E-beställningar Raindanceportalen version 2013 vår Manualen innehåller steg för steg hur du gör en beställning, inlevererar en beställning och hur fakturorna matchas mot order. Ekonomiavdelningen 2014-01-29
Innehåll Introduktion av beställningsportalen... 3 Varukorgen... 4 Sök önskade artiklar... 5 Produktträdet... 5 ABC-ordning... 5 Sök... 6 Artikelinformation och kolumner... 7 Skapa beställning... 8 Skapa beställning uppdelad på flera konteringar... 10 Ändra attestant/utanordnare vid beställning... 11 Attestering av beställning... 12 Beställaren har attesträtt... 12 Beställaren har inte attesträtt... 13 Cirkulation till annan attestant... 15 Utanordna beställning... 16 Makulera/ändra beställning eller beställningsrad... 17 Skapa produktmall... 20 Visa status på beställningar och order... 21 Historik... 22 Mina order... 23 Sök Beställning och Inköpsorder... 24 Leveransmottagning... 25 Delleverans... 28 Ändra leverans... 30 Introduktion till hantering av e-beställningsfakturor i Raindanceportalen... 32 Fakturamatchning... 33 Förklaring av ikoner... 33 Meddelanden vid fakturamatchning... 34 Väntar på leverans... 34 Radmatchning har utförts mot order. Avvikelser finns... 34 Matchning kunde ej slutföras. Diff=-xx.xx... 34 1
Fakturamatchning på radnivå... 35 Fakturarader med prisdifferens inom toleransgränsen... 35 Fakturarader med prisdifferens utanför toleransgränsen... 35 Fakturarader med kvantitetsdifferens inom toleransgränsen... 36 Fakturarader med kvantitetsdifferens utanför toleransgränsen... 36 Fakturarader med både kvantitets- och prisdifferens... 37 Ersättningsartikel... 37 Övriga avgifter... 38 Öresutjämning... 38 Fraktavgifter... 38 Fakturamatchning på totalbelopp... 39 Faktura med avvikande fakturabelopp... 39 Manuell ordermatchning... 41 2
Introduktion av beställningsportalen Beställningsprotalen är en del av Raindanceportalen och syns som en ny flik och ikoner. De menyval som är aktuella för e-beställningar finns under fliken Inköp. Dessutom finns det några snabbknappar ovanför menyraden där man kan komma direkt till funktionerna Varukorgen, Mina beställningar och Mina order. Den första bild som visas är Min inkorg när du loggar in i Raindanceportalen. Här samlas alla fakturor, bokföringsordrar och beställningar som ska behandlas med kontering och attest/utanordning. Beroende på vilken behörighet man har visas olika antal valmöjligheter i menyraden. 3
Varukorgen Tryck på knappen för Varukorgen så hamnar du i beställningsfönstret. Alternativt välj Inköp Varukorg i menyn. Beställningsfönstret består av tre delar: en sökdel till vänster (1), en presentationsdel till höger (2) och en varukorg längst ner i mitten (3) 2 1 3 4
Sök önskade artiklar Sökningar kan göras med hjälp av ett Produktträd, en sökning av produktgrupper i ABC-ordning, en avancerad sökning under fliken Sök, via Mallar eller med hjälp av en snabbsökning under produktträdet. Produktträdet Under fliken Träd kan man klicka på önskad produktgruppsrubrik så öppnar sig de grupper som är kopplade till den. Man kan sedan klicka sig vidare till den lägsta nivån då produktgruppsnamnet får en röd pil framför sig. De artiklar som är kopplade till produktgruppen visas till höger. Visas inga artiklar trots röd markering så är antingen produktgruppen tom eller så saknar användaren behörighet till det aktuella avtalet. ABC-ordning Under fliken ABC finns alla produktgrupper på lägsta nivå sorterade i alfabetisk ordning. Genom att klicka på önskad produktgrupp så visas de kopplade produkterna till höger. 5
Sök Under fliken Sök kan du göra avancerade sökningar genom att kombinera olika villkor. Här kan du också söka efter ett specifikt artikelnummer. För att söka på delar av artikelns namn används fältet Benämning. Får du för många träffar kan du begränsa din sökning genom att kombinera sökord med val av leverantör och/eller produktgrupp. Det är även möjligt att i första hand söka på nettoprissatta och/eller rekommenderade artiklar genom att kryssa i rutorna Endast avtalade artiklar eller Endast rekommenderade artiklar. Det går bra att söka på hela eller delar av ett begrepp/artikel. Om man t.ex. inte vet exakt namnet på produkten man söker efter kan man söka efter bat istället för batterier, då kommer alla produkter som har bat någonstans i artikelnamnet fram. Om man däremot är säker på att produkten ska börja med Bat kan man begränsa sökningen genom att använda * i slutet (bat*), på så sätt kommer alla produkter som heter Bat fram. Samma princip gäller för övrigt i de flesta sökfält i e-beställningsverktyget där man kan skriva in egna sökord. 6
