Manual till SKOLMILJÖ Användarmanual för lokal administratör av arbetsmiljöenkäter för skolor

Transkript

1 Manual till SKOLMILJÖ 2000 Användarmanual för lokal administratör av arbetsmiljöenkäter för skolor

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SKOLMILJÖ Inledning 3 Användarmanual för administration av undersökningar 2. Så når man enkätverktyget 3 3. Skapa nytt konto 4 4. Inloggning för lokal administratör 5 5. Få tillgång till enkät genom att skicka intresseanmälan 7 6. Administrera undersökningar Skapa och administrera grupper 6.2 Visa svarsprofil 6.3 Exempel på svarsprofil 7. Skriv ut svarsprofil Ställ in Internet explorer 16 Faq - Frågor och svar om enkätverktyget 18 2

3 1. INLEDNING Användarmanual för administration av undersökningar Denna användarmanual riktar sig till lokala administratörer i skolor och kommuner som med hjälp av enkätverktyget ska administrera undersökningar på skolor och förskolor. Den lokale administratören kan skapa respondentgrupper till undersökningar, ändra befintliga grupper, förhandsgranska undersökningar samt se vilka som har besvarat respektive inte besvarat undersökningarna. Administratören kan ta fram svarsprofiler av enkäterna och statistik. Nedan följer en beskrivning av hur sidorna ser ut och hur administrationen går till. All administration sker via enkla formulär direkt i webbläsaren. För att kunna göra detta behöver man som administratör arbeta på en PC med antingen Internet Explorer 5.5 eller nyare version, alternativt Netscape 4.5 eller nyare version. Som respondent däremot går det bra att också använda Mac. För att verktyget ska fungera optimalt rekommenderas 800x600 bildpunkter eller högre. När man använder enkätverktyget måste funktionen för cookies vara på och webbläsaren ska acceptera popup. Det är också viktigt att den är inställd på ett sådant sätt att den för varje gång den besöker en sida söker efter senaste versionen av lagrade sidor. Hur du ställer in detta i Internet Explorer kan du läsa i kapitel 8. Se även FAQ:n längst bak i manualen. Har du frågor kring enkätverktyget kan du mejla enkat.skolmiljo@skolverket.se. 2. SÅ NÅR MAN ENKÄTVERKTYGET Du når enkätverktyget genom att gå till Skolverkets webbplats på adressen Gå in under målgruppsingången LÄRARE som finns till vänster på sidan. Här hittar du en länk till SKOLMILJÖ 2000 På sidan SKOLMILJÖ 2000 kan du läsa en kortfattad beskrivning om enkätverktyget samt vad som krävs för att registrera sig som användare av verktyget. Förutom en länk till verktyget hittar du även pdf-filer med Handledning, Manual och Utskriftsversioner av enkäterna. När du har klickat på länken till enkätverktyget får du upp nedanstående bild på skärmen: 3

4 För ny användare Är du ny som användare så ska du klicka på knappen - Skapa nytt konto-. Följ sedan instruktionerna nedan. För redan registrerade användare Är du redan registrerad som användare då klickar du på - Logga in-. Följ sedan instruktionerna på sidan åtta i den här manualen. 3. SKAPA NYTT KONTO För att kunna använda enkätverktyget måste du registrera din skola eller kommun och den person som ska vara lokal administratör (LA). Det gör du genom att skapa ett konto där du uppger enhetens uppgifter samt skapar inloggningsnamn och lösenord för LA. Du väljer även vilken eller vilka enkätkategorier du vill ha tillgång till. Det är möjligt att ändra uppgifterna i efterhand om ni t.ex. skulle behöva byta LA på skolan. Klicka på knappen Skapa nytt konto, se bilden på förra sidan. Fyll i formuläret som du får upp på skärmen enligt följande instruktioner. 4

