Extens-Skola. Gymnasiet dag 1. Utbildningsmaterial Gymnasiet

Transkript

1 EBGy1 Extens-Skola Gymnasiet dag 1 Utbildningsmaterial Gymnasiet IST Sverige AB, Arabygatan 82, VÄXJÖ, , Support: , support@ist.com

2 Systemuppbyggnad Licenser och enheter I nedanstående ruta finns utrymme för att rita upp den struktur som gäller för Din kommun. Denna bild kommer att utgöra grunden för det praktiska arbetet med flyttning och uppflyttning av elever. 1

3 Inledning Vad materialet handlar om Detta utbildningsmaterial är för dig som skall hantera elever i Extens-skola. Hur materialet används Detta material kan användas helt självständigt. Ytterligare information och andra vägar kan du hitta i Handboken samt i programmets hjälptexter. Tangenter och knappar i Windows IST-Extens följer Windows standard. Nedan följer en kort beskrivning av de vanligaste funktionerna. [Tab] [Shift]+[Tab] [Esc] [Alt]+[F4] [Ctrl]+[F4] [Ctrl]+[F9] [Ctrl]+C [Ctrl]+V [Ctrl]+[Tab] flyttar markören ett fält framåt i dialogrutor flyttar markören tillbaka till föregående fält i dialogrutor avbryter påbörjad funktion utan att uppgifterna sparas. stänger programmet stänger öppet register snabburval kopierar markerad text klistrar in kopierad text flyttar till nästa flik Alla menyer går att hantera med hjälp av musen. Det är bara att klicka på det menyval som skall aktiveras. Välj därefter i rullgardinsmenyn som visas genom att klicka på ett menyval. Alla menyer går också att hantera med hjälp av tangentbordet. För att öppna en meny använd snabbvalstangenten, dvs den bokstav som är understruken i menynamnet tillsammans med Alt-tangenten. Vill du t ex öppna Verktygsmenyn, håller du nere [Alt] och trycker [V]. Verktygsmenyn öppnas då. Vill du därefter välja ett alternativ i menyn kan du flytta markeringen i menyn med hjälp av [Piltangenterna]. Då markeringen står vid det alternativ du vill välja trycker du [Enter]. Ett annat sätt att välja i menyn då den är öppnad, är att använda alternativets snabbvalstangent, dvs den understrukna bokstaven. 2

4 Tangenter och knappar som är speciella för IST-Extens Verktygsraden Verktygsraden betår av ett antal knappar vilka kan nås från olika register och format. Vilka knappar man ser om några kan ställas in under Arkiv Inställningar Skrivbord. Funktionstangenter Funktionstangenterna visas längst ner på skärmen. De kan aktiveras antingen genom tangentbordet eller genom att klicka direkt på funktionstangenten. Uppstart och inloggning i systemet Programstart 1. Starta programmet genom att dubbelklicka på Extens-ikonen 2. Fyll i ditt användarid. Programmet omvandlar automatiskt all text du skriver in här till versaler. 3. Flytta markören till fältet Lösenord genom att trycka på [Tab] eller [Enter]. Du kan även klicka i rutan där du skall skriva. 4. Fyll i lösenordet BYTUT som under dagen kommer att bytas ut mot ett eget. (Gäller inte de som redan har lösenord) 5. Tryck [Enter] för att bekräfta dialogrutan. Du kan även klicka på [OK]. (Är användarid och lösenord de rätta erhålles nedanstående bild där licenser anger vilka skolor eller enheter som du har behörighet til. 6. Tryck [Enter] eller klicka på [OK] för att komma in i programmet. 3

5 Skrivbordsinställningar 1. Välj Arkiv Inställningar Skrivbord 2. Bocka i enligt bilden om Du enbart jobbar med skola. 3. Förslag på ordning för verktygsknapparna 4. Växla till fliken Listform genom att klicka på den och bocka i alla alternativ. 5. Växla till fliken färger för att ställa in önskad färg på den text som kommer upp i visaläge" i Extens. (Klicka därefter på Verkställ och sedan på OK). Tips välj en mörk färg, dock inte svart. Vanligast är kraftigt blå eller röd. 4

6 Arbetsgång gymnasiet Nedan visas en arbetsgång som underlättar arbetet i Extens. För att kunna få ut utskrifter och betyg måste vissa steg vara gjorda i en viss ordningsföljd enligt pilarna i bilden. De streckade pilarna anvisar en möjlighet till arbetsgång förutsatt att extramodulerna är införskaffade. ENHETER Skolnamn, adress, verksamhet UTBILDNINGAR BF00, HP00, KURSER Kurser enligt TIMPL 00 och 11 levereras. Lokala kurser skrivs in manuellt. AKTIVITETS- PLANERING Kurs planeras på lämplig utbildning och skola. Inmatning av HUR kurs läses. PLANERING Mallar för när kurser läses. VAL Hantering av individuella PERSONAL LÄRARE KLASSER ELEVER SKAPA HELKLASSoch GRUPPAKTIVITETER Skriva in elevernas val. BETYG GRUPPINDELNING 5

