UTBILDNINGSMATERIAL Egenrapportering

Transkript

1 1(41) EGENRAPPORTERING

2 2(41) Inledning Den grundläggande tanken med egenrapportering är att lyfta rapporteringen av en lönehändelse till den person som har kunskap om den. I fallet med t ex föräldraledighet eller sjukdom vet den ledige eller den sjuke bäst när han eller hon var borta. Tidigare har denna rapportering gjorts via pappersblanketter, vilka har ovanan att försvinna ibland. Genom att vi nu övergår till en digital rapportering via ER-modulen undviker vi problemet med borttappade ledighets- eller semesteransökningar. Självklart kan ett ärende fortfarande fastna på din chefs virtuella skrivbord, men som du kommer att märka har du nu möjligheten att se var i systemet ditt ärende befinner sig, och du kan trycka på där det behövs. Genomskinligheten i systemet är mycket större i detta nya system än det var tidigare. Förutom att du kan följa dina ärenden, kan du ändra dina adressuppgifter, se din löneutveckling och de anställningar du har registrerade i lönesystemet. Vidare kan du dra ut de senaste två årens lönespecifikationer och när året närmar sig sitt slut kan du plocka fram din kontrolluppgift genom systemet. Till sist ser vi det som att ärendegången blir tydligare. Tidigare har det ibland varit otydligt var du t ex ska skicka ett eventuellt sjukintyg eller vem som ska ta emot din sjukanmälan. Med ER-modulen styrs detta upp och ärendena hamnar lättare där de ska. Arbetar du deltid, kom ihåg att tala om för din lönehandläggare hur arbetstiden är förlagd. Det gäller även om du ändrar ditt schema för en längre period (gäller det bara någon enstaka gång behövs det inte) All information som rör Egenrapporteringen hittar du på: Här hittar du även kontaktuppgifter till support och felanmälan: palasso.support@mah.se eller på våra telenfontider 9-12 och 13-15

3 3(41) Innehållsförteckning INLOGGNING... 5 POPUP-FÖNSTER...5 ATT BÖRJA EGENRAPPORTERA... 6 SÖKFÖNSTER... 7 ANSTÄLLNINGSLÖPNUMMER... 8 NAVIGATION ATT RAPPORTERA EN LÖNEHÄNDELSE ANTECKNINGSFÄLTET ATT KORRIGERA EN LÖNEHÄNDELSE ATT TA BORT EN LÖNEHÄNDELSE ATT FÖLJA UPP ETT ÄRENDE PERSON GRUNDUPPGIFTER Namn/Adress Alternativa telefonnummer Personalkort ANHÖRIGA LEDIGHETER LEDIGHETSGRUPP TYP AV LEDIGHET SEMESTER FÖRÄLDRALEDIGHET Vård av sjukt barn Föräldraledig hel dag Föräldraledig del av dag Föräldraledig lägsta nivå (garantidagar) Pappadagar STUDIER Ledig för studier utan lön Ledig för studier med lön Ledig för examen/tentamen ÖVRIG LEDIGHET MED LÖN Släktangelägenhet Flytt Tjänstgöring som reservofficer ÖVRIG LEDIGHET UTAN LÖN Enskild angelägenhet (dag 1-5) Enskild angelägenhet (dag 6+) Annan anställning Närståendevård Offentligt uppdrag (dag 1-5) Offentligt uppdrag (dag 6+)... 25

4 4(41) ÖVERTID/MERTID...FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. ÖVERTID Enkel övertid Kvalificerad övertid Aftonundervisning Mertid Mertid vid tjänstledighet SJUK SALDON LÖNESPECIFIKATION ACKUMULATORER ÖVERSIKT KONTROLLUPPGIFT ATTESTERING TYP AV UNDERLAG SÖK PERSON SÖK ORGANISATIONSENHET STATUS UNDERLAG FÖR ATTESTERING ATT ATTESTERA ACKUMULATORER OCH ÖVERSIKT HJÄLP INSTALLATION TEKNISK INSTALLATION SÄKERHETSBEVIS... 41

5 5(41) Inloggning Så snart du har installerat Java-plattformen (läs mer om Java på sidan 41) kan du komma in i ER-modulen. Öppna din webbläsare och gå in på följande webbadress: Sidan som öppnas ser ut som bilden till vänster. I rutan för Username fyller du i ditt ordinarie användarnamn i Novell (små bokstäver). I rutan för Password fyller du i ditt ordinarie Novell-lösenord (små bokstäver) Tryck sedan på knappen Login. OBS! Ditt användarnamn i Novell är vanligtvis uppbyggt med ett prefix som beskriver vilket område du tillhör. Sedan följer de två eller tre första bokstäverna i ditt förnamn och sedan de två första bokstäverna i ditt efternamn. Exempelvis Blir Adam Svensson vid HS HSADSV och Bertil Svensson vid BIT blir BIBESV. Så snart du tryckt på knappen Login öppnas ett nytt fönster och dina uppgifter samt systemets inställningar laddas in. Detta representeras av en liten laddningsruta, Så snart allt är färdigt, öppnas ER-modulen. Popup-fönster Då ER-modulen öppnas i ett nytt fönster, måste din webbläsare tillåta popup-fönster, annars kommer du inte in. Det finns ett antal olika program som stoppar Popup-fönster, men det brukar alltid gå att ställa in så att de släpper igenom vissa specifika sidor.

