Granskning av internkontroll beträffande tillsynsplan och fakturering i Marks kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av internkontroll beträffande tillsynsplan och fakturering i Marks kommun Erland Gustafsson Certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Syfte Genomförande Bakgrund Taxa för livsmedelstillsyn Tillämpning Reflektioner över tillämpning av befintlig tillsynsplan samt förslag till förändring Reflektioner Förslag Rutin för debitering Årsavgift Extra offentlig kontrollavgift Intern kontroll

3 1 Sammanfattning Miljönämndens tillsynsuppgift är definierad i Verksamhetsbeskrivning för miljönämnden I verksamhetsbeskrivningen hänvisas till en förhållandevis gammal behovsutredning (2005) som visar på ett behov på 18 tjänster, att jämföra med nuvarande bemanning om 15 tjänster. Verksamhetsbeskrivningen innehåller också nämndens prioriteringar av resurser till olika verksamheter. Hur prioriteringarna förhåller sig till verkligt behov av tillsyn framgår ej. Verksamhetsbeskrivningen innehåller inte någon plan för tillsynen. Ansvaret för att tillräcklig tillsyn utförs åvilar nämnden. För att nämnden skall kunna beställa tillräcklig tillsyn måste behovet vara känt. Nuvarande behovsutredning torde vara inaktuell. Nämnden har också ansvar för att fullmäktiges mål uppfylls samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Följande bör initieras av nämnden: identifiera verkligt tillsynsbehov genom att ta fram ny behovsplan foga tillsynsplan till behovsplan och fastställ den genom nämndsbeslut omformulera indikator/nyckeltal 1.1 a (MORP ) Följande bör utredas av nämnden: i vilken grad skall tillsynen avgiftsfinansieras (självfinansieras)? vilken nivå skall timtaxan ha för att uppnå önskvärd självfinansiering? är uppnådd grad av självfinansiering inom livsmedelsområdet rimlig? med vilken frekvens skall uppföljning av tillsynsplan redovisas för nämnden hur ofta bör det ekonomiska utfallet av tillsynsplanen följas upp? varför fungerar inte valt verksamhetssystem fullt ut? Den interna kontrollen beträffande fakturering är i stort tillfredsställande. 3

4 2 Inledning 2.1 Syfte Att bedöma uppföljning och tillämpning av tillsynsplanens avsnitt för livsmedel samt rutin för fakturering av tillsyn, godkännande och registrering inom livsmedelsområdet. 2.2 Genomförande Samtal med förvaltningschef, livsmedelsinspektör, administrativ personal samt studier av Verksamhetsbeskrivning , Mål- och resultatplan , årsredovisning 2009, tillsynsplan, och stickprov i verksamhetssystemet. 2.3 Bakgrund Allmänt om livsmedelstillsynen Ny livsmedelslagstiftning har tillkommit som reglerar tillsynen utifrån ett antal EG förordningar. Tillsynen skall bedrivas regelbundet och utövas över alla verksamheter med livsmedelshantering. Risk och tillsynsklassificering sker enligt Livsmedelsverkets modulsystem varvid skapas ett verksamhetsregister med olika klassificeringar uttryckt i timmar per år och objekt. Verksamheten för tillsyn av livsmedel kan indelas i tre delar. Regelbundet återkommande inspektioner av godkända objekt vilka ingår i verksamhetsregistret. Ansökningar, anmälningar och dispenser som fordrar ställningstaganden och beslut. Generell rådgivning och information till enskilda och näringsidkare så att tillsynsmyndigheten (kommunen) inte behöver ingripa. Självfinansiering Av livsmedelslagstiftning på området framgår att kommunen har rätt att ta ut en taxa som täcker kommunens kostnader för livsmedelstillsyn. Avgifterna skall enbart täcka kostnaderna för den offentliga kontroll som utförs utifrån EU lagstiftning. Exempelvis är behovet av rådgivning och information stort och måste finansieras på annat sätt än via kontrollavgifter. Det finns viss oklarhet kring hur mycket och vad som skall innefattas i vad som kan anses vara självfinansiering av den offentliga kontrollen. En allmän princip är att medlemsstaterna i EU åläggs att se till att tillräckliga resurser finns tillgängliga för att tillhandahålla nödvändig personal och andra resurser för den offentliga kontrollen. För att täcka kostnaderna för den offentliga kontrollen medger EU:s förordning som skall tillämpas från den 1 januari 2007 att medlemsstaterna får ta ut avgifter och den svenska 4

