Leverantörsfakturaportalen

Transkript

1 Leverantörsfakturaportalen Handledning för samordnare 1

2 Innehållsförteckning Portalens grundfunktioner... 3 Förutsättningar... 3 Inloggning... 4 Ändra lösenord... 5 Min inkorg... 6 Verktygsraden... 7 Hjälpfunktionen... 7 Menyn... 7 Knappar I fönstret... 8 Informationsrad... 9 Brevlådehantering... 9 Fakturor Inledning Fliken Min inkorg Kontera/Attestera Konteringsfliken Konteringsrader Visa kodförklaring Ändra faktura Signering Historik Cirkulationsfliken Bilagor och meddelanden Bilagor Bifoga dokument Meddelande Fliken Fakturor Sök/Visa Sök leverantörsfaktura Sök leverantörens fakturor Sök dokument Journaler Administrera Övergripande beskrivning Sortering, sökning Centralen Dokument Brevlådor Personliga favoriter Hantera favoriter

3 Portalens grundfunktioner I portalen finns alla webbaserade Raindancefunktioner. Portalen har en inloggningsprocess, en meny, en verktygsrad och alla de andra grundläggande element ett program innehåller. Detta kapitel presenterar portalens olika grundelement och hur man använder dem. Förutsättningar Raindanceportalen är anpassad för webbläsarna: Internet Explorer 6 och högre Mozilla 1.4 och högre De flesta funktioner kan köras i likvärdiga läsare, som Netscape 7.2 och Firefox Läsarfönstret får ha högst två verktygsrader om man vill slippa rullningslister. Funktionerna är anpassade för en skärmupplösning på 1024 x 768, eller högre. 3

4 Inloggning Starta webbläsaren och skriv in portaladressen (URL) i adressfältet. Har du sparat adressen som ett bokmärke går det lika bra att använda den möjligheten. Du måste alltid logga in för att använda portalen. Nedanstående inloggningsfönster visas. Fältbeskrivning: Användare Lösenord Enhet Användarens ID i Raindance. Användarens lösenord i Raindance. (Enhet/Företagsnummer. Lämnas blankt.) Knappar i fönstret: OK Klicka på OK för att logga på till Raindanceportalen. Skriv in det användarnamn och lösenord du har i Raindance. Klicka sedan på OK. Om portalen accepterar inloggningen visas din inkorg. Har lösenordet blivit för gammalt kommer portalen att automatiskt be dig om ett nytt. 4

5 Ändra lösenord Gör på följande vis när du manuellt vill byta lösenord: 1. Välj Administrera -> Portal i menyn. 2. Portalen öppnar en funktionssida och visar en meny i vänsterkanten. Klicka på menyalternativet Ändra lösenord. Sidan nedan öppnas. 3. Mata in det tidigare lösenordet i fältet Gammalt lösenord. 4. Skriv in det nya lösenordet i nästa fält. Bekräfta det nya lösenordet genom att även skriva in det i den tredje rutan. Klicka sedan på Spara. 5

6 Min inkorg Första sidan man kommer till efter inloggningen är alltid Min inkorg (se bild nedan). I inkorgen hamnar fakturor, externa och interna, bokföringsordrar kort sagt: allt som sänts till dig för kontering eller attest. Materialet är uppdelat i kategorier t.ex. Fakturor och Bokföringsorder för att det ska bli lättare att hitta. Det finns en flik för varje kategori, och rubriken innehåller även en siffra som anger antalet dokument under fliken. Står det 0 behöver du alltså inte aktivera fliken. Antalet räknas ned i takt med att du bearbetar och cirkulerar vidare i materialet. Varje rad motsvarar ett dokument. Fönstret Min inkorg kan också nås via Centralen eller via Min inkorg i verktygsraden. Via brevlådan konterar och/eller attesterar du dina dokument genom att markera ett dokument och klicka på kommandot Kontera/Attestera, eller dubbelklicka på fakturaraden. För mer information om hur du konterar/attesterar dina fakturor se avsnitt Fakturor. 6

7 Verktygsraden Vissa funktioner använder man så ofta att vi även har placerat dem i en verktygsrad, ovanför menyn. Den kompletta verktygsraden, med full behörighet, är så pass bred att vi i bilden nedan har valt att dela upp den. Min inkorg Centralen Logga ut Leder till inkorgen. Öppnar den funktion som visar hur många dokument som är på cirkulation, hur många som är försenade, osv. Ses endast av samordnare eller användare med sådan behörighet. Logga ut ur Raindanceportalen. Hjälpfunktionen Till höger om verktygsraden ligger en knapp med ett frågetecken. Du klickar på den för att starta portalens hjälpfunktion. För hjälp hänvisas till EA: s hemsida/användarstöd Menyn Det första som visas när du har loggat in är inkorgen. Ovanför ligger den horisontella menyn, som ser ut som på bilden. Det val som är aktivt indikeras med blå text på vit botten. Menyn har två nivåer. Placera markören över ett inaktivt val så vecklas den andra nivån ut och ger en förhandsbild av vilka val som är möjliga. 7

8 Alternativen i den andra nivån lyser upp, efter hand som du för markören över dem. Du måste klicka på ett alternativ för att aktivera det. Och det är först när du har gjort det, som menyn byter utseende och indikerar vilket alternativt som har valts Vilka menyval du ser styrs helt av vilka funktioner som är installerade i Raindance och vilken behörighet du har. Knappar I fönstret Som bilden ovan visar finns det tre knappar i inkorgens nedre högra hörn. Brevlådehantering: Här ställer du in hur inkorgen ska hantera material när du är frånvarande och om du ska få e-brev när något hamnar i inkorgen. Se nästa sida. Signering: Av säkerhetsskäl måste du signera betalattesterade dokument för att de ska skickas vidare. Glömmer du detta, eller låter bli, ligger dokumenten kvar i inkorgen till nästa inloggning. (Signering avser endast utförda betalattester) Kontera/Attestera: För att kontera eller attestera ett dokument, markerar du en rad i listan och klickar sedan på knappen. (Alternativt dubbelklickar du på raden.) Se avsnittet kontera/attestera. 8

