Word för Översättarutbildningen, del 0.5

Transkript

1 Word för Översättarutbildningen, del 0.5 Victoria Johansson 24 november 2005 Innehåll 1 Inledning 1 2 Förberedelser Den här datorn Flytta en mapp med exempel till din plats på servern Öppna Microsoft Word Ställ in Word så att rullmenyerna alltid visar fullständiga menyer Öppna ett dokument Ändra visningsläge Zooma in ett dokument Räkna ord Infoga radbrytning, tecken och symboler Sök och ersätt 10 4 Granska-funktioner Använd funktionen granska dokument Använd funktionen Spåra ändringar Använd funktionen Jämför dokument Använd funktionen Infoga kommentar Gå vidare Inledning Detta är wordlabb med särskild inriktning mot Översättarutbildningen, men tipsen här kan förstås också användas av andra. Labben är på inget sätt fullständig, utan avsedd för att öva vissa särskilda funktioner. Den är anpassad för Word för WindowsXP, men kan med modifikationer användas för andra Wordversioner på både PC och Mac. 1

2 Word för Översättarutbildningen, del Förberedelser I det här avsnittet visas hur du kan hitta några viktiga delar av datorn, och hur du kan använda dig av Utforskaren i stället för det vanligamappsystemet för att öppna dokument på datorn. 2.1 Den här datorn 1. Börja med att HÖGERKLICKA en gång på START (längst ner till vänster på skärmen). 2. En vit ruta med några valmöjligheter kommer upp (se figur 1) Figur 1: Högerklicka (en gång) på Startmenyn för att öppna denna i Utforskaren.. 3. Nu öppnas Start-menyn i Utforskaren (se figur 2, vilket innebär att du till vänster i fönstret ser en kolumn alla mappar och deras inbördes ordning hierarkiskt ordnade. Du kan öppna eller stänga en mapp genom att klicka på plus- eller minustecknet framför mappen. Att titta på mappar och filer i Utforskaren är ett annat sätt att leta sig fram i datorns filhierarki. Den stora fördelen är att du ser mapparnas inbördes hierarki. Du kan använda piltangenter (upp och ner) för att stega dig fram och tillbaka i mapparna, och höger- och vänsterpil för att öppna mapparna och se vad som finns inuti dem. Öva gärna på att använda Utforskaren då och då, och se om du tycker att det här är mer praktiskt än att dubbelklicka på mappar. 4. Högerklicka nu på alternativet Den här datorn, överst i kolumnen till vänster i fönstret. 5. Välj alternativet Utforska. 6. Nu öppnas Den här datorn i Utforskaren. Den här datorn är en mapp som finns på Windowssystemen. Här finns information om diskenheter (servrar och hårdisk) och olika slags maskinvara som är ansluten till datorn (t ex ett usb-minne, eller en dvd-brännare). Härifrån kommer man alltså åt allt som finns på datorn, eller är anslutet till datorn. Några viktiga enheter på Den här datorn : Hårddiskar Om du tittar på bild 3 ser du överst hårddisken. Den kallas för C-enheten, eller C-disken. Notera namnet Lokal disk (C:).

3 Word för Översättarutbildningen, del Figur 2: Startmenyn öppnad i Utforskaren. Om du klickar på den kommer du in på allt som finns i själva datorn. På C-disken finns t ex alltid en mapp som heter program. Här finns alla program installerade. (Du behöver dock sällan gå till programmappen för att öppna ett program. I stället finns det genvägar till alla program som du kommer åt genom att (vänster)klicka på Start (längst ner till vänster på skärmen), och välja alternativet Alla program). Enheter med flyttbara lagringsmedia Här finns A-disken eller A- enheten. Det är detsamma som en diskettstation. Om du vill komma information som finns på diskett som sitter i datorn klickar du här. Här finns också DVD/CD-RW-enheten, som också kallas D-enheten. Om du vill komma åt något som finns på en cd eller en dvd som du satt in i datorn, så klickar du här. Om du har satt in ett usb-minne i datorn, så kommer du också att se en symbol för detta (den kallas i regel Flyttbar enhet (E), men ibland ligger den också på (F)). Nätverksenheter Här anges de servrar som du som student automatiskt ansluter till när du loggar in. Den vänstra enheten (i det här fallet

