PALASSO Egenrapportering Användarhandbok. Version 5.30 Rev R

Transkript

1 PALASSO Egenrapportering Användarhandbok Version 5.30 Rev R

2 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 0-2 PALASSO EGENRAPPORTERING Revision R Mars 2012 Dokumentbeteckning: Användarhandbok Logica Box 6001 Magasin 3, Löfbergskajen KARLSTAD Palasso och LSS är varumärken som tillhör Logica. Windows, Word och Excel är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Copyright Logica Licensierad användare av system från Logica får fritt kopiera handböckerna för dessa system.

3 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Denna handbok 0.1 Innehållsförteckning 0 Denna handbok Innehållsförteckning Revisionshistoria Allmänt Om denna handbok Om Egenrapportering Starta Egenrapportering Visning av händelser Avsluta Egenrapportering Status Kontroller Utökad rapportering Inledning Rapportering Status Grupprapportering Person Inledning Grunduppgifter Anhöriguppgifter Barn Meriter Kompetens Ledigheter Inledning Rapportera ledighet Ändra ledighet Ta bort ledighet Korrigera en ledighet Korrigera del av en ledighet Klarmarkera ledighet som är skapad via Tid Anteckningar Tillägg Inledning Rapportera tillägg Ändra tillägg Ta bort tillägg Korrigera ett tillägg Klarmarkera tillägg från Tid Klarmarkera fler tillägg från Tid Anteckning 5-4

4 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Sjukrapportering Inledning Rapportera sjukperiod Ändra sjukrapportering Ta bort sjukrapportering Läkarintyg, Försäkringskassan och Rehabiliteringsutredning Anteckningar Vård av barn Resor Inledning Registrera en resa Rapportera restid/arbetstid Rapportera Händelse/Förrättningsort Utlägg Kontera resan Anteckning CO2-rapportering (klimatpåverkan) Utrikes resa Rapport Preliminär ersättning Utläggsbilaga Rapport-Reseräkning Reseorder Komplettera överförd resa Visa tidigare resor CO2-utsläpp Inledning Saldon Inledning Ackumulatorer Flexsaldo Kontrolluppgift Lönespecifikation Bisyssla Inledning Kontering Inledning Lägga till konteringssträng Ändra en konteringssträng Ta bort en konteringssträng Skapa organisations gemensamma konteringssträngar Tidregistrering Inledning Lägga till tidregistrering Ändra tidregistrering Ta bort tidregistrering Skriva ut en Tidregistreringsrapport Beräkna flexsaldo 12-4

5 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Flexmeddelande Flexrapport Lönehändelser som skapas via Tidberäkningen Tidredovisning Inledning Lägga till tidredovisning Ändra tidredovisning Ta bort tidredovisning Korrigera tidredovisning Skriva ut en Tidredovisningsrapport Se på detaljinformation Diagram Tidredovisning Personligt schema Inledning Omfördelning av arbetstid Rapportering av ledighet - heltid Rapportering av ledighet - deltid Planering/Bemanning Inledning Arbetsytan i Planering/Bemanning Översikt Allmänt om Översikt Urvalskriterier Vad visar översiktsbilden Kursanmälan Mina inställningar Nytt lösenord Språk Attestering Inledning Starta Attestering Ta fram underlag Attestera Detaljer Ackumulatorer Utskrifter Översikt Diagram Tidredovisning Hjälp Egen hjälpfil Presentationer 20-1

6 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Revisionshistoria Rev N Anpassad till version Ändringar i Kapitel 13. Rev O Anpassad till version 5.0. Rev P WM-data -> Logica Kapitlet för kontrolluppgift är borttaget. Kontrolluppgiften hittar du nu under Saldon. Rev Q Anpassad till version 5.21.sp2 Rev R Anpassad till version 5.30 Kapitel 1.6 Status.- kompletterat Kapitel 7 Resor är nytt Kapitel 14 Personligt schema är nytt Kapitel 15 Planering/Bemanning är nytt

7 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Allmänt 1.1 Om denna handbok Användarhandboken är avsedd för den som använder Egenrapportering. Logica uppdaterar handboken vid ny version av Egenrapportering. Detta inledande kapitel ska ge en allmän information om Egenrapportering och om denna handbok. Sedan följer ett antal kapitel som beskriver de funktioner som ingår i Egenrapportering. 1.2 Om Egenrapportering Allmän Egenrapportering är avsedd för rapportering av egna händelser t ex personuppgifter, ledigheter, sjukförsäkran och resor samt att titta på t ex saldon. Systemet kräver inte några kunskaper om löne- och resehantering. Grundinformation inhämtas från Lön och PA. Återföring av resultat från Palassos olika delsystem sker automatiskt. Alla data lagras i en server och kan nås från användarens webbläsare. Dessa data överförs till Lön där de förvandlas till lönetransaktioner. Utdata presenteras dels direkt i webbläsaren dels på skrivare.

8 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 1-2

9 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Starta Egenrapportering Du måste ha en aktuell anställningspost i Palasso för att kunna använda Egenrapportering. OBS! När du loggar in kommer du att få ett antal säkerhetsvarningar, de kan se lite olika ut beroende på version av Java och installation. Dessa skall du svara Tillåt eller Alltid på. 1 Välj Egenrapportering. Fönstret Login - Palasso Egenrapportering öppnas. Fönstret Login - Palasso Egenrapportering 2 Fyll i Användarnamn och Lösenord. Om det finns flera databaser i er installation, skall du även välja databasinstans. 3 Klicka på Logga in. Inloggningsfönstret stängs och huvudfönstret i Egenrapportering öppnas med dina personuppgifter.

10 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 1-4 Huvudfönstret i Egenrapportering Till vänster finns ett funktionsträd som innehåller de olika funktioner som ingår i Egenrapportering. Dessa funktioner beskrivs längre fram i handboken. Vilka delar som du ser, och ska använda, bestämmer ni lokalt. Detta träd fungerar på samma sätt som Utforskaren i Windows. Om du har flera anställningar ska du välja redovisningsenhet, anställningslöpnummer eller orgenhet. I fältet Anstlpnr (anställningslöpnummer), ser du vilken tjänstebenämning den är kopplad till. 1.4 Visning av händelser Vissa personer har flera anställningar, ibland på olika organisationer. Ni kan välja om ni vill att all information för en anställning eller all information på en organisationskoppling skall visas i listrutan med rapporterade händelser. Villkoren sätts dels för hur egenrapportören skall se sina händelser och dels hur en person med Sök person behörigheten skall se händelserna. Det innebär allstå att det finns möjlighet att välja olika visning för dessa två kategorier av användare Flytta ärende till annan organisation Det finns möjlighet att tillåta att egenrapportören kan flytta ärenden till en annan attestkedja, vilket betyder att du kan ange till vilken organisation händelsen skall tillhöra för attest (inte den du är kopplad till). Det finns ingen behörighet som styr till vilka organisationer som ärendet kan flyttas.

11 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 1-5 Väljer man att aktivera denna funktion visas rullgardinsmenyn Flytta ärende till annan org i Egenrapportering Tillägg/Ledigheter/Sjuk/Res. 1.5 Avsluta Egenrapportering Du avslutar Egenrapportering genom att klicka i trädet på Logga ut. För att undvika eventuella låsningar rekommenderar Logica att du inte använder X (krysset) i fönstret för att avsluta Egenrapportering. När du klickar på Logga ut i funktionsträdet kontrollerar Egenrapportering att du har sparat alla uppgifter som du har ändrat. Om så inte är fallet öppnas ett varningsfönster för de uppgifter som du har ändrat. När du har loggats ut ur Egenrapporteringvisas meddelandet Du är utloggad från Egenrapportering. Det fönstret kan du däremot stänga med X. Huvudfönstrets utseende när du har loggat ut

12 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Status I Palasso finns ett antal status som sätts på varje rapporteringspost, beroende på vem som har hanterat den och vad som är gjort. Dessa finns beskrivna nedan. Det skiljer sig mellan de olika funktionerna. Tabellerna nedan förklarar de olika status som visas i systemet på följande sätt; Status = det användaren ser, Beskrivning = vad statusen betyder i klartext, i databasen = vad som lagras i databasen, visas vid sökningar i Analysområden (det som står efter / gäller status för inlånad personal). Det finns ytterligare en status om man markerar fältet visa händelser från lön, detta kan göras i ledigheter, tillägg och sjuk. Händelser från lön kan bara visas vid valet senaste månaden eller senaste 3 mån. Om lönehändelsen är rapporterad senaste månaden så står det lön annars visas löneperiod t ex Raden är även gråmarkerad. Status för ledigheter Status Beskrivning i databasen Beviljad Beviljad i Attestering, eller skapad av B / Q beviljare Ej godkänd Ej godkänd i Attestering E / L Från Tid Ledighet skapat från Tid T Från Tid-OK Ledighet, skapad i Tid, klarmarkerad i ER K För utredning För utredning i Attestering U / F Godkänd Godkänd i Attestering, eller skapad av G / I godkännare Granskad Granskad i Attestering, eller skapad av D / W granskare Rapporterad Sparad i Egenrapportering R / J Överförd Överförd till Lön O Överförd/Inlånad Överförd till rapport med inlånade 9 Status för sjukrapportering Status Beskrivning i databasen Beviljad Beviljad i Attestering, eller skapad av B / Q beviljare Ej godkänd Ej godkänd i Attestering E / L För utredning För utredning i Attestering U / F Godkänd Godkänd i Attestering, eller skapad av G / I godkännare Granskad Granskad i Attestering, eller skapad av D / W granskare Rapporterad Sparad i Egenrapportering R / J Överförd Överförd till Lön O Överförd/Inlånad Överförd till rapport med inlånade 9

13 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 1-7 Status för tillägg Status Beskrivning i databasen Beviljad Beviljad i Attestering, eller skapad av B / Q beviljare Ej godkänd Ej godkänd i Attestering E / L Från Tid Tillägg skapat från Tid T Från Tid-OK Tillägg, skapad i Tid, klarmarkerad i ER K För utredning För utredning i Attestering U / F Godkänd Godkänd i Attestering, eller skapad av G / I godkännare Granskad Granskad i Attestering, eller skapad av D / W granskare Rapporterad Sparad i Egenrapportering R / J Överförd Överförd till Lön O Överförd/Inlånad Överförd till rapport med inlånade 9 Status för reseärende Status Beskrivning i databasen Beviljad Beviljad i Attestering, eller skapad av beviljare B Ej godkänd Ej godkänd i Attestering E Preliminär Förskott utbetalt P För utredning För utredning i Attestering U Godkänd Godkänd i Attestering, eller skapad av G godkännare Granskad Granskad i Attestering, eller skapad av granskare D Rapporterad Sparad i Egenrapportering klar för attest R Makulerad Makulerad M Sparad Sparad preliminärt V Sparad Sparad av administratör S Överförd Överförd till Lön O

14 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 1-8 Status för tidredovisning Status Beskrivning i databasen Beviljad Beviljad i Attestering, eller skapad av beviljare B / Q Ej godkänd Ej godkänd i Attestering E / L För utredning För utredning i Attestering U / F Godkänd Godkänd i Attestering, eller skapad av G / I godkännare Granskad Granskad i Attestering, eller skapad av granskare D / W Rapporterad Sparad i Egenrapportering R / J Överförd Överförd till lön O Rapporterad Klarmarkerad i egenrapportering, gäller FM (FM och FS) Överförd (FM och FS) Godkänd (FM och FS) Överförs, exporterad till ekonomisystemet FS Godkänd i Attest N (om attest ska ske R) E N Status för kompetensprofil Status Beskrivning i databasen Beviljad Beviljad i Attestering, eller skapad av beviljare B Ej godkänd Ej godkänd i Attestering E För utredning För utredning i Attestering U Godkänd Godkänd i Attestering, eller skapad av G godkännare Granskad Granskad i Attestering, eller skapad av granskare D Rapporterad Sparad i Egenrapportering R 1.7 Kontroller Kontrollerna i Egenrapportering görs mot rapporteringar gjorda både i ER, förenklad anställning och Lön. De finns olika typer av kontroller, allmänna-, rimlighets-, ackumulator-, kollisions- och omfattningskontroller. Vid uppsättningen av kontrollerna så väljer man om de ska vara stoppande eller enbart varning. Kontrollerna visas både för Egenrapportör och attesterare.

