Uppföljning av granskningar genomförda år 2012

Transkript

1 Revisinsrapprt 2014 Genmförd på uppdrag av de förtrendevalda revisrerna i Vetlanda kmmun Uppföljning av granskningar genmförda år 2012 Vetlanda kmmun

2 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Uppdraget Syfte ch avgränsningar Metd Granskning av elever i behv av särskilt stöd Bakgrund ch syfte Granskningens resultat Svar från berörd nämnd/förvaltning Uppföljning/vidtagna åtgärder Bedömning/slutsats Granskning av budgetprcessen Bakgrund ch syfte Granskningens resultat Svar från berörd nämnd/förvaltning Uppföljning/vidtagna åtgärder Bedömning/slutsats Granskning av placerade barn ch unga Bakgrund ch syfte Granskningens resultat Svar från berörd nämnd/förvaltning Uppföljning/vidtagna åtgärder Bedömning/slutsats Kmmunstyrelsens uppsiktsplikt Bakgrund ch syfte Granskningens resultat Svar från berörd nämnd/förvaltning Uppföljning/vidtagna åtgärder Bedömning/slutsats

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Ett viktigt inslag i revisinens arbete är att följa upp tidigare granskningar för att se vilka effekter förbättringsförslag ch rekmmendatiner fått. Det finns förtjänster med att fastlägga en rutin för uppföljning av granskningar ch låta detta bli ett årligt inslag i granskningsarbetet. 1.2 Uppdraget Revisinen följer årligen upp de granskningar sm genmfördes två år tidigare i syfte att se m åtgärder vidtagits inm mråden där förbättringsbehv identifierats. Följande granskningar har följts upp under 2014: Granskning av elever i behv av särskilt stöd Granskning av budgetprcessen Granskning av placerade barn ch unga Kmmunstyrelsens uppsiktsplikt 1.3 Syfte ch avgränsningar Syftet med uppföljningen är att se vilket genmslag revisinen fått ch vilka åtgärder berörda nämnder ch förvaltningar vidtagit till följd av granskningarna. 1.4 Metd Utgångspunkten är de förbättringsförslag/rekmmendatiner sm lämnats i revisinsrapprterna ch det svar sm berörd nämnd/förvaltning lämnat till revisinen. 2

4 2 Granskning av elever i behv av särskilt stöd 2.1 Bakgrund ch syfte Skllagen reglerar med tydlighet att elever sm är i behv av särskilt stöd ska få de insatser ch det stöd sm de är berättigade till. Om det befaras att en elev inte kmmer att nå de kunskapskrav sm minst ska uppnås ska detta anmälas till rektrn. Rektrn ska se till att elevens behv av särskilt stöd skyndsamt utreds. Behvet av särskilt stöd ska även utredas m eleven uppvisar andra svårigheter i sin sklsituatin. Samråd ska ske med elevhälsan, m det inte är uppenbart behövligt. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma huruvida barn- ch utbildningsnämnden säkerställer att de elever sm är i behv av särskilt stöd får de insatser ch det stöd sm de är berättigade till. 2.2 Granskningens resultat Utifrån granskningen har vi identifierat följande utvecklingsbehv ch förbättringsåtgärder: Barn- ch utbildningsnämnden bör på ett tydligare sätt följa upp att kmmunen följer de lagkrav sm finns kring elever i behv av särskilt stöd. Det bör ske en redvisning av arbetet kpplat till de mål sm fullmäktige beslutat. Rektrs ansvar är tydligt beskrivet både i skllagen ch i elevhälsplanen. Det är väsentligt att rektr vid varje skla implementerar det arbetssätt sm fastställts i Elevhälsplanen ch säkerställer att lagkraven efterlevs. Resurscentrum bör säkerställa att Elevhälsplanen implementerats på avsett sätt på samtliga sklr i kmmunen. Resurscentrum bör fastställa rutiner för hur uppföljning av Elevhälsplanen ska ske. Uppföljningen bör utfrmas så att den även ger svar på m fullmäktiges ch nämndens mål är uppfyllda. 2.3 Svar från berörd nämnd/förvaltning Barn- ch utbildningsnämnden har lämnat ett svar på aktuell granskning utifrån kmmentarer sm tagits fram av verksamhetschefen för Resurscentrum för elevhälsa. Följande svar har lämnats. I målsektr Utbildning har nämnden frmulerat målet; Elever med skilda förutsättningar ska uppmärksammas tidigt, stimuleras ch ges möjlighet att utvecklas efter sina möjligheter ch intressen. Ett annat mål är; En skla i framkant - kunskapsfkus. Med utgångspunkt från höga förväntningar når varje elev framgång utifrån sina behv ch utvecklingsmöjligheter. Barn- ch elevhälsplanen kan användas för att säkerställa att varje elev får rätt stöd ch att undervisningen därigenm blir varierad ch individuell. Ytterligare redvisning av hur kmmunen följer de lagkrav sm finns kring elever i behv av särskilt stöd anses inte vara nödvändigt. Elevhälsplanen har tagits fram sm ett stöd för rektr i elevhälsarbetet ch nämnden är väl medveten m att elevhälsplanen vid granskningstillfället inte fullt ut var implementerad. Elevhälsplanen ska revideras under 2013 ch beslut förväntas tas i nämnden under hösten Den nya Barn- ch elevhälsplanen inkl. det arbetssätt/flödesschema sm beskrivs där kmmer att implementeras under höstterminen 2013 på ansvar av resp. försklechef ch rektr. Resurscentrum för elevhälsa ska ta fram underlag sm kan användas i implementeringsarbetet. Uppföljning av elevhälsplanen sker i lika sammanhang i förvaltningsledningsgruppen, vid ledarfrum ch vid nätverksträffar för specialpedagger. En 3

