Rapporteringsportalen

Transkript

1 LATHUND Rapporteringsportalen FINANSINSPEKTIONEN 11 december 2017

2 INNEHÅLL Rapporteringsportalen 3 Delegerad administration 4 Säker identifiering och utloggning 5 Registrering skapa konto 6 Registrering med Bank-ID eller Mobilt Bank-ID 6 Registering för utländska medborgare 9 Redigera min profil 13 Redigera min profil 15 Mina behörigheter 17 Delegera fullmakt 17 Innehar fullmakt för 18 Vårdnadshavarare för 19 Ändra lösenord 20 Behörighetshantering 21 Registrera barn, ej svensk 22 Registrera svenskt företag 23 Registrera utländskt företag 24 Firmatecknare och företagsadministratörer 27 Inloggning när du har flera roller 27 Hantera företagets behörigheter som firmatecknare 28 Lista firmatecknare 29 Administrera företagsinformation 30 Utse Företagsadministratör för ditt företag 31 Hantera företagets behörigheter som företagsadministratör 33 Rapporteringsbehörighet 33 Utse rapportörer för ditt företag 34 Välj typ av rapportering 34 2

3 Rapporteringsportalen Rapporteringsportalen är en ny webbplats som så småningom kommer att samla allt som behövs för att kunna rapportera enligt de regelverk som Finansinspektionen har tillsynsansvar för. Målet är att föra in all rapportering till FI som görs via webb-gränssnitt här. Rutinerna ska bli likartade för all inrapportering. Rapporteringsportalen kommer att innehålla följande: Registrering för: personer med svenskt personnummer utländska personer svenska och utländska företag samt stiftelser. Arbetsverktyg: behörighetshanteringen där användare kan hantera sina profiler och se vilka behörigheter de har firmatecknare och företagsadministratörer kan utse rapportörer för juridiska personer fysiska personer kan utse ombud föräldrar kan förbereda för att kunna rapportera för minderåriga inrapporteringsapplikationer som anslutits till den nya delegerade administrationen. Hjälp och stöd: länk till sida på fi.se med information om driftavbrott lathundar på svenska och engelska funktion för glömt lösenord. 3

4 Delegerad administration Finansinspektionen (FI) arbetar med att öka informationssäkerheten genom en säkrare och mer effektiv hantering av inrapportering till myndigheten. Med anledning av detta har FI skapat en möjlighet att delegera administrationen av inrapporteringen för rapporteringsskyldiga juridiska personer till utvalda fysiska personer. Den delegerade administrationen förutsätter att uppgifter om delegerade behörigheter löpande underhålls. För att kunna rapportera och/eller administrera behörigheter i Behörighetshanteringen krävs att användaren registrerat sig, det vill säga skapat ett konto. Systemet kommer att identifiera och medge behörighet till fysiska personer som kommunicerar med FI för egen eller annans räkning. Juridiska personer identifieras genom fysiska personer. Behörighetshanteringen kan nås via Finansinspektionens webbplats, All trafik mellan din dator och våra system kommer att krypteras, för din säkerhet. 4

5 Säker identifiering och utloggning Alla som rapporterar in material till Finansinspektionen måste vara identifierade i våra system. Identifiering sker när man registrerar sig. Vi registrerar alla aktiviteter i våra portaler och sparar uppgifterna. Svenska medborgare loggar in i portalen med sitt Bank-id eller mobila Bank-id för att kunna identifiera sig. Utländska medborgare loggar in med mejladress och det lösenord som tilldelades vid registreringen samt en pinkod som skickas ut via sms (tvåfaktorautentisering). När registreringssteget är gjort kommer du fortsättningsvis att logga in på samma sätt som vid registreringen. För dig som använder mejlinloggning blir det alltså viktigt att hålla reda på vilken mejladress och vilket mobiltelefonnummer som registrerats. När du loggat ut ur systemet rekommenderar vi att du stänger ned webbläsaren. För att vara säker på att bli fullständigt utloggad behöver man stänga samtliga flikar och avsluta webbläsaren helt. Du blir utloggad även om du väntar några minuter efter att du stängt den flik där du varit inloggad i systemet. Men om du arbetat vid en dator som har flera användare så är det säkrast att avsluta webbläsaren helt innan du lämnar datorn. 5

