Administrativa rutiner inom räddningstjänsten. Miljö- och byggnadsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Administrativa rutiner inom räddningstjänsten Miljö- och byggnadsnämnden Lomma kommun November 2006 NN, auktoriserad och certifierad kommunal revisor NN, revisionskonsult NN, certifierad kommunal revisor NN, revisionskonsult

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte och genomförande Kommunens regler/anvisningar Attestreglemente Leverantörsfakturahantering Granskningens resultat Kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen Kontrollmål: Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar Kontrollmål: Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter Kontrollmål: Den ekonomiska händelsen åsätts ett verifikationsnummer och bokförs i registreringsordning Specifika Telefonabonnemangen hos räddningstjänsten Lomma räddningstjänst heltidsklubb Sammanfattning...9 2

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Lomma kommuns revisorer har mot bakgrund av tidigare påtalade brister inom räddningstjänsten avseende hantering av leverantörsfakturor 1, beslutat att genomföra en uppföljning av tidigare granskning av nämndens interna kontroll. En ändamålsenlig intern kontroll i system och rutiner är en förutsättning för att den information som ligger till grund för politiskt beslutsfattande är tillförlitlig. På samma sätt utgör den interna kontrollen i redovisningens system och rutiner en förutsättning för att årsredovisning och delårsrapporter motsvarar de krav som lag och normgivare ställer. Det är även en förutsättning för att skapa trygghet och säkerhet för både förtroendevalda och tjänstemän i sin tjänsteutövning. Granskningen utgår från kommunallagens regler om intern kontroll, den kommunala redovisningslagens regler för bokföring, gällande skatteregler samt kommunens attestreglemente. Lagen fastställer bland annat att nämnderna och styrelsen skall ha kontroll över sin verksamhet. 1.2 Syfte och genomförande Syftet med granskningen av de administrativa rutinerna är att bedöma om tillämpade rutiner för hantering och registrering av leverantörsfakturor är tillräckliga och ändamålsenliga. Därutöver har en genomgång skett av hanteringen av mobil- och stationära telefonabonnemang. Granskning av Lomma räddningstjänsts heltidsklubbs konto i SEB har tillkommit efter att granskningen påbörjades. I granskningen görs en kartläggning och verifiering av nämndens interna kontroll av utvalda rutiner. Granskningen har utgått utifrån följande kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen. Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar. Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter. Den ekonomiska händelsen åsätts ett verifikationsnummer och bokförs i registreringsordning. Telefonabonnemangen följer de avtal och regler som finns i kommunen. 1 Se upprättad rapport september

4 Stickprovsvis granskning av leverantörsfakturor samt intäktsredovisning som avser år 2005 har genomförts inom räddningstjänsten. Därutöver har en genomgång gjorts av vilka telefonabonnemang som finns samt villkoren för dessa. I granskningen har ansvarig chef och tf chef för räddningstjänsten samt ekonomichefen i Lomma kommun intervjuats. och granskningsiakttagelser som är obetydliga, har inte medtagits i rapporten. Det finns också iakttagelser, som utifrån den information som tillhandahållits oss, inte har utretts vidare utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv. Det kan finnas avtal eller annan information som kan vara väsentliga för bedömningarna i rapporten som inte tillhandahållits oss i granskningen. 2 Kommunens regler/anvisningar 2.1 Attestreglemente Kommunfullmäktige har, , antagit nuvarande attestreglemente. Reglementet gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna sådana, samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. En viktig grund i fakturahanteringen är attestbegreppet. Varje ekonomisk transaktion skall kunna verifieras, det vill säga underlaget till transaktionen skall finnas som ett fysiskt eller elektroniskt dokument en verifikation i redovisningen. Följande attestmoment och kontroller gäller för externa transaktioner; - sakattest; kontroll av att vara eller tjänst beställts och erhållits till rätt kvantitet och kvalitet samt att fakturan är fullständig och korrekt. - beslutsattest; kontroll mot beställning, beslut och anslag. - behörighetskontroll; kontroll av behörighet. I anvisningar för tillämpningen av attestreglementet framgår ytterligare information om de olika attestmomenten. Attesten är en sammansatt process som skall involvera två personer. Dessutom skall behörighetskontroll avseende externa transaktioner genomföras av en tredje person. Beträffande räddningstjänsten skall det dessutom alltid finnas två personer som beslutsattesterar varje faktura enligt särskilt beslut av Miljö- och byggnadsnämnden. Av attestreglementet framgår det att den som själv är betalningsmottagare för en transaktion inte kan vara beslutsattestant. Beslutsattestanten får inte heller attestera vara eller tjänst som beslutsattestanten kan ha personlig nytta av. 4