7 Enheter En av de första uppgifterna som registreras i systemet då det är installerat hos en kund är Enheter som i detta fall är lika med skolor. I denna övning skall uppgifter kontrolleras och kompletteras på den egna enheten. Komplettera enhetsuppgifter 1. Välj Organisation - Enhet. 2. Välj [Ctrl] + [F9] (Snabburval enl sid 2) och fyll i dialogen enligt bilden nedan där de tre kryssen motsvarar den egna skolans enhets id. (Förkortning) 3. Välj [OK] så erhålls en bild liknande nedanstående på skärmen 4. Välj [F3 - Ändra] 6

8 5. Kontrollera Enhetsnamn och gör eventuell ändring. 6. Fyll i övrig information om skolan såsom adress etc.. (Förflyttning mellan fälten sker med hjälp av Enter eller TAB-tangenten.) 7. Kundnummer får ej ändras. OBS!!! 8. Spara med [F3-Spara]. 9. Klicka på fliken Koder. 10. Aktivera fliken med hjälp av [F2-Flik]. 11. Välj [F3 - Ändra] och ta fram rätt kommun för skolan i plocklistan. 12. Spara med [F3-Spara]. 13. Klicka på fliken Diverse och kontrollera att Automatik elevhistorik är förbockad. 14. Klicka på fliken Verksamhet. 15. Välj [F3 - Ändra] och ange den egna skolans verksamhet med hjälp av plocklistan vid pilarna. Se nedanstående bild. Om en gymnasieskola har verksamheten GYMN eller GYSÄR angiven, kommer vissa så kallade radioknappar i programmet att automatiskt ställa in sig på rätt skolform så snart enheten angivits 16. Spara med [F3-Spara]. 17. Klicka på övriga flikar för att se på innehållet. Fliken Ansvarig kommer att fyllas i senare efter kontroll i personalregistret att berörd person finns med. 18. Öppna fliken CSN och ange läsårstiderna för det aktuella läsåret, du ska också ange tid för jullovet. Dessa uppgifter ska uppdateras manuellt inför varje läsårsstart. 19. Stäng enhetsregistret 7

9 Utbildningsvägar För att kunna registrera elever måste alla utbildningsvägar vara upplagda. Vi skall här se vilka utbildningsvägar som är upplagda på din enhet. 1. Välj Organisation Utbildningar 2. Välj [F9 Urval] och se till att fälten Enhet och Utb finns med. Kontrollera om det finns något i plocklistan vid Sparade urval. 3. Ersätt asterisken vid Enhet med den egna skolans förkortning. 4. Ersätt asterisken vid Utb med *00 för att enbart få med de nya utbildningarna enligt timplan För att få de nya utbildnigarna i GY2011 skriver du *11 5. Välj [OK] så erhålls en bild liknande den nedan. 6. Klicka på den gul-blå-röda verktygsknappen Kartotek/Listform. 7. Välj [F11-Fältval] för att bestämma vilka uppgifter som skall visas 8. Öppna mappen Utbildning och flytta över fälten Off.kod, Poäng, Benämning, Variant, Alt.utb.namn1 och Alt.utb.variant1 till den högra rutan. Kontrollera om det finns något i plocklistan vid Sparade fältval. 9. Bekräfta med [OK] eller [Enter]. På skärmen erhålls alla nationella utbildningar enligt skolverkets programhandledning. I samband med planeringsutbildningen kommer varje skola att kunna rensa bland utbildningarna. Då kommer även fliken Kursplanering att få sin förklaring. 8

10 Personal / lärare I personalregistret registreras ett stort antal uppgifter om lärarna och övrig personal. I denna övning skall kontroll ske av eventuell befintlig personal. Om det inte finns någon personal registrerad gå direkt till sidan Välj Personal i menyn Register. 2. Välj [F9 Urval/Sort] 3. Använd plocklistan vid Sparade urval och välj urval som innehåller Enhet. 4. Ersätt asterisken vid enhet med Enhetsid för den egna enheten. Behåll asterisken vid övriga fält. 5. Ställ in sorteringen Enhet, Sortnamn och välj [OK] så erhålls nummer ett i bokstavsordning på skärmen. 6. Klicka på den gul-blå-röda knappen Kartotek/Listform 7. Välj [F11 Fältval] för att bestämma vilka uppgifter som skall synas på skärmen. 8. Använd plocklistan vid Sparade fältval eller gör eget fältval så kommer de fält som finns i den högra rutan att komma med på skärmen. 9. Bekräfta med [OK] eller [Enter]. Längre fram i detta material kommer en utförlig beskrivning av hur man själv kan påverka skärmbilden vid listformat. 10. Peka någonstans bland personalen och klicka med Höger musknapp. 11. Välj Skriv ut listform 12. Skriv in en egen rubrik enligt bilden och bekräfta med [OK] Det erhållna materialet kan nu utgöra grund för eventuella rättningar och tillägg. 9