6 Registrering skapa konto Alla användare som ska kunna rapportera eller senare agera i rollen firmatecknare eller företagsadministratör behöver registrera sig för att skapa ett användarkonto. Svenska medborgare identifierar sig med Bank-id eller mobilt Bank-id. Vid registreringen hämtas automatiskt adressuppgifter från Skatteverket. Utländska medborgare registrerar sig med sin mejladress och en engångskod som skickas med sms. REGISTRERING MED BANK-ID ELLER MOBILT BANK-ID 1. Välj Registrera dig som användare jag har svenskt personnummer på FI:s webbplats. 2. Logga in med Bank-id eller Mobilt Bank-id. 6

7 FINANSINSPEKTIONEN 3. Fyll i uppgifterna i formuläret. Vissa uppgifter hämtas automatiskt för denna registrering, övriga uppgifter fyller användaren i själv. Obligatoriska uppgifter är markerade med*. Välj därefter Nästa. 4. Fyll i mejladress. Välj Nästa. 5. Ett välkomstmejl kommer att skickas till dig. Verifiera din mejldress genom att skriva in den verifieringskod som finns i välkomstmejlet. (Tänk på att mejlet med verifieringskoden kan hamna i skräpposten). Välj Nästa. 7

8 FINANSINSPEKTIONEN 6. Bekräftelse på att registreringen är slutförd. För att tilldela behörigheter mm, klicka på Redigera profil, omdirigering görs till inloggningen för Behörighetshanteringen (se avsnitt om Hantera behörigheter). 8

9 REGISTERING FÖR UTLÄNDSKA MEDBORGARE 1. Välj Registrera dig som utländsk användare på FI:s webbplats. 9

10 2. Fyll i uppgifterna i formuläret. Obligatoriska uppgifter är markerade med*. Välj Nästa. Fyll i uppgifterna i formuläret. Obligatoriska uppgifter är markerade med*. Välj Nästa. 10

11 FINANSINSPEKTIONEN 3. Ange mejladress. För verifiering av kontot kommer en verifieringskod skickas till mejladressen. Mejladressen används sedan vid inloggning till insynsrapporteringen. Välj Nästa 4. Verifiera din mejldress genom att skriva in den verifieringskod som finns i välkomstmejlet. (Tänk på att mejlet med verifieringskoden kan hamna i skräpposten). Välj Nästa. 11

12 5. Bekräftelse på att registreringen är slutförd. Observera att bekräftelsen innehåller det lösenord som ska användas vid framtida inloggningar. För att tilldela behörigheter mm, klicka på Redigera profil, omdirigering görs till inloggningen för Behörighetshanteringen (se avsnitt om Hantera behörigheter). 12

13 Rapporteringsportalen Rapporteringsportalen är tvåspråkig och uppdelad på tre flikar. När du första gången loggar in hamnar du på mittenfliken, som har rubriken Bläddra/Browse. Där ser du alla applikationer du har behörighet till. I exemplet nedan har personen Lena Fiam åtkomst till applikationerna för att hantera behörigheter och till att rapportera insynshandel. Genom att klicka på knapparna med plustecken och hus kan man välja ut favoritapplikationer, som då placeras på den vänstra fliken, Hem/Home. Den vänstra fliken, Hem/Home, ser i utgångsläget ut som bilden nedan. 13

14 När man valt ut favoritapplikationer och loggar in nästa gång kommer man att se sina favoritapplikationer i en lista på fliken Hem/Home. Den tredje, och sista, fliken innehåller lite allmän information om Rapporteringsportalen. 14