Artikelinformation och kolumner Varje kolumn (utom Antal och Beställ) är sorteringsbar genom att du klickar på kolumnens rubrik. Om du t.ex. vill sortera så att de avtalade artiklarna hamnar överst så klickar du på rubriken Avtal. Du kan även välja vilka kolumner som du vill se i varukorgen. För att t.ex. ta bort en kolumn högerklickar du på kolumnen och väljer Ta bort kolumn. Som du ser kan du även Återställa kolumner här. I listan över valda artiklar kan man utläsa bl.a. följande information: Artikelns benämning Artikelnummer Leverantör Avtalad artikel (nettoprissatt sortiment markerat med blå boll) Miljömärkning (markeras med en grön boll) Leveranstid (antal dagar framåt i tiden som leverantören kan garantera leverans) Förpackning (antal i en förpackning) Pris (avtalat pris per försäljningsenhet) Antal att beställa (minsta tillåtna kvantitet ifylld) Beställ (klicka på varukorgen så läggs artikeln ner i varukorgen) Det är möjligt att ta fram mer information om artikeln genom att klicka på den blåfärgade benämningen. Då öppnas ett fönster med utökad Artikelbeskrivning. Leverantören kan här visa en bild och en utökad beskrivning, även länk till mer information om produkten på leverantörens hemsida. OBS! Beställningen ska göras i Raindanceportalen. 7
Skapa beställning För att skapa en beställning så lägger du önskade artiklar i varukorgen längst ned till höger, i kolumnen Beställ. Först söker du upp önskad artikel med hjälp av sökfunktionen som beskrivits ovan. Alternativt använder du en mall med dina favoriter som du har skapat i förväg. För att lägga en artikel i varukorgen klickar du på symbolen för varukorg längst ut till höger vid produkten. Då lägger sig artikeln i varukorgen nedanför. Du ändrar antalet som skall beställas genom att fylla i önskad kvantitet i fältet för Antal och sedan klicka på varukorgssymbolen. Om du har hämtat fram en mall eller en tidigare gjord beställning kan du också använda knappen Välj alla. Knappen visas längst ner till höger i Presentationsdelen när man väljer en mall eller tidigare beställning. Efter att du har lagt ned valda varor i din Varukorg går det fortfarande att redigera den. Du kan ändra antal i varukorgen genom att klicka i rutan under Antal (1) och skriva i önskat antal och sedan trycka på Enter på tangentbordet. Om du vill ta bort någon rad klickar du på Soptunnan (2) i början av raden, alternativt tar bort alla rader genom att klicka på Soptunnan (3) längst ned till vänster. När du har fyllt din varukorg trycker du på knappen Nästa (4). 1 2 3 4 8
Nu visas en ny bild där man får komplettera sin beställning med information om leveransdatum, vilken leveransadress som gäller, eventuell cirkulationsmall och kontering. Informationen om leveransadress, cirkulation och konteringsmall (Konteringsförslag) läggs upp som förval åt beställaren. 1. Ange en kort notering om vad beställningen gäller, detta är ett internt meddelande som inte följer med beställningen. 2. Registrera önskat leveransdatum (om du inte fyller i något får du en påminnelse att önskat leveransdatum inte är angivet, och du kan välja att skapa beställningen ändå). Datumstandard är år-månad-dag i siffror. 3. Se till att rätt attestant är vald. För att ändra klickar man på förstoringsglaset vid raden Cirkulation. 4. Kontrollera att Konteringsförslag är rätt. Välj eventuellt ny mall genom att ställa markören i fältet Mall och tryck på förstoringsglaset. Du kan även skriva Mallens id (t.ex. projekt) och trycka Enter. 5. Kontrollera att leveransadressen är korrekt. Det går att välja annan leveransadress genom att trycka på pilen. Man ser bara leveransadresser som man är behörig att beställa för. 6. Klicka på utropstecknet vid brådskande beställning, detta syns i mailet till attestanten/utanordnaren. 7. I fältet för Godsmärkning kan man skriva eventuell godsmärkning/notering till leverantören. Om du vet att det kan finnas tider när ingen finns tillgänglig för att ta emot en leverans bör du skriva ett telefonnummer i fältet för Godsmärkning som godsleverantören kan ringa för att komma överens om leveranstid. Om du glömt något i beställningen kan du klicka på Varukorg så kommer du tillbaka till alla produkter och kan lägga till fler. När du är klar med din beställning klickar du på knappen Skapa. Om det skulle vara något fel i konteringen eller i din behörighet visas ett felmeddelande om det och du får gå in på beställningen via knappen Kontera/Attestera och undersöka felet, alternativt vända dig till supportfunktionen. 9