11 Kontrollera/Lägga upp befattningsregistret. 1. Välj Systemregister - Befattning i menyn Organisation 2. Se till att registret visas i listformat och att fältet Beskrivning finns med. (Använd [F11 Fältval] ) 3. Fundera över vilka ytterligare befattningar som bör läggas upp i din organisation. (Görs av systemansvariga) 4. Skriv ut listformatet för att få en förteckning för kommande arbete genom att klicka på höger musknapp och välja Skriv ut listform Lägga till befattning på personalen i listformat. Om det gäller att registrera samma befattning på ett antal personer kan man med fördel använda funktionen [F10 Snabbinmatning] 1. Utgå från personalen i Listformat på den egna enheten. 2. Markera de personer som skall ha samma befattning genom att klicka i rutan under bokstaven M (Markera) i vänstra delen av bilden. 3. Välj [F10 Snabbinmatning] och skriv in befattningskoden på rätt rad enligt exempel nedan. Befattningskoden måste skrivas exakt som den är registrerad i befattningsregistret. 4. Välj Spara efter en extra kontroll av att befattningskoden står på rätt rad. Lägga till eller ändra befattningskoden på enstaka personer 1. Ta fram berörd person i Kartoteksformat. Använd [F9 Urval] och gör urval på signatur eller dubbelklicka på personen i listformat: 2. Välj [F3 Ändra] och ta fram befattningskoden med hjälp av plocklistan. 3. Spara med [F3 Spara] 10

12 I denna övning skall ändringar och nyregistrering göras i personalregistret 1. Dubbelklicka i listformatet på den person som skall ändras för att komma till kartoteksformatet. Det går också bra att använda [F9 Urval] och göra urval på Enhet och Signatur för att få fram rätt person på skärmen. 2. Välj [F3 -Ändra] och lägg till uppgifter eller skriv över det som skall ändras. 3. Spara med [F3 Spara] 4. Upprepa för ytterligare personer. 5. Ändringar kan även göras direkt i listformatet. Vid nyregistrering av personal har det ingen betydelse om man står i listform eller kartoteksform. 6. Välj [F5 Ny] och fyll i uppgifter enligt nedanstående tabell. Läs kommentarerna!!!! 7. Spara med [F3 Spara]. Om man skall fortsätta och skriva in ytterligare en person kan man i stället för [F3 Spara] välja [F5 Ny] så sparas den registrerade posten samtidigt so skärmen rensas och det ges möjlighet att registrera ytterligare en ny personpost. Kommentar Personid: Kan matas in utan streck Efternamn: Alexon Kan matas in med gemener Förnamn: Inger Kan matas in med gemener Adress: Storgatan 45 Kan matas in med gemener Postadress: NORREKA Om postnumret redan finns i databasen kommer orten upp automatiskt Telefon: Strecket kan utelämnas. Siffrorna grupperas automatiskt rätt. Enhet: NO (din enhet) Använd plocklistan Befattning: Lärare Plocklista som läggs upp i Organisation -Systemregister Befattning Kategori: L Ex L=betygsättande lärare, V=vikarie. Andra beteckningar kan införas. Används för urval. Läggs upp i Organisation Systemregister Anställningskategori. Signatur: IA Obligatorisk uppgift som måste vara unik på skolan. Status A (EA) A-(aktiv), anges på lärare som är betygsättande och eller ska registrera närvaro i Extens/Dexter EA (ej aktiv) anges för övrig personal 11

13 Extrauppgifter Radera personal 1. Utgå från personalen i Listformat på den egna enheten. 2. Markera de personer som inte skall vara med genom att klicka i rutan under bokstaven M (Markera) i vänstra delen av bilden. 3. Välj [F6 Radera] OBS! Lärarens signatur och namnkommer att finnas kvar på aktiviteter som är betygsatta i fältet betygsättare. Skriva ut personalförteckning OBS! Nedanstående beskrivning kan vara komplicerad om Du aldrig skrivit ut någon rapport tidigare. Invänta i så fall gemensam genomgång. Mer utförliga beskrivningar hur man skriver ut rapporter finns längre fram i häftet. 1. Välj Arkiv Rapportgenerator Skrivut 2. Sök upp mappen IST-Rapport\Generella\Personal. 3. Välj rapporten PE-ADR genom att dubbelklicka på den. Välj det sparade urvalet Grundurval som skall finnas i plocklistan vid Välj urval. 4. Gör urval på SKOLUPPGIFTER->ENHET med din enhetsförkortning. 5. Välj [OK] och sedan Skrivut. Skriva ut personaletiketter OBS! Nedanstående beskrivning kan vara komplicerad om Du aldrig skrivit ut någon rapport tidigare. Invänta i så fall gemensam genomgång. Mer utförliga beskrivningar hur man skriver ut rapporter finns längre fram i häftet. 1. Välj Arkiv Rapportgenerator Skrivut 2. Leta dig fram till IST-Rapport\Generella\Personal. 3. Välj rapporten PE-ETIK genom att dubbelklicka på den. Välj det sparade urvalet Grundurval som skall finnas i plocklistan vid Välj urval. 4. Gör urval på SKOLUPPGIFTER->ENHET med värdet din enhetsförkortning. 5. Välj [OK] och sedan Skrivut. 12

