Manual för elektronisk fakturahantering i AGRESSO web
Manual för hantering av leverantörsfakturor Innehåll Arbetsflöde leverantörsfaktura... 3 Påloggning via medarbetarportalen... 5 Startsida... 6 Leveransattest... 7 Leveransattest av inkommande faktura... 7 Attestering i normalläge... 9 Attestering i avancerat läge... 10 Kontering... 12 Kontering av inkommande faktura... 12 Kontering i normalläge... 14 Kontering i avancerat läge... 15 Delkontering av faktura (dela upp raden)... 19 Belastningsattest... 20 Belastningsattest av inkommande faktura... 20 Attestering i normalläge... 21 Leverantörsinformation... 23 Inköpsfaktura... 24 Varumottagning saknas... 25 Kontrollattest IIN... 27 Belastningsattest... 29 Inköpsfaktura i ordinarie attestflöde för leverantörsfakturor... 31 Dokumentarkivet i EFH... 35 Titta på befintligt dokument... 35 Bifoga nytt dokument... 37 Uppföljning av fakturor i EFH... 39 Logg arbetsflöde IIN... 42 Vikariehantering i AGRESSO web... 44 1
Tilldela vikarie i AGRESSO web... 46 Ändra moms på inkommande faktura i arbetsflöde... 47 Betalningsförslag... 49 Underhåll av betalningsförslag... 52 Återskapa betalningsförslag... 54 Kontroll av betalningsförslag... 55 Betalningsbekräftelse (SU08)... 56 Beställning av betalningsbekräftelse (SU08)... 58 Inställning av uppgiftslistan... 60 Skapa genvägar för åtkomst via menyfältet... 61 E-postinställning för meddelanden om uppgift att attestera... 62 Att styra faktura till rätt belastningsattestant... 64 2
Arbetsflöde leverantörsfaktura Ankomstregistrering leverantörsfaktura Leveransattest Kontering Belastningsattest Automatisk bokföring av leverantörsfaktura Arbetsflödet för leverantörsfakturor i AGRESSO består av följande steg: 1. Registrering av de fakturor som inte går direkt ut i flödet per automatik (tex utländska leverantörer, nya leverantörer och fakturor med felaktiga fakturareferenser) görs centralt av ekonomienheten. Leverantörsskulden bokas upp på institutionens ansvar och kostnadskonteringen konteras med konto EFHKTO. Kontot initierar arbetsflödet för konteringsraden och raden skickas automatiskt till handläggaren/beställaren vars x-identitet är registrerad i fältet Efhanv. 2. Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan styrs till den person vars x-id är registrerat i fältet Efhanv. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats. 3. I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering. Det är också i detta steg som fakturagranskningen genomförs. Leveransattest 3
och kontering kan utföras av samma person, om personen med sin sakkunskap har den erforderliga kontrollmöjligheten. Fakturagranskningen innebär kontroll av att: Fakturan är utställd på Göteborgs universitet och i förekommande fall institution Det är den mottagande institutionen som ska betala Det är en originalfaktura (om utbetalning görs med fakturakopia som underlag, ska notering göras om varför detta sker) Uppgift om F-skatt finns (gäller inte fakturor från statliga myndigheter) Organisationsnummer finns Fakturan specificerar vad som inköpts eller att följesedel bifogats Fakturabeloppet är rätt beräknat Faktureringsavgift inte debiterats Plusgiro alt. bankgiro finns angivet Rätt momsbelopp debiterats I ekonomisystemet inskannade uppgifter kontrolleras mot fakturabilden och leverantörsregistret. 4. Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av leverantörsfakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet. Ev. görs ändring av konteringen. Leveransattest och belastningsattest kan utföras av samma person, om personen med sin sakkunskap har den erforderliga kontrollmöjligheten. Man får inte attestera kostnader som är hänförliga till sig själv, såsom räkningar för mobiltelefon, egna utlägg mm. Om du fått en faktura som ska attesteras av någon annan, ska du vidarebefordra den till behörig överordnad. 5. När alla atteststeg är utförda, bokförs verifikationen per automatik var 30:e minut mellan kl 08:00 20:00. 4
Påloggning via medarbetarportalen Gå till Medarbetarportalen Verktyg och Välj AGRESSO web. AGRESSO web har en informationssida. På sidan lämnas meddelanden till universitetets attestanter av leverantörsfakturor. Här finns också manual och information om tjänsten. Klicka på knappen till höger på sidan för att logga in i AGRESSO web. En påloggningsruta visas och inloggning sker med samma lösenord som till medarbetarportalen. 5
Startsida I menyn till höger kan du se vilka tjänster som är tillgängliga för dig. Till höger i övre hörnet når du din Att göra lista. Den kan innehålla både leverantörs-, inköps och internfakturor. Här hittar du de uppgifter du har att utföra. För inställning av uppgiftslistans utseende, se avsnitt Inställning av uppgiftslistan. 6
