Rutiner för beställning och avbeställning avseende konton och viss utrustning för extern personal

Transkript

1 Personalavdelningen Rutiner för beställning och avbeställning avseende konton och viss utrustning för extern personal Vägledning för chefer och HR-administratörer

2 Innehållsförteckning Uppläggning av extern personal... 2 Uppläggning av extern personal i Beställningswebben... 3 Information som HR-administratören behöver från chefen:... 3 Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon i Beställningswebben... 4 Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv):... 4 Standardpaket bärbar PC 14 i Beställningswebben... 4 Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv):... 4 Borttagning av extern personal... 5 Appendix... 6 Serviceportalen och Beställningswebben... 6 Adminwebben (för HR-administratör)... 6 Uppläggning av extern personal (för HR-administratör)... 7 Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon (för HR-administratör och chef)... 7 Standardpaket bärbar PC 14 (för HR-administratör och chef)... 8 Ärendeflöde för beställning avseende 9 Ärendeflöde för avbeställning avseende konton och viss utrustning för extern personal Beställa ett Miun-kort /13

3 Uppläggning av extern personal Med extern personal menas t.ex. konsulter, industridoktorander, praktikanter, gästföreläsare, det vill säga personer som inte är formellt anställda vid Mittuniversitetet. Vid uppläggning av extern personal gör HR-administratör beställningar för detta (personalkonto, studentportalskonto, nyckel och/eller postfack). Studentportalkontot används sedan av den nya personen för att beställa sitt Miun-kort. Ett slutdatum ska registreras vid uppläggning som avgör när: 1. personen ska tas bort ur systemen, och 2. när ett påminnelsemejl skickas ut till chef och HR-administratör om borttagningen (30 dagar innan). Om ansvarig chef vill ha kvar personen i systemen efter att datumet passerat så kontaktar chefen sin HR-administratör och meddelar ett nytt avstängningsdatum. När det gäller beställning av dator/mobiltelefon/mobilabonnemang och Skype för företag, kommer chefen och HR-administratören överens om vem av dem som ska göra beställningarna. Dessa görs i Beställningswebben via Serviceportalen. Om personen inte behöver dator/mobiltelefon/mobilabonnemang och Skype för företag eller ska överta dator/mobiltelefon från någon annan så ska detta meddelas till HRadministratören. Vid uppläggning av en ny person ska ansvarig chef kontakta sin HR-administratör senast två veckor (10 arbetsdagar) innan personen ska börja med sitt uppdrag vid Mittuniversitetet. Detta för att säkerställa att det som ska beställas finns klart till dess att personen börjar. HR-administratör ansvarar därefter för att arbetsfördelningen med berörd chef blir klarlagd och överenskommen. 2/13

4 Uppläggning av extern personal i Beställningswebben Denna beställning rör de saker som personen behöver i sitt uppdrag vid Mittuniversitetet: personalkonto (här ingår e-postkonto), studentportalkonto (via detta beställer personen själv sitt Miun-kort) nyckel och postfack. Information som HR-administratören behöver från chefen: Befattning / Titel Ämne Förnamn * Mellannamn Efternamn * Personnummer * Avdelning * Placeringsort Byggnad Rum Extern person börjar * Avstängningsdatum * Språk * Tillgång till H: * Tillgång till e-postadress * Medlem i e-postlista Närmast beslutande chef * Nyckel * Eget postfack * Kommentar: (ååååmmdd-nnnn) Svenska / Engelska Ja / Nej Ja / Nej Ja / Nej Ja / Nej ex. Övertar dator från [person] med [stöldmärknings- /ID-nummer]. (Övrig förtydligande information om personen). 3/13

5 Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon i Beställningswebben Denna beställning används som underlag för beställning av telefoni, Skype för Företag och mobiltelefon. Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv): Tillgång till Skype * Arbetsuppgifter Sökord / Ämne Tillgång till CallGuide Övertar mobiltelefon från Beställa mobiltelefon? * Kommentar: Ja / Nej Ja / Nej Ja / Nej Standardpaket bärbar PC 14 i Beställningswebben Om användaren önskar eller behöver något annat/ytterligare än datorpaketet nedan så rekommenderas chefen att lägga den beställningen själv och meddela detta till HRadministratören. Mittuniversitetets standarduppsättning vad gäller dator för extern personal : 1x HP EliteBook 840 (bärbar dator med 14" skärm) 1x HP Dockningsstation 2x HP Z24i - 24" skärm 1x HP Tangentbord 1x HP Mus Information som HR-administratören behöver från chefen (om chefen inte lägger beställningen själv): Kontering (kf 2/kf 3/kf 4). 4/13