5 2.2 Leverantörsfakturahantering Av dokumentet benämnt Leverantörsfakturahantering som är en del av kommunens ekonomihandbok, beskrivs rutinen för hur hanteringen av fakturor ska gå till. 3 Granskningens resultat 3.1 Kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen Verifikationerna måste innehålla viss information för att attestanterna skall kunna utföra de olika kontrollmomenten. Av 2 kap 4 kommunala redovisningslagen framgår att Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. För att kunna klargöra huruvida specifika inköp har ett samband med verksamheten eller inte, krävs även att deltagarförteckning finns då exempelvis förtäring sker. För att kunna avgöra om avdragsrätt finns, samt i så fall till vilket belopp, måste syftet med exempelvis förtäringen vara angivet på fakturan. Avseende förtäring och kurser anges inte alltid deltagare och/eller ändamål. Vid ett tillfälle har drygt 500 kronor mer än vad som avtalats betalts. Läskedrycker har vid fyra tillfällen köpts till belopp om över kronor per tillfälle. Enligt uppgift så har delar av dryckerna sålts i samband med att personalen genomfört träningspass på räddningstjänstens anläggning. Intäkterna för dryckerna har, enligt uppgift, tidigare använts vid diverse personalsammankomster. Vid ett tillfälle ( ) har intäkterna redovisats in till kommunen till ett belopp om 663 kronor. Inköp och försäljning av läskedrycker har, enligt uppgift, upphört i november-december Vid granskningen konstateras också att personalen på räddningstjänsten fått extra julgåvor utöver de kommunen delar ut till samtliga anställda. Inköp av skyddskläder till ett belopp om kronor exkl moms har fakturerats utan att specifikation bifogats fakturan. Efter anmodan har företaget skickat specifikationen som inte är i överensstämmelse med följesedel som bifogats leveransen. 5

6 Vid representation och dylikt, skall liksom revisionen tidigare framhållit, även syftet anges. I annat fall kan avdragsrätten för ingående moms komma att ifrågasättas. Det är viktigt att det finns rutiner för att säkerställa att kommunen inte betalar mer än vad som avtalats med leverantören. Samtliga intäkter i verksamheten ska bruttoredovisas och enligt gällande regler regelbundet redovisas in till kommunen. Om julgåvor överstiger gränsvärde på 400 kronor inklusive moms är det sammanlagda beloppet skattepliktigt för mottagen. Arbetsgivaren får därmed betala sociala avgifter. Samtliga fakturor ska innehålla en specifikation av vad den ekonomiska händelsen avser antingen på fakturan eller som en separat specifikation. 3.2 Kontrollmål: Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar Samtliga erforderliga handlingar som styrker den ekonomiska händelsen såsom fakturor, följesedlar, kvitton m m skall finnas som underlag för den ekonomiska händelsen. Inköp av skyddskläder till ett belopp om kronor exkl moms har fakturerats utan att specifikation bifogats fakturan. Se kontrollmål 3:1. Se kontrollmål 3: Kontrollmål: Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter Av attestreglementet framgår bl a att sakattest, beslutsattest och behörighetskontroll ingår i attestordningen. Vid köp av terminalglasögon för eget bruk beslutsattesterades inköpet av den person som genomförde inköpet. Vid intervjun med ansvarig tjänsteman för räddningstjänsten framkom att det inte var terminalglasögon utan vanliga glasögon. Glasögonen utgör, enligt dennes uppgift, ersättning för förstörda glasögon i tjänsten. Glasögonen är inköpta på annat ställe än där kommunen har avtal med leverantör om detta. 6

7 På flertalet fakturor är det enbart en person som beslutsattesterat fakturorna. Vid något enstaka tillfälle saknas sakattest. Attestering skall ske enligt kommunens anvisningar så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Huvudregeln är att besluts- samt sakattest skall ske av två olika personer. Behörighetsattesten är härutöver viktig som sista led i kontrollkedjan, eftersom denna attest är en kontroll av behöriga attestanter. Beslutsattestant skall vara behörig och får ej verkställa beslutsattest avseende betalning till sig själv. Principen för beslutsattestering är att beslutsattestanten ej får vara jävig. Det är inte tillfredsställande att inköp som avser beslutsattestanten attesteras av denne och att inköp sker av annan leverantör än den eller de som kommunen tecknat avtal med. 3.4 Kontrollmål: Den ekonomiska händelsen åsätts ett verifikationsnummer och bokförs i registreringsordning I den kommunala redovisningslagen 2 kap 5 anges I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet skall kunna fastställas. Bokföringen skall ske på ett sådant sätt att det överensstämmer med god redovisningssed. Efter kontering och attestering sker registrering/bokföring och fakturan åsätts ett verifikationsnummer. Revisionen har inget att erinra på denna punkt. 7