5 webbaserad enkät kmmer att skickas ut i februari/mars 2014 för att ta reda på hur implementeringen gått till. Implementeringen ska även beröras i medarbetarsamtalen under hösten Elevhälsans mål är att skapa en psitiv lärandesituatin ch stödja elevernas utveckling mt målen. Elevhälsplanen är ett stöd i det arbetet. 2.4 Uppföljning/vidtagna åtgärder I januari 2014 genmfördes en webbaserad enkät, riktad till försklechefer, rektrer ch specialpedagger. Syftet med enkäten var att få en nulägesbeskrivning av i vilken grad planen var känd ch användes. 85 % av de svarande uppgav att de i hög/mycket hög grad har kännedm m planen ch dess innehåll. 15 % uppgav att de känner till planen till viss del. Tanken är att enkäten ska genmföras varje läsår för att på det sättet kunna följa implementeringsarbetet. Under våren 2014 genmförs en särskild implementeringssatsning, riktad mt specialpedagger vid förskla, grundskla ch gymnasieskla. Satsningen består av fem utbildningstillfällen ch innehåller bland annat bakgrund, syfte ch mål med Barn- ch elevhälsplanen, genmgång av Allmänna råd gällande åtgärdsprgram samt utvärdering av de blanketter sm följer planen. Det är verksamhetschefen för elevhälsan sm är ansvarig för den årliga uppföljningen av Barn- ch elevhälsplanen. Efter den senaste uppföljningen av Barn- ch elevhälsplanen, inför läsåret 2013/2014 utökades planen med försklans ch gymnasiesklans flödesschema gällande särskilt stöd. Flödesschemat för grundsklan justerades någt för att bättre svara mt verksamheternas behv. Planen har även kmpletterats med en bilaga med definitiner ch rdförklaringar. Syftet med riktlinjerna för barn- ch elevhälsa är att den ska vara ett stöd i det vardagliga elevhälsarbetet, bidra till att säkra barn- ch elevers rätt till likvärdig utbildning samt stimulera till verksamhetsutveckling i arbetet med den samlade elevhälsan. Elevhälsans prfessiner, försklechefer ch rektrer, uttrycker i lika sammanhang att de tycker att planen är ett stöd i elevhälsarbetet ch att det är nödvändigt med gemensamma riktlinjer just för att kunna öka likvärdigheten kring barn- ch elevers rätt till stöd. Barn- ch elevhälsplanen är ett gtt stöd i utvecklingen av en samlad elevhälsa ch används sm underlag i Resurscentrums utvecklingsarbete. Förvaltningen upplever ckså att barn- ch elevhälsplanen ch förvaltningens sätt att arbeta med elevhälsa väcker intresse i närliggande kmmuner. För att säkerställa att rektrerna tar det ansvar de ska gällande särskilt stöd, genmförs varje läsår en enkätundersökning där varje rektr får svara på frågan i vilken mfattning de bedömer att de arbetar på det sätt Barn-ch elevhälsplanen beskriver. I planen ingår en beskrivning av ärendegången från anmälan m särskilt stöd till beslut m utredning. I dagsläget görs ingen sammanställning från enheterna kring det ttala antalet åtgärdsprgram. Däremt följer vi upp hur många elever sm inte når målen i lika ämnen, ch i åk 3 följer vi upp resultaten i svenska ch matematik. BUN har tagit beslut m att stickprvskntrller ska göras vid lika enheter för att kntrllera att elever sm riskerar att inte nå målen eller inte når målen har åtgärdsprgram. Åtgärdsprgrammet (blanketten) har utfrmats så att den ska uppfylla lagens krav ch utgår från Sklverkets allmänna råd m åtgärdsprgram ch särskilt stöd. I de allmänna råden står Vid de inplanerade utvärderingstillfällena med elev ch vårdnadshavare utvärderas målen ch åtgärderna. På detta sätt ska elevens röst vara synlig i åtgärdsprgrammet, men det kan säkert se lika ut vid lika enheter berende på elevens ålder. Det finns dck ingen 4