6 6(41) Att börja egenrapportera När du väl loggat in och uppgifterna laddats, öppnas ER-modulen. Fönstret kan delas in i tre huvuddelar: Den övre delen (1) används främst av attesterare och rapportörer för att söka fram rätt person. För dig, som enskild anställd, så har du bara tillgång till dina egna uppgifter och då går det inte att söka fram någon annans uppgifter. Du ser endast dina egna uppgifter. Det enda du ska vara uppmärksam på är fältet Anstlpnr. Mer information om anställningslöpnummer hittar du på sidan 8. I den vänstra delen (2) hittar du navigeringslisten. Det är härifrån du väljer vad du ska titta på eller vad du ska rapportera. I dagsläget kan du rapportera nya personuppgifter, ledigheter, tillägg och sjukdom. Du kan även se dina saldon, en kort översikt över din frånvaro samt ta del av din kontrolluppgift. Den högra delen (3) är presentationsfältet. I bilden ovan syns ingen direkt information, men beroende på vad du väljer i navigeringslistan syns olika typer av rapporteringsfält och uppgifter här.

7 7(41) Egenrapportering Sökfönster Är du attesterare eller har behörighet att rapportera åt andra ser du ett sökfönster där du kan söka fram personer via personnummer. Du kan även få fram ett mer detaljerat sökfönster genom att trycka på knappen med kikaren på. Det öppnar upp ett nytt fönster. I det nya sökfönstret kan du skapa ett urval på personnummer, efternamn, personalkategori eller tjänstebenämning. Anställningsnummer används inte. Symbolen * används som wildcard. Den symboliserar en fri mängd valfria tecken. Söker du t ex på Lund* i fältet Efternamn kommer du att få alla personer vars efternamn börjar på Lund, Lundström, Lundberg Lundqvist etc. Ditt urval kommer dock vara begränsat till den eller de organisationsenheter du har behörighet till. Är du chef för en enhet kommer du endast att kunna se personal på denna enhet. Du har inte behörighet att se samtliga anställda vid högskolan. Med knappen Personnummer intervall har du möjlighet att söka mellan ex om du inte är säker på personnumret. Knappen Okopplade är något problematisk. Den ger dig möjlighet att söka fram personer som inte är kopplade till organisationen. Då ingen rapportering sker för dessa personer och mängden personer som omfattas av utsökningen är mångdubbelt fler än vanligt finns det ingen anledning att använda denna funktion i dagsläget. Kryssa alltså inte i denna ruta. Knappen Personbehörighet är inte heller särskilt användbar i dagsläget. Kryssa alltså inte i denna ruta.

8 8(41) I den mån du har behörighet att rapportera eller attestera för mer än en organisationsenhet, kan du välja mellan dessa i rullgardinsmenyn Orgenhet. För att verkligen få med alla organisationsenheter du har behörighet för, kan du kryssa i rutan Underliggande organisationer. För att belysa vad det innebär kan vi ta Gemensam förvaltning som exempel. Organisationsstrukturen ser ut så här: Gemensam förvaltning Administrativa Informations- Plan- och Internationella avdelningen avdelningen lokalavdelningen sekretariatet Under organisationsenheten Gemensam förvaltning hittar du förvaltningschef och förvaltningschefs kansli. Markerar du endast Gemensam förvaltning får du endast med dessa personer. Kryssar du i Underliggande organisationer får du med personalen som är knuten till, Informationsavdelningen etc. Anställningslöpnummer Det som är av intresse i den övre delen av fönstret, för dig som enskild egenrapportör, är rutan Anstlpnr. En hel del anställda vid högskolan har under sin tid vid myndigheten haft två parallella anställningar. Det kan t ex vara som adjunkt och doktorand eller i vissa fall har en utökning i anställningsomfattning resulterat i att man lagt upp en extra anställning. Detta gäller då endast om du haft två eller fler parallella anställningar. Har du t ex befordrats från lektor till professor eller av någon annan anledning gått till annan tjänstebefattning, innebär det inte alltid att du har fått ett nytt anställningsnummer.

9 9(41) Om det nu är så att du har mer än ett anställningsnummer, finns det en del saker du ska tänka på. Du måste alltid komma ihåg dina olika anställningar när du egenrapporterar. Tänk dig att du har en anställning till 50 % som adjunkt och en anställning till 50 % som utbildningsledare och du planerar ta ut semester i två veckor. Då måste du ansöka om semester både för din anställning som adjunkt och för din anställning som utbildningsledare. Om du inte gör det, kommer du att endast få hälften av ditt semestertillägg och dina semesterdagar på den anställning du glömmer rapportera för, kommer att ha kvar sina semesterdagar. På samma sätt måste du tänka på att rapportera en eventuell övertid på rätt anställning. Då dina olika anställningar kan ha olika grundlön (jmf adjunkt och doktorand), måste du rapportera övertiden på rätt anställning för att få rätt ersättning. Detta är nog en av de svårare sakerna när det kommer till att egenrapportera, att komma ihåg eventuella dubbla anställningar.

