Användarhandbok. Egenrapportering

Transkript

1 Användarhandbok Egenrapportering Palasso är varumärken som tillhör Logica. Windows, Word och Excel är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Copyright Logica Licensierad användare av system från Logica får fritt kopiera handböckerna för dessa system.

2 Innehållsförteckning Denna handbok... 1 Uppbyggnad... 1 Ordlista... 1 Allmänt om Palasso Egenrapportering... 2 Vad används Egenrapportering till?... 2 Inrapporteringsfält för egenrapportering i Palasso... 2 Starta Palasso egenrapportering... 2 Avsluta Egenrapportering... 4 Status på rapportering... 4 Egenrapportering... 5 Personuppgifter... 5 Namn/adress... 5 Alternativa telefonnummer... 6 Personalkort... 6 Anhöriga... 6 Meriter... 7 Arbetslivserfarenhet... 7 Övriga meriter... 7 Språk... 7 Kompetens... 8 Ledigheter... 8 Allmänt om ledigheter... 8 Rapportera ledigheter Semester Semesterförläggning för lärare Semesterförläggning för administrativ personal Vård av sjukt barn Ledighet med lön Pappadagar Tillägg Övertid Kvälls/helgundervisning Sjuk Ändra ledighet Ta bort ledighet Ändra eller ta bort ledighet som har status Beviljad eller Godkänd Korrigera en ledighet som har status Överförd Resor Inrapportering av inrikes resa Klimatpåverkan (CO2) Kontering Inrapportering av utrikes resa Reseorder Utlägg Klimatpåverkan CO Anteckning Inrapportering av upprepade endagsresor Underlag till attest i

3 Saldon Fliken Ackumulatorer Fliken Kontrolluppgift Fliken Lönespec Bisyssla Hjälp Manualer-Palasso Personalhandboken Mina inställningar Nytt lösenord Språk ii

4 Denna handbok Denna användarhandbok är avsedd för användare inom. Uppbyggnad Användarhandboken är indelad i två avsnitt: Allmänt om Palasso Egenrapportering Egenrapportering Ordlista ALFA Allmänt löne- och förmånsavtal (kollektivavtal för arbetstagare vid myndigheter under regeringen) Attest Det finns två olika funktioner/behörigheter för attest. En egenrapportering som görs i systemet attesteras i regel av beviljare och godkännare Beviljande Första steget i attestkedjan. Beviljar gör den som tar ställning till om en ledighet kan ske ur verksamhetssynpunkt. Beviljar gör också den som beslutar om tillägg och sjuk Egenrapportering rapportering av enklare lönehändelser som görs av den anställde direkt i systemet Godkännande Andra steget i attestkedjan. Görs av ansvarig chef som tar ställning till om ledigheten eller tillägget är i enlighet med kollektivavtal och andra regelverk Koncentrerad deltid Anställda som arbetar mindre än heltid och koncentrerar sin deltid, dvs. arbetar mindre än fem dagar per vecka. T.ex. anställd med föräldraledighet eller delpension Sök person Särskild behörighet som innebär att en ansvarig administratör kan öppna egenrapportering för en annan person. VAB Vård av sjukt barn 1

5 Allmänt om Palasso Egenrapportering Vad används Egenrapportering till? Palasso Egenrapportering är ett webbaserat system kopplat till lönesystemet och är avsett för: Egenrapportering för administrativ personal av lönehändelser som ledigheter (semester, VAB (vård av sjukt barn), ledighet med lön), tillägg (övertid och mertid), pappadagar, sjukfrånvaro kortare än 8 dagar, reseräkningar. Egenrapportering för lärarpersonal av lönehändelser som ledigheter (VAB (vård av sjukt barn), ledighet med lön), tillägg (övertid, mertid och kvällsundervisning), pappadagar, sjukfrånvaro kortare än 8 dagar, reseräkningar, bisysslor och kompetens. Attest av egenrapporterade lönehändelser. Att titta på den egna lönespecifikation, kontrolluppgifter och olika saldon, t.ex. kvarvarande semesterdagar. Har du frågor kring Palasso Egenrapportering är du välkommen att kontakta personaloch ekonomiavdelningen. Inrapporteringsfält för egenrapportering i Palasso I Egenrapportering finns ett antal rapporteringsfält för t.ex. datum och klockslag. Beroende på typ av rapportering (t.ex. semester, VAB, tillägg) är de olika fälten aktiverade. De inrapporteringsfält som är aktiva är i regel tvingande att fylla i för att komma vidare. Formen för olika typer av inrapportering framgår om du ställer markören på inrapporteringsfältet, t.ex. ska datum anges i formatet ÅÅMMDD. Attesterare får information via e-postmeddelande klockan 23:00 om det finns egenrapporterade lönehändelser att attestera. Starta Palasso egenrapportering För att kunna använda Egenrapportering måste du ha behörighet till systemet. Denna behörighet sätts av den ansvarige administratören på personal- och ekonomiavdelningen. Du når systemet genom länken -> Anställd -> Snabblänkar -> Palasso Egenrapportering eller 2