15 Redigera min profil Du kan ändra vissa uppgifter om dig själv i användarprofilen, till exempel om du byter adress eller telefonnummer. När du väljer att redigera din profil kommer du att se en webbsida med följande delar: Redigera min profil där du kan ändra vissa av dina uppgifter, till exempel mobilnummer och adress. Om du är Bank-id-användare så kan du inte redigera din adress eftersom den kontrolleras mot Skatteverkets Navet. Mina behörigheter där du kan se vilka behörigheter du har som ombud för annan person eller ombud för en juridisk person (företag). Delegera fullmakt där du kan utse ett ombud/agent att rapportera i ditt ställe. Innehar fullmakt för där du kan se de personer som givit dig fullmakt att vara ombud/agent och rapportera i deras ställe. Vårdnadshavare för där du kan se dina barn som du är vårdnadshavare för och även hämta/registrera barn om du är Bank-id-användare med svenskt personnummer. Ändra lösenord där du kan byta ditt lösenord till ett som passar bättre. Observera att det finns krav på lösenordets komplexitet som måste uppfyllas. Långa lösenord är alltid bäst, helst längre än 12 tecken. Ett sätt att konstruera ett långt lösenord som är lätt att komma ihåg är att använda någon form av fras eller ramsa. Exempel: Jannefyller40!Januari. (Använd inte just detta utan skapa ett eget lösenord enligt samma modell). REDIGERA MIN PROFIL Under Mitt konto kan du se vilka uppgifter vi sparat om dig och ändra en del av dessa. 1. Redigera din profil genom att dubbelklicka på raden med användaruppgifter. 15

16 2. Uppdatera önskade uppgifter. Välj Spara eller Spara och stäng. Notera att det inte går att ändra information i de gråa fälten. Du kan inte ändra din mejladress eftersom den används för inloggning. Notera att om du har registrerat dig med Bank-id så har dina korrekta adressuppgifter hämtas från Skatteverket och kan därför inte ändras. 16

17 MINA BEHÖRIGHETER Under fliken Mina behörigheter kan du se vilka behörigheter du har som ombud för en annan person eller ombud för en juridisk person (företag). DELEGERA FULLMAKT Under fliken Delegera fullmakt kan du utse ett ombud/agent att rapportera i ditt ställe. Den här funktionen gör det möjligt för rapportören att ge en annan registerad person behörighet att rapportera transaktioner för rapportörens räkning (ombud). Observera att det kräver att ombudet också har registrerat sig enligt den process som finns beskriven ovan. 17

18 Följ stegen nedan för att delegera fullmakt: 1. Dubbelklicka på raden med användaruppgifter. 2. Välj fliken Delegera fullmakt. 3. Sök fram person som ska agera ombud genom att fylla i personens mejladress i sökfältet och klicka på Sök. Det går endast att söka fram ett ombud åt gången. 4. Bocka i kryssrutan på raden för personen som har sökts fram. Klicka på Lägg till. 5. Klicka på Spara eller Spara och stäng. INNEHAR FULLMAKT FÖR Du kan se vilka fullmakter du har fått för att kunna rapportera i någon annans ställe genom att välja fliken Innehar fullmakt för 18

19 VÅRDNADSHAVARARE FÖR Under fliken Vårdnadshavare för kan du se dina barn som du är vårdnadshavare för och även hämta eller registrera barn om du är Bank-idanvändare med svenskt personnummer. Saknar barnet svenskt personnummer behöver det först registreras, se avsnitt Registrera barn, ej svenskt. Har barnet svenskt personnummer kan dess uppgifter hämtas från Skatteverket. 1. Dubbelklicka på raden med användaruppgifter. 2. Välj fliken Vårdnadshavare för. 3. Samtliga personer som rapportören är vårdnadshavare för och har fullmakt att rapportera för visas i listan. Observera att systemet kommer att spara uppgifterna om du väljer att hämta uppgifter om minderåriga som du har rätt att rapportera för. Du ska bara göra det om du faktiskt ska rapportera för barnet. 4. Klicka därefter på Spara eller Spara och stäng. Du blir automatiskt ombud för den/de minderåriga person/er du angivit och kan rapportera för dennes/deras räkning. Observera att en minderårig endast kan ha ett ombud, och därmed en vårdnadshavare i systemet. 19

20 ÄNDRA LÖSENORD Den här fliken har du bara om du har registrerat dig som utländsk person. Svenskar ska använda Bank-id och behöver därmed inte ha något lösenord. Här kan du Ändra lösenord till ett som passar bättre. Observera att det finns krav på lösenordets komplexitet som måste uppfyllas. Långa lösenord är alltid bäst, helst längre än 12 tecken. Ett sätt att konstruera ett långt lösenord som är lätt att komma ihåg är att använda någon form av fras eller ramsa. Exempel: Jannefyller40!Januari. (Använd inte just detta utan skapa ett eget lösenord enligt samma modell). 20

