REVISIONSPLAN Inledning. Uppdrag och mål

Transkript

1 REVISIONSPLAN 2013 Inledning Kommunrevisorernas uppgifter följer av kommunallag, revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisionen syftar ytterst till att ge kommunfullmäktige underlag till ansvarsprövning av nämnder, styrelser och enskilda förtroendevalda. I denna revisionsplan redovisas planerade revisionsprojekt för åren Beslut om förändrad inriktning i granskningen kan bli aktuell utifrån oförutsedda händelser i kommunen eller förändringar i omvärlden. Uppdrag och mål Revisorernas uppdrag Revisorerna prövar om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som upprätthålls inom nämnderna är tillräcklig. För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning granskar vi årligen all verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Med all verksamhet avses styrelsers och nämnders olika verksamheter som utförs inom deras verksamhetsområden såväl i egen regi som av externa utförare. Granskningen av styrelsens/nämndernas styrning och interna kontroll är central, särskilt i situationer där organisation och former för utförande varierar och förändras över tiden. Delårsrapport och årsredovisning granskas årligen. Revisorerna ska även bedöma om resultaten i delårsrapporten och årsbokslutet är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten och planen för ekonomin. Vi ska skriftligen uttala oss om detta. Revisionen granskar också kommunens samlade verksamhet i förvaltning och företag ur ett övergripande ägar- och styrperspektiv. Kommunstyrelsens uppsikt är av central betydelse i ägarstyrningen och förvaltningskontrollen och därmed också för revisorernas granskning. Vår bedömning utifrån uppdraget lämnas i revisionsberättelsen. Samordnad revision Samordnad revision mellan kommunförvaltningen och dess bolag är ett viktigt instrument för ägarens, dvs. kommunfullmäktiges, kontroll och uppföljning. Lekmannarevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs i bolagen. Den samordnade revisionen ger förutsättningar att Revisionsplan (8)

2 bedöma hur kommunen arbetar med ägarstyrning och förvaltningskontroll. Granskningen sker utifrån ett övergripande ägar-/styrperspektiv och ägardirektiven utgör en väsentlig grund för granskningen. Lekmannarevisorns uppgift i de kommunala bolagen är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om den interna kontrollen är tillräcklig samt om anvisningar från årsstämman följs. Granskningen ska ske enligt god sed och resultera i en granskningsrapport med tillhörande granskningsredogörelse som presenteras för årsstämman via bolagens styrelse. Granskningsrapporten ska även fogas till revisionsberättelsen avseende kommunen. Revisionens mål Revisionens övergripande målsättning är att verka för att fullmäktiges mål och uppdrag fullföljs. Insatserna ska präglas av en god dialog med kommunens politiska och administrativa ledning samt en stödjande och förebyggande revisionsprocess. Målen i granskningen är att: Genomföra revisionsinsatser med en hög kvalitet som bidrar till förbättringar och en ökad effektivitet i Örnsköldsviks kommuns verksamhet. Använda de tilldelade resurserna så effektivt som möjligt. Leva upp till god revisionssed i kommunal verksamhet och till kommunallagens intentioner. Aktiviteter Aktiviteter för att uppnå målen: Regelmässig kommunikation och avrapportering till kommunfullmäktiges presidium. Genomföra möten med nämnder och verksamhetsansvariga som ett led i en löpande dialog och med syfte att revisionen ska verka stödjande och förebyggande. Löpande följa kommunens utveckling genom att ta del av lägesrapporter och prognoser för verksamhet och ekonomi. Information till kommunens medborgare och andra intressenter genom att revisionsrapporter löpande läggs ut på kommunens hemsida. Risk och väsentlighet Grunden för uppdraget och den planerade revisionsinriktningen är en riskbedömning som revisorerna genomfört i december 2012 och januari Denna tar sin utgångspunkt i dels förändringar i omvärlden, dels den aktuella situationen i Örnsköldsviks kommun och fullmäktiges mål och uppdrag. Vidare har erfarenheterna från det gångna årets revisionsarbete beaktats. Riskbedömningen har tagits fram i samverkan mellan de förtroendevalda revisorerna och revisionskonsulten. De förtroendevalda revisorerna beslutar om inriktning och omfattning på den övergripande granskningen och vilka fördjupade granskningar som ska göras. I vår bedömning har vi beaktat riskernas väsentlighet och revisionsrisken, dvs risken för att revisorerna gör felaktiga uttalanden i revisionsberättelsen eller inte förmår lyfta fram väsentliga förhållanden som har betydelse för ansvarsprövningen. Revisionsplan (8)

