Användarmanual för EKO. Version 2.7

Transkript

1 Användarmanual för EKO Version 2.7

2 Revisionshistorik Utgåva Datum Ansvarig Version Förvaltningsgruppen Version Applikationsansvarig Version Applikationsansvarig 2

3 Innehåll EKO FÖRVALTNINGSORGANISATION DEFINITIONER TEKNISKA KRAV INLOGGNING OCH HUVUDMENY KONTRAKT REGISTRERINGSMALLAR SÖKFÖNSTER KONTRAKTSREGISTRERING Registrera kontrakt - bild Verksamhetsfördelning bild Periodfördelning bild Händelser bild Scanning bild Visa kontraktsinformation - bild Rekvisitioner/Fakturor bild Ordernummerserier i EKO Huvudkontraktsansvar och verksamhetsfördelat ansvar Sök rekvisitions-/fakturaunderlag Uppdatera rekvisitions-/fakturaunderlag Utskrift av rekvisition/faktura i ekonomisystemet Skapa manuellt rekvisitions-/fakturaunderlag SÖK KONTRAKT Sök kontrakt med hjälp av projektstart- eller slutdatum UPPDATERA/ÄNDRA KONTRAKT Ändra kontrakts-, verksamhets- och periodfördelningsbelopp Ändra Start- Slut- eller Dispositionsdatum BOKSLUTSRUTINER RAPPORTER ATT GÖRA INKOMST / ÅR BETALNINGSPLAN / ÅR VERKSAMHET / ÅR EXCEL RAPPORT HJÄLPFUNKTION GRUNDDATA REGISTRERING AV GRUNDDATA Betalningsplan Finansiär Projektledare Verksamhet ADMIN OCH LOGGA UT HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR REGISTRERING AV KONTRAKT ARBETSMETOD

4 EKO Användarmanualen för EKO är fokuserad på registrering och rapportuttag i systemet, men innehåller också en praktisk beskrivning av handläggningsordningen av gåvohandlingar/kontrakt/avtal vid universitetet. För ytterligare information kring externfinansierad verksamhet hänvisas till kapitel 7 i Ekonomihandboken. 1.1 Förvaltningsorganisation En viktig princip för förvaltningsorganisationen för EKO är att ta tillvara institutionernas och fakulteternas inflytande i den fortsatta utvecklingen av systemet. Mot bakgrund av detta finns nedanstående grupper. Kontaktgruppen Kontaktgruppen består av representanter från de olika nämndområdena. Dessa kontaktpersoner tar emot användarnas önskemål och synpunkter för vidare diskussion inom gruppen. Kontaktgruppen ska årligen sammanställa prioriterade utvecklingsåtgärder som därefter överlämnas till Förvaltningsgruppen. Meddelande om felaktigheter i systemet skickas per omgående till Förvaltningsgruppen. Kontaktpersonerna hjälper till med behörigheter och utbildning i systemet och vidareförmedlar ansökan till Ekonomiavdelningen. Se ekonomiavdelningens hemsida för aktuell information. En gemensam brevlåda för EKO finns: Ekosupport@gu.se. Hit kan du skicka synpunkter och önskemål om förbättringar i EKO. E-post som skickas hit kommer till applikationsansvarig och supporten. Det går naturligtvis lika bra att skicka e-post till kontaktpersonen för det egna fakultetsområdet. Förvaltningsgruppen Förvaltningsgruppen fungerar som kontaktlänk mellan GU och det konsultföretag som hjälper oss att utveckla EKO. Det är förvaltningsgruppen som överlämnar beslut av prioritering av utvecklingsåtgärder till systemägaren och regelbundet följer upp och utvärderar EKO. Information om vilka åtgärder som bör göras får gruppen av Kontaktgruppen minst en gång per år. Båda grupperna träffas regelbundet för att utvärdera systemet. Förvaltningsgruppen ansvarar även för att användarmanualen och hemsidan för EKO är aktuella. Förvaltningsgruppen består av: Åsa Karlsson, ordförande Applikationsanvarig Ekonomiavdelningen Per Sjöberg Ekosupport Ekonomiavdelningen Per Mattson Systemunderhåll Ekonomiavdelningen Ragnar Pascher IT-underhåll IT-avdelningen 4

5 Helpdesk, ITS, anknytning 2020 kontaktas för frågor av teknisk karaktär. För frågor om själva användandet av EKO kontaktas kontaktpersonen för aktuellt nämndområdet eller förvaltningsgruppen. EKOs hemsida finns under Ekonomiavdelningens hemsida på följande länk: För att söka och registrera i EKO krävs behörighet och lösen. Behörighet i systemet erhålls via blankett EKO, Användarbehörighet ( som sänds till respektive fakultetskansli. Efter kontroll och genomförd utbildning vidarebefordras ansökan till Ekonomiavdelningen för upplägg i EKO. När uppläggning är klar ser användaren EKO under Verktyg i Medarbetarportalen. Registrering av kontrakt sker i dagsläget främst på fakultetskanslierna, men möjligheten finns att lägga ut detta på institutionsnivå vid tillräcklig volym för att upprätthålla en hög kvalitet i kontraktsregistreringen. Läs- och rapportbehörighet i systemet kan ges till alla nivåer. På sikt ska även diarieinformation i EKO kunna vara direkt tillgänglig för allmänheten via länk från universitetets diariesystem GUDOK. Systemet nås idag av allmänheten med hjälp av respektive fakultets kontaktperson för EKO eller Registrator. 5

6 1.2 Definitioner För att registrerade uppgifter i EKO ska ge ett bra underlag för informationsuttag krävs en universitetsgemensam definition av fältens innebörd. EKOs begrepp definieras enligt följande: Begrepp Finansiärsgrupp Definition Gruppering av finansiärer med likartad organisation, varje finansiär kopplas vid nyregistrering till rätt grupp genom kontroll av organisationsform: Forskningsråd Statliga myndigheter Statliga universitet och högskolor Enskilda utbildningsanordnare Kommuner/landsting Svenska företag, ekonomiska föreningar, handelsbolag, kommanditbolag Svenska organisationer utan vinstsyfte (ex stiftelser) GU-anknutna stiftelser Svenska privatpersoner European Commission, EFC forskningsråd European Commission, EU ramprogram European Commission, Övriga EU-medel Utländska företag, utländska ekonomiska föreningar, etc Utländska organisationer utan vinstsyfte Utländska privatpersoner Ovanstående indelning finns även i universitetets ekonomisystem som en relation till begreppen finansiär och motpart, vilket möjliggör jämförelse mellan kontraktsbelopp och erhållna medel i ekonomisystemet per finansiärsgrupp. Nya finansiärsgrupper läggs upp av applikationsansvarig efter upplägg i ekonomisystemet av Kassan. Finansiär Den som bidrar med medel eller ger uppdrag till GU. Till exempel: Astra Zeneca Cancerfonden Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap (FAS) Knut & Alice Wallenbergs stiftelse Riksbankens Jubileumsfond (RBJ) Vetenskapsrådet (VR) 6

7 Begrepp Gåvobrev/gåvohandling Definition Stiftelsers och fonders beslut om forskningsbidrag uttrycks ofta i ett gåvobrev. Av gåvobrevet ska framgå att givaren ställer medel till universitetets förfogande utan krav på motprestation i form av ägande av resultat. Kontrakt/avtal Handling som uttrycker avtal mellan GU och annan part angående Bidrag till grundutbildning, forskning och samverkan Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Övrig externfinansierad verksamhet Kontrakt avseende forskningsbidrag kan innehålla beviljat belopp för hela projektperioden eller del (t ex projektets första år). Belopp för resterande projekttid garanteras då senare och nya beslut fattas, se även definition på Fortsättningskontrakt. Ansvarigt projekt Fortsättningskontrakt Tilläggskontrakt Ändringskontrakt Ändrad dispositionstid Det finns ett ansvarigt projekt per kontrakt, detta är en systemteknisk lösning för att påvisa vilken verksamhetsfördelning som tillhör huvudansvarig projektledare, ansvarigt projekt markeras i Bild 2 - Verksamhetsfördelning. I de flesta fall är det samma projektledare som återfinns i Bild 1 Kontraktsregistrering som registreras till ansvarigt projekt. Beslut där tidigare garanterade medel beviljas. Beloppet kan vara pris- och löneomräknat jämfört med angivet garanterat belopp i ursprungligt kontrakt. Ytterligare medel har beviljats förutom de tidigare beviljade och garanterade medlen. Beslut som anger förändringar i tid eller ändamål för projektets utförande. Även beloppens utbetalningsplan kan påverkas. Beslut från finansiären om ändringar i dispositionstid påverkar oftast inte betalningsplanen, men förlänger förbrukningstiden och tidpunkten för ekonomisk slutredovisning 7

8 1.3 Tekniska krav Följande tekniska krav/inställningar bör uppfyllas för användare i EKO. Bildskärm: Pdf-hanterare: Scanner: Webbläsare: Bildskärmens storlek rekommenderas till 19 tum för att du ska slippa onödig scrollning i systemet. Lägsta krav på pdf-läsare är Acrobate Reader version 6.0 eller högre. Beroende på arbetssätt vid inscanning kan även Adobe Acrobat Professional behövas. Pdf-läsaren kan ställas in att visas i samma fönster som EKO eller att ett nytt fönster öppnas för dokumentet. Det senare är att föredra eftersom du när du är klar, stänger fönstret istället för att använda Back-knappen i webbläsaren, för att komma tillbaka till EKO. För att ändra inställningarna, gå in i Adobe Reader/Acrobat, välj Edit välj Preferences välj Internet ta bort eventuell bock i Display PDF in browser och välj OK för att spara senast val. Lägsta krav på scannerns upplösning är 300 dpi. Scannern bör även vara utrustad med en dokumentmatare för att uppnå en god arbetsmiljö. Inscannade dokument ska i pdf-format kunna föras över till användarens dator som e-post eller som fil på en server. Scannern bör ha god bildkvalitet eftersom inscanning av dokument ersätter delar av den arkivering som tidigare skett i såväl kronologisk som givarordning på fakultetsnivå. Internet Explorer v 6.0 alternativt Netscape Navigator v.7.1 eller senare versioner. 8

9 2 Inloggning och huvudmeny Inloggning sker via Medarbetarportalen Verktyg EKO eller direkt via webadress Fyll i användarnamn och lösenord samt tryck Enter och EKO öppnas upp i ett nytt fönster. Huvudmenyn för EKO finns längst upp till vänster på varje bild. Från huvudmenyn nås systemets fem grundfunktioner; grunddata, kontrakt, rapporter, hjälp och admin. Grunddata Här finns tabeller med alla grunddata EKO behöver för att kunna registrera kontrakten såsom ansvar, verksamhetsnummer, projektledare, etc. Underhåll av grunddata sköts av applikationsansvarig. Kontrakt Här finns registrering av kontrakt och sökfunktion on-line. Rapporter Här finns 4 standardrapporter och en rapport för uttag i Excel. Hjälp Här finns en länk till Användarmanualen. Admin Här finns ett administrationsverktyg för att hantera användare, dvs nyupplägg, borttag av användare och byte av behörighetsroll för användare. Var och en av dessa grundfunktioner kommer att beskrivas mer i detalj i kapitlen som följer. 9

