Revisionsplan Inledning

Transkript

1 Revisionsplan Inledning Revisionens uppdrag Revisionsplanen är revisionens verksamhetsplan för 2018 och innebär en plan över hur revisionens uppdrag kommer genomföras under verksamhetsåret. Revisionsplanen fastställdes den 12 januari Revisionen består av nio förtroendevalda revisorer, inklusive en ordförande och en vice ordförande. Revisorerna har mellan sig fördelat olika bevakningsområden avseende nämnder och kommunala bolag och i förekommande fall stiftelser och donationsfonder. Revisionens uppdrag regleras i Kommunallagen 12 kap och kompletteras i revisionsreglementet. Enligt kommunallagen ska revisorerna årligen granska all verksamhet som bedrivs inom nämnder, styrelser och stiftelser/donationsfonder i den omfattning som följer av god revisionssed i offentlig verksamhet. De kommunala bolagen granskas genom lekmannarevisorer. Revisorerna ska pröva; - om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt, - om verksamheten sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt, - om räkenskaperna är rättvisande, samt - om den interna kontrollen är tillräcklig Revisionsplanen upprättas i syfte att fokusera granskningsinsatserna mot områden med bedömd hög revisionsrisk. Revisionsrisk definieras som risken att revisorerna lämnar ett felaktigt uttalande i revisionsberättelsen varpå planerade granskningsåtgärder syftar till att reducera revisionsrisken till acceptabla nivåer. Revisionsplanen har tagits fram med stöd av väsentlighets- och riskanalys som genomförts av EY samt utifrån de samlade granskningserfarenheterna från mandatperioden. Revisionsplanen behandlar: - grundläggande granskning - fördjupade revisionsprojekt - tidplan 1

2 Lekmannarevisorer Lekmannarevisorer i bolagen utses inom den grupp av revisorer som KF väljer. De ska enligt ABL10 kap 3 granska om de kommunala bolagens verksamheter sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Lekmannarevisorerna ger ett utlåtande i en granskningsrapport. Bolagen granskas också av auktoriserade revisorer enligt ABL. Revisionsmöte Revisionen kommer under året att ha ett antal sammanträden för diskussion och prövning av olika revisionsfrågor. Vid dessa möten behandlas också lekmannarevisionens frågor. Sakkunniga biträden Till sin hjälp anlitar de förtroendevalda revisorerna det upphandlade auktoriserade revisionsföretaget EY, som sakkunniga biträden. EY genomför merparten av de revisionsprojekt som beslutas av de förtroendevalda kommunrevisorerna. 2

3 2. Grundläggande granskning Grundläggande granskning har framförallt två syften, dels uppfylla kraven på att all verksamhet i någon omfattning ska granskas, dels fungera som en form av radar som fångar upp omständigheter som uppstår under verksamhetsåret och som kan innebära en förhöjd revisionsrisk. För att uppfylla kravet på årlig granskning av all verksamhet genomför revisorerna i Karlskrona kommun en övergripande granskning där styrelser, nämnder och förvaltningar bjuds in till revisionssammanträden för att bland annat diskutera verksamheternas interna styrning och kontroll. Mötena ger, tillsammans med andra granskningsaktiviteter, underlag till ansvarsprövningen. De ger också underlag till att uppdatera väsentlighets- och riskanalysen och planeringen av revisionsarbetet kommande år. I revisorernas grundläggande granskning ingår också den kontinuerliga bedömning av varje nämnds verksamhet, som sker genom revisorernas fortlöpande bevakning. Bevakningsansvaret är fördelat mellan revisorerna. Revisorerna tar fortlöpande del av protokoll, beslutsunderlag och andra dokument. Revisionens sakkunniga biträden kompletterar dessa granskningar av styrelsernas och nämndernas ansvarsutövande med insamlande och genomgång av centrala dokument samt vid behov möten och samtal med ledande tjänstemän i förvaltningsorganisationen. I kategorin grundläggande granskning ingår dessutom analys och granskning av delårsoch årsbokslut, informationsmöten och studiebesök. 2.1 Granskning av delårsbokslut per 30 augusti Från och med år 2005 riktas krav på revisionen att granska en delårsrapport omfattande minst 6 månader, högst 8 månader, enligt proposition 2003/04:105 God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting. För kommunens del innebär det att såväl finansiella som verksamhetsmässiga mål av betydelse för den ekonomiska hushållningen skall fastställas i budgeten. Granskningen inriktas på att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med fullmäktiges mål. Granskningen innefattar även kontroller av att kommunens delårsrapport överensstämmer med anvisningarna i lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från rådet för kommunal redovisning. Granskningsresultaten vid delårsbokslutet utgör en viktig information inför granskningen av årsbokslutet. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig presentation och revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten till kommunfullmäktige. 2.2 Granskning av årsbokslut I den löpande ekonomiska granskningen och i bokslutsgranskningen görs bedömningen om räkenskaperna är rättvisande och redovisas i särskild rapport. Granskningen av intern kontroll i redovisningsrevisionen syftar till att kontrollera om rutiner och kontroller finns som säkerställer att den löpande redovisningen och årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel. Granskning av årsredovisningen syftar till att pröva om årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ställning d v s att tillgångar och skulder existerar och avser kommunen tillgångar och skulder värderats och klassificerats rätt 3

