Retaining an discarding research documents

Transkript

1 English version Retaining an discarding research documents A SUMMARY Dept. of Learning, Informatics, Management and Ethics (LIME) 1

2 Documents produced within in KI s research must be either retained or discarded The project leader is responsible (at the end of the project) for separating the documents that are to be retained from the ones to be discarded. He/She is also responsible for handing over the documents that must be retained in the archive to the archivists at LIME. The project leader discards (at the end of the project) the documents that can be discarded at this time. Those documents which are being discarded after 10/15 years have to be retained and sorted out from documents which are retained in the archive, in order to be discarded later. The project leader also has to decide whether or not the research records shall be discarded or retained for the future. The decision is to be documented on a special form (last page). Research projects, which has attracted much attention in the public debate, or highlights a prominent person's activities may be discarded optionally or be excluded from discarding. NOTE that the discarding time in EU projects i some cases might be longer than stated below. 15 years is for drug testing. Research documents RETAIN Retain in the project act p. 3 Retain in the registered documents p. 4 Retain in the archive p. 5 DISCARD Discard when outdated p. 6 Discard at end of project p 7 Discard 10, 15 or more years after end of project p. 8 FORM for documenting retaining and discarding of research documents p. 9 Responsible for archiving at på LIME: Head of the dept. and AC (exept financial documents), Pia Persson (financial documents). Registrator at LIME: Eva Ohlsson This summary is a simpler (hopefully) version of Appendix 4 in the archiving plan. Look at it here if you want to see the original document. Summary by Marie Lind, LIME, KI Controlled by the archivists Elin Christiansson and Michael Horvath 2

3 RETAIN RETAIN in the project act Första och sista projektplanen Mellanliggande planer gallras vid projektavslut. Beviljad ansökan till Bevara huvudformulär med obl. bilagor. Resten kan - forskningsetisk nämnd gallras vid inaktualitet. Tillstånd från - forskningsetisk nämnd - Socialstyrelsen Anmälan enligt personuppgiftslagen Blankett för dokumentering av * bevarande och gallring av forskningsregister 1 ex i projektakten o 1 ex med kod- o variabellistor. Protokoll för stora nat./internat. sam- Gallra protokoll/minnesant. fr. projektmöten vid arbetsprojekt och/eller för projekt projektavslut. av stor vetenskaplig betydelse. Intern korrespondens av stor betydelse för värdering av metoder och resultat. Gallra intern korr. av ringa betydelse vid inaktualitet. Övriga otryckta rapporter Mall för utskickade enkäter Slutlig publikationsförteckning Webbsida för specifikt forskningsprojekt. Gallra löpande publ.förteckningar vid inaktualitet. Bevaras av KI endast där KI är huvudman för forskningsprojektet. Har man inte möjlighet att bevara webbsidan digitalt kan man tills vidare ta ut skärmdumpar och spara en beskrivning av webbsidan och dess funktioner. Help: arrange a binder with a table of contents for all above. 3

4 RETAIN RETAIN in the registered documents Kontrakt om forskningsmedel Kontrakt om uppdragsforskning Beviljad ansökan om bidrag Ekonomiska och vetenskapliga slutredovisningar Otryckta forskningsrapporter till uppdragsgivare. Avtal Anmälan om förhandskontroll till Datainspektionen. Arkivläggs i samma mapp som kontrakten ovan. Gallra avslagna ansökningar vid projektavslut. Arkivlägg i samma mapp som kontrakt och ansökan. Arkivlägg tillsammans med resp. kontrakt. Konsortieavtal, DTA-avtal, Biobanksavtal, Tredjepartsavtal, Ändringar/tillägg av kontrakt/avtal avseende forskningsfinansiering. Skickas till UF där den diarieförs och bevaras. Kopia skickas till KI:s PuL-ombud. Help: Registrator at LIME: Eva Ohlsson 4

5 RETAIN RETAIN in the archive (serie D4 and E2) Nya registerdata som är svåra att Beslut om bevarande o gallring dokumenteras på återskapa o som är av värde särskild blankett i projektakten, se ovan * för ytterligare forskning. Kod- o variabellistor, samt exemplar Ställ av som egen volym i serien för registret. av frågeformulär, datainsamlingsformulär etc. för bevarade registerdata 5

6 DISCARD DISCARD when outdated Övrigt bearbetningsmaterial Intern korrespondens Licentiat- o doktorsavhandlingar Dvs. inte material som kan gallras först vid projektavslut eller senare. Undantag: Intern korrespondens av stor betydelse för värdering av metoder och resultat. Avhandlingarna arkiveras centralt av UF. Abstracts Löpande publikationsförteckningar Slutlig förteckning bevaras i projektakten. Övrig korrespondens med tidskrifter, förlag, etc 6

