Revisorerna

Transkript

1 Inledning Kommunrevisorernas uppgifter följer av kommunallag, revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisionen syftar ytterst till att ge kommunfullmäktige underlag till ansvarsprövning av nämnder, styrelser och enskilda förtroendevalda. I denna revisionsplan redovisas planerade revisionsprojekt för Beslut om förändrad inriktning i granskningen kan bli aktuell utifrån oförutsedda händelser i kommunen eller förändringar i omvärlden. 2. Uppdrag och mål 2.1 s uppdrag prövar om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning granskar vi årligen all verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Med all verksamhet avses styrelsers och nämnders olika verksamheter som utförs inom deras verksamhetsområden såväl i egen regi som av externa utförare. Granskningen av styrelsens/nämndernas styrning och interna kontroll är central, särskilt i situationer där organisation och former för utförande varierar och förändras över tiden. Delårsrapport och årsredovisning, inklusive den sammanställda redovisningen granskas årligen. ska även bedöma om resultaten i delårsrapporten och årsbokslutet är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten och planen för ekonomin. Revisionen granskar också kommunens samlade verksamhet i förvaltning och företag ur ett övergripande ägar- och styrperspektiv. Kommunstyrelsens uppsikt är av central betydelse i ägarstyrningen och förvaltningskontrollen och därmed också för revisorernas granskning. Vår bedömning utifrån uppdraget lämnas i revisionsberättelsen. 2.2 Samordnad revision Samordnad revision mellan kommunförvaltningen och dess företag är ett viktigt instrument för ägarens (kommunfullmäktiges) kontroll och uppföljning. Som lekmannarevisorer granskar vi därför även den verksamhet som bedrivs i bolagen. Den samordnade revisionen ger förutsättningar att bedöma hur kommunen arbetar med ägarstyrning och förvaltningskontroll. Granskningen sker utifrån ett övergripande styrperspektiv där ägardirektiven och kommunstyrelsens uppsikt är viktiga inslag. Huddinge kommun 1

2 Lekmannarevisorns uppgift i de kommunala bolagen är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om den interna kontrollen är tillräcklig samt om anvisningar från årsstämman följs. Granskningen ska ske enligt god sed och resulterar i en granskningsrapport med tillhörande granskningsredogörelse som presenteras för årsstämman via bolagens styrelse. Granskningsrapporten ska även fogas till revisionsberättelsen avseende kommunen. 2.3 Revisionens mål Revisionens övergripande målsättning är att verka för att fullmäktiges mål och uppdrag fullföljs. Insatserna ska präglas av en god dialog med kommunens politiska och administrativa ledning samt en stödjande och förebyggande revisionsprocess. Målen i granskningen är att: Genomföra revisionsinsatser med en hög kvalitet som har förmåga att bidra till förbättringar och en ökad effektivitet i kommunens verksamhet. Använda de tilldelade resurserna så effektivt som möjligt. Leva upp till god revisionssed i kommunal verksamhet och till kommunallagens intentioner. Aktiviteter för att uppnå målen: Regelmässig kommunikation och avrapportering till kommunfullmäktiges presidium, bl.a. genom att revisionsrapporter och informationsblad löpande översänds. Medverkan vid fullmäktiges möten med information om aktuella revisionsfrågor/ granskningar. Möten med nämnder och verksamhetsansvariga som ett led i en löpande dialog och med syfte att revisionen ska verka stödjande och förebyggande. Löpande följa kommunens utveckling genom att ta del av lägesrapporter och prognoser för verksamhet och ekonomi. Information till medborgare och andra intresserade genom att revisionsskrivelser och revisionsrapporter samt informationsblad löpande läggs ut på kommunens hemsida. På hemsidan finns även information om vilka de förtroendevalda revisorerna är och om årets planerade granskningar. Informationsbroschyr om revisorernas uppdrag, kontaktuppgifter etc. samt medverkan i Huddinge-dagarna. Huddinge kommun 2

