Leder arbetet med verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. Ansvarar för fördelning av arbetsplatser och annan planering av lokalerna.

Transkript

1 Arbetsbeskrivningar för uppdrag vid Institutionen för kultur och estetik Fastställd av Institutionsstyrelsen vid Institutionen för kultur och estetik Prefekt, utses av rektor normalt för tre år Företräder institutionen inom och utanför universitetet. Går på prefektmöten på fakulteten och med rektor. Är ordförande i IS. Leder planeringsgruppens arbete. Utser personer för olika uppdrag. Leder arbetet med verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. Ansvar för personal, semestrar och andra ledigheter, entledigande, uppsägningar, återanställningar, löner och lönenivåer, anställningsformer, anställningsvillkor, bemanning, bisysslor och rekryteringar. Sätter lön och ansvarar för att lönesamtal organiseras. Har ett övergripande ansvar för att utvecklingssamtal äger rum. Ansvarar för lokaler, arkiv, säkerhet, utrustning mm. Ansvarar för fördelning av arbetsplatser och annan planering av lokalerna. Ansvara för arbetet med arbetsmiljö, miljö och jämlikhetsfrågor och se till att det finns aktuella handlingsplaner. Se till att skyddsronder sammankallas. Ansvar för ekonomi, budgetfrågor, upphandling, principer för uppdelning mellan enheterna, företagskort. Signerar forskningsansökningar och avtal med externa bidragsgivare. Stf prefekt, utses av rektor normalt för tre år Bistår prefekt och ersätter prefekt vid prefektens frånvaro. Bitr prefekt, utses vid behov av prefekt Bistår prefekt. 1

2 Administrativ chef, tillsvidareanställning Leder och fördelar arbetet bland den administrativa personalen. Planerar och beviljar ledigheter för den administrativa personalen. Planerar för kompetensutveckling för den administrativa personalen. Föreslår ändrade befattningsbenämningar samt ändrade löne- och anställningsvillkor för den administrativa personalen till prefekten. Planerar och medverkar i rekrytering av administrativ personal. Har utvecklingssamtal med den administrativa personalen. Bistår prefekten vid lönesättning av den administrativa personalen och har även vid behov lönesamtal. Informerar och samordnar arbetet tillsammans med den stf administrativa chefen, särskilt i samband med planerad frånvaro för den administrativa chefen. Organiserar och leder administrativa möten och konferenser. Informerar den administrativa personalen om regler, beslut och anvisningar från förvaltning och universitetets ledning. Har övergripande ansvar för budgetarbetet och uppföljning av ekonomiskt utfall och rapporterar till prefekt och IS. Har det övergripande ansvaret för att prefekt och IS informeras om viktiga ekonomiska förhållanden och förändringar. Har det övergripande ansvaret för studentexpeditionerna. Har ansvar för att rutiner upprättas och gällande regler för inköp följs. Bistår prefekten vid arbetsrättsliga frågor, frågor rörande representation mm. Har övergripande ansvar för att personalhandläggning sker utifrån gällande regelverk, att tidsbegränsade anställningar övervakas och att rutiner för lönekontroller upprättas och efterföljs. Ger information internt inom institutionen om viktiga förändringar rörande stödverksamheten Bistår prefekten vid rumsfördelning samt i arbetet att skapa en generell policy och bästa möjliga utnyttjandegrad av institutionens lokaler. 2