4 Word för Översättarutbildningen, del stud-vjo på Studentserver ) är din egen plats på servern. Här ska du samla allt ditt material. Denna ligger alltid på H-enheten. Den högra enheten: GU-material på Personalserver ligger alltid på X-enheten (i Humlabbet). Hit går du för att hämta eller titta på material som t ex används på en kurs. Favoritmenyn Överst i fönsterlisten på fönstren som öppnas finns en meny som heter Favoriter. Här kan du själv lägga till genvägar till mappar som använder ofta, och som du med ett enkelt musklick snabbt vill hitta fram till. När du befinner dig i en mapp som du skulle vilja göra till favorit, kan du gå upp till menyn Favoriter överst i fönstret, och välja Lägg till i favoriter. Då kommer denna mapp framöver att finnas tillgänglig via menyn Favoriter i alla fönster du öppnar. Figur 3: Den här datorn 2.2 Flytta en mapp med exempel till din plats på servern Nu ska vi börja med att flytta över en mapp som du ska jobba med från GUmaterial till din egen plats på servern. Gör så här: 1. Eftersom du redan har Den här datorn öppen kan du utgå ifrån detta. Dubbelklicka på servern GU-material på Personalserver (Staff) (X:) 2. Dubbelklicka på mappen Oversattarutbildningen 3. Dubbelklicka på mappen Wordkurs Högerklicka en gång på mappen Exempelfiler 5. Välj Kopiera från den meny som öppnades när du högerklickade.

5 Word för Översättarutbildningen, del Stäng rutan genom att klicka på krysset överst till höger i rutan. 7. Gå ner till Start-menyn. 8. Välj Den här datorn 9. Dubbelklicka på servern stud-xxx 1 på Studentserver (student) (H:) 10. Högerklicka någonstans i fönstret som öppnas. 11. Välj Klistra in från den meny som öppnades när du högerklickade. 12. Nu ska mappen Exempelfiler ha blivit inklistrad i denna mapp. 13. Stäng fönstret genom att klicka på rutan med ett minustecken längst upp till höger. På så sätt sparas fönstret längst ner i underkanten på skärmen, och du kan enkelt få upp fönstret igen om du behöver titta på vad som finns i mappen. 2.3 Öppna Microsoft Word (Nästan) alla program på datorn kan enkelt nås genom en genväg från Startmenyn. Man går till Startmenyn och väljer Alla program, och kommer på så sätt åt programmen enkelt. Gör så här för att öppna Word: 1. Gå till Startmenyn (längst ner till vänster på skärmen) 2. Välj Alla program. 3. Välj Microsoft Word. 4. Programmet öppnas. De senast använda programmen kommer lägga sig som en ännu snabbare genväg direkt under Startmenyn. Prova att klicka en gång på Start och se vilka program som syns i rutan som visar sig. Jämför med figur 4, och de program som syns där (nämligen ScriptLog, Upptäck Windows XP, Guiden överför filer och inställningar, Audacity, Clan, GSView). 2.4 Ställ in Word så att rullmenyerna alltid visar fullständiga menyer För att det ska bli lättare att följa med i den här labben ska vi ställa in Word så att menyerna alltid är fullständiga. Gör så här: 1 Vad som står här varierar beroende på användare, men stud-xxxska vara detsamma som det användarnamn som du använde för att logga in på datorn.

6 Word för Översättarutbildningen, del Figur 4: Programmen som används senast visas direkt när man klickar på Start (längst ner till vänster på skärmen). 1. Gå upp under Verktygsmenyn och välj alternativet Anpassa. 2. Ett fönster öppnas. 3. Kryssa i alternativet Visa alltid fullständiga menyer 4. Klicka på Stäng längst ner till höger. 5. Fönstret stängs. 2.5 Öppna ett dokument Vi ska jobba med några olika exempeldokument, och vi börjar därför med att öppna ett av dessa: 1. Gå till Arkivmenyn och välj alternativet Öppna. 2. Ett fönster öppnas. Överst till vänster står det Leta i, följt av ett vitt fält, där alternativet Mina dokument är förvalt. Klicka på nedåtpilen till höger om Mina dokument 3. I rullningslisten som dyker upp ska du välja alternativet h:\\student\stud-xxx - dvs din egen plats på nätet.

