Praktisk handläggningsordning utresande utbytesstudenter

Transkript

1 Praktisk handläggningsordning utresande utbytesstudenter

2 Avsikten med denna praktiska handläggningsordning är att den ska fungera som en riktlinje för internationella koordinatorer på fakultets- och institutionsnivå i arbetet med utresande utbytesstudenter. Handläggningsordningen berör endast handläggningen vid existerande avtal, ej själva avtalsslutandet. Arbetsfördelningen mellan det centrala International Office och internationella koordinatorer på fakulteter och institutioner ser olika ut beroende på vilken typ av avtal det rör sig om. International Office, september 2009

3 ANSVAR FÖR HANTERING AVTALSTYP INSTITUTIONER FAKULTETER INTERNATIONAL OFFICE Erasmus Institutionens koordinator - Erasmusansvarig undertecknar (Johan Ahlgren) Nordplus Nätverkets koordinator - - Nordlys - - ESS administrerar (Kjell Malmgren) Bilaterala avtal mellan fakulteter - Fakultetens internationella enhet - Bilaterala avtal mellan institutioner Institutionens koordinator/ Programkoordinator - - Linnaeus-Palme Projektledare - Central handläggare (Marlene Nordquist) Universitetsövergripande Bilaterala avtal - - Avtalen: områdesansvariga ESS sköter studentmobiliteten Erasmusavtal inom Lifelong Learning Programme, LLP Erasmusavtalen är ämnesbundna och det praktiska arbetet inom ramen för avtalen sköts vanligen av ansvarig koordinator på institutionsnivå, i vissa fall på fakultetsnivå. Johan Ahlgren är central Erasmuskoordinator på International Office och undertecknar alla Erasmusavtal för Göteborgs universitet. Nordplusavtal Nordplus är ämnesbundna avtal och hanteras vanligen av ansvarig koordinator på institutionsnivå, i vissa fall på fakultetsnivå. Nordlys Nordlysnätverket är ett ämnesövergripande nätverk och riktar sig till studerande som inte kan söka stipendium genom etablerade ämnesinriktade nätverk. Kjell Malmgren på Exchange Student Services (ESS) är koordinator för Nordlys. Linnaeus-Palme Linnaeus-Palme är ett institutionsbaserat utbytesprogram i projektform mellan svenska lärosäten och universitet i tredje land. Projekten är ämnesbaserade och administreras vanligen på institutionsnivå. I vissa fall hanteras de på fakultetsnivå. Marlene Nordquist på International Office är universitetets centrala Linnaeus-Palme handläggare. Bilaterala fakultets- eller institutionsavtal Bilaterala fakultets eller institutionsavtal hanteras vanligtvis av den internationella kontaktpersonen på fakultets- eller institutionsnivå. Universitetsövergripande bilaterala avtal Göteborgs universitet har ett antal universitetsövergripande bilaterala avtal som är öppna för studenter från hela universitetet. Avtalen förhandlas fram och underhålls av International Office i samråd med fakulteterna. ESS ansvarar för den praktiska delen av utbytet, dvs utlysning av platser, urval och hjälp till studenterna vid ansökan.

