Löpande granskning av intern kontroll

Transkript

1 Revisionsrapport Löpande granskning av intern kontroll Redovisningsrutiner (PM 4) Landstinget Gävleborg Pär Månsson Helena Carlson Hanna Franck Larsson Februari 2013

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Intern kontroll Revisionsfråga och revisionskriterier Avgränsning och metod Granskningsresultat Lager- och förrådshantering Lager- och förrådsinventering Leverantörsfakturahantering Skanning Kontering och attest Utbetalning Rutin för resor och representation Resultat från stickprov Kundfakturahantering Lönehantering Reseräkningar och egna utlägg Revisionell bedömning Landstinget Gävleborg

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att styrelser och nämnder själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning och säkra rutiner. Intern kontroll är ett ledningsverktyg med betydelse för tjänstemannaledning, landstingsstyrelsen samt nämnderna. Kontrollsystem ska säkerställa att beslut fattas på ett korrekt underlag. De ska också skydda mot medvetna eller omedvetna fel när det gäller hanteringen av landstingets tillgångar. En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. I kommunallagen nämns att all verksamhet ska granskas årligen. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Gävleborg genomför en årlig granskning, Löpande granskning av intern kontroll i system och rutiner. Denna granskning omfattar en genomgång och analys av ett antal rutiner/ processer för att säkerställa den interna kontrollen Intern kontroll Intern kontroll kan övergripande definieras som en process för att kunna uppnå följande mål; Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m. Landstingsstyrelsen har ett tydligt ansvar för den interna kontrollen enligt kommunallagen 6 kap 1. I lagen nämns bl a att styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av landstingskommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet Revisionsfråga och revisionskriterier Syftet med löpande granskning av intern kontroll är att granska och bedöma landstingsstyrelsens förmåga att leda och styra verksamheten för att skapa förutsättningar för en god intern kontroll. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga och revisionskriterier: Är landstingsstyrelsens interna kontroll avseende utvalda redovisningsrutiner tillfredsställande? Landstinget Gävleborg 1 av 10

4 Revisionskriterier: Finns tillförlitliga redovisningsrutiner? Hur är följsamheten till dessa rutiner? Vilka kontroller/uppföljning sker utifrån fastställda rutiner? Finns tillförlitliga rutiner för lagerinventering? 1.4. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till redovisningsrutiner gällande resor och representation, faktureringsrutin, lönerutin samt rutiner för lagerinventering. I granskningen har det även inom tillämpliga områden gjorts en uppföljning av föregående års noteringar. Granskningen har genomförts genom intervjuer med verksamhetsföreträdare på ekonomiservice och löneservice, stickprov avseende resor och representation samt en genomgång av dokument exempelvis rutiner. Landstinget Gävleborg 2 av 10

5 2. Granskningsresultat 2.1. Lager- och förrådshantering Under år 2009 startades genomförandet av projektet Varuförsörjning till avdelning. Målen med projektet var att minimera tiden för utbildad personal att hantera förråden, minska lagerytorna samt minska lagren av förrådsartiklar. Projektet bestod bland annat av följande delprojekt: Förrådsskåp, vilket innebar att den tidigare hanteringen ersattes med lokala förrådsskåp. I början av år 2013 var 110 enheter inne i förrådslösningen med totalt ca 240 förrådsskåp. Arbetet med att få in fler enheter pågår. Man arbetar idag utifrån principen att två veckors lager fördelas på två fack. När det första facket är slut så görs en beställning genom att underlagen till beställningarna skannas. Inventering av lager- och förråd där bland annat en ny rutin för inventering togs fram. Enligt slutrapporten har den nya förrådshanteringen medfört en effektivare inventeringsrutin. Målen med projektet har enligt slutrapporten överträffats, vilket bland annat medfört att resurser frigjorts till att utnyttjas till vårdande uppgifter samt att ytor har friställts till annat ändamål. Utöver detta har även förrådens storlek halverats Lager- och förrådsinventering Per den sista december uppgick värdet av lager- och förråd till: (tkr) Förråd och lager Lager, hörapparater Lager, läkemdel Lager, implantat Totalt Under året bokförs inköp av förbrukningsmaterial löpande, som en driftkostnad. Kvarvarande material per den sista december inventeras sedan i enlighet med rutinen för lager- och förrådsinventering, för att erhålla en rättvisande bild av förbrukningen under året. I den rutin som fastställdes avseende Rutin för lager- och förrådsinventering anges att syftet med denna är att säkerställa att landstingets förråd identifieras, värderas och redovisas på ett rättvisande sätt. Landstinget Gävleborg 3 av 10