Leveransattest Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan styrs till den person vars beställar-id står på fakturan. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. Leveransattest av inkommande faktura När du klickar på EFH Leveransattest i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden för leverantörsfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. Vid Detaljer leverantörsfaktura finns möjlighet att registrera konteringsuppgifter. Ev angiven verksamhet avgör till vilken belastningattestant som fakturan styrs. 7
Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, går du in i Dokumentarkivet (se avsnitt Dokumentarkivet i EFH. I attestbilden visas också en bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor. Efter genomförd kontroll och ev tillägg av information kan du nu attestera fakturan. 8
Attestering i normalläge Åtgärdsknappar Parkera: Används endast i undantagsfall då fakturan ska hanteras skyndsamt i attestflödet. Text måste anges vid parkering. Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Leveransattest: Klicka efter utförd kontroll på denna knapp. Leveransattest + Belastningsattest: Möjlighet finns att utföra både leverans- och belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs. Leveransattest + Kontera: Möjlighet finns att utföra både leveransattest och kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. Fakturan är registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta måste bytas ut mot rätt konto. För att delkontera en faktura, tryck på knappen. 9
Attestering i avancerat läge I Avancerat läge ges tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex dela upp raden, som används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på Spara-knappen efter vald åtgärd. Åtgärdsknapparna finns här under konteringsraderna. Åtgärdsknappar Ta bort: Tar bort en konteringsrad som skapats via knappen Dela upp raden. Parkera: Används endast i undantagsfall då fakturan ska hanteras skyndsamt i attestflödet. Text måste anges vid parkering. Dela upp raden: Lägger till en konteringsrad så att kostnaden kan delas på flera rader. Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Leveransattest: Klicka efter utförd kontroll på denna knapp. Leveransattest + Belastningsattest: Möjlighet finns att utföra både leverans- och belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs. Leveransattest + Kontera: Möjlighet finns att utföra både leveransattest och kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. 10
Fakturan är registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta måste bytas ut mot rätt konto. Ångra: Nollställer vald åtgärd. OBS! Kan endast användas innan Spara valts. Spara: Vid Avancerat läge måste man klicka på Spara efter åtgärd. För att se en fakturas arbetsflöde, d.v.s. vilka som har attesterat eller kommer att attestera fakturan, klicka på ikonen under Översikt vid Detaljer leverantörsfaktura. Se vidare avsnitt Uppföljning av fakturor i EFH. 11
Kontering I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Det innebär att det ska kontrolleras att: fakturan är utställd på Göteborgs universitet, att det är den mottagande institutionen (motsv) som ska betala den, att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns, att fakturan specificerar vad som är inköpt, att inskannade uppgifter i leverantörsregistret stämmer med fakturabilden, att fakturabeloppet är rätt beräknat samt att faktureringsavgift ej debiterats. I detta steg ska även momsbeloppet kontrolleras och i förekommande fall åtgärdas. I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering. Kontering av inkommande faktura När du klickar på EFH Konteringsattest i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden för leverantörsfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. Här ser du också ev tidigare kommentarer, samt vem som utfört de tidigare stegen i flödet. 12
Vid Detaljer leverantörsfaktura fyller du i fakturans kontering. Det är viktigt att tabba ur fälten efter gjord registrering. Fakturan styrs till belastningsattestant med hjälp av angiven verksamhet, så kontrollera att rätt verksamhet är registrerad. När fakturan styrs ut i det elektroniska flödet är den registrerad på ett dummykonto, EFHKTO. Detta ska bytas ut mot annat giltigt konto. Fälthjälp: Om du behöver hjälp med konteringen kan du klicka på rutan till höger om varje fält. Se vidare avsnitt Kontering/Fälthjälp. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, gå in i Dokumentarkivet (se avsnitt Dokumentarkivet i EFH ). I attestbilden visas också en bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor. Knapparna under fakturabilden Förra/Nästa visar bifogade dokument. Efter genomförd kontroll och kontering kan du nu attestera fakturan. 13
