Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO

Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO

Manual för attestering av leverantörsfakturor Innehåll 1. Uppgifter att åtgärda... 1 2. Startsida... 3 3. Leveransattest... 4 3.1 Leveransattest av leverantörsfaktura... 4 3.2 Attestering i Normalläge... 5 3.3 Attestering i Avancerat läge... 6 4. Kontering... 8 4.1 Kontering av leverantörsfaktura... 8 4.2 Kontering i Normalläge... 9 4.3 Kontering i Avancerat läge... 10 4.4 Fälthjälp... 12 4.5 Delkontering av faktura (Dela upp raden)... 13 5. Belastningsattest... 14 5.1 Belastningsattest av leverantörsfaktura... 14 5.2 Attestering i normalläge... 15 6. Leverantörsinformation... 17 7. Dokumentarkivet i EFH... 18 7.1 Titta på befintligt dokument... 18 7.2 Bifoga nytt dokument... 19 8. Uppföljning av fakturor i EFH... 21 9. Aktivera vikariehantering i EFH... 27 10. Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO... 30 10.1 Ändring av moms på EFH-faktura...Fel! Bokmärket är inte definierat. 10.2 Uppföljning av fakturor i flödet... 333 10.3 Betalningsförslag och -bekräftelse... 355 10.4 Bifoga dokument till faktura... 366 10.5 Registrering för att styra faktura till rätt belastningsattestant... 399 10.6 Upplägg av vikarie... 41

11. Inställning av uppgiftslistan i EFH... 444 12. Inställning av uppgiftslistan i Agresso. 45

1. Uppgifter att åtgärda För att se om det finns fakturor som ska åtgärdas, logga in i Medarbetarportalen (http://portalen.gu.se). Om det finns uppgifter att utföra, syns detta i fältet Meddelandehantering. Klicka på meddelanderaden. Du ser nu hur många fakturor du har att åtgärda, samt om det är leverantörsfakturor (EFH) eller internfakturor (INT). Klicka på länken ute till höger för att komma till AGRESSO web. Ingen ytterligare påloggning behövs. Det är också möjligt att gå till AGRESSO web via Verktyg i menyn till vänster på Medarbetarportalens första sida. 1

Välj AGRESSO EFH. Agresso EFH har en informationssida. På sidan lämnas meddelanden till universitetets attestanter av leverantörsfakturor. Här finns också manual och information om tjänsten. Klicka på knappen till höger på sidan för att logga in i Agresso EFH. 2

2. Startsida I menyn till vänster kan du se vilka tjänster som är tillgängliga för dig. I Mina uppgifter finns en mapp som heter Uppgifter i arbetsflöde. Den kan innehålla både leverantörs- och internfakturor. Här hittar du de uppgifter du har att utföra. För inställning av uppgiftslistans utseende, se avsnitt Inställning av uppgiftslistan i EFH. 3

3. Leveransattest Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan styrs till den person vars beställar-id står på fakturan. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. 3.1 Leveransattest av leverantörsfaktura När du klickar på EFH Leveransattest i Mina uppgifter öppnar sig attestbilden för leverantörsfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. 4

Vid Detaljer leverantörsfaktura finns möjlighet att registrera konteringsuppgifter. Ev angiven verksamhet avgör till vilken belastningattestant som fakturan styrs. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, går du in i Dokumentarkivet (se avsnitt Dokumentarkivet i EFH samt Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO ). I attestbilden visas också en skannad bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor. Efter genomförd kontroll och ev tillägg av information kan du nu attestera fakturan. 3.2 Attestering i Normalläge Åtgärdsknappar Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Leveransattest: Klicka efter utförd kontroll på denna knapp. 5