14 Klasser I denna övning skall kontroll göras av klasser och klassföreståndare. Om det inte finns några klasser gå direkt till sidan Välj Register - Klass 2. Välj [F9 Urval/Sort] 3. Använd plocklistan vid Sparade urval och välj Standard 4. Ersätt asterisken vid Enhet med Enhetsid för den egna enheten. Behåll asterisken vid övriga fält. 5. Ställ in sorteringen Enhet, Klass och välj [OK] så kommer den första klassen fram på skärmen. 6. Klicka på den gul-blå-röda verktygsknappen för att komma till Listform. 7. Välj [F11 Fältval] för att bestämma vilka uppgifter som skall finnas på skärmen. 8. Använd plocklistan vid Sparade fältval och välj Standard så kommer de fält som finns i den högra utan att komma med på skärmen 9. Bekräfta med [OK] eller [Enter] Längre fram i detta material kommer en utförlig beskrivning av hur man själv kan påverka skärmbilden vid listformat. 10. Peka någonstans bland klasserna och klicka med Höger musknapp. 11. Välj Skriv ut listform 12. Skriv in en egen rubrik enligt bilden och bekräfta med [OK] Det erhållna materialet kan nu utgöra grund för eventuella rättningar och tillägg. 13

15 Registrera ny Klass 1. Välj Register Klass och därefter [F5 Ny] 2. Välj Enhet lika med Din egen enhet genom att använda plocklistan. 3. Skriv in exempelvis EC10A i fältet Klass. (Inga mellanslag i beteckningar). 4. I fältet Benämning kan du skriva ett förtydligande av utbildningen, t ex Elprogrammet. Detta kan skrivas ut på vissa klasslistor. 5. Hoppa över fältet Typ. (Det används av grundskolan för skolårsblandade klasser.) 6. Använd plocklistan vid Klassförest1 för att registrera någon som klassföreståndare. 7. Välj [F3 Spara]. Svara nej på frågan om tjänsterader. (Detta används för tjänsteberäkning, om läraren har betalt i timmar för att vara klassföreståndare) 8. Välj [F5-Ny] för att registrera ytterligare klasser genom att upprepa punkterna 2-5 ovan. Lägga till eller ändra klassföreståndare 1. Ta fram berörd klass i kartoteksformat antingen genom att dubbelklicka på klassen i listformat eller genom att göra urval [F9 Urval/Sort]. 2. Välj [F3 Ändra] 3. Välj klassföreståndare genom att använda plocklistorna vid Klassförest 1 Klassförest Spara med [F3 Spara]. 5. Svara nej på frågan om det skall skapas tjänsterader. Ändra klassbeteckningen på enstaka klasser 1. Ta fram berörd klass enligt ovan. 2. Välj [F3 Ändra] och skriv över den gamla beteckningen. 3. Spara med [F3 Spara]. Fältet Benämning kan användas för att ge ytterligare ett namn på klassen. Fältet Typ sätts till B om det är en skolårsblandad klass. Annars blankt. 14

16 Ändra klassbeteckningen på flera klasser 1. Välj Register Klass 2. Välj [F9-Urval/VSort] och gör urval på den egna enheten. (Se föreg. sida) 3. Klicka på den gul-blå-röda verktygsknappen för att komma till Listform. 4. Välj [F11-Fältval] och se till att fältet klass finns i den högra rutan. 5. Bekräfta med [OK] eller Enter. 6. Välj [F3-Ändra] och skriv över de gamla klassbeteckningarna. 7. Spara med [F3-Spara] 8. Skriv ut listformatet för kontroll. Skriva ut rapporter på elevantal och klassföreståndare 1. Välj Arkiv Rapportgenerator Skriv ut 2. Välj rapporten KLASSER.RPT som finns i mappen Skola - Statistik genom att dubbelklicka på den. 3. Välj Urval på Enhet i plocklistan vid Välj urval 4. Skriv in den egna enhetens sex siffror under Urval och bekräfta med [OK] 5. Välj Skrivut. 6. Klicka på Byt Rapport. 7. Välj rapporten GYSTAT.RPT genom att dubbelklicka på den. 8. Upprepa punkterna 3-5 ovan. 9. Pröva även med att skriva ut rapporten KLSTAT.RPT För att erhålla samma rapport på en annan enhet räcker det att klicka på Urval och skriva in Enhetsid (Förkortning) för denna enhet. Det går också bra att skriva in Enhetsid för flera enheter med kommatecken emellan enligt exemplet XXX,YY (Inget mellanslag) 15

