Instruktion för PowerPoint

Transkript

1 Intruktion för PowerPoint Landstingets kansli Informationsavdelningen, Carl Mölstad Instruktion för PowerPoint Landstingets PowerPoint-mall ska användas i alla sammanhang där en medarbetare representerar Landstinget Kronoberg. Läs mer om den grafiska profilen på landstingets webbplats. Spara ner landstingets mall Gå in på landstingets hemsida och klicka på A-Ö välj Mallar. Då får du upp sidan nedan. Klicka på länken Grön under rubriken PowerPoint. Välj Spara och leta dig fram till din h-katalog och mappen mallar. Döp mallen och klicka på Spara och därefter Stäng. Instruktion för PowerPoint_ doc

2 LANDSTINGET KRONOBERG (10) PowerPoint (PPT) PowerPoint liknar i mångt och mycket Word och den som behärskar verktygen i Word lär sig snabbt PPT. I arbetsläget kan man säga att PPT består av tre kolumner, här markerade med pilar. Från vänster till höger: Överblick (vänster) - där du med hjälp av flikarna kan växla mellan bild- eller dispositionsläge, i exemplet ovan visas bildläget. Arbetsfönster (mitten) där du jobbar med dina bilder. OBS Sidorna i PPT kallas bilder, illustrationer och foton etc. kallas istället bildobjekt. I den långsmala rutan (anteckningsfältet) under din bild kan du skriva anteckningar till stöd för den som ska hålla fördraget, anteckningarna syns i speciell utskrift (se rubriken utskrift) och inte i visaläge. Åtgärdsfönstret (höger) där du kan växla mellan Bildlayout, Bilddesign, Ny presentation, Anpassad animering, Infoga ClipArt. Du växlar läge med hjälp av pilarna, i exemplet ovan visas Bildlayout. Om åtgärdsfönstret inte visas kan du välja Visa i verktygsraden och klicka på Åtgärdsfönster. Verktyg Precis som i Word kan du själv bestämma vilka verktyg och menyer du vill ha framme när du arbetar i PPT. För att det ska se likadant ut i din dator som i dessa instruktioner kan du anpassa dina inställningar enligt följande exempel.. När du blivit mer bekant med PPT väljer du naturligtvis själv vilka verktyg du vill ha framme. För att anpassa dina inställningar klicka på Verktyg/Anpassa.

3 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Följande verktygsfält ska vara ikryssade: Standard Formatering Bildobjekt Disposition Menyrad Rita Åtgärdsfönster Välj sen fliken Alternativ och se till att samtliga rutor utom Stora ikoner är ikryssade. Stäng sedan. Öppna mallen i PowerPoint Du ska nu öppna OH/PPT-mallen som vi sparade ner innan. Välj Arkiv/Nytt. Till höger på sidan i åtgärdsfönstret får du upp en lista med olika valmöjligheter. Titta under Nytt från mall och välj Allmänna mallar. Välj fliken Allmänt och din mall.

4 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Anpassa mallen Välj Visa i menyn längst upp och välj därefter bakgrund/bildbakgrund. Nu kan du ändra texten längst ner till vänster till din enhets eller kliniks namn. Längst ner till vänster ligger även makron för bildnummer, du måste själv ange datum. Klicka på Stäng bakgrundsvy eller Visa/Normal. OBS! Den text (eller bild) du läggar in i bildbakgrunden kommer att finnas med på alla bilder i ditt bildspel. För att ändra text eller ta bort text måste du gå in i bildbakgrunden igen. Nu ska du spara din anpassade mall bland dina mallar. Välj Arkiv/Spara som. Leta upp mappen mallar och välj filformat Formgivningsmall. Döp din mall till t.ex. Hälsoenheten och klicka på spara. Du känner igen ikonen för en PPTmall mha den gula kepsen utan gul keps är det ingen mall utan en vanlig presentation. Du kan nu prova att plocka upp din anpassade mall. Stäng den sida du har uppe och gå in på Arkiv/nytt. Välj sedan din mall bland de allmänna mallarna. Jobba i PowerPoint Visningsläge I Power Point finns 5 visningslägen: Normal använder du när du arbetar med att utforma ditt bildspel eller dina PPT-bilder. Där finns möjlighet att skriva in egna anteckningar i ett fönster längst ner på sidan. Dessa anteckningar kommer INTE att synas på dina bilder. Bildsortering ger dig en möjlighet att se alla bilder i miniatyr. I Bildsorteringsläget kan du lätt byta plats på dina bilder genom att dra och släppa med musen. Bildspel är det läge du använder för att visa dina bilder (börjar alltid från bild 1). Anteckningssidor använder du för att skriva egna anteckningar, stödord eller dylikt till dina bilder. Bakgrund se mer i föregående kapitel. Lägga till en ny bild dvs. sida 1. Se till att Bildlayout är valt i Åtgärdsfönstret (om Bildlayout inte är förvalt använder du pilarna). 2. Klicka på den lilla pilen bredvid den layout du vill ha och välj Infoga ny bild. Du kan också välja Infoga/Ny bild, eller högerklicka direkt i överblicken (vänsterkolumnen) och välja Ny bild. Om du använder någon av dessa metoder får du välja textlayout i efterhand, det gör du genom att ha din bild markerad i överblicken och sen välja någon textlayout i åtgärdsfönstret.