5 Fyll i formuläret på följande sätt: Organisationens/Skolans namn: skriv in aktuellt namn Län: Klicka på pilen till höger om (Välj). Då visas en lista i en särskild ruta. Markera det län i vilket din Organisation/Skola befinner sig. Adress: Ange postadressen t.ex. Gatan 1 och postnummer samt ort som vanligt. Kontaktperson: Skriv in namnet på aktuell kontaktperson. E-post: Skriv in e-postadressen till aktuell kontaktperson. Personuppgiftslagen (PUL): I samband med att man registrerar sig som lokal administratör för enkätverktyget lämnar man vissa personuppgifter. I enlighet med personuppgiftslagen måste Skolverket informera om att uppgifterna lagras och kan användas av oss i administration som rör enkätverktyget. För att få göra detta måste den lokala administratören godkänna att uppgifterna lagras. Eftersom detta samtidigt är en förutsättning för att få använda enkätverktyget kan man inte registrera sig som lokal administratör utan att godkänna användandet av uppgifterna. Inloggningsnamn: Skriv in valfritt namn som ska användas vid inloggning. OBS! Programmet gör skillnad på stora och små bokstäver. Det finns en automatisk kontrollfunktion som förhindrar att flera personer har samma användarnamn. Lösenord: Skriv in valfritt lösenord som ska användas vid inloggning. OBS! Programmet gör skillnad på stora och små bokstäver. Det finns en automatisk kontrollfunktion som förhindrar att flera personer har samma lösenord. Ange lösenord igen: Verifiera lösenordet genom att skriva det en gång till. OBS! Var noga med att komma ihåg/spara både inloggningsnamn och lösenord! Välj kategori: Basenkäter är för både personal och elever som kostnadsfritt kan användas av alla Sveriges skolor. Enkäterna är utarbetade utav Arbetslivsinstitutet. Specialenkäter är något modifierade basenkäter som enskilda skolor velat ha och betalat för. Denna tjänst tillhandahålls inte längre! 4. INLOGGNING FÖR LOKAL ADMINISTRATÖR Logga in genom att klicka på -Logga in- i toppmenyn: 5

6 Fyll i användarnamn och lösenord till det konto som du har skapat och klicka på -Logga in-. Tänk på att programmet gör skillnad på stora och små bokstäver. Skulle du ha glömt användarnamn eller lösenord klicka på länken för den funktionen och fyll i den e-postadress som du använde när du skapade ditt konto. Då skickas ditt användarnamn och lösenord till din e-postadress. När du har loggat in visas automatiskt nivån - Enkäter - och sidan - Mina enkäter -. Innan du har anmält dig till någon enkät ser det ut som på bilden nedan: Förklaringar till toppmenyn: Hem den nivå du befinner dig på innan du har loggat in Om verktyget en översiktlig beskrivning av hur man använder enkätverktyget Enkäter här kan du se de enkäter som finns Logga ut klicka på denna knapp för att logga ut 6

7 5. FÅ TILLGÅNG TILL ENKÄT GENOM ATT SKICKA INTRESSEANMÄLAN Flik Alla enkäter Välj fliken Alla enkäter genom att klicka på den. Då får du upp följande bild: Under fliken -Basenkäter- finns de enkäter som alla Sveriges skolor kostnadsfritt kan använda. Fliken -Specialenkäter- visas för dem som har valt den kategorin vid skapandet av kontot. Specialenkäter är något modifierade basenkäter för vissa enskilda skolor eller kommuner. Dessa enkäter kan bara användas av respektive skolor och nya kan inte längre skapas. Klicka på länken -Basenkäter- så kommer du till följande sida: Arbetsmiljöenkäterna för 2007/08 finns högst upp. De tidigare versionerna används bara 7

8 av lokala administratörer som tidigare genomfört undersökningar med hjälp av de enkäterna. Genom att dessa enkäter behålls kan de få tillgång till tidigare svarsprofiler. Dessutom kan svarsprofilerna sparas antingen som excelfil eller genom att markera kopiera och klistra in i en wordfil som sparas. Alla undersökningar som görs med basenkäter under läsåret 2007/08 ska göras med hjälp av de därför avsedda enkäterna. För varje enkät kan du välja mellan tre funktioner: Förhandsgranska enkät. Klicka här och du kan läsa enkäten på webben. Skriva ut enkät. Klicka här och du får en utskrift av enkäten på din skrivare. Skicka intresseanmälan för enkät. Klicka här och en intresseanmälan skickas automatiskt iväg till Skolverkets administratörer. Inom några dagar får du ett e- postmeddelande från oss med information om att du blivit godkänd som användare. När du har skickat iväg en intresseanmälan kan du under fliken Mina enkäter se statusen för respektive enkät: När du har blivit godkänd som lokal administratör av en enkät kan du också under fliken Mina enkäter se att enkäten blivit aktiverad: 8