21 Behörighetshantering Här hanterar du behörigheter för dig själv, ditt företag, era företagsadministratörer och rapportörer. När registreringen är genomförd är det möjligt för firmatecknare att tilldela behörigheter och redigera sin profil. Här pekar firmatecknaren själv ut de företagsadministratörer och/eller rapportörer som firmatecknaren vill använda. I Behörighetshanteringen finns ett antal val i menyn till vänster: Registrera stiftelse här matar du in alla uppgifter som du har själv. Var noga med att lägga in personnummer på företrädare. Ett rutinflöde kommer sedan att skicka en begäran om manuell verifiering av företagsuppgifterna till FI:s support. Du kommer att få ett mejl till din mejladress när verifieringen är klar. Hämta svenskt företag här hämtas företagsuppgifter från Bolagsverket med hjälp av organisationsnummer. Företaget verifieras i realtid. Registrera utländskt företag här matar du in alla uppgifter som du har själv. Ett rutinflöde kommer sedan att skicka en begäran om manuell verifiering av företagsuppgifterna till FI:s support. Du kommer att få ett mejl till din mejladress när verifieringen är klar. Registrera barn, ej svenskt här registrerar du ditt barn om det inte har svenskt personnummer. Registrera barn behöver du enbart göra om du ska rapportera något i barnets ställe. En avregistrering av dig som förälder sker automatiskt dagen efter barnets 18-årsdag. Om du vill registrera dina svenska barn så hämtar vi information från Skatteverket genom att du redigerar din egen profil. Det gör du genom att klicka på figuren vid din mejladress. 21

22 REGISTRERA BARN, EJ SVENSK När du väljer att registrera barn, ej svensk får du fram ett formulär där du kan fylla i de uppgifter som gäller för ditt barn. Vi förutsätter att du är registrerad vårdnadshavare för det barn som du registrerar. 1. Fyll i ditt barns namnuppgifter. Övriga uppgifter, som adress och nationalitet, hämtas från dina egna registrerade uppgifter. 2. Välj sedan Registrera. Du får ett meddelande om att kontot har blivit tillagt. 3. Nu kan du gå vidare och rapportera till exempel Insynsrapportering för ditt barn. 22

23 REGISTRERA SVENSKT FÖRETAG För att ett företag som en rapportör ska rapportera för ska finnas valbart i systemet krävs först att företaget är registrerat i Behörighetshanteringen. Välj Hämta svenskt företag, valet finns direkt på startsidan. 1. Ange företagets organisationsnummer och klicka på Sök. 2. Klicka på Registrera. Om registreringen går bra skapas en post för företaget. Inget meddelande innebär att det gått bra. Det går nu att rapportera för företaget så snart det finns en registrerad rapportör. I rollen firmatecknare kan du själv rapportera efter att ha givit dig själv behörigheten att rapportera. Du kan också utse någon annan. Alla som ska utses måste själva ha registrerat sig innan de kan kopplas till en juridisk person. Se Behörighetshantering 23

24 REGISTRERA UTLÄNDSKT FÖRETAG För att ett företag som en rapportör ska rapportera för ska finnas valbart i systemet krävs först att företaget är registrerat i Behörighetshanteringen. 1. Välj Registrera utländskt företag, valet finns direkt på startsidan. 2. Fyll i uppgifterna i formuläret. Obligatoriska uppgifter är markerade med*. 3. Välj Registrera. Om registreringen går bra så skapas en post för företaget. Inget meddelande innebär att det gått bra. 4. Kontroll görs av institutnummer och företags-id. En dialogruta visas om institutnummer eller företags-id redan är registrerat. 24

25 5. Nästa steg är att den nyskapade företagsposten kommer valideras. Om du registrerar ett utländskt företag, kontakta för att registrera företrädare. Företrädare för svenska, eller utländska företag registrerade hos Bolagsverket hämtas automatiskt. 6. För att företaget ska bli validerat krävs att FI har minst en företrädare för företaget registrerad. Företrädare för ett utländskt företag som inte är registrerat hos Bolagsverket får rollen Företagsadministratör. När kopplingen är gjord mellan företaget och företrädaren så kan företagsadministratören utse rapportör alternativ utse sig själv och rapportera. 25

26 REGISTRERA STIFTELSE Här matar du in alla uppgifter själv. Obligatoriska uppgifter är markerade med*. Ett rutinflöde kommer sedan att skicka en begäran om manuell verifiering av företagsuppgifterna till FI:s support. Du kommer att få ett mejl till din mejladress när verifieringen är klar. 26

