MANUAL HSB ÄNDRINGSANMÄLAN

Transkript

1 MANUAL HSB ÄNDRINGSANMÄLAN FÖRTROENDEVALD

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING: INNEHÅLLSFÖRTECKNING:... 2 HSB ÄNDRINGSANMÄLAN - NU ÄNNU ENKLARE... 3 INLOGGNING... 4 INLOGGNINGSPROBLEM?... 4 STARTSIDAN ATT GÖRA... 6 STARTSIDAN HÄNT SEDAN SIST... 7 ADMINISTRATION - STYRELSEN... 8 REDIGERA BEFINTLIGA FÖRTROENDEVALDA... 9 LÄGG TILL FÖRTROENDEVALD VERIFIERA ÄNDRINGAR DIGITAL REGISTRERING BETALNING AV BOLAGSVERKETS AVGIFT Sid: 2

3 HSB ÄNDRINGSANMÄLAN NU ÄNNU ENKLARE I samarbete med Bolagsverket lanserade HSB Stockholm den 18 april 2016 möjligheten att genomföra ändring av styrelsens sammansättning direkt i HSB Portalen. Den nya tjänsten ger bostadsrättsföreningarna tillgång till att: Med hjälp av Bank-ID signera och betala ändringen direkt till Bolagsverket Följa ärendets status via HSB Portalen Få registreringsbeviset inläst under föreningsdokument i HSB Portalen Ändringen registrerad hos HSB Stockholm I och med den nya tjänsten upphörde Servicecenters manuella hantering av ändringsanmälan till Bolagsverket. Blanketten för attesträtt behöver precis som innan sändas in till HSB Stockholm. Blanketten finns att hämta under Mallar och Blanketter i HSB Portalen. Blanketten för ID kontroll behöver sändas in till HSB Stockholm och finns att hämta under Mallar och Blanketter i HSB Portalen. Vid användning av tjänsten via HSB Portalen minskar avgiften till Bolagsverket från 900 kr till 700 kr. För kunder där ändringsanmälan ingår i det administrativa eller ekonomiska förvaltningsavtalet erbjuds support av HSB Servicecenter, er ekonom eller er förvaltare. För kunder där ändringsanmälan inte ingår eller som saknar administrativ eller ekonomiskt förvaltningsavtal erbjuds support av HSB Servicecenter. Sid: 3

4 INLOGGNING TILL HSB PORTALEN 1. Du loggar in på med ditt användarnamn (personnummer) och lösenord 2. Klicka på Logga in 3. Första gången du loggar in behöver du godkänna en PUL-text som kommer upp per automatik. INLOGGNINGSPROBLEM? Om du har upplever problem med inloggning till HSB Portalen rekommenderar vi att du göra följande: 1. Klicka på Problem att logga in, klicka här 2. Fyll i ditt personnummer 3. Fyll i två valfria siffror i rutan under ditt personnummer 4. Klickar på Skicka 5. Röd text kommer upp med information om hur uppgifterna skickas (mejl, brev eller sms) Om du gjort enligt ovan och ändå inte kan logga in kontaktar du support@hsbportalen.se Sid: 4

5 Sid: 5

6 STARTSIDAN ATT GÖRA 180 dagar efter bokslut får förtroendevalda en post i Att göra gällande registreringsbevis. Denna post kommer som en påminnelse oavsett om ni anmält ändringar till Bolagsverket eller inte. När du klickar på den mörkblå texten Ej aktuellt registreringsbevis öppnas ett fönster där du kan välja mellan dessa tre alternativ: 1. Vi har haft vår stämma, ingen förändring har skett till styrelsen 2. Vi har haft vår stämma och redan registrerat förändringar 3. Vi har haft vår stämma men ännu inte registrerat förändringar Sid: 6

7 STARTSIDAN HÄNT SEDAN SIST I Hänt sedan sist ser du när det gjorts ändringar gällande förtroendevalda. Sid: 7

8 MINA TJÄNSTER - ADMINISTRATION - STYRELSEN Här kan de förtroendevalda som har behörighet förtroendevald admin göra styrelseändringar. De roller i styrelsen som innehar behörigheten är ordförande, vice ordförande och alla ledamöter. Alla ändringar skrivs ner till din HSB förenings register och du kan också välja att skicka ändringarna digitalt till Bolagsverket. Till Bolagsverket skickas de anmälningspliktiga rollerna ledamot, suppleant och firmatecknare. För att säkerställa att de ändringar som kommer till Bolagsverket innehåller rätt antal ledamöter, suppleanter och firmatecknare enligt stadgar sätter HSB Stockholm regler/firmateckningslogik. Som förtroendevalda kan du se regler/firmateckningslogik genom att klicka på Se firmateckningslogik och roller för brf. Sid: 8