10 10(41) Navigation I den vänstra delen av fönstret hittar du navigationslisten. Genom att trycka på de plus-tecken som står framför mappikonerna öppnar du upp trädstrukturen. Genom att trycka på minustecknen stänger du mapparna. Personmappen innehåller sidorna Grunduppgifter och Anhöriga. I den första kan du ändra adressuppgifter, telefon samt se vilka uppgifter som i dagsläget är registrerade i PA-systemet. Under Anhöriga kan du lägga upp anhöriguppgifter om du så önskar. Under Ledigheter kan du ansöka om semester och olika typer av tjänstledigheter och föräldraledigheter. Under Tillägg omfattas de olika ersättningar högskolan har för mer- och övertid. Under Sjuk rapporteras sjukdom. Mappen Resor innehåller Reserapportering där du skapar din reseräkning och guidad reserapportering där du steg för steg får hjälp med att lägga in din reseräkning. Under saldon hittar du din bruttolön och skatt under året, dina lönespecifikationer samt semestersaldon, friskvårdsuttag mm. Under Översikt kan du se en kalender med dina rapporterade ledigheter och sjukdagar. Under Kontrolluppgift kan du just ta del av din kontrolluppgift. I mappen Hjälp kundspecifik finns en länk till vår sida för egenrapportering, där hittar du manualer, filmer samt lathundar.

11 11(41) Att rapportera en lönehändelse När man valt Ledighetsgrupp och sedan rätt typ av ledighet, ska man rapportera in rätt uppgifter. De olika typerna av ledighet är ställda så att de kräver att du fyller i olika typ av information. Vid en föräldraledighet behövs t ex att du anger barnets personnummer. Det kommer automatiskt upp en ruta om det är något fält som du glömt fylla i och som är obligatoriskt. De olika typer av uppgifter du kan behöva rapportera är: Fr o m (ÅÅMMDD) Det datum ledigheten börjar gälla. T o m (ÅÅMMDD) Det datum ledigheten slutar att gälla. OBS! Ibland, t ex vid sjukanmälan, ska du lämna fältet T o m datum blankt. Om du lämnar detta fält blankt räknas händelsen som aktiv. Det innebär att du själv lägger in ett t o m datum när du kommer tillbaka i tjänst förutsatt att sjukskrivningsperioden är mindre än 7 dagar. Från dag 8 krävs det sjukintyg som lämnas till lönehandläggaren som därefter tar över ärendet. Kl (TTMM) Observera att det är timmar och minuter, inte timmar och hundradels timmar. Du behöver dock inte rapportera klockslag för någon typ av ledighet. Det gäller snarare övertid och mertid. Omf (%) Lönehändelsens omfattning. Det gäller alltså inte anställningens omfattning. Om du har en anställning á 50 % och är helt tjänstledig från den anställningen är lönehändelsens omfattning (Omf) = 100. Antal dagar I de fall lönehändelsen behöver antal för att kunna beräknas, eller om ledigheten är villkorad till ett visst antal dagar, t ex ledighet för flytt, vilket man kan vara en (1) dag i stöten.

12 12(41) Barnets födelsedatum (ÅÅMMDD) Gäller vid föräldraledigheter och vård av barn. Anteckning I de fall det krävs en anteckning kommer du inte att kunna spara förrän du har fyllt i fältet. Du kan lämna meddelande som är upp till 72 tecken långa. När den person som ska attestera din ledighet får upp din anmälan/ansökan så markeras den med en bock om det finns en anteckning. På så sätt kan du lämna korta meddelande som hör till din ledighet. När du sedan har fyllt de aktuella fälten och är nöjd med din rapport, trycker du på knappen Spara. Uppgifterna flyttas nu ner till fältet nedanför. Från och med nu kan din chef attestera lönehändelsen. Om du vill tömma fälten som du har skrivit i så väljer du rensa. Att korrigera en lönehändelse Ibland råkar man lägga in fel uppgifter i systemet och då kan man ganska lätt ta bort dessa. Att ta bort en lönehändelse Så länge lönehändelsen inte har attesterats och skickats till lönesystemet, kan du bara ta bort raden. Markera den felaktiga raden i fältet på den undre halvan av fönstret. Tryck sedan på knappen Ta bort rad, du får en fråga vill du ta bort, klicka på ja. Nu ska raden försvinna. Om det är så att lönehändelsen redan har blivit attesterad och skickad till lönesystemet för utbetalning d v s är överförd, så måste du istället korrigera lönehändelsen. När du väljer att korrigera en lönehändelse så vänder du på tecknet för den aktuella händelsen. Ett avdrag (t ex sjukavdrag) blir en ersättning och en ersättning (t ex övertid) blir ett avdrag. Vad gäller ledigheter så ändras då antalet dagar från minusposter till plusposter. Exempel: Tänk dig att du har lagt in en lönehändelse, t ex en semesteransökan, som blivit beviljad av din chef och gått iväg för behandling i lönesystemet, och det visar sig att du inte tar ut alla semesterdagar. Semesterdagarna är redan dragna och semestertillägget är utbetalat.

