Upphandlingar ska ske enligt gällande lagar, bestämmelser och kommunens särskilda krav.

Transkript

1 Bilaga 6 20 EDA KOMMUN INKÖPSPOLICY ORGANISATION Kommunen är upphandlande enhet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det innebär att hela kommunen är en enhet vad avser inköpsvolym, tröskelvärden mm och inte de enskilda förvaltningarna. Kommunens inköpsverksamhet ska vara si' organiserad att inköpspolicyns mål uppfylls. Med en väl avvägd kombination av centrala och decentrala inköp samt utnyttjande av skilda kompetenser ska inköpsverksamheten ge bästa slutresultat utan att inskränka på det lokala ansvaret. MÅL OCH RIKTLINJER Eda kommuns inköp ska präglas av effektivitet, kompetens och samverkan där bästa totalekonomi är målet. Alla inköp ska bygga på objektivitet, affärsmässighet och konkurrens. Upphandlingar ska ske enligt gällande lagar, bestämmelser och kommunens särskilda krav. All upphandling ska ske i nära samverkan mellan inköpare och användare samt baseras på en helhetssyn. ANSVARSFÖRDELNING Oavsett vem som inorn Eda kommun begår brott mot upphandlingslagstiftning så är det kommunstyrelsen som juridisk person som ställs till ansvar vid eventuella skadeståndsanspråk. Skadeståndsrisken gäller för upphandling såväl över som under tröskelvärden. AFFÄRSMÄSSIGHET filed affärsmässighet menas bland annat att betrakta varje inköp som ren affärstransaktion utan hänsyn till ovidkommande faktorer. ETIK Företrädare för Eda kommun ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt. Kommunen ska av anbudsgivare uppfattas som en krävande, skicklig och rättvis köpare. 11

2 EDA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Sida Dnr 99.KS Fastställande av inköpspolicy Den nya lagen om offentlig upphandling som trädde i kraft den 1 januari 1994 ställer helt nya och mer detaljerade krav på kommunerna vid upphandling av varor och tjänster och byggentreprenader. Lagen är tvingande vilket innebär att kommunen är hänvisad att följa det detaljerade regelverket vid varje upphandling eller inköp. Inköpsenheten har mot denna bakgrund utarbetat ett förslag till policy och tillämpningsregler (handbok) för Eda kommuns inköp av varor och tjänster. Beredning Inköpsenheten har i tjänsteskrivelse upprättat förslag till beslut. Arbetsutskottets protokoll , 10. Kommunstyrelsens protokoll , 40. Kommunfullmäktiges beslut i enlighet ined kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar att fastställa "Eda kommuns inköpspolicy" vilket skall vara vägledande för kommunens inköp av varor, tjänster och byggentreprenader (bilaga) att förutsättningar och anvisningar enligt Eda kommuns "Inköpshandbok" skall gälla samt att uppdra till kommunstyrelsens arbetsutskott att ansvara för inköpshandbokens aktualitet att bonussystem införs på i princip alla ramavtal som ger 1 % i återbäring till kommunen att återbäringen tillfaller inköpsenheten, samt att återbäringen skall finansiera del av kommunens inköpsverksamhet. Utdrag till: Ekonomiavdelningen "Kommunal författningssamling" Justerandes sign i Utdragsbestyrkande

3 Inköpshandbok

4 2

5 Innehåll Eda kommuns inköpspolicy Inledning Mål Organisation Samordning Upphandlande enhet Upphandlingslagens grunder Upphandling över tröskelvärden Upphandling under tröskelvärden Tröskelvärden Upphandlingsprocessen Öppnande av anbud Prövning av anbud Överprövning Skadestånd och ansvar Dokumentation Sekretess Förlängning av avtal Miljöaspekter Etik Intern och extern upphandlingssamverkan Information Utbildning Slutord...13 Anteckningar