Kontering i normalläge Åtgärdsknappar Parkera: Används endast i undantagsfall då fakturan ska hanteras skyndsamt i attestflödet. Text måste anges vid parkering. Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Kontera: När du är klar med konteringen klickar du på knappen Kontera. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till leveransattestanten. Skriv in kommentar. För att delkontera en faktura, tryck på knappen. 14
Kontering i avancerat läge I Avancerat läge ges tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex dela upp raden, som används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på Spara-knappen efter vald åtgärd. Åtgärdsknapparna finns under konteringsraderna. Åtgärdsknappar Parkera: Används endast i undantagsfall då fakturan ska hanteras skyndsamt i attestflödet. Text måste anges vid parkering. Ta bort: Tar bort en konteringsrad som skapats via knappen Dela upp raden. Dela upp raden: Lägger till en rad så att kostnaden kan delas på flera rader. Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Kontera: När du är klar med konteringen klickar du på knappen Kontera. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till leveransattestanten. Skriv in kommentar. Ångra: Nollställer vald åtgärd. OBS! Kan endast användas innan Spara valts. Spara: Vid avancerat läge måste man klicka på Spara efter åtgärd. 15
För att se en fakturas arbetsflöde, d.v.s. vilka som har attesterat eller kommer att attestera fakturan, klicka på ikonen under Översikt vid Detaljer leverantörsfaktura. Se vidare avsnitt Uppföljning av fakturor i EFH. 16
Fälthjälp För att få hjälp att söka fram giltiga värden på t ex konto vid konteringen, klicka på fälthjälpen, rutan till höger om varje fält i konteringsraden. Skriv in ord, del av ord eller siffror som du vill söka på under Sökkriterier och klicka på Sök. Både intäkts- och kostnadskonton visas i resultatet samt aktiva och avslutade begrepp. Klicka på det värde du ska ha och det följer med till konteringsraden. Det avancerade läget är bäst att använda om sökning ska göras på siffror. 17
Om du vill söka fram en verksamhet kan du antingen söka direkt på en del av verksamhetsnumret och (*) i fältet Begr.värde eller söka på namn eller del av namn omgivet av (*) i fältet Beskrivning. Klicka på det värde du vill ha och det följer med till konteringsraden. 18
Delkontering av faktura (dela upp raden) För att öka antalet konteringsrader på en faktura, markera ursprungsraden med en bock längst till vänster och klicka på Dela upp raden. Nu skapas en kopia av konteringsraden med valutabelopp 0,00 under den ursprungliga raden. Fyll i aktuellt belopp på den nya raden. När du tabbar ur valutabeloppsfältet ändras valutabeloppet på den ursprungliga raden med automatik. Kontera alla raderna. Markera raderna med en bock i rutan längst till vänster. Klicka sedan på önskad åtgärd och därefter på Spara. För att ta bort en rad som skapats genom delkontering markerar man raden med en bock i rutan till vänster och klickar därefter på Ta bort. 19
Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet. Belastningsattest av inkommande faktura När du klickar på EFH Belastningsattest i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden för leverantörsfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan. Här ser du också ev tidigare kommentarer, samt vem som utfört de tidigare stegen i flödet. Vid Detaljer leverantörsfaktura kontrollerar du fakturans kontering. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, gå in i Dokumentarkivet (se avsnitt Dokumentarkivet i EFH ). 20
I attestbilden visas också en bild av leverantörsfakturan. Ovanför bilden av fakturan finns pilar som gör att man kan växla mellan sidorna på flersidiga fakturor. Knapparna under fakturabilden Förra/Nästa visar bifogade dokument. Efter genomförd kontroll kan du nu attestera fakturan. Attestering i normalläge Åtgärdsknapppar Parkera: Används endast i undantagsfall då fakturan ska hanteras skyndsamt i attestflödet. Text måste anges vid parkering. Vidarebefordra: Om du fått en faktura som bör attesteras av någon annan, ska du vidarebefordra den till behörig överordnad. Man får t ex inte attestera kostnader som är hänförliga till sig själv, såsom räkningar för mobiltelefon, egna utlägg m m. Klicka på Vidarebefordra. Välj i rullningslisten vem du ska skicka fakturan till. I rullisten finns samtliga personer som har behörighet till systemet. Det går att söka en person genom att ange första bokstaven i förnamnet. Kommentar ska anges när en fakturarad vidarebefordras. OBS! Om del av kostnaden ska attesteras av ursprunglig belastningsattestant och resterande del av annan, behöver fakturan vara delkonterad (uppdelad på flera rader). Detta kan med fördel göras i konteringssteget, men är möjligt att göra även i belastningsatteststeget. För att göra belastningsattest resp vidarebefordran, välj Avancerat läge. Det är endast i Avancerat läge som det går att välja olika åtgärder (belastningsattest resp vidarebefordran) för resp rad. Om attest görs i Normalläge, kommer alla fakturaraderna att få den först valda åtgärden. Avvisa: Används endast i undantagsfall. Fakturan lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomi- 21