10 3 Kontrakt Kontraktsfunktionen hanterar registrering och underhåll av kontrakten. Funktionen innehåller ett sökformulär för att hitta registrerade kontrakt och en Visa bild för att enbart titta på informationen som är knuten till ett kontrakt. Det ingår även en rekvisitionshantering, dvs. de medel som skall rekvireras/faktureras från finansiären. Via höger menyn kan man söka rekvisitioner/fakturor och även gå till en rekvisitionslista som visar senast gjorda utsökning, mer om detta beskrivs i kapitel Tooltips/Hjälprutor är länkade till ledtexterna i respektive bild och visas när man för markören över dessa. 3.1 Registreringsmallar EKO är uppbyggd med hjälp av mallar som styr i vilken följd registrering ska ske och hur informationen sedan visas. De mallar som är tillgängliga för varje användare visas i höger meny, enligt nedan. Reg Ankomst användas för att enbart fylla i de uppgifter som behövs för diarieföring och således få ett diarienummer på kontraktet, se bild. För att fullfölja registreringen måste kontraktet ändras till registreringstyp Standard och resterande uppgifter på kontraktet registreras. Reg Standard är den vanliga mallen som används för fullständig registrering av kontrakt/avtal/gåvohandlingar. 10

11 Ett kontrakt som registreras med registreringstyp Ankomst kan aldrig få status Normal eftersom alla uppgifter som behövs för status Normal ej är ifyllda i denna registreringstyp. 11

12 3.2 Sökfönster De sökfönster som finns i EKO är generella och används ifrån flera funktioner, exempelvis vid registreringen av kontrakt. Sök-knapparna i bilden öppnar upp ett separat sökfönster där du kan söka fram aktuell finansiär, motpart, verksamhet(projekt), projektledare eller ansvar. Om du fyller i en del av det ord utsökningen ska gälla, t.ex. AB i finansiärsfältet och trycker Sök, får du en resultatlista direkt i sökfönstret med alla finansiärer som börjar på AB. Om du istället fyller i några siffror i finansiärsfältet söker den mot kundnumret för finansiären. Du kan även söka efter del av text, med hjälp av asterisk tecken, exempelvis *AB ger en träfflista med alla finansiärer som har bokstäverna AB i början, eller någonstans i namnet. Om du hittar det du söker i listan, klickar du på det understrukna namnet, så släcks sökfönstret och informationen från den rad du klickade på har uppdaterats i huvudbilden. Är du inte nöjd med resultatet från den första utsökningen, kan du söka på nytt direkt i fönstret innan du väljer aktuell rad. 12

13 3.3 Kontraktsregistrering Kontraktsregistrering sker stegvis i sju bilder. Dessa är registrera kontrakt, verksamhetsfördelning, periodfördelning, händelser, scanning, visa bilden och rekvisition/faktura. Systemet lotsar användaren vidare i systemet med hjälp av knapparna Nästa, Föregående, Spara, Ta bort och Avbryt. Det går att lämna registreringsfunktionen efter varje bild för att återuppta den vid ett senare tillfälle, dock ska samtliga bilder gås igenom innan ett kontrakt är komplett och kan få status Normal. Samtliga aktuella uppgifter registreras bara en gång och återanvänds i fall att de behövs i ett senare skede för att spara på inmatningstillfällen. Innan registrering i EKO startar bör man ha kontrollerat kontraktet enligt checklistan för Ankomst av handling (se bilaga 1) och specifikt åtgärdat följande saker: Sekretess En uppgift i en handling kan vara belagd med sekretess om sekretesslagens krav är uppfyllda. Se riktlinjer för universitetets samverkan med näringslivet i styrdokumentet: Uppdrag med särskilda sekretess och säkerhetskrav som finns på Det är dock mindre vanligt med sekretessklausuler på bidragskontrakt men däremot mer vanligt vid uppdragskontrakt. Ett avtal som innehåller sekretessbelagda uppgifter scannas inte in. Istället scannas Anhållan om förvaltning in med hänvisning till var avtalet finns arkiverat. Det är viktigt att tänka på att sekretess inte gäller för all framtid. Det ska prövas om sekretess gäller för viss uppgift varje gång någon vill ta del av uppgiften. Samtliga original ska arkiveras brandsäkert. Finansiär Verksamhetsnummer Vid ny finansiär fyll i blankett Kund, uppläggning i kundregister/kreditprövning och sänd till Kassan, Ekonomiavdelningen. Nya finansiärer läggs sedan upp av Kassan i ekonomisystemet och förs över via nattliga körningar till EKO. Saknas verksamhetsnumret läggs det upp av kansliet i Agresso via menyval Egen meny - Registerunderhåll Verksamhet ny/ändring. För att föra över nya och ändrade verksamhetsnummer tas en rapport fram och sparas under menyval Egen meny EKO Skapar fil med verksamhet. Integrationen körs var 10:e minut mellan Agresso och EKO och i samband med den så förs de nya/ändrade verksamhetsnumren över till EKO. En automatisk överföring av verksamheter sker även varje natt mellan Agresso och EKO. 13

14 Projektledare Scanning För att kontrollera att projektledaren finns i EKO, gå till huvudmenyn Grunddata och därefter till Projektledare. Om personen ej är upplagd, lägg till honom/henne i ekonomisystemet och för sedan över till EKO innan registrering påbörjas. Se kapitel 6 Grunddata för ytterligare information. Scanna in kontrakten (de ekonomiska uppgifterna om varje kontrakt) och för över dem till din dator så att de är klara och kan hämtas vid registreringen. Det går även att lägga till ett dokument i efterhand. Inscanning av kontrakt är obligatoriskt. Vissa fält i registreringen per bild är obligatoriska och om fältet inte fylls i kommer automatiskt ett felmeddelande upp när skifte till nästa bild sker. Alla bilder förutom Händelser är även obligatoriska för att ett kontrakt slutligen ska få status Normal. Om det sker förändringar i kontraktet efter fullgjord registrering, (t ex genom tilläggskontrakt, ändringskontrakt och fortsättningskontrakt) registreras dessa under kontraktets ursprungliga diarienummer och markeras som en händelse, se vidare under avsnittet Händelser - datumdialog. Om felaktiga uppgifter som inte är ändringsbara har registrerats på ett kontrakt måste kontraktet makuleras och nyregistrering ske. Hänvisa till det gamla diarienumret i fältet för fri text i bild 1 vid nyregistrering. En kopia av det makulerade kontraktet ska arkiveras i kronologisk ordning tillsammans med övriga kontrakt. 14

15 Nedan ses en schematisk beskrivning över registreringsflödet i EKO. Kontrakt Verksamhet Period Händelser Scannade dok. Visa kontrakt Längst ner i bilden finns länk till: Rekvisitioner/fakturor. 15

16 3.3.1 Registrera kontrakt - bild 1 För att påbörja registreringen väljs Reg Standard och nedanstående bild visas på skärmen. Bild 1 utgör diarieföringsbild för respektive kontrakt/avtal. Dessa uppgifter ska alltid registreras i anslutning till kontraktets ankomst till kansliet, enligt gällande regler för diarieföring, för mer information om diarieföring kontakta Registraturet alternativt se deras hemsida: Vid registrering av kontrakt i svensk valuta tabbar du bara förbi valutafältet och skriver kontraktsbeloppet i rutan Kontraktsbelopp, SEK. Fältet Kontraktsbelopp, UTL lämnas tomt. Vid registrering av kontrakt i utländsk valuta, väljer du aktuell valuta i fältet Valuta och räknar sedan fram det svenska kontraktsbeloppet manuellt med hjälp av den valutakurs som visas i ovanstående fält. Detta belopp fylls i fältet Kontraktsbelopp, SEK och i fältet Kontraktsbelopp, UTL fyller du i det utländska kontraktsbeloppet. Sök-knapparna i bilden öppnar upp ett sökfönster där du kan söka fram aktuell finansiär, motpart eller projektledare(se kapitlet Sök fönster för mer information). 16

17 Övriga knappar i bilden fungerar enligt följande: Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild i flödet, visas bilden Visa Kontraktsinformation. Avbryter registreringen utan att spara (denna bild) och bilden Visa Kontraktsinformation visas. Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Kontraktsbilden läggs ut på nytt med uppdaterad information synlig. Följande information ska sedan registreras: Diarienummer Registreringstyp Ankomstdatum Handlingens datum Finansiärens beteckning Valuta Kontraktsbelopp, SEK Kontraktsbelopp, UTL Handläggare B41-a osv för varje kansliområde som ansvarar för diarium över externa medel. Nytt diarienummer sätts automatiskt för varje huvudkontrakt som registreras. Här visas vald registreringstyp beroende på vilken mall som valts. Vid eventuell ändring av registreringstyp, välj i listan och tryck sedan Spara för att uppdatera sidan. Skriv in datum då kontraktet ankom till myndigheten (fakultetskansliet), ankomststämpelns datum Skriv in finansiärens beslutsdatum, alternativt datum då avtal tecknats med beställare av uppdrag Skriv in finansiärens beteckning för att identifiera kontraktet, exempelvis finansiärens diarienummer, kontraktsnummer, projektnummmer, gåvodatum eller om liknande saknas ange handlingens datum. SEK anges automatiskt som förslag. Välj från lista om annan ursprungsvaluta är aktuell. Skriv in totalsumma, d.v.s. den summa som såväl beslutats som garanterats. Fyll i eventuellt utländskt kontraktsbelopp. Handläggare sätts automatiskt efter inloggad användare. Om annan person ska handlägga ärendet välj från lista. Nämndområde/motsv. Nämndområde/motsv. där kontraktet handläggs. Ger områdesbokstav i diarienummer. Kopplat till handläggare. Sätts automatiskt utifrån vald handläggare 17

18 Status Finansiär Motpart Projektledare Ansvar Projekttitel Kontraktstyp Status Preliminär sätts automatiskt som förslag. För att få status Normal fullföljer du registreringen och via Visa bilden trycker du på OK knappen för validering av registrerade uppgifter. Vid ändring av status till Makulerat eller Historia välj från lista och tryck Spara för att uppdatera informationen. Välj från lista tillämplig finansiär. Saknas finansiär måste denna först läggas upp i ekonomisystemet för överföring till EKO innan registrering kan ske. Blankett Kund, uppläggning i kundregister/kundregister sänds enligt anvisningar till Kassan för registrering. Vald finansiär sätts automatiskt som förslag. Välj från lista om någon annan än finansiären förmedlar betalningen, t ex forskningsbidrag där projektets koordinator finns vid ett annat universitet (förvaltande organ). Se ovan om finansiären saknas. Fyll i projektledarkod och tryck Tab alternativt skriv in del av namn och tryck Sök. En lista med sökt urval presenteras. Klicka på sökt projektledare. Namnet flyttas över automatiskt till fältet för projektledare. Skriv in ansvarsställenummer (4 pos) för den institution/motsv. som projektledaren anhållit ska förvalta medlen. När bilden är sparad sker kontroll att ansvarsställenummer är giltigt. Ansvarsställets namn läggs därefter ut som information. Skriv in projektets titel. Ju mer noggrant titeln anges desto större möjligheter att använda informationen. Undvik att göra radmatningar i fältet eftersom sådana försvårar uttag av rapport i excel-format. Välj från lista vilken kontraktstyp kontraktet har, utifrån vald kontraktstyp kommer automatiskt en lista upp med aktuella baskonton till höger om kontraktstyp. Obs! Moms (25%) genereras enbart på kontraktstyp Uppdrag. Baskonto Verksamhetsgren Välj från lista aktuellt baskonto för kontering i ekonomisystemet. Denna information sänds vidare till ekonomisystemet i samband med rekvisitions- eller faktura skapandet. Välj från lista vilken verksamhetsgren som kontraktet tillhör: Forskning, GV/UB (enbart för Gemensamma förvaltningen & Universitetsbiblioteket), Grundutbildning eller Kombination. Om kontraktet innehåller både medel till forskning och grundutbildning så väljs Kombination. 18