3 För att minska revisionsrisken inriktas insatserna på att granska verksamhetens styrning och ledning. I detta innefattas bland annat ledningens förmåga att hantera risker och ökade/förändrade åtaganden/behov i verksamheten samt ledningens styrning med syfte att uppnå en ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning. Som ett led i detta avses risken för fortsatt obalans mellan mål, behov och resurser inom socialnämnden att granskas. En aktiv uppföljning av måluppfyllelsen utifrån väl utvecklade mått och mätmetoder är väsentligt liksom återrapportering av vidtagna kontroller/åtgärder för att i tid kunna styra om. Kommunstyrelsens uppsikt över nämnderna och de kommunala företagen är av stor vikt. Osäkerheter i omvärlden och konjunkturen medför en fortsatt risk. Riskbedömningar och handlingsberedskap behövs för att kunna möta förändringar i behov och skatteintäkter samt för att åtgärda befarade risker för att målen inte ska kunna uppnås. Nedanstående bild illustrerar revisorernas risk- och väsentlighetsanalys avseende år Det bör noteras att analysen kan komma att förändras med utgångspunkt ifrån faktisk utveckling inom kommunen under året. Hur nämnderna säkrar sitt ansvar för den interna styrningen och kontrollen är ständigt väsentliga frågor, bland annat skyddet mot oegentligheter och kontrollen av anställdas bisysslor. Revisionsplan (8)

4 Revisionsinsatser och revisionsprojekt Revisionens omfattning Revisionen ska årligen granska all verksamhet. Den årliga granskningen sker genom såväl övergripande som grundläggande granskning samt fördjupade granskningar. Årlig granskning Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt med syfte att bedöma om nämnder och styrelser har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Den genomförs genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt genom möten/dialog med styrelse/nämnder (övergripande granskning). Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning (grundläggande granskning). Fördjupade granskningar genomförs utifrån risk- och väsentlighetsbedömningen samt erfarenheterna från den övergripande och grundläggande granskningen. Utgångspunkten för granskningen är de mål och uppdrag som fullmäktige gett kommunstyrelse och nämnder. Granskningen ska ge svar på hur nämnder och styrelser mottar, genomför och återredovisar mål och uppdrag. En översiktlig granskning sker också av de beredningar som utsetts av fullmäktige. Den årliga granskningen omfattar flera steg och genomförs löpande under revisionsåret med hjälp av: 1. Årlig riskbedömning 2. Löpande granskning av grundläggande dokument, t ex: - mål- och budgetdokument - ekonomi- och verksamhetsrapporter - delårsrapporter och bokslut - riktlinjer - beslutsunderlag och protokoll - beskrivning av internkontrollsystem - beskrivning av redovisningssystem 3. Kommunikation med granskad verksamhet i samband med: - genomförda granskningsinsatser - särskilda överläggningar i samband med revisionens sammanträden 4. Möten med nämnder/verksamhet exempelvis genom: - frågor och dialog med företrädare från styrelse/nämnder och verksamheten 5. Granskning av delårsrapport, intern kontroll kopplat till räkenskaperna samt årsredovisning. - enligt riskbedömning och granskningsprogram som upprättats av revisionskonsulten. 6. Bedömning om ansvarig nämnd/styrelse skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning samt om relevanta internkontrollsystem finns och fungerar tillfredsställande. Revisionsplan (8)

5 I de följande avsnitten presenteras de granskningar som revisorerna har för avsikt att genomföra. Granskning av delårsrapport Revisorerna ska årligen granska kommunens delårsrapport. Syftet är att fastställa att delårsbokslutet håller en tillfredsställande kvalitet och att det är upprättat i enlighet med god redovisningssed. Syftet är också att på ett tidigt stadium identifiera eventuella väsentliga revisionsnoteringar inför årsbokslutet. I den översiktliga granskning som genomförs prövas att: delårsrapporten ger en rättvisande bild av kommunens resultat- och ställning delårsrapporten beskriver verksamhetens utfall på ett tillfredsställande sätt resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige ställt upp för god ekonomisk hushållning och att förvaltningsberättelsen innehåller en utvärdering av om verksamhetsmålen uppnåtts. Med utgångspunkt i granskningen lämnar revisorerna ett uttalande till fullmäktige som underlag för fullmäktiges behandling av delårsbokslutet. Granskning av årsbokslut och årsredovisning Revisionens mål är att verka för korrekt redovisning, god ordning, tillfredsställande säkerhet och hög effektivitet i kommunens verksamhet. Granskningen syftar till att bedöma om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och normgivning (bl.a. Rådet för kommunal redovisning) och i enlighet med Örnsköldsviks kommuns utfärdade anvisningar. Avstämning sker av att kommunallagens bestämmelser om god ekonomisk hushållning följs. Granskning genomförs av årsredovisningen med förvaltningsberättelse, verksamhetsredovisning, balans- och resultaträkningar, finansieringsanalys samt av koncernredovisningen och noter. Ställning tas till relevansen i boksluten. I granskningen av årsbokslutet vägs de överväganden och bedömningar in som gjorts vid den löpande granskningen och granskningen av delårsrapporten. Kommunens metoder för framtagande av årsbokslut bedöms och hur anvisningar tillämpats. Planerade fördjupningsgranskningar år Granskning av kommunens styrning i den nya organisationen. Kommunens revisorer ser det som en risk att kommunen inte fullt ut anpassat sitt administrativa system i relation till den nya förvaltningsorganisationen. Det föreligger därmed en risk för brister i verksamheten och i den interna kontrollen. Syftet är att granska om kommunstyrelsen och kommunens nämnder säkerställt att det i den nya förvaltningsorganisationen finns ändamålsenliga ekonomiadministrativa rutiner och en fungerande intern kontroll. Revisionsplan (8)