3 3. Risk och väsentlighet Grunden för uppdraget och den planerade revisionsinriktningen är en risk- och väsentlighetsbedömning som revisorerna genomfört i november/december Denna tar sin utgångspunkt i dels förändringar i omvärlden, dels den aktuella situationen i Huddinge kommun och fullmäktiges mål/uppdrag. Vidare har iakttagelser från tidigare års revisionsgranskningar och nämndmöten fångats upp. Risk- och väsentlighetsanalysen har tagits fram i samverkan mellan oss som förtroendevalda revisorer och Ernst & Young som anlitad revisionskonsult. De förtroendevalda revisorerna beslutar om inriktning och omfattning på den övergripande granskningen och vilka fördjupade granskningar som ska göras. I vår bedömning har vi beaktat riskernas väsentlighet och revisionsrisken dvs. risken för att vi gör felaktiga uttalanden i revisionsberättelsen eller inte förmår lyfta fram väsentliga förhållanden som har betydelse för ansvarsprövningen. För att minska revisionsrisken inriktas insatserna på att granska verksamhetens styrning och ledning. I detta innefattas bland annat ledningens förmåga att hantera risker och ökade/förändrade åtaganden/ behov i verksamheten samt ledningens styrning med syfte att uppnå en ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning - ett hållbart Huddinge. I takt med att Huddinges befolkning växer ställs ökade krav på den service kommunen tillhandahåller i forma av förskolor och skolor men också den vård och omsorg som erbjuds äldre. Det är angeläget att verksamheten är anpassad till individuella behov och förutsättningar och erbjuder en hög kvalitet. Vi kommer därför att granska valfrihet inom förskolan och livskvalitet på äldreboenden. Skolan står fortsatt i fokus. En adekvat resursfördelning med en strukturerad uppföljning är en viktig parameter för en jämlik skola, där alla elever får möjlighet att utvecklas efter egen förmåga. Vi kommer att fortsatt att följa skolans utveckling och de pedagogiska verktyg som finns. Hur nämnderna säkrar sitt ansvar för den interna styrningen och kontrollen samt följer upp ekonomi, verksamhet och mål och de uppnådda effekterna är ständigt väsentliga frågor. Under 2014 kommer den pågående organisationsöversynen initierad av kommunstyrelsen att följas upp. Vi kommer även att granska säkerheten i utbetalningar, framförallt manuella utbetalningar, samt risk för oegentligheter och bristande intern kontroll. Huddinge kommun 3

4 4. Revisionsinsatser och revisionsprojekt 4.1 Revisionens omfattning Revisionen ska årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Den årliga granskningen sker genom såväl övergripande som grundläggande granskning samt fördjupade granskningar. Den årliga granskningen av verksamheten bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt med syfte att bedöma om nämnder och styrelser har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Den genomförs genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt genom möten med nämnder och verksamhet i samband med revisionssammanträden och besök i verksamheten (övergripande granskning). Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning (grundläggande granskning). Fördjupade granskningar genomförs utifrån risk- och väsentlighetsbedömningen samt erfarenheterna från den övergripande och grundläggande granskningen. Utgångspunkten för granskningen är de mål och uppdrag som fullmäktige gett kommunstyrelse och nämnder. Granskningen ska ge svar på hur nämnder och styrelser mottar, genomför och återredovisar mål och uppdrag. Den årliga granskningen omfattar flera steg och genomförs löpande under revisionsåret med hjälp av: 1. Årlig risk- och väsentlighetsanalys 2. Löpande granskning av grundläggande dokument, t ex: - mål- och budgetdokument - ekonomi- och verksamhetsrapporter - delårsrapporter och bokslut - riktlinjer - beslutsunderlag - protokoll - beskrivning av internkontrollsystem - beskrivning av redovisningssystem 3. Kommunikation med den verksamhet som granskas i samband med: - genomförda granskningsinsatser - särskilda överläggningar i samband med revisionens sammanträden 4. Möten med nämnder/verksamhet exempelvis genom: - frågor och dialog med företrädare från styrelse/nämnder och verksamheten 5. Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll kopplat till redovisningsrevisionen Granskningen av intern kontroll i redovisningsrevisionen syftar till att kontrollera om rutiner och kontroller är tillräckliga för att säkerställa att den löpande redovisningen och årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel. I planeringsfasen sker en dokumenterad väsentlighets- och riskanalys avseende den ekonomiska redovisningen. Med hjälp av analysen inriktas revisionen mot de områden där Huddinge kommun 4

