Rutiner för hantering av externa personer i HSA

Transkript

1 - Privata familjeläkare

2 1. HANTERING AV EXTERNA PERSONER I HSA SKAPA EN PERSON MANUELLT I ADMINISTRATIONSGRÄNSSNITTET FÖR HSA - IM (IDENTITY MANAGER) MEDARBETARUPPDRAG BESTÄLLNING AV ORDINARIE KORT I IM (IDENTITY MANAGER) HANTERING AV AT-LÄKARE UTBILDNING, INSTRUKTIONER OCH SUPPORT...8

3 1. Hantering av externa personer i HSA För att få SITHS-kort samt behörighet till t.ex. nationella tjänster såsom Pascal och e-läkarintyg måste personen finnas i HSA. Externa personer såsom hyrläkare, konsulter och studenter, måste läggs upp i HSA. Landstinget Västmanland har byggt upp en organisation med HSA-redaktörer. Hanteringen av externa personer tas upp på HSA-redaktörsutbildningen och är därmed väl förankrad i organisationen. Rutiner: Rutin för hantering av externa personer: 1. Skapa personen i HSA. Se avsnitt Om personen ska ha åtkomst till någon av de nationella tjänsterna, Pascal, e-intyg eller något kvalitetsregister måste personen kopplas till ett medarbetaruppdrag i HSA. Se avsnitt Beställ SITHS-kort. Om en person ska vara på plats mindre än fyra månader, utfärda ett reservkort, annars beställ ett ordinarie kort. Se avsnitt 4. Rutin för hantering av AT-läkare - se avsnitt 5. OBS! För närvarande är det inte möjligt att använda ett SITHS-kort som är utfärdat av annan organisation än Landstinget Västmanland. 1

4 2. Skapa en person manuellt i administrationsgränssnittet för HSA - IM (Identity Manager) För att skapa en person manuellt i HSA går du till administrationsgränssnittet för HSA-katalogen. Administrationsgränssnittet kallas även IM, förkortning för Identity Manager, en produkt skapad av Nordic Edge. 2.1 För att skapa en person manuellt ställ dig på den enhet som personen ska jobba på. Vänsterklicka på ikonen vid enhetsnamnet och välj Skapa Person. 2.2 Ett nytt fönster öppnas. Fyll i personens personnummer, start- och slutdatum. Observera att man måste fylla i hela personnumret, inklusive sekelsiffran. Klicka sedan på Gå vidare. 2

5 2.3 Vid skapandet av en person slår HSA-katalogen mot folkbokföringen, namn hämtas därmed och fylls i namnfälten. Klicka sedan på Skapa. När man skapar en person som inte är anställd på Landstinget Västmanland är det viktigt att man, när man skapat personen, går in på fliken Anställning person och väljer Annan organisation vid Organisationsnamn, se bild nedan. Klicka OK eller Verkställ 2.4 Fyll även i e-postadress på personen. Denna e-postadress används bland annat för att skicka bekräftelse om kortbeställning se avsnitt

6 3. Medarbetaruppdrag Om den externa personen ska ha behörighet till någon av de nationella tjänsterna t ex Pascal, elektroniskt sjukintyg eller NPÖ m.fl., måste personen kopplas till ett medarbetaruppdrag i HSA. 3.1 För att beställa kopplingen till ett medarbetaruppdrag skicka ett mail till HSA-förvaltningen på hsa@ltv.se med följande uppgifter: Namn Personnummer Startdatum Slutdatum AID-kod/AID-etikett eller Titel Förskrivarkod Legitimerad titel Enhetstillhörighet 3.2. För att förenkla för HSA-förvaltningen, ange Medarbetaruppdrag för namnet på din vårdcentral i Ärende i ditt mail. Se exempel nedan. 4. Beställning av ordinarie kort i IM (Identity Manager) Personen måste ha ett foto innan kortbeställning kan göras. Kontakta Servicecenter, Landstinget Västmanland på tel och boka tid för fotografering. 4.1 Sök fram personen du vill beställa kort åt och klicka på fliken Kortbeställning. (Se separat manual för hur du söker fram person.) 4