4 kommunens samtliga tillgångar och skulder redovisats inkomster och utgifter i allt väsentligt periodiserats korrekt och avser verksamhetsåret årsredovisningen är upprättad enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed enligt de regler och anvisningar som finns för kommuner och landsting Granskningen syftar även till att bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med fullmäktiges beslutade mål avseende god ekonomisk hushållning. Granskningen omfattar: Förvaltningsberättelse och nämndernas verksamhetsberättelser Resultaträkning Balansräkning Finansieringsanalys Investeringsredovisning Sammanställd redovisning Utgångspunkter är den väsentlighets- och riskanalys som upprättas vid granskning av internkontroll. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig rapport och i det slutliga uttalandet i den årliga revisionsberättelsen. Frågor att ta upp vid bokslutsmöten Kommunen Hur behandlar styrelsen/nämnderna revisionsrapporterna? Kommunala bolag Hur behandlar bolagen revisionsrapporterna? Hur fungerar bolagens upphandlingsprocesser? Har bolagen den kompetens som erfordras för att genomföra upphandlingar? 2.3 Uppföljning av tidigare granskningar Som en del av den grundläggande granskningen ämnar revisionen att kontinuerligt och efter cirka två är följa upp de fördjupade granskningar som genomförts. 2.4 Informationsmöten En viktig del i revisionens granskning är att följa verksamheten inom områden som bedöms väsentliga. Att bjuda in ansvariga politiker och tjänstemän för information är en del av den löpande granskningen IT- och informationssäkerhet Säkerställer kommunstyrelsen tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll? Finns det en ändamålsenlig organisation med tydlig ansvarsfördelning avseende IT- och informationssäkerhetsarbetet? Görs riskanalyser och finns dessa dokumenterade? Finns det tillräcklig styrning av drift- och kontinuitetsfrågor? Genomförs drift- och kontinuitetsplanering på ett ändamålsenligt sätt utifrån de behov av informationssäkerhet som verksamheterna har? Personalpolicy, kränkningar, hot, misshandel, sexuella trakasserier Vilka policyer finns? Vilket arbete bedriver kommunen för att förhindra ovanstående? Vilka åtgärder har kommunen vidtagit i närtid för att förhindra sådana övergrepp? Vilka blir konsekvenserna för medarbetare som utsätter andra för något av ovanstående? 4

5 Finns det tydliga riktlinjer, vilka och hur man polisanmäler. Personaldelegationen, kommunchef och HR-chef Fastighetsförvaltning Revisorerna kommer att följa upp tidigare granskning och sedan ta beslut om eventuell ny fördjupningsgranskning Controller/HR samspel information Uppföljningsgranskningen samt granskningen av löneprocessen indikerar att det finns risk för bristande samspel mellan HR och övriga delar av organisationen Upphandling Uppföljningsgranskningen visade att det saknas upphandlingsrutiner på förvaltningarna. Granskningen ska skickas med missiv till kommunstyrelsen och då ska detta påtalas Diarieföring Revisorerna vill ha information om det finns fungerande och implementerade rutiner för diarieföring. Hur säkerställs att diarieföring sker? Vilka rutiner finns? Behöver de uppdateras? Vilken utbildning sker? Hur fungerar diarieföring av mejl, sms etc.? Information efterfrågas av kanslichefen Nuläget inför införandet av GDPR Dataskyddsförordningen (GDPR) innehåller regler om hur personuppgifter ska behandlas. Ett grundläggande syfte med dataskyddsförordningen är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Dataskyddsförordningen har också till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter inom EU så att det fria flödet av uppgifter inom unionen inte hindras. Det företag, myndighet eller annan organisation som behandlar personuppgifter aktivt måste ta ansvar för att se till att förordningens regler följs och kunna visa det. Förordningen börjar gälla den 25 maj 2018 och ersätter då personuppgiftslagen. Revisorerna önskar information/nulägesrapport om det pågående arbetet inför att den nya dataskyddsförordningen träder i kraft Kommunens klimat- och miljöarbete Revisorerna vill ha information om pågående arbete. Hur hanterar kommunen sitt miljöoch klimatarbete? Finns det ett strategiskt och systematiskt arbete? Är ansvarsfördelningen tydlig? Vilken uppföljning sker? Hur hanteras exempelvis vattenrening, mikroplaster i havet och nedskräpning i stadsmiljön? Hur hanteras klimat-och miljöfrågor i den fysiska planeringen? Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden (presidium och förvaltningschef), drift- och servicenämnden (presidium och förvaltningschef), chef för avdelning för strategisk förnyelse, miljöchef och kommunekolog och Affärsverken (presidium och VD) 5

