HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOCIALTJÄNST- OCH ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR /09 SID 1 (9) SSA 2010:8 Social- och arbetsmarknadsförvaltningen Att: Lisbeth Westerlund Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOCIALTJÄNST- OCH ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen: Namn: Befattning: Gillis Hammar Förvaltningsdirektör Lisbeth Westerlund Arkivansvarig Anders Hedman Arkivarie Morgan Eklund Systemansvarig Ing-Marie Bromander Registrator Närvarande från stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen (SAF) Inspektionen avsåg SAF:s hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast SAF har i huvudsak goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Förvaltningen har under flera år arbetat med att skapa en bra grund för arkivhanteringen och har t.ex. genom utbildningar spridit kunskapen om hantering av allmänna handlingar i organisationen. Man har tagit fram styrdokument men måste nu säkerställa att dessa uppdateras och hålls aktuella även i fortsättningen. Brister i hanteringen finns främst vad gäller arkivredovisningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av den anledningen är rapporttexten kortfattad. Box 22063, Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon Fax stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 SID 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger SAF att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Bevaka vilka konsekvenser förändrade verksamhetsprocesser kan innebära för hanteringen av allmänna handlingar. - Utreda vem som bör ansvara för att de digitala handlingar som lagras i ITsystemet FLAI som delas av flera förvaltningar gallras/bevaras och göra framställan om beslut till Stadsarkivet. - Upprätta förvaltningens strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att digital information inte kan gallras oreglerat - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. - Rätta till brister i arkivlokalerna enligt följande: Närarkiv: Ta bort dator Kontrollera att hål i väggen inte påverkar lokalens brandklass Slutarkiv: Ta bort brandsläckare Endast ha låsbara uttag för starkströmsinstallationer - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.

3 SID 3 (9) SAF ska senast den skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar SAF att: - Utse dokumentsamordnare som ska bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter. - Hanteringsanvisningarna bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutinen för upphandling/inhyrning/inköp.

4 SID 4 (9) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts SAF har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion och nämndsekreteraren är arkivansvarig. I instruktionen regleras ansvar och roller inkl. det ansvar som följer för chefer i och med verksamhetsansvaret. Enligt arkivinstruktionen ska varje enhet ha en dokumentsamordnare. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Arkivinstruktionen innehåller även arkivorganisation för SAF och fungerar i stort sett i praktiken. För staben och för några av de nyare verksamheterna har dock inte dokumentsamordnare utsetts. Rekommendationer SAF bör utse dokumentsamordnare som ska bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen är generellt god och det finns en medvetenenhet om hur allmänna handlingar ska hanteras. Tidigare hölls årligen kurser, både allmänna öppna kurser och mer riktade insatser. Kunskapsnivån om allmänna handlingar har bedömts som hög efter de senaste åretns intensiva utbildningsarbetet och därför har inga utbildningar genomförts under det senaste halvåret. Stadsarkivet vill framhålla vikten av att t.ex. genom utbildningar eller informationsträffar upprätthålla den goda kunskapsnivån hos medarbetarna. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns SAF har decentraliserad postöppning men det finns rutiner med exempellistor över vad som ska skickas till registrator för diarieföring. Det finns rekommendationer om att fullmakter för personadresserad post ska fyllas i för att undvika att allmänna handlingar blir liggande (gäller även e-post). Diarieföringen omfattar främst upprättade handlingar. En stor del av SAF:s handlingar är dock undantaget registreringsskyldigheten. Diarieföringen sker enligt den klassificeringsstruktur som är framtagen utifrån stadsarkivets nya modell för processorienterad informationsredovisning. Om registrator är

5 SID 5 (9) frånvarande täcker övrig personal inom enheten upp. Sekretessbelagda handlingar registreras (och förvaras) delvis på enheterna i manuella register. En stor av handlingarna är dock undantagna registreringsskyldigheten (SoL-akter). Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar SAF har dokumenthanteringsplaner för flertalet verksamheter. Planerna är publicerade på intranätet. Det finns även rutinbeskrivningar för t.ex. hantering av projekthandlingar och vid övergång från entreprenad. Dokumenthanteringsplanerna uppdaterades 2007 och omfattar handlingar från största delen av verksamheten. Planerna har hänvisning till gällande gallringsbeslut och har uppgifter om vad som ska diarieföras. För att fungera som ett bra stöd behöver dock planerna uppdateras, t.ex. vad gäller hur de digitala handlingarna redovisas (system ska inte redovisas som handlingar utan istället de handlingar som faktiskt skapas t.ex. personakter, systemet anges som förvaring). Planerna behöver även uppdateras med de stadsövergripande systemen (ILS och Jobb i stan) och hänvisningar till den nya Offentlighets- och sekretesslagen. Ambitionen är att uppdatera planerna vid förändringar och att då även göra de processorienterade. De nya dokumenthanteringsplaner som upprättats har gjorts utifrån den nya modellen. Rutiner för arkivläggning finns SAF har rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Verksamhetens akthantering styrs främst utifrån Socialtjänstlagen och det råder inga tveksamheter om vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Förvaltningen har även tagit fram egna anvisningar för hur aktrensningen ska gå till. SAF ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer SAF:s hanteringsanvisningar bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR - ÄNDRINGAR