5 risken för väsentliga fel är störst. Utvalda rutiner granskas genom en kombination av analytisk granskning och substansgranskning. Utöver denna granskning sker ett antal andra granskningsinsatser t ex: - Kontroll av väsentliga förändringar i redovisningsprinciperna jämfört med tidigare år - Analys av konton genom stickprov. Exempel på konton som granskas är: - konton med stora/oväntade budgetavvikelser eller där risken för fel kan vara stor - förtroendekänsliga konton (t ex konsultkostnader, representation, resor) - andra väsentliga konton (t ex juridiska konsultationer) - Översiktlig granskning av skatter och avgifter - Granskning av att räkenskapsmaterialet uppfyller de krav som ställs i lagstiftning och god sed 6. Granskning av delårsbokslut och delårsrapport Från och med år 2005 riktas krav på revisionen att granska en delårsrapport omfattande minst 6 månader, högst 8 månader, enligt God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting. Granskningen inriktas på att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med fullmäktiges mål för den ekonomiska förvaltningen. Granskningen innefattar även kontroller av att kommunens delårsrapport överensstämmer med anvisningarna i lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från rådet för kommunal redovisning. Granskningsresultaten vid delårsbokslutet utgör en viktig information inför granskningen av årsbokslutet. Resultat från granskningen sammanfattas i en skriftlig presentation och ett underlag för uttalande om delårsrapporten till fullmäktige. 7. Granskning av årsbokslut och sammanställd redovisning Granskning av årsredovisningen syftar till att bedöma om årsredovisningen ger en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens resultat och ställning d v s att tillgångar och skulder existerar och avser kommunen tillgångar och skulder värderats och klassificerats rätt kommunens samtliga tillgångar och skulder redovisats inkomster och utgifter i allt väsentligt periodiserats korrekt och avser verksamhetsåret årsredovisningen är upprättad enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed enligt de regler och anvisningar som finns för kommuner Granskningen syftar även till att bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med fullmäktiges beslutade mål med avseende på god ekonomisk hushållning. Granskningen omfattar: Förvaltningsberättelse och nämndernas verksamhetsberättelser Resultaträkning Huddinge kommun 5

6 Balansräkning Finansieringsanalys Investeringsredovisning Sammanställd redovisning Utgångspunkter är den väsentlighets- och riskanalys som upprättas vid granskning av internkontroll. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig rapport och i det slutliga uttalandet i den årliga revisionsberättelsen. 4.2 Granskningsaktiviteter och fördjupade revisionsprojekt I det följande redovisas de granskningsaktiviteter och projekt som vid årets ingång prioriterats utifrån revisorernas bedömning av risk och väsentlighet. Under respektive granskningsprojekt redovisas syfte och frågeställningar som kan komma att belysas. Löpande under året sker bedömning om nya granskningar/uppföljningar ska genomföras. En prioritering har skett utifrån den ekonomiska ram som står till revisorernas förfogande. A. Övergripande granskning/möten med styrelse/nämnder Kommunallagens krav på årlig granskning av all verksamhet genomförs genom en dialog med främst nämndpresidierna med syfte att inhämta information om aktuella och väsentliga frågor. I mötet med respektive nämnd medverkar representanter från de förtroendevalda revisorerna. Mötena förbereds av EY, som även medverkar om önskemål finns. Mötena sker med utgångspunkt i en sammanhållen kedja för styrelsens/nämndens styrning, uppföljning och kontroll enligt följande. 1 Uppdrag 6 Uppföljning av måluppfyllelse och lärande 5 Uppföljning av kontroller God ekonomisk hushållning --- Balans mellan mål, resurser och resultat 4 Åtgärder och kontroller 2 Strategiska mål och nyckeltal Risk- och väsentlighetsanalys 3 Läge, mål och prognos Utgångspunkten är de uppdrag och övergripande mål som nämnden fått av fullmäktige (1) och nämndens styrning genom mer preciserade mål och strategier (2). Vidare nämndens riskbedömning av möjligheterna att uppnå målen och om relevanta indikatorer/nyckeltal finns för att kunna mäta måluppfyllelsen, med bedömning om nuläge och önskvärt läge/mål (3). Huddinge kommun 6