6 uppföljning på förvaltningsnivå avseende hur elever ch vårdnadshavare upplever det stöd eleverna får utifrån åtgärdsprgrammen. Möjlighet till dialg mellan lika prfessiner ch till att sprida gda erfarenheter finns på många lika sätt. Dels i enheternas egna arbetslag, vid elevhälsateamsträffar ch nätverksträffar för lika prfessiner. Kntakt kan alltid tas med Resurscentrums medarbetare m någn lärare/specialpedagg vid lika enheter har behv av att diskutera frågr sm rör särskilt stöd, lärmiljöer eller annat sm rör utbildning ch undervisning. Barn- ch elevhälsplanen har tagits fram på initiativ från nämnden ch innehållet redvisas varje år. Ovan nämnda enkät redvisas ckså till nämnden sm en del i den interna kntrllplanen. I internkntrllplanen finns två punkter sm berör åtgärdsprgrammen. Dels kntrlleras att sklrna har rutiner för upprättande av åtgärdsprgram sm följer lagens krav. Här görs en fullständig kntrll. Dels ska stickprv göras av att det finns åtgärdsprgram för de elever sm riskerar att inte nå/inte når kunskapsmålen vid enheterna. Det finns flera utvecklingsmöjligheter/utmaningar när det gäller kmmunens arbete med särskilt stöd; En av de viktigaste utmaningarna är att utveckla lärmiljöerna vid enheterna ch öka lärares kunskaper när det gäller att möta alla barn/elever. Det kan till exempel handla m kmpetensutveckling kring hur vi bäst möter ch arbetar med elever i svårigheter inm autismspektrumet. En annan viktig utmaning är att förtydliga rutinerna för överlämning mellan lika verksamheter ch lyfta den röda tråden i arbetet med särskilt stöd, från förskla till grundskla ch gymnasieskla. Öka kmpetensen ch tillgängligheten till alternativa verktyg för de barn/elever sm behöver. Just nu genmförs ckså en kartläggning kring lika scieknmiska förhållanden i kmmunen. Resultatet från den kartläggningen kan användas sm en faktr vid resursfördelningen. 2.5 Bedömning/slutsats Bedömning görs att kmmunen har vidtagit ett flertal åtgärder utifrån de rekmmendatiner sm fördes fram i revisinsrapprten. Det finns tydliga rutiner för uppföljning av implementering/följsamhet till arbetssättet sm beskrivs i Barn- ch elevhälsplanen. Det sker även regelbundna uppföljningar till nämnden gällande åtgärdsprgram ch hur många elever sm inte når målen i lika ämnen. Det har även skapats frum för dialg mellan lika berörda prfessiner ch möjlighet att sprida gda exempel ch erfarenheter. Vi ser dck fördelar med att göra en ttal sammanställning över antalet åtgärdsprgram inm kmmunen för att få en övergripande bild, se utvecklingen över tid ch se variatiner mellan sklr för att på det sättet kunna fånga upp eventuella skillnader/avvikelser från fastställt arbetssätt. Det är väsentligt att nämnden/förvaltningen frtsätter sitt arbete med identifierade utvecklingsmråden ch att det framgår på ett tydligt sätt i nämndens måluppföljning hur arbetet med elever i behv av särskilt stöd frtskrider ch utvecklas. 5

7 3 Granskning av budgetprcessen 3.1 Bakgrund ch syfte Revisrerna har i sitt granskningsarbete nterat att nämnder återkmmande redvisar betydande avvikelser i förhållande till budget. De har ckså knstaterat att åtgärder inte vidtas i tillräcklig mfattning. En viktig förutsättning för att nå fullmäktiges mål, samt hålla verksamheten inm tilldelade eknmiska ramar, är tydlighet i de eknmiska förutsättningarna för verksamheterna samt säkringar att tilldelade resurser räcker. Syftet med granskningen har varit att bedöma m Vetlanda kmmun har en ändamålsenlig ch effektiv budget- ch uppföljningsprcess sm är sammanhängande mellan fullmäktige, nämnd ch enhetsnivå. Granskningen är avgränsad till eknmistyrningen. 3.2 Granskningens resultat Vår sammanfattande bedömning var att Vetlanda kmmun har en ändamålsenlig budgetch uppföljningsprcess. Vi bedömde att den kan utvecklas ch förstärkas ytterligare genm att en sammanställd beskrivning av prcessen tas fram, där arbetssätt för budgetering ch eknmisk uppföljning från övergripande nivå ner till enhetsnivå ingår. Det är väsentligt att alla nivåer i verksamheten sm påverkar den eknmiska förbrukningen finns med i ch förstår prcessen. Vår bedömning var att det fanns vissa utvecklingsmöjligheter när det gäller budgetprcessen ch våra identifierade förbättringsmråden/rekmmendatiner var följande: Varje nämnd bör ta fram en strukturerad mvärldsanalys för den egna verksamheten inför mvärldsanalysdagen. Dessa kan med fördel sedan sammanställas i en systematiserad mvärldsanalys för kmmunen sm helhet. Budgetarbetet behöver en tydligare kppling mellan resurser, mål ch åtaganden. För att budgeten ska fungera sm ett styrinstrument ch få legitimitet i hela verksamheten är det väsentligt att det finns en kppling mellan budget ch nämndens ansvar ch åtagande. Nämndernas prgnsarbete kan utvecklas. Det bör tas fram riktlinjer/en mall för nämndernas budgetuppföljnings- ch prgnskmmentarer. Standardiserade mallar bidrar till att säkerställa att alla nämnder rapprterar in de uppgifter sm fastställts ch det ger en överblickbarhet ch jämförbarhet. Det ger således en större transparens i styrningen. Det bör tydliggöras när åtgärdsplaner ska upprättas ch hur effekterna av föreslagna åtgärder ska följas upp. En mall för budgetäskanden bör tas fram. Det bör tydliggöras hur den del av eget kapital på 25 mnkr sm är reserverad för eftersatt gatu- ch fastighetsunderhåll ska hanteras i budgetprcessen ch redvisningen. 6