19 Rekvisition/ fakturering Betalningsplan Fri text kontrakt Kontraktslänk Vår referens Extern referens Välj från lista vilken instans som ansvarar för att rekvisition/fakturering blir utförd. Välj från lista förslag på tillämplig betalningsplan utifrån de överenskommelser som finns i kontraktet/avtalet. Vald betalningsplan ligger sedan till grund för antalet rekvisitioner/fakturor som skapas för kontraktet. Skriv in eventuell fri text, max tecken. Observera att endast den text som finns fram till första radmatningen (alt de 60 första tecknen) följer med på excelrapporten. Fältet är sökbart i Sök kontrakt. Välj kontraktslänk via lista om kontraktet ska kunna länkas ihop med ett annat kontrakt. För upplägg av kontraktslänk kontakta EKO s applikationsansvarig. En kontraktslänk består av projektledarkoden för ansvarig projektledare samt ett kortnamn för projektet, exempelvis 20266Miljö Skriv in namnet på den som är vår referens för kontraktet och som kan hantera frågor angående rekvisitionen/fakturan. Skriv in den externa referensen som finansiären angett på kontraktet. Finns ingen angiven så ange namnet på den som skrivit under avtalet för finansiärens räkning alternativt finansiärens handläggare. Tryck Nästa efter fullgjord registrering för att komma till nästa bild, alt Spara om du vill kontrollera registrerad information. Båda dessa alternativ sparar registrerade värden och ett diarienummer skapas. Välj Avbryt om registrering är felaktig eller för att fortsätta vid ett senare tillfälle. Observera att ingen information sparas om du trycker Avbryt innan du erhållit ett diarienummer Verksamhetsfördelning bild 2 I följande bild fördelas kontraktets belopp över en eller flera verksamheter (projekt) och ett eller flera ansvar. En (1) verksamhetsfördelning måste alltid registreras per kontrakt. Flera uppgifter hämtas från bild 1. Om inga ändringar föreligger mot bild 1 anger du enbart ändamål, verksamhetsnummer, startdatum, slutdatum och eventuellt dispositionsdatum innan du fortsätter direkt till Periodfördelningsbilden via knappen Nästa. 19

20 Ett kontrakt har en finansiär och en huvudansvarig mottagare. Till detta knyts uppgifter om ansvar och verksamhetsnummer i ekonomisystemet. I de fall det finns flera projektledare inom ett kontrakt skapas verksamhetsfördelningar, där respektive projektledares uppgifter registreras. Vid flera verksamhetseller ansvarsfördelningar görs både bild 2 och bild 3 klar för varje verksamhet och ansvar i taget. Den första verksamhetsfördelningen som registreras betraktas i systemet som ansvarigt projekt och är den verksamhetsfördelning som kommer att synas i utsökningar via Sök kontrakt. Diarienummer Information från bild 1 Projektledare Ansvar Ändamål Information från bild 1 ändra om annan projektledare är aktuell Information från bild 1 ändra om annat ansvar är aktuellt Välj lämpligt alternativ via lista. Verksamhetsgren Information från bild 1 ej ändringsbart i denna bild, för ändring gå via bild 1. Verksamhetsnummer Fyll i upplagt verksamhetsnummer för aktuell verksamhetsfördelning Belopp, SEK Fri text Fyll i hela beloppet för aktuell verksamhetsfördelning, vilket sedan ska periodfördelas i bild 3 innan ytterligare verksamhetsfördelning kan påbörjas. Information från bild 1 alternativt skriv in kompletterande fri text tillhörande denna verksamhetsfördelning. 20

21 Ansvarigt projekt Startdatum Slutdatum Dispositionsdatum Förikryssat på första verksamhetsfördelningen. Önskas annan verksamhetsfördelning som ansvarigt projekt, klicka ur bocken i denna bild och bocka för i en annan verksamhetsfördelning. Det måste alltid finnas ett ansvarigt projekt angivet på varje kontrakt. Skriv in datum för projektstart enligt kontraktet. Fältet går att ändra fram till att kontraktets status ändrats till status Normal. Skriv in datum för projektslut enligt kontraktet. Skriv in datum för sista dag medel får förbrukas (senare datum än slutdatum). Om dispositionsdatum ej fylls i, sätts automatiskt samma värde som slutdatum. Ändringsbart fält. Om ändring är aktuell bör notering av händelse ske i bild 5, se kap Händelser - datumdialog. Sök-knapparna i bilden öppnar upp ett sökfönster där du kan söka fram aktuell projektledare eller verksamhet (se kapitlet Sök fönster för denna funktionalitet). Övriga knappar i bilden fungerar enligt: Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden Visa Kontraktsinformation. Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Föregående bild i flödet visas. Avbryter registreringen utan att spara (denna bild) och bilden Visa Kontraktsinformation visas. Tar bort innevarande verksamhetsfördelning inklusive tillhörande periodfördelning. Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Verksamhetsfördelningen läggs ut på nytt med uppdaterad information synlig. Tryck Nästa efter fullgjord registrering för att komma till nästa bild, alt Spara om du vill kontrollera registrerad information. Välj Ta bort om registrering är felaktig eller Avbryt för att fortsätta vid ett senare tillfälle. Valet Föregående leder dig tillbaka till föregående sida för eventuell justering av registrerade värden. Observera att obligatoriska värden på innevarande bild måste vara registrerade innan detta val kan göras. 21

22 3.3.3 Periodfördelning bild 3 Denna bild fördelar verksamhetsfördelningens belopp över projekttiden. Periodfördelningen måste registreras för att rätt information om kontraktsstocken ska kunna ges och att beloppen på rekvisitionerna/fakturorna per år ska bli rätt. Antalet år som ska fördelas har skapats utifrån angivet startdatum och slutdatum i bild 2. Detta ska spegla givarens åtaganden vad gäller finansiering över projektets tid. Hela årets inkomst per år ska stå i kolumnen Belopp. Eventuellt transfereringsbelopp anges som ett varav belopp från periodfördelningsbeloppet för aktuellt år. Med transferering avses medel som ska sändas vidare till annan extern organisation. Anges ett belopp i transfereringskolumnen följer detta med till rekvisitions-/faktura underlaget och landar i fältet varav extern part för inbokning på ett baskonto i kontoklass 7. Kontot i ekonomisystemet styrs av vilken finansiärsgrupp motparten tillhör. För mer information om in- och utbetalning av transfereringar se Ekonomihandboken. Uppgiften Att periodfördela avser storleken på innevarande verksamhetsfördelningen. Uppgiften Kvar att verksamhetsfördela avser det som återstår att verksamhetsfördela förutom denna plus tidigare gjord fördelning. Knapparna i bilden fungerar enligt följande: Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Om Kvar att verksamhetsfördela > 0 visas bilden Verksamhetsfördelning åter igen, annars visas nästa bild i flödet. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden Visa Kontraktsinformation. 22

23 Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Föregående bild i flödet visas (som alltid är verksamhetsfördelningen). Avbryter registreringen utan att spara(denna bild) och bilden Visa Kontraktsinformation visas. Tar bort innevarande periodfördelning. Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Periodfördelningen läggs ut på nytt med uppdaterad information synlig. Verksamhetsnummer Information från bild 2 Projektledare Information från bild 2 Ansvar Information från bild 2 Belopp per år FVA LOK Inst FVA HÖA Transf Skriv in enligt kontrakt. Om uppgift saknas på kontrakt ange hela beloppet på år 1 och 0 (noll) på övriga år. Skriv in beslutad procentsats (pålägg) Skriv in beslutad procentsats (pålägg) Fältet används för en del institutioner. Skriv in 0 (noll) om inget värde finns angivet på kontraktet. Skriv in beslutad procentsats (pålägg) Skriv in eventuellt transfereringsbelopp. Beloppet anges i SEK och som varav periodfördelningsbeloppet för aktuellt år på samma rad. Tryck Nästa. Därefter visas nästa bild i registreringsflödet alternativt bild 2 - Verksamhetsfördelning igen om det finns ytterligare belopp att verksamhetsfördela. 23

24 3.3.4 Händelser bild 4 I bild 4 registreras vilka rapporterings- och redovisningstidpunkter som ett kontrakt innehåller. Dessa händelser kan sedan sökas fram i Att göra rapporten och Sök kontrakt funktionen. Händelsetyperna i listboxen är fasta men kan fyllas på av applikationsansvarig om behov skulle uppstå. Händelser kan finnas i huvudkontraktet i form av exempelvis lägesrapport, vetenskaplig redovisning och slutredovisningsdatum. När en händelse registrerats, tryck Spara så kommer en ny blank rad upp för eventuell fortsatt registrering av händelser knutna till kontraktet. Händelser kan även vara tillkommande beslut som påverkar registrerade uppgifter i ursprungligt kontrakt, t ex ändrad dispositionstid, förlängd projekttid, tilläggsbelopp osv. Vid tillkommande beslut ska ändring först ske av den uppgift beslutet avser i bild 1 3. Efter att uppgiften ändrats i EKO görs en notering av det tillkommande beslutet under rubriken Ankomst i bilden för händelser. Beslutsdatum anges och ev händelsetyp för tillkommande beslut (t ex ändrad dispositionstid) anges i fältet för Beskrivning. Tillkommande beslut bör även scannas in till EKO. Handlingarna arkiveras under ursprungligt diarienummer. När en händelse inträffat/åtgärdats rapporteras det i kolumnen Avrapp (avrapporteras). I och med att händelsen avrapporterats så försvinner den från Att göra rapporten. Händelse Datum Beskrivning Välj från lista Ankomst (av tillkommande beslut), Lägesrapport, Slutredovisning eller Vetenskaplig redovisning. Skriv in datum för ankomst av tillkommande beslut eller aktuellt händelsedatum ( t ex datum för slutredovisning) Skriv in eventuell ytterligare beskrivning av händelsen. För händelse Ankomst ska beskrivning alltid fyllas i över vad beslutet avser samt/eller vilken ändring som gjorts i EKO. 24