3 Är med i planeringsgruppen för institutionen. Deltar som ledamot eller adjungerad i IS-sammanträden. Forskningssamordnare, utses av prefekt (Bör vara professor.) Samordnar forskningen på hela institutionen och har viss inblick i de ekonomiska ramarna för forskningen. Företräder institutionens forskning utåt (mot andra lärosäten och samhället i övrigt). Sammankallar till och leder det ämnesöverskridande forskningskollegiet vid Ike. Tar initiativ till gemensamma möten, seminarier, konferenser mm rörande forskning, i förekommande fall i samverkan med studierektor för ufo. Har överblick över forskningsprojekt och ansökningar vid institutionen. Organiserar tillsammans med forskningssekreteraren seminarier för behandling av forskningsansökningar. Är särskild kallad till IS med närvaro- och yttranderätt. Deltar i områdets och fakultetens träffar om forskning eller ser vid personligt förhinder till att någon annan från Ike är med. Gör omvärldsbevakning och driver samverkan med andra lärosäten, myndigheter, kulturarvsinstitutioner och andra möjliga samarbetspartner. Har kontakter med forskningsråd och forskningsservice och bevakar olika typer av utlysningar i samverkan med forskningsadministratören. Har överblick över regler för bibliometri och bevakar och initierar diskussioner kring institutionens policy vad beträffar publicering. Samordnar nomineringen av bästa avhandlig och eventuellt andra priser och utmärkelser. Samordnar andra eventuella uppdrag gällande forskning som kommer från fakulteten eller andra enheter inom universitetet. Forskningssekreterare för forskningssamordning, utses av prefekt. Ger administrativt stöd åt forskningsansvarig. Deltar i och för minnesanteckningar vid de ämnesöverskridande forskningskollegierna. 3

4 Handhar ansökningar om expenser i samverkan med ekonomihandläggare och prefekt. Schemalägger och ger administrativt stöd åt gemensamma aktiviteter som seminarier, workshops mm. Är behjälplig med bokning av resor mm för gästforskare. Ger administrativt stöd, exempelvis vad gäller sammanställning av budget, i samband med gemensamma forskningsansökningar. Har kontakter med forskningsservice, går igenom utskick från dem och informerar på lämpligt sätt de som är berörda av olika typer av bidrag. Upprättar en hemsida med information om bidrag till forskning, konferenser mm som är relevant för institutionens ämnen. Upprättar listor mm på för institutionens ämnens särskilt relevanta anslagsgivare hos vilka man kan söka tryckbidrag, bidrag till konferenser mm. Har överblick över institutionens bibliometriska uppgifter och ser till att publikationer läggs in på rätt sätt. Har överblick över publiceringsfrågor och bistår forskare med råd och stöd angående publicering. Deltar i och för minnesanteckningar vid forskningskollegiet för Ike. Har överblick över de konferenser som planeras vid Ike. Formulerar anvisningar om hur information och samordning av detta ska ske. Samordnande studierektor för utbildning på forskarnivå (ufo), utses av prefekt Samordnar utbildningen på forskarnivå på hela institutionen. Har kännedom och sprider information om regelverket för ufo. Sammanställer efterfrågade remissvar, dokument mm. Ser till att institutionen har rätt information och dokument på hemsidan. Går på fakultetens möten för studierektorer för ufo och informerar om dem. Har det övergripande ansvaret för introduktioner av samtliga doktorander vid institutionen. Ser till att villkoren är lika för samtliga doktorander på institutionen vad gäller expenser, prolongation mm. Ser till att alla doktorander får information om vad som gäller för undervisning. Är informerad om, och sprider information om, CeUL:s pedagogiska utbildningar som är relevanta för doktorander. 4

5 Ser till att alla handledare har aktuell isp-mall och att dessa är korrekt ifyllda, det senare i samråd med ämnesstudierektor för ufo. Ser till, i samverkan med administratören för ufo, att alla ispar skickas till fakulteten. Samordnar ufo på hela institutionen tillsammans med ämnesstudierektorerna för ufo. Sammankallar till och leder möten för alla ämnesstudierektorer för ufo. Samordnar planering av gemensamma kurser, seminarier och andra aktiviteter inom ramen för ufo på inst. Ordnar gemensamma aktiviteter för samtliga handledare på institutionen. Ser till att kraven på handledares utbildning är uppfyllda. Har kontakter med doktorandrådet och tillser att synpunkter, önskemål mm förs vidare till prefekt. Är särskild kallad till IS med närvaro- och yttranderätt. Bereder ärenden till IS/prefektens beslutssammanträde som gäller ufo i stort på institutionen. Är kontaktperson i samband med externa utvärderingar av ufo och planerar arbetet med detta i samråd med ämnesstudierektorerna för ufo, ämnesansvariga och, i förekommande fall, prefekt. Tillser att karriärvägledning av doktorander finns med som ett moment i ufo. Handlägger disciplinärenden inom ufo. Har ansvar för att medarbetarsamtal organiseras för doktoranderna. Deltar i forskningskollegiet. Forskningssekreterare för ufo-samordning Ger administrativt stöd åt studierektor för forskarutbildningen. Handhar det praktiska kring antagning av doktorander; tar emot ansökningarna, kontrollerar, i förekommande fall i samråd med ämnesstudierektor för ufo, behörigheten hos de sökande, distribuerar och skickar svar med besked om antagning till samtliga sökande. Ser till att nyantagna doktorander registreras i ladok. Räknar ut prolongation för doktoranderna i samverkan med doktoranderna (kräver behörighet i Primula), ämnesstudierektorerna för ufo och studierektorer för uga som lämnar underlag. Sköter det praktiska i samband med disputationer på hela institutionen Distribuerar kopia på ispar inför beslut i IS och skickar vidare till fakulteten. Är studierektor för ufo behjälplig vad gäller att boka lokaler för gemensamma kurser, seminarier od. 5

