antingen: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudsgivarens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudsgivarens ekonomi, som visar att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Begärda handlingar i denna punkt får ej vara äldre än tre (3) månader räknat från den sista dagen att inkomma med anbud. RPS kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares redovisade ekonomiska kapacitet. HD-PVS-34/12 Sida 4(10) Anbudsförfrågan

5 5.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall inge två (2) Referensblad, Bilaga 4 a-b, som styrker att anbudsgivaren har utfört två (2) totalentreprenader under de senaste fem (5) åren som till omfattning och utförande liknar det som efterfrågas samt att dessa har utförts på ett tillfredsställande sätt. För att uppfylla kravet om att entreprenaderna har utförts på ett tillfredställande sätt skall snittbetyget för vardera referensblad vara tre (3) poäng eller högre. De uppdrag som åberopas skall vara utförda som totalentreprenader. Anbudsgivaren skall själv ombesörja att referenternas omdömen fylls i formuläret. Rikspolisstyrelsen kan komma att ringa angivna referenspersoner för att verifiera lämnade uppgifter Kvalitetssäkring För att kunna säkerställa kvaliteten på entreprenadens genomförande och färdigställd entreprenad krävs bland annat att anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO 9001-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Minst följande skall då framgå: a) kvalitetspolicy b) allmän beskrivning av kvalitets mål c) allmän beskrivning av kvalitetssäkring Kvalitetsansvarig I anbud skall anges entreprenörens kvalitetsansvarige för entreprenaden Miljöskyddsåtgärder För att säkerställa miljöarbetet i genomförandet krävs bland annat att anbudsgivaren skall arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av en ISO certifiering eller i form av ett eget dokumenterat miljöledningssystem. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet antingen intyg om certifiering eller en redovisning av det egna miljöledningssystemet för verksamheten. Minst följande skall framgå: a) miljöpolicy b) allmän beskrivning av miljömål HD-PVS-34/12 Sida 5(10) Anbudsförfrågan

6 c) allmän beskrivning av miljösäkring Miljöansvarig I anbud skall anges entreprenörens miljöansvarige för entreprenaden. 6 KOMMERSIELLA VILLKOR 6.1 Fast pris Anbudsgivaren skall ange fast pris exklusive mervärdesskatt enligt bilaga 2 Anbudsformulär. Priset skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i entreprenaden nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 6.2 À-priser À-priser skall baseras på i tekniska beskrivningar angivna krav beträffande dimensioneringar, systemkrav, funktionskrav och materielkrav. Anbudsgivare skall i anbud ange samtliga de á-priser för arbeten, hjälpmedel, utrustning, UE och material som ingår i entreprenaden. Dessa ska sedan utgöra grund för eventuella ÄTA-kostnader (ändrings-, tillkommande och avgående arbeten) samt för option enligt 2.2 ovan. À-pris 1 Materiel (Entreprenörens grundnettoprislista med i anbud redovisad rabattsats). À-prislista med artikelnummer, vara/tjänstens namn och á-pris skall bifogas anbudet. À-pris 2 À-pris 2 skall omfatta samtliga prestationer inklusive resor och traktamente, räntor, administration och vinst för i kontraktets mening färdig enhet av arbete men exklusive mervärdesskatt. I á-pris 2 skall även för respektive utrustning/apparat ingå: - Materiel (enligt á-pris 1) - Projektering - Installation - Märkning - Driftsättning - Injustering och avprovning (inklusive protokoll) av system enligt teknisk beskrivning - Dokumentation - Information och utbildning till drift- och underhållspersonal och tillsyn, underhåll enligt teknisk beskrivning - Deltagande vid besiktningar À-prislista 2 med artikelnummer, vara/tjänstens namn och á-pris skall bifogas anbudet. HD-PVS-34/12 Sida 6(10) Anbudsförfrågan