6 2.5 Studiebesök Att genomföra studiebesök för att få ökad kunskap om verksamheters förutsättningar och specifika frågor är också en del i den löpande granskningen. Besluten om vilka besök som kommer att genomföras tas löpande under året. Under 2018 ska följande studiebesök genomföras: Ramdala skola Biblioteket i Karlskrona (bibliotekschefen) Hammarbygården 2.6 Dialogmöten styrelse och nämnder Sjukfrånvaron I budgeten 2018 får kommunstyrelsen uppdraget att enligt modellen för Heltid som norm och i samverkan med de fackliga organisationerna ta fram en plan för friskare medarbetare med syfte att minimera ohälsotalen. Revisionen har noterat risk för höga ohälsotal inom bl a hemtjänsten. Dialog med äldrenämndens och funktionsstödsnämndens presidium samt förvaltningschefer Hemtjänsten Revisorerna önskar information om genomförd granskning Utvärdering av hemtjänst Karlskrona och om planeringssystemet Time care fungerar optimalt. Dialog med äldrenämndens presidium samt förvaltningschef Arbetsmiljön i kommunens skolor Revisorerna vill veta hur Skolinspektionens och Arbetsmiljöverkets synpunkter på såväl fysisk som psykisk arbetsmiljö i samband med granskningar har åtgärdats. Kunskapsnämnden och drift-o servicenämnden Övriga Dialogmöten Karlskronakommissionen Kommunhälsan Personaldelegationen Upphandlingsenheten Funktionsstödsnämnden I och med ovanstående uppfylls kravet på granskning av "all den verksamhet som bedrivs inom nämnder, styrelser och stiftelser samt eventuella fullmäktigeberedningar". 6

7 3. Fördjupade revisionsprojekt Fördjupade revisionsprojekt syftar till mer detaljerade, avgränsade granskningar med syfte att klargöra områden med bedömd hög revisionsrisk. De fördjupade revisionsprojekten identifieras främst i samband med risk och väsentlighetsanalysen för att reducera revisionsrisken inom berörda områden. I planeringsfasen sker en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys avseende verksamhetsåret Med hjälp av analysen inriktas revisionen mot de områden där revisionsrisken bedöms vara som störst. Det innebär att revisorerna identifierar händelser och företeelser som påverkar, hindrar eller hotar att uppdrag och mål för verksamheten kan genomföras eller nås. Det sker bl.a. utifrån kunskap om verksamheten, styrelsens eller nämndernas egna analyser, värdering och hantering av risker, en aktiv omvärldsbevakning och tidigare granskningar. Revisorerna bedömer konsekvens och sannolikhet dvs. hur allvarligt det är eller blir om händelsen eller företeelsen förekommer eller realiseras (konsekvens) samt hur troligt det är att händelsen eller företeelsen finns eller inträffar (sannolikhet). Innan beslut om granskning sker är det i vissa fall lämpligt att genomföra en förstudie. Förstudier genomförs för att inhämta information inom olika områden. Händelser som uppkommer under granskningsåret kan också motivera genomförandet av en förstudie. En förstudie skall ge underlag för en bedömning om det bör genomföras en fördjupad granskning av området och med vilken inriktning. Projektplaner Varje revisionsprojekt kompletteras med en projektplan som skall godkännas av de förtroendevalda revisorerna innan granskningen påbörjas. Projektplanen beskriver mer detaljerat vad och hur granskningen skall genomföras, där anges även granskningsmål, metod, bemanning, tidsplan, antal timmar och kostnad. För verksamhetsåret 2018 har följande fördjupade revisionsprojekt prioriterats och planerats. 3.1 Uppföljning av 2016 års granskningar En väsentlig del i revisionens arbete är att följa upp tidigare granskningar för att se vilka resultat och effekter granskningarna skapat i verksamheterna. Under 2018 kommer följande granskningar som genomfördes 2016 att följas upp: Kompetensförsörjning Kommunens långsiktiga ekonomiska planering Tecknande av externa avtal Granskning av den nya nämnds- och förvaltningsorganisationen för de pedagogiska verksamheterna 3.2 Granskning av arbetsmarknadsnämnden Arbetsmarknadsnämnden har som huvuduppgift att via kommunala arbetsmarknadsinsatser förebygga arbetslöshet och skapa förutsättningar till egenförsörjning. Nämnden ansvarar för ekonomiskt bistånd och försörjningsstöd enligt socialtjänstlagen. Nämnden svarar för kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna och utbildning i svenska för invandrare enligt skollagen. Nämnden bedriver även uppdragsutbildning och ansvarar för det kommunala aktivitetsansvaret enligt 29 kap 9 skollagen. Nämnden ska ansvara för organisering och samordning av kommunala 7