17 Elever 1. Välj Register Elev och därefter [F9 Urval/Sort] 2. Använd plocklistan vid Sparade urval och välj Enhet och klass 3. Ersätt asterisken vid Enhet med Enhetsid för den egna enheten. Ersätt asterisken vid Klass med en egen klassbeteckning. 4. Ställ in sorteringen Enhet, Klass, Sortnamn och välj [OK] så kommer första eleven i klassen fram på skärmen. Skåpnummer och nyckelnummer är exempel på Egna fält Modersmål avser berättigad till modersmål. Fliken Aktivitet innehåller alla ämnen och betyg som eleven tilldelats. Fliken Koder ger möjlighet att markera folkbokföringskommun för elever som inte bor i den egna kommunen. Utgör grund för interkommunal ersättning. Fliken Hist/CSN ger elevhistorik. Nya poster skapas vid klassbyten mm. 5. Gå över till listformat och välj [F11 Fältval 6. Se till att fälten Årskurs, Klass, Efternamn, Förnamn, Adress, Ort och telefon finns med. Kontrollera bland sparade fältval 7. Bekräfta med [OK] eller [Enter 8. Klicka med höger musknapp bland eleverna och välj Skriv ut listform 16

18 9. Skriv in en egen rubrik och bekräfta med [OK] På detta sätt kan man snabbt erhålla en Arbetsklasslista. För att lättare kunna göra jämförelser med befintliga klasslistor kommer här en utförlig beskrivning på hur man tar ut rapporten KL-ADR.RPT som är det något kryptiska namnet på den vanligaste klasslistan för gymnasiet. Skriva ut rapport Välja rapport 1. Välj Arkiv - Rapportgenerator - Skriv ut 2. Den aktuella rapporten ligger under IST-Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor. Man hamnar alltid på den senast beställda rapporten. För att börja om från början kan man scrolla överst och dubbelklicka på mappen IST-Rapport. 3. Markera den aktuella rapporten enligt bilden ovan genom att klicka en gång. För att få en beskrivning av rapporten klickar man på rapportnamnet med höger musknapp och väljer Beskrivning. 4. Läs igenom beskrivningen och dubbelklicka därefter på namnet eller välj [OK] så laddas rapporten 17

19 Välja urvalsrader 5. Nu erhålls en urvals- och frågedialog som kan se ut som bilden nedan Finns inga urvalsrader och rapporten körs, kommer alla poster i databasen med. Finns inga Sparade urval i plocklistan måste urval läggas till. 6. Skriv in den egna enhetens ID (Förkortning) vid urval på enhet. 7. För urval på klass finns flera varianter. NV09 ger enbart denna klass. NV* samt 2 i årskurs ger samtliga NV-klasser i åk 2. Enbart * ger alla klasser på den egna enheten. 8. Besvara dialogfrågorna för att bestämma utseendet på klasslistan. Skriva ut 9. Välj slutligen [OK] så börjar rapporten sammanställas. På skärmen visas meddelandet Sammanställer data. 10. Använd gärna pilarna upptill på skärmen för att bläddra fram och tillbaka mellan olika sidor. 11. Vänta tills menypunkten Urval tänts (blivit svart), välj Skriv Ut och bekräfta med [OK] Köra om rapporten 12. Om man vill skriva ut samma lista men med annat utseende eller annat urval kan man klicka på ordet Urval längst upp i bilde 18

20 13.Om man vill skriva ut en annan rapport klickar man på Byt rapport längst upp i bilden Ytterligare två intressanta rapporter Lista över alla elever på skolan i bokstavsordning med klass och utbildning. Det finns en rapport som heter ELEVLIST.RPT. Den ligger under IST- Rapport/Skola/Klass- och grupplistor/klasslistor. Gör urval på Enhet. Etiketter finns under mappen IST-Rapport/Generella/Etiketter. (E70x36 vanligast) Lägga till ny elev 1. Välj Register - Elev 2. Skriv in elevens Personid och välj [Enter]. Om eleven redan finns i personregistret kommer adressuppgifterna fram på skärmen. Fyll i elevens Årskurs (skolår) och övriga uppgifter. I fältet för telefonnummer kan man skriva in riktnummer och telefonnummer i en följd. 3. Fälten Enhet, Klass och Utbildning fylls i med hjälp av plocklistorna 4. Under fliken Diverse kan man i förekommande fall fylla i vilket Modersmål eleven eventuellt är berättigad till med hjälp av plocklistan. 5. Under fliken Koder skall elevens läns- och kommunkoder registreras om eleven inte är folkbokförd i aktuell kommun. Använd plocklistan. Denna uppgift ligger till grund för den interkommunala ersättningen. 6. Välj [F3 - Spara] Byta klass / Registrera klass på en elev 1. Välj Register - Elev 2. Gör lämpligt urval för att få fram aktuell elev på skärmen i kartoteksformat. Tre olika urvalsmöjligheter: a) Använd snabburvalet [Ctrl-F9] och ange personnummer. b) Använd [F9-Urval/Sort] och ange namn på eleven. c) Använd [F9-Urval/Sort] och ange elevens enhet och klass. Gå över till listformat och dubbelklicka på aktuell elev. 3. Välj [F3 Ändra] 4. Använd plocklistan vid fältet klass för att ta fram den nya klassen som måste finnas i den egna enhetens klassregister. 5. Spara med [F3 Spara] 19