administratör/motsv. Denna åtgärd fordrar att kommentar anges. Knappen ska inte användas om en faktura ska reverseras pga att den är felaktig. Belastningsattest: Klicka på knappen Belastningsattest efter genomförd kontroll. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till konteraren. Skriv in kommentar. Avancerat läge: Ska användas om både belastningsattest och vidarebefordran ska göras på samma faktura, se ovan. Val av namn i rullist vid vidarebefordran: 22
Leverantörsinformation För att få fram information om leverantören, klicka på leverantörsnamnet i Information leverantörsfaktura Här är det viktigt att kontrollera att uppgifterna i rutan Betalning är samma som betalningsuppgifterna på fakturabilden. Fältet Bankgiro innehåller bankgironumret till svenska mottagare. Fältet Bankkonto innehåller svenska och utländska mottagares bankkontonummer. Fältet Plusgiro innehåller den svenska mottagarens plusgiro (obs, ej personkonto). Fältet IBAN innehåller IBAN-kontonummer. Fältet BIC(SWIFT) innehåller swiftadressen till den utländska banken. 23
Inköpsfaktura Beställningar till universitetets avtalsleverantörer ska göras via universitetets inköpssystem samt belastningsattesteras och leveranskvitteras i detsamma. Fakturamatchningen av godkända/belastningsattesterade beställda varor eller tjänster görs i ekonomisystemet vilket innebär att om någon faktura avviker från beställningen avseende belopp, antal eller annat, kräver fakturan hantering i AGRESSO av ekonom/motsvarande på institutionen. I fakturaflödet för fakturor som avviker från beställningen i inköpssystemet finns enbart stegen konteringsattest och belastningsattest, leveranskvittensen måste alltid göras av beställaren i inköpssystemet och leveranskvittensen förs sedan över till AGRESSO kommande natt. En inköpsfaktura som avviker mot beställningen och inte bokförs per automatik kan hamna i tre olika avvikelsesteg. Varumottagning saknas Kontrollattest IIN Ordinarie attestflöde för leverantörsfakturor 24
Varumottagning saknas Beställningar som inte är leveranskvitterade men där det inkommit en faktura, hamnar hos ekonom/motsvarande i steget Saknad varumottagning. När leveranskvittensen sedan utförs av beställaren i inköpssystemet, uppdateras fakturans status per automatik. Ingen handpåläggning behöver göras på fakturan i detta steg. Om förfallodatum närmar sig behöver beställaren kontaktas och påminnas om att göra leveranskvittens i inköpssystemet. Klicka på uppgiften i uppgiftslistan för att se vilket ordernummer som avses. För att se vem som gjort beställningen gå till menyvalet Rapporter Globala rapporter EFH Beställningar från inköpssystemet. Frågan visar alla beställningar från inköpssystemet, vem som har godkänt och attesterat, beställt antal, levererat antal, kvar att leverera, eventuellt verifikationsnummer på inkommen faktura samt leverantörsnummer och enhet. 25
Man väljer själv om man vill söka fram ett enskilt ordernummer eller om man vill söka fram alla beställningar på sitt ansvarsställe. Om sökresultatet visar att leveranskvittensen inte har utförts, ska beställaren påminnas om att leveranskvittera beställningen i inköpssystemet. När leveranskvittensen är uppdaterad i AGRESSO, går fakturan vidare i flödet per automatik. Uppdatering av inlästa leveranskvittenser görs tre gånger varje dag kl 08:00, 14:00 och 20:00. Om inget avviker mellan beställning och faktura bokförs fakturan utan ytterligare handpåläggning. Om något avviker mellan beställning och faktura, ex fraktavgift som tillkommit enligt avtalet, går fakturan vidare till steget Kontrollattest IIN. 26
Kontrollattest IIN Vid avvikelse på belopp eller antal hamnar fakturan i uppgiftslistan hos ekonom/motsvarande i steget Kontrollattest krävs. Klicka på uppgiften i uppgiftslistan för att komma in i attestbilden. Attestbilden är uppdelad i två sektioner där sektionen Orderrader visar vad som är beställt och leveranskvitterat via inköpssystemet. Sektionen Detaljer inköpsfaktura visar hur den avvikande fakturaraden kommer att konteras vid bokföringen. Om kontot är EFHKTO och verksamheten EFHVERKS måste uppgifterna ändas till rätt konto och rätt verksamhet. På orderraden kontrolleras att fakturerat antal, pris och belopp är samma som beställt antal, orderpris och orderbelopp. Vid avvikelser kontaktas beställaren alternativt leverantören för att säkerställa att fakturan är korrekt eller för att konstatera att fakturan är felaktig. Är fakturan felaktig ska leverantören skicka kreditfaktura på felaktigt belopp och den felaktiga fakturan ska hanteras färdigt i attestflödet för att kunna nyttjas mot kommande kreditfaktura. Huvudbokstext kan läggas till i fältet Beskrivning under sektionen Faktura. Innehåller fakturan flera konteringsrader måste man markera respektive rad och ange huvudbokstext för varje rad i fältet Beskrivning. När fakturakontrollen är klar tryck på OK under Beskrivningsfältet. 27