25 Knapparna i bilden fungerar enligt följande: Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden Visa Kontraktsinformation. Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Föregående bild i flödet visas. Avbryter registreringen utan att spara(denna bild) och bilden Visa Kontraktsinformation visas. Tar bort förkryssade händelser. Validering av fälten på bilden görs, informationen sparas och samtliga händelser läggs ut på nytt med uppdaterad information synlig. Dessutom skapas alltid en ny tom rad längst ner för eventuellt fler händelser. Tryck Spara och registrera ny händelse eller tryck Nästa för att gå vidare i registreringen Scanning bild 5 När du kommer till denna funktion i EKO ska du först ha registrerat kontraktet och antecknat diarienummer, ansvarsställe och verksamhetsnummer på det kontrakt du ska läsa in. Enbart Pdf-filer kan läsas in i EKO. Om du har en enklare flatbäddscanner direkt ansluten till sin PC tjänar du på att göra inläsningen löpande. Det är en fördel om du vid inscanningen kan mata scannern så att den skapar en Pdf-fil per kontrakt, oberoende av om det är en eller flera sidor. Filerna brukar få standardfilnamn med hjälp av någon sekvensnumrering. Behåll sorteringsordningen på kontrakten så behöver du inte öppna alla filer först för att se vilket kontrakt de innehåller när du ska koppla samman filen med rätt kontrakt. Det bästa är om scannern kan lägga filerna i ditt eget bibliotek på din filserver men de kan även läggas direkt på din egen PC. 25

26 När knappen Lägg till trycks visas bilden nedan: I fältet Beskrivning står inget som förvald text, fyller du inte i någon text så kommer Dokument 1 upp som beskrivningstext på bifogat kontrakt. Ange gärna i fältet för Beskrivning vad det är för dokument (kontrakt, tilläggskontrakt, internt beslut, etc.) som bifogas eftersom det är den text du kommer att se i bild 6 Visa Kontraktsinformation. Det effektiviserar informationssökningen avsevärt om det är tydligt vilket dokument som ligger under vilken länk, se exempel nedan. Bläddra används för att hitta det inscannade dokumentet. Du får då upp ett sökfönster där du väljer det bibliotek i vilken filerna lagts och väljer den pdf-fil som innehåller det dokument som ska kopplas till aktuellt kontrakt. Klicka på Öppna och sökfönstret stängs. Klicka på Lägg till och filen läses in och lagras på diarienumret/kontraktet i databasen. Därefter får du en bekräftelse på att dokumentet är inlagt i systemet och en Tillbaka knapp blir synlig. Tryck på knappen Tillbaka, så återkommer du till första scanningsbilden med det nyss tillagda dokumentets namn upplagt, se exempel nedan där två kontrakt scannats in. De dokument som redan är kopplade till kontraktet visas på bilden. En rad per dokument skapas. Genom att klicka på länken till respektive dokument, öppnas dokumentet upp i Acrobat Reader. När kopplingen är klar, ta för vana att klicka på länken och kontrollera att dokumentet är det rätta och är läsbart. Kontraktet är nu lagrat i EKOs egna databas och det inscannade dokumentet kan med fördel tas bort från din hemkatalog på servern eller hårddisk för att undvika dubbellagring. Knapparna i bilden fungerar enligt följande: 26

27 Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden Visa Kontraktsinformation. Föregående bild i flödet visas. Avbryter registreringen och bilden Visa Kontraktsinformation visas. Tar bort förkryssade dokument. Enbart kopplingen till kontraktet plockas bort i ett första skede. Det inscannade dokumentet ligger fortfarande kvar i databasen men länken till dokumentet avaktiveras i EKO. Obs! Avaktiveringen kan ta ett par minuter så kontrollera att länken pekar på rätt dokument vid nyuppläggning av scannat dokument på samma kontrakt. Dialogen för att koppla ett inscannat dokument dyker upp. Efter att dialogen slutförts uppdateras bilden ovan med eventuell ny information. Tryck Nästa för att komma till bild 6 Visa Kontraktsinformation och godkänna registreringen. 27

28 3.3.6 Visa kontraktsinformation - bild 6 Denna bild är den centrala i kontraktsregistreringen och ger en översikt av vad som hänt i registreringsfunktionen. Visa Kontraktsinformation är främst en informationsbild och enbart de som har rättighet att registrera och uppdatera delar av kontrakt kan se Ändra knapparna i bilden. När registreringen är klar kontrolleras all information via denna bild och godkänns via knappen OK längst ner i bilden. Detta innebär att status ändras från Preliminär till Normal. Innan kontraktet sätts till Normal kontrolleras informationen av systemet och om allt är okej kommer du tillbaka till bilden Visa Kontraktsinformation. Om uppgifter saknas genererar systemet ett felmeddelande som beskriver vad som behöver kompletteras. Denna funktion gör att informationen som lagras kring kontrakten granskas och säkerställs innan utdata tas ut. OK knappen syns enbart när kontraktet har status Preliminär. Förändring av status görs vid behov genom att trycka på översta ändra knappen i nedanstående bild. Då öppnas bild 1 - Registrera kontrakt i registreringsflödet. När kontraktet satts om till status Normal trycker du på Visa knappen för att få fram en lista på den/de rekvisitioner eller fakturor som skapats med automatik av EKO. Kontrollera att rätt antal rekvisitioner/fakturor skapats och gå vidare och godkänn dem som ska sändas iväg den närmsta månaden. Se vidare kapitlet om Rekvisitioner/Fakturor. För att se själva kontraktet trycker du på Dokument 1 som är en länk till det inscannade dokumentet. 28

29 Knapparna i bilden fungerar enligt följande: Knappen är kopplad till det avsnitt i bild 6 - Visa Kontraktsinformation som den tillhör. Om du exempelvis klickar på knappen Ändra i avsnittet för Verksamhetsfördelning kommer du direkt in i registreringsflödet på bild 2 Verksamhetsfördelning. Knappen är synlig när status är Preliminär. Klickar du på OK knappen initieras en statusförändring från Preliminär till Normal. Innan statusförändringen genomförs sker en validering enligt givna regler som t.ex. att hela kontraktsbeloppet ska vara verksamhetsfördelat och periodfördelat. Om du klickar på knappen Visa vid Visa rekvisitioner så presenteras en lista av alla skapade rekvisitioner eller fakturor för aktuellt kontrakt. Finns det inga rekvisitioner/fakturor så kommer ett felmeddelande upp som säger Sökningen gav inga träffar. För dig som är behörig att rekvirera/fakturera, men inte att registrera/ändra kontraktsuppgifter, finns Visa-knappar även vid Verksamhets- och periodfördelningarna i bilden ovan. Du har tillgång till de delarna av kontraktsregistreringen för att där komma åt funktionen att skapa manuella rekvisitioner/fakturor. Du kan dock inte ändra några uppgifter i själva kontraktet. Därför ser du en Visa-knapp istället för en Ändra-knapp. Tillbaka knapp som är synlig när du sökt fram en rapport eller en kontraktslista. Fungerar som Back knappen i webbläsare. 29

30 3.3.7 Rekvisitioner/Fakturor bild 7 Denna bild hanterar de belopp som ska rekvireras/faktureras från finansiären. Startpunkten är när statusförändring på kontraktet sätts från Preliminär till Normal. Då skapas samtliga rekvisitioner/fakturor som kontraktet kommer att behöva under hela projekttiden. I bilden Visa kontraktsinformation finns längst ner en länk till rekvisitionerna/fakturorna: I EKO skapas endast underlaget för rekvisitioner/fakturor. Det är först i ekonomisystemet som de blir till rekvisitioner/fakturor. Rekvisitionerna/fakturorna skapas utifrån angiven verksamhetsfördelning, betalningsplan och periodfördelning med status Preliminär. För att en rekvisition/faktura ska överföras till ekonomisystemet krävs det att du gör en kontroll av rekvisitionen/fakturan och ställer om statusen till Godkänd. När rekvisitionen/fakturan har fått status Godkänd inväntar den rekvisitions-/fakturadatum då den skickas över till ekonomisystemet. Rekvisitionen/fakturan får då status Överförd och ett ordernummer genereras. Ordernumret överensstämmer med rekvisitions-/fakturanumret i ekonomisystemet och är där sökbart i funktionen Kundreskontra - Fritextfakturering Fråga/ändra order. Underlaget i EKO genererar antingen en rekvisition eller en faktura i ekonomisystemet beroende på om den avser bidrag eller uppdrag. Baskonto och momskod styrs efter vald kontraktstyp, vilket väljs i Registrera kontrakt -bild 1. Dessutom finns det en markering på rekvisitionen om det är en äkta eller oäkta rekvisition. Äkta rekvisitioner överförs till ekonomisystemet där de skrivs ut och skickas till finansiären. Oäkta rekvisitioner överförs inte till ekonomisystemet och skickas inte till kund. Det ska vara en oäkta rekvisition om finansiären sänder medlen till oss direkt utan att vi behöver skicka dem något underlag. Oäkta rekvisitioner godkänns av kansli/motsvarande vilket sker först när information fås från Kassan/fakultetskansli om att medlen inkommit. Alla uppdragskontrakt genererar alltid fakturor, vilka ska skickas ut till finansiären. För fakturor bokförs intäkt och kundfordran direkt men för rekvisitioner bokförs den först när betalningen kommer. När rekvisitionen/fakturan är betald av finansiären skickas ett betalningskvitto från ekonomisystemet till EKO som förändrar status på rekvisition till Betald och den inbetalda summan sparas. 30

31 Om behov uppstår för att skapa fler rekvisitioner/fakturor än de som skapades initialt kan du göra detta. Enda kravet är att de måste skapas mot och från en befintlig verksamhetssfördelning. Du kan även ta bort överflödiga rekvisitioner genom att använda Ta bort knappen Ordernummerserier i EKO När en godkänd faktura når sitt fakturadatum blir den alltid överförd till ekonomisystemet. I EKO får den då status Överförd och ett ordernummer. Ordernumret återfinns även i ekonomisystemet. För rekvisitioner gäller att äkta rekvisitioner överförs till ekonomisystemet men att oäkta rekvisitioner inte gör det. Det finns följande ordernummerserier: Fakturor: Äkta rekvisitioner: Oäkta rekvisitioner: Ordernummerserie 4*. Verifikationstyp EF i ekonomisystemet. Kassan matchar med fakturanummer. Ordernummerserie 5*. Verifikationstyp AR i ekonomisystemet. Kund anger ordernummer vid betalning. Kassan söker på ordernummer, fakturerar rekvisitionen och matchar mot inbetalningen. Intäkt bokas på verksamheten. Ordernummerserie 1*. Oäkta rekvisitioner hanteras av kansli/motsvarande. Bidragen läggs till kansliernas utredningskonto i ekonomisystemet varifrån de omförs manuellt till rätt verksamhet. Samtidigt godkänner kansli/motsvarande den rekvisition i EKO som betalningen avser och anger att den ska vara oäkta. Oäkta rekvisitioner överförs inte till ekonomisystemet. När den godkända rekvisitionen når sitt rekvisitionsdatum får den istället direkt status betald. Det finns även ytterligare en ordernummerserie i EKO: Från driftstarten i oktober 2008 till och med februari 2009 överfördes oäkta rekvisitioner till ekonomisystemet, där de har ordernummerserie 6* och verifikationstyp OR. Automatbetalda vid driftstart Ordernummer När rekvisitions- och fakturahanteringen togs i bruk skapades rekvisitioner och fakturor på alla kontrakt i EKO. Alla rekvisitioner och fakturor med datum eller tidigare klumpades ihop till en rekvisition/faktura per verksamhetsfördelning på varje kontrakt. De rekvisitionerna/fakturorna fick sedan status betald och ordernummer Dessa inbetalningar är fiktiva och jämförelse bör alltid ske med Agresso för avstämning av inbetalda belopp i EKO tidigare än

