Manual Beställning av certifikat (HCC) till reservkort

Transkript

1 Manual Beställning av certifikat (HCC) till reservkort Landstinget Västmanland

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 REVISIONSHISTORIK INTRODUKTION UTFÄRDA RESERVKORT BESTÄLLNINGSUPPDRAG ID-KONTROLL BESTÄLLNING AV CERTIFIKAT (HCC) TILL RESERVKORT Logga in i SITHS Admin Sök upp person i SITHS Admin Beställ certifikat (HCC) till reservkort LÄMNA UT KORT UTFÄRDA NYTT CERTIFIKAT TILL REDAN UTLÄMNAT RESERVKORT SPECIALRUTINER UTFÄRDA KORT TILL PERSON MED SKYDDADE PERSONUPPGIFTER UTFÄRDA KORT TILL PERSONER MED SAMORDNINGSNUMMER UTFÄRDA KORT TILL PERSONER SOM SAKNAR FOLKBOKFÖRINGSADRESS UTFÄRDA KORT TILL UTLÄNDSKA PERSONER ÅTERLÄMNING/MAKULERING AV RESERVKORT AVREGISTRERA ÅTERLÄMNAT KORT IDENTIFIERING GILTIG ID-HANDLING KONTROLL AV ID-HANDLING INTYGSGIVNING BILAGA 1: LÄS NER CERTIFIKAT (HCC) PÅ RESERVKORT, UTFÖRS AV ANVÄNDAREN... 18

3 1 Revisionshistorik Version Ändring Har lagt till revisionshistorik samt reviderat dokumentet. Uppdatering av kap 5.1 och 7.3 Sida 3 av 24

4 2 Introduktion Reservkort är ett på ytan blankt kort utan fotografi och personuppgifter. Reservkort har ett förtryckt serienummer på kortets utsida som fungerar som kortets kortnummer. Utfärdande av reservkort sker: om personen inte kan få ett ordinarie kort (t.ex. för att personens uppdrag är för kort) om personen förlorat eller fått sitt SITHS kort stulet om personen behöver ett kort i väntan på sitt ordinarie kort om personen har skyddade personuppgifter (kort utfärdas endast hos Servicecenter) om personen har samordningsnummer om personen saknar svensk folkbokföringsadress om personen saknar svensk identitet (personnummer eller samordningsnummer) Riktlinjer för giltighet vid utgivning av reservkort: Giltighetstid vid glömt kort: 7 dagar Giltighetstid vid borttappat kort: 30 dagar Giltighetstiden för ett certifikat som utfärdas till ett reservkort ska sättas utifrån behov och inte längre än personen har uppdrag inom organisationen. Maximal giltighetstid är 180 dagar men kan förlängas vid behov med max 180 dagar i taget. Ett reservkort kan endast återanvändas av den person det ursprungligen utfärdats till. 3 Utfärda reservkort 3.1 Beställningsuppdrag Ett beställningsuppdrag från kortmottagarens chef (eller motsvarande) ska finnas. Beställningsuppdraget ska innehålla information om hur länge kortet ska vara giltigt. 3.2 Id-kontroll Genomförs när kortmottagaren är på plats hos korthandläggaren. Identifiera personen enligt kapitel 7 Identifiering. 3.3 Beställning av certifikat (HCC) till reservkort Genomförs när kortmottagaren är på plats hos korthandläggaren. Förutsättningen för att ett reservkort ska kunna skapas via SITHS Admin är att personen finns upplagd i HSA-katalogen. Sida 4 av 24

5 3.3.1 Logga in i SITHS Admin Logga in i SITHS Admin med SITHS certifikatet, via länk till SITHS-admin i Startmenyn eller via Markera raden med ditt SITHS-certifikat och klicka på OK. Logga in med din kod för Legitimering när den efterfrågas Sök upp person i SITHS Admin När SITHS Admin startat, klicka på Landstinget Västmanland eller aktuell kommun under HCC Administration. Sida 5 av 24

6 Som startposition i sökträdet ska det stå namnet på den organisation där personen finns. Det betyder att sökningen endast görs under vald organisation. I sökfältet ska du nu söka fram aktuell person. Du kan söka på personnummer, namn eller HSA-id t ex. Klicka därefter på Sök för att utföra sökningen. OBS! Om du söker på HSA-id, skriv * först, t ex *2FW9 för att slippa skriva hela HSA-id. Sida 6 av 24

7 Sökresultatet listans under sök-knappen. Söker du på personnummer eller HSA-id får du endast en träff. Klicka på aktuell person. Sida 7 av 24

8 3.3.3 Beställ certifikat (HCC) till reservkort När aktuell person är markerad, klicka på Begär HCC till reservkort. Sida 8 av 24