9 REDIGERA BEFINTLIGA FÖRTROENDEVALDA Här kan du som förtroendevald med behörighet förtroendevald admin redigera befintliga förtroendevalda. Här kan man ändra både anmälningspliktiga roller till Bolagsverket men även uppdatera HSB föreningens register. 1. Klicka på Mina Tjänster i vänstermenyn 2. Klicka på Administration 3. Klicka på Styrelsen 4. Välj bostadsrättsförening 5. Välj person du vill redigera (exempel: en person ska ändras från rollen sekreterare till vice ordförande 6. Klicka på Ändra rollsammansättning/se utkast 7. Klicka på de roller som ska läggas till eller tas bort 8. Klicka på Spara till utkast. 9. Om du klickat på Spara till utkast med ångrar dig klickar du på Återställ 10. Klicka på Visa översiktsvy för att se sammanställning av förtroendevalda 11. Om du vill ta bort en person klickar du på det svarta krysset till höger om personen 12. När alla ändringar är klara klickar du på Skicka sparade ändringar Obs! Är inte stadgereglerna/firmateckningslogiken korrekt och det är fel antal förtroendevalda gentemot satt logik efter stadgarna kommer felmeddelande visas Sid: 9

10 Sid: 10

11 Sid: 11

12 Sid: 12

13 LÄGG TILL FÖRTROENDEVALD Här kan förtroendevalda med behörighet förtroendevald admin registrera nya personer. 1. Klicka på Lägg till ny styrelsemedlem 2. Fyll i personnummer och klicka på knappen enter på tangentbordet 3. Om personen finns i HSBs register så hämtas uppgifterna därifrån. I annat fall hämtas uppgifterna från folkbokföringsregistret. 4. Kontaktuppgifter kan endast ändras under Min profil på Mina Sidor genom att den personen själv loggar in med sitt användarnamn och lösenord i HSB Portalen 5. Fyll i den roll/roller som personen ska ha 6. Klicka på Spara till utkast Sid: 13

14 Sid: 14

15 VERIFIERA ÄNDRINGAR När förtroendevald med behörighet förtroendevald admin gjort klart alla ändringar och klickat på Skicka sparade ändringar öppnas en verifieringssida. På den sidan görs en verifiering mot Bolagsverkets register. Alla förändringar visas på verifieringssidan dvs. både ändringar som ska till Bolagsverket men även förändringar som ska registreras i HSBs register. 1. Klicka på Skicka sparade ändringar 2. Verifieringssida med alla förändringar visas 3. Om Bolagsverket har information som saknas i HSBs register eller visa versa kommer text upp och man kan välja att lägga till/plocka bort från Bolagsverket alternativt lägga till/plocka bort i HSBs register 4. Klicka på Spara till utkast 5. Verifieringssida visas 6. Längst ner på sidan visas text om anmälningspliktiga roller till Bolagsverket samt att det är avgiftsbelagt. Där finns också text om skillnaderna mellan digital och manuell registrering till Bolagsverket.. Observera att eventuella revisorer registrerade hos Bolagsverket kommer att avregistreras oaktat om de har lagts till, tagits bort eller kvarstår då denna roll inte är anmälningspliktig. Det nya registreringsbeviset kommer med andra ord inte att innehålla revisorer 7. Klicka på Digital registrering Sid: 15

16 Tänk på detta vid önskan om manuell registrering I de fall bostadsrättsföreningen i sitt ekonomiska eller administrativa avtal köper tjänsten för ändringanmälan till Bolagsverket kan manuell blankett användas. Kontakta er HSB förvaltare eller er ekonom för vidare hjälp. I de fall bostadsrättsföreningen inte köper tjänsten i sitt ekonomiska eller administrativa avtal behöver anmälan ske med Digital registrering. Givetvis kan valet göras att skriva ut blankett för manuell registrering och posta direkt till Bolagsverket. Sid: 16

17 DIGITAL REGISTRERING Vid Digital registrering behöver anmälaren inneha Bank-id (Bank-id/Mobilt bank-id). Bolagsverket tar ut en kostnad på 700 kr för den digitala registreringen. 1. Klicka på Digital registrering 2. Bolagsverkets sida öppnas. 3. Granska Anmälan (PDF) 4. Fyll i bocken vid jag har granskat handlingarna och godkänner uppgifterna 5. Välj e-legitimation 6. Klicka på Skriv under och skicka in 7. Skriv under med Bank-id När allt är klart öppnas HSB Portalens bekräftelsesida Bolagsverket returnerar registreringsbevis digitalt och kan ses under HSB Föreningsdokument. När registreringsbeviset är returnerat genereras en post i Hänt sedan sist Sid: 17

18 Sid: 18

19 BETALNING AV BOLAGSVERKETS AVGIFT Bolagsverket tar ut en kostnad på 700 kr för den digitala registreringen. Vid digital registrering kommer avgiften per automatik att betalas till Bolagsverket Vid manuell registrering via Bolagsverkets blankett behöver den förtroendevalda betala till Bolagsverkets bank eller plusgiro Sid: 19