13 13(41) Ex 1 Ex 2 I Exempel 1 måste du korrigera lönehändelsen. Då klickar du på raden så att uppgifterna hamnar i det övre fältet igen. Skriv in perioden du vill ändra, klicka på korrigera, då får då upp en fråga vill du korrigera, välj ja. Du får nu en ny rad med händelsen du har korrigerat (se exempel 2) med en bock i korr som visar att den är korrigerad. Denna händelse kommer, precis som alla andra, skickas för attest till din chef och måste godkännas innan korrigeringen skickas vidare för behandling i lönesystemet. Att följa upp ett ärende Så snart du har sparat ner en ledighet eller annan lönehändelse, kan din chef attestera den. Du kan följa ärendets gång i rutan på den undre halvan av fönstret. I kolumnen Status ser du just ärendets status just nu. Den status ett ärende kan ha är: Rapporterad Det är denna status ett ärende får så fort du registrerat den. Så länge ett ärende har denna status kan du ta bort det. Läs mer om borttagandet av lönehändelser på sidan 12. Granskad I de fall organisationen har en granskare som ska gå igenom ärendet innan det når attesterande chef, kan ärendet få status granskad. Då är de godkänd av granskaren. Godkänd När ett attesterande chef har markerat ärendet som godkänt kommer ärendet att gå till lönesystemet för bearbetning. Ej godkänd Om en chef väljer att underkänna din ansökan/anmälan, får ärendet denna status. Du får då ett automatgenererat mail om detta.

14 14(41) Överförd När lönehändelsen väl gått in i lönesystemet får lönehändelsen denna status. Vissa ärenden kommer med tiden att gå raka vägen in i systemet efter chefens attest. Andra måste manuellt importeras in i lönesystemet av lönehandläggarna. Därför kan det ibland ta ett tag från att ärendet är godkänt till att det är överfört. För utredning En chef kan välja att markera ärendet för utredning för att visa att han/hon har mottagit ärendet, men att han/hon ännu inte har bestämt sig om lönehändelsen ska godkännas. Person Genom att öppna upp person-mappen via plus-tecknet, kommer du åt de två huvudsidor som finns under Person, Grunduppgifter och Anhöriga. Grunduppgifter Grunduppgifterna är uppdelade på tre flikar, Namn/Adress, Alternativa telefonnummer samt Personalkort. Namn/Adress Under Namn/Adress ska du själv uppdatera dina adressuppgifter om du har flyttat eller bytt hemtelefon. Vad gäller E-post (arbete) så är detta fält aktivt. Står det eventuellt en adress i detta fönster så ta inte bort den. Den används för att viss information ska komma rätt.

15 15(41) Alternativa telefonnummer Under fliken Alternativa telefonnummer kan du uppge telefonnummer där du kan bli nådd efter arbetstid. Uppgiften är självklart frivillig och kan endast ses av din attesterande chef(er). Personalkort Under fliken Personalkort kan du se vad som är registrerat om dig i PAsystemet. Markera de uppgifter du önskar se och tryck på knappen skriv ut. Efter att har du tryckt på skriv ut öppnas personalkortet i ett nytt fönster.

16 16(41) Du kan välja att skriva ut sidan genom att trycka på knappen med en skrivare på. Funktionen spara får aldrig användas, då Malmö högskolas ER-modul ligger på en server i Arboga. Anhöriga I dagsläget förvaras anhöriguppgifter i pärmar på respektive område. Genom ERmodulen ges möjlighet att förvara dessa uppgifter på ett ställe där de inte riskerar att förstöras när man behöver dem som mest, t ex vid en eldsvåda.

17 17(41) Under sidan Anhörig kan du lägga in kontaktuppgifter för de personer du önskar högskolan ska kontakta vid en olycka. Du kan lägga in flera personer om du så önskar. OBS! Dessa uppgifter är självklart frivilliga och den enda som kan se dessa uppgifter är din attesterande chef(er) samt systemansvarig vid Gemensam förvaltning. Den sistnämnda funktionen finns ifall olyckan verkligen skulle vara framme.

18 18(41) Ledigheter Under ledigheter kan du rapportera din eventuella semester, tjänstledighet eller föräldraledighet. När du öppnar upp sidan Ledigheter ligger semesteransökan som default. Ledighetsgrupp Typ av ledighet Alla ledigheter är grupperade i Ledighetsgrupper. Genom att trycka på den blå knappen med pilar på så öppnar du en rullgardinslista som visar de olika grupperna: Semester Föräldraledighet Studier Övrig ledighet med lön Övrig ledighet utan lön För varje ledighetsgrupp finns sedan en eller ett par typer av ledighet du kan rapportera. Genom att trycka på den blå knappen med pilar på så öppnar du en rullgardinslista som visar de olika lönehändelserna du kan rapportera för den aktuella ledighetsgruppen.