6 Eda kommuns inköpspolicy ORGANISATION Kommunen är en upphandlande enhet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det innebär att hela kommunen är en enhet vad avser inköpsvolym, tröskelvärden mm, och inte de enskilda förvaltningarna. Kommunens inköpsverksamhet skall vara så organiserad att inköpspolicyns mål uppfylls. Med en väl avvägd kombination av centrala och decentrala inköp samt utnyttjande av skilda kompetenser skall inköpsverksamheten ge bästa slutresultat utan att inskränka på det lokala ansvaret. MÅL OCH RIKTLINJER Eda kommuns inköp skall präglas av effektivitet, kompetens och samverkan där bästa totalekonomi är målet. All inköpsverksamhet skall bygga på objektivitet, affärsmässighet och konkurrens. Upphandlingarna skall ske enligt gällande lagar, bestämmelser och kommunens särskilda krav. All upphandling skall ske i nära samverkan mellan inköpare och användare samt baseras på en helhetssyn. ANSVARSFÖRDELNING Oavsett vem som inom Eda kommun begått brott mot upphandlingslagstittningen så är det kommunstyrelsen som juridisk person som ställs till ansvar vid eventuella skadeståndsanspråk. Skadeståndsrisken gäller för upphandlingar såväl över som under tröskelvärden. AFFÄRSMÄSSIGHET Med affärsmässighet menas bland annat att betrakta varje inköp som ren affärstransaktion utan hänsyn till ovidkommande faktorer. ETIK Företrädare för Eda kommun skall uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt. Kommunen skall av anbudsgivare uppfattas som en krävande, skicklig och rättvis inköpare. 4

7 1. Inledning Lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) Den ställer detaljerade krav på kommunerna vid upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Utgångspunkt är EU:s grundläggande principer om icke diskriminering, lika behandling, öppenhet och förutsebarhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Principen om icke diskriminering Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet eller annan lokaliseringsgrund (t.ex. välja ett företag just för att det är ett lokalt sådant i kommunen). Principen om lika behandling Alla leverantörer måste få samma information vid samma tillfälle. Man får alltså inte utforma nya eller ta bort några kriterier vid utvärdering av anbud. Principen om öppenhet och förutsebarhet Förfrågningsunderlaget måste utformas klart och tydligt så att alla krav på det som skall upphandlas framgår. Härigenom avser tean undvika den situation att en leverantör väljer att inte lämna anbud p.g.a. ett krav som senare i processen förändras eller kanske rentav tas bort. Principen om proportionalitet Kraven i en kravspecifikation måste stå i rimlig proportion till (värdet av) av det som upphandlas. Principen om ömsesidigt erkännande Intyg, kvalitetsmärken och certifikat m.m. (t.ex. Svanmärket) måste kunna ersättas av likvärdiga motsvarigheter i andra medlemsstater. Lagen reglerar kommunernas upphandling såväl över som under de tröskelvärden EU:s direktiv anger. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen är hänvisad att följa det detaljerade regelverket vid varje upphandling eller inköp. I begreppet upphandling innefattas köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller byggentreprenader. Eda kommun köper varje år varor och tjänster för ca 150 miljoner. Många anställda deltar i dessa inköp. Våra inköpsbeslut har stor betydelse både för oss själva och för våra leverantörer. 5

8 2. Mål Eda kommuns inköp/upphandlingsinriktning skall präglas av effektivitet, kompetens och samverkan där bästa totalekonomi är målet. All inköp/upphandlingsverksamhet skall bygga på objektivitet, affärsmässighet och konkurrens. Med effektivitet menas dels den interna effektiviteten att använda kommunens resurser på rätt sätt, att hjälpmedel är ändamålsenliga, att valet av varor och tjänster baseras på riktig behovsanalys, dels den externa effektiviteten vid valet av leverantörer och entreprenörer samt utformningen av kommersiella villkor i skilda former av avtal. Med kompetens menas kommunens förutsättning att uppnå effektivitet i inköp/upphandlingsverksamheten. Detta ställer stora krav inom en mängd områden såväl med anknytning till verksamheten som till kommersiella frågor. Hög kompetens är avgörande för jämbördiga relationer med säljarsidan. Med samverkan menas att på bästa sätt utnyttja den kompetens som finns, att tillvarata de fördelar som en stor volym kan ge vid prissättning, service, distribution och så vidare, samt att begränsa de administrativa kostnaderna genom att undvika dubblering i handläggning. Med objektivitet menas att ingen leverantör får särbehandlas samt att anbud och anbudsgivare skall behandlas sakligt och opartiskt. Med affärsmässighet menas bland annat att betrakta varje inköp/upphandling som ren affärstransaktion utan hänsyn till ovidkommande faktorer. Med god affärsmässighet menas också att tillvarata konkurrensmöjligheter, att planera inköpet i tiden för bästa villkor samt att samverka med andra interna och externa enheter för att bäst tillgodose kommunens intresse. Med konkurrens menas att anbudsgivare får tävla om upphandlingen på lika villkor. Konkurrens skall etableras där detta är möjligt. Varje inköpare/upphandlare har skyldighet att aktivt undersöka och tillvarata den konkurrens som finns inom och utom landet. 6