4 Steg för steg - studenthandläggning vid institutions- eller fakultetsavtal OBS! Särskilda rutiner för universitetsgemensamma avtal. Se sista sidan. 1. Kontakta värduniversitetet Den som koordinerar avtalet bör kontakta värduniversitetet och komma överens om strukturen för utbytet. Tag reda på hur många studenter som du kan skicka år för år samt undersök vilka ansökningshandlingar som ska användas och deadline för att ansöka till värduniversitetet. 2. Informera och utlys platser Studenterna bör i god tid innan det är dags att ansöka om en utbytesplats informeras om möjligheterna till utbytesstudier. Utlysning av utbytesplatser bör ske minst en månad innan studenten ska lämna in sin ansökan. Av utlysningen ska behörighet, urval samt att beslutet inte går att överklaga framgå. Utlysningen ska diarieföras och finnas synlig på webb och anslagstavlor. Behörig till utbytesstudier vid Göteborgs universitet är en aktiv och registrerad student som studerat minst ett år (60 hp) vid universitetet. 3. Handlägg ansökan; urval och nominering Ansökningarna skall diarieföras under samma diarienummer som ansökan. Urval av studenter ska ske enligt de uppställda kriterier som framgår av utlysningen. I urvalet bör lämpligen följande kriterier beaktas: akademiska meriter språkkunskaper motiveringsbrev förmåga att agera som studentambassadör för GU När urvalet är gjort skrivs ett nomineringsbeslut som går ut till samtliga sökande. Beslutet bör diarieföras och anslås på lämplig plats. Det är viktigt att det av beslutet framgår att det inte går att överklaga. Observera att Göteborgs universitet endast kan nominera studenter till utbytesstudier. Antagning görs alltid av mottagande lärosäte. 4. Ansökan till värduniversitetet Meddela värduniversitetet vilka studenter som har nominerats. Gå igenom ansökningshandlingarna tillsammans med studenten. Skicka in ansökan till värduniversitetet för studentens räkning tillsammans med ett följebrev som meddelar vilka studenter som nominerats till värduniversitetet. 5. Antagning vid värduniversitetet- Letter of Acceptance/ Letter of Offer (eller motsvarande) Studenten skall få ett antagningsbesked från mottagande universitet. 6. Learning agreement Learning Agreement är en skriftlig överenskommelse mellan studenten, Göteborgs universitet och det mottagande universitetet. Överenskommelsen reglerar vilka kurser som studenten kommer att kunna tillgodoräkna sig vid hemkomst. Om ändringar görs i Learning Agreement ska detta förankras hos koordinatorn på institutionen. I sådana fall ska baksidan av dokumentet användas. Dokumentet finns tillgängligt på: Om osäkerhet råder kring vilka kurser som kan godkännas i studentens framtida examina samt om kurserna vid värduniversitetet ligger på rätt nivå kan institutionen begära ett förhandsbesked på preliminärt tillgodoräknande hos examensfunktionen vid Studentavdelningen.

5 7. Informera om försäkring och STARS Alla utresande utbytesstudenter på GU täcks av samlingsförsäkringen Student UT. Läs mer på: Studenterna ska ha med sig ett korrekt ifyllt Medical Insurance Card (viktigt att försäkringsperioden framgår). Detta erhålls från institutionen. I vissa fall hanteras detta från fakulteten. De internationella koordinatorerna ska på ett tidigt stadium informeras studenterna om att de efter hemkomst ska fylla i en rapport om sin utbytesperiod. Denna görs i STARS- STudy Abroad Report System: I STARS kan studenterna även ta del av tidigare studenters erfarenheter. 8. Anta studenten till utbytesstudier i Ladok Så snart studenten är nominerad till en utbytesplats och har tackat ja till denna ska studenten antas till utbytesstudier i Ladok. Detta är en förutsättning för att studenten ska kunna bli beviljad studiemedel för utlandsstudier. Alla Erasmusstudenter måste vara registrerade före 15 maj (studenter som ska på utbyte hösttermin) och 15 november (inför vårtermin) för import till icon (den centrala databasen för internationell handläggning). 9. Stipendieutbetalning för studenter inom Erasmus, Linnaeus-Palme och Nordplus Stipendieutbetalningen för antagna Erasmus- och Nordlysstudenter görs av International Office. Studenterna kontaktas via GU-mail och ombeds att logga in på Erasmuswebben för att godkänna Erasmusavtalet och bland annat lämna information om kontonummer. Stipendieutbetalning för studenter inom Linnaeus-Palme görs från institutionerna. Nordplusstipendier sköts av det universitet som har huvudmannaskapet för ämnesnätverket. 10. Registrera studenten som utbytesstudent i Ladok i anslutning till utresa I nära anslutning till att studenten påbörjar sina utbytesstudier ska studenten även registreras som utbytesstudent i Ladok. 11. Transcript of Records Studenten ska ha ett Transcript of Records över genomförda studier vid det utländska lärosätet med sig hem (i original) eller få detta skickat till sig snarast efter utbytet. 12. Förhandsbesked om tillgodoräknande av akademiska studier utomlands 1 När studenten väl har fått sitt Transcript of Records ska detta lämnas in till examensfunktionen vid Studentavdelningen för förhandsbesked om tillgodoräknande. Studenten lämnar in blanketten ansökan om tillgodoräknande av akademiska studier utomlands samt Transcript of Records i original. Därefter utfärdas ett förhandsbesked om tillgodoräknande inom 3-5 veckor. Det slutgiltiga tillgodoräknandet görs när examensbeviset utfärdas. Undantaget från detta är de fakulteter/institutioner som gör sina tillgodoräknanden själva.(dessa är bland annat Konstnärliga fakulteten, Förvaltningshögskolan och Sahlgrenska akademin.) 13. STARS När studenten avslutat sina utbytesstudier ska studenten fylla i sin STARS-rapport. Studenten loggar in med sitt 10-siffriga personnummer utan bindestreck. Därefter ska studentens rapport granskas för webbpublicering av behörig STARS-administratör på institutionen. Vid frågor om STARS kontakta Karolina Sahlin på International Office. 1 Detta avsnitt gäller endast de fakulteter och institutioner som inte själva gör sina tillgodoräknanden.