21 Byta klass / Registrera klass på flera elever 1. Välj Register - Elev 2. Välj [F9-Urval/Sort] 3. Gör urval på Enhet, Klass eller Utbildning. 4. Ersätt asteriskerna med egna beteckningar. 5. Klicka på den gul-blå-röda knappen Kartotek/Listform 6. Välj [F11 Fältval] och se till att fälten Årkurs och Klass finns med i fältvalet förutom Namn och Adress. (Kontrollera bland sparade fältval) 7. Markera de elever som skall byta klass eller registreras i en klass genom att klicka i rutan under M i vänstra delen av bilden. 8. Välj [F10 Snabbinmatning] och skriv in den nya klassen på raden vid Klass. Klassbeteckningen måste skrivas exakt som den är registrerad i klassregistret. 9. Välj Spara efter en extra kontroll av att klassbeteckningen står på rätt rad. Registrera årskurs på flera elever 1. Välj Register - Elev 2. Välj [F9-Urval/Sort] 3. Välj det sparade urvalet "Enhet och klass 4. Gör urval enligt följande exempel. Enhet = XXX och Klass = *11 för att få fram lämpliga klasser på skärmen. 5. Klicka på den gul-blå-röda knappen Kartotek/Listform 6. Välj [F11 Fältval] och se till att fälten Årkurs och Klass finns med i fältvalet förutom Namn och Adress. (Kontrollera bland sparade fältval) 7. Markera de elever som skall ha samma årskurssiffra genom att klicka i rutan under M i vänstra delen av bilden. (Använd gärna funktionstangenten [F7 - Markera alla] för att vid behov markera alla eleverna i urvalet) 8. Välj [F10 Snabbinmatning] och skriv in aktuell årskurs på raden vid årskurs. 9. Välj Spara efter en extra kontroll av att årskursen står på rätt rad 20

22 Eleven slutar i klassen. En elev som slutar skall flyttas till någon av de klasser som respektive kommun lagt upp på den enhet som vanligtvis benämnts med ÖVR eller GYÖVR enligt bilden i rutan på sidan Välj Register Elev. 2. Gör lämpligt urval [F9-Urval/Sort] så att berörd elev kommer fram på skärmen i kartoteksformat. Om eleven preliminärt har placerats i en klass inför nästa årskurs måste denna placering raderas före punkt 3 nedan. 3. Välj [Shift] + [F2-Slutar] eller klicka på höger musknapp i huvudet på elevbilden och välj Funktioner Slutar. 4. I rutan Flytta eleven till registreras Enhet, Klass och Utb med hjälp av plocklistorna. Se exempel i nedanstående bild. 5. För rutan Uppgifter om den flyttade eleven gäller följande. Avbrottsdatum föreslås till dagens datum. (Kan ändras) Avbrottsorsaker läggs upp i systemregistret. 6. I rutan Rapporter som skall skrivas ut kan man förbeställa vissa rapporter som automatiskt skrivs ut när eleven flyttas från klassen. Se exempel i nedanstående bild där INDSTUPL.RPT ger elevens individuella studieplan med avslutade och pågående kurser. KL-ADR.RPT ger en klasslista för den klass där den utflyttade eleven gick och där denna elev inte finns med 7. Verkställ flyttningen genom att välja OK. 21

23 Olika urval Standardurval * betyder alla. ( Wild card ) Kan sättas var som helst i strängen. Exempel Efternamn: And*son kan ge både Andersson och Andreasson? anger exakt ett tecken vilket som helst. Exempel Personid: 90??17 ger alla som är födda den 17 i någon månad Ämne/Kurs: *15?? ger alla lokala kurser i databasen (tomma) ger alla poster där det inte finns något registrerat. Exempel Betyg: (tomma) ger de aktiviteter som inte är betygsatta. (ifyllda) ger alla poster där det finns något registrerat. Det är inte samma som för * eftersom * även ger <blank>. Exempel Betyg: (ifyllda) ger de aktiviteter som är betygsatta. EJ ger icke-urval Exempel Klass: EJ AVG* ger alla klasser utom de som börjar på AVG. (idag) ger dagens datum. Exempel Slutdatum: (idag) ger alla kurser som har slutdatum lika med dagens datum. Intervallurval Avbrottsdatum: ger alla elever som slutat på skolan under denna tidsperiod. (Avbottsdatum anges i menyn Elev slutar ) Startdatum: ger alla aktiviteter som har ett startdatum 15 augusti 2007 eller tidigare. Personnummer: 91*.. ger alla som är födda 1991 eller senare. 22

24 Urval Följande övningar som hanterar urval, listformat och fältval gäller för alla register. Vid en del tillfällen kan man med fördel göra ett urval ur registret. Detta kan t ex vara bra då samma registrering skall göras på många elever. I denna övning skall urval göras på både enhet (skola) och klass för att få fram önskade elever på skärmen. 1. Välj Elev... i menyn Register 2. Välj [F9 - Urval/Sort]. Den bild som erhålles kan se ut så här. (Utseendet beror på det senast gjorda urvalet på denna dator) Om det helt saknas fält eller om urval skall göras på andra fält kan det åtgärdas på följande sätt. 3. Klicka på [Välj fält] 4. Välj [Ta bort alla]. (Det gör vi för att senare kunna spara ett urval med Enhet och Klass.) 23