Skapa beställning uppdelad på flera konteringar Det är möjligt att fördela kostnaden på flera olika konteringsrader, t.ex. olika projekt. På sidan där konteringsmall och leveransadress anges har du möjlighet att välja in en egen konteringsmall på radnivå. För dig som användare finns en förvald konteringsmall som visas i bilden. Den gäller för alla beställningsrader. Om du vill att någon/några av beställningsraderna skall få en annan kontering så kan du välja en annan konteringsmall på den raden. Ställ markören i fältet för Mall, ute till höger på den önskade raden (1). Klicka sedan på söksymbolen (förstoringsglaset) till höger om fältet (2). Dina personliga mallar visas men man kan även välja gemensamma mallar. Välj önskad mall genom att dubbelklicka på den. 1 2 10
Ändra attestant/utanordnare vid beställning Om man vill ändra attestant/utanordnare på sin beställning gör man det när man skapar beställningen. Klicka på förstoringsglaset bredvid Cirkulation (1). Då får du upp alla på institutionen och kan välja vem som ska attestera/utanordna din beställning. Markera personen och klicka på OK, alternativt dubbelklicka på personen. 1 11
Attestering av beställning Beställaren har attesträtt När beställningen är gjord ges information till beställaren om vad som har hänt med beställningen. I det här fallet hade beställaren attesträtt för den första attesten och det ges information om att det krävs en utanordning och signering innan beställningen kan gå iväg till leverantören. Information ges om vart beställningen har skickats, den person som ligger förvald på mig som användare eller den person jag har angett på beställningen. 12
Beställaren har inte attesträtt I det här scenariot har beställaren inte attesträtt för den första attesten och det ges information om att så är fallet. Beställningen cirkuleras till en användare som ska sätta den första attesten. Därefter ska den cirkuleras vidare till en utanordnare. När attestanten sedan loggar in finns beställningen i inkorgen. En beställning attesteras på samma sätt som en faktura. Dubbelklicka på beställningen eller markera den och klicka på Kontera/Attestera så öppnas bilden för kontering. I bilden Kontering ser man vem som gjort beställningen och vad som är beställt. Om beställningen är OK efter kontroll går man vidare med attest. Du kan attestera en enstaka rad genom att klicka på radens stämpel ute till vänster eller klicka på dubbelstämpeln i rubrikraden ovanför så blir alla rader attesterade på en gång (1). 1 13
När attestanten godkänt raderna behöver den skickas vidare till en utanordnare. Klicka på fliken Cirkulation och sök fram den person du vill skicka beställningen till. Stryk sedan dig själv från cirkulationen genom att klicka på soptunnan till vänster om ditt namn, för att inte ha beställningen liggandes i din egen inkorg. När utanordnaren sedan loggar in finns beställningen i inkorgen. En beställning utanordnas på samma sätt som en faktura. Dubbelklicka på beställningen eller markera den och klicka på Kontera/Attestera så öppnas bilden för kontering. Utanordnaren ser nu att den första attesten är godkänd och när utanordnaren gör sista attesten är hela beställningen attesterad och utanordnad. För att skicka beställningen till leverantör klickar man på Nästa beställning. Utanordnaren ska då signera beställningen. 14
Cirkulation till annan attestant På samma sätt som man kan cirkulera fakturor kan man cirkulera en beställning till en annan attestant/utanordnare om det behövs. Klicka på fliken för Cirkulation (1), här ska du fylla i vem beställningen skall cirkuleras till. Under Användare (2) skriver du in användarnamnet på den person du vill cirkulera beställningen till och klickar på Enter. 1 3 2 Om du inte kan personens användarnamn kan du söka upp det genom att klicka på förstoringsglaset (3). Då öppnar sig fönstret Sök cirkulationsmall med alla användare. Här väljer du den önskade användaren, markerar raden och klickar på OK. Skriv in eventuellt meddelande och tryck Enter. Nu är beställningen cirkulerad. Klicka på Nästa beställning för att hantera nästa beställning eller Tillbaka för att komma till inkorgen. 15