6 Fönstret Login - Palasso Egenrapportering öppnas. Fyll i Username (Användarnamn) och Password (Lösenord). Klicka på Login. Inloggningsfönstret stängs och huvudfönstret i Egenrapportering öppnas med dina personuppgifter. Om du har flera anställningar ska du välja anställningslöpnummer eller orgenhet. I fältet Anstlpnr (anställningslöpnummer) ser du vilken tjänstebenämning den är kopplad till. Till vänster finns en meny som visar de olika funktioner som ingår, dessa funktioner beskrivs mer ingående längre fram. Detta träd fungerar på samma sätt som utforskaren i Windows. För att förflytta dig mellan fälten använder du dig av TAB-tangenten eller musen. Din behörighet styr vilka funktioner du har tillgång till i Egenrapportering. 3

7 Avsluta Egenrapportering Du avslutar Egenrapportering genom att i trädet klicka på Stäng. För att undvika eventuella låsningar rekommenderar Logica att du inte använder X (krysset) i fönstret för att avsluta Egenrapportering. När du klickar på Stäng i funktionsträdet kontrollerar Egenrapportering att du har sparat alla uppgifter som du har ändrat. Om så inte är fallet öppnas ett varningsfönster för de uppgifter som du har ändrat. När du har loggats ut ur Egenrapportering visas meddelandet Du är utloggad från Egenrapportering. Det fönstret kan du däremot stänga med X. Tänk på att logga ut när du är klar med Egenrapportering eller när du lämnar ditt rum. Ur säkerhetssynpunkt låser du din PC genom att klicka Ctrl + Alt + Delete på tangentbordet och därefter klicka på Lås Datorn. Snabbast låser du din PC genom att hålla ner windowstangenten och klicka på bokstaven L. Status på rapportering Varje rapportering har en aktuell status som visar hur långt din egenrapporterade lönehändelse har kommit i handläggningen. Status Rapporterad Sparad preliminärt Framåtrapporterad Beviljad Godkänd Överförd Ej godkänd För utredning Beskrivning Rapporteringen är skapad och sparad i Egenrapportering Rapporteringen är skapad men inte klar. Denna rapportering går inte vidare till attest innan den kompletteras med nödvändiga uppgifter och får status Rapporterad. En beviljad/godkänd reseorder Rapporteringen är attesterad av personalansvarig i det första ledet av attestkedjan Rapporteringen är attesterad av ansvarig chef Rapporteringen är överförd till lönesystemet för löneberäkning Rapporteringen har avslagits av attesteraren Rapporteringen utreds av beviljaren eller godkännaren 4

8 Egenrapportering Personuppgifter Välj att öppna mappen Person genom att klicka på + tecknet och klicka sedan på Grunduppgifter. I fönstret nedan har du flikarna Namn/adress, Annan adress, Alternativa telefonnummer, Personalkort och Övrigt. Namn/adress Under fliken Namn/adress finns dina grunduppgifter som namn, adress, telefonnummer. Om du byter namn, postadress eller på annat sätt ändrar dina grunduppgifter korrigerar du dem själv. Kontrollera att uppgifterna är riktiga, komplettera med de uppgifter som saknas. Glöm dock inte att anmäla även till folkbokföringen om det gäller ny adress. Uppgift om E-post (arbetet) är obligatorisk och används för meddelanden i olika delar av Egenrapporteringen, t.ex. i samband med attestering. Det är viktigt att du själv fyller i din E-post till arbetet och klickar på knappen Spara. Under övriga flikar i detta fönster fyller du i uppgifter som du vill ska finnas med i systemet. Annan adress Alternativa telefonnummer Personalkort Övrigt 5