7 Därefter belyses/bedöms nämndens åtgärder och kontroller för att säkra sitt ansvar och måluppfyllelsen (4) samt hur dessa följs upp (5) och vilket lärande som sker inför kommande år (6). Vid mötena ställs såväl generella frågor till samtliga nämnder som nämndspecifika frågor. B. Övergripande granskning av fullmäktiges beredningar I uppdraget att granska all verksamhet innefattas även fullmäktiges beredningar och deras styrning och åtgärder för att uppfylla de mål/uppdrag som fullmäktige gett. Demokrati- och mångfaldsberedningen granskas översiktligt genom frågor och möte med beredningen. C. Internbankens arbete (KS) Huddinge kommun har tillsammans med Södertälje kommun och Botkyrka kommun en internbank med ansvar för kommunens finanser. Under 2013 övertog internbanken förvaltningen av kommunens pensionsmedel. Ett fördjupat granskningsprojekt sker av finanshanteringen inkluderande kommunens finanspolicy. Syftet är att bedöma ändamålsenligheten i befintliga policys och riktlinjer samt arbetssätt inte minst ur ett riskperspektiv. Granskningen utförs av revisionsspecialist på finanshantering i stora organisationer och som har omfattande erfarenhet av detta område inom såväl kommunal- /landstingskommunal sektor som från stora börsnoterade bolag. D. Säkerhet i utbetalningsrutiner Risker för oegentligheter kopplat till brister i utbetalningsrutiner förekommer i såväl bolagssektorn som i kommuner och landsting. Detta har inte minst visat sig på senare tid i Gävle kommun där totalt över 20 mnkr kunde förskingras under flera års tid utan upptäckt. En granskning genomförs av Huddinge kommuns utbetalningsrutiner med utgångspunkt från de brister som uppmärksammades i Gävle kommun. E. Resursfördelningen inom grundskolan Resurser har betydelse för resultaten och betydelsen är allra störst för yngre elever samt för elever med mindre gynnsam socioekonomisk bakgrund. Det viktigaste är hur resurserna används, allra viktigast är lärarnas kompetens. Principerna för resursfördelning har konsekvenser för hur resurserna används. F. Livskvalitet på äldreboenden - granskning av vård- och omsorgsboenden för äldre (ÄN) Många äldre saknar social stimulans och samvaro. Möjligheterna till utevistelse är också starkt begränsade. Denna problembild är på intet sätt ny eller okänd. På alla nivåer kommunstyrelse och äldreomsorgsnämnd behövs en bättre styrning, planering och uppföljning av det sociala innehållet i äldreomsorgens vård- och omsorgsboenden Avgörande för att öka livskvaliteten på kommunens äldreboenden är också en kunnig och engagerad ledning, en personal med rätt kompetens samt tillräckliga resurser. Huddinge kommun 7

8 G. Uppföljning tidigare granskningar genomförda 2010 och Ett gemensamt tvärvetenskapligt projekt, som omfattar flera av de tidigare granskningarna genomförda under 2012 och H. Risk för oegentligheter och bristande intern kontroll enkätundersökning Revisionen har under de senaste åren granskat alla nämnderna enligt COSO-modellen. Särskilda granskningar har gjorts av nämndernas riskbedömning och riskhantering, skydd mot oegentligheter och bygglovsprocessen. Dessutom görs den årliga granskningen av internkontrollen kopplad till rättvisande räkenskaper. I. Granskning av valfrihet (FN) Om valfriheten ska vara reell krävs att de som ska välja har alternativ. D.v.s. det måste finnas ett visst överskott i utbudet om medborgaren på riktigt ska kunna välja. Ett exempel: Om föräldrar ska kunna välja förskola, måste det finns platser lediga, tillgången måste dessutom finnas där den efterfrågas. J. Granskning av lokalplaneringsprocessen ur ett koncernperspektiv (KS/Huge) Lokalplaneringsprocessen i Huddinge kommun involverar både kommunen i rollen som beställare och det helägda dotterbolaget Huge som utförare. För att lokalförsörjningsprocessen ska bli optimal måste kommunen ha tillräcklig beställarkompetens. Det måste dessutom finnas en tydlig ansvarsfördelning mellan kommunen och Huge. K. Skolbiblioteken som pedagogisk resurs (GN) I den nya skollagen från 1 juli 2011 uttalas att eleverna i grundskolan, grundsärskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan ska ha tillgång till skolbibliotek (kap 2, 36 ). Denna formulering ställer krav på varje skolledare att ge eleverna tillgång till skolbibliotek som stöd för lärande och kunskapsutveckling. Skolinspektionen betonar också skolbibliotekets pedagogiska funktion, vilket gör det viktigt att biblioteket bemannas med en pedagogisk resurs som kan vara till stöd för elever och lärare både i och utanför klassrummet. Skolinspektionen anger följande rekommendationer för att bedöma om elever har tillgång till skolbibliotek eller ej:. skolbiblioteket finns i den egna skolenhetens lokaler eller i anslutning till dessa,. biblioteket används som ett led i elevernas utbildning,. biblioteket omfattar fack- och skönlitteratur samt informationsteknik och andra medier,. biblioteket är anpassat efter elevgruppens behov. L. Granskning av delegation om beslutanderätt Enligt kommunallagen (KL) får en styrelse/nämnd uppdra till ett utskott, en ledamot/ ersättare eller till en anställd i landstinget att besluta på styrelsens vägnar i ett visst ärende eller i grupper av ärenden. Vissa undantag görs, exempelvis får ärenden om mål, inriktning, omfattning eller kvalitet inte delegeras. Huddinge kommun 8