7 6.3 Avtalsunderlag För entreprenaden gäller Allmänna Bestämmelser ABT 06 för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings och installationsarbeten samt AMA 09 där så har angivits. Dessa bifogas ej anbudsförfrågan men kan rekvireras från; AB Svensk Byggtjänst Stockholm Anbudsgivaren skall, genom att underteckna bilaga 2 Anbudsformulär, acceptera villkoren. Inga reservationer, ändringar eller tillägg accepteras Byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering (BAS-P) Entreprenören kan komma att utses att vara byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering av entreprenaden med de uppgifter som anges i arbetsmiljölagen kap 3 7a samt anslutande förskrifter Byggarbetsmiljösamordnare för utförande (BAS-U) Entreprenören kan komma att utses att vara byggarbetsmiljösamordnare för utförande av entreprenaden med de uppgifter som anges arbetsmiljölagen kap 3 7b och 7f samt anslutande förskrifter Entreprenörens ombud I anbud skall anges entreprenörens ombud för entreprenaden Beställarens ombud Bengt Lindgren, Polismyndigheten i Stockholms län Rangordning Med ändring av ABT 06 kap 1 3 ska nedanstående rangordning gälla vid beställning/upphandling 1. Kontrakt/Beställning 2. ABT Ändringar och tillägg till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag 5. Ändringar och tillägg till anbud 6. Anbud 7. Övriga handlingar 6.4 Säkerhetsvillkor Entreprenaden innebär att Entreprenören och eventuella UE kommer att arbeta på Airside varför de personer som ska utföra entreprenaden ska genomgå och bli godkända i en säkerhetsprövning enligt 14 i säkerhetsskyddsförordningen (1996:633), 26 säkerhetsskyddsförordningen och 5 1 i Transportstyrelsens författningssamling (2012:124), se HD-PVS-34/12 Sida 7(10) Anbudsförfrågan

8 Prövningen och behörighetshanteringen kommer att gå till så att: a) vinnande Entreprenör (och eventuell UE) till Transportstyrelsen anmäler vem som har behörighet att ansöka om registerkontroll av företagets anställda, se bilaga 5. b) Entreprenören anmäler till Transportstyrelsen vilka personer som ska registerkontrolleras, se bilaga 6. Resultatet av registerkontrollen kommuniceras mellan Transportstyrelsen, kontrollerad person och Entreprenören eller eventuell UE. c) Entreprenören (och eventuell UE) anmäler till Polismyndigheten vilka personer som man vill göra behöriga att utföra entreprenaden. d) Polismyndigheten vidimerar uppgifterna, intygar att man har för avsikt att anlita Entreprenören (och eventuell UE) och vidarebefordrar uppgifterna till Swedavia AB (flygplatsen) e) Swedavia AB (flygplatsen) kontrollerar med Transportstyrelsen att berörd personal är registerkontrollerad och godkänd f) Swedavia AB (flygplatsen) meddelar Polismyndigheten att säkerhetsprövningarna är utförda och om alla personer blivit godkända så kan affärsavtalet mellan Polismyndigheten och vinnande entreprenör träda ikraft och Swedavia AB kan utfärda behörighetshandlingar. g) efter avslutad entreprenad och om person slutar eller avförs från uppdraget ska avanmälan av registerkontrollerad person göras, se bilaga 7. Entreprenören och eventuella UEn ska informera samtlig berörd personal att säkerhetsprövning enligt ovan kommer att göras och varje person ska lämna sitt godkännande till säkerhetsprövningen innan sådan får utföras. Entreprenören ansvarar för den del av säkerhetsprövningen som innefattar kontroll av betyg, certifieringar, referenser etc är gjord på berörd personal. Säkerhetsprövningen är en förutsättning men utgör ingen utfästelse eller garanti för att Polismyndigheten ska teckna ett affärsavtal med Entreprenören om uppdraget. Se även bilaga 8 Airport Regulations Stockholm Arlanda Airport och För mer information se Transportstyrelsen kommer att ta ut en avgift för sitt arbete enligt Avgifter för tillståndsprövning, se för mer information. Även Swedavia AB kommer att ta ut avgifter för badgehantering m m. Vänligen kontakta dem för mer information kring avgifterna. HD-PVS-34/12 Sida 8(10) Anbudsförfrågan