15 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Utökad rapportering 2.1 Inledning I Egenrapportering kan Du, om Du har en särskild behörighet, även rapportera för fler personer. Det kan ju vara så att alla inte har tillgång till pc eller av annan anledning inte kan rapportera in sina händelser. 2.2 Rapportering Du har loggat in i Egenrapportering. Huvudfönstret har öppnats och fyra knappar har tillkommit med och Tillbaka. Egenrapportering startat av person med behörighet till utökad rapportering och attest 1 Klicka på Sökknappen. Fönstret Sök person öppnas.

16 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 2-2 Fönstret Sök person 2 Ange urvalsparametrar och klicka på Sök. Om du vill ha ett urval på alla organisationsenheter som du har behörighet till ska du klicka på Sök direkt. Du kan också välja en organisationsenhet i taget. Vill du ha med de underliggande organisationerna skall du markera rutan för detta. Om du vill ha ett urval på de tillfälliga organisationer som finns, byter du organisationstyp till insats, eller projekt för andra än polisen. Även inlånad personal syns under insats om de är knutna till en funktion där. Du kan skapa ett urval genom att söka på personnummer, efternamn, förmanm, anställningsnummer, personalkategori eller tjänstebenämning. Exempel: Om urvalet ska omfatta de som är födda 1955 skriver du 55* i personnummerfältet. Du kan välja att ha personnummerintervall som urval, genom att markera den rutan och får då ytterligare ett fält för personnummer att fylla i. Om du vill ha med okopplade personer eller de personer du har personbehörighet till markerar du dessa rutor. Väljer du något av dessa två urval kommer de att komplettera det urval du gjort på organisation. Det går inte att välja bort organistationsurvalet.

17 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 2-3 När sökningen är klar visas de personer som motsvarar dina sökvillkor i listrutan. 3 Markera den person som du vill rapportera för. 4 Klicka på Välj. Fönstret stängs, du kommer tillbaka till huvudfönstret som nu innehåller uppgifter för den person som du valde. Uppgifterna i huvudfönstrets identifikationsdel har ändrats Dessutom har knappen Tillbaka aktiverats. Denna ska du klicka på när du vill komma tillbaka till dina egna uppgifter. Nu kan du börja rapportera. 2.3 Status När du sparar en rapportering på en annan person, får den posten den status som motsvarar din behörighet. Är du granskare blir posten granskad, är du beviljare blir posten beviljad och är du godkännare blir posten godkänd. Har du ingen attestbehörighet, blir posten rapporterad. Du kan alltid förändra en rapportering som har en status som är lika med eller lägre än din behörighet. 2.4 Grupprapportering Grupprapportering är en funktion där du kan rapportera samma tillägg eller ledighet på många personer samtidigt. Funktionen finns i både Egenrapportering och i Förenklad inrapportering. Det som skiljer dessa två fuktioner är hanteringen av vilka lönearter som används. När grupprapportering körs via Förenklad inrapportering används de lönearter som enligt registervården gäller för Förenklad inrapportering och när du kör via Egenrapportering används de lönearter som gäller för Egenrapportering. Inställning av vilka lönearter som skall vara tillgängliga görs i Styrvärden Lön Gruppering på ledighet, tillägg. Du når funktionen genom att välja Tillägg alternativt Ledigheter under Grupprapportering i trädet i Egenrapportering. I exemplet nedan visas tillägg, men ledigheter fungerar på samma sätt.

18 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 2-4 Fönstret Grupprapportering av tillägg Söka fram personer via personsökning När du kommer in i bilden kan du välja att göra ett urval på personnivå genom att ha Person markerad och klicka på Välj Personer. Då används den vanliga sök person-bilden. Se avsnitt 2.2 Rapportering. När du klickar på Välj kommer du tillbaka till Grupprapporteringsbilden och de personer du har valt ut visas i listan Valda Person/er. Söka fram personer via organisation Du kan även välja att söka fram och rapportera på personer på en organisation genom att ha Organisation markerad. Då tänds listboxen med organisationer och du kan välja den organisation du ska rapportera på. När du väljer en organisation visas alla personer som är kopplade till den organisationen i listan Valda Person/er.

19 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 2-5 Fönstret Grupprapportering av tillägg Du kan ta bort en eller flera personer ur listan genom att markera den raden och klicka på Ta bort rad. Nu kan du börja rapporteringen 1 Välj i listboxen vilken Tilläggsgrupp (eller Ledighetstyp) du vill rapportera. 2 Välj i listboxen vilken Typ av tillägg (eller typ av Ledighet) du vill rapportera. Som alternativ till steg 1 och 2, kan du ange lönearten direkt om du känner till den. 3 Ange From datum och eventuellt Tom datum. 4 Fyll i de fält som är tillgängliga, t ex belopp. Beroende på vilken typ av tillägg du valt tänds olika fält. Inställning av vilka fält som skall vara tillgängliga görs i Styrvärden Gemensamt Redovisningsenhet, fliken Egenrapportering - Regler.

20 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 2-6 Fönstret Grupprapportering av tillägg 5 Om händelsen ska konteras väljer du knappen Kontering Bilden för kontering i grupprapportering öppnas.

21 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 2-7 Fönstret Grupprapportering Kontering Bilden liknar den som används för kontering i Tillägg. Skillnaden är att den saknar namn och giltighetstid. 6 Ange hur konteringssträngen ska se ut När markören står i de olika konteringsbegreppen visas de tillgängliga koderna i en lista, om ni har bestämt att det ska vara så. Om du bläddrar dig fram till rätt kod och klickar på värdet så läggs det i inmatningsfältet. Du kan också skriva in det rätta värdet manuellt. Har ni bestämt att koderna inte skall visas med automatik kan du söka fram med F3 eller använda knappen Sök i kodplanen. 7 När du är klar med konteringssträngen väljer du Spara. 8 Om du skall rapportera in tillägg med olika konteringar kan du skapa fler stängar på en gång. När du är klar väljer du Stäng. När du sparar kontering i den här bilden kommer den att få ett radnummer som du ser i rapporteringsbilden. Exempel på radnr för kontering Så här sparas och numreras de konteringssträngar du lägger upp. De kan återanvändas under den tid du är inloggad i Grupprapporteringen. Nästa gång du kommer in i bilden börjar du om på 1. 9 Klicka på Spara. Nu har den rapportering du gjort sparats på personerna. Du kan skriva ut en rapport som visar det du rapporterat in, genom att välja Visa Rapport. Rapport: Grupprapportering tillägg

22 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Person 3.1 Inledning I denna funktion kan du ändra namn, adress och telefonnummer. Du kan även registrera/ändra anhöriguppgifter. I fliken Övrigt under Grunduppgifter visas/registreras facktillhörighet. Du kan också rapportera in Arbetslivserfarenhet och Kompetens. Viktigt! Du kan inte ta bort eller lägga till en person här. 3.2 Grunduppgifter Du når fönstret Grunduppgifter genom att välja Grunduppgifter i mappen Person. Fönstret Grunduppgifter - fliken Namn/adress

23 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 3-2 Fönstret Grunduppgifter - fliken Annan adress Fönstret Grunduppgifter - fliken Alternativa telefonnummer Fönstret Grunduppgifter - fliken Personalkort Fönstret Grunduppgifter - fliken Övrigt

24 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Ändra personuppgifter 1 Välj flik. 2 Klicka i det fält du vill ändra. 3 Ändra uppgifterna. 4 Klicka på Spara. Dina ändringar sparas Personalkort 1 Välj fliken Personalkort. 2 Markera de rubriker du vill skriva ut, eller klicka på Markera alla. 3 Klicka på Utskrift. 3.3 Anhöriguppgifter Du når fönstret Anhöriguppgifter genom att välja Anhöriga i mappen Person. Om du vill lägga till anhöriga väljer du Ny rad, skriver in värden i aktuella fält och väljer Spara. Fönstret Anhöriguppgifter

25 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Barn Fönstret barnuppgifter 3.5 Meriter I denna funktion kan du registrera arbetslivserfarenhet, övriga meriter och språkkunskaper Arbetslivserfarenhet När du klickar på Meriter i mappen Person visas fliken Arbetslivserfarenhet. Fönstret Meriter Fliken Arbetslivserfarenhet

26 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 3-5 Registrera arbetslivserfarenhet 1 Fyll i Arbetsgivare/befattning. 2 Välj sektor. Du kan välja mellan Statligt, Kommunalt, Privat och Övrigt. 3 Fyll i Fr o m datum. 4 Fyll i T o m datum. 5 Klicka på Spara. Uppgifterna överförs till listrutan Registrerad arbetslivserfarenhet och sparas. Ta bort registrerad arbetslivserfarenhet 1 Markera den rad i listrutan du vill ta bort. 2 Klicka på Ta bort. Raden försvinner från listrutan. 3 Klicka på Spara

27 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Övriga meriter För att hantera andra meriter än arbetslivserfarenhet eller språk, klicka på fliken Övriga meriter. Fönstret Meriter - Fliken Övriga meriter Registrera övriga meriter 1 Fyll i Benämning. 2 Fyll i År. 3 Klicka på Spara. Raden överförs till listrutan Registrerade övriga meriter och sparas. Ta bort övriga meriter 1 Markera den rad du vill ta bort. 2 Klicka på Ta bort. Raden försvinner från listrutan. 3 Klicka på Spara

28 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Språk I fliken Språk registreras språkkunskaper. Fönstret Meriter - Fliken Språk Registrera språkkunskaper 1 Välj språk i listboxen Språk. 2 Välj språknivå i listboxen Språknivå. 3 Klicka på Spara Raden överförs till listrutan Registrerade språk och sparas. 4 Om du har fler språk att registrera, börja med punkt 1 igen. Ta bort språkkunskaper 1 Markera den rad du vill ta bort i listan Registrerade Språk 2 Klicka på Ta bort. Raden försvinner från listrutan. 3 Klicka på Spara.

29 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Kompetens En persons samlade kunskaper och erfarenheter kan återspeglas i en s k kompetensprofil. För att kompetensprofilerna ska byggas upp på samma sätt i hela verksamheten, läggs strukturen upp av personalenheten el dyl i Palasso PA. Du registrerar kompetens genom att lägga in en kunskapsnivå på de ämnen som förekommer inom kompetensområdet. 1 Du når kompetensprofilen genom att välja Kompetens i mappen Person. Fönstret Kompetens 2 Välj kompetensområde genom att välja i listboxen. Nu uppdateras listrutan Kompetensämnen med det som har lagts i Registervården i Palasso PA. 3 Markera kompetensämne. 4 Ange Nivå, Datum och ev. Giltig tom. 5 Klicka på Spara. Om du vill uppdatera fler kompetensområden börjar du om från punkt 2.