9 Alternativa telefonnummer Under denna flik har du möjlighet att rapportera in telefonnummer till sommarbostaden eller andra alternativa/tillfälliga telefonnummer. Personalkort Under denna flik har du möjlighet att få information om de uppgifter som finns om dig i systemet. Markera de uppgifter som du vill skriva ut eller Markera alla och klicka på Skriv ut. Personalkortet visas på skärmbilden och du kan härifrån skriva ut på skrivare. Anhöriga I denna funktion kan du fylla i anhöriguppgifter. Informationen är viktig ur säkerhetssynpunkt om Högskolan av någon anledning behöver få tag i anhöriga till anställda. Du kan fylla i mer än en anhöriguppgift. Spara uppgiften genom att klicka på knappen Spara. 6

10 Meriter Funktionen Meriter innehåller tre flikar; Arbetslivserfarenhet, Övriga meriter och Språk. Arbetslivserfarenhet Uppgifter om Arbetslivserfarenhet används bland annat för beräkning av NOR (utmärkelsen För nit och redlighet i rikets tjänst" tilldelas den som varit anställd i staten under minst 30 år). Övriga meriter Här fyller du i andra meriter än arbetslivserfarenhet, språk eller grundutbildning. Språk Här fyller du i vilket/vilka språk du behärskar samt på vilken nivå. Spara uppgiften genom att klicka på knappen Spara. 7

11 Kompetens Du når kompetensprofilen genom att välja Kompetens i mappen Person Välj kompetensområde genom att välja i listboxen. För närvarande kan du välja Pedagogisk utbildning och Docent. 2. Markera kompetensämne. 3. Ange Nivå och Fr o m datum. Fr o m datum är datumet när du uppnådde en viss kompetensnivå eller när beslut om validering eller docentur är taget. 4. I anteckningsfältet fyller du vilket ämne du har blivit docent inom samt vid vilket lärosäte. 5. Klicka på Spara. Om du vill registrera fler kompetensområden eller kompetensämnen börjar du om från punkt 1 respektive punkt 2. Ledigheter Allmänt om ledigheter I denna funktion kan du rapportera olika ledigheter. Välj Ledigheter i menyn. Ledigheter är indelat i tre grupper. Inom respektive grupp kan du egenrapportera följande typer av ledigheter. Semester (avser administrativ personal, för lärarpersonal läggs semestern ut enligt lokalt avtal). Semesteruttag Vård av sjukt barn Vård av sjukt barn Vård av sjukt barn mer än 10 dagar Ledighet med lön Examen och tentamen Släktangelägenhet Flyttledig 1 arbetsdag 8

12 Pappadagar Ansökan om 10 pappadagar i samband med barns födelse För övriga ledigheter ska ansökan göras enligt tidigare rutiner, dvs. via blankett för ledighetsansökan. Om det finns ledigheter sedan tidigare visas dessa i listrutan. Som standard visas ledigheterna de senaste 3 månaderna men du kan välja att se för den senaste månaden, de senaste 12 månaderna eller alla ledigheter. Det finns en kontroll som varnar om du försöker rapportera en ledighet på ett datum som redan har en typ av ledighet. Du får välja om du vill fortsätta med rapporteringen eller inte. Viktigt En rapporterad ledighet där datum är över månadsskifte framåt i tiden och där du rapporterar in antal måste rapporteringen vara uppdelad med varje månad för sig. 9

13 Rapportera ledigheter Välj ledighetsgrupp 2. Välj typ av ledighet Typ av ledighet styr vilka fält som du ska fylla i. 3. Fyll i övriga uppgifter i inrapporteringsfälten Datum ska skrivas i formatet ÅÅMMDD. Omf (omfattning) anges i procent av heltid. För en del ledigheter är det obligatoriskt att ange Antal dagar, se avsnitt Antal dagar. Vill du skriva en kommentar till rapporteringen använder du fältet Anteckning. Om du vill rensa inrapporteringsfältet från uppgifter som du ännu inte sparat, klicka på Rensa. 4. Klicka på knappen Spara Ledigheten sparas och uppgifterna flyttas till listrutan. Din ledighet skickas för attest till attesteraren. Semester Semesterförläggning för lärare Semesterrutinen för lärarpersonal hanteras enligt lokalt avtal (se Personalhandboken), dvs. semestern förläggs under studenternas ferier eller annan undervisningsfri tid. Observera att semesteransökan dock alltid ska fyllas i på blankett (inte rapporteras i Egenrapportering) och lämnas till institutionen. 10