5 regeringen har därför bestämt att kontrollen i Sverige skall bekostas av avgifter. Det är vidare beslutat att avgifterna skall ge full täckning för de kostnader som är förknippade med kontrollen. Högre avgifter än myndighetens kostnader för kontrollen får inte tas ut. I myndighetens kostnader för den offentliga kontrollen anses ingå: Löner för den personal som medverkar vid den offentliga kontrollen Kostnader för provtagning och laboratorieanalyser Övriga kostnader för den personal som medverkar vid den offentliga kontrollen, inklusive kostnader för administration, utrymmen, verktyg, utrustning, utbildning och resor och andra tillhörande kostnader 3 Taxa för livsmedelstillsyn Kommunfullmäktige beslutade att timtaxan skall vara 800 kr. Timtaxan har varit oförändrad under 2008 och Avgiftsuttag skall ske i förhållande till den tid för kontroll som en anläggning/objekt tilldelats enligt fastställd riskklass eller i förhållande till faktisk nedlagd tid för kontroll enligt de grunder som anges i taxan. Registreringsavgift Den som anmäler registrering av en anläggning för att driva livsmedelsverksamhet mm skall betala avgift för en timmas kontroll. En sådan avgift tas ut för mindre enheter av särskilt slag. Avgift för godkännande Den som ansöker om godkännande av en anläggning för livsmedelsverksamhet skall betala en avgift för prövning som motsvaras av den årsavgift som anläggningen hamnar i enligt fastställd riskklass. Någon särskild registreringsavgift tas inte ut. Årsavgift Årsavgift tas ut enligt riskklassificering eller i förhållande till faktiskt nedlagd tid för kontroll. Extra offentlig kontroll Om det under verksamhetsåret framgår att det behövs extra kontroll tid utöver den normala kontrollverksamheten får man ta ut en avgift för denna extra tid. 5

6 4 Tillämpning I tillsynsplanen redovisas antalet tillsynsobjekt och planerade inspektioner: livsmedel 175 st objekt ca 169 inspektioner Av tillsynsplanen framgår att förvaltningen bedömt att resursbehovet för tillsynsarbetet inom livsmedelsområdet till timmar. Dock finns det personal enligt Verksamhetsbeskrivningen om 2,1 tjänst för denna verksamhet och arbetet bedöms ta i anspråk 74 veckor. Intäkten för denna del bedöms till kr för 2009 (1 144 tim). Självfinansiering Av fastställd taxa framgår att timtaxan för år 2009 uppgick till 800 kr. Som underlag till Kommunfullmäktiges beslut om taxa finns inget uttalat mål för graden av självfinansiering. Med utgångspunkt från redovisat material i Verksamhetsbeskrivning kan följande övergripande beräkningar avseende självfinansiering genomföras: Intäkterna är totalt budgeterade till kr och bygger i huvudsak på en beräknad tillsynstid i timmar per objekt (tillsynsplanen) vilken ligger till grund för årsavgiften kr / 800 kr per timma = timmar Tillgänglig tid för tillsyn enligt Verksamhetsbeskrivning uppgår till 2,1 tjänst vilket omräknas till 74 veckors arbete eller tim (ca tim/tjänst). Av dessa tillgängliga timmar bedöms timmar att leda till fakturering. Självfinansieringen blir då ca 39 % ( tim / tim) för livsmedelstillsynen. Graden av självfinansiering förefaller vara låg. 5 Reflektioner över tillämpning av befintlig tillsynsplan samt förslag till förändring 5.1 Reflektioner Då antalet objekt som skall betala årsavgift i princip är identifierade, kommer omfattningen av tillsynen och därmed intäkterna att i liten utsträckning förändras om inte timtaxan eller klassningen av objekten ändras väsentligt. 6

7 Är tillsynsobjekten bedömda i rätt avgiftsklass? D.v.s. speglar antalet tillsynstimmar per objekt faktiskt utförd tillsyn? I vilken omfattning är den relativt stora andelen verksamhet (61 %) som inte finansieras av taxan föremål för uppföljning? 5.2 Förslag Ange i budget (verksamhetsbeskrivningen) planerad grad av självfinansiering inom livsmedelsområdet Visa vilken nivå som timtaxan bör ha för att uppnå önskvärd grad av självfinansiering Använd verksamhetssystemet (ECOS) för att följa upp nedlagd tid per objekt och jämför med beslutad årsavgift 6 Rutin för debitering 6.1 Årsavgift Nya objekt kan tillkomma och omprövning av tidigare beslutad riskklassificering kan ske. Debiteringen för årlig avgift sker i början av året på basis av den objekts- och avgiftslista som hämtas ur verksamhetssystemet. Innan debiteringslistan för årlig avgift används som underlag till fakturering sker kontroll. Kontrollen utförs av livsmedelsinspektör och ekonomihandläggare. Debiteringslistan sparas på miljökontoret. 6.2 Extra offentlig kontrollavgift Av kommunens taxa framgår att för offentlig kontroll som går utöver den normala kontrollverksamheten skall avgift utgå för nedlagd kontrolltid enligt timtaxa samt för de faktiska kostnaderna för provtagning och analys. Fakturering sker fortlöpande för denna form av kontroll. 7

8 7 Intern kontroll Förslag I samband med åtminstone delårsrapport och årsredovisning bör nämnden erhålla detaljerad avstämning av tillsynsplanen. Debiteringslistan bör framgent signeras av ansvariga inspektörer och ekonomihandläggare som en bekräftelse på att denna är korrekt i förhållande till de beslut om avgift som delgivits aktuella objekt. Listan skall sparas. 8