9 Beslut som fattas med stöd av delegation från styrelse och nämnd är juridiskt sett ett landstingsstyrelsebeslut/nämndbeslut och kan inte ändras av styrelsen/nämnden. För att beslut ska vinna laga kraft krävs dock att de anmäls till styrelsen/nämnden. 5 s eget arbete och utveckling Det egna arbetet För att leva upp till den goda sedens riktlinjer om årlig granskning av all verksamhet förutsätts att de förtroendevalda revisorerna utför granskningsarbete, vid sidan om det granskningsarbete som utförs av det sakkunniga biträdet. har sinsemellan fördelat ansvaret för gruppbesök och bevakning av nämnderna. I den löpande bevakningen ingår att: följa och informera sig om kommunens verksamheter, i synnerhet verksamheten inom bevakningsområdet samt att övergripande rapportera om väsentliga iakttagelser från nämnder/protokollsläsning, ge uppslag till fördjupade granskningar, ge signaler om vad som kan lyftas fram som angelägna revisionskommentarer i bokslutsgranskningen, ge uppslag till verksamhetsbesök och tema för hearings. Kompetensutveckling och nätverk Med den snabba utvecklingstakt som råder i kommunal verksamhet och inom revisionen behöver vi som förtroendevalda revisorerna löpande utveckla vår kompetens. Det sker genom deltagande i seminarier, konferenser samt genom riktade utbildningsinsatser och studiebesök. Prioritering av vår medverkan i seminarier och konferenser sker vid revisionens möten. Vidare medverkar vi i nätverk/erfarenhetsutbyte med andra kommuner och landsting. Vårt sakkunniga biträde orienterar oss löpande om nyheter och förändringar som, utifrån ett revisionsperspektiv, kan vara aktuella för Huddinge kommun. 6 Kommunikation Granskningen sker så långt möjligt i samarbete med dem som granskningen berör innan den formella kommunikationen och rapporteringen sker till ansvarig styrelse eller nämnd. Berörd nämnd/förvaltning ges dels tillfälle till faktagranskning innan rapport slutligt fastställs, dels att rapporten därefter i regel överlämnas till nämnden för yttrande. För att få information om verksamheten tas initiativ till gemensamma träffar/studiebesök mellan revisorerna och styrelse/nämnd. Kommunikation med kommunfullmäktige sker enligt överenskommelse. För att bidra till en ökad kunskap hos kommunens medborgare om revisionens uppdrag och granskningar medverkar vi i de årliga Huddinge-dagarna. Vår revisionsplan och revisionsrapporter samt nämndernas svar på rapporterna läggs ut på hemsidan. Huddinge kommun 9

10 7 Kansliservice I den administrativa servicen ingår sammanträden, för- och efterarbete, protokoll och minnesanteckningar, arkivering med gallringsplan, och övriga administrativa göromål. Huddinge kommun 10