8 3.3 Svar från berörd nämnd/förvaltning Kmmunens mvärldsanalysdagar har de senaste åren haft lite lika utfrmning. Utifrån ett aktuellt tema, senast Medbrgardialg, har externa föredragare haft dragningar ch diskussiner kring dessa har sedan förts. Mindre tid har ägnats åt respektive förvaltnings specifika mvärldsförutsättningar. Det finns även flera andra sammanhang när nämnderna ges möjlighet att föra fram sina specifika mvärldsanalyser. Exempelvis hålls en kmbinerad bksluts/budgetberedning i strmötesfrm före budgetberedningens arbete startar på våren. I samband med budgetarbetet sker ckså flera träffar mellan presidierna ch budgetberedningen. En sammanfattande mvärldsanalys för hela kmmunen kan vara ett förslag att ta i beaktande. Budgetarbetet präglas ftast av att de eknmiska resurserna är knappa. Att kppla budgetramar till åtaganden kan även vara ett sätt att styra rambudgetarnas strlek istället för att arbeta med uppräkning av befintliga ramar. Detta kräver dck att man arbetat fram mdeller för hur ch i vilken mån mål ch åtaganden ska påverka ramarna. Strävan att vara så rätt sm möjligt i prgnsarbetet är av str vikt ch ligger relativt högt i priritering. Sm verktyg för detta finns bland annat två system, Hypergene ch Agress. Hypergene är huvudverktyget för prgnsarbetet ch är till för att underlätta prgnsläggandet. Prgnsen byggs upp genm att de sm har budgetansvar längst ut i rganisatinen lägger sin prgns. Denna aggregeras sedan uppåt i rganisatinen i flera steg för att till slut hamna på eknmikntret sm sammanfattar kmmunens hela prgns. Gällande riktlinjer/mallar för nämndernas budgetuppföljnings- ch prgnskmmentarer så är detta ett arbete sm är på gång. Det är önskvärt att få in samtliga nämnders redvisning på ett likartat sätt vilket ger en bättre överblickbarhet ch jämförbarhet än idag vilket ckså framgår av revisinsrapprten. I dagsläget saknas (med några undantag) åtgärdsplaner trts att flera nämnder går med större undersktt. En mall för budgetäskanden kan utvecklas ch göras bättre. Kravet på att redvisa eknmiska knsekvenser för åtgärder, både inm drift- ch investeringsbudgeten bör förstärkas ytterligare. I samband med beslutet m bkslutet för 2012 tgs även beslut m att mvandla de tidigare reserverna i linje med det nya regelverket för resultatutjämningsreserver. Flera åtgärder än bara medel för eftersatt gatu- ch fastighetsunderhåll kan kmma att tas från de reserverade medlen. Därför måste, i enlighet med revisinsrapprten, det finnas klara linjer för hur dessa ska hanteras. När det gäller utnyttjandet av resultatutjämningsreserver finns ckså krav på ett regelverk sm styr över vilka förutsättningar sm ska vara uppfyllda för att dessa ska kunna användas. 3.4 Uppföljning/vidtagna åtgärder En förändring sm skett sedan granskningen genmfördes är att kmmunen numera använder Hypergene i framtagandet av detaljbudget. Detta arbetssätt inkluderar verksamhetscheferna i högre grad än tidigare ch de har blivit än mer delaktiga. Detta syns bl.a. när det gäller att se till att man har rätt persnal sm underlag för persnalbudget. Även i prgnsarbetet fungerar Hypergene i allt väsentligt bra. Det ger en bra ch sammanfattande bild av verksamhet, både vad gäller eknmi ch persnalfrågr. Det är dck viktigt att berörd persnal kntinuerligt får utbildning i Hypergene. Uppföljning av måluppfyllelsen sker idag vid delårs- ch årsbkslut ch även detta håller på att flyttas över till Hypergene. 7