7 Word för Översättarutbildningen, del Antagligen kan du nu se flera olika mappalternativ i fönstret. 5. Välj att öppna den mapp som heter Exempelfiler. 6. Välj sedan det dokument som heter Exempel.doc och klicka på Öppna. 7. dokumentet öppnas. 2.6 Ändra visningsläge När du har öppnat ett dokument kan detta visas på skärmen på olika sätt. Undersök hur så här: 1. Gå upp till Visa-menyn. Här finns olika visningsalternativ. Klicka på de olika alternativen under menyn och se hur texten förändras. Normal Detta är det visningsalternativ som är lättast att använda på skärmen om man skriver normal text. Det går snabbt att rulla upp och ner i dokumentet. Webblayout Detta visningsalternativ använder man bara om man vill veta hur dokumentet skulle se ut om det var en webbsida. Utskriftslayout I detta visningsalternativ ser man texten som på en tänkt sida. Det är praktiskt att använda sig av om man vill se hur texten (och bilderna och tabellerna osv) kommer att hamna vid en utskrift 2. Det här gör det möjligt att anpassa var man vill lägga in en bild eller en tabell, eller var det t ex kan vara lämpligt med en sidbrytning eller annat. Det här alternativet kan emellertid vara mer klumpigt att arbeta i, eftersom det tar längre tid att rulla upp och ner i dokumentet (särskilt om man har mycket bilder och tabeller). Det är dock ett bra alternativ om man t ex vill arbeta med kommentarer i ett dokument. Disposition Dispositionsläget är bra att använda när man arbetar med stora dokument med många formateringar (dvs att man har använt formatmallar i dokumentet), för att få en överskådlig bild av hur dokumentet är uppbyggt. 2. Medan man arbetar med ett dokument växlar man i allmänhet mellan lägena. Normalläge och Utskriftslayoutläge är vanligast att använda. 3. Välj nu alternativet Normal. 2 Men man ska vara lite försiktig - på grund av olika skrivarinställningar och annat så händer det ofta att utskriften skiljer sig från hur dokumentet ser ut i visningsalternativet utskriftslayout. Att gå in under Arkiv och välja Förhandsgranska ger en mer sann bild av hur utskriften kommer att se ut

8 Word för Översättarutbildningen, del Figur 5: Standardverktygsfältet. 2.7 Zooma in ett dokument I verktygsmenyn som heter Standard 3 (se figur 5 finns en ruta 6 som visar ett procenttal. Genom att klicka på pilen till höger om den här rutan (eller genom att markera procenttalet som står här och skriva över det med några andra siffror) kan man öka eller minska inzoomningen på dokumentet. Testa!! Det här förändrar inte dokumentet på något sätt - tecknen blir inte större eller mindre vid utskrift eller så, men du har möjlighet att få texten i ett större format på skärmen. Figur 6: Genom att ändra denna procentsiffra kan du zooma in och ut på skärmen. 2.8 Räkna ord Ibland är det bra att kunna räkna ord och/eller tecken i ett dokument. Gör så här för att göra detta: 1. Gå upp under Verktygsmenyn och välj alternativet Räkna ord En ruta öppnas, och i denna visas hur många ord, tecken, stycken etc, som finns i dokumentet (se figur 7). 3. När programmet räknat färdigt kan du trycka på knappen Avbryt i rutan, eller klicka på krysset i översta högra hörnet i rutan. 4. Markera sedan ett stycke i texten. 5. Gå upp under Verktygsmenyn och välj återigen Räkna ord. 6. En ruta öppnas igen. Här har programmet endast räknat de ord/tecken/stycken som finns i markeringen. 3 Om du inte har uppe Standardverktygsfältet kan du gå in under Visa-menyn och välja alternativet Verktygsfält och sedan Standard /alternativt dubbelkolla att detta alternativ är förkryssat.

9 Word för Översättarutbildningen, del Figur 7: Räkna ord i ett dokument genom att gå till Verktygsmenyn och välja Räkna ord Infoga radbrytning, tecken och symboler Infoga radbrytning 1. Ställ markören i början av ett stycke. 2. Gå upp under Infoga-menyn och välj alternativet Brytning. 3. En dialogruta öppnas. Här kan du välja vad vilken slags brytning du vill infoga genom att klicka i den lilla ringen framför varje alternativ. 4. Välj alternativet sidbrytning. 5. Klicka OK. 6. Det har nu infogats en sidbrytning där du satte markören. Infoga symboler och specialtecken 1. Gå upp til Infoga-menyn och välj alternativet Symbol Ett fönster öppnas (se figur 8). 3. Koncentrera dig först på fliken Symboler. Här kan du välja mellan symboler som hör till olika teckensnitt. I den första rullningsmenyn (till vänster) kan du välja vilken basuppsättning till vill använda dig av - denna baseras i princip på vilket typsnitt du har valt. Olika slags symboler är möjliga att välja för olika typsnitt. I den andra rullningsmenyn (till höger) kan du välja specialfall av teckensnittet. 4. När du har hittat den symbol som du vill infoga markerar du den genom att klicka på den. Sedan klickar du på knappen Infoganere till höger i fönstret.

