STOCKHOLMS UNIVERSITET. Handbok 1. Strukturer i moveon 4

Transkript

1 STOCKHOLMS UNIVERSITET Handbok 1 Strukturer i moveon 4 GÖTEBORGS UNIVERSITET ( ) Strukturen i MoveOn 4 förklaras. Definitioner och begrepp gås igenom för MoveOn 4. En översättning av äldre begrepp i MoveOn 3 visas.

2 Innehåll Hur MoveOn4 fungerar jämfört med MoveOn Struktur MoveOn Dashboard Home HE directory Relations Mobility Funding... 6 Översättning av begrepp... 7 STUDENTHANTERING AVTAL

3 Hur MoveOn4 fungerar jämfört med MoveOn3 MoveOn4 är internetbaserad, vilket gör att man kommer åt systemet via webben utan at installera databasen på datorn. Största skillnaden är att all data visas i en tabell, dvs fungerar liknande som Excel. Detta kan verka förvirrande till en början, men är ett bättre sätt att få en överblick. Sättet att hantera detta är att lära sig hur man ordnar kolumnerna som man vill se (och sparar dessa), samt hur man söker och sorterar i den stora tabellen. Begreppen har ändrats en del, liksom tankestrukturen bakom. Den största förändringen gäller begreppet Relations. I MO4 är Relations ett samlingsbegrepp. Exempel på begrepp som ingår i Relations: Avtal (agreements), Pappersavtal Utbyten (exchanges), Samarbeten (cooperation), Besök (visits) allt är sammanbakat till Relations. Idén bakom detta är att man kan bygga upp en struktur på alla relationer, både inom och mellan universitet, för att synliggöra hur olika enheter samarbetar med varandra och på vilka sätt detta sker. Vi har hittills har byggt upp MO3 i en relativt platt struktur, där ett avtal med ett universitet genererar ett/flera utbyten. (Agreement/University of Glasgow ERASMUS Studies (programme) FEK (Faculty) FEK-Business (field of study) antal studenter in/ut) I MO4 ser istället relationen ut så här (samma exempel, alla våra nuvarande avtal blir stay opportunities vid överföring till MoveOn 4). Varje institution har sina egna avtal (outgoing/incoming) 2

4 Struktur MoveOn 4 I MO4 finns menyerna till vänster (Dashboard, Home etc). Under varje meny finns ytterligare menyer. Varje gång du öppnar en meny lägger sig innehållet som en flik längst upp till höger om menyn. 1. Dashboard Här visas det innehåll som du själv valt att visa. Det är praktiskt att ha tillgång till innehållet som du jobbar mest med i din Dashboard, t.ex. inkomna ansökningar. Hur du konfigurerar Dashboard berättas om i Manual 2 Funktionaliteter Home Här visas mina registrerade aktiviteter (noterade telefonsamtal, skickade dokument, etc). (Incoming s är används inte idag) 2 3

5 3. HE directory Här finns alla universitet som tidigare låg i MoveOnNet 3 4. Relations Relations-fliken har två undermenyer: Relations och Institutions. Relations: Samlar alla relationer som SU har med andra institutioner. Relations: alla avtal med universitet och institutioner (pappersavtalen) Seats: utbytesmöjligheterna (tidigare Exchange possibility) Institutions: Partneruniversitet/Företag (Observera att exakt samma meny finns under Mobility, menyerna är kopior av varandra.) Institutions: Universitet som är inlagda i basen av SU, både partners och icke-partners Contacts: Alla utländska kontakter Internal institutions: Institutioner på SU Internal contacts: Kontakter på SU (alla typer) 4 4

6 5. Mobility Menyn Mobility är uppdelad i fyra delar, med undermenyer: Stays, Stay opportunities, Accomodation och Institutions. Stays: Här finns alla studenter i hela basen. Det är enkelt att sortera fram de man vill jobba med och hur man sorterar och söker beskrivs utförligt i Manual 4 - Funktionaliteter. Stays: Studenter som planerar att vara på utbyte och varit på utbyte finns i listan (OBS: Studenter från IO och School of Business (2008)/ Sedan VT 2014: IO, School of Business och Political Sciences) Stay wishes: Alla önskade utbyten (gäller endast utresande) = varje önskemål har en egen rad, så har studenten sökt fem universitet visas fem rader, en för varje universitet som studenten sökt till. Persons: Alla personer som existerar i basen, både studenter, lärare, koordinatorer etc Course units: Kurstillfällen. Denna används inte aktivt idag. Applications: Alla onlineansökningar som gjorts, både påbörjade ansökningar, ej fullföljda ansökningar, slutförda ansökningar, överförda ansökningar till Stays och Stay wishes. Om ansökningarna är överförda till Stays eller Stay wishes står de med status yes i kolumnen Imported. Om de är slutförda ansökningar står de med status Complete i kolumnen Status. Stay evaluations: Studentrapporter (används inte idag) Stay opportunities: Här finns alla utbytesmöjligheter (Exchange possibilities). Både in- och utresande. Stay opportunities: Alla utbytesmöjligheter (Exchange possibilities) Seats: Antal studenter per år. Obs-totalsumman visas i duration. (Står det i avtalet att 2 studenter kan åka 5 månader var så är Duration 10.) Accomodation: Möjlighet till studentrumshantering (används inte idag) Institutions: Partneruniversitet. (Exakt samma meny finns under relations. De är kopior av varandra.) Institutions: Universitet som är inlagda i basen av SU, både partners och ickepartners Contacts: Alla utländska kontakter Internal institutions: Institutioner på SU Internal contacts: Kontakter på SU (alla typer) 5

7 5 6. Funding Menyn Funding är inget vi arbetar med aktivt idag. Gamla inlagda utbetalningar visas här. 6 6

8 Översättning av begrepp STUDENTHANTERING/LÄRARHANTERING MO4 Förklaring MO3 Stay Utbyte Mobilities Stay type Typ av utbyte (studier, praktik Mobility type etc) Communications Mail, dokument etc som (fanns inte) skickats gällande studenten/läraren Stay wishes Ansökningsval för utresande Applications Stay opportunities Inlagda utbytesmöjligheter Exchange possibilities Applications Icke nedtankade ansökningar, i Online application MO4 även ansökningar som tankats ned. Person Samma Person Group Student in/student ut/lärare in/lärare ut Person type AVTAL MO4 Förklaring MO3 Institution Institution Institution type Institution type Contact Contact Relation Här kommer den största skillnaden. Allt är relation i Cooperation Cooperation activity Relation content MO4. Ett övergripande ord som Cooperation content Relation type täcker in alla samarbetsavtal på Exchange Relation type alla nivåer. Visit Communication:document Agreement Contact role Type of contact Seat Flow 7