Ansökningsmanual för. Gruntvig Besök och utbyten

Transkript

1 Ansökningsmanual för Gruntvig Besök och utbyten 2013

2 1. Syfte Syftet med denna manual är att ge information om systemet TURNA Online Project Management System och förklara varje steg som du som ansökare tar för att söka om bidrag till Grundtvig Besök och utbyten. 2. TURNA TURNA är ett elektroniskt projekthanteringssystem utvecklat av det turkiska nationella kontoret med målet att ta emot projektansökningar och hantera samtliga delar av projektcykeln elektroniskt. Systemet har varit i drift sedan 2008 och använts av över användare. Denna version av TURNA (TURNA for Europe) har särskilt utformats genom samarbete mellan det turkiska nationella kontoret och andra nationella kontor i 16 europeiska länder. I Sverige använder vi TURNA för att hantera elektroniska ansökningar inom bla. Grundtvig Besök och utbyten. 3. Registrera dig i TURNA Personer som önskar söka bidrag inom Grundtvig besök och utbyten måste först registrera sig i TURNA. För att göra detta gå till: (se bild 1). Registrera dig genom att klicka på New User

3 Ange kontaktuppgifter till din organisationen och till dig som ansökare under Institution Information och Contact person. Om ni är flera personer från en och samma organisation måste var och en registrera sig i TURNA. Ansökningarna inom Grundtvig Besök och utbyten är individuella. När du fyllt i samtliga obligatoriska fält (rödmarkerade) skriver du in CAPTCHA texten (bokstav- och sifferkombinationen) du ser i det flerfärgade fältet till vänster. Om du är osäker på vilken bokstavs- och sifferkombination som visas kan du klicka på -knappen för att få en ny kombination. Klicka sedan på OK-knappen nere till höger och din registrering är klar. Nu skickas ett automatisk e-postmeddelande med en aktiveringslänk till den e- postadress du angett. 4. Aktivera ditt konto i TURNA Klicka på aktiveringslänken du fått per e-post. Inom kort får du ytterligare ett e- postmeddelande som innehåller användarnamn och lösenord samt länk för att logga in i TURNA och påbörja din ansökan till Grundtvig Besök och utbyten.

4 5. Hämta ansökningsformuläret När du loggar in kommer du till startsidan. På denna sida kan du gå vidare till: Application form: Här hämtar och laddar du ner ansökningsformuläret. Send Application form: Här laddar du upp din ansökan när du är färdig med att fylla i ansökningsformuläret. My Applications: Här ser du dina uppladdade ansökningar och kan öppna dem för att skriva ut dem. För att ladda ner ansökningsformuläret klicka på Application forms och vidare på Lifelong Learning Programmes. Nu dyker ansökningsformuläret till Grundtvig Besök och utbyten upp i listan. Klicka på Download application form och spara ner formuläret på din dator. Du kan inte skriva ut ansökningsformuläret i detta format. Du måste först ladda upp ifyllt formulär för att kunna skriva ut det. Se punkt 7. Skicka in din ansökan elektroniskt för instruktioner.

5 6. Formulärets uppbyggnad Ansökningsformuläret är en skrivbar pdf. Vissa fält är obligatoriska att fylla i. Dessa är markerade med röd ram. Om du inte fyller i samtliga delar i ansökan kan detta påverka kvaliteten i din ansökan och därmed möjligheterna att beviljas bidrag. Formuläret är dynamiskt på så sätt att frågealternativ kan komma att dyka upp eller försvinna beroende på vilka val du gjort tidigare i formuläret. I budgeten kan du ansöka om bidrag på följande poster: Resa: max 600 euro Konferensavgift: max 150euro per dag och totalt max 900 euro. Uppehälle (Subsistence): Se tabell för schabloner på vår hemsida Förberedelser: klumpsumma på 150 euro för förberedelser (tex inköp av ordbok etc.) För att beviljas förberedelser måste dessa beskrivas i 3.4 Preparation for the visit, i ansökningsformuläret. 7. Skicka din ansökan elektroniskt Ansökan ska inkomma dels i elektroniskt format dels i pappersformat. För att skicka in din ansökan elektroniskt måste du ladda upp din ansökan i TURNA. Gör så här: 1. Kontrollera att alla obligatoriska fält är ifyllda genom att klicka på knappen Validate. 2. Spara och stäng ner din ansökan 3. Logga in i TURNA och klicka på Send Application form på startsidan. 4. Ladda upp din ansökan genom att klicka på ikonen till höger om Select file

6 5. Skriv in CAPTCHA texten (bokstavs- och sifferkombinationen) du ser i det flerfärgade fältet till höger och klicka på OK. 8. Skriv ut och skicka in din ansökan Ansökan ska inkomma dels i elektroniskt format dels i pappersformat. När du skickat in din ansökan elektroniskt måste du skriva ut din ansökan. Gör så här: 1. Klicka på My Applications på startsidan. 2. Höger klicka på din uppladdade ansökan och välj Show application form. Dina ansökan öppnas nu upp i Pdf-format. Du kan nu skriva ut sin ansökan. Ansökan ska signeras med ort och datum av dig som deltagare samt närmsta chef. 9. Bilagor att skicka in med pappersansökan Jobbskuggning eller studiebesök: En inbjudan från mottagande organisation som är utställd till dig personligen och där datum och syftet för besöket/jobbskuggningen framgår. Inbjudan ska vara signerad av rektor/chef på mottagande organisation. Jobbskuggning: Dag-för-dag planering om du inte fyllt i det under punkt Job-shadowing i ansökningsformuläret. Konferens: Konferensbeskrivning och dagprogram för konferensen. Om konferensen är återkommande och arrangören ännu inte har publicerat dagprogram, går det bra med förra årets dagprogram.

7 10. Skicka in din ansökan Ansökan ska signeras med ort och datum av dig som deltagare samt närmsta chef. Ansökan i pappersformat samt bilagor ska skickas i 2 exemplar till: Universitets- och högskolerådet Att. Grundtvig Besök och utbyten Box Stockholm Ansökningsformuläret samt bilagor ska skickas per post senast sista ansökningsdag, poststämpel gäller. Det är inte möjligt att komplettera sin ansökan efter sista ansökningsdatum har passerat. Frågor Om du har frågor gällande din ansökan till Grundtvig Besök och utbyten är du välkommen att kontakta oss: Via e-post: grundtvig@uhr.se eller Via telefon: (vx)