10 Word för Översättarutbildningen, del Figur 8: Infoga symboler. Klicka på den symbol du vill infoga och tryck på infoga-knappen. Du kan infoga flera symboler/tecken efter varandra innan du klickar på Stäng-knappen (nere till höger i fönstret). 5. Titta nu på den andra fliken i fönstret, den som heter Specialtecken (se figur 9. Under denna meny hittar du en annan uppsättning av tecken (som mer hör till interpunktionen). Du kan använda samma princip här - markera ett tecken och klicka sedan på infoga-knappen nere till höger. Du kan infoga flera tecken innan du stänger menyn. 6. Klicka på Stäng-knappen när du är färdig. 3 Sök och ersätt Ibland är det praktiskt att göra en sökning på en viss sak i hela (eller delar av) dokumentet, ofta för att man vill ersätta det med något annat. Öva på detta genom att göra så här: I dokumentet exempel_sok.doc har alla inte råkat bli utbytta mot itne. Dessutom är detta en skribent som ofta har tagit många mellanslag mellan orden, och som har flera (men inte lika många) return-tagningar mellan varje stycke. Detta ska vi rätta till. 1. Gå till Arkivmenyn och välj Öppna. 2. Gå till driven h:\\student\stud-xxx (om inte denna redan är förvald när du kommer till Öppna-menyn). 3. Dubbelklicka på mappen Exempelfiler.

11 Word för Översättarutbildningen, del Figur 9: Infoga specialtecken. Klicka på det tecken du vill infoga och tryck på infoga. 4. Dubbelklicka på filen exempel_sok.doc 5. Vi ska börja med att se hur det ofta kan vara när man upptäcker att formatering och annat inte är som man vill ha det i ett dokument, så titta på Standardverktygsfältet (antagligen det översta verktygsfältet på skärmen, se figur 5). 6. Klicka på alternativet Visa/dölj (det ser lite grann ut som ett bakvänt P, jämför figur 10) 4. Figur 10: Symbolen för att visa respektive dölja osynliga tecken (t ex mellanslag och return) i dokumentet. 7. Detta får dolda tecken att synas i dokumentet, t ex mellanslag och return. Vi kan nu se att den här skribenten använder onödiga returntecken och mellanslag. 8. Låt oss ta bort dessa. 9. Gå upp under Redigera-menyn och välj alternativet Ersätt... (eller ta kortkommando Ctrl+H). 4 Om du inte kan se denna symbol, behöver du antagligen förlänga din Standardmeny. Detta kan du göra genom att se till att det inte finns någon annan meny till höger om menyn (överst på skärmen). Om du har en stor skärm har antagligen både Standard- och Formateringsverktygsmenyerna lagt sig överst på skärmen, och du behöver då flytta undan Formateringsmenyn - eller gå in under Visa-menyn, välja Verktygsfält och klicka bort alternativet Formatering.

12 Word för Översättarutbildningen, del Ett fönster öppnas (se figur I det översta fältet i fönstret ska du skriva in vad du letar efter och i det undre vad du vill ersätta detta med. Figur 11: Sök och ersätt-fönstret. Detta kan utvidgas med fler alternativ genom att man klickar på knappen Mer längst ner till vänster i fönstret. 12. Sätt markören i det översta fältet (Sök) och klicka på mellanslagstangenten två gånger. 13. Sätt sedan markören i den understa fältet (Ersätt) och klicka på mellanslagstangenten en gång. Detta innebär att vi ersätter alla förekomster av två mellanslag med ett mellanslag 14. Klicka sedan på knappen Ersätt alla. 15. Du får ett meddelande i en dialogruta om hur många ersättningar som programmet har gjort. Stäng denna dialogruta genom att klicka OK Nu ska vi byta ut alla upprepade returntecken mot ett returntecken. 17. Klicka på knappen Mer i Sök och ersätt -fönstret. 18. Fönstret blir nu större, och du har möjlighet att välja olika alternativ för din sökning och ersättning. 19. Sätt markören i det översta Sök -fältet. Eftersom du har skrivit två mellanslag här tidigare behöver du nu sudda ut dessa. Gör det! 20. Gå ner till knappen Special längst ner i mitten av fönstret, och klicka på den. Du får då upp en meny som visar vilka olika valmöjligheter du har. 21. Överst bland valmöjligheterna står det Stycketecken (dvs return). Välj detta. 22. Symbolen för att söka efter stycketecken ( ˆp infogas då i Sökfältet i Sök och ersättsfältet. 5 Om du har Wordassistenten igång kommer denna att ge meddelandet i stället för dialogrutan.