30 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Ledigheter 4.1 Inledning Välj Ledigheter i trädet för att se information om ledigheter. Här kan du registrera olika ledigheter t.ex. semester, föräldraledighet, ledig med lön, ledighet utan lön. Vilka ledigheter som kan rapporteras bestäms lokalt vid varje installation av Palasso. Fältet Status för ledigheter se kapitel 1.6 Information om ledigheter Om det finns ledigheter rapporterade syns dessa i listrutan. Även de ledigheter som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som gjorts visas. Om du vill förtydliga uppgifter kring din ledighet kan du använda anteckningsfältet. Om du rapporterat något som du inte vill spara kan du använda knappen Töm textfälten. Det finns en omfattningskontroll som varnar om du försöker rapportera en ledighet på ett datum som är upptaget av annan ledighet. Du får välja om du vill fortsätta eller inte. Handboken Gemensam beskriver ytterligare kontroller som kan aktiveras. Du kan välja om du vill skriva ut allt eller markera den rad som ska skrivas ut. Observera att händelser från lön inte skrivs ut även om du markerat dem.

31 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Rapportera ledighet Viktigt En rapporterad ledighet där datum är över månadsskifte framåt i tiden och där du rapporterar in antal måste rapporteringen vara uppdelad med varje månad för sig. 1 Välj ledighetsgrupp. Exempel på ledighetsgrupp är Föräldraledighet 2 Välj typ av ledighet. Typ av ledighet styr vilka fält som du kan fylla i. Exempel på en typ av ledighet, kopplad till Föräldraledighet, är Vård av sjukt barn. 3 Fyll i övriga uppgifter. Datum ska innehålla sex siffror (ÅÅMMDD) eller välj aktuellt datum från kalendern. Vissa ledigheter kräver att du fyller i barnets födelsedatum och Anteckningsrutan, se avsnitt 4.8 Anteckningar. 4 Klicka på Spara. Ändringarna sparas och uppgifterna flyttas till listan. 4.3 Ändra ledighet Viktigt! Du kan endast ändra en ledighet på dig själv som har statusen Rapporterad (om ni använder attestering, annars får du ändra om det är status Godkänd) 1 Klicka på den ledighet som du vill ändra på. Informationen visas i inrapporteringsfälten. 2 Ändra uppgifterna. 3 Klicka på Spara. Ändringarna sparas och uppgifterna flyttas till listan. 4.4 Ta bort ledighet Viktigt! Du kan endast ta bort en ledighet på dig själv som har statusen Rapporterad. (om ni använder attestering, annars får du ta bort om det är status Godkänd) 1 Klicka på den ledighet som du vill ta bort.

32 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 4-3 Informationen visas i inrapporteringsfälten. 2 Klicka på Ta bort rad. Ledigheten tas bort. 3 Klicka på Spara. 4.5 Korrigera en ledighet Viktigt! Du kan endast korrigera en ledighet som har statusen Överförd. 1 Klicka på den ledighet som du vill korrigera. Informationen visas i inrapporteringsfälten 2 Klicka i fältet för Korrigera. Ett V visas i fältet. 3 Klicka på Spara. 4.6 Korrigera del av en ledighet Viktigt! Du kan endast korrigera en ledighet som har statusen Överförd. 1 Klicka på den ledighet som du vill korrigera. Informationen visas i inrapporteringsfälten. Ändra datum. Du kan bara korrigera inom det datumintervall som redan finns. 2 Klicka i fältet för Korrigera. Ett V visas i fältet. 3 Klicka på Spara. 4.7 Klarmarkera ledighet som är skapad via Tid De ledigheter som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som du har gjort måste du godkänna genom att klarmarkera dem. 1 Klicka på den ledighet du vill klarmarkera. Du kan även klarmarkera flera ledigheter på en gång genom att markera flera rader. 2 Klicka på Klarmarkera.

33 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Anteckningar Du kan även koppla anteckningar till ledigheten. 1 Klicka i anteckningsrutan. 2 Skriv in den text som du vill koppla till ledigheten. Texten får bestå av maximalt 72 tecken.

34 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Tillägg 5.1 Inledning Här kan du registrera och kontera olika typer av tillägg t.ex. kostnads-, läkemedels-, sjukvårdsersättning, övertid samt OB-tillägg. När en rapportering görs i tillägg och den avvikande kontering bara ska användas vid detta tillfälle finns möjlighet att istället för att skapa en konteringssträng välja att det ska spara som en engångskontering. Konteringsnamnet visas med dagens datum och texten från Typ av tillägg som är tillägget avser. I fältet fr o m och t o m skapas datum automatsikt med dagens datum plus 2 månader framåt i tiden. Du kan även få tillägg från Tid, dvs de tillägg som skapas med automatik i beräkningen utifrån tidregistreringar, schema och avtal. Fönstret Tillägg Om du vill förtydliga uppgifter kring dina utlägg kan du lägga till en anteckning i anteckningsfältet. Om du rapporterat något som du inte vill spara kan du använda knappen Töm textfälten. Du kan välja om du vill skriva ut allt eller markera den rad som ska skrivas ut. Observera att om du markerat visa händeser från lön så skrivs inte dessa ut. 5.2 Rapportera tillägg 1 Välj tilläggsgrupp. Exempel på tilläggsgrupp är Utlägg.

35 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Välj typ av tillägg. Exempel på typ av tillägg, kopplad till utlägg, är Kostnadsersättning. 3 Fyll i övriga uppgifter. Datum ska innehålla sex siffror (ÅÅMMDD) eller välj aktuellt datum från kalendern. 4 Ange eventuell kontering. Behöver du skapa en ny konteringssträng, når du konteringsfönstret genom knappen Kontering. Se kapitlet om Kontering, för att få reda på hur konteringssträngarna skapas. 5 Klicka på Spara. Tillägget sparas och uppgifterna flyttas till listan. 5.3 Ändra tillägg Viktigt! Du kan endast ändra ett tillägg på dig själv som har statusen Rapporterad. (om ni använder attestering, annars får du ändra om det är status Godkänd) 1 Klicka på det tillägg du vill ändra på. Informationen visas i inrapporteringsfälten. 2 Ändra uppgifterna. 3 Klicka på Spara. 5.4 Ta bort tillägg Viktigt! Du kan endast ta bort ett tillägg på dig själv som har statusen Rapporterad. (om ni använder attestering, annars får du ta bort om det är status Godkänd) 1 Klicka på det tillägg du vill ta bort. Informationen visas i inrapporteringsfälten. 2 Klicka på Ta bort rad. Tillägget tas bort. 3 Klicka på Spara.

36 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Korrigera ett tillägg Viktigt! Du kan korrigera Tillägg med statusen Överförd men du måste korrigera hela händelsen. 1 Klicka på det tillägg som du vill korrigera. Informationen visas i inrapporteringsfälten 2 Klicka i fältet för Korrigera. Ett V visas i fältet. 3 Klicka på Spara. 5.6 Klarmarkera tillägg från Tid De tillägg som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som du har gjort eller via schemat och avtal måste du godkänna genom att klarmarkera dem. Händelser som skapats via tidberäkningen kan du endast komplettera med en kontering och anteckning, inga andra ändringar sparas. 1 Klicka på det tillägg du vill klarmarkera, som har status Från Tid. Informationen visas i inrapporteringsfälten. 2 Ange eventuell kontering. Behöver du skapa en ny konteringssträng, når du konteringsfönstret genom knappen Kontering. Se kapitlet om Kontering, för att få reda på hur konteringssträngarna skapas. 3 Klicka på Klarmarkera. Raden sparas med ändrad status till Från Tid - OK. De tillägg som har en kontering markeras med ett V i fältet. Viktigt! Klarmarkeraknappen visas endast för de personer som använder tidregistrering och har ett kortnummer. 5.7 Klarmarkera fler tillägg från Tid De tillägg som skapas med automatik utifrån de tidregistreringar som du har gjort eller via schemat och avtal måste du godkänna genom att klarmarkera dem. Händelser som skapats via tidberäkningen kan du endast komplettera med en kontering och anteckning, inga andra ändringar sparas. 1 Markera de tillägg du vill godkänna/klarmarkera

37 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 5-4 Informationen visas i inrapporteringsfälten. Har du markerat flera rader visas det tillägg som ligger högst upp i listan. 2 Klicka på Klarmarkera. Raderna sparas med ändrad status till Från Tid - OK. De tillägg som har en kontering markeras med ett V i fältet. Viktigt! Klarmarkeraknappen visas endast för de personer som använder tidregistrering och har ett kortnummer. 5.8 Anteckning Du kan även koppla anteckningar till tillägget. 1 Klicka i anteckningsfältet.. 2 Skriv in den text du vill koppla till tillägget. Texten får bestå av maximalt 72 tecken.

38 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Sjukrapportering 6.1 Inledning I denna funktion hanterar du sjukrapportering. Information om sjukperioder visas när du klickar på funktionsknappen Sjuk. Fönstret sjukförsäkran Om det finns sjukperioder rapporterade syns dessa i listrutan. Du kan välja om du vill skriva ut allt eller markera den rad som ska skrivas ut. Händelser från lön skrivs inte ut även om du markerat dem. Om man markerat Visa händelser från lön visas sjukfrånvaron med texten sjuklöneperiod. När man byter till ny lönemånad så visas sjukfrånvaron med rätt text dvs karensdag och sjukavdrag dag 2-14 osv. 6.2 Rapportera sjukperiod 1 Välj text. Texten styr vilka fält som du kan fylla i. Välj ex Sjuklöneperiod. 2 Fyll i Fr o m datum och eventuellt T o m datum. Ska vara sjukperiodens första dag samt den sista dagen och ha formatet ÅÅMMDD ) eller välj aktuellt datum från kalendern. 3 Ange omfattning. 4 Fyll i Fr o m klockan. Ska endast fyllas i om du är sjuk del av dag. 5 Klicka på Spara.

39 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 6-2 Ändringarna sparas. Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms. De sjukperioder som saknar tom datum och som passerar månadsskiftet kommer att komma med i överföringen till Lön och få ett nytt Fr o m datum med den första i nästkommande månad. Det är endast om posten är godkänd i Attest som den kommer med till Lön. 6.3 Ändra sjukrapportering Längst ned i fönstret visas de sjukperioder som redan är registrerade. Viktigt! Du kan endast ändra en sjukperiod på dig själv som har statusen Rapporterad eller lägga till ett slutdatum om posten har status Godkänd. 1 Klicka på den sjukrapportering som du vill ändra på. Informationen visas i inrapporteringsfälten. 2 Ändra uppgifterna. 3 Klicka på Spara. Uppgifterna sparas och flyttas till listan, och inrapporteringsfälten töms. 6.4 Ta bort sjukrapportering Längst ned i fönstret visas de sjukperioder som redan är registrerade. Viktigt! Du kan endast ta bort en sjukperiod på dig själv som har statusen Rapporterad. (om ni använder attestering, annars får du ändra om det är status Godkänd) 1 Klicka på den sjukrapportering som du vill ta bort. Informationen visas i inrapporteringsfälten. 2 Klicka på Ta bort rad. Inrapporteringsfälten töms och sjukperioden tas bort.

40 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Läkarintyg, Försäkringskassan och Rehabiliteringsutredning Det finns fyra fält för att hålla reda på om du har fått läkarintyg, om sjukperioden är anmäld till försäkringskassa samt om rehabiliteringsutredning är påbörjad. I fälten Läkarintyg fr o m och Läkatintyg t o m skriver du in vilka datum som läkarintyget gäller för. I fältet Anmäld till Försäkringskassan markerar du att anmälan skett. I fältet Rehabiliteringsutredning påbörjad markerar du att utredning är påbörjad. De här tre fälten finns det kontroller mot som sedan används om man har valt att det skall skickas mail till rapportör eller attesterare med automatik när fälten skall uppdateras. 6.6 Anteckningar Du kan även koppla anteckningar till sjukperioden. 1 Klicka i anteckningsfältet. 2 Skriv in den text du vill koppla till sjukperioden. Texten får bestå av maximalt 72 tecken. 6.7 Vård av barn Möjligheten finns att på myndigheten bestämma om Vård av sjukt barn (VAB) skall rapporteras under gruppen Sjuk. Om man har valt att rapportera på det sättet finns fältet för att fylla i barnets personnummer även i bilden för Sjukrapportering. Vid rapportering av VAB kan man precis som vid rapportering av sjukperiod lämna tom datum öppet och det hanteras då på samma sätt. De VAB-perioder som saknar tom datum och som passerar månadsskiftet kommer att komma med i överföringen till Lön och få ett nytt fr o m datum, den första i nästkommande månad. Det är endast om posten är godkänd i Attest som den kommer med till Lön.