Leveransattest + Belastningsattest: Möjlighet finns att utföra både leverans- och belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs. Leveransattest + Kontera: Möjlighet finns att utföra både leveransattest och kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. Fakturan är registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta måste bytas ut mot rätt konto. För att delkontera en faktura, tryck på knappen. 3.3 Attestering i Avancerat läge I Avancerat läge ges tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex dela upp raden, som används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på Spara-knappen efter vald åtgärd. Åtgärdsknapparna finns här under konteringsraderna. Åtgärdsknappar Ta bort: Tar bort en konteringsrad som skapats via knappen Dela upp raden. Dela upp raden: Lägger till en konteringsrad så att kostnaden kan delas på flera rader. Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomi- 6

administratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Leveransattest: Klicka efter utförd kontroll på denna knapp. Leveransattest + Belastningsattest: Möjlighet finns att utföra både leverans- och belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs. Leveransattest + Kontera: Möjlighet finns att utföra både leveransattest och kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. Fakturan är registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta måste bytas ut mot rätt konto. Ångra: Nollställer vald åtgärd. OBS! Kan endast användas innan Spara valts. Spara: Vid Avancerat läge måste man klicka på Spara efter åtgärd. För att se en fakturas arbetsflöde, d.v.s. vilka som har attesterat eller kommer att attestera fakturan, klicka på den blå ikonen under Mapp vid Detaljer leverantörsfaktura. Se vidare avsnitt Uppföljning av fakturor i EFH. 7

4. Kontering I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Det innebär att det ska kontrolleras att: fakturan är utställd på Göteborgs universitet, att det är den mottagande institutionen (motsv) som ska betala den, att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns, att fakturan specificerar vad som är inköpt, att fakturabeloppet är rätt beräknat samt att faktureringsavgift ej debiterats. I detta steg ska även momsbeloppet kontrolleras och i förekommande fall åtgärdas. I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering. 4.1 Kontering av leverantörsfaktura När du klickar på EFH Konteringsattest i Mina uppgifter öppnar sig attestbilden för leverantörsfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant. 8

Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. Här ser du också ev tidigare kommentarer, samt vem som utfört de tidigare stegen i flödet. Vid Detaljer leverantörsfaktura fyller du i fakturans kontering. Det är viktigt att tabba ur fälten efter gjord registrering. Fakturan styrs till belastningsattestant med hjälp av angiven verksamhet, så kontrollera att rätt verksamhet är registrerad. När fakturan styrs ut i det elektroniska flödet är den registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta ska bytas ut mot annat giltigt konto. Fälthjälp: Om du behöver hjälp med konteringen kan du klicka på den blå rutan till höger om varje fält. Se vidare avsnitt Kontering/Fälthjälp. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, gå in i Dokumentarkivet (se avsnitt Dokumentarkivet i EFH samt Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO ). I attestbilden visas också en skannad bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor. Efter genomförd kontroll och kontering kan du nu attestera fakturan. 4.2 Kontering i Normalläge 9

Åtgärdsknappar Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Kontera: När du är klar med konteringen klickar du på knappen Kontera. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till leveransattestanten. Skriv in kommentar. För att delkontera en faktura, tryck på knappen. 4.3 Kontering i Avancerat läge I Avancerat läge ges tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex dela upp raden, som används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på Spara-knappen efter vald åtgärd. Åtgärdsknapparna finns här under konteringsraderna. 10

Åtgärdsknappar Ta bort: Tar bort en konteringsrad som skapats via knappen Dela upp raden. Dela upp raden: Lägger till en konteringsrad så att kostnaden kan delas på flera rader. Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Kontera: När du är klar med konteringen klickar du på knappen Kontera. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till leveransattestanten. Skriv in kommentar. Ångra: Nollställer vald åtgärd. OBS! Kan endast användas innan Spara valts. Spara: Vid avancerat läge måste man klicka på Spara efter åtgärd. För att se en fakturas arbetsflöde, d.v.s. vilka som har attesterat eller kommer att attestera fakturan, klicka på den blå ikonen under Mapp vid Detaljer leverantörsfaktura. Se vidare avsnitt Uppföljning av fakturor i EFH. 11