6 Är tillsammans med forskningsadministratören behjälplig med att boka resor, hotell mm för opponent, betygsnämnd och gäster knutna till forskarutbildningen. Sammanställer och uppdaterar lathund för ufo, alternativt ser till att en sådan finns inom alla ämnen. Är behjälplig med att sammanställa dokument för hemsidan och dokument som efterfrågas av fakulteten. Ser till att presentation av doktoranderna på hemsidan är uppdaterad och att nya doktorander har en presentation på svenska och engelska. Samordnande studierektor för utbildning på grund och avancerad nivå (uga), utses av prefekt Tar initiativ till diskussioner om och samordnar ämnesstudierektorernas idéer rörande gemensamma kurser på grund och avancerad nivå på institutionen. Tar initiativ till ämnesöverskridande diskussioner rörande kursutveckling och pedagogisk utveckling. Sprider information från fakulteten om regelverk och viktiga förändringar när det gäller utbildning på grund och avancerad nivå. Samordnar svar på remisser och dylikt till fakulteten och SU centralt och tillser att ämnesstudierektorerna ger relevant underlag för detta. Är med på fakultetens möten för studierektorer och planerar för vilka andra studierektorer som är med på mötena. Ger information till alla studierektorer om vad som tas upp på mötena. Sammankallar till och leder möten för alla ämnesstudierektorer på inst. Sammanställer underlag från alla ämnesstudierektorer i ett gemensamt dokument som lämnas till prefekten i samband med fakultetens begäran om budgetunderlag. Initierar diskussioner och erfarenhetsutbyte mellan ämnesstudierektorerna angående hås/håpar och prestationsgrader för olika ämnen. Förbereder ärenden gällande uga inför beslut i IS. Är särskild kallad till IS med närvaro- och yttranderätt Är kontaktperson i samband med externa utvärderingar, exempelvis UKÄ:s. Förmedlar viktiga diskussionsärenden och synpunkter från studierektorskollegierna till prefekt och IS. 6

7 Administrativ studierektor för uga För minnesanteckningar vid studierektorernas kollegier och skickar dem efteråt till studierektorerna med kopia till prefekt och administrativ chef. Följer regelbundet håshåp-produktion i institutionens olika ämnen och är beredd att vid behov ta fram uppgifter om detta till studierektorer, prefekt och administrativ chef. Samlar vid behov in uppgifter som fakulteten kräver vad gäller uga; budgetunderlag, rapporter om håshåp-produktionen. Sammanställer och rapporterar in antagningstal för kurser inom olika ämnen. Ger stöd åt beredning av kurs- och utbildningsplaner inom de olika ämnena. Samla in och sammanställ underlag för institutionens underlag för SU:s årsredovisning. Är med på fakultetens träffar för studierektorer. Sammanställer alla delegationsbeslut för vidarebefordran till IS och, innan detta är gjort, hitta rutiner för detta. Ger underlag för IS, såsom att sammanställa en lista med examinatorer för utbildning, betygskriterier och även annat. Samordna svar på remisser till fakulteten och ev andra instanser. Ser till att aktuell information om lediga platser på kurser mm annonseras på hemsidan. Intendent Sköter lokaler, lås och larm, säkerhet, utrustning, kontinuerligt och vid särskilda behov. Är kontaktperson mellan institutionen och Akademiska hus. Är miljöansvarig, har årliga genomgångar om miljön med prefekt och administrativ chef, har koll på anmälningar i Samir ang miljön. Lägger schema/bokar lokaler för alla ämnen i institutionen och tar även hand om ombokningar och nya bokningar av lokaler. Tar hand om posten för hela institutionen och fördelar mellan ämnen. Inom ämnena Ämnesansvarig, utses av prefekt efter samråd med ämnesansvarig och hörande i ämnesråd Har det övergripande ansvaret för ämnet. 7

