Revisionsplan 2014 Fastställd den

Transkript

1 Revisionsplan 2014 Fastställd den

2 Innehållsförteckning 1. Revisorernas uppdrag Samordnad revision Revisionens mål Revisionsplan Grundläggande granskning Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll Möten med nämnderna (gruppbesök) Information Studiebesök Uppföljning av tidigare granskningar Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll kopplat till redovisningsrevisionen Granskning av delårsbokslut och delårsrapport Granskning av årsbokslut och sammanställdredovisning Fördjupade granskningar

3 1. Revisorernas uppdrag Revisionen består av de förtroendevalda revisorerna och deras sakkunniga biträden. I Södertälje kommun biträds de förtroendevalda revisorerna av EY (tidigare Ernst & Young). Kommunrevisorernas uppgifter följer av kommunallag, revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisionen syftar ytterst till att ge kommunfullmäktige underlag till ansvarsprövning av nämnder, styrelser och enskilda politiker. För att kunna ge underlag till ansvarsprövningen granskar revisionen årligen all verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Revisionen granskar också kommunens samlade verksamhet i förvaltning och företag ur ett övergripande ägarperspektiv. I detta ingår även styrelsens uppsiktsplikt över de kommunala företagen. Vidare ska revisionen bedöma om resultaten i delårsrapporten och årsbokslutet är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten och planen för ekonomin under perioden. Revisorerna prövar om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande nämndernas interna kontroll är tillräcklig Revisorernas bedömning lämnas i revisionsberättelsen. Revisionen har också en främjande roll och ska genom sina granskningar bildra till att fullmäktiges mål och uppdrag fullföljs. Insatserna ska präglas av en god dialog med kommunens politiska och administrativa ledning. 1.1 Samordnad revision Samordnad revision av kommunen och dess bolag är ett viktigt instrument för ägarens, d v s kommunfullmäktiges, kontroll och uppföljning. Lekmannarevisorerna i bolagen utses bland de förtroendevalda revisorerna. Dessa granskar den verksamhet som bedrivs i bolagen. Den samordnade revisionen ger förutsättningar att bedöma hur kommunen arbetar med ägarstyrning och förvaltningskontroll. Granskningen sker utifrån ett övergripande ägar-/styrperspektiv där kommunstyrelsens uppsikt är ett viktigt inslag. Lekmannarevisorns uppgift i de kommunala bolagen är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om den interna kontrollen är tillräcklig samt om anvisningar från bolagsstämman följs. Granskningen ska ske enligt god sed och resultera i en granskningsrapport med tillhörande granskningsredogörelse som presenteras för bolagsstämman via bolagens styrelser. Granskningsrapporten ska även fogas till revisionsberättelsen för kommunen. 3

4 1.1.1 Revisionens mål Målen i granskningen är att: Revisorerna Genomföra revisionsinsatser med en hög kvalitet som bidrar till förbättringar och en ökad effektivitet i Södertälje kommuns verksamheter. Använda de tilldelade resurserna så effektivt som möjligt. Leva upp till god revisionssed i kommunal verksamhet och till kommunallagens intentioner Revisionsplan Planering är en viktig del i revisionsprocessen. Revisionens resurser är begränsade och måste användas effektivt. Granskningarna inriktas därför på väsentliga områden där det kan finnas risk att väsentliga fel uppstår som kan påverka verksamheternas inriktning, förvaltning och redovisning. Med detta som utgångspunkt tillsammans med de direktiv som ges till nämnderna i Mål och Budget samt revisorernas kunskap från tidigare granskningar har väsentliga granskningsområden identifierats. Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att kunna bedöma om nämnder och styrelser har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Den årliga granskningen kan delas upp i grundläggande granskning, som omfattar alla nämnder och styrelser, samt fördjupad granskning, som omfattar specifika områden där revisorerna vill ha fördjupad kunskap och där tillräckliga revisionsbevis inte kan erhållas inom ramen för den grundläggande granskningen. Revisionsplanen är revisorernas verksamhetsplan för Förändringar i planen kan komma att ske till följd av förändringar i omvärlden eller verksamhetens utveckling. 2. Grundläggande granskning 2.1 Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll Revisionen följer löpande nämndernas arbete. Bevakningsansvaret är fördelat mellan revisorerna enligt följande: Socialnämnden, omsorgsnämnden, arbetslivsnämnden, överförmyndarnämnden Erik Ternert (gruppledare), Sören Lekberg, Birger Arthursson och Konrad Breidenstein. Utbildningsnämnden, äldreomsorgsnämnden samt kommundelsnämnderna Bo Backlund (gruppledare), Carl-Göran Öhlin, Severios Halef Tekniska nämnden, stadsbyggnadsnämnden, miljönämnden och kultur- och fritidsnämnden Elisabet Komheden (gruppledare), Bo Fredriksson, Eleanor Edwards, Jan Wattsgård 4