Tryck sedan på Attestera nere till vänster i bilden för att fakturan ska gå vidare till steget Belastningsattest. Om man klickar på knappen Avvisa går fakturan tillbaks till ekonomen för hantering i steget korrigering inköpsfaktura. 28
Belastningsattest Klicka på uppgiften Besl.attest IIN inköp i uppgiftslistan för att komma till attestbilden. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Om en faktura har förfallit till betalning är den markerad med en röd varningstriangel. Du kan välja att sortera fakturorna i listan efter t ex fakturanummer, verifikationsnummer, förfallodatum m m. För att dölja resp ta fram fakturalistan, klicka på << resp >> i fakturalistans övre kant. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan. Här ser du också ev tidigare kommentarer samt vem som utfört de tidigare stegen i flödet. Vid Detaljer leverantörsfaktura längst ner i bilden, kontrollerar du fakturans kontering. 29
I steget för Belastningsattest finns följande åtgärdsknappar. Belastningsattest: Klicka på knappen Belastningsattest efter genomförd kontroll. Vidarebefordra: Om du fått en faktura som bör attesteras av någon annan, ska du vidarebefordra den till behörig överordnad. Man får t ex inte attestera kostnader som är hänförliga till sig själv, såsom räkningar för mobiltelefon, egna utlägg m m. Klicka på Vidarebefordra. Välj i rullningslisten vem du ska skicka fakturan till. I rullisten finns samtliga personer som har behörighet till systemet. Det går att söka en person genom att ange första bokstaven i förnamnet. Kommentar ska anges när en fakturarad vidarebefordras. OBS! Om del av kostnaden ska attesteras av ursprunglig belastningsattestant och resterande del av annan, behöver fakturan vara delkonterad (uppdelad på flera rader). Detta kan med fördel göras i konteringssteget, men är möjligt att göra även i belastningsatteststeget. För att göra belastningsattest resp vidarebefordran, välj Avancerat läge. Det är endast i Avancerat läge som det går att välja olika åtgärder (belastningsattest resp vidarebefordran) för resp rad. Om attest görs i Normalläge, kommer alla fakturaraderna att få den först valda åtgärden. Tillbaka: Fakturan skickas tillbaka till konteraren. Skriv in kommentar. Avancerat läge: Ska användas om både belastningsattest och vidarebefordran ska göras på samma faktura, se ovan. 30
Inköpsfaktura i ordinarie attestflöde för leverantörsfakturor Om en faktura som avser en beställning från inköpssystemet har hamnat i attestflödet för vanliga leverantörsfakturor, måste verifikationen lyftas upp och rättas till via menyvalet Registrering inkommande fakturor. Detta kan t ex ske då ordernummer från inköpssystemet saknas på fakturan. Gå till menyvalet Redovisning Inkommande faktura Registrering inkommande faktura. Tryck på verktyget Transaktioner arbetsflöde Fyll i Ank/Vernr i sökraden och tryck på Filter. Markera sedan de rader som visas i bilden och tryck på Välj rader. 31
Tillbaks i ankomstregistreringsbilden, fyll i aktuellt inköpsordernummer (som syns på fakturabilden) i fältet för Inköpsordernummer. Kontrollera att övriga uppgifter på fakturabilden stämmer överens med inmatade uppgifter på verifikationen. Skall betalningsinformation lämnas till leverantören vid betalningen, anges denna text på raden för Fakturabeskrivning. I flik två Klicka på Detaljer inköpsorder för att hämta orderraden 32
Bocka i orderraderna i avsnittet Detaljer inköpsorder och tryck sedan på Matcha mot faktura för att uppdatera fakturan mot den leveranskvitterade ordern. Matchningen syns sedan på nedersta raden i sektionen Matchande rader och kolumnen Fakturabelopp ska ha samma summor som artiklarna på fakturabilden. Tryck sedan på Spara. 33
Flik tre visar hur beställningen är konterad och vilken kontering fakturan kommer att bokföras. Behöver konteringen ändras görs detta här. När alla uppgifter är ok tryck på knappen Spara för att fakturan ska gå ut i flödet för inköpsfakturor. 34
Dokumentarkivet i EFH Till Dokumentarkivet kommer du genom att klicka på ikonen Dokument. Denna är placerad uppe till höger i bilden och ser ut som ett gem. Titta på befintligt dokument I filen Faktura (i sektionen Dokument) ligger fakturans samtliga sidor. Klicka på Faktura för att öppna bilden. I de fall fakturan har bifogade dokument går det att klicka på de markerade pilarna under fakturabilden för att snabbt växla mellan fakturabild och bilagor. 35
För att se innehållet på övriga bifogade dokument, klicka på ikonen. 36