9 Informationsrad I sidans nedre vänstra hörn visas alltid en informationsrad, oavsett i vilken funktion du befinner dig. Där framgår vilket företag du arbetar med och ditt användarnamn. Brevlådehantering När man klickar på knappen Brevlådehantering visas en lista över de användare vars inkorgar man har behörighet att ändra. Förmodligen ser du endast en rad med ditt eget namn. Dubbelklicka på den raden så öppnas dialogrutan nedan. Fältbeskrivning: För åtgärd Status Öppnas den Stängs den E-post Värdet kan vara Ja eller Nej. Ja innebär att inkorgen innehåller något att bearbeta; Nej betyder att den inte gör det. Låter dig styra om inkorgen ska vara öppen eller stängd. Växlar värdet och klickar Spara ändras inställningen omedelbart. Mata in vilket datum du vill att inkorgen öppnas, så sker det automatiskt om inkorgen var stängd dessförinnan. Som ovan, men med skillnaden att korgen stängs automatiskt den aktuella dagen. Portalen kan skicka ett meddelande så snart det hamnar något i inkorgen. Här anger du om det ska sändas meddelande: alltid varje gång det kommer något 9

10 intervall ingen med regelbundna mellanrum, så länge korgen innehåller något skicka aldrig meddelanden. Språk Hänvisning Chef Flytta Avbryt Spara Det språk du vill att knappar, ledtexter och menyer presenteras på. Den kollega du vill att material hänvisas till då inkorgen är stängd. Väljs från lista via förstoringsglaset. Din närmaste chef, eller den person du material ska hänvisas till när det blivit liggande i inkorgen en viss tid (eskalering). Väljs från lista via förstoringsglaset. När du klickar på knappen flyttas befintligt material över till den person du angivit i Hänvisning. Stäng dialogrutan utan att ändra något. Spara de ändringar som gjorts och stäng dialogrutan. 10

11 Fakturor Inledning Raindanceportalen på Umeå universitet har ekonomifunktioner för att hantera leverantörsfakturor, internfakturor och bokföringsordrar. Portalen bygger på en elektronisk fakturahantering där: leverantörsfakturor kan skannas in, ankomstregistreras och slutkonteras Leverantörsfakturorna distribueras enbart elektroniskt till handläggarna. Den som attesterar ser en inskannad fakturabild på skärmen, samtidigt som han gör sin attest. När en leverantörsfaktura är färdigkonterad och attesterad samt betalattesterad och signerad lämnar den cirkulationen och även Centralens övervakning. En viktig del i Raindanceportalen är Centralen en övervakningsfunktion där man får en överblick av de handlingar som cirkulerar. De personer/samordnare som övervakar flödet kan exempelvis se till att fakturor inte blir liggande obearbetade hos någon och att fakturor inte förfaller utan att vara färdigbehandlade. Se även under rubriken Centralen. Betalningar sköts av Raindance vanliga funktioner för betalningar dvs. Classic-delarna nyttjas i reskontran med vanliga intervall för sändning till Plusgirot/Bankgirot. Fakturorna finns dock hela tiden kvar i Raindanceportalen för visning. Alla attestuppgifter finns tillgängliga för intern kontroll och för externa revisorer. 11

12 Fliken Min inkorg Kontera/attestera-funktionen kommer du till på olika sätt: Vid inloggning kommer du direkt till min inkorg eller genom att klicka Min inkorg i verktygsmenyn eller genom att i menyn välja t.ex. Fakturor -> Kontera/Attestera. Hur inkorgen fungerar beskrivs i inledningen av handboken (se Introduktion: Portalens grundfunktioner: Min inkorg). Listan innehåller en rad per dokument. För fakturor visas uppgift om fakturanummer, leverantör, belopp, valuta, hur många dagar fakturan legat i brevlådan, och hur många dagar det är kvar till fakturan förfaller. Finns det bokföringsordrar, cirkulerade till dig visas de alltså i separata listor. Du väljer vilket dokument du vill bearbeta genom att antingen markera raden och klicka på knappen Kontera/Attestera, eller genom att dubbelklicka på raden. Fältbeskrivning: Fakturanummer Fakturanummer fakturan fått vid registrering. Leverantör D.typ Leverantörens namn. Dokumenttyp, Lev=leverantörsfakturor 12

13 Belopp Valuta Väntat Förfaller Meddelande Status Fakturabelopp inklusive moms. Fakturans valuta Antal dagar fakturan väntat på behandling i brevlådan. Antal dagar kvar till förfallodag. Meddelande till brevlådans ägare som skrivs in på meddelanderaden vid cirkulation av fakturan. Status på fakturan Knappar i fönstret: Kontera/Attestera Brevlådehantering (Signering) Om en faktura eller annat dokument är markerat i Brevlådan öppnas det tillsammans med konteringsdialogen. Om inget är markerat i Brevlådan öppnas det första dokumentet tillsammans med konteringsdialogen. Går till Brevlådehantering för min brevlåda. Godkännande av de betalattester du gjort på fakturorna. (Endast betalattesterare) 13

14 Kontera/Attestera När du väljer att Kontera/Attestera en leverantörsfaktura får du upp den inskannade fakturan med konteringsdialogen under. De viktigaste registrerade uppgifterna visas bredvid i gråa rutor för att enkelt kunna förvissa sig om att det är rätt faktura du konterar eller attesterar. Behöver du ändra något på din faktura klickar du på Ändra faktura. Mer information om hur du ändrar faktura finns i avsnittet Ändra faktura 14

15 Konteringsfliken Kontering och attesteringsdialogen kan se lite olika ut beroende på vad som skall konteras/attesteras och hur konteringssträngen ser ut beror på verifikationstypen. Konteringsdialogen består av ett verifikationshuvud och konteringsrader. Fältbeskrivning: Ver.dat Nr Text Att kontera Att Bet Verfikationsdatum i ekonomistyrningen. Dagens datum som förslag när du klickar på skapa verifikation. Kan ändras Verifikationsnummer på slutkonteringen i ekonomistyrningen. Leverantörens namn och fakturanummer som Raindance tilldelat. Belopp att kontera på verifikationen. Beloppet uppdateras efter varje konterad rad. Mottagningsattest/godkänd prestation. Betalattest, slutattest. Knappar i fönstret: Historik Nästa faktura Ändra faktura Tillbaka Öppnar funktionen Historik som visar dokumentets historik. Går vidare till nästa faktura i brevlådan. Öppnar fakturan i Ändra faktura kommandot. När hantering i Ändra faktura är klar återvänder du till Kontering/Attestering. Hoppar tillbaka till brevlådans översiktsbild. Kontera rad Sparar den rad du konterat och gör kontroller mot ekonomistyrningens regler 15