5 2.2 Möten med nämnderna (gruppbesök) Revisorerna En del i den grundläggande granskningen är gruppbesöken där revisorerna träffar företrädare för nämnderna. Inför mötet får nämnden information om vad revisorerna vill få information om. Följande kommer behandlas med respektive nämnd: Samtliga nämnder En fråga till samtliga nämnder är hur de har tolkat KFs övergripande mål och brutit ned dessa i relevanta mål för nämndens verksamheter, samt hur de avser att mäta måluppfyllelsen för dessa mål och återrapportera till fullmäktige. Kommunstyrelsen Ekonomistyrningen och det ekonomiska resultat i kommunkoncernen Arbetet med att förbättra det ekonomiska läget. Åtgärdsplaner och verkställande av uppdrag från fullmäktige. Arbetet med att utveckla ändamålsenliga managementrapporter i nämnderna. Det övergripande arbetet med riskanalyser och intern kontroll i kommunen. Kommunala principer utvärdering ny lagstiftning Ägardirektiv Process för framtagande, styrning och uppföljning Krav på Telge Bostäder. Lag om allmännyttiga kommunala bostadsföretag efterlevnad? Ex studentbostadsgaranti. Avkastningskrav? Internbank är det lönsamt att kommunen tar upp lån och lånar ut i sin tur? Samverkan med Huddinge och Botkyrka. SSK Arena och andra idrottsklubbar lån och borgen. Ekologisk och social hållbarhet stort utrymme i KFs budget. Hur bryts målen ned? Vilka nämnder involveras? Amortering bolagskoncernen Socialnämnden Det ekonomiska läget Utbetalningsrutiner försörjningsstöd Effekter av uppdaterat verksamhetssystem (Procapita) Samverkan med Arbetslivsnämnden och Utbildningsnämnden Omsorgsnämnden Ekonomistyrningen Brister i verksamhetsstyrningen/kvalitet Rutiner för rapportering i Procapita Effekter av uppdaterat verksamhetssystem (Procapita) LSS - Verksamhets-/kvalitetsstyrning brister. Kompetens, bemanning, ledning. Upphandling av LSS boenden Riskanalys Utbildningsnämnden Styrningen av skolan. Resursfördelningsmodellens genomslag och effekter? 5

6 Utveckling av resultaten i skolan och vidtagna åtgärder Samverkan med andra nämnder Utbildade förskollärare i förskolan - sjunker. Lärarbehörighet 60 %. 5 år kvar till Revisorerna Arbetslivsnämnden Mål och uppdrag styrning och uppföljning. Organisation nämnder och kontor. Är ansvar/roller tydliga i förhållande till andra externa aktörer (bl a Arbetsförmedlingen och Samordningsförbundet), nämnder och bolag? Utvärdering av pågående projekt SFI- verksamheten avtalen går ut. Ska förlängas. Vad är resultaten? Hur ser ersättningsstrukturen ut till utförare? Äldreomsorgsnämnden Kompetensförsörjning o Auktorisationer o Hur arbetar nämnden för att rekrytera personer med rätt kompetens? o Vård och omsorgsboende Åtgärder med anledning av Socialstyrelsens påtalande om att kommunen har en stor andel icke verkställda beslut Kontroll av utförd tid hos externa utförare Det ekonomiska läget Hur ser planerna ut utifrån behoven för framtiden? Vilka åtgärder vidtas. Granskning av äldreomsorgsnämndens rutiner för att säkerställa att beslut verkställs Åtgärder med anledning av Socialstyrelsens påtalande om att kommunen har en stor andel icke verkställda beslut Utbetalningsrutiner nytt system från 1 oktober 2013 där tiden ska kunna mätas hos brukare. Samverkan med SLL kring färdigbehandlade patienter Tekniska nämnden Effektiviseringskrav och bedömda effekter på verksamheten av dessa. Reglering av beslutsfattandet i delegationsordningen Status på underhållet av VA och nivå på underhållskostnaderna. Arbetet med underhåll av gator, vägar och anläggningar? Arbetet med ökad trafiksäkerhet. Arbete med en parkeringsstrategi Samverkan med interna och externa parter kring yttre miljö Åtgärder för att komma tillrätta med en hög sjukfrånvaro. Parkeringsstrategi Omvandling av stadskärnan Snöröjning? Status på tvist? Delegationsordningen ändrad efter tidigare synpunkter? Samverkan med miljönämnden och stadsbyggnadsnämnden 6