27 Firmatecknare och företagsadministratörer I Behörighetshanteringen kan du som har rollen som firmatecknare eller företagsadministratör delegera behörigheter att rapportera för en juridisk person (företag). Firmatecknare blir du med automatik om företaget har registrerats i Rapporteringsportalen, om du är registrerad som firmatecknare hos Bolagsverket och ditt företag har ett organisationsnummer. FI:s system kommer att lägga till eller ta bort dig som firmatecknare i samband med att du registreras eller avregistreras hos Bolagsverket. Företagsadministratör blir du antingen genom att du får behörigheten manuellt av en firmatecknare på ditt företag eller efter en anmälan till rapportering@fi.se, om ditt företag inte finns hos Bolagsverket. Företagsadministratör kan du också bli genom att processen för tillstånd avslutas med att ditt institut (företag/fondmoder/filial) registreras för någon typ av finansiell verksamhet och att du är en av de personer som noterats som företrädare för institutet. Utländska företag kan inte ha rollen firmatecknare hos oss då vi inte kan uppdatera rollen med automatik. INLOGGNING NÄR DU HAR FLERA ROLLER Rollerna Firmatecknare och Företagsadministratör används för att delegera behörigheter. Det är enbart i rollen Rapportör som du kan rapportera. När du fått mer än en roll måste du välja i vilken roll du loggar in. Det ser då ut så här: När du är inloggad kan du byta roll utan att logga in och ut. Du hittar den möjligheten under Inställningar uppe i högra hörnet. Välj sedan Välj roll. 27

28 Hantera företagets behörigheter som firmatecknare Du ser om du har rollenffirmatecknare under fliken Mina behörigheter när du är inloggad i rollen rapportör. Det går att växla mellan rollerna rapportör och firmatecknare utan att logga ut och logga in igen. Gå till Inställningar uppe i högra hörnet och välj Välj roll i rullgarndinsmenyn.. När du loggat in som firmatecknare kommer du till den här dialogrutan. Här kan du välja att administrera företagsbehörighet 1. Klicka först på raden Administrera företagsbehörighet: 28

29 2. Skriv in namnet på det företag som du vill administrera i rutan för företagsnamn och klicka på knappen Sök. 3. I exemplet har vi sökt på företaget Fiam AB och får upp två träffar. På den första raden står det FIRMATECKNARE. Klickar du där kommer en lista på personer som fått den behörigheten för företaget. På den andra raden står det Företagsadministratör. Klickar du där kommer du till formulären för att lägga till företagsadministratörer. LISTA FIRMATECKNARE VäljAdministrera företagsbehörighet för att lista vilka registrerade firmatecknare som finns för ditt företag. Klicka sedan på raden FIRMATECKNARE för att se en lista över vilka firmatecknare som är registrerade för ditt företag i behörighetssystemet. 29

30 Ditt företag kan ha fler firmatecknare förtecknade hos Bolagsverket än de som listas här. Du ser bara de personer som registrerat sig i FI:s system och därmed har ett konto för inloggning till Rapporteringsportalen. ADMINISTRERA FÖRETAGSINFORMATION Välj Sök företag och skriv in hela företagsnamnet. Genom att klicka på den lilla foldern kan du ändra vissa uppgifter om ditt företag. Du kan ändra de uppgifter om ditt företag som inte är gråmarkerade. Uppgifter om svenska företag hålls aktuella via Bolagsverket. Bland annat uppdateras adressuppgifter med automatik. 30

31 UTSE FÖRETAGSADMINISTRATÖR Innan du kan utse en företagsadministratör måste två villkor vara uppfyllda: 1. Den som ska agera företagsadministratör måste själv gå in i Rapporteringsportalen och registrera sig så att det finns ett konto att knyta behörigheten till. Du måste känna till vilken mejladress som personen har lagt in för sitt konto. 2. Företaget måste finnas som en post (antingen hämtat eller skapat i systemet) så att det finns ett företag att knyta behörigheten till. Företagsadministratören har sedan befogenhet att utse rapportörer för ditt företag och även återkalla behörigheter att rapportera. Utse en företagsadministratör på följande sätt: 1. Sök fram den person som du vill utse till företagsadministratör genom att skriva in den mejladress som den personen har angett när denne registrerade sig i systemet. 2. Kontrollera att det är rätt person, klicka i en bock framför personens rad och välj sedan Lägg till. 31