16 Konteringsrader Rubriken för verifikationsraderna visar hur de är uppbyggda. Raden börjar med attestbegrepp och radtyp på verifikationstypen. Därefter visas rubriken för de konteringsbegrepp som raden innehåller samt de belopp som ska registreras. Slutligen visas radtext på verifikationstypen. Förvald radtyp på ny rad är raden Kostnad. Vid konteringen kan du söka efter objekt med hjälp av kodguiden. Genom att klicka på rubriken till den objekttyp du ska kontera på får du upp en lista på befintliga objekt. Välj ett av objekten genom att markera det och klicka på OK. För att förenkla sökningen kan du använda dig av Personliga favoriter.(kontrollera med din administratör om du/ni kan lägga till Personliga favoriter). Kodguiden kan också öppnas med hjälp av tangentkombinationen ALT+Q. När ett fält är ifyllt flyttas markören automatiskt till nästa öppna fält. Du kan också flytta dig till önskat fält med tabtangenten. För att flytta dig bakåt används SHIFT+TAB. Om kontering ska göras på mer än en rad kan värdet i fältet ovanför kopieras genom tangentkombinationen ALT+C. Ikonen (i) som finns till höger om rubriken för Radtyp är en funktion för att visa en förklaring till koderna på en konteringsrad. Klicka på ikonen och ett fönster med förklaringar till koderna på den markerade raden öppnas. Mer information om funktionen finns i avsnittet Visa kodförklaring. När du konterat klart raden sparar du konteringen genom att trycka på Returtangenten eller klicka på Kontera rad. Konterad rad går att ändra under förutsättning att raden inte är attesterad (attest/betalattest). Om raden är såväl konterad som attesterad måste raden avattesteras innan konteringen kan ändras. Avattest och ändring utförs av den som attesterat raden. Du avattesterar en rad genom att markera raden och klicka på länken med din signatur eller kortnamn. Observera att länken visas endast för de attester som du är behörig att avattestera. Om du avbryter registreringen sparas registrerade rader genom att trycka på Returtangenten. Befintlig rad som du inte sparat stryks. Du stryker en konterad rad genom att klicka på ikonen med Soptunnan som finns framför varje konterad rad. Det är inte möjligt att stryka en attesterad rad. Du kan välja att attestera/betalattestera alla rader på en gång eller rad för rad. Väljer du att attestera/betalattestera alla rader på fakturan klickar du på ikonen till höger om attestrubriken. För att attestera en enskild rad klickar du istället på attestikonen på den rad som du önskar att attestera. Ikonen visas endast då du har behörighet att utföra viss funktion. Finns det rader som du ej är behörig att attestera/betalattestera får du ett meddelande om detta. Faktura godkänns genom att den betalattesteras. För att fakturan ska definitivsättas och överföras till Raindance måste betalattesten verifieras med lösenord (signeras). Se även under rubriken Signering. Vid attest/betalattest utförs kontroll av attestregler mot Attestregistret i RP. 16

17 Vill du fortsätta att kontera/attestera eller betalattestera/signera nästa faktura i din brevlåda klickar du på Nästa faktura. Klickar du på Tillbaka kommer du tillbaka till din brevlåda. Visa kodförklaring Konteringsraderna visas efter varandra i kodform och kan vara svår att tyda för sällananvändare som inte kan koderna utantill. Visa kodförklaring är en funktion som underlättar förståelsen vid attest då du, per rad, kan se kodernas förklaring. När du klickar på ikonen öppnas fönstret för Kodförklaring. Du kan flytta fönstret för kodförklaringar inom det delfönster (frame) det öppnats i genom att hålla ned vänster musknapp på rubrikraden för funktionen. Fönstret för kodförklaringar är en hjälpfunktion, du ska kunna attestera i konteringsfönstret som vanligt medan du ser hjälpinformation i Kodförklaringar. Fönstret ligger kvar tills du klickar på i-ikonen igen eller väljer stäng. För att förklaringarna för en konteringsradskod ska visas måste en rad markeras. Default är första konteringsraden. När du klickar på en annan rad, byts innehållet i listan till att gälla den raden. Du behöver alltså inte öppna listan på nytt för varje rad. Fältbeskrivning: Objekttyp Förklaring Objekttyp Benämning på koden. 17

18 Knappar i fönstret: Stäng Stäng innebär enbart att du stänger fönstret med listan. Samma funktion får du om du klickar på ikonen "i"- en gång till. Med "i" kan du alltså ta upp och stänga fönstret. Ändra faktura Ändra faktura kommer du enklast till via min inkorg, kontera attestera och knappen Ändra faktura. Du kan också gå via menyvalet Fakturor -> Sök -> Leverantörsfaktura. Du får se den skannade bilden tillsammans med fakturauppgifterna. Har du behörighet och möjlighet att även ändra fakturan, visas en Ändra-knapp i bilden. I Ändra faktura har du möjlighet att makulera, cirkulera, kontera och attestera fakturan. I Visa faktura har du endast möjlighet att titta på konteringen. Du kan ändra en faktura som har statusen Prel och det är tillåtet att ändra alla uppgifter förutom leverantör reskontraposttyp och valutakod. Speciella anvisningar/regler gäller för ändring av utländsk faktura. Kontakta EA. 18

19 Fältbeskrivning: Fakturatyp Buntnr Leverantör Belopp Moms OCR-nummer Levmeddelande Den fakturatyp som fakturan registreras på. Ej ändringsbart. Löpnummer på inskannad bunt. Numret kan användas vid återsökning av fakturor. Leverantörens ID eller sökbegrepp. Belopp inklusive moms. Momsbelopp på fakturan. OCR-nummer från fakturan. OCR-nummer kan inte förekomma samtidigt som fältet Levmeddelande. Betalningsmeddelande till leverantören, t ex fakturanummer. Betalningsmeddelande kan inte förekomma samtidigt som fältet OCR-nummer. >> Extra leverantörsmeddelande. Du kan registrera 5 rader a 35 tecken. Knappen läggs ut om du markerat textrader (radregistrering av textrader) under betalningsmeddelande i fakturatypen. Se avsnitt Extra leverantörsmeddelande. Fakturadatum Fakturadatum hämtas från leverantörsfakturan och tolkas. Förfallodatum Slutkonteringsdatum Valutakoder Momskoder Övriga uppgifter Förfallodag hämtas från betalningsvillkoret på leverantören. Du kan även registrera förfallodag manuellt. Slutkonteringsdatum Fakturans valuta, hämtas från Leverantören. Obligatoriskt om inte hemvaluta. Momskod, hämtas från Leverantören. Momskoden är obligatorisk om momsbelopp anges. Tabeller från fakturatypen, hämtas från leverantören. 19