9 Fyll i kortnummer för reservkort (kortnummer visas på reservkortet). Kontrollera att rätt kortnummer anges, och ange därefter datum för giltighetstid. Klicka på Signera och skicka. Skriv in din kod för Underskrift när den efterfrågas. Klicka på stäng. Sida 9 av 24

10 3.4 Lämna ut kort När ett certifikat (HCC) är skapat, klicka på Lämna ut kort. Välj identifieringssätt samt markera kort som ska lämnas ut, jämför kortnummer på reservkort med det som anges i SITHS Admin. Klicka på Signera och Skicka. Skriv in din kod för Underskrift när den efterfrågas. Sida 10 av 24

11 Klicka på knappen Kvittens. Kvittensunderlaget öppnas, se nedan. Skriv ut kvittensblanketten genom att klicka på Skriv ut. Verifiera att utskrift genomförts och klicka på Stäng. Låt kortmottagaren läsa igenom och underteckna utskriven kvittens samt blanketten Tillgång till patientinformation. Lämna ut kort/koder i oöppnat kuvert tillsammans med organisationens informationsmaterial. Sida 11 av 24

12 Informera kortmottagaren att denne måste ladda ner certifikatet till kortet via SITHS Självadministration innan kortet går att använda. Skicka underskriven kvittens tillsammans med påskriven blankett till Servicecenter. Nu är reservkortet klart. Personen som reservkortet utfärdats till (i detta exempel Fridolf Frisk) kommer att få ett e-post meddelande med en länk till en Självadministrationssida för att tanka på certifikatet på reservkortet. Detta e-postmeddelande går ut per automatik men då en del saknar e- postadress så kommer en beskrivning i Bilaga 1 om hur användaren tankar på certifikatet. Manualen om hur användaren själv ska göra för att tanka på certifikatet ska lämnas ut samtidigt som reservkortet lämnas ut och kvittensen skrivs under. Nedtankningen av certifikatet ska göras av användaren själv, så att ingen annan känner till reservkortets koder. 4 Utfärda nytt certifikat till redan utlämnat reservkort Om en person som redan innehar ett reservkort får ett förlängt uppdrag inom organisationen kan ett nytt certifikat utfärdas till det redan utlämnade kortet. Kortet får ej återtas utan ska under tiden behållas av vederbörande person. Ett nytt certifikat med ny giltighetstid utfärdas enligt kapitel Beställning av certifikat (HCC) till reservkort och därefter kan certifikatet laddas ner av kortinnehavaren enligt Bilaga 1. Maximal giltighetstid på det nya certifikatet är 180 dagar (ca 6 månader). Sida 12 av 24

13 5 Specialrutiner 5.1 Utfärda kort till person med skyddade personuppgifter Personer med skyddade personuppgifter hanteras enligt en särskild rutin. Kontakta närmaste chef eller SITHS-förvaltningen för mer information. Dessa personer hanteras endast av Servicecenter. 5.2 Utfärda kort till personer med samordningsnummer Personer med samordningsnummer får reservkort enligt ordinarie rutin för reservkort. Vid utlämningstillfället sker identifiering intygsgivning enligt kapitel 7 Identifiering. 5.3 Utfärda kort till personer som saknar folkbokföringsadress Personer med som saknar svensk folkbokföringsadress får reservkort enligt ordinarie rutin för reservkort. 5.4 Utfärda kort till utländska personer Personer som saknas svenskt personnummer eller svenskt samordningsnummer får reservkort. Personen ska registreras i HSA-katalogen med födelsedatum, passnummer och passets giltighetstid. Vid utlämningstillfället sker identifiering intygsgivning enligt kapitel 7 Identifiering. Sida 13 av 24

14 6 Återlämning/makulering av reservkort Version Reservkort ska återlämnas till organisationen då kortinnehavaren slutar sin anställning eller sitt uppdrag för organisationen. Återlämning ska även ske då uppgifterna på kortet och/eller i den personliga e-legitimationen på kortet blivit ogiltiga, då giltighetstiden på kortet och e-legitimationen gått ut eller om kortet inte fungerar. När kortet återlämnas ska det klippas genom chipet och avregistreras snarast. Återlämnas kortet till ansvarig behörighetsbeställare/kortbeställare ska denne klippa kortet och förmedla det till korthandläggare. Reservkorten ska därefter skickas till Servicecenter i Västerås för avaktivering av passage. Reservkort får ej återanvändas till andra personer än den som kortet första gången använts till. Återtas kortet ska det alltid avregistreras. 6.1 Avregistrera återlämnat kort Avregistreras kortet inaktiveras informationen som finns på kortet inklusive de certifikat som finns på kortet. Logga in i SITHS Admin via länk till SITHS-admin i Startmenyn eller via Markera raden med ditt SITHS-certifikat och klicka på OK. Logga in med din kod för Legitimering när den efterfrågas. Sök reda på användaren vars kort du ska avregistrera enligt kapitel Klicka på Avregistrera kort. Sida 14 av 24