41 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Resor 7.1 Inledning Allmänt I Egenrapportering kan du: söka fram dina tidigare registrerade reseärenden. registrera ett nytt reseärende. ändra på uppgifter tills du har överlämnat ärendet till resehandläggaren/attesteraren. preliminärberäkna resan för att se uträknad ersättning skicka ärendet till resehandläggaren/attesteraren. skriva ut en reseorder som du kan använda för attest enl. myndighetens regler och som ett underlag till resehandläggaren titta på och skriva ut rapporten Reseräkning som består av uppgifter om resan och beräkningsresultat skriva ut en utläggsbilaga att fästa kvitton på komplettera med ytterligare utlägg på en överförd resa makulera ett reseärende som inte är bearbetat i Palasso Res. rapportera resor som Förrättning i förrättning om du har långtidsperiod registrerad Du kan inte: registrera en reseräkning om du har en långtidsperiod registrerad för den period som resan omfattar. Detta beror på att långtid förutsätter särskilda rutiner. förändra något i en reseräkning som du har skickat till resehandläggaren eller en makulerad reseräkning. Detta gör reshandläggaren i Palasso Res. Om det i någon av flikarna visas ett? i övre högra hörnet kan du klicka där. Ett fönster öppnas där information finns om hur/vad som ska rapporteras i repektive flik.

42 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Översikt Initiera resan Reseorder Attest Tjänsteresa Rapportera utlägg och kompletterande uppgifter Reseräkning Löneberäkning Egenrapportering gör det möjligt att ta ut en reseorder för attestering innan du påbörjar resan. Initialt registrerar du när resan påbörjas och avslutas samt ändamål. Eventuellt så kompletterar du detta med konteringsuppgifter. När sedan tjänsteresan är avslutad kompletterar du reseärendet med uppgifter om utlägg och ersättningar. Om din arbetsgivare inte kräver att du ska skapa en reseorder innan du reser så kan du initiera resan och komplettera med uppgifter om utlägg och ersättningar när tjänsteresan är avslutad. Om du har flera anställningar kan du välja anställningsnummer när du skapar resan. Du kan ändra detta om du valt fel. Dina tidigare reseärenden visas under fliken Resor.

43 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-3 Översiktsfönster över dina reseärenden Reseärenden är sorterade i fallande datumordning så att ärendet med senaste avresedatum visas överst. Du kan öppna ett reseärende genom att dubbelklicka på önskat reseärende eller genom att markera det och klicka på Öppna. Då visas fliken Resa. Om du sedan klickar på Reseräkning kan du titta på, och skriva ut, rapporten Reseräkning. Har resan datum framåt skapas den som en Reseorder. I fältet status visas det på dina resor hur långt i kedjan har resan kommit. Sparad av adm = Resan är sparad och kan endast bearbetas av en resadministratör. Du kan öppna resan men du kan inte göra någon på resan. Godkänd = Godkänd i Attestering och är i vänteläge för Utbetalning (överföring till Lön) Beviljad = Beviljad i Attestering Ej godkänd = Ej godkänd i Attestering (du får ett mail om att resan inte är godkänd) Framåtrapporterad= Resan har datum framåt i tiden. Den har denna status tills dess att du sparar den till reseräkning efter att ha varit en resa framåt i tiden. Sparad preliminärt = Sparad av dig men ännu inte skickad vidare till attest Granskad = Granskad i Attestering Rapporterad = Du har skickat resan till attest för granskning, godkännande För utredning = För utredning i Attestering Överförd = Överförd till Lön

44 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Registrera en resa Du står i fönstret Ny för Resor. Här väljer du om du ska rapportera inrikes- eller utrikesresa. Gränssnittet i kommande fönster påverkas av ditt val. Du kan, när du har kommit in i fönstret Resa, ändra ditt val av inrikesutrikesresa om du upptäcker att det är fel. Även anställningslöpnummer och organisationsenhet är möjlig att ändra. 1 Klicka på OK. Fliken Resa visas. Övriga flikar är inte tillgängliga för rapportering förrän du har sparat uppgifterna om resan.

45 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-5 Fliken Resa 2 Registrera uppgifter. Obligatoriska uppgifter är: datum och klockslag, när resan påbörjas och avslutas och resans ändamål. Datum kan rapporteras in alternativt väljas via kalenderfunktionen Datum visas med helt årtal, månad och dag (åtta siffror och bindesterck) Inrapportering sker med sex siffror utan streck Du kan skriva in datum (ÅÅMMDD) direkt i datumfälten eller klicka i kalendern och söka fram rätt dag. Du förflyttar dig månad för månad genom att klicka på pilarna, på var sida om månad och år (överst i fönstret) Du kan klicka i ett datum eller förflytta dig med piltangeneterna (på tangentbordet) till rätt datum och trycka Enter. Klockslag rapporteras med fyra positioner. Exempel: klockan halvåtta på morgonen anges För de personer som hos myndigheten har ett lokalt avtal som avviker från det generella finns möjligheten att i fältet Avtal markera vilket av avtalen (redenhetens eller det personliga) som ska gälla för denna resa.

46 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-6 I fältet Resezon kan man välja om resan sker Utanför verksamhetsorten (mer än 50 kilometer från tjänstestället eller bostaden), Inom verksamhetsorten (Inom 50 kilometer från tjänstestället eller bostaden), arbetsorten) eller Inom tjänstgöringszonen (Inom 5 km från tjänstestället eller bostaden) Utanför verksamhetsorten är förvalt. 3 Klicka på Spara. När du sparar uppgifterna blir fler fält i denna flik tillgängliga och dessutom får du tillgång till övriga flikar. Förslagsrader skapas (se Bilersättning) i de olika flikarna. Dessa visas med en gul markering i fältet Status. Fliken Resa En dubblettkontroll som kontrollerar mot tidigare registrerade reseärenden, görs när du sparar. Om tider och datum går omlott med en annan resa så visas detta med ett felmeddelande. Du markerar aktuellt datum för ev måltider och Privat boende. Din arbetsgivare kan sätta upp så att Frukost markeras med automatik på inrikes resor vid flerdygnsförrättning (resor som medför övernattning utom bostaden). Om du ändrar någon av måltiderna till måltider med förmånsvärde bockas motsvarande fält ur. Har inga övriga måltider, förutom frukost rapporterats, markerar du valet Inga måltider Innan du går vidare till nästa punkt kan det vara aktuellt att rapportera utlägg och andra kompletterande uppgifter. Se under kapitlet Rapportera utlägg.

47 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Du kan när du vill starta en beräkning för att se beräkningsresultatet. Det gör du genom att klicka på Preliminära ersättningar. 5 Har du rapporterat utlägg finns möjlighet att skriva ut ett underlag att fästa kvittona på. Välj Utläggsbilaga 6 När du klickar på knappen Reseräkning i fliken Resa skapas rapporten Reseräkning. Om resan har datum framåt i tiden har rapporten rubriken Reseorder istället. Den är möjlig att skriva ut. 7 Klicka på Till attest när du är klar med din rapportering. En beräkning utifrån dina rapporteringar görs. När den är klar kommer du tillbaka till startsidan. 7.3 Rapportera restid/arbetstid Här rapporterar du in mellanliggande dagar där restidsersättning ska utbetalas. Det gäller också den restid utom arbetstid på avresedag och hemkomstdag som inte täcks in av avresans/hemresans klockslag Detta gör du för att restidsersättning ska beräknas för den dagen, om lokalt avtal gäller för ersättning av restid. Du kan också markera om du åkt på en arbetsfri dag, då beräknas restidsersättning för hela den restiden. Viktigt Om du är kopplad till ett arbetstidsschema hämtas arbetstiden och läggs in i listrutan. Fliken Restid

48 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-8 Lägga till restid 1 Ange datum och klockslag när resan påbörjades. 2 Ange datum och klockslag när resan avslutades. Om du är kopplad till ett arbetstidsschema hämtas arbetstiden för det inrapportertade datumet. Viktigt Om du är kopplad till ett arbetstidsschema hämtas arbetstiden utifrån schemat aktuell dag för avresan, hemresan och mellanliggande dag om du rapporterar Restid. 7.4 Rapportera Händelse/Förrättningsort Exempel på händelser är: Konferens Uppehåll Annan resa, här benämnt med Inget traktamente (används när dessa dagar inte ska generera ersättning t ex vid semester eller annat uppehåll i samband med tjänsteresan) Fliken Händelse Lägga till händelse 1 Välj typ av händelse. 2 Fyll i datum.

49 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-9 För konferens ska du även fylla i från och med vilken måltid konferensen börjar och till och med vilken måltid konferensen pågår För uppehåll ska du även fylla i klockslag. Du kan inte nå fälten för måltid och klockslag för andra händelser. 7.5 Utlägg Här ska du rapportera de utlägg/kvitton som du har för dina inrikes och utrikes resor. Det kan gälla taxi, buss etc. Ersättningen betalas ut tillsammans med övrig ersättning. Du kan inte rapportera traktamenten, skattepliktiga tillägg eller måltidsavdrag här. För de ersättningar där moms ska beräknas gäller följande: Momsbeloppet beräknas automatiskt men kan ändras om det uträknade beloppet inte är det som kvittot visar. För utrikes belopp kan du rapportera den kurs som gällde för den utländska valutan och ange det utländska beloppet. Då beräknas ersättningen om till svenska kronor. Fältet Verif kan du använda om du har flera kvitton och vill visa vilket kvitto som hör till respektive inrapportering. Fliken Utlägg Lägga till utlägg 1 Välj utlägg under Ersättning. Giltiga utlägg visas med text.

50 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Ange belopp. Som förslag visas en uträknad moms (i fältet Varav Moms). Om kvittot visar ett annat momsbelopp kan du ändra det föreslagna momsbeloppet. Är det utrikes resa rapporteras istället Kurs och Utl.belopp. Omräkning görs till svenskt belopp. 3 Har du flera utlägg klicka på Ny rad Kontera utläggsrad. Möjlighet finns att avvikelsekontera ett visst utlägg. T ex kan ett Taxikvitto belasta annan kontering än resans kontering. 1 Välj utlägg under Ersättning. Giltiga utlägg visas som val. 2 Ange belopp Är det utrikes resa anges Kurs och Utl.belopp. Omräkning görs till svenskt belopp. 3 Klicka på Spara. 4 Välj det utlägg som ska konteras genom att markera raden. Knappen Kontering tänds. Har du inte sparat tänds inte knappen. 5 Klicka på Kontering. 6 Ändra i fältet Andel, om den förvalda procenten 100% inte gäller, och kontera utlägget. 7 Klicka på Uppdatera mina konteringar. 8 Klicka på Stäng och spara. I fältet Kontering visas en bock att utlägget är konterat. Du kan också se längre ner i fönstret den kontering du rapporterat. 7.6 Kontera resan Konteringen av resan kan delas upp på att antal delkonteringar. För varje delkontering måste du ange hur stor andel, i procent, av reseärendet som ska konteras enligt denna kontering. Innan du kan välja kontering för en resa måste du i fönstret Kontering skapat en konteringssträng för konteringstyp Resor. Behöver du skapa en ny konteringssträng, når du konteringsfönstret genom knappen Administrera konteringar. Se kapitlet om Kontering, för att få reda på hur konteringssträngarna skapas.

