Rutiner för beställning och avbeställning avseende konton och viss utrustning vid nyanställning och när anställning upphör

Transkript

1 Personalavdelningen Vägledning för chefer och HR-administratörer

2 Innehållsförteckning Nyanställning... 2 Nyanställning i Beställningswebben... 3 Information som HR-administratören behöver från chefen:... 3 Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon i Beställningswebben... 4 Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv):... 4 Standardpaket bärbar PC 14 i Beställningswebben... 4 Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv):... 4 Anställning upphör... 5 Anställning upphör i Beställningswebben... 6 Information som HR-administratören behöver från chefen:... 6 Appendix... 7 Serviceportalen och Beställningswebben... 7 Nyanställning (för HR-administratör)... 7 Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon (för HR-administratör och chef)... 8 Standardpaket bärbar PC 14 (för HR-administratör och chef)... 9 Anställning upphör (för HR-administratör)... 9 Ärendeflöde vid nyanställning Ärendeflöde när anställning upphör Beställa ett Miun-kort Uppdatering av Miun-kort /14

3 Nyanställning Vid nyanställning av personal beställer HR-administratör personalkonto, studentportalkonto, nyckel och postfack. Studentportalkontot används sedan av den anställde för att beställa sitt Miun-kort. När det gäller beställning av dator/mobiltelefon/mobilabonnemang och Skype för företag, kommer chefen och HR-administratören överens om vem av dem som ska göra beställningarna. Dessa görs i Beställningswebben via Serviceportalen. Om den anställde inte behöver dator/mobiltelefon/mobilabonnemang och Skype för företag eller ska överta dator/mobiltelefon från någon annan så ska detta meddelas till HRadministratören. Vid nyanställning ska ansvarig chef kontakta sin HR-administratör senast två veckor (10 arbetsdagar) innan den anställde ska börja sitt jobb. Detta för att säkerställa att det som ska beställas finns klart till dess att den anställde börjar. HR-administratör ansvarar därefter för att arbetsfördelningen med berörd chef blir klarlagd och överenskommen. 2/14

4 Nyanställning i Beställningswebben Denna beställning rör de saker som användaren behöver i sitt dagligarbete: personalkonto (här ingår den anställdes e-postkonto), studentportalkonto (via detta beställer den anställde själv sitt Miun-kort) nyckel och postfack. Som underlag, för den information som behövs för beställning, används i stora delar samma information som återfinns på anställningsbeviset. HR-administratör ansvarar för att komplettera övriga uppgifter tillsammans med berörd chef. Information som HR-administratören behöver från chefen: (De uppgifter som är markerade med fet stil återfinns inte på anställningsbeviset) Befattning / Titel Ämne Förnamn * Mellannamn Efternamn * Personnummer * Avdelning * Placeringsort Byggnad Rum Anställningsform Anställning från och med * Anställning upphör Deltid Språk * Tillgång till H: * (ååååmmdd-nnnn) Tillsvidare / Tidsbegränsad / Timanställd Ja / Nej Svenska / Engelska Ja / Nej Tillgång till e-postadress * Ja / Nej Medlem i e-postlista Närmast beslutande chef * Nyckel * Eget postfack * Kommentar: Ja / Nej Ja / Nej ex. Övertar dator från [person] med [stöldmärknings- /ID-nummer]. ex. Övergår från extern person till anställd. 3/14

5 Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon i Beställningswebben Denna beställning används som underlag för beställning av telefoni, Skype för Företag och mobiltelefon. Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv): Tillgång till Skype * Arbetsuppgifter Sökord / Ämne Tillgång till CallGuide Övertar mobiltelefon från Beställa mobiltelefon? * Kommentar: Ja / Nej Ja / Nej Ja / Nej Standardpaket bärbar PC 14 i Beställningswebben Om användaren önskar eller behöver något annat/ytterligare än datorpaketet nedan så rekommenderas chefen att lägga den beställningen själv och meddela detta till HRadministratören. Mittuniversitetets standarduppsättning vad gäller dator för anställda: 1x HP EliteBook 840 (bärbar dator med 14" skärm) 1x HP Dockningsstation 2x HP Z24i - 24" skärm 1x HP Tangentbord 1x HP Mus Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv): Kontering (kf 2/kf 3/kf 4). 4/14