15 Kontrollera kortnummer på reservkortet, verifiera att det är samma kortnummer som visas i SITHS Admin, markera rätt kortnummer. Ange varför kortet avregistreras, klicka på Signera och skicka. Skriv in din kod för Underskrift. Texten Avregistrering har registrerats visas. Logga ut ur SITHS admin. Kortet är nu avregistrerat i SITHS admin. Certifikaten spärras per automatik (tar ca 1 h) då kortet avregistrerats. Reservkorten får inte återanvändas, efter att avregistrering gjorts ska kortet klippas itu genom chippet. Sida 15 av 24

16 7 Identifiering För att en identitetshandling ska godtas krävs att den är giltig eller att giltighetstiden inte utgått mer än med tre månader tillbaka. Vid tveksamhet beträffande identifiering får SITHS-kort inte utfärdas. 7.1 Giltig id-handling Svenskt körkort Svenskt pass i vinröd bok SIS godkänd ID handling Nationellt id-kort Skatteverkets id-kort Id-kort med samordningsnummer räknas inte som fullgod identitetshandling. Då fordras skriftligt intyg av intygsgivare, se kapitel 7.3 Intygsgivning. 7.2 Kontroll av id-handling Den uppvisade identitetshandlingen ska noggrant kontrolleras beträffande äkthet. Särskilt bör kontrolleras att handlingen inte bär spår av förändring beträffande personuppgifter och foto. 1. Id-handling ska plockas ut ur fodral av kortmottagaren 2. Gör en personbedömning finns det anledning att vara misstänksam? 3. Titta först på individen därefter på id-handlingen jämför 4. Kontrollera id-handlingen den ska inte vara ändrad eller skadad. Kontrollera giltighetstid 5. Kontrollera namnteckning be kortmottagaren skriva sitt namn och kontrollera att namnteckningen överensstämmer med id-handlingens namnteckning 6. Återlämna id-handlingen Sida 16 av 24

17 7.3 Intygsgivning Saknas fullgod id-handling ska identifiering ske via intygsgivning. En trovärdig intygsgivare ska vara personligen närvarande och skriftligen går i god för kortmottagarens identitet (Intyg). Intygsgivaren ska kunna visa upp giltig id-handling. Intygsgivaren ska vara annan än handläggare, registeransvarig eller säkerhetsansvarig. Intyg får inte användas om kortmottagaren innehar fullgod identitetshandling. På beställningsblanketten ska kortmottagaren i detta fall intyga att fullgod identitetshandling saknas. I SITHS-admin ska identifieringssätt anges som Intyg. Intygsgivare ska informeras om att ett osant intygande är ett brott som kan leda till straff och skadestånd. Sida 17 av 24

18 Bilaga 1: Läs ner certifikat (HCC) på reservkort, utförs av användaren Hela Bilaga 1 är en beskrivning av hur användaren själv läser ned sitt certifikat på reservkortet. Detta moment ska göras av användaren själv, och inte av den som utfärdar reservkortet. Motsvarande finns beskrivet i en manual som ska lämnas till användaren då denne kvitterar ut reservkortet. Stoppa i reservkortet i kortläsaren. Starta Internet Explorer. Ange webbadressen i Internet Explorer. Ange reservkortets kod för Legitimering Klicka på knappen Jag legitimerar mig. Sida 18 av 24

19 I HCC-guiden, kontrollera att Hämta nytt HCC är markerad och klicka sedan på knappen Nästa. Sida 19 av 24

20 Webbsidan visar upp din information som kommer skrivas ned på kortet. Kontrollera informationen och klicka på knappen Nästa. Hämtning av certifikat (HCC) påbörjas. Sida 20 av 24

21 Ange reservkortets kod för Underskrift när den efterfrågas och klicka sedan på knappen OK. Hämtning av certifikat (HCC) fortsätter. Sida 21 av 24

22 Hämtning av certifikat (HCC) är klar, klicka på knappen Kvittera kort Läs igenom kvittensunderlaget och klicka på knappen Signera. Sida 22 av 24

23 Ange koden för underskrift, och klicka på knappen Jag skriver under. Guiden meddelar att Kvitteringen av kortet lyckades, klicka på knappen Slutför. Sida 23 av 24

24 Avsluta HCC-guiden genom att klicka på krysset i högra hörnet, eller genom att klicka på Logga ut. Reservkortet är nu klart att använda! För att säkerställa att SITHS-certifikatet har laddats ner på kortet kan du dubbelkolla detta. Högerklicka på NetID (ikonen till längst ner till höger på skärmen), välj Administration. Nedanstående bild visas där de certifikat som skrivits ned till kortet syns. Sida 24 av 24