Lokalt kvalitetssystem

Transkript

1 Lokalt kvalitetssystem Designhögskolan vid Umeå universitet Fastställd i institutionsstyrelsen Designhögskolan

2 Sid 1 (7) Dokumentets syfte Syftet med detta dokument är att identifiera och beskriva hur arbetet med att säkerställa och höja kvaliteten i verksamheten bedrivs vid Designhögskolan. Kvalitetssystemet är institutionens instrument för detta, och består av övergripande principer samt organisatorisk struktur, ansvarsfördelning och arbetsrutiner. Kvalitetssystemets omfattning Det lokala kvalitetssystemet omfattar all verksamhet vid Designhögskolan: Utbildning, forskning, administration, teknisk support och samverkan. Kvalitetsbegreppet omfattar såväl undervisning som forskning, ur såväl nationellt som internationellt perspektiv, samt administration, lokaler, och utrustning. Denna strävan ska genomsyra alla aktiviteter vid Designhögskolan som en integrerad del av den dagliga verksamheten, och alla medarbetare och studenter har ett gemensamt ansvar att bidra till att den höga kvaliteten upprätthålls. Institutionsledningen har ett övergripande ansvar för att leda kvalitetsarbetet, upprätta kvalitetsmål och att göra medarbetare och studenter medvetna om sitt ansvar för kvalitetsarbetet. Kvalitetssystemet har arbetats fram av biträdande prefekt, prefekt och rektor. Utgångspunkten är de kvalitetssystem som finns för Umeå universitet och för Teknisk-naturvetenskaplig fakultet. Dokumentet har behandlats i Supportgruppen, Utbildningsgruppen och Utvecklingsgruppen, och gått ut till all personal samt till den lokala studentkårsavdelningen Ställverket för kommentarer. Kvalitetssystemet har slutligen antagits i Institutionsstyrelsen. Organisation och ansvarsfördelning Designhögskolan tillämpar ett delat ledarskap mellan rektor och prefekt. Under våren 2012 sker en revision och omarbetning av Designhögskolans organisation och ledning, med nya arbetsgrupper eller beredande råd och därtill hörande ansvarsfördelning för kvalitetsfrågor och uppföljning. Till dess den processen är avslutad, gäller följande: Institutionsstyrelsen är institutionens högsta beslutande organ, med prefekten som ordförande. Bland styrelsens viktigaste uppgifter är att fatta beslut om budget, utbildnings- och kursplaner, inrättande av tjänster, antagning till forskarutbildning och beslut om institutionens resurser. Ärenden som behandlas i institutionsstyrelsen, bereds oftast i någon av institutionens beredande grupper: Utbildningsgruppen, Arbetsmiljögruppen, Supportgruppen m.fl.. Institutionsstyrelsen utgörs av prefekt, rektor, fyra lärarrepresentanter, två TA-representanter, en studentrepresentant och en doktorandrepresentant. Lokal nämnd för konstnärligt utvecklingsarbete ansvarar för att bereda och följa upp ansökningar om konstnärligt utvecklingsarbete vid institutionen. I gruppen ingår rektor, professorer, lektorer och studeranderepresentanter. Ordförande utses inom gruppen, som sammankallas i samband med att ett ärende som rör konstnärligt utvecklingsarbete aktualiseras. Rektor har det övergripande ansvaret för kvalitet och pedagogisk utveckling inom ämnesområdet industridesign, samt för strategi- och utvecklingsfrågor vid institutionen. Prefekt har det övergripande ansvaret för ekonomi-, personal- och organisationsfrågor, och samråder i verksamhetsutövandet med rektor, biträdande prefekt och institutionsstyrelse samt ekonomi- och personaladministratörer. Prefekt är ordförande i institutionsstyrelsen. Biträdande prefekt har, på delegation av prefekt, ett särskilt ansvar för bemanningsplanering och upprättande av kvalitetsplan, samt för bistånd till prefekt i samband med verksamhetsplanering och verksamhetsutövning. Programansvariga ansvarar för verksamhetsplanering, uppföljning och kvalitetsarbete vid respektive