20 Ikoner i fönstret: Meddelande Kopplade dokument Länk till en funktion där du kan skriva anteckningar till fakturan. Länk till funktion där du kan koppla dokument till fakturan Knappar i fönstret: Makulera Historik Tillbaka Spara Makulerar fakturan helt. Du kan inte registrera om samma faktura igen. Visar samtliga händelser för fakturan. Mer information om historik finns i kapitlet Historik. Avbryter registreringen och går tillbaka till översikten över inskannade buntar. Sparar de ändringar du gjort på fakturan. Innan bilden slutligen godkänns kan samtliga fält ändras utom Leverantör samt valutakod. För att söka tabellkoder sätter du markören i önskat fält och använder tangentkombinationen ALT+Q eller klicka på sökikonen. Då får du upp en lista där samtliga koder för valt fält listas och du kan där välja en av koderna och klicka på OK. För att makulera fakturan helt klickar du på makulera. Då makuleras både dina registreringar och den inskannade bilden. OBS! TAG ALLTID KONTAKT MED EA INNAN MAKULERING! Om du vill se vilka händelser som utförts på fakturan klickar du på Historik. I ett nytt fönster kan du se när händelserna inträffat och vem som utfört dem. Mer information om historik finns i kapitlet Historik. När du klickar på ikonen Dokument kommer du till ett fönster där du kan koppla ett valfritt dokument till fakturan. Mer information om koppla dokument finns i avsnittet Bilagor och meddelanden När du klickar på ikonen Meddelande kommer du till ett fönster där du kan skriva in fria anteckningar och meddelanden som du vill att ska följa med fakturan. Mer information om meddelande finns i kapitlet Bilagor och meddelanden. Vill du cirkulera fakturan till annan brevlåda klickar du på fliken Cirkulation eller använder tangentkombinationen ALT+2. Du kommer då till cirkulationslistan för aktuell faktura och anger vem fakturan ska cirkuleras till. Mer information om Cirkulering finns i avsnittet Cirkulationsfliken. 20

21 För att återvända till konteringsdialogen klickar du på fliken Kontering eller använder tangentkombinationen ALT+1. Genom att klicka på ikonen för Meddelande kan du registrera ett meddelande till dokumentet. Ikonen är röd om något meddelande är registrerat. Mer information om funktionen finns i kapitlet Bilagor och meddelanden. Genom att klicka på ikonen för Bifoga dokument kan du bifoga valfria dokument till aktuellt dokument. Ikonen är röd om det finns dokument bifogade. Mer information om funktionen finns i kapitlet Bilagor och meddelanden. Signering När du Betalattesterat dina fakturor måste du bekräfta attesteringarna genom att godkänna dem ännu en gång. Attesteringarna betraktas som preliminära när du attesterar fakturorna och blir definitiva först vid godkännande med lösenord i fönstret Signering av attester. Observera att det endast är Betalattesten (Bet) som ska godkännas med lösenord. Fönstret Signering av attester når du antingen genom att klicka på Signering i din brevlåda eller om du slutattesterat sista fakturan i din brevlåda och klickar på Nästa faktura. Då hamnar du automatiskt i fönstret för signering av Betalattester. 21

22 Fältbeskrivning: Faktura Namn D.typ Konteringsbelopp Debet - Kredit Valuta Fakturanummer i Raindance Reskontra. Leverantörens namn. Dokumenttyp, Lev, leverantörsfaktura. Fakturans belopp. Debet kredit attesterat belopp. Fakturans valuta. Knappar i fönstret: Tillbaka OK Avbryter och går tillbaka till din brevlåda. Startar kontroll av att angivet lösenord är korrekt. I fönstret visas de dokument som du attesterat någon rad på och som ska bekräftas. Har du attesterat olika typer av dokument, en faktura och en bokföringsorder, visas de i separata listor. Om samtliga rader på fakturan är konterade och attesterade tas fakturan ur cirkulation och definitivsätts i Raindance. För att bekräfta gjorda attesteringar fyller du i ditt lösenord i fältet för lösenord och klickar på OK. Kontroll sker då om lösenordet är korrekt. Är lösenordet korrekt stryks dokumenten ur din brevlåda. Försöker du bekräfta med ett felaktigt lösenord får du ett felmeddelande. Om alla rader på fakturorna är konterade och attesterade definitivsätts fakturan, tas ur cirkulation och stryks ur brevlådan. Fakturan är nu klar för betalning. 22

23 Historik Historikfunktionen ger användarna en möjlighet att ha kontroll över vilka händelser som utförts på ett dokument. På ett enkelt sätt kan dokumentens händelser följas. Från funktionerna kontering/attest, ändra faktura/bokföringsorder och visa faktura/bokföringsorder kan du nå historiklistan. I ett fönster visas de händelser som berör det valda dokumentet. I listan kan du se vilket datum som de olika händelserna inträffat, samt vilka användare som utfört händelserna. För cirkulation kan du även se vilka användare du har cirkulerat till, respektive vilka du har strukit från cirkulation. Fältbeskrivning: Faktura/Verifikation Datum Händelse Användare Fakturanummer/Verifikationsnummer som historiken gäller för. Datum för utförd händelse. Vilken händelse som utförts. Vem som utfört händelsen. 23

24 Knappar i fönstret: Stäng Avbryter visning av listan. Följande händelser registreras: Ankomstregistrering Ändring Cirkulation Strukit från cirkulation Kontering Attestering Avattestering Signering Makulering Lagt till dokument Tagit bort dokument Ändrat slutkonteringsdatum Autoattest Defsatt faktura Makulerat och skapat på nytt Eskalerad (tidsstyrning av påminnelser) 24

25 Cirkulationsfliken Cirkulationen är en funktion för att tala om vilken väg ett dokument ska gå efter att den blivit registrerad. Ett dokument kan vara en leverantörsfaktura eller bokföringsorder. Detta görs genom att du till varje dokument kopplar en cirkulationslista som är en lista över vilken eller vilka användare som dokumentet ska skickas till samt eventuellt meddelande som talar om vad som ska utföras. En eller flera användare kan anges. Det går att ta bort och lägga till användare i listan. Dokumentet sänds till de olika användarna i cirkulationslistan som ska kontera och/eller attestera. Dokumentet hamnar i brevlådan hos de användare den cirkulerats till. Om användarna har valt att få e-post kommer de att meddelas om att de har fått ett dokument i sin brevlåda. När de går in i brevlådan ser de den text som kan anges i kolumnen Meddelande till mottagaren. Cirkulationslistan är alltid kopplad till ett dokument, exempelvis en faktura eller en bokföringsorder, och nås via detta dokument genom knappen Cirkulation. Fältbeskrivning: Ordning Användare Namn Meddelande Status Här anges cirkulationsordning om man har valt seriell cirkulation. Användarens signatur Användarens namn. Meddelanderad för att skriva meddelande till respektive användare (brevlåda). Visar dokumentets status i brevlådan. Knappar i fönstret Soptunnan Förstoringsgla- set Dropdown Stryker raden. Öppnar sökfönster för användare. Alla användare visas. Om urval önskas så kan du ställa markören i Användare fältet eller Namn fältet och använd knappkombinationen ALT+Q. Här kan du välja om du vill ha seriell eller parallell cirkulation. 25