8 3.5 Specifika Telefonabonnemangen hos räddningstjänsten Räddningstjänsten disponerar fyra mobiltelefoner som är kopplade till Comviq som leverantör. Till tre av dessa mobiltelefoner finns en pott knuten som enligt en skriftlig bekräftelse från , uppgick till kronor/år och som enligt en annan bekräftelse utökats till kronor/år. Potten har kunnat användas för att ringa på dessa mobiltelefoner var potten knuten till två mobiltelefoner och från till tre mobiltelefoner. Den fjärde mobiltelefonen har, enligt uppgift, ingen koppling till potten. Enligt räddningstjänstchefen har potter funnits sedan Återstående belopp som inte använts under ett år överförs till nästkommande år enligt uppgift från Comviq. Enligt räddningstjänstchefen har räddningstjänsten erbjudits dessa av Comviq vilket även gäller den utökade potten. Det är inget som skriftligt avtalats utan det har erbjudits av Comviq som en gratifikation för att de enligt avtal disponerar mark på vilken etablerats master av Comviq (bilaga). En av dessa mobiltelefoner använder räddningstjänstchefen och de övriga tre telefonerna är knutna till särskilda fordon inom räddningstjänsten enligt uppgift från räddningschefen. Vid granskningen konstaterades att räddningstjänstchefen använt sin mobiltelefon till privata samtal utan att detta har reglerats. Regler för hur privata samtal ska hanteras i kommunen har enligt uppgift från ekonomichefen funnits åtminstone sedan Räddningschefen torde därför vara väl förtrogen med dessa regler. Vid vår granskning har svårigheter förelegat att följa de tre abonnemangens nyttjande. Specifikationer över ringda nummer fanns inte att tillgå hos kommunen. Efter begäran hos Comviq har visst underlag till specifikationerna av ringda samtal erhållits. Dock saknas komplett underlag för att kunna bedöma de tre abonnemangens storlek av samtalspotterna och hur dessa har hanterats mellan åren. Avtalet med Comviq ingicks I detta avtal som omfattar nyttjanderätten av mark finns inget avtalat om ersättning. Förfarandet med samtalspotter som ersättning har tillkommit vid senare tidpunkt. Tidpunkten härför kan inte spåras. Ej heller finns ingångna avtal som reglerar förhållandet mellan kommunen och Comviq beträffande samtalspotterna. Förfarandet att hantera hyresersättning genom samtalspotter är mycket anmärkningsvärt och enligt vår uppfattning helt felaktigt. På grund av det bristfälliga underlaget har vår granskning inte kunnat utröna hur samtalspotterna handhafts. Det kan inte uteslutas att samtalspotterna nyttjats för privat bruk och därmed otillbörligt. En utredning härav förutsätter ytterligare granskning. 8

9 Det är inte tillfredsställande att kommunens ingångna avtal beträffande mobiltelefoner med Vodafone åsidosätts på det sätt som skett. Kommunen måste snarast tillse att alla verksamheter, även räddningstjänsten, följer ingångna avtal. Det är inte heller tillfredsställande att ansvarig chef, som ska agera föredömligt visavi arbetsgivare samt sina kollegor i övrigt, inte betalar sina privata samtal trots att påminnelse om detta skett vid upprepade tillfällen. 3.6 Lomma räddningstjänst heltidsklubb Under granskningens gång har det kommit till vår kännedom att Lomma räddningstjänst heltidsklubb har ett konto i SEB som tecknats av räddningschefen. Kontot har inte kunnat analyserats med avseende på hur kontot uppkommit, vilka insättningar och uttag som gjorts under de tre senaste åren. På förfrågan hos kontoförande bank har hänvisats till att kontot tillhör privatperson och därför kan inte begärda uppgifter lämnas. Granskning av kontot har inte varit möjligt att genomföra eftersom banken anser att det är ett privat konto. 3.7 Sammanfattning Sammanfattningsvis kan således noteras att den interna kontrollen inom miljö- och byggnadsnämnden brustit i flera avseenden. Rutinerna kring fakturahantering behöver förbättras när det gäller bl a attest, representation och specifikationer som styrker den ekonomiska händelsen. Dessutom är det mycket anmärkningsvärt att en av kommunens förvaltningschefer åsidosätter kommunens ingångna avtal på sätt som skett. Vår granskning vill särskilt uppmärksamma två förhållande, Ett flertal kontakter har tagits såväl muntligt som brevledes med teleoperatören Comviq. Trots detta har av oss efterfrågade uppgifter inte lämnats. Kontot i SEB Lomma räddningstjänst heltidsklubb har inte kunnat analyserats eftersom vi inte har fått ta del av vilka insättningar och uttag som gjorts de senaste åren. I dessa delar är granskningen ofullständig och undandrar sig vår bedömning huruvida förmåner utgått till enskild person eller inte. Det kan därför inte uteslutas att någon genom sin tjänsteställning otillbörligt tillskansat sig förmåner. 9