19 19(41) Semester Semester är mycket lätt att rapportera. Det enda du behöver rapportera är från och med vilket datum du önskar semester och vilket datum som är den sista semesterdagen. Frivilliga uppgifter: OBS! Arbetar du deltid och inte varje dag i veckan. Exempelvis kan du vara arbetsfri fredagarna varannan vecka och onsdagarna varannan vecka. Då arbetar du så kallad koncentrerad deltid. Är så fallet ska du ringa och anmäla detta till lönekontoret i samband med semesteransökan. Detta så att systemet inte tar ut semesterdagar för dig på dina arbetsfria dagar. Inga Kristensson (GF, HS) Yvonne Glans (OD, BIT) Florence Persson (KS) Karin Adamsson (LUT) Föräldraledighet Ledighetsgruppen Föräldraledighet innehåller ett antal typer av ledigheter; vård av sjukt barn, pappadagar, vanlig föräldraledighet samt föräldraledighet enligt den lägsta nivån (sk garantidagar). Vård av sjukt barn Denna ledighet används när du som förälder är hemma och vårdar sjukt barn. Grundprincipen är att du kan vara hemma av denna anledning fram till dess att barnet fyllt 12 år, men högst 120 dagar på ett år. Vissa avvikelser kan finnas. Antal dagar Barnets födelsedatum Omfattning: Utgå alltid ifrån att din anställning är värd 100% d v s om du arbetar ex. 50% och anmäler vård av barn för en dag ska du lägga 100% i omfattning. Arbetar du 4 timmar om dagen men måste gå hem efter 2 timmar lägger du 50% i omfattning.

20 20(41) Frivilliga uppgifter: OBS! Om barnet är sjuk längre tid än sju (7) dagar ska du styrka sjukdomen med sjukintyg. Skicka detta till löneavdelningen. (Se sidan 19 för kontaktuppgifter.) Föräldraledig hel dag Om du är föräldraledig får du din huvudsakliga ersättning från Försäkringskassan genom föräldrapenningen. Under den perioden görs då ett löneavdrag. Antal dagar Barnets födelsedatum Frivilliga uppgifter: OBS! Vad gäller föräldrapenningtillägg så är det ett krav att du varit anställd inom myndighetsområdet i minst 90 dagar i följd. Ersättningen utgår om du tar har ett löneavdrag enligt ovan och du tar ut föräldrapenning över garantinivån. Det sistnämnda måste du styrka genom att du skickar in kopia på beslutet från Försäkringskassan. Ställ brevet till din lönehandläggare (se sid 19 för kontaktuppg.) Föräldraledig del av dag För föräldraledighet för del av dag (eller partiell föräldraledighet) gäller i princip samma bestämmelser som för föräldraledighet del av dag. I lönesystemet används dock två olika lönearter vilket gör att vi måste styra rapporteringen på detta vis, med en rapport för ledighet hel dag och en rapport för ledighet gällande del av dag. Omfattning Lägg in din ledighets faktiska omfattning i % är du ledig 4 timmar lägger du in 50% om du skulle arbetat 8 timmar. Barnets födelsedatum Frivilliga uppgifter:

21 21(41) Föräldraledig lägsta nivå (garantidagar) Du har som förälder även möjlighet att vara föräldraledig med en lägre ersättningsnivå, utöver den ordinarie föräldraledigheten, de så kallade garantidagarna. I de fall du ansöker om sådan ledighet använder du dig av denna rapport. Omfattning Lägg in din ledighets faktiska omfattning i % är du ledig 4 timmar lägger du in 50% om du skulle arbetat 8 timmar. Barnets födelsedatum Frivilliga uppgifter: Pappadagar Om du är nybliven pappa, har du rätt till tillfällig föräldrapenning i tio dagar i samband med barnets födelse eller adoption av barn, den så kallade pappapenningen. Denna typ av föräldrapenning kan inte tas ut efter den sextionde dagen efter det att barnet kommit hem från sjukhus. Gäller det adoption räknas tiden från den dag då föräldrarna fått barnet i sin vård. Omfattning Lägg in din ledighets faktiska omfattning i %. Antal dagar Barnets födelsedatum Frivilliga uppgifter: Studier Som arbetstagare vid Malmö högskola har du i många fall rätt till att vara ledig för studier med eller utan bibehållen lön. Dessa fall regleras i Lag (1974) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning samt ALFA. Ledig för studier utan lön Den vanligaste tjänstledighetsformen för studier medger ingen bibehållen lön, utan du beviljas endast ledigt för att sköta dina studier. Det kan t ex vara för att läsa en termin på universitet/högskola. Reglerna för denna typ av ledighet är för många för att listas här, men regleras i lagtexten nämnd ovan.

22 22(41) Omfattning Frivilliga uppgifter: Ledig för studier med lön Om utbildningen är betydelsefull för högskolans verksamhet kan myndigheten bevilja tjänstledighet med bibehållen lön för hela eller del av tjänstledigheten. Omfattning Ledig för examen/tentamen I enlighet med bestämmelserna i ALFA kan du vara ledig högst fem (5) dagar per kalenderår för examen eller tentamen. Under dessa tillfällen har du bibehållen lön. Det gäller då så klart endast för din egen examen eller tentamen. Antal dagar

23 23(41) Övrig ledighet med lön ALFA 9 kap reglerar ett antal olika ledigheter där du bibehåller din lön under tiden. Släktangelägenhet Denna ledighet har du rätt till att få vid betydande släktangelägenheter. Du har rätt till ledighet den tid som behövs, men högst 10 arbetsdagar per kalenderår. Det kan gälla allvarligare sjukdomsfall, dödsfall, begravning, bouppteckning eller arvskifte inom den egna familjen eller den närmaste släktkretsen (exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar). Antal dagar (anledning samt släktskap skall anges) Flytt Om du ska flytta har du rätt till ledighet med bibehållen lön under en (1) dag. Antal dagar Frivilliga uppgifter: Tjänstgöring som reservofficer Under sådan tjänstgöring som reservofficerare (eller motsvarande) är skyldig att fullgöra, betalas som regel 25 % av den fasta lönen ut. Frivilliga uppgifter:

24 24(41) Övrig ledighet utan lön I de fall du önskar tjänstledighet av annan orsak än de som nämnts ovan, kan du bli beviljad detta, men då utan bibehållen lön. Vi särskiljer på tjänstledighet för offentligt uppdrag, tjänstledighet för annan anställning samt tjänstledighet för enskild angelägenhet. Den sistnämnda kategorin omfattar alla andra skäl. Enskild angelägenhet (dag 1-5) I alla de fall du inte hittar någon annan typ av ledighet som passar in på din planerade ledighet, använder du dig av denna rapport. Då lönesystemet beräknar löneavdraget olika om ledigheten omfattar 1-5 dagar i förhållande till ledigheter 6+ dagar, finns det två olika rapporter. Om ledigheten inte är längre än fem (5) arbetsdagar, använder du denna rapport. Omfattning Antal dagar Enskild angelägenhet (dag 6+) Se Enskild angelägenhet (dag 1-5) ovan för mer information. Då lönesystemet beräknar löneavdraget olika dag 1-5 i förhållande till dag 6+ måste du använda annan rapport om tjänsteledigheten är längre än fem (5) dagar. Omfattning Antal dagar Annan anställning Om du önskar vara tjänstledig för en annan anställning, använder du dig av denna rapport.

25 25(41) Omfattning Närståendevård Möjligheten till tjänstledighet för närståendevård regleras i Lag (1988:1465) om ersättning och ledighet för närståendevård. Försäkringskassan tar beslut om att ersättning utgår. Om så är fallet kan tjänstledighet beviljas. OBS! För att tjänstledighet ska beviljas, ska du styrka din sak genom att skicka in beslutet från Försäkringskassan till löneavdelningen. Se sida 19 för kontaktuppgifter. Antal dagar Off entligt uppdrag (dag 1-5) Om du får ett offentligt uppdrag som ledamot i riksdag eller uppdrag från kommun eller landsting vilket grundar sig på en författningsbestämmelse, kan du få tjänstledigt. Vad gäller riksdagsuppdrag kan inte arbetsgivaren avslå ansökan och vad gäller de andra offentliga uppdragen bör arbetsgivaren bevilja om inte finns synnerliga skäl till annat. Då lönesystemet beräknar löneavdraget olika dag 1-5 i förhållande till dag 6+ måste du använda annan rapport om tjänsteledigheten sträcker sig förbi dag fem (5). Denna rapport används då om uppdraget endast är kortare (1-5 dagar). Omfattning Off entligt uppdrag (dag 6+) Se Offentligt uppdrag (dag 1-5) ovan för mer information. Då lönesystemet beräknar löneavdraget olika dag 1-5 i förhållande till dag 6+ måste du använda två olika rapporter. Denna rapport använder du om uppdraget är längre än fem arbetsdagar.

26 26(41) Omfattning Övertid/Mertid Du kan egenrapportera mer- och övertid samt aftonundervisning. OBS! Vad gäller andra typer ersättningar mot kvitton, t ex ersättning för medicin och sjukvård eller utlägg för friskvård, så rapporteras dessa lönehändelser inte via ER-modulen. Skicka istället kopia på dina kvitton till lönehandläggare för registrering. Se sidan 19 för kontaktinformation. Övertid Det finns ett antal olika varianter på övertid vid Malmö högskola. De vanligaste är enkel och kvalificerad övertid. Det är dessa lönehändelser som vanligtvis kallas övertid och motsvarar arbetstid som sker utanför en heltidsanställning. Mertid k allas de timmar som arbetas utöver ordinarie anställning av en deltidsanställd. OBS! Med enkel övertid avses övertidsarbete på annan tid än den som enligt nedan är kvalificerad övertid. Med kvalificerad övertid avses övertidsarbete mellan klockan 19:00 på fredag och klockan 07:00 på måndag eller mellan klockan 22:00 och 06:00 måndag till torsdag. Det finns även särskilda regler för helgdagar och andra arbetsfria dagar. Enkel övertid Övertid ska vara beviljad av din chef. Enkel övertid ersätts med din fasta lön dividerat med 94 per arbetad timme. Kl Kl

27 27(41) Antal Anteckningsfält Kvalificerad övertid Övertid ska vara beviljad av din chef. Kvalificerad övertid ersätts med din fasta lön dividerat med 72 per arbetad timme. Kl Kl Antal Aftonundervisning För dig som är lärare kan övertidsersättningen aftonundervisning förekomma om du har undervisning efter klockan 18:00. Kl Kl Antal Mertid Mertid kallas de timmar som arbetas utöver ordinarie anställning av en deltidsanställd. Exempel: Om en person är anställd 50 % och utöver detta arbetar 10 timmar en månad, så är dessa timmar mertid då de inte räcker upp över en heltidsanställning. Kl Kl Antal Mertid vid tjänstledighet

