godkänna förvaltningens förslag till reviderad delegationsordning

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum Vår re fer ens Bo Sjöström BESLUTSFÖRSLAG delegationsordning 2013 Sammanfattning Delegering innebär överföring av beslutanderätt från nämnd till utskott eller tjänstemän. En nämnds rätt att besluta om delegering regleras i kommunallagen (KL) och i viss speciallagstiftning. Med delegerade beslut avses ställningstaganden som förutsätter vissa överväganden eller bedömningar. Fritidsförvaltningen har sett över nuvarande delegationsordning och föreslår för nämnden att göra vissa ändringar i denna. Bland annat föreslår förvaltningen att fritidsdirektören ska kunna göra avsteg från prislistan och att sektions och enhetschefer ska kunna fatta vissa beslut gällande upphandling som inte avser drift eller som är av mindre vikt. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens förslag till reviderad delegationsordning Beslutsunderlag Förslag till delegationsordning 2013 Beslutsplanering Fritidsnämnden Ärendet Delegering innebär överföring av beslutanderätt från nämnd till utskott eller tjänstemän. En nämnds rätt att besluta om delegering regleras dels i kommunallagen (KL) genom bestämmelserna i 6 kap och dels i speciallagstiftning som exempelvis socialtjänstlagen. Med delegerade beslut avses ställningstaganden som förutsätter vissa överväganden eller bedömningar. Rent förberedande eller verkställande åtgärder, såsom debitering av avgifter enligt fastställd taxa eller likande, anses inte vara beslut i formell mening. Rätten för de anställda att vidta denna typ av åtgärder grundas därför inte på delegering utan följer av den arbetsfördelning som måste finnas mellan förtroendevalda och tjänstemän för att den kommunala verksamheten ska fungera. SIGNERAD

2 Fritidsnämnden kan besluta om villkor för delegering i syfte att kontrollera eller begränsa uppdraget. En lämnad delegering kan när som helst återkallas, medan ett beslut som fattats med stöd av delegering däremot i princip inte kan omprövas eller återtas. Nämnden har dock rätt att föregripa en delegats beslutsfattande genom att själv besluta i ärendet. 2 (4) Enligt 6 kap 34 KL får beslutanderätten inte delegeras vad gäller: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagas, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väcks genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 5. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Ett beslut som en delegat fattat kan överklagas på samma sätt som om fritidsnämnden fattat beslutet. Förslag till förändringar i nuvarande delegationsordning delegationsordning reviderades senast i december Förvaltningen har sett över nuvarande delegationsordning utifrån de gällande lagar och riktlinjer som finns inom området och föreslår för nämnden att följande ändringar görs. Följande paragraf föreslås tas bort till förmån för en föreslagen nytillagd paragraf som beslutades om i samband med fastställandet av fritidsnämndens prislista för 2013: A.1.8 Ersättning vilka ej regleras enligt fastställd prislista Delegat: Enhetschef Paragrafen föreslås ersättas av följande paragraf: F. Avsteg F.1.1 Göra avsteg från prislista Delegat: Fritidsdirektör Paragrafen A.2.12 Justering av fakturaunderlag föreslås tas bort eftersom ett fakturaunderlag inte är av samma betydelse som en upprättad faktura och att bedömningen som görs i det skedet av fakturahanteringen är av så pass ringa betydelse. Gällande inköp och upphandling föreslår förvaltningen att ge sektionschefer och enhetschefer möjlighet att på delegation fatta beslut gällande upphandling som inte avser drift av verksamhet eller är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Förvaltningen föreslår därför att upphandling understigande kronor per tillfälle delegeras till sektionschef och att upphandling understigande kronor per tillfälle delegeras till enhetschef.