32 3. Personen flyttas då över till den högra delen av sidan och blir behörighetsinnehavare. 4. Välj Spara och stäng 32

33 Hantera företagets behörigheter som företagsadministratör Formuläret för företagsadministratörer finns för svenska och utländska företag samt för stiftelser. För svenska företag är det firmatecknarnas ansvar att utse företagsadministratörer. En företagsadministratör kan inte utse andra företagsadministratörer. För att bli företagsadministratör på ett utländskt företag eller en stiftelse krävs en manuell validering av FI:s support för att användaren ska få den rollen. Du ser om du har fått rollen företagsadministratör under fliken Mina behörigheter. 1. Logga in och välj Företagsadministratör. 2. Välj Administrera rapporteringsbehörighet. RAPPORTERINGSBEHÖRIGHET Formuläret för rapporteringsbehörighet ser likadant ut för samtliga typer av rapportering. (Insynshandel, Periodisk inrapportering etc). Läggs en användare till på Insynshandel har de bara rättigheter att göra just den typen av rapportering, inte andra former av rapportering till FI som företaget gör. Företagsadministratörer och firmatecknare har ansvar för att utse rapportörer för de olika rapporteringstyperna. En rapportör kan inte utse andra rapportörer. 33

34 För att lägga till en rapportör söker man fram användaren via dess mejladress. Det måste vara samma mejladress som den tilltänkta rapportören själv har registrerat i Behörighetshanteringen. UTSE RAPPORTÖRER FÖR DITT FÖRETAG Innan du kan utse en rapportör måste två villkor vara uppfyllda: 1. Den som ska agera rapportör måste själv gå in i Rapporteringsportalen och registrera sig så att det finns en konto att knyta behörigheten till. Du måste känna till vilken mejladress som den personen har lagt upp i sitt konto. 2. Företaget måste finnas som en post i systemet (antingen vara hämtat eller skapat där) så att det finns ett företag att knyta behörigheten till. När företaget finns i Rapporteringssportalen kan du utse en eller flera rapportörer. Den eller dessa får då behörighet att rapportera för ditt företag. Du har även möjlighet att återkalla behörigheter att rapportera. VÄLJ TYP AV RAPPORTERING För att nå formuläret klickar du på Administrera rapporteringsbehörighet. I nästa steg öppnas en ruta där du kan välja typ. Välj vilken typ av rapportering insynshandel, periodisk rapportering, periodisk fondrapportering som du vill utse en rapportör för. Som firmatecknare eller företagsadministratör kan du även göra dig själv till rapportör. Sök sedan på antingen ett företagsnamn eller ett organisationsnummer, om företaget är svenskt. I inmatningsfältet Företags Id fungerar även registrerade id-nummer för utländska företag. När du klickar på Sök ska du då få upp en lista av företag för den typ och det företagsnamn eller företags-id som du valt. 34

35 Valet periodisk inrapporering syns bara för företag som ska kunna rapportera periodisk rapportering. Ska du rapportera periodisk rapportering för fonder väljer du periodisk fondrapportering. Notera att detta är två olika behörigheter som ger olika åtkomst. Periodisk fondrapportering ger enbart åtkomst för rapportören att rapportera för fonder, inte fondmodern. Nästa steg är att söka fram en användare som du tänkt utse till rapportör. Om du ska utse flera rapportörer gör du bara om processen flera gånger. I bilden nedan har Tom Fiam först utsett sig själv till rapportör och gör nu en sökning för att kunna utse också Lena Fiam till rapportör. Sök användare 1. Skriv in mejladressen till den person som ska utses som rapportör. Bilden nedan visar hur behörigheten läggs in för Insynshandel. 2. Bocka i rutan framför personen du hämtat. 3. Välj Lägg till för att ge personen rollen insynsrapportör. Glöm inte att klicka på Spara. Den som blivit utsedd rapportör får inte något meddelande från systemet. Kontakta personen och meddela att det nu är klart för honom eller henne att rapportera. För frågor om denna instruktion, vänligen kontakta: rapportering@fi.se 35

36 36