9 3. Organisation Kommunens verksamhet skall vara så organiserad att inköpspolicyns mål uppfylls. Med en väl avvägd kombination av centralt och decentralt inköp/upphandling samt utnyttjande av skilda kompetenser skall inköpsverksamheten ge bästa slutresultat utan att inskränka på det lokala ansvaret. Kommunstyrelsens nu gällande delegationsordning är fastställd , och reglerar hur inköp/upphandlingar får göras. 4. Samordning Vid upphandlingar som berör flera förvaltningar/avdelningar eller dylikt skall samordning ske för att utnyttja de fördelar som sammanlagd inköp/upphandlingsvolym kan ge vid prissättning, distribution, service och produktutveckling samt för att undvikadubbelarbete och höga administrativa kostnader. Det vill säga att vid köp av varor och tjänster, skall målet vara en för kommunen god totalekonomi. All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och kommunens särskilda krav. All upphandling skall ske i nära samverkan mellan upphandlare och användare samt baseras på en helhetssyn. 5. Upphandlande enhet Kommunen är en upphandlande enhet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). 5.1 Upphandlingslagens grunder LOU beskriver detaljerade krav på de olika skedena i en upphandling. Huvudprinciperna, bestämmelser för utvärdering av anbud och regler för överprövning och skadestånd gäller alla upphandlingar, stora som små. Vid upphandlingar under vissa så kallad tröskelvärden gäller dock bara ett begränsat antal av lagarnas detaljbestämmelser. 7

10 5.2 Upphandling över tröskelvärden Alla upphandlingar över tröskelvärden måste annonseras i databasen Tenders Electronic Daily (TED). TED finns tillgänglig på Internet ( Varje enskild större upphandling måste annonseras både vid anbudsinfordran och efter val av leverantör (resultat). Enligt LOU skall upphandling över tröskelvärde ske i tre olika former: Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Öppet förfarande tillämpas vid upphandling och innebär att alla intresserade leverantörer/ entreprenörer får lämna anbud. Selektivt förfarande innebär ett tvåstegsförfarande där leverantörer/ entreprenörer anmäler intresse för upphandlingen. Därefter sker ett urval av minst fem, vilka tillställs anbudshandlingar. Selektivt förfarande får användas om kontraktsvärdet inte kan anses stå i proportion till kostnaderna för annat förfarande. Förhandlat förfarande innebär att förhandling skall ske med minst tre leverantörer under förutsättning att det finns minst tre lämpliga. Denna upphandlingsform kan komma till användning om öppet eller selektivt förfarande inte gett anbud som motsvarar förfrågan samt i vissa andra undantagsfall. 5.3 Upphandling under tröskelvärden Vid upphandling under tröskelvärden förekommer: Förenklat förfarande Urvalsförfarande Direktupphandling Förenklat förfarande är en upphandlings form där anbud alltid skall infordras skriftligt genom annonser eller skrivelser. Ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer skall lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. 8