14 Semesterförläggning för administrativ personal För teknisk och administrativ personal ska semestern rapporteras i Egenrapportering. Information om ledigheter visas när du klickar på funktionsknappen Ledigheter. Vård av sjukt barn Omfattning Du kan vara ledig för vård av sjukt barn 100, 75, 50, 25 eller 12,5 procent. Arbetar du heltid anger du i fältet Omf (omfattning) hur stor del i procent av arbetsdagen som du varit frånvarande. Är du frånvarande en hel dag och är partiellt tjänstledig anger du den omfattning som återstår efter avdrag för tjänstledigheten. Detta gäller oavsett om din tjänstgöring är förkortad 5 dagar i veckan eller om tjänstledigheten är koncentrerad till hela dagar. Exempel 1: Du är partiellt tjänstledig 20 % och har varit frånvarande en hel dag. Ange 80 i Omf. Exempel 2: Du är partiellt tjänstledig 20 % och arbetar måndag fredag. Du är hemma för vård av sjukt barn en halv dag. Ange 40 i Omf (100-20=80, 80/2=40). Vård av sjukt barn eller Vård av sjukt barn mer än 10 dgr? Om din årsinkomst understiger 7,5 x basbeloppet Typ av ledighet är alltid Vård av sjukt barn. Om din årsinkomst överstiger 7,5 x basbeloppet Typ av ledighet är Vård av sjukt barn de första 10 dagarna. Från dag 11 använder du Vård av sjukt barn mer än 10 dgr. Inträffar brytpunkten för 10 dagar under en och samma ledighet måste du rapportera i två steg: Exempel: Du har tidigare under året varit ledig för vård av sjukt barn 8 dagar. Nu skall du rapportera en ny ledighet för vård av sjukt barn för perioden (3 dagar). Steg 1 Typ av ledighet = Vård av sjukt barn

15 Steg 2 Typ av ledighet = Vård av sjukt barn mer än 10 dgr (Vill du se hur många dagar du hittills varit ledig under året kan du gå till Saldon Ackumulatorer). Rapportering över månadsskifte Är du hemma för vård av sjukt barn över ett månadsskifte måste du rapportera ledigheten i två steg, en för varje månad. OBS! I rutan Antal dagar anger du antalet arbetsdagar i varje månad som du varit frånvarande. Fältet Antal dagar För ledigheter som vård av sjukt barn är det obligatoriskt att fylla i antal dagar Det är alltid antalet arbetsdagar du anger, inte kalenderdagar. Ledighet med lön Examen och tentamen Rätt till ledighet i samband med egen examen eller tentamen, högst 5 arbetsdagar per kalenderår. Släktangelägenhet Ledighet för släktangelägenhet gäller allvarligare sjukdomsfall, dödsfall, kontakt med begravningsentreprenör, begravning, bouppteckning eller arvskifte inom den egna familjen eller den närmaste släktkretsen. Du kan vara ledig max 10 arbetsdagar per kalenderår. För mer information, se Personalhandboken. Fältet Anteckning är obligatoriskt att fylla i. Här anger du släktskapet och orsaken till ledigheten. Flyttledig 1 arbetsdag Du är, enligt ALFA, berättigad till 1 flyttdag med lön. Pappadagar Pappan eller andra föräldern till barnet har rätt till egen ledighet med helt löneavdrag under tio dagar i samband med barns födelse/adoption (även om mamman samtidigt har ledigt med föräldrapenning för samma barn). Pappadagarna skall tas ut inom 60 dagar från det att barnet kommit hem från sjukhuset. 12

16 Tillägg När du rapporterar i Tillägg, om det gäller mertid eller övertid, måste du rapportera varje tillfälle för sig. Exempel: Du har arbetat övertid , 2 timmar per dag. Du rapporterar på följande sätt: 1. Välj Tillägg. 2. Välj Tilläggsgrupp och Typ av tillägg. Inom respektive kan du egenrapportera följande typer av tillägg: Övertid Övertid enkel eller Övertid kvalificerad. Mertid Mertid eller Mertid partiellt tjänstledig. Kvällsundervisning Undervisning kvällar/helger (gäller lärare) 3. Fyll i datum med ÅÅMMDD och klockslag med TTMM. I fältet Antal anger du hur många timmar och minuter tillägget avser. Timmar och minuter avgränsas här med en punkt, TT.MM (exempel 1.30=en timma och trettio minuter, 3.00=tre timmar). För kvällsundervisning skall klockslag inte anges. 4. I fältet Anteckning fyller du i information om orsaken till övertid/mertid som du vill att attesteraren beaktar. 5. När du är klar med din rapportering klickar du på knappen Spara och ditt tillägg får statusen Rapporterad. Tillägget blir nu tillgängligt hos din attesterare. 13