5 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Lägga in text Beroende på vilken textlayout du valt finns det oftast en eller flera rutor för text, i standardläget har du en rubrikruta och en större ruta för brödtexten. Dessa kan du börja skriva i direkt. Du väljer storlek och typ precis som i Word kom ihåg att använda Arial, minst 20 punkter och en mörk färg. Om du fritt vill kunna styra textlayouten kan du radera befintliga ramar genom att klicka på dem och sen trycka delete alt väljer du en tom formgivningsmall från början. Du kan nu lägga in text i din mall genom att klicka på ikonen för textruta och dra upp en ruta på valfritt ställe. Lägga till ett bildobjekt från fil Bildobjekt från fil är bildobjekt som du har sparade på usb, hårddisk eller nätverk. 1. Välj i menyraden Infoga/Bildobjekt/Från fil 2. Leta fram bilden du vill ha 3. Klicka på knappen Infoga Du kan också högerklicka på en bild i t.ex. ett Worddok eller på en webbsida du vill använda, välja kopiera, ställa markören i din PPT-bild högerklicka och välja klistra in. Tänk på att de flesta bilder är upphovsrättsskyddade. För att infoga en ClipArt-bild använder du också Infoga/Bildobjekt. När du klickat på ClipArt öppnar sig ett sökbart galleri. När du hittat en bild du vill använda klickar du på den så hamnar den i din PPT. Clip Art bör endast användas i undantagsfall och om du inte har någon egen lämplig bild eller illustration. Storleken på bildobjekt eller Clip Artfigurer ändrar du genom att dra i någon av hörnmarkeringarna (om du samtidigt håller nere Ctrl så behåller bilden sina proportioner). Lägga till film och ljud Det finns också möjlighet att lägga in korta film- eller ljudklipp i sin PPT. Dessa måste vara korta och komprimerade annars tar de väldigt mycket plats/minne. Välj Infoga/Film och ljudklipp och välj den av metoderna att infoga ett ljud/film som passar dig t.ex. från fil eller Clip Organizer. Du kommer att få frågan om du vill att ljudet/filmen ska spelas upp automatiskt. Tänk på att spara ner ljud/filmfilen på samma USB om du ska visa din PPT på en annan dator. Annars är det inte säkert att den fungerar.

6 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Lägga till en figur Klicka på verktyget för figurer i verktygsfältet Rita. Välj en figur. Klicka och dra för att rita upp den. Du kan lägga till text till figuren genom att klicka på den med höger musknapp och välja Lägg till text. Att infoga diagram Genom att klicka på ikonen för diagram eller gå in under Infoga och välja diagram kan du skapa ett diagram i PowerPoint. Du arbetar med diagram på ungefär samma sätt som i Excel, men med reservation för att Excel är ett mycket bättre vertyg för att skapa diagram. När du fått upp ett diagram så ändrar du kolumn- och radetiketter (rubrikerna) och skriver in det data som ska ligga till grund för diagrammet. När du sedan stänger databladsfönstret så uppdateras diagrammet. Vill du inte ha den diagramtyp t.ex. stapeldiagram som kommer upp först kan du högerklicka på diagrammet och välja någon annan typ. Om diagrammet redan finns i Excel kan du med fördel istället förenkla dem där och sedan importera/kopiera dem till din PPT. Infoga en skärmdump Om du vill fotografera av en webbsida eller en vy i ett datorprogram kan du använda funktionen skärmdump. Se till att den webbsida eller vy du är intresserad av visas i skärmen, håll nere Ctrl och tryck på PrintScrn. Gå tillbaka till din PPT, högerklicka och välj Klistra in. För att få en bra visning måste du sen beskära och ändra storleken på skärmdumpen i PPT. Aninmeringar Som PPT-användare kan det vara frestande att använda många olika effekter och animeringar i sin presentation. Självklart kan man använda animeringar om de tillför presentationen något. Men grundregeln är att använda så få och enhetliga animationer som möjligt annars stör de ditt framförande. Enkel animering Om du har skrivit en text i punktlisteform kan du klicka någonstans i texten så att textrutan markeras. Välj Bildspel/Animeringsscheman och välj förslagsvis alternativet Ta fram. På så vis finns rubriken med från start, därefter tas punkt för punkt fram. Om du inte vill vara styrd av ordningen i punktlistan, utan själv välja i vilken ordning olika objekt ska visas får du istället markera ett objekt i taget. Högerklicka och välj Anpassa animering. Välj Lägg till effekt och t.ex. Ingång/Ta fram. Om du vill ändra ordningen gör du det genom att ändra ordningen i åtgärdsfönstret. Fler animeringseffekter Om du vill att den text och de bildobjekt du lägger in ska visas/betonas/försvinna i en speciell ordning kan du göra en egen animering. Gå in i verktygsfältet Bildspel/Anpassa animering. Klicka på den text, bild eller figur som du vill lägga effekt på. Väj effekt i menyn till höger.