26 Bråttom Mall Tillbaka Med bråttom-ikonen markerar du om det är bråttom med dokumentet. Öppnar sökfönster för cirkulationmallar. Tillbaka till föregående sida. Du lägger till mottagare på cirkulationslistan genom att klicka på sökikonen på raden. En lista med samtliga användare som har brevlådor visas och du kan välja en av användarna. Det går även att direkt ange en signatur eller ett kortnamn i fältet Användare och trycka Enter, då hämtas namnet upp och raden sparas. Urval i listan kan göras genom att ange delar av det namn man söker i kombination med * och använda tangentkombinationen ALT+Q. Om det endast finns en förekomst kommer denna direkt att hämtas upp annars visas söklistan med önskat urval. När grupper används kommer söklistan att först visa den grupp som du tillhör men du har möjlighet att cirkulera till användare i andra grupper genom att välja grupp i rullgardinsmenyn. Det finns möjlighet att se alla användare oberoende av grupp genom att välja Alla grupper i rullgardinsmenyn. Eventuellt meddelande skriver du in på meddelanderaden. Meddelandet följer med till användarens brevlåda tillsammans med dokumentet. Har du valt seriell cirkulation kan du även ange cirkulationsordning i fältet ordning, sätter du ingen ordning får raden den aktuella nivån automatiskt. Om du vill ändra i en rad markerar du raden, gör dina ändringar och trycker Enter så sparas ändringarna du gjorde. Listan kan även sorteras och filtreras. Mer information om hur du gör detta finns i avsnittet Sök under kapitlet Listor. Du tar bort en rad genom att klicka på ikonen längst till vänster, soptunnan. Raden tas då bort från listan. Om dokumentet behöver snabb behandling, t ex för att tiden till förfallodatum är kort, kan du, genom att klicka på ikonen bråttom, skicka ett till de användare som finns angivna på cirkulationslistan. När du registrerat vilka användare dokumentet ska cirkuleras till lämnar du bara Cirkulationslistan. Cirkulationslistan är sparad och dokumentet skickas till de brevlådor du angivit. De användare som fått dokumentet i sin brevlåda konterar och/eller attesterar dokumentet och kan sen i sin tur skicka den vidare till någon annan genom att gå in på cirkulation. Viktigt! Om du är ensam på cirkulationslistan och utför en händelse som normalt klarmarkerar dig kommer du fortfarande att ligga som På cirkulation eftersom cirkulationslistan inte får vara tom när dokumentet inte är definitivt. När du har gjort din uppgift på dokumentet och lagt till användaren som skall hantera dokumentet härnäst måste du stryka dig själv från listan. För att slippa detta förfarande måste cirkulationslistan uppdateras innan du utför din händelse på dokumentet. 26

27 Bilagor och meddelanden Bilagor Bifoga dokument är en funktion som låter dig bifoga valfritt dokument till en faktura eller bokföringsorder. De bifogade dokumenten sparas på bildservern tillsammans med de inskannade bilderna. Bifoga dokument Ikonen Bifoga dokument är grå så länge det inte finns några bilagor. Finns det åtminstone en bilaga blir ikonen röd. Klicka på ikonen för att lägga till ett dokument till fakturan/bokföringsordern. Portalen öppnar dialogrutan nedan. då Dokument Namn på kopplat dokument. Knappar i fönstret: Visa Bifoga Ta bort Stäng Öppnar markerat dokument. Sparar angivet dokument på bildservern. Stryker markerat dokument från bildservern. Stänger funktionen. 27

28 I ett nytt fönster visas filnamnen på eventuella bifogade filer. För att bifoga en fil klickar du på knappen Bläddra som öppnar en filutforskare där du kan välja fil. När du valt en fil visas sökväg en till filen i inmatningsfältet och för att lägga till filen till aktuellt dokument klickar du på knappen Bifoga. Den bifogade filen visas nu i listan tillsammans med eventuella redan bifogade dokument. Vill du ta bort ett dokument ur listan markerar du dokumentet och klickar på knappen Ta bort. Dokumentet försvinner ur listan och tas samtidigt bort från bildservern. Vill du titta på ett dokument dubbelklickar du på filnamnet eller markerar dokumentet och klickar på knappen Visa för att öppna dokumentet. När ett dokument har knutits till en faktura/bokföringsorder eller tagits bort registreras det som en händelse i funktionen Historik med information om vem som lagt till/tagit bort ett dokument och vid vilken tidpunkt. Mer information om historik finns i kapitlet Historik. 28

29 Meddelande Meddelande är en funktion som låter dig skriva text i anslutning till ett dokument. Du öppnar meddelandefönstret genom att klicka på en ikon. Ikonen är grå när det inte finns några meddelanden och blir röd så snart det finns åtminstone ett. Om det inte finns några meddelanden kan du göra ett inlägg direkt i fältet och klicka på Spara. Inlägget markeras med datum och ditt namn. Klicka på Stäng för att stänga fönstret och återvända till dokumentet. Finns det redan meddelanden visas dessa. Knappen i höger nederkant har då beteckningen Skriv inlägg; klicka på den så döljs meddelandelistan och en inmatningsruta visas. Lagra texten efteråt genom att klicka på Spara-knappen nedanför rutan. För att återvända till meddelandelistan, utan att spara, klickar du på Tillbaka. Knappar i fönstret: Spara Skriv inlägg Sparar det skrivna meddelande. Öppnar inläggsrutan för skrivning. Avbryt Avbryter skrivning, visar eventuella meddelanden. Stäng Stänger funktionen. 29

30 Fliken Fakturor Sök/Visa Menyvalet Fakturor -> Sök erbjuder flera olika sökmetoder som är värdefulla i anslutning till fakturahanteringen: Fakturor -> Sök -> Leverantörsfaktura gör det möjligt att söka fram fakturan efter den leverantör den är utställd på. Indirekt kan du även använda funktionen för att söka efter leverantörer. Via Fakturor -> Sök -> Dokument kan du söka efter dokument (fakturor och bokföringsorder) utifrån andra begrepp, så som: användare och koddel. 30

31 Sök leverantörsfaktura Du når funktionen via menyn Fakturor -> Sök -> Leverantörsfaktura. Funktionen kan användas på två sätt: Mata in fakturanumret som skapats i Raindance i fältet Faktura och klicka Sök. Portalen visar den aktuella fakturan. Mata in leverantörsinformation i fältet Leverantör och klicka Sök. Portalen visar en lista över leverantörer som matchar. Markera en rad och klicka Fakturor, så visas en lista över den leverantörens öppna fakturor. Oavsett vilken metod du använder ser första sökfönstret ut enligt nedan. (Inledningsvis saknar listan rader. De visas först efter en sökning och finns med här för att illustrera innehållet) Fönstret Sök leverantörsfaktura: Första steget, där användaren har sökt fram leverantörer som matchar Fältbeskrivning: Leverantör Faktura Leverantörens plusgiro/bankgiro eller sökord för urval Fakturanummer på faktura du vill öppna. 31