6 SID 6 (9) SAF:s verksamhet förändras ständigt, vid omorganisationen för två år sedan fick förvaltningen bl.a. verksamheten med SFI och Jobbtorg, och nya arbetsuppgifter för 2010 är utökat samrådsansvar för ensamkommande flyktingbarn. Verksamheten Ledsagarservice kommer få ändrad driftsform. Det är viktigt att det är klarlagt vad som ska föras över och att man dokumenterar att journalföringen sker på entreprenad. SAF ska bevaka vilka konsekvenser förändrade verksamhetsprocesser kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut tillämpas SAF gallrar enligt befintliga gallringsbeslut, gallringen dokumenteras i dokumenthanteringsplanerna samt i arkivbeskrivningen. Den nya verksamheten med SFI håller på att utredas ur gallringssynpunkt. Även för Jobbtorg ska det tas fram hanteringsanvisningar men det finns redan idag fungerande rutiner. Behovet av gallring ses över löpande. Förvaltningen låg tidigare efter med gallringen men ligger nu i fas med allt utom utförarakter i journalsystemet, som enligt Socialtjänstlagen ligger under tvingande gallring. Gallring ska genomföras under kontrollerade former SAF gallrar under kontrollerade former och man använder sig av slutna behållare vid gallring av sekretessmaterial. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis SAF använder ett flertal system bl.a. ALP-IM (diarieföring och journalföring) och FLAI (verktyg för flykting- och arbetsmarknadsinsatser) samt EFH-reg (enheten för hemlösa) där bl.a. statistik tas fram. Arkivansvar för FLAI är inte utsett och SAF får i uppdrag att utreda ansvarsfrågan för systemet. Digital information finns även i system som delas med andra förvaltningar t.ex. Hanna, Paraplyet och OL2. Uppgifter om handlingar i vissa system saknas i viss mån dokumenthanteringsplanerna, t.ex. för FLAI. Systeminformation finns och

7 SID 7 (9) systemansvar är utsett, det ligger centralt på förvaltningen och omfattar ansvar för systemdokumentation och gallring. Förvaltningen har som strategi att inget digitalt bevarande sker förutom för journalföringssystemet. Förvaltningen har säkerställt att ändringar i journalföringssystemet inte kan ske utan att det loggas. Man håller även på att utreda hur uttag av arkivfiler ska ske. Rutiner för att bevara bild och ljud finns delvis Förvaltningen har som strategi att inte använda sig av ljud- och digitala fotografier men det finns i arkivet äldre ljud- och VHS-band. SAF måste gå igenom materialet för att kontrollera om det är bevarandevärt eller gallringsbart material. Arkivbeständiga produkter SAF använder enligt uppgift godkända skrivmedel vad gäller papper och pennor men är inte säkra på att skrivare och kopiatorer lever upp till kraven på arkivbeständighet. Det är förvaltningens ansvar att se till att man använder godkända skrivmateriel även om inköp sker centralt. SAF ska utreda vem som bör ansvara för att de digitala handlingar som lagras i ITsystem FLAI som delas av flera förvaltningar gallras/bevaras och göra framställan om beslut till stadsarkivet. SAF ska upprätta förvaltningens strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att digital information inte kan gallras oreglerat SAF ska utreda om de ljud- och bildupptagningar som finns ska bevaras och i så fall försäkra sig om att kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Rekommendationer SAF bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutinen för upphandling/inhyrning/inköp. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns

8 SID 8 (9) SAF har en arkivbeskrivning som innehåller den information som krävs och ger god vägledning till arkivmaterialet. Arkivbeskrivningen är uppdaterad och ses över kontinuerligt. Arkivförteckningen behöver kompletteras SAF har flera arkivförteckningar. Man har en egen modell för att förteckna, framtaget i samråd med stadsarkivet men planerar att övergå till att förteckna utifrån verksamhetsområden och processer enligt stadens nya modell för informationsredovisning. Det finns en förteckning över arkivbildare men arkivförteckningar för de flesta enheter saknas, endast ett fåtal avslutade enheter är färdigförtecknade. Det finns även oförtecknat material från föregångare som ska redovisas. Stadsarkivet påpekar att även information som finns i gemensamma system eller hos stadsarkivet ska tas med i arkivredovisningen (t.ex. SoL-akter från enheten för hemlösa, både digitala och analoga). SAF ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. SAF ska förteckna föregångares arkiv som förvaras hos förvaltningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Förvaltningen har ett slutarkiv och ett närarkiv, på enheterna används arkivskåp. Handlingarnas skydd Arkivlokalerna uppvisades smärre brister. I närarkivet förvarades en dator vilket är olämpligt då stöldbegärligt föremål ökar risken för inbrott i lokalen. Det fanns även ett hål i ena väggens överkant som måste kontrolleras att det inte är genom gående och därmed påverkar lokalens brandklass. I slutarkivet finns två brandsläckare som måste flytta ut ur lokalen. I lokalen påträffades även en fördelardosa. Starkströmsinstallationer ska normalt vara fasta men uttag som behövs för lokalens drift får förekomma, de ska då vara låsbara. Ute på enheterna förvaras handlingar i 3 år innan de levereras till arkivfunktionen. Det finns en förteckning över vilka enheter som har godkända skåp och en strategi för inköp av godkända skåp. Enligt uppgift förvaras handlingar även utanför skåpen på enheterna. Stadsarkivets regelverk säger att handlingar som ska bevaras eller har en längre gallringsfrist än två år ska förvaras skyddade.

9 SID 9 (9) SAF ska rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: Ta bort dator närarkiv Kontrollera att hål i väggen i närarkivet inte påverkar lokalens brandklass Ta bort brandsläckare ur slutarkivet Endast ha låsbara uttag för starkströmsinstallationer - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv Karin Arvidsson Inspektionsförrättare