Rutin för administrering av KOMKAT och SITHS kort

Transkript

1 Riktlinjer för hälso- och sjukvården Ansvarar för att riktlinjen blir känd: Respektive enhetschef Utfärdad av: Margaret Fritz Medicinskt ansvarig sjuksköterska Damir Kvakic Systemansvarig Dokumentets namn: Rutin för administrering av KOMKAT och SITSHS kort Utfärdad: Giltig från: Reviderad: Klicka här för att ange text. Rutin för administrering av KOMKAT och SITHS kort Rutinen ska vara i överensstämmelse med de dokument som utfärdas av Kommunförbundet Skåne gällande kommunkatalogen och administrering av SITHS kort. Denna rutin gäller för Vård och Omsorg. SITHS kort är en tjänstelegitimation, i form av ett plastkort, som innehåller elektroniska certifikat som bland annat används för att logga in i olika ITsystem. SITHS kort används vid inloggning/åtkomst av Pascal, NPÖ, SVPL-It etc. SITH-korts administratörer och administratörer för Kommunkatalogen. I förvaltningen finns en superadministratör och uppdateringsansvariga. Administratörerna utses av verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen. Administratörernas ansvar: - Manuellt utföra de av verksamhetenschefen för hälso- och sjukvård, beslutade uppdateringarna i kommunkatalogen - Tillse att förändringar utförs fortlöpande och vid behov - Försäkra sig om att det är rätt person som registreras i kommunkatalogen. Finns det motstridiga uppgifter i beslutsunderlaget eller namnuppgifter på underlag inte överensstämmer med slagning mot skatteverkets register ska ansvarig verksamhetschef kontaktas för klargörande innan förändringen utförs i kommunkatalogen - Känna till och följa de upprättade regler och rutiner som kommunkatalogen kräver Administratörerna är skyldiga att följa de av kommunförbundet Skåne utfärdade riktlinjerna. Internt verifiera att anställnings- eller uppdragsförhållandet kvarstår på de personposter som finns i kommunens organisationspost.

2 2(5) Beställning av SITHS kort I Staffanstorps kommun beställs behörighet av respektive enhetschef på uppdrag av verksamhetschefen. Beställningen görs på kommunförbundets blankett. (Klicka här för blanketten). Av blanketten ska framgå: - Enheten där personposten ska läggas in - Personnummer, tilltalsnamn och efternamn - E-postadress - Startdatum för anställning, slutdatum vid visstidsanställning etc - Telefonnummer och ev. mobiltelefonnummer - Tilldelning av medarbetaruppdrag: o Vilket/vilka medarbetaruppdrag (pascal) o På vilka enheter (Vård och omsorg, ifo osv) o Start och ev. slutdatum - Behörighet till mina planer (SVPL) - Befattning (Sjuksköterska, biståndshandläggare osv) - Ev. legitimerad yrkesgrupp, giltighet ska vara kontrollerad - Ev. individuell förskrivarkod vid läkemedelsordinationer, giltighet ska vara kontrollerad Enhetschefen fyller i ny blankett varje gång det är aktuellt med en förändring, förlängning eller avslut av en personpost snarast. Giltighets tid för kortet är fem år som också framgår på kortet. För registrering av personer med skyddad identitet, kontakta superadministratör. Reservkort Personal som är anställd kortare perioder till exempel vikarier erhåller reserv SIHTS-kort. Det är enhetschefen som fattar beslut om att lämna ut dessa och dokumenterar vem som har erhållit kort och när det återlämnats till enhetschefen. Reservkort är giltiga sex månader. Kortet ska sedan återlämnas till administratörerna för förstöring. Ett reservkort är efter utlämnade alltid personligt och kan inte användas av någon annan. Efter återlämnandet ska reservkortet förstöras.

3 3(5) Kvalitetskontroller Kvalitetskontroll innebär - Uppdateringsansvariga tar fram listor ur kommunkatalogen över aktuella personposter och överlämnar dessa till ansvarig enhetschef/enhet inom den kommunala verksamheten och superadministratör gör det inom de privata verksamheterna. - Ansvarig enhetschef kontrollerar och verifierar att/om anställnings- eller uppdragsförhållandet kvarstår och markerar eventuella avvikelser i listan - Enhetschefen fyller därefter i de korrekta uppgifterna - Listan med markerade avvikelser samt de korrigeringar som ska göras skickas till superadministratör - Listorna returneras senast den 15 innevarande månad - Listorna arkiveras i arkivet på vård och omsorg i separat pärm och är tillgängliga vid revision Kvalitetskontroller görs följande månader januari, april, juli och oktober. Ta emot leverens av SITHS-kort. Leverans av SITHS-kort sker alltid med rekommenderad post till kommunen. Beställningen levereras cirka fem arbetsdagar efter det att beställningen skickades. - Kommunens postservice tar emot leverensen och överlämnar den personligen, obruten till administratörerna. Är inte administratören på plats för att direkt ta emot den rekommenderade posten, ska kommunens postservice låsa in försändelsen till dess att administratörerna finns på plats och kan ta emot försändelsen. - Försändelsen får aldrig bli liggande i ett postfack eller postvagn. - Observera att försändelserna inte får hanteras i internposten eller skickas som internpost. Lämna ut SITHS-kort. Pinkoder till SITHS-kortet levereras till personens folkbokföringsadress ungefär två dagar efter det att kortet levererats till kommunen. SITHS-kortet får endast lämnas ut till den person som kortet är utställt till. Personen ska vara närvarande med giltig id-handling och pin-koder. Om inte legitimation finns ska annan person inom organisationen skriftligen går i god för medarbetarens identitet.

4 4(5) Giltiga id-handlingar är körkort, SIS-kort, nationella id kort, Skatteverkets idkort och pass i vinröd bok. Kvittens på utlämnat SITHS-kort ska skrivas på av både mottagaren av kortet och administratören. Handlingen ska arkiveras av administratören. Vid utlämnandet skall mottagaren erhålla - Telias villkor för e-legitimation - SITHS- kortet så funkar det Återlämning av SITHS-kort Det är enhetschefen som ansvarar för att SITHS-kortet återlämnas snarast personligen till SITHS administratören när personen slutar sin anställning. Den anställde har även fått muntlig information i samband med mottagandet om att kortet är arbetsgivarens och ska återlämnas till enhetschefen när anställningen upphör. Återlämning sker också då identitetsuppgifterna på SITHS kortet och/eller i den personliga e-legitimationen på kortet blivit ogiltiga, t ex då giltighetstiden på kortet och e-legitimationen gått ut den anställde bytt för/efternamn det är något tekniskt fel på kortet. Spärr av SITHS-kort Om kortet av någon anledning inte återlämnas vid anställningens avslut ska kortet spärras av administratörerna omgående. Förtörelse av SITHS-kortet När SITHS-kortet har återlämnats till administratören förstörs det genom att klippas igenom chipet. Tjänstledighet/vikarier SITHS kortet är personligt och vid tex tjänstledighet ska HCC spärras på kortet av administratören under tiden som personen är frånvarande/ledig. Nytt HCC laddas på när anställningen återupptas. Privata vårdgivare Privata vårdgivare tecknar eget avtal för att utfärda SITHS kort i sin organisation. För att få tillgång till Mina planer, Pascal och NPÖ måste det laddas en HCC för Staffanstorps kommun på respektive SITHS kort. Detta görs av superadministratör. Verksamhetschefen på enheten kontaktar

5 superadministratören i Staffanstorps kommun när personalen börjar och avslutar sin vårdrelation till Staffanstorps kommuns hälso- och sjukvård. 5(5)