32 Kolumner i listan: Id Namn Postadress Leverantörens id. Leverantörens namn. Postnummer och ort. Knappar i fönstret: Sök Adress Sök avancerat Fakturor Söker vald leverantör eller fakturanummer. Visar markerad leverantörs adress- och tabelluppgifter. Öppnar javaklienten för avancerad sökning. Visar markerad leverantörs fakturor. Väljer du att söka på Leverantör anger du ett leverantörsnamn eller ett urval. Du kan också ange plusgiro- eller bankgironumret för att söka. Genom att använda en asterisk (*) kan du begränsa urvalet t.ex. till alla leverantörer som börjar på A. Om du gör ett urval på något av sökbegreppen kommer sökningen att gå snabbare. Om det finns flera leverantörer som överensstämmer med sökvillkoret du angett kommer du till en lista av leverantörer. Du kan här göra ett nytt urval genom att högerklicka på vald kolumnrubrik, ange sedan ett urval i urvalsfältet och klicka på kommandot Sök bredvid fältet. Anger du ett fakturanummer kommer du antingen till fönstret Visa faktura eller till fönstret Ändra faktura beroende på vilken status fakturan har. Du kan även välja en leverantör genom att markera den i listan och sedan klicka på något av kommandona Fakturor eller Adress. Via kommandot Fakturor får du upp en lista med vald leverantörs fakturor. (Se nästa avsnitt.) Via kommandot Adress, kommer du till funktionen Ändra/Visa leverantör och där kan du se och ändra adress och övriga uppgifter på leverantören. Denna funktion är behörighetsstyrd och det tillsammans med valt kommando styr om du får ändra leverantörens uppgifter eller bara se dem. Via kommandot Avancerad sökning startas Raindance Javaklient inbäddad i fönstret. Där kan du utföra mer avancerade sökningar på fakturor. 32

33 Sök leverantörens fakturor Funktionen Sök leverantörsfaktura, som du når via menyn Fakturor -> Sök -> Leverantörsfaktura, är uppdelad i två steg. I första steget söker du fram den leverantör du är intresserad av. I andra steget söker du fram den leverantörens fakturor. OBS, du ser alla fakturor till leverantören oavsett var den har registrerats. Du når det andra steget, genom att i första stegets söklista markera en leverantör och klicka på knappen Fakturor (eller dubbelklicka på leverantörsraden). Då påbörjas det andra steget, vars bild ser ut så här. (Fönstret Sök leverantörsfaktura: Andra steget, där användaren har sökt fram de öppna/ändringsbara fakturor en viss leverantör har.) Fältbeskrivning: Leverantör Leverantörens Id och adress Organisationsnr Leverantörens organisationsnummer Bankgiro Leverantörens bankgironummer 33

34 Plusgiro Saldo Faktnr Belopp Datum Referens Status Leverantörens plusgironummer. Leverantörens saldo. Ange ett fakturanummerintervall om du vill söka efter fakturor inom det angivna intervallet. Ange ett beloppsintervall om du vill söka efter fakturor med belopp inom det angivna intervallet. Ange ett datumintervall om du vill söka efter fakturor med fakturadatum under en viss tidsperiod. Ange Er referens om du vill söka efter fakturor med viss referens. (Leverantörens fakturanummer). Markera status för de fakturor du vill söka efter. Ny och Prel är förifyllda. Kolumner i bilden: Faktura Er referens Datum Förf datum Bet.dat Status Fakturabelopp Fakturanummer. Leverantörens fakturanummer. Fakturadatum. Förfallodatum. Betalningsdatum. Vilken status fakturan har i Raindance. Fakturans belopp inkl moms. Valuta Vilken valutakod fakturan är registrerad i. Reskontra belopp Knappar i fönstret: Motbelopp i svenska kronor. Visa leverantörsfaktura Tillbaka Sök Öppnar markerad faktura för visning eller ändring. Tillbaka till föregående sida.. Söker valt urval 34

35 Du kan begränsa vilka fakturor som ska listas genom att fylla i ett eller flera av de fält som finns för urval och klicka på kommandot Sök. Du väljer faktura genom att markera önskad faktura och sedan klicka på kommandot Visa leverantörsfaktura. Då kommer du till funktionen Ändra faktura eller Visa faktura beroende på vilket kommando du valt att söka i. Mer information finns i kapitlet Leverantörsfaktura i avsnittet Ändra/Visa faktura. Om du söker upp en faktura i samband som du söker en leverantör i leverantörsfakturaregistreringen kan du ej öppna den fakturan från denna lista. För att se fakturan måste du använda funktionen Visa faktura eller Ändra faktura. Sök dokument Ibland finns det behov av att göra söka efter dokument (fakturor och bokföringsorder) utifrån en specifik användare, koddel, leverantör etc. Det finns möjlighet att söka på leverantörsfakturor, bokföringsorder och vilka handlingar som har utförts på dokumenten. Via menyn Fakturor -> Sök -> Dokument kommer du till ett fönster där du kan söka fram de dokument du letar efter. Genom att t ex ange en användarsignatur kan du direkt få fram en lista över de fakturor användaren har konterat under en viss period. Dubbelklickar du ett dokument i listan kommer du in på dokumentet i visningsläge. 35

36 Fältbeskrivning: Användare Händelse Leverantör Koddel Verdatum Typ av dokument Faktura Leverantör Er referens Förf.dat Bet.dat Användarsignatur eller Användarnamn. Kontering, Attest eller Betattest. Leverantörens namn, eller PG/BG. Motpart, Organisatorisk enhet, Projekt, Verksamhet samt Gemensamt. Verifikationsdatum. Leverantörsfaktura, Internleverantörsfaktura eller Bokföringsorder. Fakturanummer. Leverantörens id. Er referens, leverantörens fakturanummer. Förfallodatum. Betalningsdatum. Fakturabelopp Fakturans belopp. Valuta Fakturans valuta. Knappar i fönstret: Visa Sök Visar markerat dokument. Söker dokument. Anger du inte någon användarsignatur eller användarid görs sökningen för alla användare. I dropdownmenyn går det att välja mellan händelserna: kontering, attest och betalattest. För att ytterligare begränsa sökningen kan man välja att ange ett leverntörsnamn, eller söka in ett PG/BG genom att klicka på förstoringsglaset, samt välja en koddel i dropdownmenyn. Det går inte att söka enbart på leverantörer utan att ange en koddel utan man bör kombinera sökning av leverantör tillsammans med koddel alternativet användarsignatur eller användarid. Det går inte att begränsa sökningen av urval med asterisk (*). 36