Bifoga nytt dokument För att bifoga ett dokument till en faktura i flödet, gå till dokumentarkivet. Klicka därefter på ikonen Lägg till befintligt dokument nere till vänster i bilden. I nästa fönster välj Dokumenttyper Övriga dokument. Klicka på knappen Överför och leta dig fram till det dokument som du vill bifoga fakturan. Klicka på dokumentet du ska bifoga och tryck sedan på Spara nere till vänster i rutan. 37
I dokumentarkivet syns nu alla bifogade filer. Tryck på krysset i högra övre hörnet för att komma tillbaks till fakturan. Du kan nu nå det bifogade dokumentet via ikonen för Dokumentarkiv. 38
Uppföljning av fakturor i EFH För att söka göra sökningar på EFH-fakturor, klicka på valet Rapporter i menyn. Välj därefter Globala rapporter och sedan EFH. Där finns bl.a frågemallarna; EFH Fråga fakturor och i mappen Inkommande faktura finns Logg arbetsflöde IIN samt Jaktlista fakturor i arbetsflöde. Mallen Jaktlista fakturor i arbetsflöde visar fakturor i flödet där det gått 5 dagar eller mer sedan senaste åtgärd. Denna lista kan användas för att påminna de personer som ej åtgärdat de fakturor som ligger hos dem. Dessa frågemallar visar både de fakturor som är kvar i flödet, men också de som är klara i flödet. Det går att göra urval på ansvar, period och leverantörsnummer i båda frågorna. I frågeresultaten är det möjligt att se fakturabild och fakturans kontering, genom att klicka på aktuell rad i kolumnen Ank-/Vernr. 39
EFH Fråga fakturor EFH Fråga fakturor kan förutom sökning på nämnda parametrar t ex användas för att söka på ett visst fakturanummer för en viss leverantör. För att få reda på leverantörens identitet, kan sökning via fälthjälp göras. För att söka leverantör med hjälp av fälthjälpen, klicka på punkterna efter fältet för Lev.nr. 40
Fyll i hela eller delar av leverantörsnamnet i beskrivningsfältet. Tryck på Sök. Klicka på önskad rad för att få med leverantörsnumret till frågebilden. Denna fråga kan t ex användas när en leverantör kontaktar GU pga en saknad betalning. Frågeresultatet visar bl a om fakturan blivit bokförd efter fullgjord attestrunda (vertyp ID), om den finns med på ett betalningsförslag (remitt-id är angivit i avsedd kolumn) och om den har blivit betald (betaldatum är ifyllt). Blåmarkerade fält går att klicka på för mer information. För att se fakturabilden, klicka på aktuell rad i kolumnen Ank-/Vernr. 41
Logg arbetsflöde IIN I Logg arbetsflöde IIN kan urval göras på de parametrar som bilden visar. Bl a kan sökning göras på attestansvarig (användar-id), vilket kan vara bra om man vill hitta de fakturor där man själv eller någon annan varit inblandad som attestant. I frågeresultatet finns bl a möjlighet att se fakturans arbetsflöde, genom att klicka på länken i kolumnen Status arbetsflöde. Därefter visas attestflödet. 42
Via Loggbok går det att se när fakturan lästes in i systemet, vem som hanterat uppgiften och när den slutligen bokfördes. 43
Vikariehantering i AGRESSO web För varje fakturamottagare ska det i ekonomisystemet definieras vilken eller vilka personer som är vikarie för denna och under vilken tid dessa personer ska kunna väljas. När en vikarie aktiveras för en annan fakturamottagare, får vikarien alla de fakturor som fakturamottagaren redan har för attest, samt de fakturor som kommer till fakturamottagaren under definierad period. Både fakturamottagaren och vikarien får fakturorna. En vikarie ska ha behörighet till samma steg i flödet som fakturamottagaren. Fakturamottagaren kan själv i EFH-systemet aktivera vikariehanteringen under Din anställning i när fakturamottagaren är definierad i Administrera ersättare. Klicka på Gemensam Arbetsflöden Definition ersättare Administrera ersättare. Välj den användare som vikarie ska definieras för genom att skriva in x-id eller namn i fältet Fälthjälp och tryck tab. Är användaren ny, klicka på Ny för registrering. 44
Fyll i X-identitet i fältet ID för ersättare, namnet på ersättaren och ange 1 i Prioritet. I sektionen Användare välj att Hitta användare via Alla användare. I sektionen Hitta ersättare, välj att hitta ersättare Från lista. Ange mottagarens namn eller x-id i fältet Mottagare. Flera namn kan läggas till. Spara genom att klicka på Spara nere till vänster i bilden. Meddelande ges från systemet att inställningen har sparats. 45
Tilldela vikarie i AGRESSO web Klicka på Gemensam Arbetsflöden Tilldela ersättare. Välj den användare som vikarie ska definieras för genom att skriva in x-id eller namn i fältet Arbetsflödesanvändare och tryck tab. I rutan Ersättare anges vikarie genom att klicka på Lägg till och välja Typ Generell i rullgardinslisten. Skriv därefter x-id eller namnet på vikarien i rutan Ersättare. I rutorna Giltig från och Giltig till läggs datum in avseende den tid som vikariehanteringen är aktiverad för vikarien. Spara genom att klicka på Spara. Ska frånvaroperioden delas mellan två eller fler vikarier, upprepa steget ovan och ange den period som är aktuell för respektive vikarie i respektive Giltig från och Giltig till. Spara genom att klicka på disketten upptill i menyraden. 46
