Ordförande Birgitta Ståhl. Sekreterare. Tuovi Henriksson

Transkript

1 Plats och tid: Freden fredagen den 11 januari 2019 kl Närvarande revisorer Ordförande Birgitta Ståhl Vise ordförande Mats Nilsson 4-11 Lesley Appelgren Pål Wetterling Bernt Runesson fr o m 4 Katarina Vastamäki Margareta Rodin Lisbeth Elmgren Anders Jakobsson Anders Mattiasson Frånvarande revisorer Lars-Erik Johansson Karl-Gustaf Johansson EY Sekreterare Anders Håkansson Ordförande Birgitta Ståhl Justerande Pål Wetterling Sekreterare Tillkännagivande av protokolljusteringen har den 24 januari anslagits på kommunens anslagstavla, intygar i tjänsten Kommunrevisionen Tfn.: eller Sida 1 av 5

2 1 Godkännande av dagordningen Att justerad dagordning godkänns 2 Val av justeringsman Att välja Pål Wetterling till att justera protokollet 3 Föregående protokoll Inget att erinra. Att läggas till handlingarna 4 Revisorernas arbetsformer Arbete pågår med att revidera Revisionsreglemente, Revisionsstrategi och arbetsordning för kommunrevisionen. Bernt Runesson anmäler jäv för Arbetsmarknadsnämnden och Lesley Appelgren anmäler jäv för Miljö- och byggnadsnämnden under mandatperioden. Föreligger förslag till bevakningsområden. Att godta förslaget till bevakningsområden Revisorerna uppdaterar kontinuerligt sammanträdesplanen för 2019 och vid behov telefon/adresslistan för revisionen. Revisorerna diskuterar kommande revisionsupphandling. Att presidiet får uppdraget att bereda arbetet med upphandlingen Mikael Augustsson, upphandlingschef är inbjuden till revisionssammanträdet den 8 februari. 5 Revision 2017 för kommunen och dess bolag FB 2017 Granskning av löneprocessen i Karlskrona kommun (17/5820.REV) Ny träff för att följa upp arbetet med löneprocessen planeras till dialogmöten i samband med årsbokslutet Revision 2018 för kommunen och dess bolag FB 2018 Granskning av hur kommunfullmäktiges beslut verkställs och följs upp(18/7245.rev) Kommunrevisionen Tfn.: eller Sida 2 av 5

3 Granskningsrapport och missiv överlämnat till kommunstyrelsen och till kommunfullmäktige och kommunens nämnder för kännedom. Svar har begärts till , svarstid förlängt till februari 2019 efter begäran från kommunledningen. FC 2018 Hearing om kommunens arbete med anpassning till den nya dataskyddförordningen (GDPR )(18/7245.REV) PM och missiv överlämnat till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för kännedom. Projektet skall följas upp av revisorerna efter projekttidens slut Uppföljning planeras med dialogmöten i samband med årsbokslutet Årsbokslut/revisionsberättelse Revisorerna diskuterar förslag till tider för bokslutsträffar med presidierna den 19, 20 och 27 mars Revisorerna diskuterar om inbjudan skall gå till både tidigare och nyvald presidium i styrelse och nämnder. Att skicka inbjudan till både tidigare och nyvalda presidier i styrelse och nämnder till dialogmöten med revisionen Att dialogmöten för årsbokslutet ska hållas den 19, 20 och 27 mars Anders Håkansson, EY informerar om att bolagens granskningsrapporter skall vara klara i mars, återkommer med tider till lekmannarevisorerna. Bernt Runesson har anmält jäv för kultur- och fritidsnämnden och arbetsmarknadsnämnden och Lesley Appelgren har anmält jäv för miljö- och byggnadsnämnden för Projektplan för en fördjupad granskning av socialnämndens årsbokslut inför revisionsberättelsen föreligger. Att godta projektplanen och Att ge EY i uppdrag att påbörja granskningen 8 Revisionsplan 2019 för kommunen och dess bolag FA 2019 Hearing kommunens klimat- och miljöarbete Föreligger förslag till projektplan Att anta projektplanen och Att ge EY i uppdrag att påbörja förberedelserna för hearingen. Föreligger även förslag till grundläggande granskning och riskanalys. Kommunrevisionen Tfn.: eller Sida 3 av 5

4 Att återremittera projektplanerna till EY för vidare handläggning 9 Ekonomi Information om revisorernas budgetutfall för kronor har reserverats till 2019 för bokslutsarbetet. Revisorerna kommer att äska kronor i ökad budget för åren på grund av ökat antal revisorer och utökat tidsåtgång för den grundläggande granskningen. : Att äska kronor per år i ökad budget för kommande tre åren för ökade kostnader i på grund av ökat antal revisorer. 10 Skrivelser Inkommit anmälan till revisionen Karlskrona kommun. Kristdemokraterna anmäler härmed Drift & Serviceförvaltningens upphandling av bogserbåten Karl till granskning Billy Åkerström, Bengt Jönsson och Pelle Nordensson. Revisorerna diskuterar den inkomna anmälan från KD : Att meddela anmälarna om att vända sig till drift- och servicenämnden med frågan eftersom den inte är aktuell för revisionsgranskning. Revisorerna tackar för uppslaget till granskning och kommer att beakta den vid kommande planering. 11 Anmälningsärenden Beslut funktionsstödsnämnden Internkontroll- ej verkställda beslut kvartal 3 Uppföljning av handlingsplan för utveckling av socialnämndens verksamheter (för kännedom) Beslut äldrenämnden Budget- och verksamhetsuppföljning per 31 oktober 2018 för äldrenämnden. Beslut socialnämnden Budgetuppföljning per oktober. Beslut funktionsstödsnämnden Budgetuppföljning per oktober. Beslut kunskapsnämnden Ekonomi- och verksamhetsuppföljning per 31 oktober Beslut funktionsstödsnämnden Budgetuppföljning per November. Kommunrevisionen Tfn.: eller Sida 4 av 5

5 Beslut socialnämnden Budgetuppföljning per november. : Att lägga informationen till handlingarna 12 Rapporter/information a) Kommunen Lesley Appelgren informerar från äldrenämnden gällande aktuella frågor Katarina Vastamäki rapporterar från miljö- och byggnadsnämnden gällande aktuella frågor och om kunskapsnämndens lokalanalys Birgitta Ståhl informerar från KS angående löneprocess, uppsiktsplikt, utbildning Bernt Runesson rapporterar om KS fågelmatningsfonden b) Kommunala bolag Inget att rapportera. 13 Kurser, konferenser och utbildningar SKLs utbildning: God revisionssed 22 januari 2019 Sekreteraren bokar tågbiljetter till Malmö för revisorerna. Uppkommer frågan om bolagen har utbildningar som lekmannarevisorerna kan delta i. Att Anders Håkansson, EY undersöker på om bolagen har några utbildningar- Revisorerna har fått kallelse till kommunintern utbildning för ny- och omvalda förtroendevalda ledamöter. Utbildningarna håll på Wämö center den 23 januari och den 1 februari samt den 22 januari för enbart presidierna på KKC, Gullberna park. Kommunrevisionen Tfn.: eller Sida 5 av 5