13 Word för Översättarutbildningen, del Eftersom vi vill ersätta de fall då två stycketecken följer på varandra med ett fall då endast ett stycketecken, så ska du upprepa processen med att gå ner till knappen Special och välja Stycketecken. (Du kan också direkt skriva in ˆp (utan citattecken!!) efter det första.) 24. Gå sedan ner till det undre fältet (Ersätt-fältet). Ställ markören där, och glöm inte bort att först sudda ut det mellanslag som finns där (fast det inte syns). 25. Gå sedan ner till knappen Special igen, och välj alternativet Stycketecken (eller skriv direkt in symbolen för detta i fältet). 26. Din sökruta ska nu se ut som i figur 12. Figur 12: Sök och ersätt-fönstret. Denna sökning ersätter alla förekomster av dubbla returntecken med endast ett returntecken. 27. Klicka sedan på knappen Ersätt alla (under de båda sökfälten). 28. Programmet gör en sökning och ersätter alla fall med dubbla return med en enkel return, och du får en ruta där du kan klicka OK. 29. Eftersom det mycket väl kan finnas fall där någon använde TRE return, så kan du upprepa sökningen genom att klicka på knappen Ersätt alla igen. Upprepa denna procedur tills programmet två gånger i rad ger dig meddelandet att det bara finns 1 förekomst kvar. 30. Slutligen ska vi byta ut alla itne i texten mot inte. 31. Gå upp till Sökfältet och sudda ut symbolerna för return. 32. Skriv in itne (utan citattecken). 33. Gå till Ersätt-fältet och skriv in inte (utan citattecken).

14 Word för Översättarutbildningen, del Klicka på Ersätt alla. 35. Programmet söker och ersätter, och sedan öppnas en ruta som talar om hur många som har bytts ut. 36. Klicka Ok för att stänga rutan. 37. Stäng sedan Sök och ersätt-fönstret genom att klicka på kryssrutan uppe till höger. Med lite smart användning av Sök och ersätt-funktionen kan man fixa till alla möjliga någotsånär regelbundna fel i en text. Ibland gäller det bara att fundera på vad man ska ersätta först, och vad man ska ersätta sen osv, för att i förlängningen slippa gå igenom en text och ändra tusen förekomster av samma sak. Tänk särskilt på när det är nödvändigt att klicka i alternativet Matcha hela ordlängst ner i sökfönstret (Exempel: om man inte klickar i detta, och t ex väljer att byta ut alla hanmot hon i en text kommer man att få effekten att ett ord som handenblir honden ). Kom ihåg att du alltid kan ånga dig om det blir fel!! Använd Ctrl+Z. 4 Granska-funktioner Word har en uppsättning av funktioner för att på olika sätt markera ändringar i ett dokument, jämföra olika versioner av ett dokument, och titta på kommentarer gjorda i ett dokument. Vi ska i det följande avsnittet titta på några sätt att använda de här funktionerna. Vi börjar med en genomgång av de symbolknappar som används. Om du behöver kan du sedan gå tillbaks till beskrivningen av knapparnas funktion under det fortsatta arbetet. Figur 13: Verktygsfältet Granska. Gå upp under Visamenyn, välj Verktygsfältöch sedan Granska. 1. Gå upp till Visamenyn och välj Verktygsfält och sedan Granska. 2. Ett nytt verktygsfält öppnas (förmodligen under dina andra verktygsfält). Det ser ut som i figur Det vita fältet längst till vänster Slutversion med markeringar : Här kan du välja vilken version av dokumentet du vill se - med eller utan markeringar. 6 Denna meny öppnas också autmatiskt om du går in under Verktygsmenyn och väljer något av Granska-alternativen, t ex Jämför dokument

