MANUAL MOVEON Allmänt Använd Chrome som webbläsare för moveon (använd inte Explorer). Om moveon funktioner och terminologi.

Transkript

1 Innehåll 1. Allmänt... 1 Om moveon funktioner och terminologi... 1 Dashboard... 2 Home... 2 HE Directory... 2 Relations... 2 Mobility... 2 Funding... 2 Settings Student IN... 3 Importera inkommande studenter... 3 Kontrollera och uppdatera ansökan... 4 Letter of Acceptance Student UT... 7 Importera utresande studenter... 7 Nominera utresande studenter... 8 Skapa nomineringsbrev... 9 Validate Stay Allmänt Använd Chrome som webbläsare för moveon (använd inte Explorer). Länkar: Moveon klienten Ansökan inkommande studenter Ansökan utresande studener STUDIER Ansökan utresande studenter PRAKTIK Om moveon funktioner och terminologi 1

2 Dashboard Här kan du spara egna listor som du använder ofta (se avsnitt.). Home HE Directory Relations Här finns information om avtal och partnerinstitutioner. Mobility Här hanteras allt som gäller in- och utgående mobilitet för studenter och personal. Funding Här hanteras bl.a stipendiebetalningar. Settings Här hanteras vissa grundinställningar. Här finns bl.a. dokumentmallar och ansökningsformulär. 2

3 2. Student IN Importera inkommande studenter Gå till Mobility-Stays-Applications Klicka på Search längst ner på sidan Skriv in e-postadressen till studenten i fältet User. Obs att fältet är case-sensitive, dvs. du måste ange adressen exakt som studenten angivit i ansökan, när det gäller t.ex. små eller stora bokstäver. Om du inte hittar studentens ansökan kan det bero på att studenten använt en annan e-postadress än den som står i ansökan när hen skapat sitt användarkonto. Kontrollera att Status är complete och att Imported är markerad no. Markera ansökan genom att klicka i rutan till vänster. Klicka på Actions-Import selection. 3

4 Du får nu upp en dialogruta som säger att import pågår. Du kan kontrollera att ansökan har blivit importerad genom att klicka på Refresh. Statusen i kolumnen Imported ska då ändras från no till yes. Nu är du klar med importeringen och studenten har blivit överförd till Stays. Kontrollera och uppdatera ansökan Efter att ansökan blivit importerad finns den i Mobility-Stays-Stays. Sök ut studenten genom att klicka upp sökfältet på Search-knappen längst ner på sidan. Sök på studentens namn och klicka på pennan för att öppna upp informationen om studentens Stay, dvs utbytet/vistelsen. Kontrollera uppgifterna på första fliken Information och komplettera med det som saknas: Ange owner (om du vill kunna söka ut dina studenter) Om studentens ansökan är ok så ändrar du status från New registration till Planned. Under rubriken Stay Period fyller du i Start date och End date, det är dessa datum som sedan kommer med i studentens Letter of Acceptance! 4

5 Under fliken Communication hittar du studentens ansökan och bilagor. Här kommer även studentens Letter of Acceptance att finnas när du har skapat det (se nedan). Klicka Save and close så att fliken för studentens Stay uppdateras och stängs. Letter of Acceptance Gå till Mobility-Stays-Stays. Sök ut studenten. Markera genom att klicka i rutan till vänster. Gå till Actions och klicka på Communication-Document-Template document. Du får nu upp ett nytt fönster som heter Template document. Klicka upp dokumentmallarna i fältet Template*. Välj det Letter of Acceptance du vill använda. 5

6 Kontrollera att Output format är docx Klicka på Save. Vänta på ett meddelande att inmatningen är sparad. Gå inte vidare förrän Stays dyker upp i fältet Area. Klicka sedan på Generate. 6