6 Följande fastställs i rutinen: Förråds- och lagervärden ska fastställas årligen genom fysisk inventering per den 31 december. För den fysiska inventeringen ansvarar verksamhetseller avdelningschef. En bedömning ska göras om vilka förråd som är aktuella för inventering samt när och hur inventeringen lämpligast genomförs. Bland annat ska förrådsvärdena vara av väsentlig betydelse. Utifrån detta har en lägsta beloppsgräns om 50 tkr angivits för respektive vårdenhet/enhet. Detta medför att förråd som sammantaget inom en vårdenhet/enhet bedöms understiga ett värde om 50 tkr inte ska medräknas och inte heller behöver inventeras. Ekonomistöd ansvarar för att samordna genomförandet och fungera som stöd i värderingsfrågorna. Inventering ska endast göras av varor som ingår i den direkta kärnverksamheten. Bland annat ska läkemedel, implantat och sjukvårdsmaterial medräknas. Livsmedel, utbildningsmaterial samt material för apparat- och maskinunderhåll medräknas endast av de verksamheter som tillhandahåller varor/tjänster inom respektive område. Varor som inte används i direkt koppling mot kärnverksamheten eller varor som inte längre används ska inte medräknas i lagervärdet. Huvudregeln är att inventering ska göras vara för vara och enhet för enhet. En samlad värdering är tillåten där varje enskild vara betingar ett relativt litet värde och där det är naturligt att till exempel inventera förpackningar istället. Värderingen ska ske till det lägsta värdet av anskaffningspris och återanskaffningspris. Fastställd inventeringsmall ska användas och ska fyllas i elektroniskt eller om dator inte är tillgänglig ska uppgifterna fyllas i elektroniskt i efterhand. Ifylld mall ska skrivas ut och signeras och lämnas till Ekonomistöd som ska kontrollera att listorna är summerade och signerade. Ekonomiservice ansvarar sedan för att redovisning sker i ekonomisystemet samt att materialet arkiveras. Efter genomförd genomgång av lagerinventeringsunderlag upprättade i samband med bokslut år 2012, lämnas följande kommentarer: Inventeringsunderlag återfinns för granskade enheter och är upprättade inför bokslut Inventeringsdatum kan dock avvika från den 31 december. Det återfinns enskilda lager som understiger 50 tkr, men det kan i dessa fall vara så att enhetens totala lager överstiger minimigränsen för inventering. Av kontrollerade inventeringar är bedömningen att dessa görs vara för vara i enlighet med rutinen och i regel innehåller artiklar kopplade till kärnverksamheten. I underlagen återfinns dock även artiklar som inte borde ha inventerats, som till exempel diskmedel. I ett fall har livsmedel inventerats per den 21 december. Det kan ifrågasättas vilket värde dessa hade på balansdagen, den sista december. Landstinget Gävleborg 4 av 10