3 Sid 2 (7) programutbildning på grundnivå och avancerad nivå inom institutionen. Programansvariga svarar för antagning, utbildning och examinering av de studerande på respektive utbildningsprogram. Programansvarig är pedagogisk ledare för det utbildningsprogram man företräder, och ansvarar därmed för att kvaliteten upprätthålls i undervisningsämnet i samarbete med rektor, biträdande programansvarig eller senior advisor och koordinator för utbildningsprogrammet. Utbildningsansvarig för fristående kurser ansvarar för verksamhetsplanering, uppföljning och kvalitetsarbete inom de fristående kurserna. Utbildningsansvarig ansvarar för antagningsrutiner och pedagogiska frågor på fristående kurser, och därmed för att kvaliteten upprätthålls i samarbete med rektor, kursansvariga lärare och koordinator för fristående kurser. Forskningsledare ansvarar för att planera, initiera och utveckla forskningen vid institutionen, såväl grundforskning som tillämpad forskning, och för att leda forskningsavdelningen. Ansvarig för forskarutbildning ansvarar för verksamhetsplanering och uppföljning av forskarutbildningen vid institutionen. Ansvarig för forskarutbildning är pedagogisk ledare för forskarutbildningen i industridesign, och ansvarar därmed för att kvaliteten upprätthålls i forskarutbildningsämnet i samarbete med rektor, handledarkollegium och koordinator för forskarutbildningen. Verkstadsansvarig ansvarar för verksamhetsplanering och utveckling, samt för strategisk planering av lokal-, maskin- och resursbehov i samråd med institutionsledning och programansvariga. Planer och annan dokumentation Styrdokument, policies och handlingsplaner ansluter till de mål, visioner och riktlinjer som ges i universitets- och fakultetsövergripande motsvarande dokument. Inom Designhögskolans lokala kvalitetssystem ingår: Verksamhetsplan samt planer för jämställdhet, arbetsmiljö, kvalitet, kompetensförsörjning. Utbildningsplaner, examensbeskrivningar, kursplaner, tjänstgöringsplaner, individuella studieplaner i forskarutbildningen. Policydokument: riktlinjer för antagning, anvisningar för konstnärligt utvecklingsarbete, riktlinjer för examensarbeten, policy för utställningar, riktlinjer för lärare, riktlinjer för kursutvärderingar, arbetstidsavtal, lönekriterier. Förankring, medverkan, återkoppling All personal, och alla studenter, ska vara väl införstådda med att ansvaret för kvalitetsarbetet delas av samtliga anställda och studenter. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet säkerställs genom representation i institutionsstyrelse och arbetsgrupper. De flesta anställda medverkar aktivt i en eller flera av de beredande grupper som angetts ovan. Medarbetarsamtal och kompetensutvecklingssamtal genomförs årligen för all personal. Vid dessa redovisas genomförd och planeras kommande kompetensutveckling, i relation till individuella hänsyn och till planer och styrdokument. Ansvarig är prefekt. Lönesamtal sker samband med lönerevision, då återkoppling sker vad gäller kvalitetskriterier i lönesättningspolicy i relation till tjänsteinnehållet. Ansvarig är prefekt. Studenters medverkan i kvalitetsarbetet säkerställs formellt genom den lokala avdelningen av studentkåren, Ställverket, som driver student- och utbildningsrelaterade frågor. Genom Ställverket utses studentrepresentanter till institutionsstyrelsen och permanenta samt tillfälliga arbetsgrupper. Löpande under året medverkar även studenterna genom skriftliga och/eller muntliga utvärderingar i samband med kurs- och projektavslutningar. Ansvarig för genomförandet är kursansvarig på uppdrag av programansvarig eller utbildningsansvarig. Resultat av utvärderingen kommuniceras tillbaka till studenter av programansvarig eller kursansvarig. Med programstudenter hålls även utvecklingssamtal varje läsår. Ansvarig är respektive programansvarig.