8 uppgifter beträffande nyanlända invandrare samt fördela erhållna statliga ersättningar. Nämnden ansvarar även för uppgifter enligt lag (2016:38) om mottagning av vissa nyanlända invandrare för bosättning. Sedan nämnden inrättades har omorganisationer genomförts, bl.a. har ansvaret för ekonomiskt bistånd och försörjningsstöd tillkommit. Följande frågor ska ingå i granskningen: Hur klarar nämnden sitt uppdrag? Fullföljer nämnden mål och uppdrag beslutade av fullmäktige? Vilken uppföljning sker av omorganisationens effekter? Har omorganisationen lett fram till önskade effektiviseringar? 3.3 Granskning av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut Granskningens syfte är att bedöma om och hur nämnder och styrelser säkerställer att fullmäktiges beslut verkställs samt om det finns ett ändamålsenligt system för återredovisning av genomförda uppdrag. Hur säkerställs att fullmäktiges beslut, inklusive bifallna motioner, verkställs av styrelser och nämnder? Hur återrapporteras verkställandet av fullmäktiges beslut till kommunfullmäktige? Återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktige? Finns en tydlig och formaliserad roll- och ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen, nämnderna och dess förvaltning i bevakningen och genomförandet av fullmäktigebeslut? Finns det lagstadgade beslut som ska verkställas efter beslut av fullmäktige, exempelvis bostadsförsörjningsplan m.m.? 3.3 Granskning av arbetsmiljöarbetet i skolorna Kommunen ansvarar för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. En god arbetsmiljö ska säkerställas för såväl anställda som elever. Av kommunens budget 2018 framgår att ett av fullmäktiges mål är att kommunen är en attraktiv arbetsgivare och att en trygg och hälsosam arbetsmiljö ska erbjudas. Revisorerna ser en risk för bristande arbetsmiljö i de kommunala skolorna. Bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete? Vilka åtgärder har vidtagits utifrån Arbetsmiljöverkets rapporter? Görs riskanalyser? Sker anpassningar av gruppstorlek och lärartäthet? Granskningen ska omfatta såväl fysisk som psykisk arbetsmiljö. Bland de intervjuade ska representanter för elevråd ingå. 3.4 Granskning av detaljplaneprocessen Det är ett kommunalt ansvar att upprätta översikts- och detaljplaner. I översiktsplanen redovisar kommunen den politiska viljan och den framtida användningen av mark och vatten inom kommunen. En detaljplan är ett dokument som reglerar markanvändningen och bebyggelseutformningen mer detaljerat än i översiktsplanen. En detaljplan innehåller juridiskt bindande bestämmelser för var man får bygga, hur byggnaderna får utformas samt vad de får användas till. Den juridiska benämningen på bestämmelserna är byggrätt. Det är väsentligt att det finns fungerande och effektiva rutiner för hantering av samtliga steg i planprocessen. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning funnit skäl att granska planprocessen. Det behövs strategisk planering och framförhållning för att möta behov av bostäder för olika målgrupper (bl.a. studenter, nyanlända, anvisade flyktingar) och industrimark för näringslivet. Fullmäktige har tagit beslut om strategiska utvecklingsområden, däribland attraktiv livsmiljö och näringslivets Karlskrona. Det framgår av kommunens budget för 2018 att Karlskrona fortsätter att växa mätt i antalet invånare vilket fordrar ytterligare service såsom exempelvis boendeformer, samt att olika sorters boenden ska finnas i attraktiva miljöer. Kommunstyrelsen har i budgeten fått i uppdrag att aktivt arbeta för nyetableringar av företag och utveckling av det befintliga näringslivet. Granskningens övergripande syfte är att bedöma om det bedrivs tillräcklig styrning, kontroll och uppföljning av detaljplanprocessen. Finns en tydlig organisation och 8

9 ansvarsfördelning? Är handläggningstiderna för framtagande av detaljplaner tillfredsställande? Vilken långsiktighet i planering/prognoser finns? Finns tillräcklig planberedskap? Hur stimuleras utbyggnation på detaljplanerad mark? 4. Tidplan Granskningar 2018 Karlskrona kommun Rapporteras Uppföljning av 2016 års granskningar Arbetsmarknadsnämnden Verkställighet av KF beslut Arbetsmiljöarbetet i skolorna Detaljplaneprocessen November April Juni Årsbokslut 2016 April 2018 Delårsrapport 2017 Oktober