25 Följande bild erhålles på skärmen: Under de gula mapparna till vänster döljer sig ett stort antal fält som kan användas för att göra lämpliga urval. 5. Dubbelklicka på de olika mapparna för att se vilka fält som döljer sig under respektive mapp. Mapparna stängs genom dubbelklick. 6. Lägg över fältet Enhet som ligger under Utb till rutan Valda fält genom att dubbelklicka på fältet. Du kan även först klicka på fältet och därefter klicka på högerpilarna. Du kan också dra fältet över till högra rutan. 7. Gör likadant med fältet Klass som också ligger under Utb. Nu skall det se ut så här: 8. Välj [OK]. Nu ser det ut så här: 9. Gör urval på en klass på din enhet (SSG) med hjälp av pilknapparna under Data eller genom att direkt skriva in de önskade urvalen (bild på nästa sida). 10. Kontrollera vilka sorteringar som är möjliga att göra genom att klicka på listpilen vid sortering. Välj sortering Enhet, Klass, Sortnamn. Nu skall det 24

26 se ut så här: 11. Bekräfta med [OK]. Den första eleven i den klass du valt skall nu finnas på skärmen. Huvud/Flik Många register innehåller så mycket olika uppgifter att dessa inte får plats i en bild. Därför finns flikar. Det som syns, oavsett vilken flik du valt, kallas huvud och är placerat överst. För att växla mellan huvud och flik använder du tangenten [F2]. Du kan även klicka på respektive område. Du ser att du befinner dig i fliken genom att det är en blå ram runt den. När du väljer funktionstangenter som [F5 - Ny] eller [F3 - Ändra], får dessa olika funktion, beroende på om du står i huvudet eller fliken. Antag att du befinner dig i elevregistret och ser aktivitetsfliken. Om du står i huvudet, betyder [F5 - Ny] att du tänker registrera en ny elev. Om du står i fliken, betyder [F5 - Ny] att du tänker registrera en ny aktivitet för den elev du har framme. Även knappen Kartotek/Listform och [F7-Föregående] och [F8-Nästa] får olika betydelse beroende på om du är i Huvud eller Flik. Listformat Då man vill se flera poster samtidigt (I detta fall alla elever i en viss klass) kan man med fördel gå över från kartoteksformat till listformat. Stå kvar i elevregistret med det urval som erhölls i punkt 10 och byt till listformat med hjälp av den gul-blå-röda verktygsknappen [Kartotek/Listform]. 25

27 Fältval När man arbetar i listformatet kan man själv bestämma vilka fält som skall finnas med på skärmen och i vilken ordning de skall visas. Skall listan användas för serieinmatning måste fälten som skall registreras finnas med i listan. Det senast sparade fältvalet ligger alltid kvar tills en ändring görs. 1. Välj funktionen [F11 - Fältval]. 2. Den bild som erhålls på skärmen bestäms av de fält som finns i den högra rutan på skärmen (överst = visas längst till vänster) 3. Klicka på [Ta bort alla]. 4. Lägg till fälten Klass, Årskurs, Efternamn, Förnamn, Adress, Postnummer,Ort och Telefon genom att söka bland de gula mapparna. Byt vid behov ordningsföljd enligt nedan genom att markera ett fält och därefter använda knapparna [Upp] eller [Ner]: 5. Aktivera genom att klicka på [OK]. Den bild som nu finns på skärmen kan skickas direkt till en skrivare genom att först klicka på höger musknapp (du måste peka i bilden) och därefter välja Skriv ut listform. Genom att dubbelklicka på en elev i listan kommer man till den elevens kartoteksbild. Spara fältval Eftersom det kan vara tidsödande att göra nya fältval, finns en funktion för att spara undan fältval för senare användning. 1. Välj [F11 Fältval] 2. Se till att du har de fält du önskar i den högra rutan (se bilden) 26

28 Klicka på det lilla + tecknet uppe till höger. Fyll i enligt bilden: (Bocka inte i rutan vid Spara som gemensamt fältval ) 3. Namnet ovan är ett förslag. Välj [OK] 4. Nu kan du prova andra sparade fältval genom att klicka på pilen vid Sparade fältval. 27

29 Extrauppgift Inmatning av olika uppgifter på elever i en klass I denna övning skall vi utnyttja listformatet för att kunna mata in skåpnummer och nyckelnummer I vissa fall, då uppgifterna som skall registreras på eleverna är olika, kan inte snabbinmatningen användas. Istället för att lägga in uppgifterna i kartoteksformatet, vilket innebär mycket bläddrande mellan posterna, kan man med fördel välja att lägga in uppgifterna i listformatet. 1. Öppna elevregistret. (Register Elev) 2. Välj [F9-Urval/sort] och gör urval på en egen klass. 3. Växla till listformat. 4. Välj [F11-Fältval]. 5. Lägg till fälten Skåpnummer och Nyckelnummer som nu finns under mappen Egna fält genom att välja [F11-Fältval] 6. Placera fältet efter Förnamn med hjälp av knapparna [Upp]/[Ner]. 7. Bekräfta med [OK]. 8. Välj [F3-Ändra] och skriv in uppgifterna på eleverna. Förflyttning lodrätt i tabellen sker snabbast med hjälp av pil-nedåt-tangenten 9. Spara med [F3-Spara] 10. Kontrollera att eleverna fått telefonnummer genom att dubbelklicka på valfri elev i listformatet och på så sätt få upp motsvarande elev i kartoteksformatet. Urval innebär VILKA elever (t ex) jag får fram Fältval innebär VAD jag får fram på varje elev 28