32 Huvudkontraktsansvar och verksamhetsfördelat ansvar I EKO skiljer vi på huvudkontraktsansvar och verksamhetsfördelat ansvar. Kontraktsansvar är den institution/enhet som är registrerade som mottagare och förvaltare av ett kontrakt i EKO. Sedan kan det kontraktet vara fördelat på en eller flera verksamheter (= verksamhetsfördelat ansvar). De verksamheterna kan även ligga på andra institutioner/enheter än kontraktsansvaret. Det är administratör på mottagande institution, alltså kontraktsansvaret, som ansvarar för rekvirering och fakturering på hela kontraktet, det vill säga även när en del av rekvisitionerna och fakturorna ligger på andra ansvar. Ett exempel: Kontraktsansvar är Kontraktet delas mellan en verksamhet på ansvar 2281 och en verksamhet på ansvar Rekvisitioner skapas då både för ansvar 2281 och Det är då administratör på ansvar 2281, kontraktsansvaret, som ska granska och godkänna alla rekvisitioner för hela kontraktet, även de på ansvar I sökbilden Sök rekvisitions-/fakturaunderlag och rapporten Att göra finns därför två olika ansvarsintervall att söka på: Ansvar, Kontrakt Ansvar, Rekv/Fakt Ansvar, Kontrakt: Genom att söka på Ansvar, huvudkontrakt ser du alla rekvisitioner och fakturor som hör till det huvudkontraktsansvaret. Det innebär att om det på kontraktet finns verksamhetsfördelningar utanför det valda ansvaret ser du även de rekvisitionerna/fakturorna. Ansvar, Rekv/Fakt : Söker du på rekvisitions- och fakturaansvar får du fram alla rekvisitioner och fakturor som ligger på valt ansvar, oavsett vilket som är kontraktsansvaret. Kontraktsansvaret på ett kontrakt ser du i bilden Visa kontrakt : 32

33 Sök rekvisitions-/fakturaunderlag För att söka fram vilka rekvisitioner och fakturor du har att åtgärda rekommenderas rapporten Att göra (se rubrik 4.1.1). Rekvisitioner och fakturor kan också sökas fram via funktionen Sök rekvisition i Kontraktsmenyn. Du kan kombinera olika sökkriterier för att begränsa urvalet, exempelvis ange projektnummer och ansvar för att söka fram alla rekvisitioner/fakturor för ett specifikt projekt som enbart är fördelat på ett ansvar. Samtliga fält är EKO-specifik information förutom Ordernummer som är det fakturanummer/rekvisitionsnummer som återfinns såväl i ekonomisystemet som i EKO. När sök kriterier är ifyllda, tryck på knappen Skapa längst ner i bilden och en resultatlista enligt följande presenteras: 33

34 Datumet och tidpunkten högst upp på rekvisitionslistan visar när utsökningen gjordes. Rekvisitionslistan ligger kvar ända tills samma användare gör en ny utsökning. Kolumnen Belopp visar rekvirerat belopp om status är Preliminär, Godkänd, Överförd eller Makulerad, om status däremot är Betald visar kolumnen Belopp det belopp som är inbetalt av finansiären. Som synes i bilden kan en rekvisition/faktura ha olika status. De förklaras mer ingående i nästa avsnitt under punkten Uppdatera rekvisitions-/fakturaunderlag. 34

35 Uppdatera rekvisitions-/fakturaunderlag När du klickar på länken i listan (Rekv/Fakt Id) ovan öppnas bilden Rekvisitions-/Fakturaunderlag för uppdatering. I denna bild uppdateras rekvisitions-/fakturaunderlaget för att skickas vidare till ekonomisystemet. (Eventuella förändringar av låsta fält görs via bilderna Registrera kontrakt, Verksamhetsfördelning samt Periodfördelning.) 35

36 Status Preliminär ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions- /fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum. Godkänd rekvisitions-/fakturaunderlaget avvaktar rekvisitions- /fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras. Överförd rekvisitions-/fakturaunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande verifikationsnummer. Betald Rekvisitionen/fakturan har betalats av finansiären och bokförts i ekonomisystemet. Inbetalt belopp visas. Makulerat Rekvisitionen/fakturan är makulerad och sänds ej till ekonomisystemet. När status är Överförd, Betald eller Makulerad är rekvisitionerna/fakturorna låsta. Statusändring kan då endast applikationsansvarig göra. Vår referens Er referens Motpart Finansiärskod Information hämtas från Registrera kontrakt, bild 1. Fältet är ändringsbart. Informationen överförs till Rekvisitionen/Fakturan som skickas till finansiären. Undvik tecken såsom accent, tyskt u. Information hämtas från Registrera kontrakt, bild 1. Fältet är ändringsbart. Informationen överförs till Rekvisitionen/Fakturan som skickas till finansiären. Undvik tecken såsom accent, tyskt u och citationstecken. Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Motpart är den finansiär som Rekvisitionen/Fakturan skickas till. Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Verksamhetsnummer Information hämtas från Verksamhetsfördelning - bild 2 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Ansvar Kontraktstyp Ändamål Information hämtas från Verksamhetsfördelning - bild 2 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Information hämtas från Verksamhetsfördelning - bild 2 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. 36

37 Datum Genereras utifrån vald Betalningsplan i Registrera kontrakt - bild 1, fältet är ändringsbart. Rekvisitions-/Fakturaunderlaget överförs till ekonomisystemet då Rekvisitions-/faktura datum infaller, förutsatt att status är Godkänd. Vid bokslut finns en möjlighet att bakåtdatera rekvisitions- /fakturadatum enligt tidplanen, dvs. om december månads reskontra stänger 10 januari nästkommande år är det möjligt att sätta rekvisitionsdatum åååå på rekvisitionen/fakturan trots att datumet är passerat under en begränsad period. Avser år Avser det år rekvisitionen ska hänföras till, ändringsbart vid årsbokslut. Finansiärens beteckning Fritext (max 1000 tecken) Äkta rekvisition Belopp, SEK Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Informationen visas högst upp i Rekvisitions-/Fakturaspecifikationen som skickas till finansiären. Skriv in den text som ska stå på rekvisitionen/fakturan som skickas till mottagaren. Texten kommer att visas i rekvisitionens/fakturans specifikationsfält. Vid en (1) enter-tryckning genereras en ny rad, vid två enter-tryckningar genereras en blankrad. Undvik tecken såsom accent, tyskt u och citationstecken. Bocka i rutan om finansiären ska erhålla rekvisitionen via post att betala mot. Lämnas rutan tom (= oäkta) överförs den inte till ekonomisystemet utan får status Betald direkt i EKO när den når sitt rekvisitionsdatum, förutsatt att den då varit Godkänd. Oäkta rekvisitioner godkänns av kansli när bidraget har kommit kansliet tillhanda. Obs! Fakturor ska alltid skickas till finansiären. Information hämtas från Periodfördelning- bild 3. Vid nyskapande av manuell rekvisition är fältet tomt. Varav Extern part Valuta Utländskt belopp Information hämtas från Periodfördelning- bild 3. Avser medel som ska vidare till part utanför GU. Vid nyskapande av manuell rekvisition är fältet tomt. Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Alltid i SEK med undantag för de rekvisitioner/fakturor som ska skickas iväg till finansiären i annan valuta. Information hämtas från Registrera kontrakt bild 1 och Periodfördelning bild 3. Observera att SEK-beloppet alltid måste kontrolleras så att det överensstämmer med utländskt belopp och valutakurs, t ex om det i fältet Utländskt belopp står och i fältet Valuta EUR 9,

38 så ska det stå i fältet Belopp, SEK. De eventuella uppdateringar/ändringar som görs i bilderna Registrera kontrakt, Verksamhetsfördelning och Periodfördelning uppdateras enbart på preliminära och godkända rekvisitioner. Knapparna fungerar enligt följande: Rekvisitionen tas bort. Om den redan är överförd till ekonomisystemet plockas inte rekvisitionen bort utan den ändrar enbart status till Makulerat. Validering av uppgifterna på bilden sker och information sparas. Sparad information läggs ut på skärmen som bekräftelse. Förändrad information sparas om status är godkänd eller preliminär. Föregående rekvisition från utsökt träfflista visas. Förändrad information sparas om status är godkänd eller preliminär. Nästa rekvisition från utsökt träfflista visas Utskrift av rekvisition/faktura i ekonomisystemet När en godkänd rekvisition/faktura uppnått rekvisitions-/fakturadatum sänds den över till ekonomisystemet och får därmed status Överförd i EKO. Dagen efter finns den att hämta upp i Agresso under Egen meny EKO Utskrifter EKO. 38

39 En frågemall har skapats där man kan söka ut sina rekvisitioner och fakturor per ansvar. Fyll i ansvar, tabba ur och tryck på Sök (kikaren). Dubbelklicka på raden och få upp en fil med alla fakturor och äkta rekvisitioner på valt ansvar. Ta kopia på faktura för att sätta in i pärm i verifikationsnummerordning. Skicka original till kund. Kundens inbetalning matchas sedan mot faktura/rekvisition av Kassan/kansli. 39

40 Skapa manuellt rekvisitions-/fakturaunderlag Om något ändrats eller blivit fel under kontraktstidens gång så kan det uppstå behov av att skapa manuella rekvisitioner/fakturor. Manuella rekvisitioner skapas utifrån Verksamhetssfördelning bild 2. Tryck på knappen Skapa Rekv/Fakt. 40

41 Följande bild visas: Till skillnad från automatgenererade rekvisitioner saknas värden i fälten Datum, Avser år samt beloppsvärden. Dessa måste fyllas i manuellt. Tryck Spara för att validera värden och komma vidare. 41

42 3.4 Sök kontrakt Menyvalet används för att söka fram befintliga kontrakt. Valfritt antal sökkriterier kan anges. De fält som har en asterisk(*) i ledtexten kan användas för att ange wildcard-sökningar. Det vill säga om du söker efter ett kontrakt med en projekttitel som innehåller ordet fältstudie skriver du *fältstudie* i fältet. Om du inte skriver någon asterix efter sökordet exempelvis Karl så lägger systemet automatiskt till en asterix efteråt Karl* och söker då fram allt som börjar med Karl. För de fält som har en T.o.m. ruta kan du ange ett intervall. Om du ej använder T.o.m. fältet utan enbart första rutan så görs det en distinkt (=) jämförelse. Om båda fälten används så är det jämförelsen >= resp. <= som används. Undantag från denna regel är Kontraktsbelopp och Transfereringsbelopp där du har möjlighet att ange om jämförelse ska vara = eller >= om inget intervall fyllts i. 42