6 2. Granskning av bisysslor Revisorerna anser att det föreligger en risk att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställer en ändamålsenlig hantering och uppföljning avseende personalens bisysslor. Syftet med granskningen är att övergripande utvärdera hur kommunen hanterar anställdas bisysslor för att därigenom kunna lämna förbättringsförslag beträffande rutiner för bisysslor. 3. Granskning av bostadsanpassningsåtgärder Revisorerna har i årets planering identifierat en risk att hantering av bostadsanpassningsbidrag och åtgärder inte behandlas på ändamålsenligt sätt, samt att den interna kontrollen inte är tillräcklig. Granskningens syfte är att bedöma om hanteringen av bostadsanpassningsbidrag genomförs på ett rättsenligt, likvärdigt och kostnadseffektivt sätt. Därtill om Humanistiska nämnden samt Omsorgsnämnden och Samhällsbyggnadsnämnden genom sin interna kontroll säkerställer en ändamålsenlig och effektiv hantering av ärendena. 4. Granskning av kommunens informations- och uppföljningsansvar för ungdomar upp till 20 år Revisorerna har med skolverkets rapporter som bakgrund beslutat att granska kommunens arbete med lagen om information om icke skolpliktiga ungdomar. Granskningens syfte är att identifiera och bedöma om kommunen arbetar på ett ändamålsenligt sätt med insamling av information och uppföljning av icke skolpliktiga ungdomar och därmed uppfyller sitt ansvar. 5. Granskning av lokalförsörjningsprocessen Revisorerna har i sin planering identifierat att det föreligger en risk för att kommunen inte har en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess vilket kan leda till begränsningar för verksamheterna att nå sina uppdrag samt leda till oönskade kostnader. Granskningen syftar till att belysa och bedöma ändamålsenligheten och effektiviteten i kommunens lokalförsörjningsprocess med avseende på hur denna styrs och hur roller och ansvar definierats. 6. Uppföljande granskning rörande upphandling och inköp Under år 2012 genomförde revisionen en granskning rörande kommunens rutiner och interna kontroll kopplat till upphandling och inköp. Vid granskningen identifierades ett antal bristområden av olika slag. Med anledning av detta har revisorerna i sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat behov av en uppföljande och till viss del fördjupande granskning rörande upphandlings- och inköpsområdet. Projektet har som syfte att granska att upphandling utförs i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) med speciellt fokus på upphandling av tjänster (och volymen på direktinköp av tjänst). Vidare är syftet att översiktligt bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i Örnsköldsviks kommuns upphandling, samt att bedöma om tillräcklig intern kontroll föreligger kopplat till de inköp/upphandlingar som genomförs inom de granskade nämnderna. I samband med gransknigen kommer tidigare års rekommendationer att följas upp. Revisionsplan (8)