7 För att kontrollera värderingen, har stickprov genomförts. Av kontrollerade artiklar är värdet på dessa genomgående värderade till anskaffningsvärde. I regel används fastställd inventeringsmall, men det förekommer även att andra mallar används. Det återfinns även underlag som kompletterats med manuella noteringar i blyerts samt nya summeringar. I regel är inventeringsintygen undertecknade, men i flera fall återfinns endast maskinella namnförtydliganden Leverantörsfakturahantering Skanning Under år 2009 övergick landstinget från att skanna leverantörsfakturor internt på Ekonomiservice till att lägga ut hanteringen externt. Skanning samt arkivering sker idag hos extern distributör. Leverantörsfakturor sänds till en speciell adress för att gå direkt till skanningsleverantören. I de fall fakturor feladresseras sänds fakturorna vidare manuellt för skanning. Det finns dock även fakturor som skannas manuellt på Ekonomiservice. Efter att fakturan har skannats och ankomstregistrerats hos skanningsleverantören sänds den i fil tillbaka till Ekonomiservice som läser in filen i systemet. I de fall det uppstår problem i samband med skanningen görs en återkoppling till leverantören för att åtgärda problemet. I samband med intervjuer har det framkommit att rutinen idag fungerar väl. Upplägg av nya leverantörer görs manuellt på Ekonomiservice. Vid upplägg av ny leverantör sker bland annat kontroll av att leverantören innehar F-skatt. Om denna saknas, läggs leverantören inte upp, utan man kontaktar leverantören alternativt sänder faktura till Löneservice för utbetalning. Det pågår ett arbete med att ta fram en checklista som ska användas i samband med upplägg av nya leverantörer. För att kunna lägga upp en ny leverantör måste man inneha en särskild roll i systemet. Det är olika roller för upplägg av leverantörer samt registrering av faktura. En person får inte inneha båda rollerna, d v s inte både lägga upp leverantörer/ändra leverantörsuppgifter och registrera fakturor. Kontroll av att man har rätt roller i systemet har genomförts under året, bland annat att samma person inte kan lägga upp en leverantör samt registrera fakturor Kontering och attest När fakturan kommer till Ekonomiservice ska kontroll göras av att den innehåller obligatoriska uppgifter. Även här håller en checklista på att tas fram, som stöd för arbetet. En grupp på Ekonomiservice förslagskonterar och skickar sedan fakturan vidare för granskningsattest. Förslagskonteringen uppges fungera bra och bidrar till en mer korrekt kontering. Vid intervjuer framkommer dock att det finns en risk att förslagskonteringen inte kontrolleras fullt ut av attestanterna. Landstinget Gävleborg 5 av 10

8 Periodisering av fakturorna sker i samband med förslagskontering. Det finns en rutin för periodisering som stöd för arbetet, där det bland annat anges vilka beloppsgränser som gäller. Granskningsattestanten ska kontrollera fakturans korrekthet, förslagskonteringen och efter attest sänds fakturan till beslutsattestant som godkänner fakturan. För beslutsattest finns beloppsgränser för olika organisationsnivåer. Om fakturan överskrider beloppsgränsen ska fakturan inte bara attesteras på aktuell organisationsnivå utan även av överordnad chef. Om en faktura överstiger en beloppsgräns går den med automatik vidare till nästa attestant i systemet. För att säkerställa att det endast finns behöriga attestanter registrerade i systemet sker kontroller genom att det sänds ut förteckningar över aktuella attestanter som kontrolleras av verksamheterna. Kontroll av detta har genomförts under året, men det finns ingen rutin som fastställer med vilken periodicitet det ska ske Utbetalning Utbetalningar hanteras av personer inom kassagruppen på Ekonomiservice och regleras genom attestreglementet och anvisningarna till dessa. Det skapas en betalningsfil som består av de fakturor som förfaller till betalning inom två bankdagar. Betalningsfilen attesteras av två personer. Attestanterna som hanterar utbetalningen gör en signatur i ekonomisystemet. Efter detta motsignerar banken innan utbetalning sker. I samband med utbetalning ska även kontroller genomföras. Kontrollerna består av en rimlighetsbedömning av det totalt utbetalda beloppet, kontroll av samtliga fakturor överstigande 200 tkr samt stickprovskontroll av övriga fakturor. När kontroll har utförts, ska den som kontrollerat sätta sin signatur på fakturan, elektroniskt i systemet. Löpande avstämning av leverantörsreskontran sker på Ekonomiservice Rutin för resor och representation Det ska tas fram en dokumenterad rutin för hur stickprovskontroller av fakturor avseende resor och representation ska genomföras. Arbetet med rutinen hade vid granskningstillfället inte slutförts. I samband med årsbokslut 2012 gjordes även stickprov inom dessa kostnadsslag. Någon dokumentation kring detta har inte erhållits men i samband med intervjuer har det framkommit att resultatet visade att deltagare i regel finns angiven på representationsfakturorna men att syfte ofta saknas. Det pågår även ett arbete med att ta fram en rutin som tydliggör vilken information som ska finnas med på fakturor bland annat vid resor. När Ekonomiservice uppmärksammar att information saknas på fakturorna meddelas detta till verksamheterna. Det framkom i samband med intervjuer att det, framförallt avseende representation, krävs ständiga påminnelser till verksamheterna angående syfte och deltagare. Landstinget Gävleborg 6 av 10

