Ersätta text, specialtecken och formatering

Transkript

1 11 Ersätta text, specialtecken och formatering Möjligheten att söka igenom dokumentet och byta ut tecken, ord, textstycken, formatering, specialtecken (t.ex. sidbrytning) och annat är faktiskt mycket mer användbar än vad man i förstone skulle kunna tro. Funktionen kallas Sök och ersätt, och själva sökfunktionen har redan beskrivits i kapitel 5 (fast där utan finesser). Alla finesser som beskrivs här kan förstås användas även vid enbart sökning. (Du är ju inte tvingad att ersätta det funna elementet bara för att funktionen heter så.) Enkel ersättning Dialogrutan Sök och ersätt öppnar du enklast med kortkommandot Ctrl+H. Motsvarande menykommando är Ersätt på Redigera-menyn. 1

2 Här finns knappar för de grundläggande funktionerna Sök nästa, Ersätt (nämligen den senast hittade förekomsten) och Ersätt alla. Basfunktionen används så här: 1. Skriv den text som ska ersättas i rutan Sök efter. 2. Gå till rutan Ersätt med med tabbtangenten och skriv den ersättande texten. Därefter kan du antingen stega mellan förekomsterna av söktexten (klicka på knappen Sök nästa eller tryck på Alt+N) och vid varje förekomst göra ersättningen (klicka på knappen Ersätt eller tryck på Alt+E) varefter nästa förekomst automatiskt söks upp eller låta bli (sök nästa igen); eller ersätta alla förekomster på en gång genom att klicka på Ersätt alla eller trycka på Alt+A. Obs: Det är lätt att förhasta sig med funktionen Ersätt alla. Om du är det minsta osäker på hur resultatet blir, bör du börja med att stega dig fram med hjälp av Sök nästa och Ersätt innan du använder Ersätt alla. Du kan visserligen ångra en ersättning som har gett oönskat resultat, men om du upptäcker detta först sedan du har hunnit göra diverse andra redigeringsåtgärder så kan det bli mycket besvärligt. Obs igen: Du kan göra ersättningen i enbart en del av dokumentet genom att först markera den delen. (När programmet har sökt igenom markeringen får du frågan om du vill fortsätta i resten av dokumentet.) Obs en tredje gång: Du kan redigera texten med dialogrutan öppen och sedan återgå till sökningen. Klicka bara i dokumentet så att det blir aktivt, gör önskad redigering, klicka sedan i dialogrutan och fortsätt sökningen/ersättningen. Tips: Om du vill ta bort ett visst tecken (eller en teckenföljd) överallt där det förekommer ersätt det med ingenting Andra vanliga åtgärder är städning av textdokument genom ersättning av dubbla blanksteg med enkla samt borttagning av blanksteg framför skiljetecken (byt ut blanksteg + skiljetecken mot enbart skiljetecken). 2

3 Förfina sökningen Ersätta text, specialtecken och formatering Du får tillgång till mer kraftfulla (och förstås lite mer komplicerade) funktioner om du klickar på knappen Mer (eller Alt+M). Sökriktning Ofta gör man ersättningen i hela dokumentet välj då sökriktningen Alla, vilket innebär att processen görs s. a. s. åt alla håll på en gång. Inte sällan vill man göra den enbart i resten av dokumentet, dvs. neråt. Standardalternativet för sökriktning är Alla. Om riktningen ändå automatiskt skulle bli inställd på Nedåt, beror det på att någon text i dokumentet är markerad. Versaler eller gemener? Hela ord eller delar av ord? Om du t ex vill byta ut du mot Du måste sökfunktionen skilja på stora och små bokstäver. Markera alternativet Matcha gemener/ VER- SALER. Om du vill undvika t.ex. att en ersättning av ska med skall i hela dokumentet skapar ord som viskallde, skallpa, skallllra markerar du Matcha hela ord. 3

4 Söka specialtecken; avancerad sökning Specialtecken Ofta kan du behöva byta ut sådant som stycketecken, sidbrytningar och annat som inte finns som vanliga tecken. Om du klickar på knappen Special öppnas en meny med en lång rad sådana tecken. När du klickar på det du önskar infogas motsvarande teckenkombination t ex ^p för stycketecken där insättningspunkten står (i fältet Sök efter eller Ersätt med). Stycketecken ^p Fält ^d Tabbtecken ^t Fotnotstecken ^f Kommentartecken ^a Grafik ^g Valfritt tecken ^? Manuell radbrytning ^l Valfri siffra ^# Manuell sidbrytning ^m Valfri bokstav ^$ Hårt bindestreck ^~ Cirkumflex ^^ Hårt blanksteg ^s Spaltbrytning ^n Mjukt bindestreck ^- Långt tankstreck ( ) ^+ Avsnittsbrytning ^b Kort tankstreck ( ) ^= Tomt utrymme ^w Slutkommentarstecken ^e (Med Tomt utrymme menas alla kombinationer av blanksteg, tabbtecken samt mjuka och hårda bindestreck.) Du kan förstås skriva in teckenkombinationerna direkt utan att gå omvägen över specialmenyn (där dessa inte visas). Avancerad sökning (mönstermatchning) Du kan också söka efter tecken och uttryck som inte är exakt angivna; t ex ord som börjar och slutar på ett visst sätt men kan ha olika tecken däremellan (Jansson och Janson är ett exempel). Word erbjuder för detta ett flertal s k jokertecken, tecken som står för ett eller flera andra tecken (kallas ibland också maskeringstecken). Du får tillgång till dem genom att markera alternativet Använd mönstermatchning och sedan klicka på knappen Special. Den meny som nu öppnas är lite annorlunda än den som visas om du inte använder mönstermatchningen. 4