7 DISCARD DISCARD at end of project Mellanliggande projektplaner Första och sista bevaras i projektakten. Övrig korrespondens med Beviljade ansökningar samt tillstånd bevaras i - forskningsetisk nämnd projektakten. Ej beviljade ansökningar gallras vid projektavslut. Övrig korrespondens med - Läkemedelsverken - Socialstyrelsen Avslagna ansökningar om bidrag Ansökningar samt tillstånd bevaras i projektakten. Beviljade ansökningar diarieförs och bevaras med kontraktet. Ej beviljade tillståndsansökningar Importerade registerdata (från nationella register, landstingsregister m fl) Uppgifter från patientjournaler Enkätmaterial (pappersoriginal eller inskannade bilder av dessa på CD-R-skivor) Registren bevaras av respektive huvudmän. Journalerna bevaras av sjukvårdshuvudmannen. Om utskrift av rådata finns, gallra orig.enkäterna. Om utskrift ej finns, spara orig.enkäterna i 10 år. Observera att förutsättningen för att skanna enkäter som innehåller personuppgift är att försökspersonerna gett sitt samtycke samt att de informerats enligt personuppgiftslagen. Informeras försökspersonerna om att deras uppgifter kommer att kodas vid databearbetningen ska även enkäterna kodas innan de skannas. Forskningsregistret ska även vara anmält till PUL-ombudet vid KI. I de fall underlaget är avidentifierat så att det varken direkt eller indirekt via kod-nyckel går att ta reda på vilka personer som avses gäller inte personuppgiftslagen. I detta fall kan materialet skannas utan samtycke eller information. Undantag: enkätmaterial som anses av mycket stort värde för framtida forskning bevaras. Protokoll och minnesanteckningar från projektmöten Undantag: Protokoll för stora nat./internat. samarbetsprojekt och/eller för projekt av stor vetenskaplig betydelse. De bevaras i projektakten. 7

8 DISCARD DISCARD 10, 15 or more years after end of project Föreskrivna samtycken Nya registerdata som lätt kan åter- Beslut om bevarande o gallring dokumenteras på skapas el som bedöms sakna särskild blankett i projektakten, se ovan * värde för ytterligare forskning. Kod- o variabellistor mm för nya registerdata som gallras Loggböcker (dagböcker) Forskningsprotokoll Försöksprotokoll Foton, utskrifter fr. mätapparatur etc Förteckningar på använda patientjournaler Utskrifter av rådata från enkätmaterial Fört. ska vara så detaljerade att orig.data vid behov ska kunna rekonstrueras. Förutsatt att enkätmaterialet gallras vid projektavslut. Om materialet sparas 10 (15) år kan utskrifterna gallras vid inaktualitet. Om materialet i enkäterna är känsligt eller att det går att identifiera personer så måste enkäterna slängas i sekretessboxar. När det gäller elektronisk data så finns det idag ingen för KI gemensam förvaringsyta utan vi är hänvisade till egna hårddiskar, CD-R alternativt DVD-R för att förvara elektroniska data. Problemet är att livslängden på CD-R, DVD-R och hårddiskar kan vara kortare än 10 år, så det ni måste göra är att se till att det finns backuper att tillgå samt att kontrollera läsbarheten regelbundet. USB-stickor inte är att föredra ur ett arkivperspektiv, de har helt enkelt alldeles för kort livslängd. Kongressreferat/rapporter 10 år Försöksrapporter Kvalitetskontroller Ändringar av primärdata Resultat som inte publiceras Inskannat enkätmaterial där originalet är i pappersformat. Om utskrift av rådata sker kan pappersenkäterna istället gallras vid projektavslut. 8

9 FORM* for documentation of retaining and discarding of research records Ett exemplar ska förvaras i projektakten och ett exemplar med kod- och variabellistor. Kopia skickas till UF där den diarieförs och bevaras. En kopia bör förvaras med övriga forskningshandlingar. Projektrubrik:. Antal observationer:. Antal variabler (vilka):.. Insamlingssätt (pat.journaler, enkäter, lab.prover etc):. Kommer någon kategori originaldata ovan att bevaras för framtiden? Vilka?:.. Kan någon kategori av originaldata ovan som inte bevaras för framtiden enkelt återskapas genom ny insamling av uppgifter av lika hög kvalitet? Kan någon kategori av originaldata ovan som inte bevaras för framtiden svårligen återskapas genom ny insamling av uppgifter av lika hög kvalitet? Används registret för närvarande för forskning? ja nej Kan registret antas vara av värde för ytterligare liknande forskning? ja nej Kan registret antas vara av värde för annan forskning med andra frågeställningar? ja nej Vilka?... Projektledares beslut: forskningsregistret ska bevaras gallras. Datum Underskrift Namnförtydligande 9