9 Det finns en framtagen beskrivning av budgetprcessen sm är gjrd på övergripande nivå, ch enligt uppgift stämmer den frtfarande i hög utsträckning. När det gäller uppföljningsch prgnsarbete så finns en beskrivning, sm dck inte är uppdaterad. På nämndnivå saknas idag mtsvarande beskrivning. Genm att samtliga eknmer inm kmmunen numera är samlade på eknmiavdelningen så sker det idag ett mer frekvent utbyte avseende budgetprcessen ch det är fta eknmerna sm driver budgetarbetet på resp. förvaltning. Det finns idag ingen framtagen mall för budgetäskanden, men eknmiavdelningen anpassar äskanden så att de presenteras på likartat sätt för budgetberedningen. Eknmikntrets uppfattning är att budgetåtagandet har tydliggjrts men följsamheten kunde vara bättre. Verksamheternas avvikelserapprtering ch åtgärdsplaner har blivit bättre men det finns ytterligare utvecklingsmöjligheter/förbättringsmöjligheter för att det ska kunna fungera sm ett styrinstrument fullt ut. Det finns idag inga fastställda nivåer när åtgärdsplaner ska upprättas, eftersm nämndernas förutsättningar ser lika ut. Det är klart uttalat att nämnderna ska kmmentera, i synnerhet negativa, budgetavvikelser i månadsprgnserna. Inm detta mråde har nämnderna kmmit lika långt. Uppföljningen av de åtgärdsplaner sm presenteras kunde vara bättre ch det är idag inte helt lätt att utläsa vilka eknmiska effekter föreslagna åtgärder förväntas ge. Det pågår ett arbete med att ta fram Gemensamma PlaneringsFörutsättningar (GPF). Detta arbete syftar till att lyfta fram faktrer i mvärlden sm kmmer att påverka kmmunens framtida förutsättningar. Det kan gälla demgrafi, eknmisk utveckling, persnalförsörjning m.m. Detta utvecklingsarbete har redvisats på kmmunens Omvärldsdag. Nämnderna ansvarar för sin egen mvärldsbevakning ch detta gör de enligt uppgift på ett bra sätt ch nämnderna presenterar sitt mvärldsarbete vid budgetberedning ch budget-/bkslutsdagar. Någn frmaliserad kppling till budgetarbetet finns dck inte. Att hitta/identifiera effektiviseringsmråden är ett ständigt pågående arbete, då kmmunen lever med begränsade resurser. Ett exempel på ett identifierat effektiviseringsmråde är hemtjänsten, där en översyn nyligen genmförts. Kmmunen har själva identifierat ett antal utvecklingsmråden vad gäller budgetprcessen ch de framhåller att de skulle vilja få en mer långsiktig inställning till budgetarbetet så att det inte enbart fkuseras på nästkmmande år. Det finns även en önskan m att jbba mer förutsättningslöst/börja m från nll ch frmera budgetramarna varje år. Idag bygger mycket på uppräkning av befintliga ramar. 3.5 Bedömning/slutsats Vår bedömning är att det skett ett förändrings-/utvecklingsarbete gällande budgetprcessen sedan granskningen genmfördes Vi ser det sm psitivt att det idag finns ett systemstöd för budget- ch prgnsarbetet sm ger förutsättningar för ett likfrmat arbetssätt inm kmmunen. Det finns dck frtfarande utvecklingsmöjligheter gällande att ta fram riktlinjer för avvikelserapprtering ch upprättande av åtgärdsplaner. Det är viktigt att uppföljningar av avvikelser sker löpande ch att det finns rutiner för när nämnden/ förvaltningen ska presentera en åtgärdplan sm ger förutsättningar för att uppnå en eknmi i balans. De utvecklingsmråden sm kmmunen själv har identifierat avseende budgetprcessen är enligt vår bedömning viktiga ch det finns stra fördelar m kmmunen kan arbeta i riktning mt dessa. 8

10 4 Granskning av placerade barn ch unga 4.1 Bakgrund ch syfte Revisrerna ville genm granskningen förvissa sig m att scialnämnden följer upp barn ch ungdmar sm har blivit placerade för säkerställande att de har ett gtt ch tryggt mhändertagande. Syftet har varit att granska hur scialnämnden säkerställer att barn ch unga sm placerats i familjehem, HVB-hem eller annan institutin tillförsäkras möjligheten att utvecklas ch växa upp under trygga ch gda förhållanden. 4.2 Granskningens resultat I granskningen identifierades följande förbättringsmråden/rekmmendatiner: Grundläggande kvalitetskrav bör uttalas beträffande familjehemmen. Säkerheten runt placerade barn ch ungdmar bör klargöras liksm möjligheten att slå larm ch snabbt kmma i kntakt med scialtjänsten vid trygghet. Det gäller särskilt de mindre barnen. En tidplan, för en längre perid, bör tas fram för scialtjänstens besök hs placerade barn/unga ch kmmuniceras till dem. Nämnden bör försäkra sig m att barnet/den unge får tillräckligt med besök ch egen tid med besökande scialsekreterare samt att innehållet i besöket dkumenteras. Handläggarna bör ges möjlighet att direkt förmedla sina erfarenheter till nämnden. 4.3 Svar från berörd nämnd/förvaltning I Scialstyrelsens författningssamling 2012:11 finns det tydligt reglerat vad en familjehemsutredning ska innehålla. Scialförvaltningen i Vetlanda utgår från denna författning i sitt arbetssätt. Avseende ytterligare kvalitetskrav ser scialförvaltningen ett behv av att knkretisera ch definiera begrepp i författningen utifrån de kvalitetskrav sm scialnämnden i Vetlanda har. Vad innebär tid ch engagemang för uppdraget? Hur ska familjehemmets inställning till uppdraget vara? Vilka persnliga förutsättningar, egenskaper ch msrgsförmåga ska man ha för att få bli familjehem i Vetlanda? Idag pågår ett gemensamt arbete i länet för att säkra kvaliteten i familjehemmen, bl.a. utredning av lika alternativ till länsgemensam rekrytering av familjehem ch gemensam utbildning för familjehem. Utbildningen arrangeras av familjerådgivarna. Säkerheten kring de placerade barnen är en viktig ch pririterad fråga. Placeringsgruppen funderar på hur man ska kunna förbättra detta t.ex. genm att inrätta en mindre jurgrupp just för de placerade barnen ch familjehemmen. Familjesektinen är rganiserad så att det är särskilda scialsekreterare sm arbetar med de placerade barnen. I denna arbetsgrupp ingår även familjehemssekreterarna. Scialsekreterare ch familjehemssekreterare arbetar i team runt barnet, familjehemmet ch bilgiska föräldrar ch är väl förtrgna med det delade föräldraskapet. De större barnen/ungdmarna är medvetna m vem sm är dess handläggare. Sm det ser ut i dag lämnar handläggande scialsekreterare sitt visitkrt till barnet/ungdmar med kntaktuppgifter samt lämnar brschyren sm ges ut av scialstyrelsen där det framgår att de kan ringa ett speciellt telefnnummer dygnet runt i fall de behöver stöd ch hjälp. Utanför kntrstid får de ringa 112 ch blir då kpplade till scialjuren. 9