28 28(41) Mertid kallas de timmar som arbetas utöver ordinarie anställning av en deltidsanställd. Om du är tjänstledig, helt eller deltid, från din anställning vid Malmö högskola men ändå arbetar utöver den överenskomna tiden, men inte över en sammanlagd heltid, är detta också mertid. Då lönesystemet hanterar denna variant av mertid lite annorlunda än den vanliga mertiden ska du i sådana fall använda denna rapport. Kl Kl Antal

29 29(41) Sjuk Sjukdom är också relativt enkelt att rapportera via ER-modulen. Det finns inga undergrupper, utan endast en typ av rapport. Olika områden vid högskolan har valt att hantera sjukanmälan på olika sätt. Antingen lägger du din sjukanmälan själv, eller så ringer du in till någon person som lägger in rapporten med första sjukdag. T ex så ringer du in din sjukanmälan till kurssekreterare som lägger in första sjukdag. Kortare sjukfrånvaro (upp tom dag 7) Den tidigare blanketten för sjukförsäkran ersätts med att du går in i ER-modulen och lägger första dagen samt omfattning för din sjukdom. OBS! Så snart du är tillbaka på din arbetsplats måste du gå in och hämta upp raden och lägga ett slutdatum på sjukanmälan. Om du inte gör så kommer lönesystemet att tro att du fortfarande är sjuk och fortsätta göra sjukavdrag. Detta kan bli en obehaglig överraskning när lönen (inte) kommer. Längre sjukfrånvaro (from dag 8) Om du är sjuk längre än 7 dagar så tas ärendet över av lönehandläggaren. Du ska då inte lägga ett tom datum när du är tillbaka. OBS! Tänk på att om du är sjuk längre än sju (7) dagar måste du styrka din sjukdom med ett sjukintyg. Skicka detta intyg till löneavdelningen. Se sidan 19 för kontaktuppgifter. Omfattning Frivilliga uppgifter:

30 30(41) Saldon Under sidan Saldon kan du se dina ackumulerade uppgifter för året. Du kan t ex se hur mycket semester du har tagit ut och har kvar, dina lönespecifikationer eller hur många övertidstimmar du haft under året. Under fliken Ackumulatorer kan du välja att ta fram uppgifter om semester, övertid, mertid, vab, friskvård, samt ledigheter. Du kan t ex se hur mycket semester du har tagit ut och har kvar. Om du har använt friskvårdspengarna mm Välj vad du vill se i rullgardinsmenyn och tryck på knappen Hämta. Då uppdateras informationen i tabellen. Lönespecifikation En fördel med ER-modulen är att du har tillgång till dina löneuppgifter ett par dagar innan utbetalning.

31 31(41) Dessutom kan du välja att ta fram uppgifter bakåt i tiden. Genom att välja År och Månad i rullgardinsmenyerna och sedan trycka på knappen Hämta spec kan du få fram uppgifterna för den aktuella månaden. Du kan även få ut en utskriftsvänlig sida genom att trycka på knappen Skriv ut. Detta gäller även historiska lönespec. En ny sida med uppgifterna visas efter att du tryckt på Skriv ut Du kan välja att skriva ut sidan genom att trycka på knappen med en skrivare på. Funktionen spara ska du inte använda, då Malmö högskolas ER-modul ligger på en server i Arboga.

32 32(41) Ackumulatorer Under den sista fliken, som heter just Saldon kan du se en kort sammanfattning av dina löneuppgifter för året. Du kan se Din ackumulerade bruttolön samt preliminärskatt. OBS! Malmö högskola har en separat hantering av flextid för teknisk- och administrativ personal. De uppgifter du uppger i din flexblankett förs inte in i Palasso.

33 33(41) Översikt När du klickar på Översikt öppnas ett nytt fönster. På denna sida kan du få en övergripande bild av din sjukfrånvaro samt dina ledigheter. För dig som är attesterare, kan du här få fram en översiktlig bild över frånvarodagar på enheten, då du får upp samtlig personal för enheten när du startar upp sidan. Har du ansvar för mer än en organisationsenhet kan du skifta mellan dessa i rullgardinsmenyn längst till vänster. Du har möjlighet att se din frånvaro 6 månader bakåt i tiden och planerade ledigheter 6 månader framåt i tiden. Du väljer sedan vilken eller vilka typer av uppgifter du vill visa genom att markera urvalet i kryssrutorna längst upp till höger. Tryck sedan på knappen Visa för att uppdatera informationen. OBS! Då Malmö högskola inte arbetar med Palassos tid- och schemamodul kan du inte se ditt schema i dagsläget.

34 34(41) Kontrolluppgift Du kan även ta del av din kontrolluppgift genom ERmodulen. Attestering För dig som är attesterande chef syns denna länk. När du klickar på länken öppnas ett nytt fönster.

35 35(41) Typ av underlag Det första du ska göra är att välja vilket typ av underlag du vill granska. Du kan välja att se Frånvaro, tillägg och resor som eller samlad grupp eller Ledigheter, Resor, Sjukförsäkran eller Övertid/Mertid var för sig. Sök person Önskar du söka fram underlag på en särskild person, kan du använda dig av sökrutan. Du kan välja om du vill söka på antingen personnummer eller efternamn genom att välja detta i rullgardinslistan. Sök organisationsenhet Om du inte vill söka fram en enskild person, utan istället vill ha fram alla underlag för en hel organisationsenhet, väljer du den i rullgardinsmenyn till vänster. Tänk på att om du väljer en organisationsenhet så kommer inte underliggande enheter med. Då ska du istället välja Alla tillgängliga.