17 Du kan endast ta bort ett tillägg som har statusen Rapporterad. Har tillägget statusen Beviljad/Godkänd kan din attesterare ta bort attesteringen. Vid status Överförd kontaktar du centrala löneadministrationen. Övertid Enkel övertid Allt övertidsarbete som inte ger rätt till kvalificerad övertid, se nedan. Ersättning per timme är din månadslön delat med 94. Kvalificerad övertid Mellan klockan på fredag och klockan på måndag. Mellan klockan på dag före Trettondedag Jul, Första Maj, Kristi Himmelfärds dag eller Nationaldagen och klockan närmast följande vardag. Mellan klockan på Skärtorsdagen och klockan på dagen efter Annandag Påsk. Mellan klockan på dag före midsommarafton, julafton eller nyårsafton och klockan på vardag närmast efter helgdagsaftonen. I övrigt mellan klockan Ersättning per timme är din månadslön delat med 72. Mertid Mertid betalas ut när den som normalt arbetar deltid, arbetar utöver sin ordinarie arbetstid. Gäller för tid upp till heltid. Ersättning per timme, för administrativ personal, är din månadslön uppräknat till heltidslön delat med 165 (enligt ALFA). Ersättning per timme, för undervisande personal, är din månadslön uppräknat till heltidslön delat med 140 (enligt Lokalt avtal om arbetstid och arbetstidsberoende ersättningar för lärare vid ). Deltidsanställd Är du deltidsanställd och går in och arbetar mertid väljer du Mertid i rutan Typ av tillägg. Partiellt tjänstledig Är du partiellt tjänstledig och går in och arbetar mertid väljer du Mertid partiellt tjänstledig i rutan Typ av tillägg. Exempel: Du är partiellt tjänstledig 20 % och arbetar normalt måndag torsdag. Du går in och arbetar på din lediga fredag. Kvälls/helgundervisning Enligt lokalt avtal om arbetstid och arbetstidsberoende ersättningar för lärare vid Högskolan gäller att för undervisning som till minst hälften fullgörs efter klockan 18 eller på lördag-söndag utgår ett lönetillägg på 120 kronor per timme. 14

18 Under Tilläggsgrupp väljer du Kvälls/helgundervisning och anger fr o m och t o m datum samt antal arbetade timmar för den aktuella dagen eller perioden. Kvälls/helgundervisningstimmarna kan enbart rapporteras efter den arbetade tidpunkten. Du kan även flytta ärendet till en annan avdelning/institution som eventuellt ska stå för kostnaden. Sjuk Här rapporterar du sjukledigheter som inte överstiger 7 kalenderdagar (som alltså inte kräver läkarintyg). Du rapporterar när du är tillbaka i arbete efter sjukperiodens slut och anger både Fr o m datum och T o m datum. Har du varit sjuk del av dag anger du omfattningen i ruta Omf. Sjukperioder som överstiger 7 kalenderdagar (och som kräver läkarintyg) hanteras manuellt av personalavdelningen. Sjukfrånvarons längd Omf Högst 25 % av arbetstiden 25 Mer än 25 % men högst 50 % 50 Mer än 50 % men högst 75 % 75 Mer än 75 % 100 Går du hem för sjukdom innan arbetsdagens slut får du rapportera sjukledigheten i två steg: Exempel: Du går hem kl dag 1 (110117) och är sjuk i 3 dagar ( ) Fr o m datum T o m datum Omf Steg

19 Steg Är du partiellt tjänstledig skriver du den omfattning du arbetar i Omf. Exempel: Partiellt tjänstledig 20 % och helt sjuk. Du skriver 80 i Omf. Exempel: Partiellt tjänstledig 20 % och sjuk 50 %. Du skriver 40 i Omf (100-20=80, 80x0,50=40) Ändra ledighet Du kan endast ändra en ledighet som har status Rapporterad. 1. Klicka på den ledighet i listrutan som du vill ändra på. 2. Ändra uppgiften 3. Klicka på knappen Spara. Ändringarna sparas. Ta bort ledighet Du kan endast ta bort en ledighet som har status Rapporterad. 1. Klicka på den ledighet i listrutan som du vill ta bort. 2. Klicka på knappen Ta bort rad. 3. Klicka på knappen Spara. Ändra eller ta bort ledighet som har status Beviljad eller Godkänd Om du vill ändra eller ta bort en ledighet som har status Beviljad eller Godkänd ska du kontakta din attesterare som har möjlighet att ta bort attesteringen. När attesteringen tas bort får ledigheten status Rapporterad och du kan ta bort eller ändra ledigheten. 16

