Upphandling av ramavtal för grafisk formgivning och grafisk produktion. 1. Inledning

Transkript

1 KKV1000, v1.2, FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 251/ (12) Upphandling av ramavtal för grafisk formgivning och grafisk produktion Härmed inbjuds ni att lämna anbud enligt nedan angivna förutsättningar. 1. Inledning 1.1 Presentation av Konkurrensverket Konkurrensverket är en myndighet för konkurrensfrågor under Näringsdepartementet. Konkurrensverkets övergripande uppgift är att arbeta för väl fungerande marknader genom effektiv konkurrens i privat och offentlig verksamhet till nytta för konsumenterna samt en effektiv offentlig upphandling till nytta för det allmänna och marknadens aktörer. Konkurrensverket har cirka 135 anställda. Mer information finns på Konkurrensverkets webbplats Upphandlingen Konkurrensverket har för avsikt att teckna ett ramavtal med en leverantör för grafisk formgivning, grafisk produktion och originalframställning. 1.3 Tjänstens omfattning Tjänsten avser grafisk formgivning och produktion (inkl. sättning) av till exempel årsredovisning, informationsmaterial, annonser, broschyrer och omslag till rapporter. Tryckning ingår inte tjänsten. Tjänster kring Konkurrensverkets årsredovisning för 2013 kommer dock inte omfattas av ramavtalet då detta arbete kommer påbörjas under sommar/höst 2013 och omfattas därför av Konkurrensverkets befintliga ramavtal som löper ut den 27 oktober Adress Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon Fax konkurrensverket@kkv.se

2 Dnr 251/ (12) Tjänsten kan även inkludera att ta fram underlag för material i samband med seminarier, mässor och utställningar. I tjänsten kan det även ingå ytterligare delar i materialproduktionen såsom produktionsledning, copywriting, fotografering samt framtagande av illustrationer, tabeller och diagram. Upplysningsvis köpte Konkurrensverket under år 2012 grafisk produktion m.m. för ca kronor exklusive mervärdesskatt och under år 2011 för ca kronor exklusive mervärdesskatt. Detta värde utgör ingen garanti på kommande uppdrag utan det faktiska värdet kan både bli mindre och större. Konkurrensverket garanterar därför ingen volym under ramavtalets löptid utan avropar vid behov. 1.4 Avtalsperiod Avtalet träder i kraft den dag det är behörigen undertecknat av båda parter dock tidigast den 28 oktober 2013 och gäller därefter till och med den 31 augusti 2015 förutsatt att avtalet undertecknas under år I annat fall löper avtalet i två (2) år från dagen då avtalet är undertecknat. Konkurrensverket har rätt men ingen skyldighet att förlänga avtalet med upp till sammanlagt två (2) år. Avtalstiden kan alltså vara högst fyra (4) år. Önskar Konkurrensverket nyttja rätten till förlängning ska detta ske skriftligen senast tre (3) månader innan avtalet annars upphör att gälla. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning. 2. Administrativa förutsättningar och krav 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Eftersom upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande är det inte möjligt att genomföra någon form av förhandling. 2.2 Formella krav på anbud Anbudet ska innehålla uppgifter om företagsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter. Konkurrensverket ser gärna att Bilaga 1- Företagsuppgifter fylls i och bifogas till anbudet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Undertecknande sker genom att Bilaga 2 -Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor fylls i och bifogas anbudet. Anbudet ska vara giltigt till och med den 1 december Anbudsgivaren bekräftar anbudets giltighetstid genom att underteckna Bilaga 2- Sanningsförsäkran