11 Förvaltningen delar uppfattningen att det är viktigt för barnen att veta när handläggaren ska kmma på besök. Förvaltningens ambitin är redan idag att i genmförandeplanen så knkret sm möjligt skriva hur scialtjänstens kntakt med barnet ska ske de närmsta sex månaderna. Kmmunikatinen till barnen vilka dagar handläggaren kmmer på besök är ett gemensamt ansvar för scialtjänsten ch familjehemsföräldrarna. I de enskilda ärendena är förvaltningens uppfattning att det redan idag finns en fungerande kntrll att barnen får tillräckligt med besök av scialtjänsten genm övervägande ch egenkntrll. I övervägandet sm lämnas till nämnden ska framgå hur många träffar barnet har haft med sin scialsekreterare samt ge en bild av barnets utveckling. Genm egenkntrll i frm av regelbundna ärendegenmgångar mellan scialsekreterare ch närmaste chef ska samtal föras kring hur fta scialsekreterare har besökt ch samtalat med aktuellt barn. I systemet LOKE ska följande mål följas upp årligen: - Att barnet får regelbundna besök av scialsekreterare minst 4 ggr/år. - Att scialsekreterare har enskilda samtal med barnet. - Att målen i vårdplan ch genmförandeplan följs upp ch revideras vid behv. - Att barnet har en upplevd bra kntakt med sin scialsekreterare. - Att barnet känner trygghet i familjehemmet. - Att barnet har en fungerande relatin/kntakt med sina bilgiska föräldrar ch att övriga behv blir tillgdsedda genm vården. Förvaltningen uppfattar att det redan idag är möjligt för handläggarna att delge nämnden kmpletterande muntlig infrmatin vid speciella mständigheter. Förvaltningen är öppen för diskussin kring att handläggaren rutinmässigt bör närvara vid nämndens sammanträden vid det första övervägandet av vården. Genm årlig redvisning av uppföljningssystemet LOKE kmmer handläggarnas erfarenheter på gruppnivå att redvisas för scialnämnden. 4.4 Uppföljning/vidtagna åtgärder Länsgemensam rekrytering för familjehem I september 2012 km ett beslutsunderlag från Reginförbundet gällande en länsgemensam familjehemsrekryteringsenhet. Detta ärende behandlades i respektive kmmuns scialnämnder. Vetlanda kmmun beslutade i samband med budgetarbetet inför år 2013 att inte priritera detta, då det inte kunde inrymmas i budgetramen. Inför 2015 har scialcheferna i länet beslutat att återigen ta upp ärendet för prövning i respektive kmmun. I Vetlanda kmmun ligger ärendet för närvarande på listan över prirteringar sm inte ryms i tilldelad budgetram utan måste äskas extra medel för. Utbildning Vad gäller utbildningar så pågår det kntinuerligt utbildningar av familjerådgivarna för blivande familjehem i länet. Inga av Vetlanda kmmuns familjehem har deltagit i denna utbildning, eftersm vi har tillgdsett behvet genm vår egen utbildning för familjehem PRIDE. Sedan starten av vår egen utbildningssatsning PRIDE är nu 20 familjehem utbildade. Under våren ch hösten 2013 genmfördes en utbildning per halvår ch 15 par deltg ttalt. PRIDE-utbildning för nya familjehem har genmförts samt frtbildning för familjehem sm redan har uppdrag. Under våren 2014 pågår ingen utbildning men under hösten 2014 kmmer det att genmföras en nyutbildningsmgång med 7 par. Det pågår årligen utbildning för familjehem gemensamt med höglandskmmunerna. Uppslutningen är gd ch i mars 2014 var 25 persner anmälda från Vetlanda kmmun. Samtliga familjehem erbjuds även extern handledning av främst relatinsknsulterna i Jönköping men även andra aktörer 10