20 Korrigera en ledighet som har status Överförd Du kan endast korrigera en ledighet som har status Överförd. Vill du ändra eller ta bort en ledighet som har status Överförd måste en korrigering göras. Korrigeringen innebär att du tar bort den tidigare rapporteringen. Ska denna rapportering ersättas med en ny ledighet måste du efter korrigeringen göra en helt ny rapportering. Vill du ändra eller ta bort en uppgift som har status Överförd måste en korrigering göras. Klicka på den rad som du vill ändra eller ta bort. Informationen visas i rapporteringsfältet. Klicka på knappen Korrigera. Skriv i anteckningsrutan orsaken till korrigeringen. Klicka på knappen Spara och en bock visas i fältet korr. Din tidigare rapportering tas bort i lönesystemet och du kan nu lägga in en ny rapportering med korrekta uppgifter. Den korrigerade uppgiften såväl som den nya ledigheten går nu vidare för attestering. 1. Klicka på den ledighet du vill korrigera. 2. Klicka på knappen Korrigera. 3. Klicka på knappen Spara. Den korrigerade ledigheten kommer att framgå av din lönespecifikation. 17

21 Resor När du klickar på Resor hamnar du i Ny-läge och kan rapportera en ny resa. Har du fler än en anställning och dessutom på olika enheter välj det anställningslöpnummer och den organisationsenhet som resan ska belastas på. Viktigt! Redan här väljer du om du ska rapportera inrikes- eller utrikesresa. Vilka flikar som blir aktiva i kommande fönster påverkas av ditt val. Du kan se tidigare resor under fliken Resor. När du har valt typ av resa och klickat på OK kommer du till nytt fönster där fliken Resa blir tillgänglig. 18

22 Inrapportering av inrikes resa 1 Betyder att det finns hjälptext till bilden Fyll i uppgifter om avresedatum och tid, hemkomstdatum och tid samt ändamål. I ändamålsfältet fyller du i resans ändamål och förrättningsort Här kan du välja att flytta resan till en annan institution eller avdelning som ska betala resan och som i normalfallet inte är din ordinarie organisationsenhet. 3. Klicka på Spara. När du sparar uppgifterna blir fler fält i denna flik tillgängliga och dessutom får du tillgång till övriga flikar. Ytterligare förklaringar finns i hjälptextrutan som finns i hörnet på bilden. 19

23 Nu kan du rapportera de måltider som ingått genom att bocka i ruta för aktuellt datum. Fyll i erhållna måltider och eventuell bilersättning för resa med egen bil. För inrikes resa är frukost förvalt eftersom det normalt ingår i hotellpriset. Om det inte har ingått i priset bocka ur rutan. Om egen bil har använts på resan ska du fylla i uppgifter under Bilersättning. Gå vidare till nästa flik. 20

24 Utlägg Här rapporteras utlägg för resan, t.ex. utlägg för lokaltrafik, tågbiljetter, logi osv. 2. Om du haft flera utlägg väljer du Ny rad för varje nytt utlägg. I flikens huvud visas hur många utlägg som har rapporterats. Momsen räknas ut automatiskt, men kan ändras om kvittot har annat momsbelopp. Reseförskott Om du har fått reseförskott rapporterar du det beloppet också i fliken Utlägg. 3. Genom att markera en utläggsrad och skriva i rutan Kommentar kopplar du ett meddelande till utlägget. Om en rad markeras visas den anteckning som rapporterats. 21

25 Klimatpåverkan (CO2) Här rapporterar du CO2-utsläpp. Om du t.ex. väljer Egen bil finns olika val av drivmedel. I Från och Till fälten skriver du exempelvis bostaden stationen. Om du markerar att det är en tur och returresa (rutan ToR) dubbleras antalet kg CO2 automatiskt. Kg CO2 beräknas automatiskt när du klickar på TAB-tangenten. 22

26 Kontering Om det finns konteringar upplagda sedan tidigare visas dessa när du klickar på rullisten i fältet Namn och du kan välja någon av dessa. 2. Om det inte finns konteringar upplagda sedan tidigare eller om du vill lägga upp en ny kontering klickar du på Administrera konteringar. Ett nytt fönster öppnas. 3 23