6 Borttagning av extern personal Borttagning av extern personal styrs av inrapporterat avstängningsdatum. Datum anges vid första beställningen och kan förlängas av HR-administratör på beställning av närmast ansvarig chef. 30 dagar innan datumet inträffar så skickas automatiskt ett påminnelsemejl till HR-administratör och ansvarig chef med lista över vilka konton som är på väg att stängas. När avstängningsdatumet infaller skapas ett ärende per automatik till IT-Helpdesk som sedan meddelar berörda grupperingar (CAMP när det gäller nyckel och Miunkort, Servicecenter när det gäller Skype för företag och mobiltelefon, IT-Användarstöd när det gäller dator och övriga inventarier som ska återlämnas). Detta leder till: Uppsägning av telefoni och Skype för Företag, Borttagande/låsning av personens nyckel, personalkonto (och därmed även e- postkontot), studentportalkonto och postfack. Att ansvarig chef informeras av IT-Helpdesk om vilken utrustning och vilka konton som personens har. Hantering av utrustning/arbetsredskap/inventarier: Bärbar dator ska återlämnas till IT-avdelningen. Stationär dator ska lämnas inlåst på användarens (f.d.) kontor. Mobiltelefon och nyckel ska återlämnas till Servicecenter. 5/13

7 Appendix Serviceportalen och Beställningswebben I beställningswebben läggs beställning av konton, nyckel, postfack, mobilabonnemang och Skype för företag, mobiltelefon och dator antingen som paket (Standardpaket bärbar PC 14 ) eller som hopplockade paket (dator, skärm, dockningsstation, tillbehör o.s.v.). Beställningswebben nås via Serviceportalen. Inloggning i både Serviceportalen och Beställningswebben görs med personalkonto och personallösenord. Adminwebben (för HR-administratör) I Adminwebben hanterar HR-administratör extern personal vid förändring av deras avstängningsdatum. Detta görs enklast genom att söka på personens för- eller efternamn, klicka på rätt person och sedan gå till fliken kontoinformation. Där finns ett fält som heter Avaktiveringsdatum: och detta är vad som anger när personen faktiskt ska sluta. Datumet används för att avgöra när IT-Helpdesk får ett ärende om att en person ska tas bort ur systemen. Adminwebben nås via och inloggning görs med personalkonto och personallösenord. 6/13

8 Mittuniversitetet Uppläggning av extern personal (för HR-administratör) Bilden nedan visar var man finner formuläret för Uppläggning av extern person i Beställningswebben. Vid frågor runt beställningen vänligen kontakta IT-Helpdesk. Mobilabonnemang och Skype för företag och mobiltelefon (för HR-administratör och chef) Bilden nedan visar var man finner formuläret för Mobilabonnemang och Skype för företag och Mobiltelefon i Beställningswebben. Vid frågor runt beställningen vänligen kontakta Servicecenter. Beställning av Mobiltelefon görs enklast som tillbehör i samband med beställning av Mobilabonnemang och Skype för företag (finns valbar längst ner i beställningsformuläret). 7/13

9 Standardpaket bärbar PC 14 (för HR-administratör och chef) Bilden nedan visar var formuläret för Standardpaket bärbar PC 14 finns i Beställningswebben. Vid frågor runt beställningen vänligen kontakta IT-Helpdesk. Om användaren önskar eller behöver något annat/ytterligare än standardpaketet så finns beställningsbara produkter/artiklar under Dator bärbar PC, Dator bärbar MAC, Dator stationär, Skärm och Kringutrustning. I det här fallet måste chefen lägga beställningen åt användaren. 8/13

10 Ärendeflöde för beställning avseende konton och viss utrustning för extern personal 1. Chef kontaktar sin HR-administratör och meddelar att det kommer en ny person. 2. HR-administratören får underlag från chef. a. HR-administratören beställer personalkonto, studentportalkonto, nyckel och postfack via Uppläggning av extern person vilket genererar ärende i Nilex till IT-Helpdesk. b. HR-administratören och chefen kommer överens om vem av dem som beställer följande: Standardpaket bärbar PC 14 (Dator inkl. kringutrustning) Mobilabonnemang och Skype för företag och Mobiltelefon c. Beställning av Mobilabonnemang och Skype för företag och Mobiltelefon läggs i Beställningswebben vilket genererar ärende i Nilex till Servicecenter. d. Beställning av dator (Standardpaket PC 14 om det läggs av HRadministratör eller manuellt hopplockat paket om det läggs av chef (dator inkl. kringutrustning)) tilldelas inköpsansvarig på ITavdelningen. 3. IT-Helpdesk skapar personalkonto (här ingår personens e-postkonto) och studentportalkonto (via detta beställer personen själv sitt Miun-kort) och uppgifter om dessa överlämnas till Servicecenter för utlämning. 9/13