3 Dnr 251/ (12) och accept av kommersiella villkor. Om denna upphandling blir föremål för överprövning i allmän förvaltningsdomstol kan Konkurrensverket komma att bereda anbudsgivarna tillfälle att förlänga anbudens giltighetstid. Anbudet ska lämnas i ett papperexemplar. Konkurrensverket ser gärna att anbudet inte är häftat, inbundet etc. Anbud via fax eller e-post accepteras inte. Försändelsen ska vara tydligt märkt med att det innehåller anbud. Märk därför gärna försändelsen med Anbud upphandling av grafisk formgivning Dnr 251/2013 eller något annat som visar att försändelsen innehåller ett anbud i denna upphandling. Anbudet bör lämnas i en försluten försändelse utan företagsbeteckning. Anbud ska vara Konkurrensverket tillhanda senast måndagen den 24 juni Konkurrensverkets adress Postadress Konkurrensverket Stockholm Besöksadress Torsgatan Stockholm Receptionen är öppen vardagar klockan Önskas kvitto på inlämnat anbud är registraturen öppen vardagar klockan samt Det finns ingen möjlighet att lämna anbud i brevlåda. 2.4 Disposition av anbudet För att underlätta en likvärdig utvärdering av anbuden ombeds anbudsgivaren att i anbudet följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor. 2.5 Språk Anbudet ska vara skrivet på svenska. 2.6 Frågor Om anbudsgivaren har frågor med anledning av upphandlingen ska dessa skickas till upphandling@kkv.se senast måndagen den 27 maj Frågor som Konkurrensverket bedömer kräver ett svar kommer att publiceras på Konkurrensverkets webbplats senast den måndagen den 3 juni Observera att inkomna frågor inte kommer att besvaras eller

4 Dnr 251/ (12) publiceras på annat sätt. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. 2.7 Kommersiella villkor Avtal mellan Konkurrensverket och vinnande leverantör kommer att tecknas enligt detta förfrågningsunderlag samt Bilaga 3- Avtalsutkast. Det innebär att det inte finns utrymme för avtalsvillkor utöver detta. Genom att underteckna Bilaga 2- Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor accepterar anbudsgivaren de kommersiella villkoren för upphandlingen. 2.8 Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.9 Underleverantörer I det fall anbudsgivare har för avsikt att anlita underleverantörer ska detta anges i anbudet. Anbudsgivaren ska i så fall namnge samtliga underleverantörer. Vidare ska underleverantörer uppfylla samtliga krav vad gäller punkt Uteslutning av anbudsgivare och punkt 3.4- Registrering Sekretess Konkurrensverket lyder under offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) vilket innebär att allt inkommet material i de flesta fall blir offentlig handling efter tilldelningsbeslut och kan komma att lämnas ut till tredje part. Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det på anbudsgivaren att ange vilka uppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna. Konkurrensverket kan dock inte garantera att uppgifter kommer att sekretessbeläggas utan kommer att göra en egen sekretessprövning för det fall anbudet begärs ut. 3. Krav på anbudsgivaren Anbudsgivaren ska intyga att samtliga krav är uppfyllda genom att fylla i och underteckna Bilaga 2- Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor samt genom att bifoga efterfrågade intyg. 3.1 Företaget Anbudsgivaren ska kunna genomföra efterfrågad tjänst som beskrivs under punkt 1.3- Tjänstens omfattning. Till anbudet ska därför bifogas en kort beskrivning av företagets verksamhet och affärsidé. Av beskrivningen ska framgå hur anbudsgivaren säkerställer att man har nödvändiga resurser, kompetenser och erfarenheter för att utföra beskriven tjänst.

5 Dnr 251/ (12) 3.2 Referenser Anbudsgivaren ska lämna tre (3) referenser där liknande uppdrag genomförs eller har genomförts enligt beskrivning under punkt 1.3 -Tjänstens omfattning. Uppdragen ska ha påbörjats tidigast under år Bilaga 4- Referensblankett ska därför vara ifyllda enligt anvisningarna och bifogas anbudet. Varje referensuppdrag ska uppnå minst 18 poäng och varje enskild fråga ska uppnå minst 3. Konkurrensverket kan komma att kontakta referenserna för att verifiera att lämnade uppgifter är korrekta. 3.3 Uteslutning av anbudsgivare 10 kap. 1 och 2 LOU kommer att beaktas för det fall Konkurrensverket får kännedom om däri beskrivna omständigheter. Anbudsgivaren ska intyga att man inte belastas av någon av dessa omständigheter genom att underteckna Bilaga 2- Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor. Konkurrensverket kommer särskilt att kontrollera att den anbudsgivare som lämnat det ekonomiska mest fördelaktiga anbudet har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige genom att innan tilldelningsbeslut hämta in aktuella uppgifter från Skatteverket. 3.4 Registrering Anbudsgivaren ska uppfylla kravet på registrering enligt 11 kap. 6 LOU. Konkurrensverket kommer kontrollera att kravet uppfylls av den anbudsgivare som lämnat det ekonomiska mest fördelaktiga anbudet. Kontrollen görs genom att Konkurrensverket hämtar in uppgifter om registrering från Bolagsverket. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivarens ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla det ramavtal som denna upphandling avser under ramavtalets fulla löptid inklusive förlängningar. Anbudsgivarens riskklassificering enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB eller annat likvärdigt företag ska därför vara minst 3, eller motsvarande, enligt värden redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret. I de fall lägre eller ingen riskklassificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Konkurrensverket kommer innan tilldelningsbeslut meddelas att kontrollera anbudsgivaren som lämnat det ekonomiska mest fördelaktiga anbudet uppfyller kraven på ekonomisk ställning. Kontrollen kommer att genomföras mot register hos affärs-och kreditupplysningsföretaget UC AB.