Utanordna beställning När utanordnaren loggar in finns beställningen i inkorgen. En beställning utanordnas på samma sätt som en faktura. Dubbelklicka på beställningen eller markera den och klicka på Kontera/Attestera så öppnas bilden för kontering. I bilden Kontering ser man vem som gjort beställningen och vad som är beställt. 1 2 Om beställningen är OK efter kontroll går man vidare med utanordning och signering. Konteringsfunktionen fungerar precis som för en faktura. Du kan utanordna en enstaka rad genom att klicka på radens stämpel ute till vänster eller klicka på dubbelstämpeln i rubrikraden ovanför så blir alla rader utanordnade på en gång (1). När utanordnaren godkänt raden är hela beställningen attesterad och utanordnad. För att skicka beställningen till leverantör klickar man på Nästa beställning (2). Utanordnaren får då signera beställningen. När detta är gjort skapas en eller flera order som skickas till leverantören (en order till varje leverantör som finns med i beställningen). 16
Makulera/ändra beställning eller beställningsrad Om man gjort en beställning som man själv har behörighet att attestera och kommer på att man vill makulera hela beställningen, eller en rad av beställningen, så är det viktigt att när man kommer till fönstret Signering inte ska signera, utan istället klicka på Tillbaka. Om man redan har hunnit signera beställningen så går den inte att makulera via systemet, man får istället kontakta leverantören och ange inköpsordernumret och be dem om att makulera den. Efter att du har klickat på Tillbaka vid signeringen kommer du till Min inkorg. Här klickar du på Kontera/Attestera. När du är i bilden för att kontera och attestera har du möjlighet att makulera eller ändra en beställningsrad eller hela beställningen. Först måste du avattestera vald rad genom att klicka två gånger på signaturen i Konteringsraden, då kommer stämpeln att visa sig istället. Den som har utanordnat måste avattestera först, sedan kan den som attesterat avattestera. 17
Om man vill ta bort artikeln/artiklarna gör man det genom att klicka på soptunnan till vänster om beställningsraden (fältet längre ned på sidan, alltså inte konteringsraden), i detta fall väljer man att ta bort Radnr 002 bestående av 1 st Batteriladdare. Avattesterad Ta bort 1 Vill man bara ändra antal på en rad skriver man in det antal man önskar på rätt rad i kolumnen Kvantitet i rutan som heter Radinformation. Det går också att makulera hela beställningen. Man måste då först avattestera alla beställningsrader och därefter klicka på soptunnan under alla beställningsrader (1). 18
Nu har Radnr 002 försvunnit från konteringen och står som Mak (makulerad) i beställningsrutan: 1 Klicka sedan på Nästa beställning (1). Om det är beställaren som avattesterat och ändrat, kan denne attestera och cirkulera till utanordnaren. Om det däremot är utanordnaren som ändrat beställningen (efter att attestanten och utanordnaren har avattesterat), så måste beställningen cirkuleras till attestanten för att sätta första attesten, därefter tillbaka till utanordnaren för den andra attesten. 19
Skapa produktmall Vill du skapa en mall av de artiklar du har lagt i varukorgen kan du göra det genom att trycka på knappen Skapa ny mall: Ange ett namn på mallen i fältet för Mall och välj om den ska vara Personlig (endast du ser mallen) eller till för Enheten (alla på institutionen kan se mallen). Tryck på Spara när du är klar. Mallen kommer sedan att presenteras under Personliga i fliken Mallar. Du kan även välja att se de senaste beställningar som du har lagt under Tidigare beställningar : 20