37 Journaler Under förutsättning att du har behörighet till vanliga Raindance kan följande val förekomma. Under menyalternativet Fakturor -> Journaler finns olika listor som är användbara i fakturaarbetet. Det som händer, om du exempelvis dubbelklickar på raden leverantörsfaktura, är att: Raindance-klienten startar. Den startar inuti portalfönstret och loggar automatiskt in på det företag och med det användarnamn du har i portalen. Klienten kör kommandot RK:LFJ. I fönstret visas ett formulär där du matar in gränsvärden för vilka leverantörsfakturor som ska med i listan. 37

38 Administrera Övergripande beskrivning Centralen/gruppen utgörs av den eller de personer som har ansvaret för gruppen/institutionen och som ska ha kontroll över vad som sker med fakturorna, eller bokföringsordrarna. Det finns en speciell översiktsbild för Centralen. Där går det t ex att se hur många dokument som är ute på cirkulation. Det går även att se hur många av dem som har legat för länge i en brevlåda, hur många som snart förfaller eller redan är förfallna och hur många som är på höga belopp. Gränsvärdena bestäms av Centralen/gruppen själv och kan lätt ändras. För dessa uppgifter går det att bryta sig ner för att se vilken användare som har de dokument du väljer att intressera dig för. Du kan sända automatiska som påminnelse till de du väljer. Det kan vara vissa personer eller exempelvis alla som har dokument som förfaller inom ett visst antal dagar. Det går också att styra om dokument till någon annan vid t ex sjukdom. Centralen/gruppen kan också själv hantera dokument i olika sammanhang, t ex sådana som returnerats från handläggare. I översikten över dokument finns fakturor för interna, externa samt bokföringsorder med. Centralen har även överblick över brevlådorna och kan kontrollera att de sköts. Vid sjukdom, semester och liknande kan brevlådor stängas och dokument hänvisas till någon annan. Brevlådan är en funktion som används av varje enskild användare och av Centralen/gruppen. I Brevlådan får varje användare en överblick över vad som finns att behandla. I brevlådan samlas alla dokument du har för behandling, externa/interna leverantörsfakturor, och bokföringsorder om du använder Bokföringsportalen. Hur brevlådan fungerar finns beskrivet i avsnittet Brevlådehantering. 38

39 Sortering, sökning Listor som presenterar rader, ger dig möjlighet att ändra och välja rader stöter du på i hela portalen. Listorna har en mängd olika alternativ för att kunna sortera och göra urval på förekomsterna i listan och även kunna skriva ut listans innehåll. Det går även bra att göra urval på flera kolumner. Vill du sortera en lista klickar du på listans kolumnrubrik. Listan sorteras då enligt den valda kolumnen, klickar du en gång till sorteras listan om i omvänd ordning. När du klickat på kolumnrubriken och listan sorterats markeras detta med en pil på den valda kolumnrubriken, om du klickar igen på samma kolumnrubrik byter pilen håll, detta för att visa om kolumnen är sorterad stigande eller fallande. Väljer du Urval enligt mönster får du upp ett litet fönster där du kan fylla i det du söker efter, i detta fönster visas det även vilken kolumn du gör urval i. Här kan du fylla i antingen hela strängen om du vet exakt vad du ska söka på eller en del av den och använda asterisk (*), denna representerar ett eller flera tecken. Du kan också använda frågetecken (?) i söksträngen, frågetecknet representerar exakt ett tecken. Innehåller kolumnen numeriska värden kan du även söka på det. 39

40 När du skrivit det du ska söka på klickar du på Sök och sökningen startar. Om du får några sökträffar visas dessa nu i listan, har du inte fått några träffar får du ett meddelande om det. Kolumnrubriken som du utförde urvalet på kursivmarkeras för att du lätt sak kunna se vilken eller vilka kolumner du gjort urval på. För att ta bort urval på en kolumn väljer man i Urval av. Det finns också möjlighet att göra urval på flera kolumner. Om du då vill ta bort urvalet för alla kolumner du gjort urval på väljer du Återställ alla. Valet Urval i intervall fungerar också genom att du får upp ett litet fönster där du fyller i intervallet du söker i. Efter att du klickat på Sök får du upp alla förekomster i listan som ligger i intervallet du angav. Innehåller kolumnen text belopp med kommatecken går det utmärkt att ta med detta också i söksträngen, exempel 110,50. Väljer du Visa icke tomma för en kolumn filtreras alla rader bort som var tomma i just den kolumnen du valde. Väljer du Visa bara tomma för en kolumn filtreras alla rader bort som inte var tomma i just den kolumnen du valde. Om listans vänstra kolumn innehåller bokstäver kan du markera en rad i listan och trycka på tangenten som motsvarar den bokstav som du vet att din förekomst som du söker efter börjar på. Då kommer du automatisk att hamna på den första förekomsten som började på den valda bokstaven. Upprepas tangenttryckningen hoppar du till nästa osv. Du har också möjlighet att skriva ut listan. Det gör du lätt genom att klicka på skrivarikonen i listans övre högra hörn. Du får då upp ett fönster som visar hur utskriften kommer att se ut. Har du t.ex. gjort ett urval på listan eller sorterat den på en speciell kolumn skrivs alltid listan ut i det befintliga formatet. För att skriva ut listan klickar du på Print, annars väljer du Avbryt och sedan Stäng. 40

41 Centralen Centralen kan nås via meny Administrera -> Centralen. I det första fönstret visas en översiktsbild över Centralen. Fältbeskrivning: Dokument På cirkulation Legat länge i brevlåda Förfaller snart Antal dokument på cirkulation. Antal dokument som legat längre än det gränsvärde som angivits i Centralen. Antal fakturor som förfaller inom det gränsvärde som angivits i Centralen. Har förfallit Med högt belopp Antal fakturor som har förfallit till betalning. Antal fakturor med belopp över det gränsvärde som angivits i Centralen. 41