3 Förvaltningen föreslår att följande paragrafer tas bort: A 3.5 Avrop på ramavtal, beloppsgränsen avgränsas av i budgeten anslagna medel och beviljade projektmedel A 3. 6 Inköp med beaktande av inköpspolicy och i budget anslagna medel och beviljade projektmedel 3 (4) I dagsläget finns det en tidsaspektsproblematik med att beslutet om uppsägning av hyresgäst (förening) på grund av obetald hyra är delegerat till fritidsnämndens arbetsutskott eftersom beslut endast kan fattas en gång i månaden. Därför föreslår förvaltningen att paragraf A 4.10 ska vara delegerat till fritidsdirektören. Följande paragrafer föreslås tas bort ur delegationsordningen därför att besluten inte omfattas av enskilda bedömningar eller överväganden: B 2.1 Beslut om registrering av förening till nivå 1 eller organisation enligt bidragsbestämmelserna B 2.2 Beslut om registrering av förening till nivå 2 och 3 enligt bidragsbestämmelserna Beslutet att bli registrerad till nivå 1, 2 eller 3 tas utifrån av nämnden beslutade bidragsbestämmelser. För att göra det så tydligt som möjligt gällande återrapportering av anställningsärenden föreslår förvaltningen att alla visstidsanställningar oavsett längd ska återrapporteras och att beslutet fortfarande ska vara delegerat till nuvarande delegat. Rörande tjänsteresor och konferenser föreslås att samtliga av dessa tas ur delegationsordningen och betraktas som verkställighet, efter bedömning av HR-strategiska avdelningen på stadskontoret. Nämnden föreslås dock ha kvar beslutet om deltagande i konferenser och tjänsteresor utom Norden i delegationsordningen och att delegat för detta beslut ska vara fritidsnämndens arbetsutskott. Lokal- och planfördelning sker idag enligt fastställda riktlinjer och bör därför inte vara med i delegationsordningen eftersom förvaltningen anser att man inte gör särskilda bedömningar utan att man tar beslut utifrån de upprättade riktlinjer man har i förvaltningen. Däremot finns det tillfällen då föreningar som fått planer på säsongsbasis inte kan vara kvar på en specifik plan eller lokal på grund av exempelvis underhåll eller reparation. Då måste föreningen bli tilldelad andra lokaler och planer och det föregås av ett beslut som förvaltningen anser fyller kraven för att vara med i delegationsordningen. Detta beslut föreslås vara delegerat till avdelningschefen på. Avstängning av besökare och rätten att frånta en förening rätten att nyttja nämndens aktivitetsytor har hittills bara varit möjligt om besökare och förening vid upprepade tillfällen inte följt ordningsregler. Förvaltningen föreslår att samma delegat även ska kunna ta beslutet att stänga av en person eller förening som åsamkat en incident av det allvarligare slaget. Förvaltningen föreslår att man förändrar delegationsordningen utifrån de organisationsförändringar som genomförts eller som inom en snar framtid kommer att genomföras. Detta innebär att delegat i beslut gällande avvikelser från fastställd prislista avseende uthyrning av anläggning i samband med arrangemang och avvikelser från fastställd prislista och fastställda bidragsregler avseende tidsfaktor för ansökan om arrangemang och arrangemangsbidrag enbart ska vara delegerat till avdelningschefen på evenemangsavdelningen hädanefter.

4 Förvaltningen föreslår dessutom att göra vissa ändringar i delegationsordningen för att förtydliga vilka summor som är delegerat till respektive delegat. 4 (4) I bifogat förslag till delegationsordning föreslås det som är rödmarkerat att tas bort och det grönmarkerade läggas till. Återrapportering till fritidsnämnden Alla beslut som delegater fattat under en månad ska återrapporteras till nämnden genom upprättande av en förteckning som anmäls vid nästkommande nämndsmöte. Gällande anställningsärenden kommer information om de anställningar som beviljats på förvaltningen under månaden att finnas tillgängliga för nämnden på administrativa avdelningen på fritidsförvaltningen. Ansvariga Bo Sjöström

5 Förslag till Delegationsordning 2013 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Fritidsförvaltningen Administrativa avdelningen

6 Innehållsförteckning Förslag till Delegationsordning Inledning... 3 Överklagande... 4 Anmälan av delegationsbeslut... 4 A. EKONOMISKA ÄRENDEN, UPPHANDLING, AVTAL M.M Ekonomiska ärenden Fakturafordringar Inköp och upphandling Avtal - tecknande och uppsägning Försäljning av inventarier m.m B. FÖRENINGSÄRENDEN Föreningsbidrag Registrering av förening... 8 C. ANSTÄLLNINGS- OCH PERSONALÄRENDEN Tillförordnande Anställningsärenden Arbetsmiljö Tjänsteresor och deltagande i kurser... 9 D. VERKSAMHETSÄRENDEN Lokal- planfördelning, uthyrning samt öppethållande Avstängning av besökare/förening Lotteritillstånd E. YTTRANDEN Avge yttrande F. Avsteg Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