7 När du klickar på Generate så skapas dokumentet och dyker upp på Generated file. Klicka på länken till dokumentet så att wordfilen laddas ned till din dator. Öppna upp det och kontrollera/redigera före utskrift. Om dokumentet inte öppnas eller om det är helt tomt när du öppnar det så kan det bero på att du klickat för snabbt på Generate så att uppgifterna inte blev överförda korrekt. Stäng i så fall ned fönstret Template document och gör om processen ovan. Om det saknas information i dokumentet beror det troligtvis på att det saknas uppgifter i studentens Stay. Gå tillbaka till Stay och kontrollera att namn, utbytesprogram, Start date och End date är ifyllda korrekt (se ovan). 3. Student UT Importera utresande studenter Gå till Mobility-Stays-Applications Klicka på Search längst ner på sidan 7

8 Skriv in e-postadressen till studenten i fältet User. Obs att fältet är case-sensitive, dvs. du måste ange adressen exakt som studenten angivit i ansökan, när det gäller t.ex. små eller stora bokstäver. Om du inte hittar studentens ansökan kan det bero på att studenten har en annan e-postadress registrerad till sin dator ID på Malmö högskola. Om du har tillgång till Ladok kan du hitta e-posten där. Kontrollera att Status är complete och att Imported är markerad no. Markera ansökan genom att klicka i rutan till vänster. Klicka på Actions och Import selection Du får nu upp en dialogruta som säger att import pågår. Du kan kontrollera att ansökan har blivit importerad genom att klicka på Refresh. Statusen i kolumnen Imported ska då ändras från no till yes. Nu är ansökan importerad och studenten finns i Mobility-Stays-Stays. Nominera utresande studenter Gå till Mobility-Stays-Stays. Sök ut studenten och klicka på pennan för att öppna upp utbytet. Utbytet öppnas i ett nytt fönster. Översta fliken Information innehåller grundläggande information om utbytet. Fälten för utbytesprogram och mottagande universitet är inledningsvis tomma. Dessa uppgifter laddas upp efter att du har markerat vilket universitet studenten tackat ja till, se nedan på Validate Stay. För att nominera studenten börjar du med att markera vilket av 8

9 studentens val Stay wish som hen ska nomineras till. Klicka på Stay wishes. I Stay wishes får du upp de val som studenten angett i sin ansökan. Markera det val som studenten ska nomineras till. Klicka på Actions och Assign seat. En dialogruta kommer upp. Klicka OK. Valets status ändras nu från pending till Selected (klicka Refresh vid behov). Skapa nomineringsbrev När det val som studenten ska nomineras till har fått status Selected klickar du på Actions- Communication-Document-Template document. 9

10 I fältet Template väljer du det dokument som du vill använda. Kontrollera att Output format är docx 10

11 Klicka på Save. Vänta på ett meddelande att inmatningen är sparad. Gå inte vidare förrän Stays dyker upp i fältet Area. Klicka sedan på Generate. När du klickar på Generate så skapas dokumentet och dyker upp på Generated file. Klicka på länken till dokumentet så att wordfilen laddas ned till din dator. Öppna upp det och kontrollera/redigera före utskrift. Om dokumentet inte öppnas eller om det är helt tomt när du öppnar det så kan det bero på att du klickat för snabbt på Generate så att uppgifterna inte blev överförda korrekt. Stäng i så fall ned fönstret Template document och gör om processen ovan. 11

12 Validate Stay När studenten tackat ja till sin plats aktiverar du utbytet, s.k. Valitate Stay. Markera det val som är Selected. Övriga val kan markeras som Rejected. Klicka i rutan för det val som är Selected och klicka på Actions och Validate stay. En dialogruta kommer upp. Klicka OK i rutan. Stäng ner fönstret med studentens Stay UTAN ATT SPARA, dvs klicka INTE Save nånstans utan klicka bara på krysset uppe på fliken: När du stängt ner fönstret med studentens Stay så går du tillbaka till utsökningen i Stays och klickar på pennan igen. Nu ska informationen vara uppdaterad så att status ändrats till Planned och namn på mottagande universitet finnas inlagt, samt utbytesprogram, termin etc. Lägg även in namn på 12

13 Owner om du vill kunna söka ut dina studenter. 13