6 Anställning upphör Blankett Anhållan om entledigande fylls i av den anställde, beviljas av chef och skickas till HR-administratör. För bevakning av tidsbegränsade anställningar används de bevakningslistor som skickas ut från Primula till avdelningschef (Anställning upphör inom en månad, Anställning upphör under viss period och Lönelista). HR-administratör gör en avstämning med avdelningschef innan avslut av anställning görs i Beställningswebben. Detta gäller för samtliga fall där en anställning avslutas inklusive pensionsavgångar och dödsfall. Den information som registreras i beställningswebben används som underlag för uppsägning av telefoni och Skype för Företag, och även för borttagande/låsning av den anställdes nyckel, personalkonto (och därmed även e-postkontot), studentportalkonto och postfack. Personalkonto/studentportalkonto/Miun-kort/nyckel spärras fr.o.m. det datum som uppges under Anställning upphör, om inget annat uppges under Kommentar. Bärbar dator ska återlämnas till IT-avdelningen. Stationär dator ska lämnas inlåst på användarens (f.d.) kontor. Mobiltelefon och nyckel ska återlämnas till Servicecenter. Efter registrering av att anställning upphör i beställningswebben tar IT-avdelningen ut en lista från ärendehanteringssystemet Nilex över vilken utrustning och vilka konton som den anställde har och skickar den till berörd chef. 5/14

7 Anställning upphör i Beställningswebben Information som HR-administratören behöver från chefen: Förnamn * Mellannamn Efternamn * Avdelning * Placeringsort Byggnad Rum * Anställning upphör * (Datum då uppsägning träder i kraft) Dator återlämnad Ja till IT-avdelningen Ja till avdelningen Nej Användaren hade ingen Telefon återlämnad Ja till Servicecenter Ja till avdelningen Nej Användaren hade ingen Nyckel återlämnad Ja till Servicecenter Ja till avdelningen Nej Användaren hade ingen Kommentar: ex. Ska behålla e-post/telefon/miun-kort/nyckel till [datum]. ex. Dödsfall [datum]. ex. Den anställde går i pension [datum]. ex. Den anställde övergår till emerita/emeritus [datum]. 6/14

8 Mittuniversitetet Appendix Serviceportalen och Beställningswebben I beställningswebben läggs beställning av konton, nyckel, postfack, mobilabonnemang och Skype för företag, mobiltelefon och dator (antingen som paket (Standardpaket bärbar PC 14 ) eller som hopplockade paket (dator, skärm, dockningsstation, tillbehör o.s.v.). Beställningswebben nås via Serviceportalen. Inloggning i både Serviceportalen och Beställningswebben görs med personalkonto och personallösenord. Nyanställning (för HR-administratör) Bilden nedan visar var formuläret för Nyanställning finns i Beställningswebben. Vid frågor runt beställningen vänligen kontakta IT-Helpdesk. 7/14

9 Mittuniversitetet Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon (för HR-administratör och chef) Bilden nedan visar var formuläret för Mobilabonnemang och Skype för företag och Mobiltelefon finns i Beställningswebben. Vid frågor runt beställningen vänligen kontakta Servicecenter. Beställning av Mobiltelefon görs enklast som tillbehör i samband med beställning av Mobilabonnemang och Skype för företag (finns valbar längst ner i beställningsformuläret). 8/14

10 Standardpaket bärbar PC 14 (för HR-administratör och chef) Bilden nedan visar var formuläret för Standardpaket bärbar PC 14 finns i Beställningswebben. Vid frågor runt beställningen vänligen kontakta IT-Helpdesk. Om användaren önskar eller behöver något annat/ytterligare än standardpaketet så finns beställningsbara produkter/artiklar under Dator bärbar PC, Dator bärbar MAC, Dator stationär, Skärm och Kringutrustning. I det här fallet måste chefen lägga beställningen åt användaren. Anställning upphör (för HR-administratör) Bilden nedan visar var formuläret för Anställning upphör finns i Beställningswebben. Detta gäller för samtliga fall där en anställning avslutas inklusive pensionsavgångar, dödsfall, med flera. Vid frågor runt beställningen vänligen kontakta IT-Helpdesk. 9/14

11 Ärendeflöde vid nyanställning 1. Chef kontaktar sin HR-administratör och meddelar att det kommer en nyanställd personal. 2. HR-administratören får underlag från chef. a. HR-administratören beställer personalkonto, studentportalkonto, nyckel och postfack via Nyanställning vilket genererar ärende i Nilex till IT- Helpdesk. b. HR-administratören och chefen kommer överens om vem av dem som beställer följande: Standardpaket bärbar PC 14 (Dator inkl. kringutrustning) Mobilabonnemang och Skype för företag och Mobiltelefon c. Beställning av Mobilabonnemang och Skype för företag och Mobiltelefon läggs i Beställningswebben vilket genererar ärende i Nilex till Servicecenter. d. Beställning av dator (Standardpaket PC 14 om det läggs av HRadministratör eller manuellt hopplockat paket om det läggs av chef (dator inkl. kringutrustning)) tilldelas inköpsansvarig på ITavdelningen. 3. IT-Helpdesk skapar personalkonto (här ingår den anställdes e-postkonto) och studentportalkonto (via detta beställer den anställde själv sitt Miun-kort) och uppgifter om dessa överlämnas till Servicecenter för utlämning. 4. Vaktmästeriet kodar nyckel och överlämnar den till Servicecenter för utlämning. 10/14