11 Urvalsförfarande avser ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Direktupphandling sker genom köp eller beställning utan infordrande av anbud i särskild ordning. Eda kommun KS har beslutat att direktupphandling får göras av varor, tjänster, entreprenader under lågt värde av 15% av tröskelvärdet, vilket innebär kr, lågt värde (LOU 15 kap. 3) 5.4 Tröskelvärden EURO SEK Tröskelvärdet för varor och tjänster För bygg-och anläggningsentreprenader Upphandlingsprocessen De upphandlande enheterna måste noggrant planera och formulera underlaget för en upphandling, det så kallade förfrågningsunderlaget. Detta får inte hänvisa till ett visst märke, process eller liknande så att endast en leverantör kan komma i fråga. Om enheten inte kan beskriva föremålet för upphandlingen utan att hänvisa till visst märke eller fabrikat måste hänvisningen utformas, genom tillägg av uttrycket eller likvärdigt, så att även likvärdiga varor eller processer kan vara med i anbudsprövning en. Beträffande upphandling över tröskelväderna finns krav på att hänvisa till europeisk standard. Ett förfrågningsunderlag består av: administrativa bestämmelser om vad som gäller till exempel för att lämna anbud Utvärderingskriterier kravspecifikation kommersiella villkor Ställda krav får inte ändras under upphandlingen. Om en upphandling under upphandlingstiden av skilda skäl finner det nödvändigt att ändra på kraven måste upphandlingen normalt göras om från början, över tröskelvärdena med förnyad annonsering. 9

12 6.1 Öppnande av anbud Enligt LOU skall anbud öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Detta innebär att anbuden normalt inte bör öppnas förrän andra eller tredje dagen efter anbudstidens utgång med hänsyn till förvaltningslagens tolkningsregler rörande när anbud skall anses ha kommit in. Anbud får lämnas per fax dock senast anbudstidens utgång, men orginalanbudet ska vara kommunen tillhanda påföljande arbetsdag. Eda kommuns anbudsöppnare är upphandlare och någon i förvaltningen. Vid ett anbuds öppningstillfälle skall alltid två personer vara närvarande. Öppnandet skall alltid dokumenteras. En ansökan eller ett anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. 6.2 Prövning av anbud Det anbud skall antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till pris, driftkostnader, kvalitet, estetiska och funktionella egenskaper, service och underhåll, påverkan med mera, eller har det lägsta priset. miljömot andra kriterier än de som funnits med i annonsen eller Den upphandlande enheten får inte göra prövningen i förfrågningsunderlaget. 6.3 Överprövning En leverantör kan begära överprövning vid Länsrätten, både på en pågående upphandling eller ett tilldelningsbeslut, om han anser att en upphandlande myndighet har brutit mot lagen och om detta samtidigt har medfört eller kan komma att medföra att leverantören lider skada. Länsrätten kan då förordna att upphandlingen inte får avslutas i avvaktande på rättens slutliga avgörande (s.k. interimistiskt beslut). Vid alla upphandlingsförfaranden, utom vid direktupphandling, kan en ansökan om överprövning prövas i sak fram till dess att ett upphandlingskontrakt ingåtts och att tio dagar gått från det att den upphandlande myndigheten lämnat tillräckliga upplysningar om tilldelningsbeslutet. 10

13 Länsrättsdom kan överklagas till kammarrätt och Regeringsrätt efter att de har meddelat om prövningstillstånd. 6.4 Skadestånd och ansvar En leverantör som anser sig förfördelad kan inom ett år från dagen för upphandlingsbeslutet ställa krav på skadestånd från köparen. Skadeståndsrisken gäller för upphandlingar såväl över som under tröskelvärden. Tingsrättens dom kan överklagas till Hovrätt och Högsta domstolen är sista instans. Oavsett vem som inom Eda kommun begått brott mot upphandlingslagstiftningen så är det kommunstyrelsen som juridisk person som ställs till ansvar vid eventuella skadeståndsanspråk. 6.5 Dokumentation Upphandlingar med anbudsförfarande skall dokumenteras, samlas aktvis och innehålla alla dokument som berör upphandlingen. Tiden för bevarande av dessa dokument är olika. I övrigt gäller att dokumentet skall bevaras under avtalstiden. Om upphandlingen diarieförs gäller arkivlagen. 6.6 Sekretess Anbud är ovillkorligen hemliga (sekretess) till dess avtal har träffats eller alla anbuden offentliggjorts eller upphandlingen avslutats på annat sätt. När avtal har träffats, det vill säga när beslut om leverantör fattats, är anbudet och avtalet som huvudregel offentliga, det vill säga allmänheten har rätt att få ta del av handlingarna. Möjligheten finns att genom särskilt beslut sekretessbelägga anbud efter det att beslut om leverantör fattats. 6.7 Förlängning av avtal Förlängning av avtal får endast ske om det finns förlängningsklausul i avtalet. När avtalsperioden är slut, efter eventuell förlängning, skall ny upphandling äga rum. För långa avtal eller alltför frikostiga förlängningar kan utgöra brott mot Romfördraget. 11