51 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-11 Du kan också rapportera sk engångskontering. Det gör du under Skapa och koppla engångskontering Det innebär att den inrapporterade konteringen bara är kopplad till denna resa och kan inte återanvändas för andra resor. Det förutsätts då också att konteringen avser 100% eftersom rapporteringen görs på en rad. Viktigt! Om du inte anger någon kontering för reseärendet så kommer ärendet att fördelas enligt din grundkontering. Fliken Kontering Lägga till kontering 1 Välj kontering Om inget av valen motsvarar det som ska gälla kan ny sträng skapas genom att klicka på Administrera Konteringar. Se vidare instruktion under kapitlet Kontering Lägga till konteringssträng. 2 Fältet Andel är förvalt med 100. Om resan ska belasta flera konteringar ändrar du i fältet. Om omfattningen är mindre än 100% gå till punkt 1 tills omfattningen är 100% Egenrapportering kontrollerar att summan av samtliga valda rader blir 100%. En varningsruta visas om det inte blir 100%.

52 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Anteckning Här kan du skriva in en notering som upplysning till attesteraren eller annat som kan vara bra för dig att veta om resan, för din egen skull. Attesteraren har också möjlighet att skriva en anteckning i samband med att resan attesteras. Den visas då här. Det är inte möjligt att ta bort en sparad anteckning om annan person har sparat efter dig. Fliken Anteckning 7.8 CO2-rapportering (klimatpåverkan) Om du t.ex. väljer Flyg inrikes finns en avståndstabell med landets större flygplatser att välja på i fälten från och till. Du behör inte fylla i antalet kilometer, de räknas fram med automatik. För Flyg utrikes finns endast Stockholm som avreseort för Sverige. Du behör inte fylla i antalet kilometer på dessa resor, de räknas fram med automatik. Omvänd destination finns när det gäller flyg inrikes och utrikes. Om du markerar att det är en tur och returresa (fältet ToR) dubbleras antalet kg CO2 automatiskt För valet Egen bil finns olika val av drivmedel.

53 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-13 Fältet KgCO2 beräknas automatiskt enligt tabell från Naturvårdsverket. Fliken CO2 7.9 Utrikes resa Du registrerar datum och landets lokala tider för den tid du varit i respektive land. Vistelsetiden i Sverige måste alltid anges. Du ska inte räkna in den tid som du flyger eller åker båt utan här rapporteras avgångstiden och ankomsttiden för respektive land. Om resan börjar och slutar i annat land än Sverige kan du ändra detta. Om du reser med bil ska du ange det klockslag då du passerar gränsen. Eventuella måltider och privat boende registrerar du på samma sätt som för inrikes resor under fliken Resa. Bor du i annat land än Sverige och hela tjänsteresan är i bostadslandet rapporterar du samma land i alla valen.

54 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-14 Fliken Utrikes Lägg till uppgifter för utrikes 1 Välj land. 2 Ange from-datum och klockslag. 3 Ange tom-datum och klockslag. Fyll ev. i Kommentar. För tid i annat land anges den lokala tiden som gäller. 4 Klicka på Spara.

55 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Rapport Preliminär ersättning När du klickar på Preliminära ersättningar beräknas resan och rapporten Preliminär ersättning skapas. Rapporten visar din ersättning med uppdelning på skattefri ersättning, skattepliktig ersättning (brutto), förmån och förskott. En summering finns som visas under Totalt * visar att utlägget har en avvikande kontering. & visar att det finns en anteckning på utlägget

56 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Utläggsbilaga När du klickar på Utläggsbilaga skapas en rapport som visar de utlägg som du har rapporterat. Rapporten visar de utlägg som du har rapporterat. Det framgår också om du har lagt upp en avvikande kontering på något av utläggen. Eventuell kommentar som du rapporterat på utlägget visas här. Du kan skriva ut rapporten och fästa dina kvitton på den.

57 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Rapport-Reseräkning När du klickar på Reseräkning visas rapporten Reseräkning för det valda reseärendet. Specifikation-Reseräkning för valt reseärende Förutom grunduppgifter om resenär och resa visas även rapporterad kontering samt vilka ersättningar som har beräknats. Har du avvikelsekonterat utlägg visas det med * efter utläggstexten. Finns anteckning på något utlägg visas det med J i fältet Anteck.

58 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Reseorder Om du har rapporterar en resa framåt i tiden ändras knappen för utskrift till Reseorder. När du klickar på Reseorder visas rapporten Reseorder för det valda ärendet. Denna rapport används om inte Attestering görs via Egenrapportering utan din chef ska skriva under din resa innan du åker. Rapport/Reseorder

59 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Komplettera överförd resa Om du, efter att resan är överförd till lön, upptäcker att du har glömt att rapportera ett utlägg finns möjlighet att komplettera detta på resan (om detta tillåts av din arbetsgivare). Du kan inte korrigera ett utlägg om det är felrapporterat. Det måste lämnas till resadministratören för rättelse. Markera och öppna den resa du ska komplettera. Ingen annan rapportering kan göras på resan förutom under fliken Utlägg.

60 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 7-20 Klicka på Ny rad och rapportera in utlägget som du glömde ta med. När du har rapporterat in din komplettering väljer du Till attest Visa tidigare resor Istället för att välja Till startsidan för att se dina tidigare resor kan du klicka på kikarknappen. Då öppnas fönstret där du kan se alla dina skapade resor. Där kan du också välja att öppna en resa.

61 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida CO2-utsläpp 8.1 Inledning Här rapporterar du resor du har gjort som inte avser en tjänsteresa med ett skapat reseid. Det gäller egen bil eller när du åkt annat färdmedel. I detta fönster visas också de tjänsteresor du har gjort där du har rapporterat i CO2-fliken. Fönstret CO2-utsläpp

62 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Saldon 9.1 Inledning Här kan du dels titta på saldon i diverse ackumulatorer, dels titta på och skriva ut lönespecifikationen för den period som du väljer. Om du är knuten till ett flexkort kan du även se ditt flexsaldo här. 9.2 Ackumulatorer I bilden visas de ackumulatorer som är från senaste beräkningen. Längst ner i fönstret visa de rapporteringar som gjorts men som ännu ej är beräknade i Palasso Lön. Ackumulatorer 9.3 Flexsaldo Om du använder dig av Flex och Tidregistrering skapas vid varje nattberäkning (eller automatisk beräkning) ett saldo. Du kan titta vad du har för flexsaldo genom att välja fliken Flexsaldo. Fönstret Flexsaldo

63 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 9-2 I bilden visas två olika saldon: Ett saldo som skapats vid den senaste beräkningen, du ser vilket datum beräkningen skett till och med. Om allt är rätt skall det vara gårdagens datum. Ett saldo för det senaste periodavslutet som är kört. 9.4 Kontrolluppgift Du kan skriva ut din kontrolluppgift genom Egenrapportering. Kontrolluppgiften skapas i årets sista lönebearbetning, dvs. december. De koder som står på kontrolluppgiften är de som redovisas till skattemyndigheten (motsvarande de som finns på kontrolluppgiftsblanketten). 1 Välj Kontrolluppgift. Kontrolluppgiften för senaste året visas. Fönstret Kontrolluppgift 2 Välj År om du vill skriva ut kontrolluppgiften för ett tidigare år. 3 Klicka på Utskrift... Kontrolluppgiften visas och kan skrivas ut genom att du klickar på skrivarknappen. Exempel på Kontrolluppgift

64 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Stäng med hjälp av krysset när du skrivit ut kontrolluppgiften. Du kommer då tillbaka till Egenrapportering. 9.5 Lönespecifikation För att se en lönespecifikation: 1 Välj år och månad. Den senast skapade lönespecen visas som förslag. 2 Klicka på Hämta spec. Listruta med information från lönespecifikation Utbetalningsdagen visas uppe till höger. 3 Klicka på knappen Skriv ut för att visa lönespecen som en rapport som kan skrivas ut på skrivare.

65 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 9-4 Exempel på Lönespecifikation 4 Stäng fönstret när du skrivit ut lönespecifikationen. Du kommer då tillbaka till Egenrapportering.

66 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Bisyssla 10.1 Inledning Bisyssla är ett stöd för registrering och administration av dina eventuella bisysslor, dvs uppdrag som ligger vid sidan av din anställning. Universitet och Högskolan har sett ett särskilt behov av systemstöd för detta. Du kan välja på tre typer av bisyssla. Rapportera den tid som bisyssla förekommer. All annan tid innebär att du inte har någon bisyssla. Bisyssla kan vara överlappande och parallella utan begränsning. Om du utför bisyssla i ditt eget företag ska du klicka i valet Eget företag. Då blir de två nästkommande fälten, Företagsnamn och Organisationsnummer, obligatoriska att fylla i. Alla bisysslor måste åtföljas av en beskrivning. Hur utförlig beskrivningen skall vara styrs av din arbetsgivare. Texten du skriver under Anteckning skall utgöra beslutsunderlag och dokumentation för att bisysslan ska kunna attesteras. Anteckning är därför obligatorisk. Det finns för alla statliga organisationer ett regelverk som styr rätten till att utöva en bisyssla Du bekräftar genom checkboxen och datum att du har tagit del av regelverket. Dessa fält är obligatoriska. Fönstret Bisyssla

67 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Kontering 11.1 Inledning Här bygger du upp dina konteringssträngar. Till varje konteringssträng kopplar du värden från de konteringsbegrepp, t.ex. konto, aktivitet, projekt, som ska ingå. Ledtexten beror på hur kundens interna redovisning ser ut och vilka begrepp som ska kunna rapporteras i Egenrapportering. Varje konteringssträng ger du ett valfritt namn. Du lägger upp olika konteringssträngar beroende på om det är avvikelsekontering, reskontering eller tidredovisningskontering. Du kan välja att skapa en processgemensam konteringssträng. Det innebär att exakts samma utseende på sträng skapas för tex Tillägg och Resor, men du behöver bara göra det en gång. Förutsättningen för att kunna spara processgemensamma strängar att de dimensioner som ingår är lika. Palasso känner av vilka konteringstyper som är lika och sparar på dessa. Du får ett meddelande om vilka konteringstyper som strängen har sparats på. Du kan också, om du har behörigheten, lägga upp organisations gemensamma konteringssträngar för redovisningsenheten eller organisationsenheten. Kontering nås via en knapp inne i de fönster som har kontering; tillägg, resor, tidredovisning, eller direkt i trädet. När en rapportering görs i tillägg och den avvikande kontering bara ska användas vid detta tillfälle finns möjlighet att istället för att skapa en konteringssträng välja att det ska spara som en engångskontering. Konteringsnamnet visas med dagens datum och texten från Typ av tillägg som är tillägget avser. I fältet fr o m och t o m skapas datum automatsikt med dagens datum plus 2 månader framåt i tiden.

68 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 11-2 Fönstret Kontering (Skapa/ändra mina konteringar) Fönstret Kontering (Engångskontering) 11.2 Lägga till konteringssträng 1 Välj konteringstyp, behöver du endast göra om du kommer via trädet. Du kan markera om det skall vara en processgemensam konteringssträng. 2 Ange konteringsnamn. 3 Ange schablon och hur konteringssträngen skall se ut När markören står i de olika konteringsbegreppen kan du söka fram de tillgängliga koderna med F3 eller använda knappen Sök i kodplanen. Om du bläddrar dig fram till rätt kod och klickar på värdet så läggs det i inmatningsfältet och markören går vidare till nästa fält. Du kan också skriva in det rätta värdet manuellt. 4 Klicka på Lägg till/uppdatera Uppgifterna flyttas till listan. För visning av befintliga konteringssträngar kan du välja om du vill se alla eller endast de som är giltiga. För att endast visa de giltiga markerar du fältet Visa endast giltiga poster.