4.4 Fälthjälp För att få hjälp att söka fram giltiga värden på t ex konto vid konteringen, klicka på fälthjälpen, den blå rutan till höger om varje fält i konteringsraden. Skriv in ord, del av ord eller siffror som du vill söka på under Sökkriterier och klicka på Sök. Klicka på det värde du vill ha och det följer med till konteringsraden. Det avancerade läget är bäst att använda om sökning ska göras på siffror. Om du vill söka fram en verksamhet kan du antingen söka direkt på en del av verksamhetsnumret och (*) i fältet Begr.värde eller söka på namn eller del av namn omgivet av (*) i fältet Beskrivning. Klicka på det värde du vill ha och det följer med till konteringsraden. 12

4.5 Delkontering av faktura (Dela upp raden) För att öka antalet konteringsrader på en faktura klicka på Dela upp raden. Nu skapas en kopia av konteringsraden med valutabelopp 0,00 under den ursprungliga raden. Fyll i aktuellt belopp på den nya raden. När du tabbar ur Valutabeloppsfältet ändras valutabeloppet på den ursprungliga raden med automatik. Kontera alla raderna. Markera raderna med en bock i rutan längst till vänster. Klicka sedan på åtgärdsknappen och därefter på Spara. För att ta bort en rad som skapats genom delkontering markerar man raden med en bock i rutan till vänster och klickar därefter på Ta bort. 13

5. Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet. 5.1 Belastningsattest av leverantörsfaktura När du klickar på EFH Belastningsattest i Mina uppgifter öppnar sig attestbilden för leverantörsfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan. Här ser du också ev tidigare kommentarer, samt vem som utfört de tidigare stegen i flödet. 14

Vid Detaljer leverantörsfaktura kontrollerar du fakturans kontering. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, gå in i Dokumentarkivet (se avsnitt Dokumentarkivet i EFH samt Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO ). I attestbilden visas också en skannad bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor. Efter genomförd kontroll kan du nu attestera fakturan. 5.2 Attestering i normalläge Åtgärdsknapppar Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Belastningsattest: Klicka på knappen Belastningsattest efter genomförd kontroll. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till konteraren. Skriv in kommentar. 15

Vidarebefordra: Om du fått en faktura som bör attesteras av någon annan, ska du vidarebefordra den till behörig överordnad. Man får t ex inte attestera kostnader som är hänförliga till sig själv, såsom räkningar för mobiltelefon, egna utlägg m m. Klicka på Vidarebefordra. Välj i rullningslisten vem du ska skicka fakturan till. I rullisten finns samtliga personer som har behörighet till systemet. Det går att söka en person genom att ange första bokstaven i förnamnet. Kommentar ska anges när en fakturarad vidarebefordras. OBS! Om del av kostnaden ska attesteras av ursprunglig belastningsattestant och resterande del av annan, behöver fakturan vara delkonterad (uppdelad på flera rader). Detta kan med fördel göras i konteringssteget, men är möjligt att göra även i belastningsatteststeget. För att göra belastningsattest resp vidarebefordran, välj Avancerat läge. Det är endast i Avancerat läge som det går att välja olika åtgärder (belastningsattest resp vidarebefordran) för resp rad. Om attest görs i Normalläge, kommer alla fakturaraderna att få den först valda åtgärden. Avancerat läge: Ska användas om både belastningsattest och vidarebefordran ska göras på samma faktura, se ovan. Val av namn i rullist vid vidarebefordran: 16

6. Leverantörsinformation För att få fram information om leverantören, klicka på leverantörsnamnet i Information leverantörsfaktura 17

7. Dokumentarkivet i EFH Till Dokumentarkivet kommer du genom att klicka på ikonen Dokument. Denna är placerad längst upp till vänster i attestbilden. 7.1 Titta på befintligt dokument I mappen Import av elektroniska fakturor (i sektionen Dokument) ligger fakturans samtliga sidor som varsin fil. Klicka på en sida för att öppna bilden. Nedanstående fråga visas när du klickar på en sida. Svara Öppna för att få fram bilden. 18