9 Resultat från stickprov I samband med den löpande granskningen har det genomförts stickprovskontroller av leverantörsfakturor, för att kontrollera tillförlitligheten i hanteringen. Den generella bedömningen från tidigare år är att informationen på fakturorna förbättrats de senaste åren. Några av anledningarna till detta har varit ett resultat av lämnad information samt arbetet med kontroller hos de som arbetar med förslagskontering. Vissa brister uppmärksammades dock även föregående år och rekommendationen var att fortsätta arbetet med kontroller samt förmedla information till berörda avseende vilka uppgifter som ska framgå på fakturan. Vi har översiktligt och stickprovsmässigt granskat fakturor inom kostnadsslagen representation och resor. Tabellen nedan visar vilka kontroller vi har gjort för respektive kostnadsslag: Kostnadsslag Syfte Deltagare Moms Representation * X X X Resor X X * Momsavdrag max 10,80 per person restaurangmomsen sänktes från den 1 januari 2012 till 12% Utifrån genomförd stickprovskontroll konstateras att: På de granskade representationsfakturorna (inklusive personalrepresentation) finns brister i information både avseende syfte samt deltagare. Det kan även konstateras att det finns brister avseende momshanteringen. Det finns de fakturor där man har reducerat momsen korrekt utifrån den nya restaurangmomsen om 12%, men det återfinns ett antal fakturor där någon reducering av momsen inte har gjorts, trots att detta borde ha gjorts. Det på de fakturor som avser resor, i stor utsträckning anges deltagare. Däremot finns brister i angivande av syfte genom att det antingen saknas helt alternativt att det anges, men beskrivningen inte bedöms tillräcklig. Rekommendationen är att fortsätta arbetet med kontroller samt förmedla information till berörda avseende vilka uppgifter som ska framgå på fakturan samt att säkerställa att momshanteringen blir korrekt. Avseende momshanteringen är det av vikt att det säkerställs att information lämnas till samtliga berörda i samband med att momsregler ändras Kundfakturahantering Under år 2012 har det gjorts en separat fördjupad granskning av intäktsredovisningen av patientavgifter. I den löpande granskningen har därför endast den manuella hanteringen följts upp. För hanteringen kring intäktsredovisningen kopplad till patientavgifter hänvisas till den fördjupade granskningen. Landstinget Gävleborg 7 av 10

10 De manuella underlagen till kundfakturor avser exempelvis underlag för vidarefakturering från Folkhögskolorna. För ändamålet finns särskilda blanketter som ska användas. Underlaget till fakturorna sänds till Ekonomiservices kundreskontragrupp, som sedan sköter den vidare hanteringen. I samband med intervjuer har det framkommit att de manuella underlagen från verksamheterna överlag håller en god standard. Det förekommer dock att det är brister i underlagen. I dessa fall kontaktas verksamheten och kompletterande information lämnas Lönehantering Under år 2011 implementerades ett nytt HR system, Personec P. Det nya systemet medförde en rad förändringar i arbetssätt, bland annat registreras ytterligare uppgifter ute i verksamheterna, vilket medfört att mer ansvar lagts på dessa. Tidigare år har rekommendationen varit att det bör tas fram en rutin för att säkerställa att samtliga löner blir kontrollerade ute i verksamheterna, för att ytterligare stärka den interna kontrollen. I och med den ändrade hanteringen blir det ännu viktigare med dessa kontroller. En annan förändring är att lönebearbetning sker varje natt istället för som tidigare en gång per månad. I samband med detta skapas fellistor, med olika kontroller, t.ex. bruttolön och negativ semester. Effekten har blivit att kontroller ska göras löpande, men att det endast finns en dag för att genomföra slutliga kontroller före löneutbetalning. I samband med implementeringen uppstod problem vid konvertering. Löpande under år 2011 uppmärksammades sedan felaktigheter i samband med löneutbetalningar. Ett resultat av de konstaterade bristerna var att det genomfördes en extern genomgång av utbetalda löner och lönehantering. Utredningen rekommenderade bland annat att: Förtydliga löneprocesserna samt beskriva vilka aktiviteter som ingår och vilka roller som finns kopplade till respektive process/aktivitet. Inventera rutiner/instruktioner samt koppla dessa till respektive process. Säkerställa att störningar och problem utreds, så att grundproblemen identifieras och åtgärdas. Tydliggöra vikten av att inrapportering och attestering görs i rätt tid. Genomföra riskanalyser. Ett resultat av genomförd utredning var att det gavs ett uppdrag till en extern konsult, som fick till uppdrag att hjälpa och stödja löneenheten med arbetet att åtgärda de brister rapporten pekat på samt att enheten skulle komma igång med ett systematiskt förbättringsarbete. Uppdraget är enligt lämnade uppgifter, i samband med granskningen, genomförda, men det kvarstår ett arbete med att hitta nya arbetssätt inom enheten. Landstinget Gävleborg 8 av 10