12 utifrån var familjehemmen ligger. Cirka hälften av familjehemmen tackar ja till detta stöd. En av familjehemshandläggarna går nu en två-årig handledarutbildning för familjehem på Götebrgs universitet ch tanken är att samtliga familjehemshandläggare ska göra detta framöver så att vi själva kan handleda i större mfattning. Öppenvården arbetar ckså i en del kmplexa ärenden med stöd till familjehem. Jurgrupp för placerade barn Någn jurgrupp har inte inrättats. Frågan har diskuterats men det har inte bedömts att behvet är i den mfattningen att det behövs i förhållande till kstnaderna. Scialförvaltningen har en inrättad jur från fredag kl till söndag kl ch det finns möjlighet att förbereda juren m speciella ärenden förväntas bli aktuella under helgen. Under veckrna har larmcentralen en lista på telefnnummer till chefer m någt skulle inträffa. Förslag finns avseende en bemannad gemensam scialjur för hela höglandet under både veckdagar ch helger så frågan m jur för familjehem inryms ckså i detta ärende framöver. Familjesektinen är rganiserad så att det är särskilda scialsekreterare sm arbetar med de placerade barnen. I denna arbetsgrupp ingår även familjehemssekreterarna. Scialsekreterare ch familjehemssekreterare arbetar i team runt barnet, familjehemmet ch de bilgiska föräldrarna ch är väl förtrgna med det delade föräldraskapet. De större barnen/ungdmarna är medvetna m vem sm är dess handläggare. Sm det ser ut idag lämnar handläggande scialsekreterare sitt visitkrt till barnet/ungdmen med kntaktuppgifter samt lämnar brschyren sm ges ut av scialstyrelsen där det framgår att de kan ringa ett speciellt telefnnummer dygnet runt i fall de behöver stöd ch hjälp. Utanför kntrstid får de ringa 112 ch blir kpplade till scialjuren. Det finns aktuella genmförandeplaner i samtliga placeringsärenden. Handläggarna arbetar med att ha framförhållning ch i samband med besök i familjehemmet ch med barnet så bkas nästa besök in. Uppföljning av mål Enligt de verksamhetsnära målen ska handläggarna öka kunskapen hs de placerade barnen m varför de är placerade i familjehem. Samtal har skett med samtliga placerade barn utifrån ålder ch mgnad m varför de är placerade. Handläggarna träffar barnen minst fyra gånger per år. Detta mål är uppfyllt i alla ärenden ch i vissa ärenden träffar handläggarna barnen ftare än fyra gånger per år. Ett arbete pågår nu med att ta fram skattningsfrågr till de placerade barnen att svara på systematiskt m sin placering. Kunskaperna i genmgången barnsamtalsutbildning tillämpas. Så även de mfattande intervjufrmulär sm finns i BBIC används i samtal med barn. Handläggarna träffar barnen själva enligt en planering i varje ärende. Barnhandläggarna har börjat med egna träffar sig emellan för att systematiskt utveckla arbetet kring barnsamtal ch ge varandra tips ch stöd. Statistik För periden var det 80 placeringar i åldern 0-20 år inklusive ensamkmmande. 2013: 38 placeringar i åldern 0-20 år inklusive ensamkmmande i kmmunens HVB 2014: 24 placeringar i åldern 0-20 år inklusive ensamkmmande i kmmunens HVB. Under 2013 var det 9 mplaceringar ch under 2014 (fram till april) 1 mplacering, inklusive ensamkmmande. 11

13 Persnalsituatinen för scialsekreterare En scialsekreterare har slutat under 2014 ch tjänsten tillsattes av en befintlig vikarie i samma arbetsgrupp. Nämnden bedömer att persnalsituatinen är stabil. Scialstyrelsens föreskrifter ch allmänna råd (SOSFS 2012:11) Hela arbetsgruppen var på en utbildningsdag med scialstyrelsen kring de nya föreskrifterna ch då kunde det knstateras att mycket av detta redan görs i Vetlanda kmmun. Föreskrifterna har gåtts igenm på gruppträffar med arbetsgruppen. Samtliga familjehemshandläggare är utbildade i Kälvestensmetden ch PRIDE. Egenkntrll av verksamheten sker dels genm internkntrll en gång per kvartal, där det kntrlleras m det finns aktuella vårdplaner ch genmförandeplaner i alla ärenden, detta rapprteras till scialnämnden i samband med redvisning av internkntrll för scialförvaltningen. Därtill har enhetschefen regelbundna ärendegenmgångar enskilt med varje handläggare varannan månad. Då kntrlleras följande: - hur fta handläggaren har träffat barnen ch vad de samtalat m - vad barnet har för synpunkter på vården ch hur vårdnadshavare ch familjehemsföräldrar upplever råd, stöd ch hjälp. En enkät har utarbetats sm systematiskt skickas till alla familjehem en gång per år för att inhämta synpunkter gällande upplevelser av råd ch stöd från scialtjänsten. Genm vårt lkala uppföljningssystem LOKE följs även följande upp: - att barnen har regelbunden kntakt med sin handläggare fyra gånger per år - att handläggare har enskilda samtal med barnet - att målen i vårdplan ch genmförandeplan följs upp ch revideras vid behv - att barnet upplever sig har bra kntakt med sin handläggare - att barnet känner trygghet i familjehemmet, att barnet har en bra kntakt med sina bilgiska föräldrar ch att barnets behv blir tillgdsett genm vården. Rapprter sker regelbundet till nämnden genm skriftliga överväganden för varje barn där det ckså redvisas hur samtal har förts ch hur fta med barn, bilgiska föräldrar ch familjehem. Scialnämnden har antagit de riktlinjer ch rutiner för att förebygga, upptäcka ch åtgärda sammanbrtt ch missförhållanden inm familjehemsvården i Jönköpings län sm är utarbetade av en arbetsgrupp i länet i samarbete med Reginförbundet. Dessa tillämpas vid sammanbrtt. De innehåller checklistr både för att förebygga, upptäcka ch åtgärda sammanbrtt ch missförhållanden. Händelser redvisas till scialnämnden. Rekrytering av kntrakterat jurhem pågår. Det finns en planering att de erfarna ch utredda familjehem sm redan nu tar uppdrag i akuta lägen även ska utredas sm jurhem. Väntetider BUP har pririterade målgrupper ch inm denna priritering är väntetiderna acceptabla. När det gäller behv av utredningar såsm t.ex. neurpsykiatriska utredningar så kan väntetiden vara lång. BUP i Nässjö bjuder varje år in samtliga kmmuner till samverkansträffar. Vetlanda kmmun har ett samarbete med BUP i VITS-teamet, sm är ett samverkansfrum för barn i behv av särskilt stöd. Scialförvaltningen kan ckså ringa BUP för knsultatin både annymt ch med föräldrars samtycke. 12