5 De jokertecken som oftast används är? (står för ett enda tecken vilket som helst s?t ger både söt och sot) och * (godtyckligt antal tecken vilka som helst); men som synes finns det många andra möjligheter till mycket förfinad sökning. Följande tabell ger viss vägledning. När du söker Ett av de angivna tecknen Ett valfritt tecken inom detta intervall Ett valfritt tecken utom tecknen inom hakparentes Ett valfritt tecken utom teckenintervallet inom hakparentes Exakt n förekomster av föregående tecken eller uttryck* Minst n förekomster av föregående tecken eller uttryck* Från n till m förekomster av föregående tecken eller uttryck* En eller fler förekomster av föregående tecken eller uttryck* Använd Exempel [ ] Med r[au]m hittas "ram" och "rum". [-] Med [r-t]imma hittas "rimma" och "simma". Intervall måste anges i stigande ordning. [] Med r[a]st hittas "rest" och "rost" men inte "rast". [x-ö] {n} {n,} Med l[a-y]sa hittas "låsa" och "läsa" men inte "lisa" eller "lysa". Med rät{2}a hittas "rätta" men inte "räta". Med rät{1,}a hittas "räta" och "rätta". {n,m} Med 10{1,3} hittas "10," "100" och "1 Med mat@a hittas "mata" och "matta". 5

6 Början av ett ord < Med <(inter) hittas "internationell" och "interpretera" men inte "hyacinter". Slutet av ett ord > Med (in)> hittas "in" och "gardin" men inte "internationell". * Ett uttryck är en följd av tecken inom parentes, t.ex. (fram). Observera följande vid sökning med mönstermatchning: Som du ser i figuren är det vissa specialtecken t ex stycketecken och manuell sidbrytning som du inte kan söka efter i det här läget. Dock finns viss hjälp: stycketecken kan sökas med teckenkombinationen ^13, och med ^12 hittar du manuella sidbrytningar och avsnittsbrytningar. Sökningen skiljer alltid mellan gemener och versaler. Sökningen kan bara göras efter hela ord. (Dock kan du ju med hjälp av jokertecknen < och > söka efter inledande respektive avslutande teckenföljder.) Engelsk fonetik och grammatik Över huvud taget kan avancerad mönstermatchning vara lite knepig att använda, och det är en god idé att studera den närmare i hjälptexten, kapitlet Redigera och sortera text, avsnittet Söka och ersätta text eller formatering. Tips: Det finns två användbara ersättningsfunktioner som av någon anledning inte finns med på de menyer som öppnas med knappen Special. De är användbara framför allt om du gör makroprogrammering (se kapitel xxx) med ersättningsfunktioner. Den ena är ^c, som gör att den funna teckenföljden ersätts med innehållet i Urklipp. Den andra är ^&, som ersätter de funna tecknen med tecknen i sökrutan. Vad är det för poäng med det? Jo, om du söker med hjälp av jokertecken så kan det ju vara så att den funna teckenföljden varierar (ena gången Janson, andra gången Jansson, tredje Janzon) samtidigt som du på varje funnet ställe vill behålla de funna tecknen men lägga till fler (Janson AB, Jansson AB, Janzon AB ursäkta det fåniga exemplet). Eftersom du inte kan använda jokertecknet * i rutan Ersätt med (det betyder ju godtyckliga tecken, och hur skulle programmet veta vilka de är?) så är detta en bra metod. Om du skriver på engelska och har installerat specialordlistor för detta ändamål kan du söka på likaljudande ord och alternativa ordformer. I så fall markerar du alternativen Låter som respektive Sök alla ordformer. Ersätta formatering 6 Slutligen kan du också ersätta formatering t.ex. alla kursiva texter (eller en viss kursiv text) med feta, ta bort understrykningar och även byta ut formatmallar. Det gör du så här:

7 Klicka på knappen Format i den utvidgade dialogrutan. På den meny som öppnas kan du välja mellan teckensnitt, stycke, tabbar, språk, ram, formatmall och färgöverstrykning. Om du väljer Teckensnitt kan du alltså ange teckensnitt, teckenvariant osv. för både den text som ska bytas ut och för ersättningstexten. På motsvarande sätt kan du söka och ersätta styckeformateringsegenskaper (t ex indrag, avstånd). Du kan förstås söka/byta ut formateringen oavsett vilken text den är anbringad på lika väl som du kan söka/byta ut en viss text med formateringen i fråga. Detta är alltså en kraftfull och mångsidigt användbar funktion. 7