7 Inledning Delegering innebär överföring av beslutanderätt från nämnd till utskott eller tjänstemän underställda nämnden. En nämnds rätt att besluta om delegering regleras dels i kommunallagen (KL) genom bestämmelserna i 6 kap , dels i speciallagstiftning som exempelvis socialtjänstlagen (SoL). Med beslut i delegeringsbestämmelserna i KL, avses ställningstaganden som förutsätter vissa överväganden eller bedömningar. Rent förberedande eller verkställande åtgärder, såsom debitering av avgifter enligt fastställd taxa eller liknande anses inte vara beslut i formell mening. Rätten för de anställda att vidta denna typ av åtgärder grundas således inte på delegering utan följer av den arbetsfördelning som måste finnas mellan förtroendevalda och tjänstemän för att den kommunala verksamheten skall kunna fungera. Delegering kan ske till utskott, ledamot eller ersättare, och till anställd hos kommunen. Däremot är så kallad blandad delegering dvs. till förtroendevald och anställd tillsammans - inte tillåten eftersom kollektivt beslutsfattande inom en kommun enbart kan förekomma vad gäller förtroendevalda. Om beslutanderätt delegeras till fritidsdirektör får fritidsnämnden även besluta att överlåta åt fritidsdirektören att i sin tur uppdra åt annan anställd att besluta i hans/hennes ställe (jfr 6 kap. 37 KL). Beslut som fattas av viss beslutsfattare med stöd av delegering får även fattas av överordnad beslutsfattare. Fritidsnämnden kan besluta om villkor för delegering i syfte att kontrollera eller begränsa uppdraget.vidare kan lämnad delegering när som helst återkallas, medan ett beslut som fattats med stöd av delegering däremot i princip inte kan omprövas eller återtas. Nämnden har dock rätt att föregripa en delegats beslutsfattande genom att själv besluta i ärendet. Enligt 6 kap. 34 KL får beslutanderätten inte delegeras vad gäller ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden 1, och vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. I punkt 4 hänvisas till regler i vissa specialförfattningar. Exempel på sådana finns bl.a. i 10 kap. 4 och 5 SoL. Med avdelningschef i delegationsordningen avses chef för drift-och verksamhetsavdelningen, ekonomiavdelningen, administrativa avdelningen, evenemangsavdelningen och. Med enhetschef i delegationsordningen avses arbetsledare underställd avdelningschef. Med sektionschef i delegationsordningen avses arbetsledare underställd enhetschef. 1 Gäller medborgarförslag som väckts i kommunfullmäktige 3 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

8 Överklagande Ett beslut som en delegat fattat kan överklagas på samma sätt som om fritidsnämnden fattat beslutet. När ett beslut enligt en särskild bestämmelse i författning kan överklagas på ett visst sätt, skall överklagandet prövas av den instans som anges i författningen. Detta kallas överklagande enligt förvaltningslagen (tidigare förvaltningsbesvär) och överprövningsinstansen kan pröva både beslutets laglighet och själva sakfrågan. Om inte beslutet kan överklagas enligt förvaltningslagen har kommunmedlemmar möjlighet att överklaga beslutets laglighet (laglighetsprövning enligt kommunallagens regler). Själva sakfrågan prövas då inte. Det ankommer på delegaten att lämna fullföljdshänvisning vid varje överklagningsbart beslut som helt eller delvis går emot den enskilde. Fullföljdshänvisning skall inte lämnas om beslutet endast kan överklagas genom laglighetsprövning. Anmälan av delegationsbeslut Samtliga beslut som delegat fattat skall anmälas till fritidsnämnden på sätt som nämnden har beslutat. Anmälningsskyldigheten gäller också beslut som fattats på vidaredelegation från fritidsdirektören. Enligt kommunallagen är det obligatoriskt med ett anmälningssystem. Detta för att bl.a. tillgodose nämndens informations- och kontrollbehov. Anmälan har också betydelse för beräkning av överklagandetiden. En förteckning med de beslut som delegat fattat upprättas varje månad och delges vid nästkommande nämndsmöte. 4 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