7 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Ingång är den effekt som du får när texten läggs på bilden. Betoning är en effekt som du får när texten ligger på plats. Avsluta är den effekt du får när texten försvinner. Rörelsebanor anger hur texten ska röra sig på bilden. Klicka på den effekt du vill ha När du valt effekt för all text på sidan kan du välja hur effekten ska verka. Högerklicka på texten i animeringsrutan till höger. Välj effektalternativ. Du får upp en meny där du kan ange om texten ska tonas ner efter effekten, om effekten ska starta på tid eller med musklick och om texten ska läggas in i stycken eller ord för ord. Prova dig fram. Animera med rörelsebanor Precis som för andra animeringar börjar du med att högerklicka på det objekt som ska animeras och välja Anpassa animering. Klicka på knappen Lägg till effekt i Åtgärdsfönstret och välj Rörelsebanor Rita anpassad bana Frihand. Klicka och dra för att rita upp en bana från den punkt där rörelsen ska börja till den punkt där den ska sluta. Ställ in Starta och Hastighet precis som för övriga animeringar. Till vänster om varje bild som innehåller en animering dyker en stjärna upp i överblicken. Vill du ändra eller radera en animering gör du det i Åtgärdsfönstret/Anpassad animering. Länka till webbplats eller dokument Markera den text eller det bildobjekt du vill använda som klickbar länk. Högerklicka och välj Hyperlänk. I dialogrutan för hyperlänk väljer du att länka till en webbsida eller ett dokument.

8 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Komprimera bildspel/bildobjekt Ett sätt att komprimera PPT-filer är att markera en bild (dvs en sida som innehåller ett foto) enligt nedan vänster. Därefter klickar du på symbolen för att komprimera bilder, nedan höger (kan också ligga över arbetsytan beroende på dina inställningar). Gör inställningarna i rutan nedan, dvs Markerade bilder eller Alla bilder, Webb/skärm därefter ok. OBS välj Spara som och ge presentationen ett annat namn om du vill ha kvar originalfilen.

9 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Utskrifter När du ska skriva ut din PPT kan du välja bland några olika alternativ. Bilder väljer du om du t.ex. ska använda din PPT på en OHmaskin utskriften ser ut precis som i visaläge. Åhörarkopior ger dig möjlighet att skriva ut miniatyrbilder, med plats för anteckningar. Anteckningssidor erbjuder dig som föreläsare en möjlighet att skriva ut dina bilder tillsammans med stöd- och hjälpanteckningar. Disposition ger en snabb överblick över innehållet i din PPT. Dela aldrig PPT-utskrifter som innehåller upphovsrättsskyddade bildobjekt utan att ha fått det godkänt av upphovsmannen/rättighetsinnehavaren. Navigering Enklaste sättet att navigera i en PPT-presentation är att använda piltangenterna: pil ner eller höger bläddrar en bild framåt (alt en animering), pil upp eller vänster backar en bild. Händelse Klicka på Visa nästa bild Återgå till föregående bild Avsluta ett bildspel Gå tillbaka till den första bilden Visa snabbmenyn N, RETUR, BLANKSTEG (eller klicka/scrolla med musen) P eller BACKSTEG ESC Båda musknapparna i två sekunder SKIFT+F10 (eller högerklick)

10 LANDSTINGET KRONOBERG (10) Pekaralternativ Det vanligaste pekaralternativet i PPT är pilen, men det finns andra alternativ. Högerklicka i din presentation och välj enligt nedan. Hjälpen Om du fastnar, använd den inbyggda hjälpen genom att klicka på frågetecknet, eller genom att trycka på F1. Testa din presentation Avslutningsvis; glöm inte att testa så att allt fungerar som det ska i den dator du ska visa presentation från. Det är till exempel inte självklart att den dator du ska visa presentationen från är ansluten till Internet, eller har en modern mediaspelare installerad. Kontrollera därför extra noggrant så att eventuella ljud/filmklipp och länkar fungerar.