7 Nämndens arbete med LEAN Revisorerna Stadsbyggnadsnämnden Handläggningstider av bygglov Kompetensförsörjning och kompetensutveckling Hantering av felaktig handläggning Den regionala utvecklingsplanen Planering inför Bomässan 2016 Översiktsplaner, detaljplaner, etc tar lång tid i många fall. Effektiva och tydliga processer? Tydlighet i relationen mellan nämnd och tjänstemän? Andra nämnder. Samverkan mellan nämnden och bolagen? Kompetensöverskridanden? Kompetensförsörjning Likabehandling i kommunen vad gäller bygglovshantering? Nämndens riskanalys. Korruptionsrisker. Bisysslehantering. Trafiksäkerhet Nämndens arbete med LEAN Miljönämnden Arbetsmiljön för tillsynsmän Rutiner för hantering av hot och mutor Kompetensförsörjning Arbetet med tillsynsplaner och uppföljning och prioritering av dessa Samverkan med andra nämnder och kommunalägda bolag Nämnden återremitterar många ärenden Nämndens arbete med LEAN Kultur- och fritidsnämnden Kompetensförsörjning Utveckling av multihall och platser för spontanidrott Bibliotekens effektivitet och kostnadsstyrning Rutiner för kontroll av utbetalning av föreningsbidrag Kulturskolans utveckling avseende elevantal och målgrup Initiativ för att öka flickors delaktighet i idrottsaktiviteter Nämndens riskanalys. Fritidsgårdar öppettider, verksamhet, etc Brukarnas nöjdhet? Idrottshallar, multihallar? Platser för spontantidrott? Järna kommundelsnämnd Resultaten i skolan Likabehandling i kommunen vad gäller bygglovshantering? Kompetensfrågor inom äldreomsorg och skola Samverkan med andra nämnder Lokal förankring, närhet till medborgarna i kommundelen? Rekrytering av ledamöter 7

8 Riskanalyser och intern kontroll Överklaganden och utfall vad gäller bygglov i olika nämnder? Påverkan från och samverkan med olika intresseorganisationer lokalt? Hölö Mörkö kommundelsnämnd Se ovan Järna kommundelsnämnd Enhörna kommundelsnämnd Se ovan Järna kommundelsnämnd Vårdinge kommundelsnämnd Se ovan Järna kommundelsnämnd Överförmyndarnämnden Rekrytering gode män Granskning av årsrapporter Gruppbesöken ger, tillsammans med andra granskningsaktiviteter, underlag till ansvarsprövningen. De ger också underlag till att uppdatera väsentlighets- och riskanalysen och planeringen av revisionsarbetet kommande år. EY svarar för dokumentation och sammanfattning av träffarna. 2.4 Information Ett sätt att följa verksamheten inom områden som bedöms väsentliga är att bjuda in ansvariga tjänstemän för information. Under 2014 kommer följande att behandlas på revisionssammanträdena som informationsärenden genom att bjuda in chefer/tjänstemän: Ny chef Stadsbyggnadskontoret Ny chef Miljökontoret VD för Telge Tillväxt Informationstillfället förbereds av EY som också svarar för dokumentationen. Dessa utgör också ett underlag vid ansvarsprövningen. 2.5 Studiebesök Studiebesök planeras ske vid Telge Hovsjö. I eventuell mån av tid kan besök även genomföras i Södertälje Hamn och Telge Återvinning. 2.6 Uppföljning av tidigare granskningar En väsentlig del i revisionens arbete är att följa upp tidigare granskningar för att se vilka resultat granskningarna givit. Under 2014 kommer följande granskningar följas upp för att se vilka åtgärder som vidtagits samt hur statusen är idag: Bisysslor (2011 och 2012) 8