27 3. Här skapar du dina konteringssträngar. Välj Verks, Org, Kbär genom att klicka på till respektive fält (se bilden nedan) och namnge din kontering i Konteringsnamn. Klicka på Lägg till/uppdatera, Spara och Stäng. Du kommer tillbaka till den ursprungliga konteringsbilden. 4. Reseräkningen kan fördelas på flera olika konteringar genom att ange fördelningen i % i rutan Andel. Klicka på Ny rad när du ska lägga till ytterligare konteringsrader. OBS! slutsumman måste bli 100 %. Konteringen är obligatorisk. När du kommer tillbaka till fliken Kontering kan du markera en rad och klicka på Info. Då visas information om kontering som är upplagd för denna rad. 24

28 Inrapportering av utrikes resa Reseorder Vid utrikes tjänsteresa skall en reseorder alltid fyllas i och attesteras av avdelningschef/forskningsledare/projektledare/verksamhetsansvarig eller motsvarande. Reseordern skall fyllas i och godkännas i god tid innan resan sker. För att Statens tjänstereseförsäkring ska gälla måste en reseorder finnas. När du har valt typ av resa och klickat på OK kommer du till nytt fönster där fliken Resa blir tillgänglig. 25

29 Fyll i uppgifter om resans starttid, sluttid och ändamål. I ändamålsfältet fyller du i resans ändamål och förrättningsort. Klicka på Spara. När du sparar uppgifterna blir fler fält i denna flik tillgängliga och dessutom får du tillgång till övriga flikar. Om du har tagit ut ett reseförskott fyller du det erhållna beloppet i rutan Erhållet förskott. Fyll i de måltider som du i förväg vet att du kommer att erhålla och eventuell bilersättning för resa med egen bil (se förklaring på sidan 19). Gå vidare till fliken Utrikes

30 Systemet hämtar start- och sluttiden i Sverige från redan inlagda tider i fliken Resa. 1. Ange datum och tid när du planerar lämna Sverige. 2. Välj land, ankomstdatum och lokal ankomsttid, avresedatum och lokal avresetid. 3. Ange datum och tid när du planerar ankomma tillbaka till Sverige 4. Om du vistas i flera länder väljer du Ny rad och anger detta i kronologisk ordning. OBS! Mellanlandningar rapporteras inte. Systemet kontrollerar att det finns minst en rad rapporterad för tid i annat land. Gå vidare till fliken Dagar utan traktamente om du kommer att vistas i utlandet privat utöver din tjänsteförrättning och fyll i de aktuella tiderna. OBS! glöm inte att ansöka om semester på sedvanligt sätt. Fliken Utlägg är inte tillgänglig i reseorder. Den fyller du i när du är tillbaka från resan och ska komplettera/slutföra din reseräkning. Fortsätt din rapportering i fliken Kontering. Kontera din resa enligt förklaringen på sidan 23. Skriv eventuell anteckning i fliken Anteckning. Klicka på Spara. När du är klar med din reseorder klicka på: Preliminära ersättningar - För att beräkna och se din preliminära ersättning. Kan skrivas ut för eget bruk. 2. Reseorder Skriv ut denna och skicka/lämna till din avdelningschef/ forskningsledare/projektledare/verksamhetsansvarig eller motsvarande. 3. Till attest För att slutföra reseordern och skicka till attest. 27

31 Reseorder får status rapporterad efter att den skickats till attest. När attesterande chef har attesterat reseordern får resan status framåtrapporterad. Efter utförd resa, tidigast dagen efter den angivna hemkomstdagen, ska reseordern/reseräkningen kompletteras med eventuella utlägg eller annat som har tillkommit eller ändrats. Gå till din aktuella resa, som du vill komplettera, genom att välja fliken Resor. Markera resan och klicka på knappen Öppna. Slutför rapportering av reseräkningen enligt nedanstående beskrivning. Utlägg Om du har angett att du har tagit ut ett reseförskott i rutan Erhållet förskott kommer det angivna beloppet av visas i fliken Utlägg när du kompletterar din reseräkning efter avslutad resa. Har du inte angett något belopp tidigare men har erhållit ett reseförskott ska du ange beloppet här. 28

32 Här rapporterar du och begär ersättning även för andra utlägg du haft i samband med resan. Välj typ av utlägg och ange valutakurs och belopp i landets valuta. Om du haft flera utlägg väljer du Ny rad för varje nytt utlägg. I flikens huvud visas hur många utlägg som har rapporterats. Klimatpåverkan CO2 Här rapporterar du CO2-utsläpp. Om du t.ex. väljer Egen bil finns val av olika drivmedel. I Från och Till fälten skriver du exempelvis bostaden stationen. Om du markerar att det är en tur och returresa (rutan ToR) dubbleras antalet kg CO2 automatiskt. Kg CO2 beräknas automatiskt när du klickar på TAB-tangenten. Anteckning I anteckningsfältet kan du lämna en kommentar om resan som du vill meddela attestanten. 29