43 Om ett kontrakt har flera verksamhetsfördelningar så presenteras enbart den verksamhetsfördelning som innehåller ansvarigt projekt i Kontraktslistan. Vill du få fram alla verksamhetsfördelningar till ett kontrakt behöver du söka på ett verksamhetsintervall som innehåller alla de verksamheter som kontraktet är fördelat på. Status Preliminär och Normal ligger förvalt. Om du vill se samtliga kontrakt i EKO måste även statusval Historia och Makulerat markeras. För att söka fram alla registrerade kontrakt på en viss fakultet kan du använda dig av bokstavsbeteckningen i diarienumret för aktuell fakultet enligt nedanstående lista, exempelvis B41-c* för att söka fram alla kontrakt för Handelshögskolan. Knapparna i sökbilden fungerar enligt följande: Tömmer sidan på ifyllda sökkriterier alt ENTER Används när sökkriterierna är ifyllda och rapport ska skapas. 43

44 Görs inga urval presenteras en lista på alla kontrakt för hela universitetet. Resultaten i Sök kontrakt presenteras alltid utifrån kontraktsnivån, dvs. enligt de uppgifter som registrerats i Registrera kontrakt - bild 1. 44

45 I urvalet finns de två checkboxarna Ej helt betalda kontrakt samt Ofullständigt fördelade kontrakt. Genom att kryssa i Ej helt betalda kontrakt visas endast de kontrakt som inte är fullbetalda. Kryssar du i Ofullständigt fördelade kontrakt visas de kontrakt där hela kontraktsbeloppet inte finns fördelat på rekvisitioner/fakturor. Om boxarna inte kryssas i begränsas inte urvalet men informationen visas ändå i resultatet (se nedan). När alla kriterier som ska användas är ifyllda tryck ner knappen Skapa Kontraktslista alternativt tryck på ENTER tangenten. En kontraktslista (träfflista) enligt nedan visas. Datumet högst upp till höger visar när utsökningen gjordes. Kontraktslistan ligger kvar ända tills samma användare gör en ny utsökning. Kontraktens status visas längst till vänster med hjälp av en färgmarkering. För att se all information om de sökta kontrakten klickar du på länken i kolumnen Diarienr. Då visas bilden Visa Kontraktsinformation för valt diarienummer och därifrån kan du som är behörig vid behov komma in i registreringsflödet för att göra eventuella förändringar i kontraktet. Kolumnen Kontraktsbelopp_SEK visar hela kontraktsbeloppet för aktuellt kontrakt. Kolumnen Skapade rekv/fakt visar hur stor del av kontraktsbeloppet som är rekvirerat/fakturerat. Hit räknas alla rekvisitioner/fakturor som har status Preliminär, Godkänd, Överförd och Betald. Makulerade fakturor inkluderas inte. 45

46 Kolumnen Inbetalt belopp summerar de rekvisitioner/fakturor som har fått status Betald. Kolumnen Återstående belopp visar vilket belopp som återstår att få inbetalt, alltså kontraktsbeloppet minus tidigare inbetalda belopp. Klickar du på länken i kolumnen Dok (dokument) ovan, visas det inscannade dokument som först är kopplat till kontraktet. Finns det en flagga längst till höger i raden för aktuellt kontrakt betyder det att det finns fler än ett inscannat dokument länkat till kontraktet. Dessa dokument nås via Visa Kontraktsinformation och avsnittet för Inlästa dokument. Beroende på inställningar i webbläsaren om hur pdf-filer visas finns det två alternativ för att återgå till Kontraktslistan. Det ena är att använda Back funktionen i webbläsaren om pdf-filen visas direkt i webbläsaren och det andra är att pdf-filen visas i ett separat fönster som stängs med hjälp av krysset i högra hörnet på det öppnade fönstret. Tillbaka knapp som är synlig när du använt Sök kontraktsfunktionen. Fungerar som Back knappen i webbläsaren/browsern, d.v.s. åter till föregående sida Sök kontrakt med hjälp av projektstart- eller slutdatum I Sök kontrakt kan du söka fram kontrakt med hjälp av start-, slut- eller dispositionsdatum. Ange aktuellt intervall (ååmmdd) och var noga med att kontrollera vad du önskar få fram. Du kan enbart söka fram ett datumformat i taget, dvs. exempelvis alla kontrakt som har Avslutsmånad mellan som en kontroll inför helårsbokslutet avseende vilka projekt som kommer att avslutas inom angiven period. För att söka fram alla kontrakt som startar 2007 görs detta med hjälp av intervallet och Startmånad ikryssad under Datumtyp. 46

47 3.5 Uppdatera/Ändra kontrakt Uppdatering/Ändring av kontrakt görs med utgångspunkt från bild 6 - Visa kontraktsinformation. Sök fram det kontrakt som skall uppdateras och klicka på diarienumret för att få fram bilden Visa kontraktsinformation. Vid uppdatering/ändring så kan du alltid återgå till bilden Visa kontraktsinformation med knappen Avbryt.. Kontraktsinformation Tryck på knappen Ändra i första delen av kontraktsinformationen. Ändra alltid status på kontraktet till Preliminär för att ta bort preliminära och godkända rekvisitioner,/fakturor tryck Spara. Uppdatera kontraktet med ny/rätt information och tryck på Spara. Ändra tillbaka status på kontraktet till Normal, tryck Spara. Uppdatering har nu gjorts på kontraktet. Preliminära och Godkända rekvisitioner/fakturor har tagits bort och nya preliminära rekvisitioner/fakturor har genererats enligt de nya förutsättningarna. Rekvisitioner/fakturor med status Överförd och Betald förblir oförändrade. Tryck på knappen Avbryt för att återgå till bild-6 Visa kontraktsinformation. Vid varje statusförändring från Normal-Preliminär-Normal genereras en omgång nya rekvisitioner. Sök fram alla rekvisitioner/fakturor för kontraktet (förslagsvis med sorteringsordning Rekv.datum) och stäm av att alla rekvisitioner har rätt status och innehåll. Rekvisitioner/fakturor utan substans Makuleras alternativt tas bort med knappen Ta bort. För ändring av överförda och betalda rekvisitioner, kontakta applikationsansvarig. Händelse Tryck på knappen Ändra i delen Händelse. Registrera/Ta bort händelse, tryck Spara. Tryck på knappen Avbryt för att återgå till bilden Visa kontraktsinformation. 47

48 3.5.1 Ändra kontrakts-, verksamhets- och periodfördelningsbelopp Vissa finansiärer beslutar exempelvis om ett garantibelopp för en längre period än ett år och kompletterar sedan med årsvisa beslut om storleken på kontraktsbeloppet, detta innebär att det totala kontraktsbeloppet kan komma att förändras och/eller att beloppen behöver ändras mellan åren i EKO. För att ändra kontrakts-, verksamhets- eller periodfördelningsbeloppet måste kontraktet sättas om till status Preliminär och sedan godkännas igen för att nya rekvisitioner/fakturor ska skapas på rätt period. Obs! Vid omsättning till status Preliminär så tas alla tidigare skapade preliminära och godkända rekvisitioner/fakturor bort. Är en rekvisition/faktura redan överförd eller betald med felaktigt belopp kontakta ert fakultetskansli för hjälp. Om ett kontraktsbelopp ska höjas från exempelvis kr till kr kan detta enkelt göras via Registrera kontrakt - bild 1 när kontraktet är i status Preliminär. Välj Preliminär i listan för Status och tryck Spara. Kontraktsbeloppet blir då möjligt att ändra. Fyll i nytt kontraktsbelopp och tryck Nästa för att komma till Verksamhetsfördelning bild 2. 48

49 Ska beloppet in på samma verksamhet och ansvar som tidigare ändras bara beloppet i ovanstående bild till kr, tryck Nästa för att komma till periodfördelningsbeloppet. I periodfördelningsbilden ändrar du beloppet på det år som är felaktigt (se nedan) och trycker Spara för att se att rätt belopp registrerats. 49

50 Tryck sedan på Avbryt för att komma till Visa Kontraktsbilden och återigen godkänna registreringen via OK knappen. Nya rekvisitioner/fakturor skapas med automatik enligt de nya beloppen som angivits. 50

51 3.5.2 Ändra Start- Slut- eller Dispositionsdatum Vid förändring av projektstart eller projektslut i ekonomisystemet ska motsvarande förändring göras i EKO. Sök fram aktuellt kontrakt via menyval Kontrakt - Sök Kontrakt. Klicka på kontraktet och gå in på bild 1 Registrera kontrakt via den översta Ändra knappen. Sätt kontraktet i status Preliminär och gå sedan vidare med hjälp av Nästa knappen till Verksamhetsfördelningen. Ändra till önskat slutdatum och dispositionsdatum och tryck Nästa för att nya periodfördelningar ska skapas med automatik. Nya rader för periodfördelningsår måste skapas oavsett om inga nya medel kommer för att kontraktet ska vara korrekt registrerat. Obs! Kontrollera alltid att rätt antal år finns i bild 3 Periodfördelning efter genomförd ändring. Fortsätt i flödet och sätt slutligen kontraktet i status Normal igen via OK knappen i Visa Kontrakt. För ändring av kontraktsbelopp se avsnittet Ändra kontrakts-, verksamhets- och periodfördelningsbelopp. Obs! Om enbart dispositionsdatum ska ändras kan detta ske utan att status behöver sättas om till Preliminär. Detta görs direkt via Ändra knappen för bild 2 -Verksamhetsfördelning i Visa Kontrakt. Ändra till aktuellt dispositionsdatum och tryck Spara (istället för Nästa) och sedan Avbryt för att direkt komma till Visa Kontrakt och kontrollera att värdet stämmer. 51

52 3.6 Bokslutsrutiner Gå igenom checklistan för aktuellt bokslut och uppdatera/ändra de kontrakt som behöver åtgärdas enligt checklistan. Tänk specifikt på följande saker: Rekvisitioner/ fakturor Aktiva kontrakt Förlängning Historik Årsskifte Godkänn preliminära rekvisitioner/fakturor för innevarande period i god tid före den 1:e varje månad. Skriv ut och skicka fakturor och äkta rekvisitioner den 2:e i varje månad. Kontrollera att alla aktiva kontrakt är fullständigt fördelade och att det skapats rekvisitioner/fakturor för hela kontraktsbeloppet. Vid förlängning av kontrakt är det viktigt att ändra slut- / dispositionsdatum i både EKO och Agresso. Vid varje bokslut ska avslutade verksamheter/projekt i Agresso sättas till Historik i EKO. Detta görs genom att aktuella kontrakt söks fram i Sök kontrakt, ange aktuellt datum i fältet för slutdatum. Använd den lista som genererats som underlag och gå in via Visa Kontrakt och Ändra knappen för bild 1 Registrera kontrakt för att ändra kontraktens status till Historik. Kontrollera att kontraktet är fullbetalt och ta sedan bort eventuellt överblivna rekvisitioner/fakturor. Vid årsskifte är EKO stängt för registrering på det nya året under tiden Kundreskontran i Agresso är öppen på det gamla året. Detta innebär att nya kontrakt som inkommer på det nya året först kan registreras i systemet när applikationsansvarig meddelar att registreringsår är bytt i EKO. Kontrakt som inkommit t.o.m. åååå kan således registreras i rätt diarienummerserie ca 10 dagar in på det nya året. 52