9 6. ADMINISTRERA UNDERSÖKNINGAR Under fliken Mina enkäter kan du skapa grupper till respektive undersökning, se en översikt över varje enkät och ta fram svarsprofiler. Genom att föra muspekaren över den enkät som du vill administrera så markeras denna med gul färg och en ruta med förklarande text visas: Klicka på den enkät som du vill administrera och du kommer till följande sida: Eftersom du inte har skapat några respondentgrupper än visas det inga gruppnamn här. 6.1 Skapa och administrera grupper Välj fliken Grupper En grupp består av ett antal respondenter som ska besvara en undersökning. Det är viktigt att ha tänkt igenom skolans organisation för det systematiska arbetsmiljöarbetet innan du skapar grupperna. Svarsprofilerna ska ju kunna processas på ett lämpligt sätt genom ert arbetsmiljöarbete på skolan / enheten. Skapa ny individuell grupp: Klicka på knappen - Ny grupp - och följande formulär kommer upp: Skriv in vad gruppen ska heta och klicka på knappen Spara. 9

10 Du får då en bekräftelse på att gruppens namn är sparat och kan gå vidare med att skapa respondentkoder: Klicka på fliken Respondentkoder - och lägg till lämpligt antal koder i varje grupp genom att skriva in antalet respondenter för gruppen i rutan - Antal nya - och klicka på knappen -Lägg till -. Minsta gruppstorlek = fem personer! Skulle det visa sig praktiskt att informera respondenterna om arbetsmiljöenkäten med hjälp av e-post så kan du enkelt kopiera webbadressen till gruppens enkät genom att klicka på - Kopiera adress till urklipp och sedan klistra in den i ett annat dokument alternativt e- post. 10

11 När du har valt antalet respondenter och klickat på knappen -Lägg till får du fram respondentkoderna som på bilden nedan. På exemplet nedan har gruppen 22 respondenter. Följande funktioner och information får du på denna sida: Namnet på den grupp som du administrerar för tillfället. En översikt över användarnamnen och lösenord. Obs! Användarnamnet är alltid detsamma inom en grupp. Dvs. i exemplet: E=408. Koderna är unika och personliga och du som lokal administratör ska lämna ut en kod till varje respondent. Se vilka som besvarat alternativt inte besvarat enkäten Möjlighet att lägga till respondenter genom att skriva in antal respondenter som man vill lägga till i rutan - Antal nya - och sedan klicka på knappen - Lägg till - Möjlighet att ta bort respondenter genom att markera i ringen framför numret och sedan klicka på knappen - Ta bort -. - Skriv ut - Klicka här för att skriva ut en kopia av sidan. - Öppna i Excel Klicka här för att få fram den aktuella sidan som excelfil. I det formatet kan du sedan spara sidan på din dator. Ge filen ett lämpligt namn och kom ihåg att välja filformatet Microsoft Excel-arbetsbok (*.xls) innan du sparar. Webbadress till gruppens undersökning. Informera respondenterna om denna för att 11

12 de ska kunna logga in sig och besvara enkäten. OBS! För att veta vilka personer som har fått respektive kod måste du som lokal administratör antingen skriva ut listan (se föregående sida) på skrivare och skriva in namn på pappersversionen eller spara listan som ett exceldokument. Sparar du listan i Excel har du möjligheten att skriva alternativt klippa/klistra in namn direkt i Excel. Det går inte att se vad en enskild individ har svarat. Man får genom ovanstående endast möjlighet att påminna personer som inte svarat. När du har fått de enkäter, som du vill använda, aktiverade och skapat ett antal grupper till dem kan du administrera dem på följande sätt: Klicka på den enkät som du vill administrera. Då kommer du till följande läge: Du kan se antalet respondenter per grupp och dessutom finns följande funktioner: Genom att klicka på den här ikonen kommer du till informationssidan om gruppen. Du kan därifrån ändra/redigera befintlig information. Genom att klicka på den här ikonen raderar du hela gruppen med all väsentlig information. OBS! Gör du detta försvinner också gruppens svarsprofil! 12