11 I samband med årets granskning har det även konstaterats att det kvarstår områden som ännu inte är helt åtgärdade, däribland redovisning av semesterlöneskuld samt läkarnas jourtid Reseräkningar och egna utlägg Reseräkningar görs i ett system där den anställde själv registrerar sina uppgifter, såsom utlägg, frånvaro mm, sk självservice. Reseräkningen ska skrivas ut och kompletteras med originalkvitto för att sedan skickas till Löneservice för arkivering. I granskningen har noterats att utbetalning av ersättning enligt reseräkning sker även om en reseräkning inte är utskriven med kvitto. Det har hittills inte genomförts några stickprov för att kontrollera att rätt utbetalning har skett och att reseräkningar har inkommit till Löneservice. Landstinget Gävleborg 9 av 10

12 3. Revisionell bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Gävleborg genomfört den årligen återkommande granskningen avseende intern kontroll. Granskningen är indelad i ett antal PM, varav denna fokuserar på att bedöma hur den interna kontrollen fungerar inom utvalda rutiner. Denna PM har bland annat sin bakgrund i tidigare genomförda granskningar där synpunkter har lämnats på bland annat redovisningen kring representation och resor, hantering av leverantörs- och kundfakturor samt lönerutin. Den övergripande bedömningen är att landstingsstyrelsen i huvudsak har en god intern kontroll inom lager- och förrådshantering, elektronisk leverantörsfakturahantering samt kundfakturahantering, men det kan konstateras att det finns förbättringsområden för att stärka den interna kontrollen. Avseende lager- och förrådshanteringen finns fastställd rutin, där bedömningen är att denna i huvudsak är tillförlitlig för att stödja en korrekt inventering och värdering av befintliga lager och förråd. Följsamheten mot fastställd rutin fungerar i huvudsak, men behöver stärkas ytterligare för att säkerställa att hanteringen följer fastställda principer. Inom den elektroniska leverantörsfakturahanteringen återfinns rutiner, men det pågår även ett arbete att ta fram kompletterande rutiner inom området. Det är positivt att ett arbete pågår med att komplettera upp med nya rutiner. Det är av vikt att de rutiner som håller på att tas fram färdigställs samt att befintliga rutiner hålls uppdaterade. Genomförda stickprov avseende resor och representation visar att den interna kontrollen behöver stärkas ytterligare. Ett fortsatt aktivt arbete måste genomföras för att förmedla information till berörda. I den separata granskningen av intäktsredovisningen av patientavgifter konstaterades att det finns brister i den interna kontrollen, vilket gör att rutiner för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll avseende intäktsredovisningen av patientavgifter behöver stärkas ytterligare. Det är av vikt att de rutiner som finns kopplade till kundfakturahanteringen löpande gås igenom för att hållas uppdaterade för att utgöra ett bra stöd för verksamheterna. Vidare måste det säkerställas att de kontroller som ska ske i samband med fakturering genomförs och att dessa dokumenteras. Under år 2012 har ett arbete pågått med att stärka processerna inom lönehanteringen. I granskningen har ingen fördjupad uppföljning gjorts kring utvecklingen av processer och rutiner inom löneområdet, utan detta kommer att göras i en separat granskning under år Det kan dock konstateras att det är av väsentlig betydelse att arbetet fortsätter, för att stärka den interna kontrollen. Landstinget Gävleborg 10 av 10