30 Extrauppgift Kontrollera läns- och kommunkod på eleverna Det finns dubbla läns- och kommunkoder på eleverna. Folkbokf.län och kommun är givetvis folkbokföringsuppgifterna. Elevens Skollänkommun anger län- och kommunkod där eleven går i skolan. Används för elever folkbokförda i vår kommun som går i skola i någon annan kommun. Uppgifterna finns i fliken Koder i elevregistret men kan även behandlas i listformat. 1. Välj Register Elev och gå över i listformat 2. Gör ett Fältval så att du ser fälten Folkbokflän och Folkbokfkommun. 3. Gör urval enligt bilden: Nu skall du få upp de elever som saknar uppgifter om folkbokföringslän. 4. Markera de elever du har samma folkbokföringskommun. 5. Välj [F10 Snabbinmatning] och snabbinmata rätt läns- och kommunkod. Alternativt kan man välja [F3-Ändra] och direkt skriva in de rätta län- och kommunkoderna i listan. 29

31 Mentorsgrupper i Extens I en mentorsgrupp kan ett antal elever på en enhet kopplas samman med personal från samma enhet Varför Mentorsgrupper? Vi bildar mentorsgrupper av olika skäl: Mentorsgrupper som ett komplement till klass och klassföreståndare. (En lärare har huvudansvaret för ett antal elever ur en eller flera klasser.) Mentorsgrupper för att göra valfria grupperingar av elever. (Elevrådet, deltagarlistor vid friluftsdagar/temadagar mm.) Bilda mentorsgrupp(er) 1. Välj Register Mentorgrupp 2. Välj [F5 Ny] 3. Fyll i dialogrutan enligt nedanstående bild. Fältet läsår är ej obligatoriskt. Typ sätts till M om det är en äkta mentorsgrupp, annars till Ö. Viktigt för kommande urval. 4. Välj [F3 Spara] 5. Välj [F2 Flik] och därefter [F5-Ny] 6. Välj mentor genom att klicka på listpilen vid Sign. 30

32 7. Välj [F3 Spara] så hämtas aktuella uppgifter om mentorn direkt från personalregistret. Lägga in elever i mentorsgrupper 1. Välj Register Elev och gå över till listformat. 2. Gör urval så att berörda elever kommer med. [F9 Urval] 3. Markera de elever som skall ingå i mentorsgruppen. 4. Välj [Shift] + [F10 Dialogmeny] och därefter Funktioner Mentorgrupp. Alternativt kan Funktioner Mentorgrupp nås via höger musknapp 5. Välj mentorgrupp från plocklistan och bekräfta med [OK]. 6. Välj Register Mentorgrupp 7. Använd [F9-Urval] eller gå över till Listformat för att hitta den gjorda mentorsgruppen 31

33 8. Klicka på fliken Elev och kontrollera vilka elever som finns i gruppen. 9. Klicka på fliken Anm. Här kan förklarande text läggas in. Texten kan sedan erhållas längst ner på mentorslistan. Lägga till enstaka elev i mentorsgruppen 1. Välj fliken Elev 2. Aktivera fliken med hjälp av [F2 Flik] 3. Välj [F5 - Ny] 4. Ta fram aktuell elev med hjälp av plocklistorna vid Utb och Personid. 5. Välj [F3 Spara] så erhålls de uppgifter som finns inskrivna i elevregistret på berörd elev. Utskrifter MENTORER.RPT finns i mappen Skola Grupplistor. Skriver ut mentorsgrupp. Exempel på Urval: KLMENTOR.RPT finns i mappen Skola Klasslistor. Skriver ut klasslista med elevernas mentortillhörighet Exempel på Urval: 32

34 Registerstruktur gymnasiet Nedan visas hur de vanligaste registren hänger ihop. Område (t ex rektorsområde) Enhet (skola, byggnad) Arbetsenhet (t ex sektor) Person (alla som förekommer i databasen, kan vara hela kommuninvånarregistret plus alla som matats in för hand ) Personal (alla lärare, men även övrig personal kan registreras) Utbildning (studieväg) Klass (de som har huvuddelen av sin undervisning tillsammans) Elev (elever kan vara registrerade på flera utbildningar) Aktivitet (en rad där det står kurs, betyg, lärare, undervisningsgrupp m.m.) Mentorsgrupp (lärare plus elever) Undervisningsgrupp (koppling mellan aktiviteter) Planering (en låda med vilka kurser som läses på en viss utbildning) Organisation Utbildning fliken Kursplanering Kurs 33