8 Leder ämnesrådet, har den omedelbara kontakten med prefekten och ser till att ärenden som rör ämnet bereds till IS. Deltar i möten för alla ämnesansvarig. Har kännedom om det ekonomiska läget i ämnet och deltar i möten om budgeten och uppföljningen av den. Bistår prefekten med underlag för fakultetens budgetarbete, remisser och andra kontakter med fakulteten. Sammankallar till ämnesråd och ser till att alla viktiga ärenden för IS bereds. För vidare beslutsunderlag till prefekten. Är föredragande/adjungerad i IS för frågor som rör ämnet specifikt. Planerar tillsammans med ämnesstudierektor vad gäller kommande behov av lärare och planerar för rekryteringar. Ger, efter samråd med den forskningsansvariga, förslag på sakkunniga i samband med docentmeriteringar, professorsbefordran och rekryteringsärenden. Tillvarata ämnets intressen utåt och se över extern information, framför allt den på hemsidan. Har befogenhet att besluta över mindre utgifter inom ämnet (max kronor per termin). Ger i samråd med studierektorerna underlag till ekonomihandläggares arbete med budgeten vad gäller olika lärares förordnanden för nästkommande år. Har utvecklingssamtal med lärare och forskare inom ämnet, utom med de som har samordnande funktioner inom Ike (de har utvecklingssamtal med någon av prefekterna). Lämnar vid behov synpunkter som underlag för lönesättning, vid lönerevision och i samband med nyanställningar. Informera prefekt om eventuella missförhållanden vad gäller arbetsmiljön inom ämnet. Forskningsansvarig inom ämnet, utses av prefekt i samråd med ämnesansvarig och efter hörande av ämnesrådet (Bör vara docent eller professor.) Har det övergripande ansvaret för forskningens planering inom ämnet. Skapar lämpliga forum för diskussioner kring forskning inom ämnet. 8

9 Tar initiativ till att bjuda in och introducera gästforskare, samt ser till att denna/e får relevant stöd under sin vistelse vid institutionen. Initierar forskningsprojekt och arrangerar forskningsrelaterade aktiviteter av olika slag inom ämnet. Har kontakter med forskningsråd och forskningsservice. Har huvudansvar vad gäller bedömning av forskningsprojekt inom ämnet, dock i samverkan med prefekt och ämnesansvarig vad gäller de ekonomiska villkoren och i förekommande fall med forskningsansvarig för hela institutionen. Har inblick i bibliometri och publiceringsstrategier inom ämnet. Bistår den ämnesansvariga vad gäller förslag på sakkunniga i samband med docentansökan, befordringsärenden och tillsättning av lärartjänster. Ger underlag till prefekt vad gäller tillstyrkan i samband med docentansökan. Har en överblick över konferenser, workshops mm inom ämnet, samt skickar vidare denna information till forskningssekreteraren för den samordnande forskningen. Deltar i det ämnesöverskridande forskningskollegiet vid institutionen. Ämnesstudierektor för ufo, utses av prefekt i samråd med ämnesansvarig och efter hörande av ämnesrådet Har ansvar för ufo inom ämnet. Har ansvar för att regelbundna utvärderingar av ufo inom ämnet äger rum. Samverkar med studierektor för ufo vad gäller planering av arbete med externa utvärderingar. Är med vid introduktioner av nya doktorander och samordnar dessa tillsammans med studierektor för ufo på hela inst. Sammankallar till och leder handledarkollegier med diskussioner om doktorandernas progression, kurser, seminarier mm. Ser till att alla ispar är rätt ifyllda och i rätt tid och lämnar underlag till administratör för forskarutbildningen för beslut i IS Är informerad om och ser till att fakultetens riktlinjer följs inom ämnet. Ser till att ämnets granskningsrutiner inför disputation följs och lämnar underlag för detta, granskningsprotokoll, klartecken för disputation, till administratören för ufo, som i sin tur skickar till prefekt för underskrift för att därefter skicka in till registrator/fakulteten tillsammans med begäran om disputation. 9