36 36(41) Status Nästa steg är att välja vilken status ärendena du vill se ska ha. Du kan välja mellan en mängd olika alternativ, men de vanligaste är nog Rapporterade, Granskad och Markera alla. Väljer du Rapporterade får du fram de rapporter personalen har rapporterat, men som du ännu inte har godkänt för utbetalning. Det är ett bra urval att göra om du vill se vad du ska attestera just nu. Status Granskad kan en lönehändelse få om er organisationsenhet har valt att ha en granskare kopplad till en attestkedja. Det kan vara en tjänsteman som ser till så att allt ser rätt ut i rapporten. Status Beviljad används i dagsläget inte vid Malmö högskola. Väljer du Godkänd ser du de händelser du valt att godkänna för överföring till lönesystemet. Den innebär då att du valt att attestera ärendet. Så snart lönehändelsen gått från attesteraren och in i lönesystemet får den status Överförd. En attesterande chef kan markera ett ärende För utredning. Det innebär att han/hon har tagit del av ärendet, men inte tagit beslut om ärendet ska attesteras eller ej. Vill du se dessa ärenden väljer du För utredning. Om en attesterande chef valt att inte godkänna en lönehändelse får den status Ej godkänd. Genom att trycka på knappen Markera alla väljs samtliga statustyper för granskning. Genom att trycka på knappen Avmarkera alla avmarkeras samtliga statustyper för granskning. När du valt vilket/vilka underlag du vill granska, trycker du på knappen Visa.

37 37(41) Underlag för attestering När du nu gjort ditt urval på typ av underlag och vilken person/organisationsenhet du önskar se, kan du se resultatet på den undre halvan av fönstret. Du kan då bl a se: namn innehåll d v s vilken lönehändelse det rör sig om datum anteckning status Om det är så att personen har gjort en anteckning i samband med registreringen kan du granska det genom att välja fliken Detaljer längst upp till vänster. För att komma tillbaka väljer du fliken Urval. Genom att klicka på fliken Detaljer öppnas en ny flik, med information om ärendet. Här kan du se information om vem som registrerat ärendet, eventuella anteckningar/meddelande från rapportören, samt en sammanfattning av ärendet.

38 38(41) Att attestera Du börjar med att markera ett ärende i underlagsfönstret. Sedan väljer du om du vill attestera, avslå eller markera ärendet för utredning. Tryck sedan på knappen Spara. Du kan direkt se förändringen i status så snart du attesterat ärendet. Känner du att du har tappat bort dig bland ärendena kan du trycka på knappen Ångra allt. På så sätt får du tillbak a underlagsfönstret som det såg ut innan du började. en Ta bort. Då blir händelsen rapporterad igen. Ångrar du dig och vill ta bort en attestering, trycker du på knapp Detta kan du även göra om du har sparat attesteringen.

39 39(41) Ackumulatorer och översikt Ibland kan det vara bra att kontrollera en del uppgifter innan man godkänner ett ärende. Vill du t ex ta reda på hur många semesterdagar en person har, innan du beviljar semester, kan du komma åt de uppgifterna genom att trycka på knappen Ackumulatorer. Detta öppnar upp ett fönster som motsvaras av sidan Ackumulatorer (se sid 34). Här kan du t ex välja semester i rullgardinsmenyn för att få fram personens semesteruppgifter. OBS! Semesterackumulatorerna är från den siste i föregående utbetalningsmånad. Dvs om lönerna inte är skickade den 14 oktober, befinner sig systemet fortfarande i septembers löneperiod och visar uttagen och intjänad semester per den 31 augusti. När lönerna körs den 17 oktober ställs månaden om och systemet är i oktober. Ackumulatorerna visar då semestern per den 30 september.

40 40(41) Önskar du kontrollera frånvaron vid en organisationsenhet, t ex vid planering av semester, kan du trycka på knappen Översikt Detta öppnar upp ett fönster som motsvaras av sidan Översikt (se sid 33). Här kan du få en snabb överblick över sjukdagar och ledigheter månadsvis. Hjälp Under mappen Hjälp hittar du sidorna Egenrapportering som är en direktlänk till WM-datas manual. Och kundspecifik som är en direktlänk till Malmö högskolas egen sida om egenrapportering. Där hittar du all information som rör egenrapportering, support, manual, filmer mm.

41 41(41) Installation Om det är första gången du använder egenrapporteringsmodulen (ER-modulen) kan du läsa detta kapitel. Annars kan du med fördel hoppa över de tekniska delarna. Teknisk installation För att komma åt egenrapporteringsmodulen krävs att din dator har rätt Java version. Du hittar den under Säkerhetsbevis Första gången du startar ER-modulen från en dator måste ett särskilt säkerhetsbevis installeras. Systemet öppnar en bild som påpekar detta. Säkerhetsbeviset är en nödvändighet för att kunna egenrapportera, så tryck på knappen Alltid. Efter att du installerat säkerhetsbeviset kan du börja egenrapportera. När du har kommit in på Javas hemsida välj att acceptera ärendet.