Ändra moms på inkommande faktura i arbetsflöde Gå till Redovisning Inkommande fakturor Registrering inkommande fakturor. Tryck på verktyget Transaktioner arbetsflöde. Ange aktuellt verifikationsnummer i fältet Ank/vernr i sökrutan och tryck på Filter. Bocka i alla rader som hör till fakturan i kolumnen till vänster och tryck på Välj rader Åter i ankomstregistreringsbilden rulla längst ner på sidan och klicka på momsinformation. Ändra till rätt belopp i kolumnen Momsbelopp. Om kolumnen MS innehåller siffran 0 måste siffran raderas innan momsändringen kan göras. 47
Gå sedan till fliken Redovisning och rätta nettobeloppet på kostnadskonteringen. Summan på de konterade raderna ska stämma överens med fakturabeloppet minus momsbeloppet. När ändringen är klar ska Återstående belopp vara noll. Spara ändringen genom att klicka på Spara nere till vänster i bilden. Meddelande visas om att verifikationen har sparats med samma verifikationsnummer som tidigare. 48
Betalningsförslag Betalningsförslag och -bekräftelse beställs i AGRESSO web på varje enskilt ansvar. Gå till menyvalet Redovisning Leverantörsreskontra Utbetalning Betalningsförslag. Välj Betalningsförslag G1 i rullisten. Tryck sedan tab för att få fram rapportbeställningsbilden. Remittid Ansvar Notera det förvalda värdet, inga ändringar skall göras Ange ansvaret som förslaget skall köras på vilket är detsamma som leverantörsskulden bokats på. Övriga fält behöver inte ändras. Var noga med att alltid trycka tab ur det senast ändrade fältet. Tryck på Spara nere till vänster i bilden. 49
Signal ges från systemet att beställningen är genomförd. När rapporten sparats hittar du den under menyvalet Dina beställda rapporter. Du kan behöva uppdatera bilden för att se ändrad status på rapporten (status avslutad när jobbet är klart). Följande rapporter skapas vid beställning av betalningsförslag SU07_ERROR SU07_WARN SU07_WARN_CRED Debet/kreditfakturor från angiven leverantör som måste åtgärdas innan betalningsförslag kan tas fram. Visar om aktuell leverantör har avvikelser mellan landkod och landet som IBAN är registrerad i, enbart för information. Informationsrapport som skrivs ut i de fall som kreditfakturans betaldag blir senare än ursprungligt förfallodatum, enbart för information. 50
SU07WARN_CHK_UTB Informationsrapp. som visar betalningar som görs via check SU07A SU07B SU07C Avvisade betalningar. Visar de fakturor som är parkerade. Kontrollera alltid dessa fakturor och åtgärda så att de betalas eller reverseras. Kreditfakturor syns på denna lista så länge avräkning sker. Betalningsförslag. Fakturorna i ver.nummer ordning. Standardrapport i Agresso Betalningsförslag. Fakturorna i ver.nummer ordning. Rapport anpassad för Göteborgs universitet som bl.a visar kontering och attestflöde. Det är denna rapport som ska användas. Klicka på symbolen i kolumnen Visa rapport för att få fram rapporten. 51
Underhåll av betalningsförslag Redovisning Leverantörsreskontra Utbetalning Underhåll av betalningsförslag. Alla betalningsförslag kommer upp i en lista som kan sorteras på beställningsdatum, beställt av och remitt-id. I bilden hanteras fakturor som av någon anledning inte skall med betalningsförslaget, det kan ex. vara en faktura där kontouppgifterna är felaktiga och behöver ändras. Förfallodatum och betaldatum kan också ändras via denna bild. Markera aktuell rad med en bock. Välj Ta bort eller Ta bort rad och parkera fakturan, beroende på om du vill parkera fakturan eller inte. Välj parkering om det finns risk för att någon annan tar fram ett SU07 innan du hinner reversera den eller om du är osäker på om den skall betalas eller reverseras. Spara ändringarna med Spara. 52
Om förfallodatum skall ändras på en faktura måste den lyftas bort från förslaget på samma sätt som ovan, sedan ändras i bilden för Underhåll av öppna poster (se lathund Ändring av bokförd leverantörsfaktura). Har fakturan parkerats är det viktigt att även ändra status från P till N så den kommer med på nästa förslag. Kör sedan om beställning av betalningsförslag med samma remittid som det ursprungliga förslaget. 53
Återskapa betalningsförslag Gå till Redovisning Leverantörsreskontra Utbetalning Återskapa betalningsförslag. Denna rapport återskapar betalningsförslaget i enlighet med de ändringar som gjordes i fönstret Underhåll av betalningsförslag. Fakturor som tagits bort från förslaget kommer inte med på utskriften. Nya fakturor bokförda i leverantörsreskontran efter att det ursprungliga förslaget beställdes kommer inte med. För att beställa en ny utskrift av betalningsförslaget, ange remittid från beställning av betalningsförslag. Det är endast den användare som beställde betalningsförslaget som kan återskapa med samma remittid. 54