Visa status på beställningar och order För att se statusen på dina beställningar trycker du på knappen Mina beställningar. Då visas en bild över de beställningar som du har gjort samt om de är attesterade och beställda alt. makulerade. Du kan dubbelklicka på en beställning för att titta på innehållet och konteringen. När det finns en blå pil framför beställningen så har det skapats en eller flera order från beställningen d.v.s. den har attesterats, utanordnats samt signerats och beställningen har gått iväg till leverantören. Du kan se vilka order som skapats av beställningen genom att klicka på pilen ute till vänster. Då öppnas en ruta under beställningen (B+nummer) med information om inköpsorder (IN+nummer) samt status på dessa. Du kan även gå direkt via menyvalet Mina order. 21
Historik Om du klickar dig in i en beställning kan du se status och orderhistorik. Längst ned på bilden finns flikar som visar information om vilka fakturor, leveranser och bekräftelser som kommit till ordern. Klicka på önskad flik för att se mer information. Om man klickar på knappen Historik får man upp en logglista över vad som hänt med ordern. Knappen Uppdatera är till för att uppdatera bilden, d.v.s. bilden uppdateras med eventuella förändringar: Om du klickar på pilen framför en orderrad får du information om leveranser, bekräftelser och fakturerad kvantitet för den orderraden: 22
Mina order Genom att klicka på Mina order i snabbvalsmenyn eller Inköp Mina order, kan du snabbt hitta de order som du har lagt. Du kan söka dina senaste order per dygn, vecka och månad. Du kan även söka andras order genom att välja Enhet istället för Beställare. Vill du söka mer avancerat kan du gå in på fliken Avancerad sökning och söka utifrån flera olika parametrar såsom orderstatus och leverantör. 23
Sök Beställning och Inköpsorder Välj Inköp Sök på menyraden. Klicka på Beställning på vänstra sidan. Har man högre behörighet så kan man söka beställningar från olika användare, annars visas bara de egna beställningarna i bilden. Härifrån kan du gå vidare genom att först klicka på önskad beställning, därefter klicka på ordern så kommer du vidare till ett nytt fönster som visar ordern med tillhörande leveranser och fakturor. Precis som för funktionen Mina beställningar. För att söka fram en viss order klickar du på Inköpsorder ute till vänster. Det finns två flikar, Enkel sökning och Avancerad sökning. Under Enkel sökning kan du söka fram dina egna eller andras order eller om du har ett ordernummer kan du söka på det: Under Avancerad sökning kan du kombinera genom att t.ex. söka alla inköpsorder för en leverantör under ett visst orderdatumintervall. Avancerad sökning är även möjligt under Mina order. 24
Leveransmottagning För att det skall vara möjligt att matcha fakturan mot ordern samt för att säkerställa att beställda varor verkligen har levererats är det viktigt att registrera den mottagna leveransen i Raindanceportalen. Utan registrerad leverans kan fakturan inte hanteras per automatik. Välj menyval Inköp Inleverans. I listan visas alla inköpsorder som inte är inlevererade. Vill man se en order som är beställd av någon annan i sin organisation klickar man i Enhet istället för Beställare. Välj order som inleverans ska utföras på genom att dubbelklicka på den och sedan välja knappen Leverans. 25
Andra sätt att göra inleverans på är att på något sätt söka fram ordern t.ex. via Mina beställningar eller Mina order och sedan knappen Leverans. Om fältet Följesedel visas, ange följesedelsnummer. Om leverantören inte har möjlighet att referera till orderraderna på fakturan kommer den att matchas på totalbelopp och det är då obligatoriskt att ange ett följesedelsnummer vid inleverans. Numret ska motsvara följesedelsnumret som finns på den fysiska leveransen. 26
Om leveransen stämmer med ordern, d.v.s. hela orderns kvantiteter har levererats och ingen ytterligare leverans förväntas komma, behöver man bara trycka Spara. 27
Delleverans När det är en delleverans, ange antal som mottagits i fältet Denna lev (1) samt ta bort slutleveransmarkeringen (2) på den raden. OBS! Om slutleveransmarkeringen inte tas bort kan ingen ytterligare leverans registreras på orderraden. 1 2 Möjlighet finns att ange en orsak till avvikelsen. Klicka på pennan på den avvikande raden, välj Orsak och ange en notering (om ingen Orsakskod väljs från rullistan kommer noteringen inte vara synlig i systemet). 28
Så här ser leveransen ut när orderrad 001 är dellevererad och en avvikelsenotering är skapad. Orderrad 002 är slutlevererad. Så här ser ordern ut efter registrerad delleverans. 29
