Jämför med rutinen Övertagande av SITHS-kort som bör användas om personen redan har uppdrag hos utförare i Uppsala kommun

Transkript

1 Dokumentnamn Beställning av SITHS-kort 1 Syfte Beskriver ansvarsförhållanden och rutin inom Uppsala kommun för att beställa SITHS-kort och initialt medarbetaruppdrag. Rutinen gäller både beställning av ordinarie kort och reservkort. Jämför med rutinen Övertagande av SITHS-kort som bör användas om personen redan har uppdrag hos utförare i Uppsala kommun Instruktionen vänder sig i första hand till utförarens behörighetsadministratör. 2 Omfattning Denna instruktion är anpassad för legitimerade sjuksköterskor som behöver SITHS-kort och uppgifter i HSA-katalogen för åtkomst till Pascal. För andra användargrupper eller systemstöd kontakta HSAadministratören via siths@uppsala.se. 3 Ansvarsförhållanden 3.1 Utförare Utföraren ansvarar för att följa regler och rutiner avseende HSA/SITHS enligt dokumentet Roller och ansvar HSA - SITHS. Utföraren ansvarar bland annat för att uppgifter som lämnas för registrering i HSA-katalogen är korrekta och att de fortlöpande hålls aktuella. Ansvaret för personuppgifterna upphör när personuppgifterna avregistreras eller övertas av annan utförare. Ansvaret för kortets hantering upphör när kortet makuleras, återlämnas eller övertas av annan utförare. 3.2 Behörighetsadministratör Behörighetsadministratören har delegat från utföraren att lämna underlag till HSA-katalogen och att beställa/avregistrera SITHS-kort. 3.3 HSA-administratör HSA-administratören hos Uppsala kommun administrerar HSA-katalogen åt utföraren utifrån behörighetsadministratörens underlag. Landstinget i Uppsala län tillhandahåller SITHS-kort enligt avtal med Uppsala kommun. Instruktion Beställning av SITHS-kort v5.0.doc Sid 1(5)

2 4 Beställa SITHS-kort (ordinarie kort och/eller reservkort) Utföraren avgör om kortinnehavaren ska ha ett ordinarie SITHS-kort eller ett reservkort. Kortinnehavarens personuppgifter registreras i HSA-katalogen och ligger till grund för den beställning av SITHS-kort som HSA-administratören gör hos Landstinget i Uppsala län. Kortinnehavaren hämtar alltid ut sitt kort hos Landstingets passerkortsenhet. Beställning av kort oavsett typ sker alltid hos HSA-administratören. Kortinnehavaren hämtar själv ut kortet. Beställ ordinarie kort om inte leveranstiden är kritisk. Beställ reservkort om personen behöver ett SITHS-kort omgående. (Ett reservkort kan beställas samtidigt med ett ordinarie kort för att användas under ordinarie korts leveranstid.) Båda typerna av kort har samma e-legitimationer/certifikat och korten kan övertas av en annan utförare i Uppsala kommun. Reservkortet saknas kortinnehavarens namn och giltighetstiden är begränsad SITHS-kort, ordinarie: Kortinnehavarens namn står på kortet. Giltighetstiden är flexibel. Leveranstiden är 2-3 veckor. Kortets koder skickas till kortinnehavarens folkbokföringsadress. Kortinnehavaren hämtar personligen ut kortet hos Landstingets passerkortsenhet mot uppvisande av giltig legitimation och koderna. SITHS-kort, reservkort: Reservkortet saknar kortinnehavarens namn. Giltighetstiden är maximalt 3 månader (eller maximalt 5 veckor om reservkortet används i väntan på ett ordinarie kort). Leveranstiden är 1-3 dagar. Kortet är förtryckt med Uppsala kommuns logotyp. Koderna skickas inte till folkbokföringsadressen. Kortinnehavaren hämtar personligen ut kortet och tillhörande koder hos Landstingets passerkortsenhet mot uppvisande av giltig legitimation. När reservkort beställs som ersättning för ett borttappat kort kan kortet eventuellt hämtas ut samma/nästa dag eftersom personen redan finns registrerad som kortinnehavare i HSA-katalogen. Kontakta HSA-administratören. Initialt medarbetaruppdrag Medarbetaruppdrag kan beställas samtidigt som SITHS-kortet beställs. Beställningsblanketten har en (förvald) kryssruta som tilldelar personen medarbetaruppdrag, dvs Uppdrag för <vårdenhet HSA>, där texten <vårdenhet HSA> avser namnet på den beställande vårdenheten. Kryssa av rutan om personen inte ska tilldelas medarbetaruppdrag. Medarbetaruppdraget behövs för Pascal-användare. Läs mer om medarbetaruppdrag i instruktionen Tilldela och ta bort medarbetaruppdrag. 4.1 Underlag Blankett: Senaste versionen finns på utförarwebben under Praktisk information. Fältbeskrivningar: Följ anvisningarna i avsnitt 4.3 Beskrivning av uppgifter i HSA-katalogen. Viss hjälp finns också att få i blanketten genom att markera fältet och trycka på F1. Kontroll av personuppgifter: Följ anvisningarna i avsnitt 4.4 Obligatoriska kontroller av personuppgifter. Instruktion Beställning av SITHS-kort v5.0.doc Sid 2(5)