Ett nytt fönster öppnar sig. 7.2 Bifoga nytt dokument För att bifoga ett dokument till en faktura i flödet, gå till dokumentarkivet och markera mappen Övriga dokument. OBS! Om fel mapp markeras, ersätts fakturabilden med det bifogade dokumentet. Det är därför viktigt att just mappen Övriga dokument markeras vid bifogande av dokument. Klicka därefter på ikonen Nytt dokument längst upp till vänster. 19

Ännu ett fönster öppnar sig. Klicka på knappen Bläddra och leta dig fram till det dokument som du vill bifoga fakturan. När du har hittat dokumentet dubbelklickar du på det. Klicka sedan på knappen OK. Stäng fönstret för att komma tillbaka till fakturan. Du kan nu nå det bifogade dokumentet via ikonen för Dokumentarkiv. 20

8. Uppföljning av fakturor i EFH För att söka göra sökningar på EFH-fakturor, klicka på modulen Rapporter i menyn. Välj därefter Globala rapporter och sedan EFH. Två frågemallar finns; EFH Fråga fakturor och EFH Logg arbetsflöde. De två frågemallarna visar både de fakturor som är kvar i flödet, men också de som är klara i flödet. Det går att göra urval på ansvar, period och leverantörsnummer i båda frågorna. I frågeresultaten är det möjligt att se fakturabild och fakturans kontering, genom att klicka på aktuell rad i kolumnen Ank-/Vernr. 21

EFH Fråga fakturor EFH Fråga fakturor kan förutom sökning på nämnda parametrar, t ex användas för att söka på ett visst fakturanummer för en viss leverantör. För att få reda på leverantörens identitet, kan sökning via Fälthjälp göras. För att söka leverantör med hjälp av Fälthjälpen, klicka på den blå rutan efter fältet för Lev.nr. Blanka ut/ta bort 0 i övriga parametrar 22

Fyll i hela eller delar av leverantörsnamnet i Beskrivningsfältet. Tryck på Sök. Klicka på önskad rad för att få med leverantörsnumret till frågebilden. Denna fråga kan t ex användas när en leverantör kontaktar GU pga en saknad betalning. Frågeresultatet visar bl a om fakturan blivit bokförd efter fullgjord attestrunda (vertyp EB), om den finns med på ett betalningsförslag (remitt-id är angivit i avsedd kolumn) och om den har blivit betald (betaldatum är ifyllt). Blåmarkerade fält går att klicka på för mer information. För att se fakturabilden, klicka på aktuell rad i kolumnen Ank-/Vernr. Blanka ut/ta bort 0 i övriga parametrar. 23

EFH Logg arbetsflöde I EFH Logg arbetsflöde kan urval göras på de parametrar som bilden visar. Bl a kan sökning göras på attestansvarig (användar-id), vilket kan vara bra om man vill hitta de fakturor där man själv eller någon annan varit inblandad som attestant. I frågeresultatet finns bl a möjlighet att se fakturans arbetsflöde, genom att klicka på länken i kolumnen Status arbetsflöde (obs! kräver att insticksprogam från Adobe installeras). 24

25

OBS! För att arbetsflödet ska kunna visas, krävs att ett insticksprogram från Adobe installeras. Klicka på länken, och följ instruktionerna på skärmen. 26

9. Aktivera vikariehantering i EFH För varje fakturamottagare ska det i ekonomisystemet definieras vilken eller vilka personer som är vikarie för denna och under vilken tid dessa personer ska kunna väljas. Fakturamottagaren kan själv i EFH-systemet aktivera vikariehanteringen under Alternativ. Klicka på Alternativ. 27