15 Word för Översättarutbildningen, del Knappen Visa Om du klickar på nedåtpilen till höger om ordet Visa kan du välja vad du vill ska visas i dokumentet. Klicka på knappen och titta på alternativen. Du kan välja att se kommentarer, att se vad som är infogat och borttaget, om formateringar har ändrats eller vem (av en massa möjliga användare) som har granskat dokumentet. I denna ruta kan du också välja Älternativdär du kan ställa in hur du vill att ändringarna ska markeras - vilken färg de ska ha, om de ska vara understrukna eller överstrukna, om du ha kommentarbubblor - ska de då finnas till höger eller vänster osv. Figur 14: Verktygsfältet Granska: Symbolen för att gå till föregående ändring. Föregående ändring (se figur 14) Används för att gå tillbaka och titta på det föregående förslaget till ändring. Figur 15: Verktygsfältet Granska: Symbolen för att gå till nästa ändring. Nästa ändring (se figur 15) Används för att gå framåt och titta på nästa ändring i dokumentet. Figur 16: Verktygsfältet Granska: Symbolen för att acceptera ändring. Acceptera ändring (se figur 16) Används för att acceptera en föreslagen ändring. Lägg märke till att det finns en pil till höger om den här knappen. Om du klickar på den kan du t ex välja alternativet Äcceptera alla ändringar i dokumentet. Då kommer de alternativ som är överstrukna att försvinna, och de alternativ som bara är skrivet i rött och är understrukna att bli Normala, och integreras i texten. Ignorera en ändring (se figur 17) Används för att ignorera en föreslagen ändring (och alltså acceptera det som är överstruket). Också här finns en nedåtgående pil alldeles till höger om symbolen. Man kan klicka på denna för att t ex välja alternativet Ignorera alla ändringar i dokumentet.

16 Word för Översättarutbildningen, del Figur 17: Verktygsfältet Granska: Symbolen för att ignorera ändring. Figur 18: Verktygsfältet Granska: Symbolen för att Infoga kommentar. Infoga kommentar (se figur 18) Används om du vill lägga in en kommentar i dokumentet, eller ta bort en redan gjord kommentar. Titta på alternativen som finns tillgängliga om man klicka på den nedåtgående pilen till höger om symbolknappen. Figur 19: Verktygsfältet Granska: Symbolen för att spåra ändringar. Spåra ändringar (se figur 19) Används för att spåra ändringar. Om du klicka på denna knappen efter att du gjort några ändringar så kommer du att få de gjorda ändringarna markerade. Om du då går upp under Visa-menyn och väljer visningsläget Utskriftslayout, så kan du se kommentarer i form av ballongfönster i dokumentets högermarginal. Visa granskningsrutan (se figur 20) Om du har valt visningsläget NNormal (under Visamenyn) så kan du endast se kommentarer genom att klicka på denna symbolknapp, som aktiverar och avaktiverar GGranskningsrutan (som visar sig längst ner på skärmen). 4.1 Använd funktionen granska dokument 1. Stäng nu alla dokument som är öppna i Word. Gör detta genom att klicka på krysset överst till höger i dokumentets hörn, inte i programmets hörn. Se figur 21 för en bild av övre högra hörnet av Wordprogrammet. 2. Gå sedan upp till Arkivmenyn och välj Öppna. 3. Gå till mappen Exempelfiler och öppna dokumentet "Exempel_hon.doc". I detta dokument har någon roat sig med att göra om huvudpersonen Reine till en kvinna som heter Ellen, och samtidigt bytt ut alla han mot hon. Detta blir lite problematiskt, eftersom inte alla han i texten syftar

17 Word för Översättarutbildningen, del Figur 20: Verktygsfältet Granska: Symbolen för att visa granskningsrutan i ett fält nedanför dokumentet Figur 21: Skillnaden mellan att stänga ett dokument och att stänga ett helt program! tillbaks på Reine. Ändringarna har åtminstone gjorts med funktionen SSpåra ändringarnapå, så det är lätt för dig att se vad som har förändrats. 4. Använd nu knapparna i Granska-verktygsfältet för att gå igenom dokumentet och acceptera eller förkasta de föreslagna ändringarna. 5. Om granska-verktygsfältet har råkat stängas ner kan du öppna det igen på minst två sätt: (a) Gå upp under Verktygsmenyn och välj (b) Gå upp under Visamenyn, välj Verktygsfält och sedan Granska. 6. När du har gått igenom dokumentet kan du välja att spara det genom att gå upp till Arkivmenyn och välja Spara som Spara dokumentet under namnet "Exempel_hon_klar". 4.2 Använd funktionen Spåra ändringar Nu ska du lära dig hur du själv kan lägga in Spåra ändringar i ett dokument. 1. Stäng alla öppna dokument. 2. Öppna dokumentet Exempel.doc.