10 Ger klartecken om att allt är i ordning inför disputation till forskning Tillser att allt är i ordning inför disputation: ger förslag på ordförande, tillser att det finns en opponent och betygsnämnd och att samtliga dessa har fått den information och handlingar som behövs. (Handledaren ger förslag på opponent och betygsnämnd.) (Ordförande ska senast två veckor före disputation kontrollera om känd risk för underkännande föreligger. ) Planerar doktorandseminariet och ser till att det finns seminarieledare. Ger i samråd med ämnesansvarig förslag på handledare för nya doktorander. Om studierektor själv är aktuell för handledning bör den ämnesansvariga samråda med annan någon av ämnets professorer och/eller prefekt. Planerar beredningen inför antagningen av nya doktorander. Gör en första genomgång av ansökningarna och ser i samråd med administratören för ufo till att alla är behöriga. Står som kontaktperson i utlysningar av nya doktorandanställningar. Ger underlag till studierektor vad gäller bemanningen på ufo. Lämna underlag till ekonomihandläggare gällande ersättning till externa handledare, i normalfallet i början av november varje år. Har ansvar för att utse examinatorer på ufo samt att kurspoäng på ufo förs in i ladok. Deltar i möten som samordnande studierektor för ufo kallar till. (Huvudhandledare har ansvar för att uppgradera doktoranden på lönestegen. Huvudhandledare har ansvar för att de doktorander som avser att undervisa ges relevant högskolepedagogisk utbildning.) Ämnesstudierektor för uga, utses av prefekt i samråd med ämnesansvarig och efter hörande av ämnesråd Planerar och leder utbildning på grund och avancerad nivå inom ämnet. Är informerad om regelverket som gäller för uga. Följer tillsammans med administratören för uga upp hås/håpar för kurser i ämnet och initierar i förekommande fall diskussioner kring prestationsgrader i olika kurser. Sammanställer underlag för fakultetens budget vad gäller håsar inom det egna ämnet och skickar detta till den administrativa studierektorn. Beslutar om antagningstal till kurserna inom ämnet. Bemannar kurserna i ämnet, rådgör vid behov med prefekten och ämnesansvarig och ser till att prefekten får relevant underlag för beslut om anställningar och arbetsuppgifter. Har framförhållning när det gäller kommande behov av lärare och nyrekryteringar och informerar ämnesansvarig och prefekt om detta. 10

11 Ansvarar för att relevant kursinformation levereras till kurskatalogen och webkatalog och finns tillgänglig på hemsidan. Har ansvar för kursutveckling och pedagogisk utveckling inom ämnet. Introducerar nya lärare och ser till att det finns och uppdaterar pm för nya lärare inom ämnet. Planerar doktoranders undervisning i samråd med handledare. Har ett övergripande ansvar för introduktionen av nya studenter vid terminsstart. Har ansvar för att institutionens schemaläggare får relevant underlag för att lägga schema. Ansvarar i samråd med studieadministratörer och/eller studievägledare för att det inom ämnet finns litteraturlistor, kursbeskrivningar med betygskriterier och att dessa finns tillgängliga på hemsidan i god tid före kursstart. Ger underlag till fakulteten och ber om inrättande av kursplaner. Anhåller om att få lägga ned kurser. Skapar nya koder och tillfällen. Har ansvar för att kursvärderingar genomförs och följs upp. Tillser sammanvägning av betyg, tillgodoräknanden, hanterar klagomål från studenter mm. Kallar till och leder lärarkollegier. Ger information till ekonomihandläggare om korttidsanställda lärare angående förordnanden, arvoden, kvällsersättning och andra ersättningar till lärare. Informerar om och initierar deltagande i pedagogiska kurser för lärare och, i samverkan med ämnesstudierektor för ufo och handledare, för doktorander. Deltar i kollegier för ämnesstudierektorer. Utfärdar vid behov intyg till lärare och studenter. Bistår i utredningar vid misstanke om fusk. Ansvarar för att man inom ämnet följer gällande upphovsrätt. Studierektor för lärarutbildningen (litteraturvetenskap), utses av prefekt i samråd med ämnesansvarig och efter hörande av ämnesråd Har det övergripande ansvaret för att planera och leda utbildning inom lärarutbildningen. Är informerad av regelverket som gäller för lärarutbildningen. Har framförhållning när det gäller bemanningen. 11