53 4 Rapporter Det finns fyra rapporter och en Excel rapport/fil. Samtliga rapporter har ett eget sökfönster och en egen rapportlayout. Excel rapporten innehåller i stort sett all registrerad information om de framsökta kontrakten i excelformat, varje kontrakt visas med en rad per periodfördelningsår. Detta gör att summeringar av belopp i Excel rapporten enbart kan göras i kolumnen för Periodfördelningsbelopp för att få en korrekt summering av framsökta kontrakt. De fyra rapporternas sökbilder följer i stort sett samma logik. Asterixen (*) visar på vilka värden som är obligatoriska för att få fram ett resultat. All information som presenteras i rapporterna utgår ifrån periodfördelningsår i kontrakten. Detta innebär att vid urval på exempelvis får du fram information om de kontrakt som skulle få medel inbetalda mellan enligt kontraktens ursprungliga villkor. 53

54 Första sektionen innehåller sök kriterier för att avgränsa innehållet i rapporterna. Ändamåls- och händelsesektionen är ett tillval för att särredovisa beloppen för valt ändamål eller händelse. Knapparna i sökbilderna fungerar enligt följande: Skapa rapport sektionen visar på vilken sorteringsordning som rapporten kan presenteras i. Knappen Rensa innebär att skärmen töms på tidigare valda sök kriterier: rapporten. När sök-kriterierna är ifyllda tryck på Skapa knappen så öppnas Minsta kravet på sök-kriterierna är att Från/Till (åååå)* är ifyllt. Detta datum avser kontraktens periodfördelningsår. Status Normal är även förvalt värde i alla rapporterna för att rapporterna ska innehålla kvalitetssäkrad information. Självklart kan rapporter tas ut även på de andra status typerna men innehåller då kontrakt som är makulerade, historiska eller preliminära. Även rapportbildernas layout följer samma standard. Med valda sökkriterier högst upp i rapporten och därefter rapportinformation med delsummor och totalsumma. Belopp som summeras i rapporterna är alltid baserade på periodfördelningsbeloppet. 54

55 När valet Avdrag Högskolemoms är markerat innebär det att beloppen minskas med registrerad högskolemoms från respektive periodfördelning. Detta är en påläggsprocentsats om 8,7% som räknas om till 8% avdrag från periodfördelningsbeloppet. När valet Varav Transf är markerat innebär det att eventuella transfereringar från periodfördelningen redovisas i en egen kolumn i rapporten. Båda dessa val tillsammans visar hur mycket institutionen/motsv. har att disponera på inkomna medel för direkta och indirekta kostnader. Knapparna i rapportbilderna innebär: Välj Avbryt för att återgå från rapportbilden till sökbilden med sökkriterier ifyllda i sökbilden. Välj Utskrift om rapporten ska skrivas ut, detta val öppnar upp Windows utskriftsdialog. Kontrollera rapportens layout på papper med hjälp av Förhandsbild/Preview innan OK trycks i utskriftsdialogen. 55

56 4.1 Att göra Att göra rapporten är baserad på inlagda händelser samt preliminära och godkända rekvisitioner/fakturor. Syftet med rapporten är att kunna ta fram en bevakningslista på de händelser som kommer att ske framöver samt de rekvisitioner och fakturor som ska hanteras. Minsta kravet på sökkriterier är att Datum (ååmmdd)* är ifyllt. Den senast framsökta listan för inloggad användare finns under menyval Att göra lista. I urvalskriterierna ovan går det att söka på dels Ansvar, Kontrakt och dels Ansvar, Rekv/Fakt. Dessa kriterier förklaras närmare under avsnitt

57 Tryck på knappen Skapa och en rapport visas: Datumen till vänster är länkar där du kan klicka dig vidare för åtgärd / mera information. Att göra listan ligger kvar under menyval Att göra lista tills nästa utsökning görs. 57

58 4.2 Inkomst / år Rapporten Inkomst/år visar en totalsumma av beslutade inkomster per år och finansiär/finansiärsgrupp fördelade per ansvar, fakultet eller hela universitetet. Välj urval för rapporten och fyll i Från /Till år (åååå)* som alltid måste fyllas i för att en rapport ska kunna skapas. Välj även vilken sorteringsordning som önskas och tryck på Skapa. För att exempelvis se alla beslutade inkomster från alla finansiärer för ett specifikt ansvar väljer du urval Finansiär/Ansvar. För att sedan se samma urval på en mer grupperad nivå, välj Fin.kod/Ansvar. Obs! Fin.kod är detsamma som finansiärsgrupp. Se exempel av rapport på nästa sida. 58

59 Kolumnen Antal visar på antalet kontrakt per respektive finansiärsgrupp och kolumnen Inbetalt belopp visar på hur mycket som inbetalats från respektive finansiärsgrupp. Obs! Eftersom 2008 är startår för rekvisitions- och fakturahantering via EKO på Göteborgs universitet så kommer det inbetalda beloppet på tidigare år än 2008 att vara fiktivt. För korrekt uppgift om inbetalt belopp per kontrakt för 2007 och tidigare år hänvisas till ekonomisystemet och datalagret. Knapparna i rapportbilderna fungerar enligt följande: Välj Avbryt för att återgå till sökbilden med de valda sök-kriterierna ifyllda i sökbilden. Välj Utskrift om rapporten ska skrivas ut, detta val öppnar upp Windows utskriftsdialog. Kontrollera rapportens layout på papper med hjälp av Förhandsbild/Preview innan OK trycks i utskriftsdialogen. 59

60 4.3 Betalningsplan / år Denna rapport visar vilka betalningsplaner som används av de olika finansiärerna för respektive kontrakt. Sortering kan göras per finansiär, finansiärsgrupp eller betalningsplan för valt ansvar, fakultet eller hela universitetet. Fyll i urval och tryck på Skapa. 60

61 Denna rapport har nu skapats med ovanstående urval och visar hur många bidragskontrakt som rekvireras halvårsvis i efterskott åren för ett specifikt ansvar, vilket kan leda till en översyn av rekvisitionstidpunkter i avtal på institutionen för att minska eventuell negativ likvidsaldoränta på externa projekt. Knapparna i rapportbilderna fungerar enligt följande: Välj Avbryt för att återgå till sökbilden med de valda sök-kriterierna ifyllda i sökbilden. Välj Utskrift om rapporten ska skrivas ut, detta val öppnar upp Windows utskriftsdialog. Kontrollera rapportens layout på papper med hjälp av Förhandsbild/Preview innan OK trycks i utskriftsdialogen. 61

62 4.4 Verksamhet / år Denna rapport visar beslutade inkomster per år och finansiär/finansiärsgrupp fördelade per ansvar, fakultet, universitetet, projektledare eller verksamhetsnummer. Flera urval kan kombineras för att få ett mer specifikt eller begränsat urval. Sök-knapparna kan användas om hjälp behövs för att få fram rätt urval. Välj urval för rapporten och fyll i Från /Till år (åååå)* som alltid måste fyllas i för att en rapport ska kunna skapas. Välj även vilken sorteringsordning som önskas och tryck på Skapa. Se exempel på rapport nedan. Denna rapport visar följande information per kontrakt: verksamhetsnummer, finansiär, diarienummer, projekttitel samt projektledare och periodfördelningsbeloppen fördelade över valda år samt inbetalda medel till respektive kontrakt och kontraktets slut- eller dispositionsdatum. Kontrakten visas i verksamhetsnummerordning med lägsta numret först per valt ansvarsintervall. För att söka på ett ansvar behöver enbart första fältet för ansvar fyllas i, vid intervallsökning används båda fälten. 62

63 Knapparna i rapportbilderna fungerar enligt följande: Välj Avbryt för att återgå till sökbilden med de valda sök-kriterierna ifyllda i sökbilden. Välj Utskrift om rapporten ska skrivas ut, detta val öppnar upp Windows utskriftsdialog. Kontrollera rapportens layout på papper med hjälp av Förhandsbild/Preview innan OK trycks i utskriftsdialogen. 4.5 Excel rapport Sökbilden för Excel rapporten ser ut enligt nedan. Valfritt antal sökkriterier anges. Obs! Excelrapportens resultat presenterar varje kontrakt per periodfördelningsår på en rad för sig, detta innebär att för att du ska få rätt summa per kontrakt så måste summering ske via beloppskolumnen för periodfördelningsår, dvs. ej via kolumnen för kontraktsbelopp. 63

64 De fält som har en asterisk(*) i ledtexten kan användas för att göra sk. wildcard-sökningar. Dvs om du söker efter kontrakt med en fritext som innehåller ordet fältstudie skriver du *fältstudie* i fältet. För de fält som har en T.o.m. ruta kan du ange (ett) intervall. Om du ej använder T.o.m. fältet utan enbart första rutan så görs det en distinkt (=) jämförelse. Om båda fälten används så är det jämförelsen >= resp. <= som används. Undantag för denna regel är Transfereringsbelopp där du har möjlighet om jämförelse ska vara = eller >= om inget intervall används. 64

65 När alla kriterier som ska användas är ifyllda välj knappen Skapa Rapport. En rapport skapas genom att en Excel fil öppnas upp. I Excel filen läggs nästan all information från de sökta kontrakten in. Vad som saknas är bland annat vår och er referens på kontraktsnivå. Denna fil kan användas som den är eller så kan den redigeras och förändras som vilken Excel fil som helst, men då måste den först sparas ner på din dator för att ha full Excel-funktionalitet. Välj Gå till/bakåt i verktygsmenyn i din webbläsare för att återgå till rapporturvalet. 65

66 5 Hjälpfunktion Hjälpfunktionen ligger som ett val i huvudmenyn i EKO och innehåller en länk till användarmanualen. Inne i systemet finns det Tool-tips (hjälprutor) som visas när du för markören över ledtexterna. Detta är kortfattade beskrivningar av hur registrering ska ske i de olika fälten. Ett tool-tips visas i 6 sekunder. För att visa det igen, flyttar du markören från ledtexten och tillbaka igen. 66

67 6 Grunddata Grunddata hanterar de basdata som behövs för att registrera kontrakten. Dessa grunddata kan vara importerade från t.ex. ekonomisystemet och/eller administreras direkt i EKO. Se nedan vilka grunddatatabeller som berörs av detta. Funktionen Grunddata används endast vid registrering av nya data, d.v.s. de värden som är möjliga att välja vid registrering av kontrakt, och eller vid korrigering eller makulering av grunddata. De grunddatatabeller som kan underhållas via EKO är följande: Definition av grunddata Baskonto Anger vilket baskonto inbetalda medel kommer att bokas in på i ekonomisystemet, koppling finns till vald kontraktstyp. Betalningsplan När och hur universitetet får betalt. Se vidare avsnittet för Registrering av grunddata för mer information. Finansiärsgrupp (kod) Finansiärsgrupp (kod) Gruppering av finansiärer med likartad organisation, varje finansiär kopplas vid nyregistrering till rätt grupp genom kontroll av organisationsform: Forskningsråd Statliga myndigheter Statliga universitet och högskolor Enskilda utbildningsanordnare Kommuner/landsting Svenska företag, ekonomiska föreningar, handelsbolag, kommanditbolag Svenska organisationer utan vinstsyfte (ex stiftelser) GU-anknutna stiftelser 67