4 Sid 3 (7) Återkoppling av kvalitetsarbetet sker även genom informella och formella kanaler för informationsspridning till personal och studenter genom: Lokal samverkansgrupp: hålls en gång i månaden, i samband med institutionsstyrelsemöte. Personalmöten/Arbetsplatsträffar: hålls två till tre gånger per termin (varannan månad). All personal deltar (en till två timmar). Aktuella frågor diskuteras och information ges av institutionsledningen. Personalen har möjlighet att i förväg lämna förslag till ärenden eller information att ta upp. Personaldagar: hålls två gånger per läsår, inför läsårets början (två heldagar) samt efter läsårets avslutande (en heldag). All personal deltar. Dessa är ofta förlagda utanför Campus, och i samband med upptaktsdagarna även utanför Umeå. Vid personaldagar diskuteras institutionsgemensamma angelägenheter, i synnerhet utbildning. Personaldagarna fyller också en social funktion, för att stärka personalgruppens samhörighet. Skolmöten/Arbetsplatsträffar: hålls en gång per månad, personal och studenter deltar (en timme). Aktuella frågor diskuteras, information ges av institutionsledning, lärare och studentrepresentanter. Alla har möjlighet att ta upp alla typer av frågor, både inför skolmötet och under mötets gång. Fredagsmöten: hålls varje vecka, TA-personal, representanter för utbildningsprogrammen, datalärare och institutionsledning deltar (30 minuter). Alla informerar kort om den kommande veckans aktiviteter. Doktorandråd: doktoranderna formerar själva Doktorandrådet, som fungerar som den formella kanalen för samråd mellan institutionen och doktoranderna i forskarutbildningsfrågor. Doktorandrådet utser ledamot till institutionsstyrelsen, samt till andra råd och arbetsgrupper. Wozzop live: hålls en gång per vecka (ca minuter), för studenter. Muntlig information om den kommande veckans aktiviteter på kurser, program och övrig verksamhet på Designhögskolan. Institutionsledning och programansvariga ansvarar. Wozzop: en tryckt veckoinformation om utbildningarna samt andra aktiviteter på Designhögskolan. Sammanställs och distribueras på institutionen av studenter. Hemsida: information till studenter, anställda och allmänhet om Designhögskolans verksamhet och utbildningar. Aktuella scheman och kursinformation publiceras, liksom nyheter och aktuella händelser vid Designhögskolan. Alla i personalen ansvarar för att tillhandahålla aktuell och korrekt information. E-post: information som rör olika tjänstekategorier och studentgrupper skickas ofta via e-post, med hjälp av differentierade sändlistor, till de berörda grupperna. Alla ansvarar. Anslagstavlor: på anslagstavlor anslås information och anslag för anställda (administrationsavdelningen: prefekt och personaladministratör ansvarar) samt utbildningsinformation, utställningar, tävlingar etc. (i anslutning till respektive studentgrupps klassrum: studieadministratörer/koordinatorer och programassistenter ansvarar). Datorskärm: På datorskärm vid huvudentrén informeras om besökare, presentationer, öppna föreläsningar m.m. Webbansvarig publicerar, alla ansvarar för att tillhandahålla relevant och korrekt information. Språk: En viktig del av kvalitetsarbetet vid institutionen, är att alla studenter och personal ska kunna ta del av såväl skriftlig som muntlig information. Därför är ett kvalitetsmål att all information ska ges på både svenska och engelska, eller enbart på engelska, och att samtliga dokument som tas fram vid Designhögskolan ska föreligga både på svenska och engelska.

5 Sid 4 (7) Statistik och nyckeltal i kvalitetsarbetet Sammanställning av statistik och nyckeltal genomförs normalt av administratörer och koordinatorer löpande under året, och sammanställs i samband med upprättande av verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Övergripande ansvar för att uppgifterna samlas in har prefekten. Vid Designhögskolan används bland annat följande statistik och nyckeltal i analysen av verksamhetens kvalitet, och för verksamhetsåtgärder: Antal sökande per plats till programutbildningar på grundnivå och avancerad nivå Antal sökande i relation till nationalitet (samt EU/icke-EU) Antal studenter per kurs/program och helårsprestation relaterat till tilldelning av medel Antal icke-svenska studenter Andel kvinnor respektive män antagna till utbildningsprogram Antal studenter med studieuppehåll pga. företagspraktik Antal uttagna examina Examinerade studenters etablering på arbetsmarknaden Andel externa lärare och handledare totalt och per utbildning Andel anställda kvinnor respektive män i relation till tjänstetyp Antal studentprojekt finansierade av externa samarbetspartners Antal forskningsprojekt finansierade med externa forskningsanslag Tid mellan examen och anställning Den utexaminerades position i den organisation man anställts i 5 år efter examen Uppföljning och granskning av kvalitetsarbetet Uppföljning och granskning av kvalitetsarbetet sker löpande under året, enligt nedanstående ansvarsfördelning. Resultaten följs upp mot de i verksamhetsplan och övriga handlingsplaner upprättade målen och strategierna, och beaktas vid upprättande av den årliga verksamhetsberättelsen. Denna upprättas av prefekten. Verksamhetsberättelsen behandlas därefter i institutionsstyrelsen för fastställande. Grundutbildning Antagning. Kvalitetssäkring: Antagningsprocessen till utbildningsprogram och ettåriga kurser följer Riktlinjer för antagning. Extern professionskompetens är alltid representerad i respektive antagningsgrupp. Uppföljning: Årlig översyn och diskussion av bedömningskriterier och ansökningsförfarande för att främja en så öppen process som möjligt. Ansvarig: Rektor. Lärarnas kompetensutveckling (pedagogisk utbildning, fortbildning inom ämnet genom kurser eller konstnärligt utvecklingsarbete). Kvalitetssäkring: Nyanställda lärare skall ha genomgått, eller inom ett år genomgå, universitetspedagogisk utbildning. Övriga lärare skall genomgå universitetspedagogisk utbildning och planera övrig kompetensutveckling i samråd med prefekt och rektor. Kompetensutvecklingsplaner upprättas. Uppföljning: Kompetensutvecklingsplaner följs upp i samband med medarbetarsamtal. Återkommande diskussioner om kompetensbehov i ledningsgruppen. Ansvarig: prefekt. Externa lärares kompetens (lärares ämneskompetens och pedagogiska förmåga, lärares kunskap om universitetsregler och Designhögskolans pedagogiska riktlinjer). Kvalitetssäkring: Alla externa lärare skall informeras om Designhögskolans pedagogiska riktlinjer och UmU:s regelverk. Uppföljning: genom samtal med externa lärare, kursutvärderingar och lärarmanualer/lärares självvärderingar. Ansvarig: programansvariga, utbildningsansvarig för fristående kurser.