12 Ser till att relevant kursinformation finns på hemsidan. Har ansvar för att all kursinformation finns införd i sisu. Har ansvar för kursutveckling och pedagogisk utveckling inom lärarutbildningen. Introducerar nya lärare och ser till att det finns och uppdaterar pm för nya lärare inom lärarutbildningen. Har ett övergripande ansvar för introduktionen av nya studenter vid terminsstart. Lägger schema för de kurser som ges inom lärarutbildningen och samordnar detta med institutionens schemaläggare. Introducerar nya lärare som ska undervisa inom lärarutbildningen. Ansvarar för att det inom lärarutbildningen finns litteraturlistor, kursbeskrivningar med betygskriterier och att dessa finns tillgängliga på hemsidan i god tid före kursstart. Har ansvar för att kursvärderingar genomförs och följs upp. Tillser sammanvägning av betyg, tillgodoräknanden, hanterar klagomål från studenter mm. Deltar i kollegier för ämnesstudierektorer. Samarbetar med de institutioner som ingår i de olika lärarprogram där institutionen ger kurser och delkurser, samt deltar i de olika samarbetsfora som finns inom grundlärar- och ämneslärarutbildningen inom SU. Fungerar som studievägledare för frågor rörande lärarutbildningen. Levererar budgetunderlag för de av institutionens kurser som ges inom lärarutbildningen. Ser till att det finns prefektavtal mellan de olika institutioner som delar på en kurs. Ansvarar för att det varje termin görs tillfällen i sisu för de kurser som ska ges inom lärarutbildningen (även kombinationsprogrammet, Lärarlyftet, VAL och ULV). Följer upp hås/håpar för lärarutbildningens olika delkurser och håller ett vakande öga på genomströmningen. Utvecklingssamtal Prefekt/stf prefekt/bitr prefekt har utvecklingssamtal med administrativ chef, forskningsansvarig, samordnande studierektor för ufo, samordnande studierektor för uga, administratör för forskningen, administratör för ufo, samtliga ämnesansvariga och samtliga professorer. Prefekt har utvecklingssamtal med stf prefekt och biträdande prefekt. Dekanus har utvecklingssamtal med prefekt. 12

13 Adm chef/ stf adm chef har utvecklingssamtal med den adm personalen. Adm chef har utvecklingssamtal med stf adm chef. Ämnesansvarig organiserar utvecklingssamtal för samtliga lärare och forskare i ämnet, antingen genom att ha alla utvecklingssamtalen själv (litet ämne) eller genom att delegera till forskningsansvarig och/eller ämnesstudierektor för uga. Ämnesansvarig håller utvecklingssamtal med forskningsansvarig, ämnesstudierektor för ufo och uga i de fall dessa inte är professorer då håller någon av prefekterna utvecklingssamtal. Samordnande SR för ufo planerar utvecklingssamtal med doktoranderna genom att göra en fördelning mellan sig själv och ämnesstudierektorerna för ufo. Samordnande studierektor för ufo har utvecklingssamtal med de doktorander som handleds av ämnesstudierektor för ufo. Avvikelser från detta kan göras för att samtalen ska bli så givande som möjligt. Prefekten har det överordnande ansvaret när det gäller organiseringen av utvecklingssamtalen. 13