9 A. EKONOMISKA ÄRENDEN, UPPHANDLING, AVTAL M.M. 1. Ekonomiska ärenden Ordförande, 1.e vice ordförande, fritidsdirektör, ekonomichef. Två i förening 1.1 Firmateckning Utse besluts- och behörighetsattestanter samt ersättare för 1.2 dessa Fritidsdirektör 1.3 Bevilja kassaförlag (handkassa) Ekonomichef Beslut om periodisering av kommunbidrag som avser 1.4 tilläggsanslag Fritidsdirektör 1.5 Bevilja betal- och kreditkort Fritidsdirektör 1.6 Besluta om ersättning för sakskada förorsakad av personal med högst ett basbelopp Fritidsdirektör Tecknande och uppsägning av företagskonto och 1.7 checkkonto Fritidsdirektör 1.8 Ersättning vilka ej regleras enligt fastställd prislista Enhetschef 1.9 Direktuttag från post- och bankgiro, lösa ut postförsändelser till fritidsnämnden, postanvisningar och utbetalningskort Ekonomichef och ekonom 2. Fakturafordringar 2.1 Ge anstånd med betalning < kronor och högst en månads anstånd Budgetansvarig 2.2 Ge anstånd med betalning kronor och högst tre månaders anstånd Ekonomichef 2.3 Ge anstånd med betalning > kronor eller över tre månaders anstånd Fritidsdirektör 2.4 Godkänna avbetalningsplan omfattande fordringar kronor Ekonomichef 2.5 Godkänna avbetalningsplan omfattande fordringar > kronor Fritidsdirektör Kvarhållande av föreningsbidrag exkl. lönebidrag som avdrag för förfallna fordringar 2.6 Det totala avdraget kronor Ekonomichef 2.7 Det totala avdraget kronor Fritidsdirektör 2.8 Det totala avdraget > kronor 5 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

10 Beslut gällande avstängning från aktivitetsytor och andra tjänster på grund av förfallen fordran 2.9 Alla kunder med undantag för registrerade föreningar 2.10 Registrerade föreningar och avstängning från bokad tid för seniorverksamhet dock ej seriespel upp tom 1 månad Fritidsdirektör 2.11 Övriga avstängningar av registrerade föreningar 2.12 Justering av fakturaunderlag Enhetschef 2.13 Av- och nedskrivning av fakturafordring understigande kronor Ekonomichef 2.14 Av- och nedskrivning av fakturafordring understigande kronor Fritidsdirektör 2.15 Av- och nedskrivning av fakturafordring utöver dessa belopp 3. Inköp och upphandling Upphandling som inte avser drift av verksamhet eller är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 3.1 Understigande kronor per tillfälle Sektionschef 3.2 Understigande kronor per tillfälle Enhetschef 3.1 Högst sju basbelopp per tillfälle 3.2 Över sju basbelopp per tillfälle Fritidsdirektör Upphandling som avser drift av verksamhet eller är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 3.3 Beslut om tilldelning utifrån anbudsutvärdering Fritidsdirektör 3.4 Tecknande av avtal Fritidsdirektör Avrop på ramavtal. Beloppsgränsen avgränsas av i budgeten anslagna medel och beviljade projektmedel Inköp med beaktande av inköpspolicy och i budget anslagna medel och beviljade projektmedel Budgetansvarig enligt attestförteckning Budgetansvarig enligt attestförteckning 4. Avtal - tecknande och uppsägning 4.1 Avtal avseende extern förhyrning av lokal Ekonomichef 4.2 Kommuninterna avtal avseende förhyrning av lokaler och anläggningar samt förlängning av ingånget avtal, om hyreshöjningen inte är väsentlig 4.3 Avtal avseende fast uthyrning av fritidsförvaltningens lokaler Enhetschef /Enhet 4.4 Avtal gällande seriespel och evenemang/arrangemang schef 6 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

11 4.5 Reklamavtal efter av nämnden fastställda riktlinjer, s.k. goodwill-avtal Enhetschef 4.6 Tecknande av sponsoravtal Fritidsdirektör 4.7 Serviceavtal Budgetansvarig enligt attestförteckning 4.8 Tecknande av riskavtal Fritidsdirektör Avtal av typ städning, leasing, kontorsutrustning, underhåll m.m. 4.8 Högst fyra basbelopp 4.9 Över fyra basbelopp Fritidsdirektör Beslut om uppsägning av hyresgäst på grund av obetald hyra 4.10 Registrerad förening / Fritidsdirektör 4.11 Övrig hyresgäst Fritidsdirektör 5. Försäljning av inventarier m.m. 5.1 Försäljning av avskrivna inventarier m.m. Ekonomichef 5.2 Försäljning av ej avskrivna inventarier m.m. B. FÖRENINGSÄRE NDEN 1. Föreningsbidrag 1.1 Beslut om bidrag för anställda som uppbär lönebidrag 1.2 Beslut om arrangemangsbidrag för mindre arrangemang Sekreterare / Enhetschef 1.3 Beslut om stipendiet Fritidsexpressen Sekreterare 1.4 Beslut om arrangemangsbidrag för större arrangemang, där bidragsbelopp kronor evenemangsavdelninge n 1.5 Beslut om arrangemangsbidrag för större arrangemang, där bidragsbelopp > kronor 1.6 Beslut om jämställdhetsbidrag, där bidragsbelopp kronor föreningssavdelningen 1.7 Beslut om jämställdhetsbidrag, där bidragsbelopp > kronor 1.8 Från förening begära in medlemsförteckning, bokföring, yttranden, förklaringar och upplysningar i övrigt som är av betydelse för bidragsgivning Sekreterare 1.9 Välja ut förening för särskild granskning i enlighet med fritidsnämndens allmänna bestämmelser för föreningar Sekreterare 7 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