42 Brevlådor Totalt Summa av alla brevlådor (användare). Med innehåll Antal brevlådor som innehåller minst ett dokument. Stängda Att öppna Antal brevlådor med status Stängd. Antal stängda brevlådor där Stängd t o m-datumet passerats. Gränsvärden (för visning) Legat längre än Förfaller inom Belopp över Brevlåda Gränsvärde för fakturor som legat mer än 10 dagar i respektive brevlåda. OBS! Får ej ändras. Gränsvärde för fakturor som har mindre är 7 dagar kvar till förfallodag. OBS! Får ej ändras. Gränsvärde för fakturor med belopp över kr. OBS! Får ej ändras. Brevlåda för Centralen. OBS! Får ej ändras. Centralen (EA) Oregistrerade fakturor Ocirkulerade dokument Centralens brevlåda Antal inskannade men oregistrerade fakturor. Summan av antalet fakturor som ligger i de oregistrerade buntarna. Antal dokument som inte ligger i någon brevlåda. Antal dokument som ligger i Centralens brevlåda. 42

43 Knappar i fönstret: Uppdatera Uppdaterar sidan. Om du ändrar gränsvärden för Centralen klickar du på Uppdatera för att de nya gränsvärdena ska uppdatera sidan Används endast av EA. Längst upp i fönstret visas vilken Central eller grupp du arbetar i. Gränsvärden hämtas när du kommer till Centralen. Fönstret visar antalet dokument i omlopp definierade i olika kategorier. Antalet styrs av angivna gränsvärden. Vill du ha mer detaljerad information om de olika kategorierna klickar du på den rad du är intresserad av. Det är emellertid inte alla kategorier det finns mer information om. Under rubriken Centralen finns det naturligt ingen ytterligare information om Oregistrerade fakturor, och under Gränsvärden sätts endast parametrar för gränsvärdena. Beroende på vad du vill veta mer om leds du till nya fönster där mer information presenteras. 43

44 Dokument Översikt av dokument når du via Centralen. Alla kategorier under rubriken Dokument leder till fönstret Central, Översikt av dokument. Där v isas en sammanställning av användare som t ex har fakturor på cirkulation. Längst upp i bilden har du möjlighet att göra urval på typ av dokument: alla dokument, leverantörsfakturor, (förifyllt) interna leverantörsfakturor, kundfakturor och bokföringsorder. Fältbeskrivning: Användare Namn Dokument Legat länge Nära förfallodag Förfallna Signatur eller kortnamn på ägaren av brevlådan. Namn på ägaren av brevlådan. Antal dokument i brevlådan. Antal dokument som legat längre än det antal dagar som angivits som gränsvärde i Centralen. Antal fakturor som förfaller inom det antal dagar som angivits som gränsvärde i Centralen. Antal fakturor som har förfallit. 44

45 Höga belopp Summa Antal fakturor med belopp som är högre än det gränsvärde som angivits i Centralen. Summerar varje kolumn. Knappar i fönstret: Brevlåda Tillbaka Går till markerad användares brevlåda Avbryter och går tillbaka till Centralen. Fönstret visar en översikt av de brevlådor som innehåller dokument som uppfyller de kriterier som gränsvärdena sätter. Översikten visar antalet dokument i varje brevlåda. Summeringen visar alla förekomster av dokument i brevlådorna i varje kolumn. Observera att det därmed inte ger någon uppfattning om antalet dokument eftersom samma dokument kan ligga i flera brevlådor samtidigt. Antalet dokument under respektive kolumn visas i Centralens översiktsbild. Om du väljer ett alternativ i fältet Påminn, skickas en påminnelse via till de användare vars brevlådor har dokument under respektive alternativ. För att se vilka dokument som uppfyller de olika kriterierna får du gå till respektive brevlåda. Det gör du genom att klicka på önskad brevlåda. Ett nytt fönster över vald brevlåda visas. Hur fönstret för Min brevlåda ser ut, fältbeskrivning för de olika fälten samt övriga funktioner finns under avsnittet Brevlådehantering. 45

46 Brevlådor Brevlådor når du via Administrera->Centralen. Alla kategorier under rubriken Brevlådor leder till fönstret Brevlådor, översikt av brevlådor. Längst upp visas vilket urval som du valt att visa. Fältbeskrivning: Användare Namn Status Stängd t o m För åtgärd Hänvisning Signatur eller kortnamn på ägaren av brevlådan Namn på ägaren av brevlådan. Brevlådans status. En brevlåda kan ha status Öppen eller Stängd. Datum när brevlådan skall öppnas. Datum för öppnandet av brevlådan sätts i funktionen Hantering av brevlåda. Antal dokument i varje brevlåda. Namnet på ägaren av den brevlåda som dokumenten hänvisas till då brevlådan är stängd. 46

47 Knappar i fönstret: Brevlåda Tillbaka Till markerad användares brevlåda Avbryter och går tillbaka till Centralen. Här listas samtliga brevlådor som tillhör gruppen. När du markerar namnet på en brevlåda i fönstret och dubbelklickar på raden leds du till hantering av brevlåda för den önskade brevlådan. Där sker öppning och stängning av brevlådan, flyttning av dokument och ändring av hänvisningar. Mer information om fönstret Brevlådehantering finner du i avsnittet Brevlådehantering. Genom att istället klicka på kommandot Brevlåda kommer du till fönstret Min brevlåda där du får en uppräkning av samtliga dokument i din egen brevlåda. 47

48 Personliga favoriter Kodguiden visar samtliga koder för den aktuella objekttypen. De flesta användare håller sig dock till en specifik uppsättning koder och får därför onödigt mycket information att leta igenom. Personliga favoriter är en konfigurerad uppsättning av koder som användaren brukar ha användning av. Vid sökning av koder, exempelvis i konteringstillfället, presenteras dessa koder först så du i möjligaste mån ska slippa söka. Personliga favoriter kan läggas upp av samordnaren med hjälp av funktionen Personliga favoriter som du hittar under meny Administrera->Portal->Personliga favoriter. När du söker efter en kod öppnas ett sökfönster med 3 flikar. Om du har favoriter upplagda på objekttypen är fliken Favoriter aktiv. Där visas en lista med de favoriter som du har. När du väljer en kod och klickar på knappen OK eller vid dubbelklick stängs sökfönstret och du får med koden med dig till exempelvis konteringen. Du kan här markera en kod och klicka på knappen Ta bort för att stryka en kod som favorit. För att lägga till en kod får du välja fliken Sök eller Bläddra där du kan söka genom alla koder och när du hittat den du söker markerar du den och klickar på Lägg till. Fliken Sök är en traditionell sökfunktion där du använder strängar och jokertecken för att hitta en kod på den lägsta nivån. Om du skriver en söksträng i något av fälten Kod eller Benämning, eller båda och sedan klickar Sök bearbetas sökningen och resultatet presenteras i listan. När den eftersökta koden ingår i en objekthierarki görs sökning alltid på den lägsta nivån, dvs. bland objektkoderna. När du hittat den kod som du söker, dubbelklickar du på den och sökfönstret stängs och du får koden med dig till önskat fält. 48