7 Det finns olika typer av kort att beställa. De alternativ som är aktuella är Nytt ordinarie kort och Ny PUK-kod. Om personen ska vara på plats mer än fyra månader beställer ni ett ordinarie kort. Om personen ska vara på plats kortare tid än fyra månader utfärdar ni själva ett reservkort till personen enligt de rutiner som finns i manualen för kortutfärdande. 4.2 För att beställa Nytt ordinarie kort, markera Nytt ordinarie kort i rutan Välj bland dessa och klicka på högerpilen. 5

8 4.3 Nytt ordinarie kort hoppar då över till rutan Valda beställningar. Klicka OK eller Verkställ för att spara. 4.4 Ett mail kommer nu att skickas till både din inkorg och till den personen som kortet har beställts åt förutsatt att e-postadressen finns registrerad i HSA. Observera att det som nu är gjort är att en kortbeställning har lagts i HSA. Servicecenter, Landstinget Västmanland kommer nu att ta hand om beställningen och göra den faktiska kortbeställningen hos leverantören. Servicecenter meddelar när kortet är klart för hämtning. När kortet är färdigt för avhämtning får beställaren ett mail om detta. Kodkuvert med koder till kortet skickas till användarens folkbokföringsadress. Leveranstiden på ordinarie kort är ca två-tre veckor. Om personen börjar hos er innan dess måste ni utfärda ett reservkort som personen kan ha tills det ordinarie kortet kommer. Observera att det för närvarande inte är möjligt att använda ett SITHS-kort som är utfärdat av annan organisation än Landstinget Västmanland. Checklista för beställning av ordinarie kort 1. Har personen foto? 2. Om inte, boka tid för fotografering hos Servicecenter, Landstinget Västmanland, telefon: När foto finns, beställ kort i HSA. 4. Om personen börjar sin anställning inom kortare tid än tre veckor kan reservort behöva utfärdas enligt rutinerna för detta. 4.5 Ny PUK-kod: Leta fram personen du vill beställa PUK-kod till och klicka på fliken Kortbeställning. Ny PUK-kod beställs när man har glömt sin kod till kortet och provat logga in för 6

9 många gånger vilket medför att kortet har blivit låst. PUK-kod beställer man endast till ordinarie kort. 4.6 För att beställa Ny PUK-kod, markera Ny PUK-kod i rutan Välj bland dessa och klicka på högerpilen. 4.7 Ny PUK-kod hoppar då över till rutan Valda beställningar. Fyll i kortets kortnummer i rutan Kortnr. Kortnumret står tryckt på kortet. 4.8 Ett mail kommer nu att skickas till både din inkorg och till den personen som PUK-koden har beställts åt förutsatt att e-postadressen finns registrerad i HSA. Observera att det som nu är gjort är att en beställning har lagts i HSA. Servicecenter, Landstinget Västmanland kommer nu att ta hand om beställningen och göra den faktiska PUK-kodsbeställningen hos leverantören. PUK-koden kommer att skickas till folkbokföringsadressen. 7

10 5. Hantering av AT-läkare Rutinen för hantering av AT-läkare är följande: HSA-redaktör på At-enhet ansvarar för att personen skapas på respektive tjänstgöringsenhet med korrekt start- respektive slutdatum, samt att AT-läkaren kopplas till medarbetaruppdrag med korrekt start- respektive slutdatum. HSA-redaktör på AT-enhet ansvarar för att AT-läkaren har ett giltigt SITHS-kort. 6. Utbildning, instruktioner och support Utbildning Utbildning i hantering av externa personer i HSA ingår i utbildningen till HSA-redaktör. Instruktioner Instruktioner för hantering av externa personer i HSA finns i dokumentet Rutiner för hantering av externa personer i HSA, samt HSA-katalogen manual. Dessa dokument hittar du på Support För support, vänd er till IT Support på telefonnummer , knappval 1, eller skicka ett mail till: hsa@ltv.se 8