12 1.10 Beslut om bidrag för lovverksamhet Beslut om bidrag för särskilda insatser i enlighet med verksamhetsplan och budget, upp till och med kronor per förening Sekreterare 2. Registrering av förening Beslut om registrering av förening till nivå 1 eller Sekreterare organisation enligt bidragsbestämmelserna Beslut om registrering av förening till nivå 2 och 3 enligt bidragsbestämmelserna Återkallande av registreringsnivå för förening som inte längre uppfyller kriterierna för att vara registrerad på den aktuella nivån. Undantag föreligger om föreningen inte uppfyller villkor för att vara uppbyggd och fungera enligt demokratiska principer Avregistrera förening som inte inkommer med föreningsrapport enligt bidragsbestämmelserna C. ANSTÄLLNINGS - OCH PERSONALÄRE NDEN 1. Tillförordnande 1.1 Utse tillförordnad fritidsdirektör vid ordinarie fritidsdirektörs frånvaro 2. Anställningsärenden Grundbefattningar 2.1 Tillsvidareanställning Sektionschef 2.2 Visstidsanställning under 12 månader Sektionschef 2.3 Provanställning Sektionschef 2.4 Tillsvidareanställning 8 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

13 2.5 Visstidsanställning under 12 månader Fritidsdirektör Enhetschef 2.6 Tillsvidareanställning Fritidsdirektör 2.7 Visstidsanställning under 12 månader Sektionschef 2.8 Tillsvidareanställning 2.9 Visstidsanställning under 12 månader Enhetschef 2.10 Kvarstå i tjänst efter uppnådd pensionsålder Administrativ chef 3. Arbetsmiljö 3.1 Ansvarsfördelning av arbetsmiljöfrågorna Fritidsdirektör 4. Tjänsteresor och deltagande i kurser 4.1 Deltagande i kurs eller konferens inom Norden Enhetschef 4.2 Deltagande i kurs eller konferens utom Norden Fritidsdirektör 4.3 Tjänsteresor inom Sverige Sektionschef 4.4 Tjänsteresor inom Norden Enhetschef 4.5 Tjänsteresor inom Europa Fritidsdirektör 4.6 Tjänsteresor och deltagande i konferens utom Europa 4.1 Tjänsteresor och deltagande i konferens utom Norden D. VERKSAMHETS ÄRENDEN 1. Lokalplanfördelning, uthyrning samt öppethållande 1.1 Säsongsfördelning av lokaler och planer enligt fastställda riktlinjer / Förändringar av säsongsfördelning av lokaler och planer 1.2 Avvikelser från fastställd prislista avseende uthyrning av anläggning i samband med arrangemang och evenemangsavdelninge n 9 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013

14 1.3 Avvikelser från fastställd prislista och fastställda bidragsregler avseende tidsfaktor för ansökan om arrangemang och arrangemangsbidrag och evenemangsavdelninge n 2. Avstängning av besökare/förening 2.1 Avstängning av besökaren under, högst tre månader, vid allvarlig incident eller för att besökare vid upprepade gånger gjort sig skyldig till ordningsstörande beteende, av sådant slag att grund för avvisning förelegat Enhetschef / 2.2 Beslut om att tillfälligt, högst under 30 dagar, frånta en förenings rätt att utnyttja aktivitetsytor om föreningen åsamkat en allvarlig incident eller vid upprepade gånger inte följt fastlagda ordnings- och skötselregler och drift- och verksamhetsavdelninge n 3. Lotteritillstånd 3.1 Beslut om lotteritillstånd E. YTTRANDEN 1. Avge yttrande 1.1 Avge yttrande till Förvaltningsrätten i Malmö Delegaten i ursprungsbeslutet 1.2 Avge yttrande till förening eller annan part Delegaten i ursprungsbeslutet F. Avsteg 1.1 Göra avsteg från prislista Fritidsdirektör 10 Fritidsförvaltningen Förslag till Delegationsordning 2013