6 Universitetsövergripande bilaterala avtal Dessa avtal administreras av International Office. International Office förhandlar om utbytesavtal och kommer överens med partneruniversiteten om antal mobila studenter inom avtalet. All kontakt med dessa universitet ska gå genom International Office, men förankras på fakulteterna. Exchange Student Services (ESS) administrerar studieplatserna inom de universitetsövergripande avtalen. Lediga platser utlyses vid olika tillfällen på året beroende på världsdel. ESS gör urvalet av studenter samt skickar studenternas ansökningar direkt till värduniversiteten. ESS informerar även studenterna om försäkring och STARS samt förser studenterna med Medical Insurance Card. Fakulteternas/institutionernas ansvar vid utresande studenter inom universitetsgemensamma bilaterala avtal Tillstyrka studentens ansökan om en studieplats via universitetsgemensamma avtal Hjälpa studenten med kursvalet. Anta studenten till utbytesstudier i Ladok (se punkt 8 tidigare i dokumentet) Registrera studenten på utbytesstudier i Ladok.( se punkt 10) Studentens ansvar vid utresande inom universitetsgemensamma bilaterala avtal Studenten ska informera institutionen om att han/hon har blivit antagen till utbytesstudier Studenten ska också fylla i en STARS-rapport efter hemkomst. Granskningen av rapporten görs av ESS. Kategorier studenter inom internationell mobilitet 1) Utbytesstudenter (Exchange students): Erasmus- Nordplus-, Nordlys- Linnaeus-Palmestudenter eller bilaterala utbytesstudenter blir antagna till värduniversitetet inom ett befintligt avtal är GU-studenter under utlandsvistelsen får hjälp med studieplanering och tillgodoräknande av kurser betalar ingen terminsavgift utomlands är berättigade till försäkring och vissa förmåner som har förhandlats i avtalet kan inte läsa ett helt program utomlands kan inte få examen (degree) utomlands, såvida ej annat är avtalat 2) Studenter som studerar utomlands på egen hand (free movers): blir antagna till det utländska universitetet genom vanlig antagningsförfarande betalar terminsavgift (i förekommande fall) till det utländska universitetet ska ordna försäkring, bostad etc på egen hand är själva ansvariga för studieplanering och tillgodoräknande av kurser kan läsa ett helt program (degree seeking students) eller enstaka kurser kan få examen (degree) utomlands