9 Rektorernas arbetssituation (2012). Uppföljning sker inom ramen för den fördjupade granskningen av styrningen inom utbildningsområdet IT-säkerhet (2012) Handläggningstider bygglov (2011) 2.7 Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll kopplat till redovisningsrevisionen Granskningen av intern kontroll i redovisningsrevisionen syftar till att kontrollera om rutiner och kontroller är tillräckliga för att säkerställa att den löpande redovisningen och årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel. I planeringsfasen sker en dokumenterad väsentlighets- och riskanalys avseende den ekonomiska redovisningen. Med hjälp av analysen inriktas revisionen mot de områden där risken för väsentliga fel är störst. Utvalda rutiner granskas genom en kombination av analytisk granskning och substansgranskning. Utöver denna granskning sker ett antal andra granskningsinsatser t ex: Kontroll av väsentliga förändringar i redovisningsprinciperna jämfört med tidigare år Analys av konton genom stickprov. Exempel på konton som granskas är: - konton med stora/oväntade budgetavvikelser eller där risken för fel kan vara stor - förtroendekänsliga konton (t ex konsultkostnader, representation, resor) - andra väsentliga konton (t ex juridiska konsultationer) Översiktlig granskning av skatter och avgifter Granskning av att räkenskapsmaterialet uppfyller de krav som ställs i lagstiftning och god sed 2.8 Granskning av delårsbokslut och delårsrapport Från och med år 2005 riktas krav på revisionen att granska en delårsrapport omfattande minst 6 månader, högst 8 månader, enligt God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting. Granskningen inriktas på att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med fullmäktiges mål för den ekonomiska förvaltningen. Granskningen innefattar även kontroller av att kommunens delårsrapport överensstämmer med anvisningarna i lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från rådet för kommunal redovisning. Granskningsresultaten vid delårsbokslutet utgör en viktig information inför granskningen av årsbokslutet. Resultat från granskningen sammanfattas i en skriftlig presentation och ett underlag för uttalande om delårsrapporten till fullmäktige. 2.9 Granskning av årsbokslut och sammanställdredovisning Granskning av årsredovisningen syftar till att bedöma om årsredovisningen ger en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens resultat och ställning d v s att tillgångar och skulder existerar och avser kommunen 9

10 tillgångar och skulder värderats och klassificerats rätt kommunens samtliga tillgångar och skulder redovisats inkomster och utgifter i allt väsentligt periodiserats korrekt och avser verksamhetsåret årsredovisningen är upprättad enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed enligt de regler och anvisningar som finns för kommuner Granskningen syftar även till att bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med fullmäktiges beslutade mål med avseende på god ekonomisk hushållning. Granskningen omfattar: Förvaltningsberättelse och nämndernas verksamhetsberättelser Resultaträkning Balansräkning Finansieringsanalys Investeringsredovisning Sammanställd redovisning Utgångspunkter är den väsentlighets- och riskanalys som upprättas vid granskning av internkontroll. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig rapport och i det slutliga uttalandet i den årliga revisionsberättelsen. 3. Fördjupade granskningar Granskning av utbildningsnämndens styrning För att nämnderna ska nå sina övergripande och strategiska mål förutsätts att de arbetar med styrning och uppföljning på ett systematiskt sätt. Ett av målen för utbildningsnämnden är att höja kunskapsmålen i kommunens skolor. Viktiga parametrar för att nå målet är bland annat lärarnas kompetens/behörighet och den miljö som erbjuds i skolorna. Vidare i vilken mån kommunen har möjlighet att erbjuda eleverna det stöd de behöver inte minst mot bakgrund av de många olika språk som talas i Södertäljes skolor. Resultat från Södertäljes skolor visar på stora skillnader i resultat mellan pojkar och flickor. Syftet med granskningen är att belysa styrningen och uppföljningen av skolan. Viktiga frågor är därvid: Finns en tydlig resursfördelningsmodell som beaktar behoven på olika skolor och hos olika elever på ett relevant sätt? I vilken mån får beslutad resursfördelningsmodell på en övergripande nivå praktiskt genomslag i respektive skola och för respektive elev utifrån de behov som finns? Finns en ändamålsenlig styrning och uppföljning avseende detta? Finns en relevant metod och långsiktighet i planeringen av resurser i form av lokaler och personal? Finns en tydlig styrning av åtgärder för att förbättra skolresultaten mot evidensbaserad forskning? 10