3 4.2 Rutin 1. Fyll i blanketten Beställning av SITHS-kort. Alla uppgifter är obligatoriska utom förskrivarkod och giltighetstid för medarbetaruppdrag. Följ anvisningarna i avsnitt 4.3, och avsnitt 4.4! 2. Kontrollera uppgifterna och säkerställ att de är korrekta. Felaktigt ifyllda uppgifter skapar merarbete och förseningar. 3. Skriv ut och skriv under beställningen. Spara en kopia för att underlätta den egna hanteringen. 4. Skicka underskriven blankett per post till adressen som anges på blanketten. Vad händer sedan: HSA-administratören kontrollerar att blanketten är korrekt ifylld. - Om någon uppgift är felaktig, eller om obligatoriska uppgifter saknas, ombeds behörighetsadministratören komplettera blanketten och skicka in den på nytt. - Om alla uppgifter är korrekta uppdaterar HSA-administratören HSA-katalogen och vidtar åtgärder enligt beskrivningen ovan. SITHS-kort, ordinarie: Behörighetsadministratören får en bekräftelse från HSAadministratören som anger när kortet beställdes hos Landstinget. Därefter tar det cirka 2 veckor innan kortinnehavaren får brevet med koder från Telia. - Kortet ska hämtas ut så fort som möjligt. - Kortinnehavaren måste ta med koderna och giltig legitimation. SITHS-kort, reservkort: Behörighetsadministratören får en bekräftelse från HSAadministratören som anger att kortet är färdigt att hämtas ut hos Landstinget. - Kortet kan hämtas ut omgående. - Kortinnehavaren måste ta med giltig legitimation för att kunna hämta ut kortet med tillhörande koder. 5. Informera den blivande kortinnehavaren om a) utförarwebben och sidan Praktiskt information, Kortinnehavare eftersom den innehåller viktig information för kortinnehavaren. b) brevet från Telia, eftersom det finns risk för att Telia-brevet slängs (det är ett generellt brev som inte innehåller något om SITHS-kort), gäller enbart ordinarie SITHSkortsinnehavare. c) uthämtningsstället, eftersom det finns risk för att kortinnehavaren inte hittar till utlämningsstället. Det finns ett förslag på informationstext på utförarwebben under Praktisk information, Behörighetsadministratören som heter Informationstext till nya kortinnehavare. Instruktion Beställning av SITHS-kort v5.0.doc Sid 3(5)