6 Dnr 251/ (12) 3.6 Utländska anbudsgivare För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav som för svenska anbudsgivare. En utländsk anbudsgivare ska därför till anbudet bifoga intyg från myndigheter i det egna landet enligt följande: - Intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där leverantören är etablerad, utfärdat tidigast ett år innan anbudstiden löper ut. - Intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalt föreskrivna skatter och avgifter. - Intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad som visar att leverantören där betalt föreskrivna sociala avgifter. 3.7 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden inneha en giltig ansvarsförsäkring som minst uppgår till det belopp som är brukligt inom branschen. 3.8 Sekretessavtal Inom ramen för avtalets utförande kan leverantören komma att få del av sådan information som hos Konkurrensverket omfattas av sekretess. Vinnande leverantör kommer därför att skriva på en sekretessförbindelse i samband med avtalstecknande 4. Kravspecifikation 4.1 Krav på tjänsten Anbudsgivaren ska tillhandahålla konsulter inom samtliga nedanstående områden: Formgivning Layout, originalarbete samt sättning Illustration Bildframställning (fotograf) All kommunikation i utförande av tjänsten kommer att ske på svenska. Leverantören ska därför tillhandahålla konsulter som har goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift. Leverantören ska kunna påbörja ett uppdrag senast fem (5) arbetsdagar efter avrop eller efter överenskommelse.

7 Dnr 251/ (12) Leverantörens konsulter och leverantörens kontaktperson ska kunna medverka fysiskt vid möten hos Konkurrensverket i Stockholm. Eventuella resekostnader, hotellkostnader m.m. ska ingå i angivet timpris och leverantören får heller inte debitera timkostnad för restid. 4.2 Krav på konsulter Offererade konsulter kommer att arbeta med Konkurrensverkets grafiska formgivning och produktion. Anbudsgivare ska därför kunna tillhandahålla samtliga nedanstående kompetenser. För att kraven ska anses uppfyllda, krävs det att för punkt Projektledare, punkt Art Director och punkt Originalare att anbudsgivaren anger en namngiven person samt bifogar meritförteckning som på ett tydligt sätt visar hur kraven på kompetensen uppfylls Projektledare Anbudsgivaren ska namnge en projektledare som är den som kan leda och planera arbetet och som är huvudansvarig för uppdraget. Projektledaren ska ha minst tre (3) års erfarenhet av att leda projekt inom grafisk formgivning och grafisk produktion, räknat från sista anbudsdag Art Director Anbudsgivaren ska namnge en Art Director som ska ha minst tre (3) års erfarenhet av grafisk formgivning och grafisk produktion av olika slag räknat från sista anbudsdag Originalare Anbudsgivaren ska namnge en Originalare som ska ha minst tre (3) års erfarenhet av att framställa grafiska produkter och originalarbete räknat från sista anbudsdag Illustratör Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla en Illustratör som ska ha minst tre (3) års erfarenhet av att ta fram illustrationer räknat från sista anbudsdag Fotograf Anbudsgivaren ska kunna tillhanda fotograf som har erfarenhet av att framställa bilder för grafisk formgivning Copywriter Anbudsgivaren ska kunna tillhanda en copywriter som har erfarenhet av textframställning i anslutning till grafisk produktion.