69 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Klicka på Spara Visa normalkontering Inne i alla konteringsbilder kan du titta på hur normalkonteringen (den kontering grundlönen konteras på) ser ut via knappen Visa normalkontering. Normalkontering Använda en konteringssträng som tillhör redovisningsenheten eller organisationsenheten Det finns möjlighet för behörig person att lägga upp konteringssträngar som gäller en viss organisationsenhet eller hela redovisningsenheten. För att du skall kunna använda dessa måste du spara dem i din egen konteringsmall. 1 Välj fliken Kopiera under Skapa eller kopiera organisations gemensamma konteringar längst ner i bilden. Organisations gemensamma konteringar på Organisationsenheten eller Redovisningsenheten Listan innehåller de konteringssträngar som är skapade på din organisationsenhet eller på redovisningsenheten. 2 Markera den rad du vill använda och klicka på Kopiera till konteringar. Du kanske även har möjlighet att använda andra organisationsenheters konteringsträngar. Det beror på om det är tillåtet på redovisningsenheten. Det gör du genom att markera Hämta från annan

70 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 11-4 org, då tänds en lista där du kan välja från vilken organisationsenhet du vill kopiera en konteringssträng. Organisations gemensamma konteringar med Hämta från annan org vald När du har kopierat en konteringssträng visas den i den övre listan med dina konteringar. Du kan komplettera konteringssträngen med %-sats för schablon eller ändra giltighetsdatum om du vill. Det gör du genom att markera raden så att den lyfts upp till inrapporteringsfälten. 3 När du är klar med dina konteringssträngar ska du klicka på Spara. Du kommer tillbaka till det fönster du kom ifrån, Tillägg, Ledigheter, Resor eller Tidredovisning, genom att välja Stäng Ändra en konteringssträng 1 Välj den konteringssträng som du vill ändra på genom att klicka på den. Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten. 2 Ändra på önskat fält. De fält du kan ändra i är konteringsnamn, Giltighetsdatum och schablon. 3 Klicka på Lägg till/uppdatera.. Uppgifterna flyttas till listan. 4 Välj sedan Spara Ta bort en konteringssträng 1 Välj den konteringssträng som du vill ta bort genom att klicka på den. Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten. 2 Klicka på Ta bort rad. Konteringssträngen tas bort om den inte används någonstans. 3 Välj sedan Spara.

71 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Skapa organisations gemensamma konteringssträngar Om du har behörighet att skapa gemensamma konteringssträngar kan du lägga upp strängar för organisationsenheter och/eller redovisningsenheten. Du gör på samma sätt som när du bygger konteringsstäng för person, se 9.2 ovan. I stället för att Klicka på Lägg till/uppdatera vid den övre listrutan, gör du det i den nedre vid Skapa eller kopiera organisations gemensamma konteringar. 1 Välj konteringstyp, behöver du endast göra om du kommer via trädet. Du kan markera om det skall vara en processgemensam konteringssträng. 2 Ange konteringsnamn. 3 Ange hur konteringssträngen skall se ut. När markören står i de olika konteringsbegreppen kan du söka fram de tillgängliga koderna med F3 eller använda knappen Sök i kodplanen. Om du bläddrar dig fram till rätt kod och klickar på värdet så läggs det i inmatningsfältet och markören går vidare till nästa fält. Du kan också skriva in det rätta värdet manuellt. 4 Markera om konteringen skall sparas på Rednr eller Orgnr Om du väljer Orgnr, så tänds en lista där du kan välja på vilken organisationsenhet du vill skapa en konteringssträng. Klicka på Lägg till/uppdatera knappen, i den nedre tabellen vid Skapa eller kopiera organisations gemensamma konteringar. Uppgifterna flyttas till listan. Skapa/ändra Generella Konteringar För visning av befintliga konteringssträngar kan du välja om du vill se alla eller endast de som är giltiga. 5 Klicka på Spara.

72 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Tidregistrering 12.1 Inledning Detta avsnitt förutsätter att Palasso Tid finns installerat, att du har ett kortnummer samt ett schema kopplat till din anställning eller är anställd med koppling till en regelsamling som använder redovisningsenhetens schema. Det finns flera sätt att lägga upp tidregistreringar på. Ett sätt är att via en registreringsterminal göra registreringar som visas i Egenrapportering efter beräkning. Ett annat sätt är att registrera direkt i Egenrapportering. Vid beräkningen genereras eventuella arbetstidsberoende lönetillägg t ex övertid, mertid och OB-tillägg. Om något har blivit fel och man vill ta bort en skapad lönehändelse så gör man en tidregistrering på en tidpunkt som ligger innan den felaktiga lönehändelsen. Då tas samtliga skapade händelser bort, som inte har hunnit överföras till Lön. När du väljer Tidregistrering under Tid i Trädet öppnas fönstret nedan, det består av tre olika Flikar; Tidregistrering, Flexrapport och Flexmeddelanden. Fönstret Tidregistrering

73 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Lägga till tidregistrering 1 Ange period. Innevarande period är förvald. 2 Ange datum. Dagens datum, eller periodens första dag, är förvalt. 3 Fyll i klockslag. Fr o m kl samt Tom kl. (Dessa texter kan vara ändrade i din databas, så att det i stället står något annat. Exemplet i bilden ovan är IN rest UT) 4 Ange registreringskod. 5 Om det är en heldagsregistrering markera Frånvaro hel dag. Tänk på att de flesta frånvarokoder är uppsatta så att de gäller tillsvidare, dvs till nästa inregistrering kommer. Vilket innebär att om det inte finns krav på att registrering görs varje dag, så måste du i alla fall bryta den pågående frånvaron med en inregistrering den första dagen efter frånvaro. Det gäller både om det har varit en frnvaro för hel dag eller endast en utregistrering med frånvaro. 6 Klicka på Lägg till. Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms. 7 Klicka på Spara Ändra tidregistrering 1 Välj den registrering du vill ändra på genom att klicka på den. Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten. 2 Ändra på önskat värde. 3 Klicka på Lägg till. Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms. 4 Klicka på Spara Ta bort tidregistrering 1 Välj den registrering du vill ta bort genom att klicka på den. Uppgifterna flyttas till inrapporteringsfälten. 2 Klicka på Ta bort. Inrapporteringsfälten töms och registreringen tas bort ur listan.

74 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Klicka på Spara. Viktigt! Om en registrering är gjord via en registreringsterminal markeras ogiltig när du klickar på spara.

75 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Skriva ut en Tidregistreringsrapport Du har möjlighet att göra en utskrift av Tidregistreringarna. Den visar både de registreringar du har gjort och det aktuella schemat. 1 Välj den period du vill se. 2 Klicka på knappen Skriv ut så visas rapporten i Acrobat Reader. Del av utskriften Tidregistreringar 3 Stäng Acrobat Reader när du skrivit ut rapporten. Du kommer då tillbaka till Egenrapportering Beräkna flexsaldo En gång per dygn sker en saldoberäkning med automatik för varje installation. I samband med beräkningen skapas också eventuella lönehändelser till tillägg och ledigheter. När du har gjort dina tidregistreringar och sparat kan du direkt köra en saldoberäkning för att kontrollera att allt är OK. Du startar beräkningen genom att klicka på Saldoberäkning. Tänk på att beräkning sker endast på sparade registreringar. När beräkningen är klar visas meddelande om att det är klart, till vilket datum beräkningen har skett samt hur mycket saldot är. Om allting är rätt skall beräkningen ske till dagen före dagens datum, om det har stannat på ett tidigare datum skall du titta i Flexmeddelandet, se nedan. Saldoberäkning i Tidregistreringsfönstret

76 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Flexmeddelande I samband med att saldoberäkningen sker skapas det flexmeddelanden om det är något som avviker från de regler som finns uppsatta för installationen. Det kan vara händelser som skapar avbrott eller bara varningar. Du får fram det senaste flexmeddelandet genom att välja fliken Flexmeddelanden i bilden för Tidregistrering. Exempel på meddelanden visas nedan. Exempel på flexmeddelande med varning Exempel på flexmeddelande med avbrott Den information du får i bilden är Kördatum vilket datum saldoberäkningen gjordes, Fel-nivå vilken nivå det är på felet, Varning eller Avbrott, Feldatum vilket datum det finns ett fel, samt Meddelande - vilken typ av fel som skapats. Det meddelande som visas är det som har det senaste feldatumet. Det kan finnas fler meddelanden som bara är varningar, vill du se dessa väljer du knappen Skriv ut och får då fram en lista med alla meddelanden som finns på personen. Exempel på utskrift av Flexmeddelanden

77 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Flexrapport Du kan skriva ut en flexrapport från Egenrapportering. Den visar de registreringar du har gjort under vald period, vilket saldo du hade i början av perioden, vilket saldo du har efter senaste beräkningen, hur mycket arbetstid som skapats för varje dag samt vissa ackumulatorer för registreringskoder. Du får fram flexrapporten genom att välja fliken Flexrapport i bilden för Tidregistrering. Där väljer du sedan vilken period du vill skriva ut flexrapport för, innevarande period är alltid föreslagen. Fönstret Flexrapport Exempel på flexrapport På flexrapporten ovan så ser du att användaren har glömt att göra inregistrering dagen efter kompledigheten den 15 februari. Det har resulterat i att det ligger kompledighet hela tiden efter det. För att rätta till det ska en inregistrering göras första arbetsdagen efter ledigheten.

78 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Lönehändelser som skapas via Tidberäkningen I samband med beräkningen skapas det tillägg eller ledigheter Tabellen nedan visar de händelser som skapas i samband med tidberäkningen i förhållande till de registreringskoder som använts. Det kan variera beroende vilka koder och ersättningstyper som används vid myndigheten. Registreringskod i Klartext Ledighet eller Tillägg, Flex 16 Uttag övertidskompledighet Ledighet 20 Uttag övningsdygnskomp Ledighet 30 Övningsdygn (ÖD) Tillägg 31 ÖD, Egen KFÖ Tillägg 32 ÖD, Tjänstgöringsplacerad Tillägg 34 Särskilt ÖD, ej förbandsskede Tillägg 35 Särskilt ÖD, förbandsskede Tillägg 36 Särskilt ÖD, ej f-skede, tj-fridag Tillägg 43 Uttag mertidskomp Ledighet 44 Mertid, ersättning i pengar Tillägg 45 Jour 1, (på arbetsplatsen) Tillägg 46 Jour 2, (i bostaden) Beredskap Tillägg 47 Uttag jourkomp Ledighet 49 Mertid, ersättning i ledighet Tillägg 80 Övertid, ersättning i pengar Tillägg 81 Övertid, ersättning i ledighet Tillägg Tidkoder som skapas i beräkningen i förhållande till registreringskoder När beräkning har skett så finns tillägg och ledigheter under respektive fönster. Dessa måste nu klarmarkeras för att sedan kunna godkännas och överföras till Lön. Se beskrivning i kapitel för Tillägg och Ledigheter. Det finns kunder som har en rutin som godkänner alla händelser som skapas via schemat (tex OB), dessa behöver inte klarmarkeras. Exempel på tillägg Exempel på ledighet

79 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Tidredovisning 13.1 Inledning I denna funktion ska du registrera vad du har arbetat med under perioden. Det gör du genom att välja bland de konteringssträngar du redan har lagt upp i funktionen Kontering. Du kan registrera timmar dag för dag eller för en hel period. Du kan också schablonfördela ett antal timmar under förutsättning att du har lagt upp en schablon i funktionen Kontering. Fönstret Tidredovisning På raden Schemalagd/Arbetad tid kan du per dag se hur många timmar du har att fördela. För kommande dagar hämtas tiden från din schemalagda tid (med hänsyn till tidavräkning), för dagar som varit hämtas tiden från tidregistreringen eller schemat. Överst i listboxen visas den eventuellt inrapporterade ledigheten och sjukfrånvaron. (Sjukdom visas som Sj, semester som Se, annan ledighet som L och om det är fler händelser en dag så visas det med en asterisk, * ). Genom att dubbelklicka på en dag med frånvarorapportering så får du upp ett fönster med information om frånvaron.