4 4.3 Beskrivning av uppgifter i HSA-katalogen Uppgifterna i HSA-katalogen ligger bland annat till grund för beställning av SITHS-kort och behörigheter. Uppgift/fält Beskrivning Obligatoriska Vårdgivare HSA Vårdenhet HSA Namn på utförare/vårdgivare enligt HSA-strukturen där personen har sitt uppdrag vid beställningen Namn på vårdenhet enligt HSA-strukturen där personen har sitt uppdrag vid beställningen. Tillsvidare är Vårdenhet HSA alltid samma som Vårdgivare HSA Personnummer * ÅÅÅÅMMDD-NNNN Tilltalsnamn * Efternamn * Tilltalsnamn (förnamn) enligt Skatteverkets folkbokföringsregister Efternamn enligt Skatteverkets folkbokföringsregister Om personen har dubbelnamn, s.k. mellannamn, anges båda namnen. e-postadress * Personens e-postadress som används i arbetet. Legitimerad Yrkeslegitimation enligt HOSP yrkesgrupp * Förskrivarkod * Medarbetaruppdrag Giltighetstid medarbetaruppdrag Förskrivarkod enligt HOSP Används vid förskrivningar i Pascal Medarbetaruppdraget är en form av behörighetsgrupp Rad 1: Uppdrag för <vårdenhet HSA> avser beställande vårdgivare/vårdenhet. Rad 2: ( Uppdrag för ska endast användas av Vård och omsorg för att tilldela uppdrag för joursjukvård.) Rad 3: Om personen inte ska ha något medarbetaruppdrag. Ange orsak. Giltighetstiden kan begränsas genom att i förväg sätta ett startdatum och/eller slutdatum på ett medarbetaruppdrag. Beakta konsekvenserna av att sätta denna begränsning. Sätts inget datum är medarbetaruppdraget giltigt omgående och tills behörighetsadministratören meddelar annat. *) Måste kontrollera enligt avsnitt 4.4 Obligatoriska kontroller av personuppgifter. Instruktion Beställning av SITHS-kort v5.0.doc Sid 4(5)

5 4.4 Obligatoriska kontroller av personuppgifter Behörighetsadministratören måste försäkra sig om att samtliga uppgifter är kontrollerade innan de skickas för registrering i HSA-katalogen. Det förkortar handläggningstiden! HSA-administratören måste försäkra sig om att det är rätt person som registreras i HSA-katalogen. Står det motstridiga uppgifter i beställningen så får inte HSA-administratören anta att det ena eller andra är korrekt. Personens namn Namnet i beställningen måste stämma med de uppgifter som finns i Skatteverkets personadressregister över alla personer som är folkbokförda i Sverige. När personen registreras i HSA-katalogen anges personnummer, då hämtas namnen från Skatteverkets folkbokföringsregister. Namnen måste stämma med det som angivits på beställningen. Kontrollen görs enklast genom att kontrollera personens legitimation (dit räknas pass/körkort), ringa Skatteverket eller göra en förenklad slagning på internet på någon av de webbsidor som visar personadressuppgifter från Skatteverket. Exempel på förenklad slagning på internet: 1. Gå in på 2. Välj Sök person 3. Ange förnamn, efternamn, ort och/eller födelsedatum 4. Klicka på rätt personpost och visa personuppgifter, t.ex. Förnamn: Anna Maria Tilltalsnamn: Maria Efternamn: Berg Ekholm 5. Granska födelsedatum och namnuppgifterna 6. Tilltalsnamn och hela efternamnet anges i beställningen Om tilltalsnamnet uppges vara Okänt måste beställaren välja ett av de folkbokförda förnamnen som tilltalsnamn. Ibland används även begreppen mellannamn (Berg) och efternamn (Ekholm). Båda namnen ska anges i beställningen Yrkeslegitimation och förskrivarkod Om personens yrkeslegitimation och förskrivarkod anges måste giltigheten kontrolleras. Kontrollen kan göras på två sätt. Kontakta Socialstyrelsen, Birgitta Ollars, telefonnummer Maila personnummer till hosp@socialstyrelsen.se och begär att uppgiften kontrolleras. Svar erhålls nästan per omgående. E-postadress Kontrollera personens e-postadress: 1. E-postadressen måste vara unik. är inte tillåtna. går bra. 2. Testa att e-postadressen fungerar genom att skicka ett e-postmeddelande till personen. 5 Frågor Läs mer om HSA/SITHS under Nationell ehälsa på Frågor kan skickas till SITHS funktionsbrevlåda med e-postadressen siths@uppsala.se. Instruktion Beställning av SITHS-kort v5.0.doc Sid 5(5)