8 Dnr 251/ (12) 5. Bedömningskriterier för det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet För att bedöma anbudsgivarens förmåga att göra grafiska produkter av god kvalitet ska anbudsgivaren lämna arbetsprov och referensprodukter enligt punkt 5.1- Arbetsprov och enligt punkt 5.2- Referensprodukter. 5.1 Arbetsprov Anbudsgivaren ska lämna prov på en grafisk formgivning av Konkurrensverkets årsredovisning utifrån de förutsättningar som ges nedan: Syftet med årsredovisningen är att beskriva Konkurrensverkets verksamhet föregående år enligt regleringsbrev, instruktion och vår vision. Arbetsprovet d.v.s. årsredovisningen ska innehålla fyra delar: omslag, Generaldirektören har ordet, en sida med brödtext och rubriker samt en sida med tabeller och diagram. Formgivningen ska vara ny för varje årsredovisning dvs arbetsprovet ska ha en annan grafisk formgivning än tidigare årsredovisningar. Omslag och inlaga ska vara i fyrfärg. Konkurrensverkets logotyp och grafiska profil finns på Referensprodukter från tidigare uppdrag Konkurrensverket kommer göra en bedömning av hur väl anbudsgivaren kan utföra uppdrag av den art som anges under punkt 1.3- Tjänstens omfattning. Till anbudet ska därför bifogas tre (3) referensprodukter enligt nedan: En årsredovisning som har formgetts av anbudsgivaren. En rapport/bok eller motsvarande som har producerats av anbudsgivaren. En broschyr som har producerats av anbudsgivaren. De referensprodukter som lämnas ska kunna jämställas med samhälls-, forsknings eller ekonomisk information. Konkurrensverket efterfrågar därmed inte reklammaterial, tekniska specifikationer eller med dessa liknande referensprodukter. För att Konkurrensverket ska kunna göra en bedömning av respektive referensprodukt ska anbudgivaren bifoga en kort beskrivning om vilka förutsättningar uppdraget har haft såsom syfte, målgrupp och givna förutsättningar från uppdragsgivaren. Referensprodukterna ska ha formgetts

9 Dnr 251/ (12) respektive producerats med start tidigast Datum (år, månad) ska därför anges för när arbetet påbörjades eller färdigställande av produkten. Konkurrensverket ser gärna att leverantörens namn inte framgår på inskickade arbetsprover och referensprodukter. I annat fall kommer Konkurrensverket avidentifiera materialet inför bedömningen. Det utgår ingen ersättning till anbudsgivaren för arbetsprover eller referensmaterial. 6. Utvärderingskriterier Utvärdering av kvalificerade anbud kommer att ske enligt utvärderingsmodellen ekonomiskt mest fördelaktiga. Konkurrensverket kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till följande utvärderingskriterier: Arbetsprov och referensprodukter Pris En arbetsgrupp bestående av fyra personer med erfarenhet som beställare av grafiskt material kommer betygsätta arbetsprovet samt referensprodukterna med betygsskala enligt nedan. När det gäller arbetsprovet/årsredovisningen så kommer arbetsgruppen göra en samlad bedömning på kriterierna: A. Första intrycket Är produkten intresseväckande och tilltalande? (0-4poäng) B. Helhetsperspektiv Hur genomarbetat är arbetsprovet/årsredovisningen. Märks det att det finns en tankeprocess bakom? (0-4poäng) C. Syfte och relevans Hur väl fyller produkten sitt syfte? (0-4poäng) D. Grafisk formgivning Bidrar formgivningen till att väcka intresse och framhålla budskapet? Är typografin och layouten anpassad för produkten? Finns det element i arbetsprovet som underlättar eller försvårar läsbarheten? (0-4poäng)

10 Dnr 251/ (12) E. Grafisk profil Hur väl Konkurrensverkets grafiska profil har beaktats? (0-4 poäng) Maxpoäng 20 Poäng 0 Poäng 1 Poäng 2 Poäng 3 Poäng 4 Dåligt Godkänt Bra Mycket bra Utmärkt När det gäller referensprodukterna så kommer arbetsgruppen göra en samlad bedömning för samtliga tre referensprodukter på kriterierna: A. Första intrycket Är referensprodukterna intresseväckande och tilltalande? (0-4poäng) B. Helhetsperspektiv Hur genomarbetade är referensprodukterna? Märks det att det finns en tankeprocess bakom? (0-4poäng) C. Syfte och relevans Hur väl fyller referensprodukterna sitt syfte? Är den relevant och målgruppsanpassad för uppdraget? (0-4poäng) D. Grafisk formgivning Bidrar formgivningen till att väcka intresse och framhålla budskapet? Är typografin och layouten anpassad för referensprodukterna? Finns det element i produkterna som underlättar eller försvårar läsbarheten? Passar bilderna i sammanhanget och förstärker budskapet? (0-4poäng) E. Grafisk lösningar Hur presenteras bild och text tillsammans? Hur presenteras tabeller och diagram? Hur visas faktarutor och citat? (0-4 poäng) Maxpoäng 20 Poäng 0 Poäng 1 Poäng 2 Poäng 3 Poäng 4 Dåligt Godkänt Bra Mycket bra Utmärkt