13 6.2 Visa svarsprofil När minst fem personer svarat på en enkät kan du ta fram en svarsprofil. Välj fliken - Resultat - och du kommer till följande läge: Du kan få fram en svarsprofil från en grupp i taget eller valfri kombination. Du väljer genom att markera rutan framför den eller de grupper du vill se svarsprofilen för. Längst ned på sidan, under alla de grupper som du har skapat, hittar du följande valmöjligheter. När du har markerat den eller de grupper som du vill se svarsprofilen för gör du något av nedanstående val innan du klickar på knappen - Visa Resultat - Markera Besvarade om du vill se en lista över vilka som har besvarat/ej besvarat enkäten Markera Fritextsvar om du hör till en av de skolor/kommuner som har en specialenkät som innehåller fritextsvar och vill se en lista över dessa. I den listan som du får fram kan du se alla fritextsvar som förekommit i den undersökning som du har valt. Markera Resultatprofil 3 svarsalternativ om du vill se svarsprofilen för tidigare alternativa elevenkäter Markera Resultatprofil 4 svarsalternativ om du vill se svarsprofilen för den aktuella alternativa elevenkäten 2007/2008 Markera Resultatprofil 6 svarsalternativ om du vill se svarsprofilen för antingen en personalenkät eller en elevenkät 13

14 6.3 Exempel på svarsprofil Antal personer som svarat. Svarsfrekvens för respektive värde. Antal personer som svarat: Vet ej Svarsprofilen kan du skriva ut som den ser ut på skärmen. Se kapitel 7. Vill du spara den digitalt klickar du på Öppna i Excel och filen öppnas då automatiskt i Excel. Därifrån kan du spara sammanställningen lokalt på din hårddisk för framtida användning. I excelfilen finns dock inte den ritade profilen av medelvärdet med. Du kan också kopiera in svarsprofilen i ett worddokument. I worddokumentet får du också med den ritade profilen. 14

15 7. SKRIV UT SVARSPROFIL För att få ut hela svarsprofilen måste du välja liggande pappersformat i skrivarfunktionen. Dessutom måste följande inställning vara gjord i webbläsaren: Gå till Verktyg på huvudmenyn och välj alternativet: Internetalternativ. Klicka på fliken Avancerat. Bläddra nedåt med hjälp av rullningslisten till höger tills du kommer till funktionen Utskrift. Markera funktionen Skriv ut bakgrundsfärger och bilder. Därefter kan du skriva ut hela resultatprofilen. 15

16 8. STÄLL IN INTERNET EXPLORER I Internet Explorer ställer du in den funktionen som gör att webbläsaren söker efter senare versioner av information på webbplatsen vid besök varje gång, på följande sätt: Gå till Verktyg på huvudmenyn och välj alternativet: Internet-alternativ Klicka på fliken Allmänt och därefter på knappen Inställningar under rubriken Tillfälliga Internetfiler. 16

17 Markera ringen framför: Varje gång sidan besöks. Klicka därefter på OK både i denna dialogruta och i nästa och inställningen är genomförd. LYCKA TILL! 17