9 6.5 Anbudsgivarens och eventuella underentreprenörers acceptans av säkerhetsvillkor Acceptans av samtliga säkerhetsvillkor bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 2 Anbudsformulär. Villkoren omfattar även eventuella UE vilka bekräftar genom att behörig undertecknar bilaga 3 Sanningsförsäkran UE, vilken anbudsgivaren sedan skall bifoga anbudet. 6.6 Personuppgiftslagen (PUL) I enlighet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204) lämnas här information om att samtliga personuppgifter som begärs in i denna upphandling endast kommer att användas i syfte att kunna vidimera i anbud angivna kravuppfyllelser. Uppgifterna blir efter avslutad upphandling att anses som allmän handling såvida inte 6.9 nedan eller säkerhetsskyddslagen (SFS 1996:627) kan bli tillämplig. Det ankommer på anbudsgivaren att informera samt inhämta godkännande från berörda personer om detta förfarande 7 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Rikspolisstyrelsen kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan. 7.1 Uteslutning och kvalificering (steg 1) Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda skall-kraven i punkten 5 Krav på anbudsgivaren. De anbudsgivare som uppfyller skallkraven har kvalificerat sig till anbudsutvärdering. 7.2 Anbudsutvärdering (steg 2) Vid anbudsutvärderingen kontrolleras inledningsvis att anbud uppfyller övrigt ställda skallkrav. Därefter kommer de anbud som uppfyller skall-kraven att genomgå en bedömning av vilket anbud som har det lägsta anbudspriset. Det anbud som har det lägsta anbudspriset kommer att antas. Om ett eller flera anbud hamnar på samma anbudspris kommer de att inbördes rangordnas på följande vis: 1) Lägst á- timpris för driftsättare 2) Lägst á-timpris för installatör 3) Lägsta á-pris 2 för kamera 8 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 8.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas förenklat förfarande. Eventuell förhandling sker på Rikspolisstyrelsens initiativ. HD-PVS-34/12 Sida 9(10) Anbudsförfrågan

10 8.2 Anbudets uppställning Anbud inges i ett (1) kopieringsvänligt original. Hålat A 4-papper bör användas. Pärmar, häftklamrar och liknande bör undvikas. Efterfrågade bilagor ombeds läggas i nummerordning. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga placeras förslagsvis sist. 8.3 Anbudets språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska. Produktblad accepteras om de är på engelska, i annat fall skall de åtföljas av en översättning till svenska för de fall de ej finns tillgängliga på svenska eller engelska. 8.4 Anbudets form Det är inte möjligt att lämna anbud via telefax eller e-post. 8.5 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud: HD-PVS-34/12 ANBUD Kameraprojekt Arlanda 8.6 Anbudets avlämnande Anbud skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även lämnas med bud eller personligen till vakten vid Polhemsgatan 30, Stockholm fram till den 4 mars Alternativa anbud/sidoanbud Alternativa anbud/sidoanbud ska vara så prissatta att de till fullo blir jämförbara med huvudanbudet. Huvudanbud skall vara inlämnat för att alternativa eller sidoanbud ska tas upp för utvärdering Reservationer Reservationer skall vara så prissatta att jämförelse med andra anbud blir möjlig. 8.7 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den Acceptans av anbudets giltighetstid bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 1 Anbudsformulär. HD-PVS-34/12 Sida 10(10) Anbudsförfrågan

11 Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud till och med den trots att upplysning om beslut om val av entreprenör och anbud meddelats enligt LOU före tecknande av upphandlingskontrakt. 8.8 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad bilaga 2 Anbudsformulär, accepteras såsom undertecknat anbud. 8.9 Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Polisen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Bo Stålhammar Bilagor Teknisk beskrivning teletekniska säkerhetssystem, bildöverföringssystem TVövervakningssystem med bilagor 2. Anbudsformulär 3. Sanningsförsäkran UE 4. Referensblad/frågor (a+b) 5. Behörighet att ansöka om registerkontroll 6. Ansökan om registerkontroll 7. Avanmälan registerkontrollerad person 8. Airport Regulations Stockholm Arlanda Airport HD-PVS-34/12 Sida 11(10) Anbudsförfrågan