Ändra leverans För att ändra en leverans går du via Inköp Inleverans. Markera den inköpsorder som ska ändras. Om det finns flera leveranser registrerade visas de i en lista. 30
För att ändra en leverans väljer man Ändra under fliken Leveranser. Nu kan man ändra önskad rad och även Spärra faktura, vilket innebär att en faktura avseende denna order aldrig kan automatmatchas. Fakturan får då status Under utredning och cirkuleras enligt uppsatt arbetsflöde. Att ändra en leverans är möjligt så länge fakturan inte har matchats mot ordern och sedan attesterats. 31
Introduktion till hantering av e-beställningsfakturor i Raindanceportalen I Raindanceportalen matchas fakturan mot ordern och den levererade kvantiteten. För att det ska kunna ske måste ordern vara leveransgodkänd i Raindanceportalen. Om ordern är levererad och fakturan överensstämmer med inleveransen automatgodkänns fakturan och kontering samt attest och utanordning hämtas från beställningen och fakturan går till betalning. Om ordern saknar leveransgodkännande konteras inte fakturan med automatik utan lägger sig i inkorgen med status Väntar på leverans tills inleverans görs i systemet. Fakturan kan även innehålla avvikelser i form av pris eller kvantitet och då måste dessa avvikelser godkännas, alternativt måste leverantören kontaktas för kreditering precis som vid den vanliga fakturahanteringen. I Raindanceportalen finns det två olika fakturamatchningar; Radmatchning och Totalmatchning. Radmatchning innebär att systemet jämför varje fakturarad med motsvarande orderrad och vid totalmatchning jämförs totalbeloppet på fakturan med totalbeloppet på ordern. Vid avvikelser hanterad dessa två matchningar olika. 32
Fakturamatchning I de fall fakturan inte överensstämmer med ordern eller leveransen signaleras det av systemet. I avsnittet nedan förklaras de olika situationer som kan uppstå. Systemet visar dessa avvikelser för att du ska ha en möjlighet att kontakta leverantören och påtala felaktigheter innan fakturan går till betalning. Förklaring av ikoner Röd boll med i. Matchningsinfo. För muspilen över ikonen och information om varför raden inte är godkänd visas. Röd bock. Raden är inte godkänd. Ingen kontering skapad. Klicka på röd bock för att godkänna raden och skapa kontering. Grön bock. Raden är godkänd och kontering är skapad. Grön bock med penna. Raden är manuellt godkänd. Blå pil. Annan artikel på fakturaraden jämfört med orderraden. Klickar du på blå pil visas den beställda orderraden. Raderna med röda bockar visas först och under visas de godkända raderna med gröna bockar. Rader med röd bock måste godkännas manuellt genom att klicka på den röda bocken. Den röda bocken ändras då till en grön bock med penna för att visa att raden är manuellt godkänd. När alla rader är godkända flyttar man till fliken för Kontering. Visa inköpsorder. Från matchningsfliken kan man gå direkt till inköpsordern och titta på status m.m. och även göra inleverans. 33
Meddelanden vid fakturamatchning Vid fakturamatchningen kan det förekomma olika felmeddelanden som fakturamottagarna på respektive institution kommer att se på fakturorna som tillhör beställningarna. Här kommer en förklaring kring de mest förekommande: Väntar på leverans Om ingen rad på inköpsordern är inlevererad när fakturan anländer kommer fakturan inte att kunna matchas överhuvudtaget. Fakturan hamnar då i inkorgen med status Väntar på leverans. När inleveransen är registrerad matchas fakturan automatiskt. Kontera inte fakturan manuellt. Radmatchning har utförts mot order. Avvikelser finns Meddelandet kommer när det finns något fel på raderna på fakturan som ska matchas mot ordern. Rättning av avvikelser görs under fliken Matchning. Matchning kunde ej slutföras. Diff=-xx.xx Meddelandet kan förekomma vid totalmatchning av fakturan mot ordern och det finns avvikelser. Rättning av avvikelser görs under fliken Matchning. 34
Fakturamatchning på radnivå Fakturarader med prisdifferens inom toleransgränsen Raderna visas i matchningsfliken med en grön bock till vänster om raden. Två konteringsrader är skapade, en rad med det beställda beloppet och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen är automatattesterad av attestanten. Fakturarader med prisdifferens utanför toleransgränsen Raderna visas i matchningsfliken med en röd bock till vänster om raden. När de godkänns manuellt skapas två konteringsrader. En attesterad rad med det beställda beloppet och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen måste attesteras manuellt. 35