80 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 13-2 Övre delen av fönstret Detaljer för Sjukfrånvaro och Ledigheter Lägga till tidredovisning 1 Välj period. Innevarande period är förvald. 2 Välj vecka. Innevarande vecka, eller periodens första vecka, är förvald. 3 Välj konteringssträng i fältet Kontering. Saknar du en konteringssträng som du ska använda, så måste du lägga upp den i fönstret Kontering. Du kan flytta dig dit med hjälp av knappen Kontering. Läs mer i kapitlet om Kontering. 4 Ange timmar för respektive konteringssträng. 5 Klicka på Lägg till. Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms. 6 Klicka på Spara. Använda schablonfördelning För att kunna använda dig av schablonfördelning måste du ha lagt upp konteringssträngar med %-satser i Kontering. 1 Välj period. Innevarande period är förvald 2 Välj vecka. Innevarande vecka, eller periodens första vecka, är förvald. 3 Välj konteringssträngen Schablonfördelning i fältet Kontering. 4 Ange antal timmar i Periodredovisningsfältet. 5 Klicka på Lägg till. OBS! Om du tidigare i perioden har gjort tidredovisning på de aktuella konteringsraderna, kommer du att få en kontrollfråga om de skall adderas eller inte. Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms.

81 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Klicka på Spara. Återvinna information från planeringen Om du har kopplat konteringssträngar till händelsetyper eller till tillfälliga organisationer, d.v.s. insatser eller projekt, har du möjlighet att hämta in den informationen. Du ser att det finns värden att hämta in genom att knappen Plan Tid är aktiv. Klicka på Plan Tid för att få in värdena. Om du inte själv har den aktuella konteringssträngen kopplad till dig får du en kontrollfråga om du vill spara den trots det Ändra tidredovisning 1 Välj den kontering du vill ändra genom att klicka på den. Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten. 2 Ändra på önskat värde. 3 Klicka på Lägg till. Uppgifterna flyttas till listan och inrapporteringsfälten töms. 4 Klicka på Spara Ta bort tidredovisning 1 Välj den kontering du vill ta bort genom att klicka på den. Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfälten. 2 Klicka på Ta bort. Inrapporteringsfälten töms och konteringen tas bort ur listan. 3 Klicka på Spara Korrigera tidredovisning Du kan korrigera en tidredovisningsrad som är överförd till ekonomisystemet om den är felaktig. 1 Markera den konteringsrad där den post finns som skall korrigeras. Uppgifterna flyttas upp till inrapporteringsfältet. 2 Markera korrigeringsfältet för den post som skall ändras. 3 Skriv in det riktiga antalet i antalsfältet.

82 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 13-4 Om den skall bort helt skriver du 0 i antal. Det som kommer att skickas till ekonomisystemet är skillnaden mellan ursprungligt värde och nytt värde. Dvs en minuspost. 4 Om fler poster på raden skall korrigeras, markera nästa och skriv rätt antal. Fönstret Tidredovisning med korrigering 5 Klicka på Lägg till. 6 Klicka på Spara när du är klar Skriva ut en Tidredovisningsrapport Du har möjlighet att göra en utskrift av Tidredovisningarna. 1 Välj den period som du vill skriva ut en rapport för. 2 Klicka på knappen Utskrift så visas rapporten i Acrobat Reader.

83 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 13-5 Exempel på rapporten Tidredovisning Utskriften visar hur många timmar som redovisats på varje unikt konteringsnamn. Varje konteringsnamn specificeras med vilka konton mm som ingår. 3 Stäng Acrobat Reader när du skrivit ut rapporten för att komma tillbaka till Egenrapportering Se på detaljinformation För varje rad i tidredovisningen kan du ta fram detaljinformation, dvs vad konteringssträngen består av. Du kan även se vilken status de olika posterna har. 1 Markera den rad du vill titta på. 2 Välj fliken Info. Följande bild öppnas: Fliken Tidredovisning Info 3 Om det finns korrigeringar visas V i kolumnen korr Diagram Tidredovisning Du kan välja att titta på hur du har tidredovisat i ett diagram. Du väljer först fliken Diagram i bilden för Tidredovisning.

84 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 13-6 Urvalsfönster för Diagram i Tidredovisning När du kommer in i bilden skall du välja vilket Begrepp och vilken tidsperiod du vill titta på. När du gjort dessa val väljer du typ av diagram. Därefter klickar du på Visa diagram. Exempel på diagram Du kan även visa ditt urval som en lista: Exempel på lista

85 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 13-7 Viktigt! Som användare i Tidredovisning kan du inte göra utsökningar på hur andra personer har redovisat, till exempel vilka har redovisat på verksamhetskoden Den utsökningen kan du som har attestbehörighet göra i Attestering.

86 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Personligt schema 14.1 Inledning Medarbetarna kan nu själva skapa och ändra sitt schema i Egenrapportering. Det blir enklare för medarbetaren att ange omfattningen av en ledighet genom att denna skapas utifrån schemat och inte behöver anges i procent. Särskilt vid deltidsanställning och koncentrerad deltidstjänstgöring har medarbetaren stor nytta av att enkelt kunna ändra arbetstidens förläggning. Processen börjar när en medarbetare vill söka en ledighet eller förändra sitt schema inom ramen för sin arbetstid. Medarbetaren får en ny dialog där schemats arbetstider skall läggas ut. Schemat kan läggas direkt i en kalender eller läggas ut i ett rullande schema under valfri tid. När medarbetaren är klar går den sökta ändringen till attestanten för godkännande. Från schemat skapas uppgifter som används vid beräkning av ersättningar vid lönekörning. Dessa är: Ledighetsomfattning Semesterkvot Veckoarbetstid Årsarbetstid 14.2 Omfördelning av arbetstid Du eller din chef kan ha behov av att omfördela din arbetstid. Detta gäller såväl om du arbetar deltid, heltid eller har en pågående ledighetsperiod. Omfördelning av tid görs i Personligt schema och du kan endast omfördela tid med samma omfattning, d v s du kan inte förändra din omfattning. Du kan förändra ditt schema även om du arbetar heltid. Du kan endast omfördela din arbetstid framåt i tiden. 1. Klicka på noden Tid

87 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Välj Personligt schema 3. Markera det schema du vill omfördela och klicka på Nytt. Om du inte har något personligt schema som du ska omfördela väljer du Nytt. 4. Ange datum för den önskade schemaperioden 5. Omfördela arbetstiden utan att förändra den totala omfattningen. 6. Spara 7. Stäng 8. En ny rad har nu skapats. Den har status rapporterad. Du kan nu stänga fönstret personligt schema.

88 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Rapportering av ledighet - heltid 1. Välj Ledigheter 2. Välj aktuell ledighetsgrupp 3. Välj typ av ledighet och ange samtliga obligatoriska uppgifter 4. Markera att ledigheten är på heltid 5. Spara 14.4 Rapportering av ledighet - deltid 1. Välj Ledigheter

89 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Välj aktuell ledighetsgrupp 3. Välj typ av ledighet och ange samtliga obligatoriska uppgifter 4. Markera att ledigheten är på deltid 5. Spara Exempel Förslag till schema I bilden Förslag till schema visas din arbetstid. Här anger du den nya arbetstiden genom att ändra starttid och sluttid samt lunch för de dagar som du ska arbeta. Om du ska vara helt ledig någon av dagarna anger du 0 i starttid, sluttid och lunch. En arbetsdag som understiger 5 timmar och där ingen lunch ska läggas ut måste du ange 0 i fältet Lunch. 6. Om ledighetesperioden är upp till det antal dagar som gäller för din myndighet, t ex 14 dagar, rapporterar du din arbetstid i fönstret Förslag till schema. 7. Om ledighetsperioden är mer än det antal dagar som gäller för din myndighet, t ex 15 dagar eller längre väljer du Rullande schema.

90 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Du anger 0 i starttid, sluttid och lunch för de dagar du inte arbetar. 9. Du ser antal arbetstimmar och omfattning både före och efter du angett hur du vill arbeta. Om det finns några förkortade dagar (trasiga veckor) visas de i ett fönster. Kontrollera dessa och fördela om arbetstiden om du önskar att förlägga arbetstiden på annat sätt. Exempel Förslag till schema som innehåller förkortade dagar

91 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Förflytta dig genom att klicka på Nästa månad tills du kommer till den förkortade dagen. Ändra eventuellt arbetstiden under dessa veckor då de påverkar omfattningen av din ledighet. 11. Har omfattningen ändrats längst ner i fönstret Förslag till schema beror det på förkortade veckor under ledighetsperioden eller att ledighetsperioden börjar, slutar mitt i en vecka. Vill du ändra omfattningen måste du själv ändra arbetstiden i fönstret Förslag till schema så att omfattningen blir den önskade. OBS! Har du rapporterat en ledighet måste den först godkännas innan du kan raportera in ytterligare ledighet inom samma tidsperiod.

92 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Planering/Bemanning 15.1 Inledning I den här användarhandboken ser du hur Planering/Bemanning ser ut och fungerar för en egenrapportör. För utförligare beskrivning se den separata användarhandboken för Planering/Bemanning. Du får åtkomst till Planering/Bemanning genom via noden Tid/Planering/Bemanning. Som egenrapportör får du upp någon av de planeringsgrupper som du är planerad i eller den du sist var inne i Arbetsytan i Planering/Bemanning När du öppnar Planering/Bemanning ser du en arbetsyta med aktivitetspass och samtliga medarbetare som ingår i planeringsgruppen. Exempel på arbetsytan i Planering/Bemanning Om du inte vill se samtliga medarbetare som ingår i planeringsgruppen avmarkerar du dem längst till vänster i bilden Egen tid Som Egenrapportör kan du skapa pass för egen tid. Du gör det genom att dra markören över den tid och dag som ska markeras. Du får då upp fönstret Ny egen tid där du kan komplettera de uppgifter som gäller för passet.

93 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 15-2 Exempel på fönstret Ny Egen tid I arbetsytan visas passet egen tid med en grön yta och den beskrivning du har angett Byt pass Du kan byta bort ett pass genom att högerklicka i bemanningspasset i kalenderytan och välja Byt pass. Du fyller i de uppgifter som gäller och e-post skickas till den mottagare du angett.

94 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Önska pass Du kan önska ett pass genom att högerklicka i arbetsytan och välja det pass du önskar. Du klickar i passet du önskar och detta visas sedan i arbetsytan Utskrift Skapa pdf för utskrift... hittar du under menyn Arkiv.

95 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 15-4 Exempel på de urval du kan göra vid utskrift Du väljer vad du vill skriva ut. Exempel på PDF för utskrift

96 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Översikt 16.1 Allmänt om Översikt Funktionen Översikt ger Dig en möjlighet att att få en överblick över en större mängd inrapporterade händelser samtidigt. Översikt kan startas både från trädet i Egenrapportering och från Attestering. Beroende på roll och behörighet har du olika möjligheter att se händelser som berör ledigheter, sjuk, resor och scheman. Per redovisningsenhet kan det sättas om valet Semester Alla skall visas eller inte. Om man har valet Semester Alla så betyder det att en egenrapportör kan välja att se semester för andra organisationsenheter också. Har man Sök person-behörighet så kan semestern även där visas på andra organisationsenheter än de som man har behörighet till. I denna version kommer Logica att sätta flaggan på det sätt som kunden väljer Urvalskriterier Du som har behörighet till Sök person eller Attestering kan se ledigheter, sjukfrånvaro och resor på personer på den eller de organisationsenheter du har behörighet till. Har du inte denna behörighet kan du bara se dina egna händelser, men semestern kan skilja sig från de övriga händelserna, se avsnitt Klicka på Översikt. Fönstret Översikt 2 Välj organisationsenhet. Aktuell organisationsenhet från själva Egenrapportering är förvalt. Du kan också välja någon annan av de organisationsenheter som du är behörig till. 3 Underliggande organisationer.