Klicka på Ersättningsinställningar självstyrning. 28

I rutan Datumintervall läggs datum in avseende den tid som vikariehanteringen är aktiverad för fakturamottagaren, dvs när vikarien ska få fakturamottagarens fakturor. Spara genom att klicka på disketten upptill i bilden. När en vikarie aktiveras för en fakturamottagare, får vikarien alla de fakturor som fakturamottagaren redan har för attest, samt de fakturor som kommer till fakturamottagaren under definierad period. Både fakturamottagaren och vikarien får fakturorna. 29

10. Hantering som görs i ekonomisystemet AGRESSO Ändra moms på leverantörsfaktura i arbetsflöde Gå till Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Ankomstregistrering leverantörsfaktura. Välj verpost EFH ankomstregistrering, och ange aktuellt verifikationsnummer i fältet Ank/Vernr. Tabba ut ur fältet så att transaktionen visas enligt nedstående bild. Ställ markören på lev.skuldskontot (25..) och välj ändra rad. Tryck sedan direkt på Ändra moms i verktygsraden. Fyll i rätt momsbelopp i kolumnen Moms, tabba ur fältet och spara. När nedanstående meddelande visas, tryck OK. 30

Tillbaka i ankomstregistreringsbilden, välj Behåll ned raden igen. eller funktionstangent F11 för att lyfta Ställ sedan markören på kostnadsraden (EFHKTO eller annat kostnadskonto) och välj ändra rad. Ändra summan i fältet Valutabelopp så att den blir samma som i kolumnen Belopp på lev.skuldsraden (dvs, bruttobelopp exkl moms). Tabba ur fältet och välj behåll. 31

När summa raden för kolumnen Reg.belopp visar momsbeloppet och kolumnen Belopp är noll, enligt nedstående bild, tryck på spara eller funktionstangent F12. Meddelande erhålls om att verifikationen har sparats med samma ver.nummer som tidigare. 32

10.2 Uppföljning av fakturor i flödet I ekonomisystemet finns två mallar registrerade för att ge möjlighet till uppföljning av institutionens/motsv fakturor i flödet. Välj AGRESSO Ekonomi/Leverantörsreskontra/Fråga/Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor. Klicka ut plustecknet. Mallen Fakturor i arbetsflöde visar samtliga fakturor i arbetsflödet, för valt ansvar. Mallen Jaktlista EFH-fakturor visar fakturor i flödet där det gått 5 dagar eller mer sedan senaste åtgärd. Denna lista kan användas för att påminna de personer som ej åtgärdat de fakturor som ligger hos dem. Ex på sökning med Jaktlista EFH-fakturor Fyll i ansvar i den pop-up-ruta som visas. Tryck OK. 33

Samtliga fakturor för valt ansvar visas, sorterade per attestansvarig och förfallodatum: 34

10.3 Betalningsförslag och -bekräftelse Betalningsförslag och -bekräftelse beställs i AGRESSO på varje enskilt ansvar på samma sätt som tidigare. En skillnad från tidigare är att betalningsförslag även ska beställas för utländska fakturor, om institutionen/motsv har sådana. 35

10.4 Bifoga dokument till faktura Dokument kan bifogas till en faktura både i EFH-systemet och i ekonomisystemet. För att bifoga ett dokument, t ex en deltagarförteckning, till en leverantörsfaktura, gör enligt följande: Sök fram den verifikation som dokumentet ska kopplas till via t ex Fråga verifikation. Markera en av transaktionsraderna, klicka på ikonen för dokumentarkivet. Till vänster visas de dokumenttyper som kan kopplas till den här transaktionen. Via fil inlästa fakturor har dokumenttyp Import elektroniska fakturor. Dokument som ska bifogas verifikationen läggs in med dokumenttyp Övriga dokument.obs! Om fel mapp markeras, ersätts fakturabilden med det bifogade dokumentet. Det är därför viktigt att just mappen Övriga dokument markeras vid bifogande av dokument. Klicka därefter på ikonen Nytt dokument längst upp till vänster. Markera Övriga dokument. Klicka på Lägg till befintliga dokument. 36