6 Sid 5 (7) Studieresultat. Kvalitetssäkring: resultat dokumenteras och analyseras i förhållande till kursplaner, genomströmning i procent, antal studenter på längre praktik. Uppföljning: årligen. Ansvarig: Programansvariga och utbildningsansvarig för fristående kurser i samarbete med koordinator för masterutbildning, koordinator för industridesignprogrammet och koordinator för fristående kurser. Examensarbeten. Kvalitetssäkring: Gemensamma riktlinjer tillämpas för examensarbeten. Extern professionskompetens ingår i bedömargruppen vid examination. Resultat dokumenteras och analyseras i förhållande till examensbeskrivningar. Uppföljning: årligen. Ansvarig: Rektor i samverkan med programansvariga. Arkivering av studeranderesultat och examensarbeten (dokumentation av process och/eller resultat, arkivering av rapporter, fotografering, bedömnings- och betygsunderlag). Kvalitetssäkring: Alla resultat av studentprojekt och examensprojekt ska dokumenteras och diarieföras, samt laddas upp i DiVA. Underlag för bedömning och betygssättning ska arkiveras. Rutiner utarbetas för dokumentationsprocess. Uppföljning: terminsvis. Ansvarig: Programansvarig ansvarar för beslut om vad som ska dokumenteras i varje kurs/projekt i samverkan med kursansvarig. och för att dokumentationen/resultaten inlämnas av studenterna. Personaladministratör i samverkan med studieadministratör ansvarar för diarieföring och arkivering. Utbildningsinformation. Kvalitetssäkring: Aktuell, tillförlitlig och relevant information om kurser och program ges till Designhögskolans studenter och presumtiva studenter via hemsida, anslagstavlor och övriga informationskanaler. Rutiner för detta utarbetas. Uppföljning: löpande. Ansvarig: Prefekt i samverkan med programansvariga. Kursutvärderingar (efter kurs, moment, termin). Kvalitetssäkring: efter varje kurs, moment eller termin genomförs en skriftlig utvärdering, samt helst även en muntlig. Denna sammanställs, analyseras och återkopplas till studenter och lärare, samt publiceras i sammandrag på webben enligt Fakultetens riktlinjer. Uppföljning: Ev. brister analyseras och åtgärdas inför nästa kurstillfälle i samråd med kursansvarig lärare. Ansvarig: Programansvariga samt utbildningsansvarig för fristående kurser. Kursplaner (och utbildningsplaner). Kvalitetssäkring: kursplaner ses som levande dokument, som uppdateras och omarbetas efter behov. Undervisningens innehåll och former relateras alltid till kursplanen. Alla lärare och studenter känner till kursplanens innehåll och mål. Uppföljning: genom kursutvärderingar och lärarutvärderingar. Ansvarig: programansvariga samt utbildningsansvarig för fristående kurser. Samarbete med externa parter (i termins- och examensprojekt). Kvalitetssäkring: alla samarbeten med externa parter sker utifrån kursplanens förväntade studieresultat och lärandemål. Uppföljning: i samband med kursutvärderingar. Ansvarig: Programansvariga och utbildningsansvarig för fristående kurser. Samverkan inom institutionen (koordination och planering av program och kurser, samverkan kring externt anlitade lärare). Kvalitetssäkring: inför varje termin koordinerar programansvariga och utbildningsansvarig för fristående kurser programutbildningar och kurser och för att på bästa sätt utnyttja Designhögskolans lokaler och fast anställda lärare, samt i möjligaste mån även externt anlitade lärare på flera kurser/program. Uppföljning: Grand-plan-möten, lärarmöten, Utbildningsgruppen. Ansvarig: programansvariga samt utbildningsansvarig för fristående kurser. Forskarutbildning Individuell studieplan för forskarstuderande. Kvalitetssäkring: individuell studieplan upprättas årligen av forskarstuderande i samråd med handledare, och sänds till ansvarig för forskarutbildningen enligt Riktlinjer för forskarutbildning. Uppföljning: årligen vid varje årsskifte. Ansvarig: ansvarig för forskarutbildningen. Forskarutbildningskurser. Kvalitetssäkring: utveckling av forskarkurser på engelska vid Designhögskolan. Uppföljning: Inventering av kurser som erbjuds genom nationella forskarskolan i industride-