18 Word för Översättarutbildningen, del Gå upp under Verktygsmenyn och välj alternativet Spåra ändringar. 4. Skriv sedan något i dokumentet (lägg till en rubrik, till exempel) 5. Ta bort något i dokumentet. 6. Skriv om något - ändra på stavningen, gör vad som helst, bara så att du kan se hur texten förändras. Det du skriver in kommer att synas som röd, understruken text, och det du suddar ut kommer att bli rött och överstruket Gå upp under Arkiv och välj Spara som. 8. I rutan som kommer upp ska du ge dokumentet namnet exempel_min.doc. 9. Du har nu skapat en egen version av detta exempeldokument. Någon annan kan öppna detta dokument och gå igenom dina ändringsförslag och acceptera eller förkasta dina ändringar, precis som du gjorde med dokumentet ovan. 4.3 Använd funktionen Jämför dokument Du ska nu jämföra det dokument som du själv har skrivit i med en annan version av dokumentet. 1. Lämna det dokument du precis gjort öppet (dvs dokumentet exempel_min.doc). Om det inte är öppet så får du öppna det igen. 2. Gå sedan upp till Verktygsmenyn och välj alternativet Jämför och sammanfoga dokument. 3. Ett fönster öppnas. 4. Här har du möjlighet att välja med vilket dokument du vill jämföra det dokument som redan är öppet. Klicka en gång på vilket dokument som helst i mappen Exempelfiler (alla dokumenten i denna mapp är ju varianter av samma textdokument). 5. Titta sedan längst ner till höger i det öppna fönstret. Se till att rutan framför Markera ändringar är ikryssad. 6. Klicka sedan på knappen Jämför (nere till höger i fönstret). 7. Nu öppnas ett dokument där du ser markeringar av vad som skiljer ditt dokument från den andra varianten av exempeltext. (BILD3) av dels vad som suddats ut i det tidigare dokumentet (detta är markerat genom att vara överstruket), dels vad som är nytt i det nya dokumentet (detta är markerat med rött). 7 Under symbolknappen Visa i Granskaverktygsfältet kan du ställa in i fall du vill att dina ändringar ska se annorlunda ut än standarden, som är denna.

19 Word för Översättarutbildningen, del Du ska nu gå igenom dokumentet och acceptera eller förkasta de ändringar som gjorts i dokumentet. Medan du gör detta ska du använda funktionen Infoga kommentar - se nedan. 4.4 Använd funktionen Infoga kommentar Nu ska du lära dig hur du kan infoga kommentarer i ett dokument. Öva dig på att göra detta medan du går igenom ändringarna och jämför två dokument. 1. Gå upp till Visamenyn och välj alternativet Utskriftslayout. 2. Dra ut fönstret (ta tag i hörnet längst ner till höger på skärmen och dra) så att dokumentet blir större, så att du kan se de kommentarer som finns i högermarginalen. 3. Sätt sedan markören någonstans i texten där du vill göra en kommentar. 4. Klicka på symbolknappen för att infoga en kommentar (se figur En meny öppnas från knappen. 6. Välj alternativet Ny kommentar 7. En kommentarruta visas i högermarginalen, och du kan skriva in din kommentar i denna. Om du inte har på visningsläge Utskriftslayout, utan arbetar i normalläge, så visas kommentarerna i ett särskilt fält (en s k Granskningsruta ) under Worddokumentet. Du kan du sätta på och stänga av funktionen av denna granskningsruta genom symbolknappen i figur Gå vidare Det kan vara lite krångligt att börja arbeta med funktionerna i Granska-verktygsfältet, men som alltid gäller det att försöka och pröva och pröva, tills man har lärt sig det hela, och hittat ett sätt som är bekvämt att arbeta.