18 FAQ - FRÅGOR OCH SVAR OM ENKÄTVERKTYGET Vilken webbläsare? För att kunna använda enkätverktyget måste man ha minst Microsoft Internet Explorer 5.5. Vi kan inte ge några garantier för att det fungerar med andra webbläsare. För respondenter går det bra med nästan vilken webbläsare som helst. Vad är cookies? För att kunna svara på enkäten måste webbläsaren man använder vara inställd så att den tillåter cookies. Detta är en liten fil som lagras på datorn och behövs när man använder enkätverktyget. Filen är temporär och försvinner när man stänger ner sin webbläsare. Gör så här för att kontrollera att cookies är tillåtna: Gå in på menyn Verktyg och välj Internet-Alternativ.... Där väljer du fliken Sekretess. Skjutreglaget bör vara inställd på Mellan eller Låg för att fungera. Alternativt kan du också klicka på knappen Avancerat... och få upp Avancerade sekretessinställningar. Klicka i de tre rutorna Åsidosätt automatisk cookie-hantering och Tillåt alltid session-cookies samt att den ska acceptera cookies. Vad är popups? Webbläsaren måste vara inställd så att den tillåter s.k. popups. Det är speciella fönster vissa webbplatser, bl.a. detta enkätverktyg, använder för särskilda funktioner eller reklam. Det är inte ovanligt att funktionen stängts av dataansvarig för att göra internetsurfningen smidigare. Enkätverktyget använder dock popup-funktionen och därför måste den vara aktiverad. Så här aktiverar du popups: Gå in på menyn Verktyg och välj Blockering av popupfönster. Markera Inaktivera blockering av popup-fönster. Klart. Sidan ser likadan ut trots att jag ändrat uppgifterna? Webbläsaren måste vara inställd så att den söker efter senaste versionen av webbsidan du kommer till. I annat fall kan den visa inaktuella uppgifter. Se kapitel 8 hur du ställer in funktionen korrekt. Vad är brandvägg? Så gott som alla skolor har (eller bör ha) en brandvägg för att skydda sitt datanätverk mot oönskade intrång. Ibland kan inställningarna vara sådana att de hämmar internetsurfandet till den grad att många av nätets funktioner inte går att använda. Skolans dataansvarige brukar kunna justera så att trafiken går säkert via port 80 (vilket brukar vara standard). 18

19 Har datorn tillräckligt med RAM-minne? En PC som använder operativsystemet Windows XP eller Windows 2000 bör ha åtminstone 512 MB i RAM-minne. Bägge operativsystemen använder i regel mer än 200 MB i RAM och har man då endast 256 MB blir det inte mycket över till övriga programfunktioner vilket kan göra att bl.a. enkätverktyget fungerar långsamt. Det går inte att öppna lösenlistan eller resultatet i Excel? Det vanligaste symptomet för detta problem är att det blinkar till och inget mer händer när man försöker öppna filen i Excel. Funktionen kan störas av andra program och fönster som är aktiva. Genom att stänga övriga program och webbfönster brukar det kunna åtgärdas. Jag är lokal administratör och har glömt mina inloggningsuppgifter. Måste jag registrera mig på nytt? Nej, i inloggningsrutan finns en länk för just detta. Klicka på den och skriv in din e-postadress så får du dina inloggningsuppgifter via e-post. Du kan även höra av dig till Skolverkets enkätadministratörer, enkat.skolmiljo@skolverket.se. Jag anmälde vår skola till en enkät för flera månader sedan men vi har inte hunnit göra den. Nu har giltighetstiden för enkäten gått ut. Vad ska vi göra? Enkelt, man behöver bara anmäla sig igen till den nu gällande enkäten. Kan jag jämföra vårt resultat med resultat från andra skolor för att se om vi ligger bra till? Nej, man kan bara ta fram resultat för sin egen skola. Det finns inget egentligt hinder att jämföra med andra skolor men vi tillhandahåller inte uppgifter för detta. Frågorna i enkäterna är inte värderande av typen att man kan ha rätt eller fel. Därför vore det missvisande att jämföra med andra skolor då förutsättningarna kan se annorlunda ut. Den jämförelse som betyder mest är den man gör med sin egen skola. Då kan man få en indikation på hur arbetsmiljöarbetet utvecklats från en tidsperiod till en annan. Vår skola skulle vilja ha med några frågor i enkäten som berör särskilda förhållanden just hos oss. Hur skaffar vi oss en s.k. specialenkät? Tidigare gick det att mot betalning få en särskilt anpassad enkät. Vi har dock inte möjlighet att tillhandahålla denna tjänst längre och det går följaktligen inte att få en särskilt anpassad enkät. 19