Fakturarader med kvantitetsdifferens inom toleransgränsen Raderna visas i matchningsfliken med en grön bock till vänster om raden. Två konteringsrader är skapade. En rad med den beställda kvantiteten och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen är automatattesterad av attestanten från ursprungsraden. Fakturarader med kvantitetsdifferens utanför toleransgränsen Fakturan fastnar med meddelande: Radmatchning har utförts mot order. Avvikelser finns. Raderna visas i matchningsfliken med en röd bock till vänster om raden. När de godkänns manuellt skapas två konteringsrader. En attesterad rad med den beställda kvantiteten och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen måste attesteras manuellt. 36
Fakturarader med både kvantitets- och prisdifferens Till varje fakturarad skapas då två differensrader; en för kvantitetsdifferensen och en för prisdifferensen. I övrigt fungerar det precis som i exemplen ovan. Observera att bara ett fel visas i informationsrutan på den röda bollen. Ersättningsartikel Leverantören skickar ersättningsartikel. Systemet märker att artikel inte stämmer med den beställda artikeln (annat artikelnummer i nedanstående exempel). Raden blir inte godkänd. När raden godkänns manuellt hämtas konteringen från ursprungsraden. Exempel på när artikeln inte stämmer med beställd artikel: Klickar man på den blå pilen till vänster om raden visas orderraden med den beställda artikeln. 37
Övriga avgifter Överstiger övriga avgifter maxbeloppet får man godkänna raden manuellt. Den blir då konterad men inte attesterad. Konto hämtas från en mall på avtalet och resterande koddelar från föregående konteringsrad. Öresutjämning Öresutjämning skapas om det är en differens under 1 krona mellan summan av raderna och det totala fakturabeloppet. Denna konteras enligt föregående konteringsrad. Fraktavgifter Tillkommer fraktavgifter på fakturan ska man inte korrigera det under fliken Matchning utan kontera det på en egen rad under fliken Kontering. 38
Fakturamatchning på totalbelopp Om leverantörens faktura saknar referens till orderraden måste systemet matcha fakturan på totalbeloppet istället för varje rad för sig. Det ser lite annorlunda ut och beskrivs med text och bild nedan. Faktura med avvikande fakturabelopp Om fakturans belopp inte stämmer med det attesterade orderbeloppet hamnar den i användarens inkorg med meddelandet: Matchningen kunde ej slutföras. Diff=-xx.xx och med status Attestering påbörjad. För att avsluta matchningen så dubbelklickar man på fakturan och öppnar fliken Inköpsorder. På fakturan ser man att det är ett avvikande belopp (10,00) som inte är konterad. Om man anser att fakturan är OK och vill attestera avvikelsen så börjar man med att rätta den felaktiga raden på Inköpsordern. Klicka på pennan längst till höger på den rad du vill korrigera. Fyll i rätt belopp på raden (58,00) och tryck Enter. Då försvinner det avvikande beloppet från Att kontera. Tryck på knappen Slutför matchning när beloppet i Att kontera är 0,00. Du kommer då till fliken Kontering. 39
De rader som tidigare attesterats på ordern ligger färdigkonterade i bilden och under dessa konteringsrader finns en rad som måste attesteras, alltså differensen. Attestera fakturan genom att klicka på attesteringsstämpeln och tryck på knappen Nästa faktura eller Tillbaka. Skulle kontering saknas kan du själv kontera raden genom att fylla i önskade kodvärden i respektive fält samt belopp att kontera. Tryck sedan Enter och avsluta med att trycka på atteststämpeln på raden. 40
Manuell ordermatchning Om en faktura inte har kunnat matcha en order automatiskt kan man manuellt matcha denna genom att klicka på knappen Matcha inköpsorder. Ordern matchas genom att det önskade inköpsordernumret markeras och klickas ner i den undre rutan genom dubbelklick eller genom klick på pilen (1). Tryck sedan Matcha (2): 1 2 Efter genomförd matchning sker attest och justering av eventuella avvikelser enligt beskrivningen ovan under rubriken Fakturamatchning på totalbelopp. 41