68 forts. Svenska privatpersoner European Commission, EFC forskningsråd European Commission, EU ramprogram European Commission, Övriga EU-medel Utländska företag, utländska ekonomiska föreningar, etc Utländska organisationer utan vinstsyfte Utländska privatpersoner Finansiär Vem som har beslutat om bidraget alternativt beställt uppdraget. Se vidare avsnittet om Registrering av grunddata för information om upplägg och ändring av finansiär. Handläggare Den som på delegation fattar beslut om förvaltning av medel. Handläggare läggs upp av applikationsansvarig efter ifylld behörighetsblankett. Det är viktigt att namnet stavas på samma sätt som vid användaruppläggningen, för att defaultvärdet i handläggarfältet vid nyuppläggning av kontrakt ska fungera. Det finns även en koppling till vilket nämndområde som handläggaren tillhör och som i sin tur styr vilken diarienummerserie handläggaren registrerar i. Händelse Uppgifter som ska lämnas in/åtgärdas enligt kontraktet. Nya händelsetyper läggs upp av systemadministratör. Fakultet Fakulteter inom universitetet. Projektledare och ansvar (kostnadsställe) är kopplade till dessa fakulteter. Exempel på fakultet är Handelshögskolan. Texten hämtas från ekonomisystemet och läggs upp av applikationsansvarig. Nämndområde Nämndområdet(kansliområdet) är organisatorisk tillhörighet för handläggarna, ex. Humanistiska fakultetsnämnden. Nämndområdet visar den enhet där kontraktet handläggs. Nämndområdet styr även i vilken diarienummerserie registrerade kontrakt hamnar i. Läggs upp av applikationsansvarig. Kontraktslänk Kontraktslänk kan användas för att knyta samman flera kontrakt och projekt bl.a. för uppföljningsbehov. En kontraktslänk består av projektledarkoden för ansvarig projektledare samt ett kort namn på projektet, läggs upp av applikationsansvarig. Kontraktstyp Visar vilka typer av kontrakt som inkommit till universitetet. Varje kontraktstyp har ett eller flera baskonton kopplade till sig. Ansvar Institution/motsv information förs över till EKO via filöverföring från ekonomisystemet. 68

69 Verksamhetsnummer Nyregistrering och underhåll av verksamhetsnummer hanteras av kanslianvändarna i ekonomisystemet. Verksamhetsnummer måste allra senast vara överfört från ekonomisystemet till EKO när verksamhetsfördelningen ska registreras för att fortsatt registrering ska kunna ske. Se vidare Registrering av grunddata för mer information. Projektledare Den som står som huvudansvarig mottagare av bidrag eller beställare av uppdrag. Projektledare läggs upp i ekonomisystemet och förs sedan över till EKO. Valuta Ursprunglig valuta på kontraktet. Valutorna uppdateras en gg per månad av ekonomiavdelningen och förs via integration över till EKO den första arbetsdagen i varje månad. Verksamhetsgren Kontraktsfördelning på olika verksamhetsgrenar: Forskning, GF/UB, Grundutbildning samt Kombination. Nya verksamhetsgrenar läggs upp av applikationsansvarig. Ändamål Denna grunddatatabell innehåller en beskrivning över vad kontraktsmedlen ska användas till enligt avtal och vad universitetet behöver ha uppföljning på i samband med budgetarbetet. Följande ändamål finns: Projektmedel, löner, resor, utrustning och stipendier. Bidrag enbart avsedda för utrustning eller resor ska särskiljas. All grunddata kan hanteras och uppdateras av applikationsansvarig alternativt via integration med ekonomisystemet. Kontakta din fakultets kontaktperson eller förvaltningsgruppen vid eventuella frågor. 69

70 6.1 Registrering av grunddata Exemplet nedan visar vilken information som registreras/överförs för en grunddata. Varje baskonto som ska finnas i EKO läggs upp av applikationsansvarig i denna bild. Baskontot kopplas till en kontraktstyp och samma nummer och beskrivning som finns på baskontot i ekonomisystemet registreras även här (långa kontonamn kan ibland behöva förkortas i EKO). För varje grunddata som läggs upp eller förs över via integrationen med ekonomisystemet kan man ange ett giltighetsdatum, både startdatum och slutdatum kan anges. Om ett slutdatum sätts på en grunddata kan det ej längre väljas i kontraktsregistreringen, dvs. den finns ej längre i den lista som presenteras i bild 1 Registrera kontrakt. 70

71 Knapparna fungerar enligt följande: registrering kan göras. Tömmer de förändringsbara rutorna på information så att ny Sparar förändringar som gjorts på befintlig rad eller rad för nyuppläggning. Tar bort de rader du har markerat i rutan på resp. rad. I några grunddata bilder (exempelvis Finansiär och Projektledare) finns det även en sökfunktion. Se kapitlet Sök fönster för en beskrivning av denna funktionalitet Nedan följer information om vad som gäller vid registrering av betalningsplan, finansiär, projektledare, verksamhet och Betalningsplan Denna grunddata hanterar giltiga betalningsplaner. Antal rekvisitioner per år: Om projekttiden är 3 år kommer det att genereras 3*detta antal när status på kontrakt förändras från Preliminär till Normal. Betalning ska ske i: För placering av rekvisitioner i tid under ett år. I förskott innebär den 1:a i periodens första månad. Om efterskott är ifyllt innebär det den 1:a i periodens sista månad. Perioderna indelas efter Antal rekv per år. Dvs 4 rekv. per år innebär att rekvisitionerna skapas kvartalsvis och i förskott menas då den 1/1 och i efterskott menas den 1/3, för den första rekvisitionen under året osv.. 71

72 Rekvisitionsmånad: Tillämpas endast när det ska genereras en rekvisition per år. Månaden anges i form av ett månadsnummer, exempelvis 04 om rekvisitionen ska sändas iväg i april för en viss betalningsplan Finansiär Finansiär (el. kund) är lägsta nivån i hierarkin Finansiärsgrupp(kod) Finansiär. Exempel på finansiär är Vetenskapsrådet. Vid ny finansiär fyll i blankett Kund, uppläggning i kundregister/kreditprövning och sänd till Kassan, Ekonomiavdelningen. Nya finansiärer läggs sedan upp av Kassan i ekonomisystemet och förs över via nattliga körningar till EKO. I denna bild markeras de finansiärer som ingår i 12-dels rutinen och deras oäkta rekvisitionerna sänds ej vidare till Agresso Projektledare Projektledare för projektet som kontraktet omfattar. Projektledarkod är den kod som återfinns i position 3-7 i verksamhetsnumret som läggs upp för projektet i ekonomisystemet. Projektledarkoderna läggs upp av fakultetskansliets handläggare i Agresso och förs sedan över till EKO. Fältet projektledarid är projektledarkodens databasidentitet och används enbart av applikationsansvarig. Alla projektledarkoder är i EKO kopplade till en och samma fakultet GU Hold för att integrationen mellan Agresso och EKO ska kunna fungera. Det finns ingen koppling mellan projektledarkoderna och denna fakultetsknytning eftersom urvalet som presenteras i rapporter och on-line utsökningar per projektledare är beroende på vilket ansvar som respektive kontrakt/projekt är registrerat på. 72

73 73

74 Projektledare läggs först in i Agresso via menyval Egen meny - Registerunderhåll Projektledare ny/ändring Sök fram senast upplagda projektledarkod och ange ny aktuell projektledarkod. Skriv efternamnet först, sätt sedan kommatecken och skriv sedan förnamnet enligt bild nedan. Tryck Spara. OBS! Tänk på att sätta kommatecken mellan för- och efternamn för att namnet ska hamna rätt i EKO. Förnamn bör max vara 20 tecken och efternamn 30 tecken långt för att kunna synas i EKO, längre namn förkortas i samband med överföringen. Gå sedan vidare till menyval Egen meny EKO Skapar fil med pledare dubbelklicka för att få upp rapporten och tryck sedan Spara för att föra över nya och ändrade projektledare. Ändra inga värden i rapporten som skapas. 74

75 Integrationen körs var 10:e minut mellan Agresso och EKO och i samband med den så förs de nya/ändrade projektledarna över till EKO enligt skapad rapport. En automatisk överföring av projektledare sker även varje natt mellan Agresso och EKO Verksamhet Om ny verksamhet ska läggas upp görs detta först i Agresso via menyval Egen meny - Registerunderhåll Verksamhet ny/ändring. Sök fram senast upplagda verksamhetsnummer och ange nytt aktuellt verksamhetsnummer i rätt verksamhetsgrupp. För beskrivning av verksamhetsgrupper se Ekonomihandboken, i avsnittet om verksamhetsstruktur. Gå sedan vidare till menyval Egen meny EKO Skapar fil med verksamhet dubbelklicka för att få upp rapporten och tryck sedan Spara för att föra över nya och ändrade verksamhetsnummer. Ändra inga värden i rapporten som skapas. Integrationen körs var 10:e minut mellan Agresso och EKO och i samband med den så förs de nya/ändrade projektledarna över till EKO enligt skapad rapport. En automatisk överföring av projektledare sker även varje natt mellan Agresso och EKO 75

76 7 Admin och Logga ut Administratörsfunktionen är främst till för EKOs systemadministratörer. Här underhålls användare genom att behörigheter läggs till, tas bort eller eventuellt byter namn. Behörigheten är kopplad via den roll som varje användare tillhör. Rollerna som finns idag är Läsa, Rekvirör, Kontraktsregistrerare, Handläggare samt Systemadministratör. Behörigheten avgör vad du kan se eller göra i systemet. Varje användare kan även kopplas till en eller flera institutioner/motsvarande samt till en eller flera fakulteter för behörighet att enbart rekvirera och fakturera på de ansvar som angivits. Läsa Behörig att titta på kontraktsinformation, söka och ta ut rapporter i systemet. Rollen Läsa kan enbart registrera och avrapportera händelser samt lägga till inscannade dokument. Rekvirör Behörig att godkänna och ändra rekvisitioner / fakturor samt att titta på kontraktsinformation, söka och ta ut rapporter i systemet. Kontraktsregistrerare Behörig att registrera kontrakt, söka och ta ut rapporter i EKO samt lägga upp projektledare och verksamhetsnummer i ekonomisystemet. Systemadministratör Applikationsansvarig -behörig för allt inom EKO, dvs administrera användare, lägga in och ta bort grunddata, registrera, söka samt ta ut rapporter Logga ut Utloggningsfunktionen (Logga ut) finns med i alla högermenyer. När du klickar på Logga ut sker utloggning ur systemet och du kommer tillbaka till inloggningssidan igen. 76