14 7. Miljöaspekter Vid inköp/upphandling skall miljöaspekterna särskilt beaktas. Detta i enlighet med Eda kommuns miljöpolicy. Miljöpolicyn antogs av kommunfullmäktige Miljökrav skall vägas in och hanteras som ett krav bland flera andra. Kraven måste tydligt definieras och anges i kravspecifikationen eller förfrågan. Kravbeskrivningen får inte vara så uttryckt att den begränsar konkurrensen till ett särskilt varumärke eller en särskild leverantör. Utvärdering av anbud får göras endast mot de krav som finns specificerade i anbudsförfrågan. Vid bedömningen får miljökraven vägas in som en av flera faktorer för att komma fram till det mest ekonomiska köpet, sett ur ett totalkostnadsperspektiv. Leverantör/tillverkare skall tillhandahålla varudeklaration om kommunen anser detta nödvändigt. 8. Etik Företrädare för Eda kommun skall uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt. Kommunen skall av anbudsgivare uppfattas som en krävande, skicklig och rättvis inköpare. För mottagande av gåva/middag från leverantör, bör inte beloppsnivån överstiga 300 kronor. 9. Intern och extern upphandlingssamverkan Upphandlingssamverkan med kommuner eller andra myndigheter bör utnyttjas där totalekonomiska fördelar kan uppnås för Eda kommun, t ex genom ramavtal eller samlade specifika köp för flera förvaltningar. Intern och extern upphandlingssamverkan kan vara lämplig när: volymrabatten är påtaglig kostnaden för separat upphandling är hög uppföljning av prisförändringar kräver stor arbetsinsats konkurrensen är svag men antas öka vid större volym upphandlingen är komplicerad eller kommunen saknar aktuell kompetens 12

15 Inköpssamverkan bör undvikas bland annat när: Eda kommun som enskild myndighet får svårt att hävda sina specifika krav. Volymen blir så omfattande att konkurrensen begränsas till enbart stora leverantörer. Om kommunen anmäler intresse för att delta i gemensam upphandling med andra myndigheter skall kommunen ha en seriös avsikt att teckna avtal. Det är osolidariskt mot andra myndigheter och ohederligt mot anbudsgivare att inte fullgöra uppgörelsen om inte starka skäl finns. 10. Information På Eda kommuns Intranät under fliken Upphandling-Inköp finner du information om hur en upphandling går till, vilka ramavtal kommunen har tecknade, information om lagen, en begreppskatalog och mycket mer. 11. Utbildning All personal som involveras i Eda kommuns inköp/upphandlingsprocess skall ha tillräckligt goda kunskaper för att kunna fullgöra sina uppgifter på bästa sätt. Den professionella kompetensen hos dessa befattningshavare skall utvecklas genom kontinuerlig utbildning/ fortbildning. Alla beslutsattenstanter skall ha goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och policy för inköp/upphandlingsärenden. 12. Slutord Ovanstående förfarande ger inte enbart lägre priser utan kan också, beroende på kommunens organisation, nedbringa kostnaderna för anbudsinfordran, fakturahantering, särkostnader och lagerhållning. Väsentligt är att rutinen i kommunen får en förnuftig avvägning mellan centraliserad och decentraliserad upphandling. Genom positiv samverkan av alla parter kan en samordning snabbt bli effektiv och minska kommunens upphandlingskostnader. 13

16 Anteckningar 14

17 15

18