97 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 16-2 Beroende på om du vill se bara en organisation eller även alla underliggande markerar du Underliggande organisationer. 4 Ange datumintervall. Ange datumintervall på formatet ÅÅMMDD. Innevarande månad är alltid förvalt. Det finns möjlighet att ange ett intervall på upp till 92 dagar. 5 Visa alla personer. Beroende på om du vill se alla personer som uppfyller sökkriterierna eller bara de som dessutom har händelser av den angivna typen, markerar du Visa alla personer. 6 Markera typ av händelser. Du kan välja på Ledigheter, Semester, Sjukfrånvaro och Resor. Det är även möjligt att kombinera ihop typerna på valfritt sätt. Du kan även välja att titta på personernas Schema, men detta kan inte göras i kombination med någon av de andra händelsetyperna Vad visar översiktsbilden När du klickar på Visa fylls översikten med inrapporterade händelser. Alla händelser som är inlagda i Egenrapportering, Res eller Lön visas, även det som inte är attesterade ännu. Fönstret Översikt med rapporterade händelser 1 Symboler i visningsbilden: L = Ledighet R = Resa Sj = Sjukfrånvaro Se = Semester X = Schemalagd dag # = Fler träffar på denna dag avseende de utsökningskriterier som du har gett. 2 Tooltip

98 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 16-3 När du håller markören över en av de ovan angivna symbolerna så dyker det upp en text som talar om ytterligare uppgifter om den eller de händelserna. 3 Visning av månader Ovanför själva datumen visas from och tom-månad som avser de datum som visas i aktuell bild. När du scrollar längs med tidsaxeln kommer det alltså att ändra sig i fälten för månader. 4 Datumkoppling till kalendern Vissa datum markeras med speciella färger för att underlätta överblicken: Söndagar är röda Lördagar är blåa Lokalt inlagda tidavräkningsdagar är röda (inlagda på redovisningsenheten i Palasso Registervård Arbetstid) 5 Special val för semester, se avsnitt 13.1 När du markerar valet semester dyker det upp ett särskilt val för dig som är egenrapportör, där du kan markera om det bara är din semester som skall visas eller välja andra organisationer. Efter varje nytt val du gör bland urvalskriterierna måste du klicka på Visa på nytt Detaljer Om du vill se se mer information om en symbol klickar du på denna symbol. Detaljer visas då för de typer som du har gjort urval på. T ex. finns det en ledighet samma dag som en resa visas det endast detaljer för de händelser som du har gjort urval på. Fönstret detaljer i översikten

99 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Visa schema Fönstret Översikt med scheman När en dag är markerad med ett X finns det en arbetstid i schemat den dagen. Om du vill se vilka tider som schemat gäller, skall du klicka i den ruta du vill se mer information om. Fönstret Detaljer för Schema

100 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Kursanmälan Kapitlet är under bearbetning

101 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Mina inställningar 18.1 Nytt lösenord För att byta lösenord väljer du först Mina inställningar och sedan Nytt lösenord. Fönstret Nytt lösenord 1 Ange ditt nuvarande lösenord i Gammalt lösenord. 2 Ange ditt nya lösenord. 3 Ange det nya lösenordet igen i Bekräfta nytt lösenord. 4 Klicka på Spara. Ditt lösenord byts ut och fönstret stängs. Viktigt! När du skall ändra lösenord måste du följa de regler som systemadministratören har satt upp. Du ser dem genom att klicka på Visa regler Språk Du kan i Egenrapportering till viss del själv bestämma vilket utseende och språk du vill ha. Båda dessa uppsättningar förutsätter att den installation som finns på din myndighet har fler varianter på utseende och språk. När du väljer Språk under Mina inställningar i menyn visas först ett

102 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 18-2 informationsmeddelande: Det är först när du loggar in nästa gång som du ser effekten av ändrat språk. När du har kvitterat det meddelandet kommer ett fönster där du kan göra inställningarna. Fönstret Mina inställningar Det du kan välja under Språk är de olika språk som finns inlagda i er installation. Det är ledtexter på bilder, menyer och knappar som påverkas om du byter.

103 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida Attestering 19.1 Inledning Det är möjligt att aktivera funktionen Attestering. Man bestämmer lokalt vilka områden som ska attesteras. De områden som det är möjligt att attestera är: Kompetensprofil Ledigheter Resor Sjuk Tidredovisning Tillägg Detta innebär att allt som rapporteras i Egenrapportering inom de områden som ska attesteras måste godkännas av behörig attesterare innan uppgifterna går över till Lön, Res eller ekonomisystemet. Posterna måste ha status Godkänd i Attest för att kunna hämtas upp av Lön, Res och ekonomisystemet. Det finns tre olika typer av attesterare; Granskare, Beviljare och Godkännare. Det är endast Godkännare som skapar status Godkänd, så att posten kan gå vidare till Lön, Res och ekonomisystemet. Viktigt! Attesterade händelser för inlånad personal kommer inte Lön att kunna hämta upp eftersom personerna inte finns där. För att återanvända dessa uppgifter kan ni istället göra en utskrift för dessa personers lönehändelser och skicka till berörda intressenter. Den som attesterar kan sätta följande status: Godkänd/Granskad/Beviljad Ej godkänd För utredning Rapporterad I Palasso Behörighet och i Attestkedja bestäms om du har tillgång till att attestera över huvud taget. Om så är fallet kan du attestera hela redovisningsenheten, vissa organisationsenheter, vissa personer eller enligt kontering vissa koder.

104 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 19-2 I fältet Värde och Kontering kan följande tecken förekomma. Detta visas som textförklaring längst ner i fönstret. # = Kontering är procentfördelad för denna post.! = Utlägg/Kvitton redovisas under Detaljer - Utläggsbilaga Om inte! visas på en resa så kan du inte förvänta dig att någon Utläggsbilaga med bifogade kvitton kommer från resenären. Viktigt! Du kan aldrig attestera det du rapporterat på dig själv. Det finns möjlighet att sätta upp regler lokalt för vad som ska visas/döljas och hur presentation av vissa uppgifter ska ske i Egenrapportering. Dessa uppgifter är tex. om attestering skall kunna ske på kontering och att kunna flytta ett ärende i egenrapportering till annan organisation. Dessa funktioner registervårdas av administratörer i Palasso under Palasso Gemensamt - Styrvärden - Redovisningsenhet: Egenrapportering Visning, Egenrapportering Regler och Attestering. Attest på valfri dimension Det finns möjlighet att låta projektledare eller motsvarande som har ekonomiskt ansvar för en viss kod i kodplanen också vara den som godkänner händelserna som belastar denna kod. I Egenrapportering - Attestering kan sedan attesteraren välja attestering på linjeorganisation eller kod, t.ex. ansvarsområde eller projekt. Flytta ärende till annan organisation Det finns möjlighet att tillåta att egenrapportören kan flytta ärenden till en annan attestkedja, vilket betyder att de kan ange till vilken organisation händelsen skall tillhöra för attest (inte den man är kopplad till). Det finns ingen behörighet som styr till vilka organisationer som ärendet kan flyttas. Väljer man att aktivera denna funktion så aktiveras menyn Flytta ärende till annan org i Egenrapportering Tillägg/Ledigheter/Sjuk/Res Starta Attestering 1 Välj Attestering. Fönstret Palasso Attestering öppnas.

105 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 19-3 Fönstret för attestering 19.3 Ta fram underlag 1 Välj redovisningsenhet. 2 Välj Typ av underlag. Exempel på typer är resor, tillägg, ledigheter, sjukförsäkran och tidredovisning. Om du t.ex. väljer Ledigheter kan du göra ytterligare urval genom att söka på personnummer eller efternamn. Det kan vara bra om du vill begränsa underlaget du ska attestera. De typer av underlag som du kan välja på är de du har behörighet till, samt eventuellt raden Frånvaro, Tillägg och Resor. Raden Frånvaro, Tillägg och Resor skapas så fort en attesterare har behörighet till någon av sjuk, ledigheter, tillägg eller Resor. Den skapas bara för att det skall vara enkelt för attesteraren att välja allt på en gång. Det är en rad som programmet skapar som inte finns sparad på personen i behörighet och med andra ord ingen rad som kan tas bort. 3 (Välj typ Linjeorganisation eller det konteringsbegrepp som attestering kan ske på). Den här funktionen finns endast på de redovisningsenheter som har inställt att attestering kan ske på kontering. 4 Välj Organisation. Om du har valt linjeorganisation ska du välja organisationsenhet och har du valt konteringsbegrepp ska du välja bland aktuella värden.

106 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 19-4 Du kan välja om du vill titta på alla tillgängliga organisationsenheter eller koder på en gång eller en i taget av de du har behörighet till. 5 Sök person Om man vill söka fram enbart en person så väljer man tex personnummer eller efternamn. 6 Du kan välja ett datumintervall för de poster du vill titta på. Förinställt är från ett år från dagens datum till ett år efter dagens datum. 7 Välj status. Rapporterade är alltid förvalt. Om du markerar Alla visas samtliga status i Underlag för Attest. 8 Om du vill attestera personer som inte har någon koppling i organisationsträdet skall du välja att markera Okopplade. 9 Om du har valt Tidredovisning så tänds en ruta där du kan välja om poster skall visas summerade per kontering eller inte. 10 Klicka på Visa. Urvalet visas i Att attestera I listan visas nu de poster som överensstämmer med din behörighet och det urval du har gjort. Om en händelse är konterad, visas det med * i fältet kontering. Vilken kontering händelsen har ser du om du markerar raden och väljer Detaljer.

107 Användarhandbok EGENRAPPORTERING Sida 19-5 Om ni använder Attestering på kontering visas det värde som konteringen har på aktuell dimension i fältet kontering, för att du snabbt skall se vad som gäller. Om du ser status Låst i listrutan betyder det att någon annan är inne i Palasso Egenrapportering eller Lön och arbetar med den personen. Du kan inte attestera några transaktioner för en person som är låst Attestera 1 Markera rad/rader. Klicka på Markera alla om du vill attestera alla rader. Du kan också markera enstaka rader genom att klicka på raderna med musen och hålla ner CTRL-tangenten samtidigt. Du kan titta på information kopplad till en rad genom att markera den och sedan klicka på fliken Detaljer. Se avsnittet Detaljer. 2 Välj vilken status du vill sätta på valda rader. Markera Attestera, Avslå eller För utredning. Om du väljer Attestera kommer posterna att få den status som motsvarar din behörighet. Är du granskare blir posten granskad, är du beviljare blir posten beviljad och är du godkännare blir posten godkänd. 3 Klicka på Spara. Den finns möjlighet att på installationen bestämma om kvittens på Attestering skall ske med lösenord eller inte. Det görs av Administratören i Palasso Registervård. Du måste nu kvittera med ditt lösenord. (Om den funktionen är påkopplad) Fönstret Lösenord i Palasso Attestering Status ändras till det som du har valt. Du kommer att få en varning om ni har attestkedja och attesterare som finns tidigare i kedjan inte har attesterat händelsen. Ex. om en händelse är rapporterad och enligt kedjan skall granskas innan godkännande kommer godkännaren att få en varning om att inte händelsen är granskad.