7 Sid 6 (7) sign samt internationellt inom ämnet. Ansvarig: ansvarig för forskarutbildningen och rektor. Forskning Forskningsinformation: Kvalitetssäkring: publicering av information om pågående och avslutade forskningsprojekt på Designhögskolans hemsida. Uppföljning: årligen i samband med Verksamhetsberättelse. Ansvarig: forskningsledare. Kompetensutveckling (deltagande i kurser, konferenser, workshops, undervisning) Kvalitetssäkring: forskare planerar kompetensutveckling inom sina respektive kompetens- och intresseområden i samråd med forskningsansvarig och prefekt. Kompetensutvecklingsplaner upprättas. Uppföljning: Kompetensutvecklingsplaner följs upp i samband med medarbetarsamtal. Återkommande diskussioner om kompetensbehov inom forskning. Ansvarig: forskningsansvarig och prefekt. Forskningsfinansiering. Kvalitetssäkring: Fortsatt samarbete med externa projektpartners för tillämpad forskning och grundforskning. Strategiskt arbete gentemot fakulteten för att erhålla fakultetsmedel för forskning. Uppföljning: Verksamhetsberättelse. Ansvarig: forskningsledare. Publiceringar. Kvalitetssäkring: seminarier arrangeras kring publiceringsstrategier och för granskning och feed-back av artikelutkast och papers. Alla publikationer och papers registreras i DiVA av författaren. Uppföljning: löpande DiVA-registrering, samt årlig sammanställning av publicerade artiklar m.m. av institutionens medarbetare, Verksamhetsberättelse. Ansvarig: forskningsledare. Administration och support Kompetensutveckling (kurser, studieresor, etc.) Kvalitetssäkring: TA-anställda planerar kompetensutveckling inom sina respektive kompetens- och intresseområden i samråd med prefekt. Kompetensutvecklingsplaner upprättas. Uppföljning: Kompetensutvecklingsplaner följs upp i samband med medarbetarsamtal. Återkommande diskussioner om kompetensbehov. Ansvarig: prefekt. Administrativ tydlighet och samordning. Kvalitetssäkring: verksamheter samordnas för likartade rutiner vid samtliga utbildningsprogram och kurser. Uppföljning: administrativa system och rutiner följs upp och utvärderas kontinuerligt. Ansvarig: Prefekt. Prioriterade kvalitetsfrågor Att säkra en hög utbildningskvalitet är prioriterat på kursnivå, programnivå och institutionsnivå. För detta krävs väl fungerande kvalitetssystem på samtliga nivåer, och att ansvaret för att följa upp och säkra kvaliteten delas av samtliga anställda och studenter på Designhögskolan. Då samverkan med företag och andra externa parter är en viktig kvalitetsaspekt, är även detta något som i högsta grad prioriteras inom utbildningen. Specifikt prioriteras: Rekrytering och antagning. Marknadsföring för att nå lämpliga sökande, samt processer för att stödja antagning av de bästa studenterna, oavsett nationalitet (inklusive arbete att hitta finansiering för studieavgifter genom stipendier eller liknande). Professionsanknytning. Samverkan i projektform med externa samarbetspartner, samt spetskompetens inom professionsbaserad undervisning och handledning (yrkersverksamma industridesigner). Examination och uppföljning. Samsyn och gemensamma kriteriegrunder för att bedöma projekt och examensarbeten utifrån en hög kvalitetsnivå, såväl professionsbaserat som akademiskt. Uppföljning av kvalitetssystemet Revidering och justering av Designhögskolans kvalitetssystem sker löpande. Utvärdering och större revision sker vart tredje år.