11 4. Vaktmästeriet kodar nyckel och överlämnar den till Servicecenter för utlämning. 5. Servicecenter lägger beställning om Skype för företag, telefoni och mobiltelefon. 6. Datorbeställning behandlas av inköpsansvarig på IT-avdelningen och överlämnas till IT-Användarstöd för konfiguration inför utlämning. 7. Återkoppling till chef om att personen har kontouppgifter (personalkonto och studentportalskonto), nyckel, telefon och/eller dator att hämta hos Servicecenter/IT-Användarstöd. 8. Servicecenter lämnar ut kontouppgifter, nyckel och mobiltelefon i förhållande till vad som har beställts. Kvittenser skrivs under av personen när det gäller nyckel och kontouppgifter. 9. Personen besöker IT-Användarstöd för att hämta ut dator och skriva på kvittens (kringutrustning levereras antingen till kontoret och kopplas in i samband med detta, eller överlämnas med datorn). 10/13

12 Ärendeflöde för avbeställning avseende konton och viss utrustning för extern personal 1 / 2 Chefen och HR-administratören får e-post om att personens konto kommer att stängas om 30 dagar. Om chefen vill ändra avstängningsdatum så meddelar denne detta till sin HR-administratör. 3 När datumet infaller så skapar Adminwebben ett ärende till IT- Helpdesk om att personen har slutat. 4a 4b 5a 5b IT-Helpdesk skapar huvudärende med underärende till CAMP, Servicecenter och IT-Användarstöd. IT-Helpdesk inaktiverar personal- /studentportalskonto från och med det datum personen slutar enligt beställningen. Det innebär att personen inte längre har tillgång till e- post eller filer sparade i hemkatalog och dylikt, och inte heller till gemensamma mappar eller annat material som kräver personalkonto hos Mittuniversitetet. Efter att personalkonto och studentportalkonto varit stängt i 30 dagar kommer arkivering av hemkatalog, e-postkonto och studentportalens hemkatalog att ske. Arkiverad data sparas i 24 månader och raderas därefter. Personens nyckel och Miun-kort inaktiveras av CAMP. Nyckel återlämnas till Servicecenter som i sin tur lämnar tillbaka till vaktmästeriet som avslutar ärendet. 11/13

13 6a 6b 7a 7b Telefoni och Skype för företag sägs upp av Servicecenter (ärende om inhämtning av fast telefon läggs till IT-Användarstöd om personen hade en fast telefon). Mobiltelefon lämnas in till Servicecenter och ärendet stängs. Bärbar dator lämnas till IT-avdelningen och kvittens återlämnas till personen. Kringutrustning hämtas in av IT-Användarstöd. Stationär dator lämnas på den före detta användarens kontor. Användarstöd hämtar in dator och kringutrustning och stänger ärendet. Nytt ärende skapas för förrådställning/skrotning av begagnad inventarie. 8 Huvudärende från punkt 3, stängs och chefen meddelas att ev. inventarier är återlämnade, samt att personal-/studentportalkonto och e-post är arkiverad. 12/13

14 Beställa ett Miun-kort För att kunna beställa ett Miun-kort måste en person vara anställd eller ha ett uppdrag som knyter personen till verksamheten. Så här går det till: Personen loggar in på studentportalen med sitt studentportalkonto. Miun-kortet finns i meny-listen upptill under "Mitt Konto" (personens namn). Där väljer hen sedan "Beställa Miun-kort" och godkänner regler och villkor för Miun-kortet samt väljer sin egen PIN-kod Personen fotograferar sig i närmaste servicestation och hämtar sitt Miun-kort mot uppvisande av legitimation i valt servicecenter Det går också beställa sitt Miun-kort samt ta foto direkt i servicestationen genom att följa anvisningarna på skärmen. Skulle något av detta inte fungera så kontaktar hen servicecenter på sin campusort. Om hen inte har ett användarkonto som fungerar i Studentportalen kan hen inte heller beställa sitt Miun-kort. 13/13