Klicka på Bläddra. för att välja katalog där dokumentet som ska läggas till finns. Markera var dokumentet finns och välj Open/Öppna. Spara. 37

Dokumentet är nu kopplat till transaktionen. 38

10.5 Registrering för att styra faktura till rätt belastningsattestant Möjlighet finns att styra fakturor konterade på en eller flera specifika verksamheter till en (och endast en) belastningsattestant. Detta bör göras för verksamheter som avser projekt eller kurser, och mottagare är då projektledare, studierektor eller liknande. Välj Egen meny/registerunderhåll/efh koppla relation verks anv. Fyll i användarid på aktuell belastningsattestant. Välj VERKS i rullisten. 39

Fyll i en eller flera verksamheter, börja på rad 1. Spara när du är klar. Det går också att ändra eller ta bort gjorda registreringar via denna bild. Fakturor som konteras på angivna verksamheter kommer nu att styras till vald belastningsattestant. 40

10.6 Upplägg av vikarie För varje fakturamottagare ska det i ekonomisystemet definieras vilken eller vilka personer som är vikarie för denna och under vilken tid dessa personer ska kunna väljas. När en vikarie aktiveras för en fakturamottagare, får vikarien alla de fakturor som fakturamottagaren redan har för attest, samt de fakturor som kommer till fakturamottagaren under definierad period. Både fakturamottagaren och vikarien får fakturorna. En vikarie ska ha behörighet till samma steg i flödet som fakturamottagaren. Fakturamottagaren kan själv i EFH-systemet aktivera vikariehanteringen under Alternativ. Detta går också att göra i ekonomisystemet. Upplägg av vikarie Öppna skärmbilden AGRESSO Gemensam/Arbetsflöde/Fasta register/definition ställföreträdare. Välj den användare som vikarie ska definieras för, med hjälp av rullgardinsmenyn, och tryck tab. Klicka sedan på fliken Alternativ. 41

Klicka på ikonen för Ny rad. I raden som lagts till, välj värden enligt ovan. I kolumnen Alternativ väljs den person som ska vara vikarie. I kolumnerna Från datum och Till datum väljs det intervall som personen ska kunna väljas som vikarie. 42

I rutan Datumintervall läggs datum in avseende den tid som vikariehanteringen är aktiverad för fakturamottagaren, dvs när vikarien ska få fakturamottagarens fakturor. Detta kan också göras i EFH-systemet av fakturamottagaren. Spara efter fullgjord registrering. 43

11. Inställning av uppgiftslistan i EFH För att få internfakturor resp leverantörsfakturor sorterade i enskilda mappar i Uppgiftslistan, gör följande: Klicka på Visa alternativ i Uppgiftslistan. 44

Välj Process i Gruppering 1. Klicka på Dölj alternativ för att stänga fönstret. Fakturorna är nu sorterade i mappar. 45

12. Inställning av uppgiftslistan i Agresso Uppgiftslistan kan du anpassa som du själv vill ha den. Genom att ställa musmarkören på den grå rubrikraden och klicka med höger musknapp visas följande meny: Genom att välja Kolumner kan du i fönstret som visas till höger markera resp. avmarkera de kolumner du vill ska visas eller inte visas. Om du sedan väljer Sortera kan du i fönstret som visas till höger markera den kolumn du vill att uppgifterna ska sorteras efter. Genom att klicka på anpassa storlek justeras kolumnbredden i den kolumn du befinner dig i. Genom drag-and-drop, dvs. ställa musmarkören på en kolumnrubrik, klicka med vänster musknapp, hålla musknappen nere och flytta musmarkören dit man vill att kolumnen ska vara, kan man ändra ordningsföljden på kolumnerna. Kolumner med ordet Descr = Beskrivning Col1Descr = Ansvar Kolumner med ordet Val = värde Col1Val = Mottagande ansvar 46