11 Stödjer lokalernas utformning den pedagogiska verksamheten på ett bra sätt? Arbetar berörda nämnder med kompetensutveckling på ett effektivt och ändamålsenligt sätt utifrån skollagens krav? Inom ramen för granskningen följs också upp vilka åtgärder som vidtagits med anledning av revisionens granskning av rektorernas arbetssituation (revisionsrapport nr 3/2012) Samverkan mellan nämnder och koncernbolag Inom flera av nämndernas områden finns projekt och arbetsområden som berör flera olika nämnder samt även bolag i Telgekoncernen. Ett effektivt och strukturerat samarbete mellan nämnderna och bolagen underlättar och tydliggör ansvarfördelningen i gemensamma frågor och leder till ökad effektivitet och ändamålsenlighet i verksamheterna. Syftet med granskningen är att bedöma om det finns en tydlig strategi och struktur för samverkan mellan nämnder och bolag inom olika väsentliga samverkansområden. Dels mellan miljönämnd, stadsbyggnadsnämnd, teknisk nämnd, och bolag, dels mellan arbetslivsnämnden, socialnämnden, utbildningsnämnden och bolagen. Styrning av VA-verksamheten och fastställande av taxor. Vatten- och avloppstjänster levereras av Telge Nät AB och finansieras via VA-taxor från VA-kollektivet. VA-verksamheten är enligt lag strikt självkostnadsfinansierad. Enligt lag ska ekonomin för VA-verksamheten vara särredovisad från övrig verksamhet som bedrivs i samma juridisk person. Skäl för detta är bl a att det ska finnas en tydlighet och transparens i vilket resultat VA-verksamheten genererar, inte minst som underlag för beslut om VA-taxor. Det är härvid viktigt att det finns tydliga metoder för att säkerställa att endast nödvändiga VA-kostander redovisas inom VA-verksamheten samt modeller för att fördela gemensamma kostnader mellan VA och annan verksamhet. En genomlysning av VA-ekonomin som gjordes under 2013 visar att de justeringar av taxan som tidigare avviserats inte kommer att vara tillräckliga för att nå balans i VAekonomin. Taxan kommer därför att justeras ytterligare under Syftet med granskningen är att belysa hur Telge Nät AB arbetar med styrning, uppföljning och redovisning av VA-verksamheten. Styrning och uppföljning av tillsynsverksamhet Miljönämnden fullgör kommunens uppdrag inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Nämndens största uppdrag är att som myndighet ha tillsyn enligt miljöbalken, EUförordningar, livsmedelslagen samt andra förordningar och föreskrifter. Verksamheten finansieras till största del genom taxestyrda avgifter. Tillsynen innebär att kontrollera att lagstiftning och fastställda villkor följs. Tillsynen sker enligt upprättad tillsynsplan. Syftet med granskningen är att bedöma nämndens arbete med att ta fram tillsynsplaner i enlighet med lagstiftningen samt hur styrning och uppföljning av dessa sker inom olika tillsynsområden. 11

12 Övergripande arbete med riskanalyser och intern kontroll i kommunen Kommunallagen (6 kap. 7 ) föreskriver att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Respektive nämnd ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll inom sin verksamhet. Syftet med granskningen är att belysa hur kommunen arbetar med riskanalyser och intern kontroll på en övergripande nivå. I granskningen kommer även att redogöras för övergripande styrdokument och rutiner inom området, hur dessa implementeras, följsamhet samt kontroll och uppföljning. Ekonomisk styrning och uppföljning inom Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden har under flera år redovisat underskott. Underskotten har främst varit hänförliga till verksamhetsområdet LSS och verksamhetsområdet SoL. I budgeten för 2013 bedömde nämnden att verksamhetsområdet LSS skulle nå en budget i balans vilket inte uppnåddes. Istället prognostiseras ett underskott om 20 mnkr. De stora underskotten förklaras av volymförändringar. Hur nämnden beaktar volymförändringar i budgetprocessen och budgeten är därför viktigt. Tidigare granskningar har visat på ett antal brister kopplat till den ekonomiska styrningen och uppföljningen i nämnden. Syftet med granskningen är att belysa hur nämnden arbetar med rapportering av volymer i budget och uppföljning samt analyserar och utvärderar avvikelser. Systemstödet och rutinerna för att registrera förändringar kommer att beskrivas. Nämndens rutiner för att kvalitetssäkra volymrelaterade data liksom de ekonomiska konsekvenserna kommer att beskrivas liksom nämndens underlag för beslut. Intern kontroll konst inom Södertälje kommun Södertälje kommun äger konstföremål såväl inomhus i lokaler som utomhus. Ur intern kontrollsynpunkt är det viktigt att konstföremålen finns upptagna i ett register med möjlighet till fysisk härledning samt att det finns rutiner för anskaffning och avyttring samt underhåll. Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen avseende konsten inom Södertälje kommun. 12