Kontroll av betalningsförslag Kontrollera regelbundet om det finns betalningsförslag som behöver åtgärdas. Sök via menyvalet Rapporter - Globala rapporter - EFH Inkommande fakturor Fråga fakturor. Välj B - Öppna poster. Fyll i ansvar, period, status R och tryck sök. Om resultatet visar att det finns remittid av äldre datum, undersök om fakturorna som förslaget innehåller har blivit betalda på andra remittid:n (t.ex. via en påminnelse). I så fall måste dessa fakturor tas bort från förslaget och reverseras. Om ingen av de i förslaget ingående fakturorna skall betalas, skall förslaget tas bort via: Redovisning - Leverantörsreskontra - Utbetalning - Underhåll av Betalningsförslag 55
Betalningsbekräftelse (SU08) Innan bekräftelsen görs, ska alltid innehållet i betalningsförslaget kontrolleras så att: Utbetalningen sker till rätt mottagare Utbetalningen sker med rätt belopp Utbetalningen sker i rätt tid Utgiften är ändamålsenlig för verksamheten Betalning sker i överensstämmelse med gällande beslut Den är ekonomiskt försvarbar Fakturagranskning skett Leverans- och belastningsattest skett Det finns tillgängliga medel för betalningen Fakturorna har korrekta konteringar Detta görs via fliken Rapporter Globala rapporter EFH Fakturor på Betalningsförslag. Fyll i aktuellt remittid i rutan Remittid lika med och tryck Sök. För att se ytterligare information om respektive verifikation, klicka på verifikationsnumret i fältet Ank/Vernr. 56
För att kontrollera att alla Betalningsförslag från din administratör är bekräftade gå till Redovisning Leverantörsreskontra Utbetalning Underhåll av betalningsförslag. Sortera betalningsförslagen i ordningen Beställt av och Fallande för att få listan sorterad i namnordning. Finns betalningsförslag från din administratör, kontrollera innehållet och bekräfta enligt nedan. 57
Beställning av betalningsbekräftelse (SU08) Gå till Redovisning Leverantörsreskontra Utbetalning Betalningsbekräftelse. Välj Variant Betalningsbekräftelse G1. Fyll i aktuellt Remittid i rutan Öppna parametrar, tabba ur fältet och tryck sedan på Spara. När bekräftelse ges på att beställningen har sparats, tryck på Dina beställda rapporter för att komma direkt till rapporten. 58
Om rapporten inte får Status Avslutad direkt, kan du uppdatera bilden via Uppdatera i verktygsraden. Utskrift av betalningsbekräftelse När rapporten har status Avslutad, klicka med markören på rapportnamnet för att öppna och titta på bekräftelsen. Rapporten ska skrivas under och arkiveras. Bocka i aktuell rapport och välj Utskrift. 59
Inställning av uppgiftslistan För att få internfakturor, leverantörsfakturor samt inköpsfakturor grupperade i uppgiftslistan, gör följande: Öppna Uppgiftslistan och tryck på så att olika nivåer syns. Välj Process i Nivå 1. Klicka på Stäng för att stänga fönstret. Fakturorna är nu grupperade. 60
Skapa genvägar för åtkomst via menyfältet En genväg till olika frågor och bilder kan skapas för snabb åtkomst via menyfältet och menyvalet Dina genvägar, hjärtat som syns upp till höger i bilden. För att exempelvis lägga in frågan Beställningar från inköpssystemet gå till menyvalet Rapporter Globala rapporter EFH Beställningar från inköpssystemet. När frågan visas klicka på hjärtat till höger uppe i högra hörnet. När hjärtat lyser blått, är genvägen skapad. Frågan är nu tillgänglig via Dina genvägar från menyfältet. 61
E-postinställning för meddelanden om uppgift att attestera Vid upplägg av behörighet sätts per automatik e-postadressen till x-kontot ex xteste@gu.se. För att ändra den automatiskt upplagda adressen gå till menyvalet Din Profil som nås via dropplisten vid ditt x-konto. Ändra till önskad adress i fältet E-post i sektionen Adressinställningar. Tryck sedan på Spara för att få signalen om att ändringarna har sparats. 62
I fliken Egna inställningar för meddelanden lägger du in ditt telefonnummer i fältet Mobil. Tryck sedan på Spara. Telefonnumret kommer att visas vid sidan om ditt namn på raden Vår referens på kundfakturor. 63
Att styra faktura till rätt belastningsattestant Möjlighet finns att styra fakturor konterade på en eller flera specifika verksamheter till en (och endast en) belastningsattestant. Detta bör göras för verksamheter som avser projekt eller kurser, och mottagare är då projektledare, studierektor eller liknande. Denna information överförs även till inköpssystemet och dagen efter upplägget är gjort blir verksamheterna valbara i inköpssystemet. Välj Egen meny/registerunderhåll/efh koppla relation verks anv. Fyll i användarid på aktuell belastningsattestant. Välj VERKS i rullisten. 64
Fyll i en eller flera verksamheter, börja på rad 1. Spara när du är klar. Det går också att ändra eller ta bort gjorda registreringar via denna bild. Markera då aktuell rad med markören och välj Radera rad från Redigera-menyn. Tryck sedan på Spara. Fakturor som konteras på angivna verksamheter kommer nu att styras till vald belastningsattestant. 65