11 Dnr 251/ (12) Totala poängsumman för arbetsprovet och referensprodukterna kan alltså bli som högst totalt fyrtio (40) poäng. (Tjugo (20) poäng på arbetsprovet och tjugo (20) poäng på referensprodukterna). Metoden innebär att erhållna poäng kommer att generera avdrag eller påslag på anbudspriset. Resultatet är anbudets utvärderingspris. Desto högre poäng anbudsgivaren får på bedömningen, desto större blir det avdrag som subtraheras från anbudspriset. Om anbudsgivaren får maxpoäng görs ett avdrag på timpris med -600 kronor, om anbudsgivaren får 0 poäng så får anbudsgivaren påslag på timpriset med +900 kronor och om anbudsgivaren får 10 poäng blir det varken påslag eller avdrag. Vid poängsummor under 10 poäng ges ett pålägg med 900 kronor minskat med 90 kronor för varje poäng som erhållits. Vid 10 poäng ges varken påslag eller avdrag. Vid poängsummor över 10 poäng ges ett avdrag med 20 kronor för varje poäng som överstiger 10 poäng upp till ett avdrag med 600 kronor vid maximala 40 poäng. Prisavdrag/påslag räknas bort/ läggs till från samtliga sex (6) angivna timpriser, därefter multipliceras priset för Projektledare, Art Director och Orginalare med tio (10) för att få en så rättvis prisbild som möjligt av det uppskattade faktiska värdet. Därefter summeras samtliga sex (6) priser ihop och blir det utvärderade priset. Exempel; Offererat pris på samtliga priskategorier är 800 kronor. Anbudsgivaren har fått total poäng 22. Vilket innebär 240 kronors avdrag på samtliga timpriser. Uträkning: Projektledare: 800 kr -240 kr=560 kr x10=5 600 kr, Art Director: 800 kr-240 kr=560 kr x 10=5 600 kr, Orginalare: 800 kr-240 kr=560 kr x 10=5 600, Illustratör:800 kr-240 kr=560 kr, Fotograf: 800 kr-240 kr=560 kr, Copywriter =560 kr Utvärderat pris = kr. Framtagande av anbudets utvärderingspris görs endast för att få fram det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och innebär inte att Konkurrensverket kommer att betala ett högre eller lägre pris än vad som anges som anbudspris i vinnande anbud. 7. Pris Pris ska anges som timpris i SEK exklusive mervärdesskatt för samtliga kompetenser enligt punkt 4.2- Krav på konsulter, alltså sex (6) priskategorier fördelat på Projektledare, Art Director, Originalare, Illustratör, Fotograf och Copywriter.

12 Dnr 251/ (12) Projektledare pris per timme: Art Director pris per timme: Originalare pris per timme: Illustratör pris per timme: Fotograf pris per timme: Copywriter pris per timme: Ersättning för eventuella resor, logi m.m. till och från Konkurrensverkets lokaler ska ingå i angivet timpris. Leverantören får heller inte debitera timkostnad för restid. Ersättning för bildrättigheter etc. ska däremot inte ingå i angivet pris utan kommer att ersättas separat. 8. Utvärdering av anbuden Utvärdering kommer att ske enligt tilldelningskriteriet ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Utvärdering sker endast av anbud som uppfyller samtliga ska-krav med undantag för punkt 3.3- Uteslutning av leverantör, punkt 3.4- Registrering samt punkt 3.5- Ekonomisk ställning. Dessa ska-krav kontrolleras i ett senare skede och endast för anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Den anbudsgivare som enligt punkt 6-Utvärderingskriterier har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer antas som leverantör. Om utvärderat pris blir detsamma hos fler anbudsgivare kommer den anbudsgivare som fått högst totalpoäng på referensprov och arbetsprov antas som leverantör. Om även den poängen är densamma kommer lottning ske mellan de anbud som erhållit högst totalpoäng. Detta förfrågningsunderlag ska läsas tillsammans med följande bilagor: Bilaga 1 Företagsuppgifter Bilaga 2 Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor Bilaga 3 Avtalsutkast Bilaga 4 Referensblankett