33 När du är klar med rapporteringen slutför du din reseräkning enligt anvisningen på sidan 31, se rubrik Underlag till attest. Inrapportering av upprepade endagsresor Här har du möjlighet att rapportera upp till 10 endagsresor. Välj Upprepade endags och klicka på OK. I bilden som kommer fram lägger du in dina resor så som visas nedan. 30

34 Välj Ny rad för varje ny resdag som du vill rapportera. Ange avresedatum och tid, hemkomstdatum och tid samt ändamål. Måltider behöver inte fyllas i för endagsresor. Fyll i om du har åkt egen bil. Viktigt Upprepade endags fungerar bara för samma kontering. Vill man inte ha det på samma resa (om konteringen avviker) får man skapa en ny reseräkning för varje endagsresa. Underlag till attest När du har rapporterat klart din reseräkning och innan du skickar den Till attest skall du klicka på följande knappar: 1. För att beräkna och se din preliminära ersättning. Kan skrivas ut för eget bruk. 2. Skriv ut denna och skicka/lämna till din verksamhetsansvarig/avdelningschef/forskningsledare tillsammans med eventuell utläggsbilaga. 3. Om du har haft egna utlägg under resan, som du begär ersättning för, skriv ut bilagan och fäst dina biljetter och kvitton på den. 4. Klicka på knappen när du är klar med alla utskrifter. Skicka/lämna samtidigt din reseräkning och bilagorna till din verksamhetsansvarig/avdelningschef/forskningsledare. 31

35 32

36 Saldon Här kan du dels titta på saldon i diverse ackumulatorer, dels titta på och skriva ut lönespecifikationen för den period som du väljer. Fliken Ackumulatorer Under fliken Ackumulatorer visas de ackumulatorer som är från den senaste löneberäkningen. Även rapporteringar som är gjorda men ännu ej beräknade i lönesystemet visas. Fliken Kontrolluppgift Du kan skriva ut din kontrolluppgift genom Egenrapportering. De koder som står på kontrolluppgiften är de som redovisas till Skattemyndigheten (motsvarande de som finns på kontrolluppgiftsblanketten). 33

37 Fliken Lönespec Under fliken Lönespec kan du se dina lönespecifikationer. Ange för vilken månad och vilket år du vill se din lönespecifikation, klicka på knappen Hämta spec. Om du vill skriva ut lönespecifikationen klickar du på knappen Skriv ut. Lönespecifikationen visas på skärmen och kan skrivas ut genom att du klickar på skrivarikonen. På utskriften syns även dina semestersaldon. Bisyssla Bisyssla är ett stöd för registrering och administration av medarbetarnas bisysslor, dvs. uppdrag som ligger vid sidan av anställningen Välj Ny rad för att börja rapportera 2. Om du inte har någon bisyssla välj Ej bisyssla i rullisten. Om du har bisyssla väljer du det lämpliga alternativet och fyller i resten av fälten i den ordningen de kommer 3. I Anteckningsfältet beskriver du bisysslan. 4. Bocka i rutan Jag har tagit del av regelverket och klicka på Spara. Attesterande chef bedömer ansökan och tar ett beslut samt attesterar i Palasso. 34

38 Hjälp Funktionen Hjälp innehåller fliken Manualer-Palasso och Personalhandboken. Manualer-Palasso Manualer-Palasso leder dig till webbsidan där du bl.a. hittar användarhandbok till Palasso-Egenrapportering. Personalhandboken Personalhandboken leder dig till webbsidan där Högskolans Personalhandbok finns. Personalhandboken innehåller rutiner, regler och övrig information inom personaladministrationen. 35

39 Mina inställningar Nytt lösenord För att byta lösenord väljer du först Mina inställningar och sedan Nytt lösenord. Ange ditt nuvarande lösenord i Gammalt lösenord. Ange ditt nya lösenord. Ange det nya lösenordet igen i Bekräfta nytt lösenord. Klicka på Spara. Ditt lösenord byts ut och fönstret stängs. 36

40 Språk För icke svensktalande personal finns det möjlighet att få systemet på engelska. Välj Språk I listrutan välj _Engelska Klicka på Spara. 37