12 5. Servicecenter lägger beställning om Skype för företag, telefoni och mobiltelefon. 6. Datorbeställning behandlas av inköpsansvarig på IT-avdelningen och överlämnas till IT-Användarstöd för konfiguration inför utlämning. 7. Återkoppling till chef om att nyanställd har kontouppgifter (personalkonto och studentportalkonto), nyckel, telefon och/eller dator att hämta hos Servicecenter/IT-Användarstöd. 8. Servicecenter lämnar ut kontouppgifter, nyckel och mobiltelefon i förhållande till vad som har beställts. Kvittenser skrivs under av den anställde när det gäller nyckel och kontouppgifter. 9. Den nyanställde besöker IT-Användarstöd för att hämta ut dator och skriva på kvittens (kringutrustning levereras antingen till kontoret och kopplas in i samband med detta, eller överlämnas med datorn). 11/14

13 Ärendeflöde när anställning upphör 1 / 2 Chef kontaktar sin HR-administratör och meddelar att en anställning kommer att upphöra och överlämnar underlag om denne. 3 HR-administratören lägger Anställning upphör i Beställningswebben som genererar ett huvudärende i Nilex till IT-Helpdesk (huvudärende för punkterna 4-7). IT-Helpdesk skapar underärenden till CAMP (spärra nyckel och Miun-kort), Servicecenter (uppsägning av telefoni) och IT- Användarstöd (dator och andra inventarier som ska återlämnas). 4a 4b 5a 5b IT-Helpdesk inaktiverar personal-/studentportalkonto från och med det datum anställningen upphört enligt beställningen. Det innebär att den anställde inte längre har tillgång till e-post eller filer sparade i hemkatalog och dylikt, och inte heller till gemensamma mappar eller annat material som kräver personalkonto hos Mittuniversitetet. Efter att personalkonto och studentportalkonto varit stängt i 30 dagar kommer arkivering av hemkatalog, e-postkonto och studentportalens hemkatalog att ske. Arkiverat data sparas i 24 månader och raderas därefter. Den anställdes nyckel och Miun-kort inaktiveras av CAMP. Nyckel återlämnas till Servicecenter som i sin tur lämnar tillbaka till vaktmästeriet som avslutar ärendet. 12/14

14 6a 6b 7a 7b Telefoni och Skype för företag sägs upp av Servicecenter (ärende om inhämtning av fast telefon läggs till IT-Användarstöd om den anställde hade en fast telefon). Mobiltelefon lämnas in till Servicecenter och ärendet stängs. Bärbar dator lämnas till IT-avdelningen och kvittens återlämnas till den anställde. Kringutrustning hämtas in av IT-Användarstöd. Stationär dator lämnas på den före detta anställdes kontor och meddelande angående detta lämnas via Anställning upphört. Användarstöd hämtar in dator och kringutrustning och stänger ärendet. Nytt ärende skapas för förrådställning/skrotning av begagnad inventarie. 8 Huvudärende från punkt 3, stängs och chefen meddelas att ev. inventarier är återlämnade, samt att personal-/studentportalkonto samt e-post är arkiverad. 13/14

15 Beställa ett Miun-kort För att kunna beställa ett Miun-kort måste en person vara anställd eller ha ett uppdrag som knyter personen till verksamheten. Så här går det till: Den nyanställde loggar in på studentportalen med sitt studentportalkonto. Miun-kortet finns i meny-listen upptill under "Mitt Konto" (personens namn). Där väljer hen sedan "Beställa Miun-kort" och godkänner regler och villkor för Miun-kortet samt väljer sin egen PIN-kod Personen fotograferar sig i närmaste servicestation och hämtar sitt Miun-kort mot uppvisande av legitimation i valt servicecenter Den nyanställde kan också beställa sitt Miun-kort samt ta foto direkt i servicestationen genom att följa anvisningarna på skärmen. Skulle något av detta inte fungera så kontaktar hen servicecenter på sin campusort. Om hen inte har ett användarkonto som fungerar i Studentportalen kan hen inte heller beställa sitt Miun-kort. Uppdatering av Miun-kort Anställda ska uppdatera sitt kort innan kortets giltighetsdatum passerat. Uppdatering av kort görs enklast i servicestationen för Miun-kort som finns i anslutning till våra Servicecenter vid respektive campusort. 14/14