7 7. Möten med nämnder, styrelse och verksamheter Kommunallagens krav på årlig granskning av all verksamhet genomförs genom en dialog med frågor/möten med nämnder/förvaltningschefer. I mötet med respektive nämnd medverkar representanter från de förtroendevalda revisorerna och EY. Mötena sker med utgångspunkt i en sammanhållen kedja för styrelsens/nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Generella frågor som ställs till samtliga nämnder är bland annat vilka åtgärder som vidtas för att uppnå en ökad koncernnytta och samverkan mellan nämnderna, i vilken utsträckning som nämnder/förvaltningar nyttjar möjligheten till EU-medel samt hur fullmäktiges riktlinjer för medborgardialog efterlevs. Specifika frågor ställs även till nämnderna enligt följande. Kommunstyrelsen: Bedömning om den ekonomiska utvecklingen. Balans mellan efterfrågan av planer och tillgängliga resurser. Resultat och åtgärder utifrån näringslivsarbetet. Åtgärder för bättre stöd och tydligare investeringsredovisning. Åtgärder för att utveckla arbetet med internkontroll? Fortsatt utveckling betr. kompetensförsörjning, rekrytering, pensionsavgångar och sjukfrånvaro. Fortsatta åtgärder för att uppnå en ökad koncernnytta och samverkan mellan nämnderna. Samhällsbyggnadsnämnden: Arbete för en utvecklad dialog med medborgarna i planfrågor. Fortsatt arbete med att effektivisera bygglovsprocessen. Fortsatta åtgärder vad gäller rekrytering/tillgång till kompetens och hantering av många stora projekt. Samarbetet med kommunstyrelseförvaltningen/ exploatering. Åtgärder och resultat utifrån arbetet med e-tjänster. Åtgärder för att hantera utmaningar inom vägunderhåll och bristande resurser. Erfarenheter från upphandling av snöröjning. Hantering av inkomna synpunkter/klagomål och åtgärder för att bl.a. kommunicera genomförda åtgärder till medborgarna. Erfarenheter och åtgärder utifrån överklaganden som inte går kommunens väg. Resultat och åtgärder utifrån uppdrag att bevaka och synliggöra kommunens kulturmiljöer. Bildningsnämnden: Nämndens åtgärder för att hantera förändrat barn- och elevantal. Åtgärder/resultat beträffande förskolor och skolor med ekonomiska underskott samt rektorernas resurser för ekonomi/administrativt stöd. Utveckling av skolans resultat och likvärdig utbildning. Resultat från förbättringsplaner på skolnivå, bl.a. stöd till elever i behov av särskilt stöd. Implementering av nya nationella styrdokument samt skolplanen. Åtgärder utifrån fördjupad kompetensinventering/behörighet (lärarlegitimation). Pengersättningen till andra kommuner/friskolor samt effekterna på skolornas ekonomi. Åtgärder för att effektivisera lokalnyttjandet. Utvecklingen av skolans måluppfyllelse och arbetet med att förfina mätetalen. Analyser av orsak till avhopp. Sökandetrycket till sfi samt effektivitet i undervisning och kunskap i det svenska språket. Omsorgsnämnden: Balans mellan mål, behov och resurser samt inom enheterna. Utvecklingen beträffande tillgång/kö till boenden. Resultat och åtgärder utifrån ny internkontrollplan. Resultatet från brukarenkäten, inklusive de externa utförarna. Åtgärder vid brister, bl.a. social dokumentation och i kompetens. Resultat från revidering av kvalitetsdeklarationerna. Erfarenheter och åtgärder utifrån satsning på medborgardialoger och arbetet i framtidsgruppen. Humanistiska nämnden: Åtgärder beträffande konkretisering av nämndens mål med syfte att få mer påverkansbara och verksamhetsnära mål samt relevanta mätetal. Resultat från arbe- Revisionsplan (8)

8 tet med kvalité och effektivisering inom alla verksamheter med syfte att uppnå en ekonomi i balans samt hämta hem tidigare års underskott. Åtgärder för att förbättra ekonomistyrningen och kunskapen om de reella behoven/ kostnaderna i relation till tillgänglig budgetram. Fortsatt behovs- och kostnadsutveckling för placeringar, LSS, försörjningsstöd etc. Åtgärder för att säkerställa att äldre funktionshindrade får sina behov tillgodosedda på samma sätt som övriga äldre. Åtgärder och resultat utifrån arbetet med att främja psykisk och fysisk hälsa bland barn/unga. Erfarenheter från uppföljningen av placeringar. Fortsatt utveckling respektive åtgärder beträffande unga arbetslösa. Resultat från slutförande av förvaltningens omorganisation vad gäller bl.a. det inre arbetet med grundprocesser och rutiner. Resultat och åtgärder från ökat samarbete med grund- och förskolenämnden kring barn och ungas trygghet. Kultur- och fritidsnämnden: Fortsatta åtgärder för att konkretisera mål och nyckeltal. Erfarenheter och åtgärder från genomlysning av förvaltningen med fokus på styrning och ledning. Arbetet med internkontroll och efterlevnaden av riktlinjer/policys. Rutiner för att hantera klagomål. Användandet av idrottshallar. Åtgärder för att förstärka kulturfrågorna. Åtgärder och erfarenheter utifrån ökad samverkan. Revisionsplan (8)