14 Natinellt tillsynsprjekt Tillsynsprjektet avslutades Det sm framkm under försöksverksamheten var att barnen önskade mer kntakt med sin handläggare, att få infrmatin m rsaken till placeringen ch barnen framförde även önskemål m att ensam få träffa sin handläggare vid fler tillfällen. Detta finns nu med i placeringsenhetens verksamhetsnära mål ch det arbetas systematiskt med uppföljning av detta. Ytterligare en sak sm framkm i prjektet var utfrmningen av stöd till familjehem ch att familjehemmen önskade ett utökat stöd i sina uppdrag ch tillgänglighet i vardagen. Detta finns ckså med sm ett verksamhetsnära mål, att ge ch priritera stöd till familjehemmet gällande kntakter med skla ch föräldrar på ett mer aktivt sätt samt att priritera arbetet med aktuella genmförandeplaner i varje ärende. En brukarenkät har utarbetats sm skickas till familjehemmen en gång per år gällande frågr m upplevelsen av stöd från scialtjänsten. En följd av detta har blivit att handläggare ch familjehemshandläggare nu arbetar mer i team kring barn ch familjehem för att öka tillgängligheten ch kunskaperna i varje ärende. En tredje sak gällde dkumentatin där det fanns brister att se m handläggare träffat barnet enskilt eller inte ch att bättre utläsa barnet synpunkter ch mständigheter ch händelser av betydelse ska kunna utläsas bättre. Detta följs ckså upp genm tätare ärendegenmgångar av chef gällande dkumentatinen i ärenden. Övrigt Registerutdrag inhämtas inte regelmässigt en gång per år för anlitade familjehem utan görs vid behv. Genmförandeplanerna ska vara underskrivna av samtliga berörda parter (handläggare, familjehem, vårdnadshavare ch när så är aktuellt även barnet/ungdmen). Enligt svaret på revisinens uppföljningsfrågr så framkmmer att endast ett fåtal genmförandeplaner saknas. Tidigare kunde det saknas genmförandeplaner i placeringar sm pågått i många år/uppväxtplaceringar. Under 2014 är uppdragen från scialnämnden att i samtliga familjehemsplaceringar ska övervägas m vårdnadsöverflyttning ska ske. Rekrytering av jurhem ska göras. Alla familjehem ska genmgå utbildningen PRIDE ch erbjudas handledning. 4.5 Bedömning/slutsats Vår bedömning är att scialnämnden ch scialförvaltningen på ett aktivt sätt frtsatt att arbeta med de förbättringsmråden gällande placerade barn ch unga sm framkm i granskningen sm genmfördes 2012 ch på det sättet frtsatt att stärka ch utveckla sitt samhälleliga föräldraansvar. Placerade barn ch unga är ett mycket viktigt mråde att ha frtsatt fkus på ch det är viktigt att upprätthålla det arbetssätt ch rutiner sm arbetats upp gällande utbildning av familjehem ch uppföljning av fastställda kvalitetsmål ch att dkumentatinen kring de placerade barnen uppfyller gällande lagkrav/regelverk. 13

15 5 Kmmunstyrelsens uppsiktsplikt 5.1 Bakgrund ch syfte Kmmunallagen anger att kmmunstyrelsen har skyldighet att bedriva uppsikt över den kmmunala verksamheten i vid mening. Vad sm kännetecknar gd eller tillfredsställande uppsikt är inte tydliggjrt i nuvarande kmmunallags förarbeten eller i kmmentarer till lagen. Syftet var att bedöma hur kmmunstyrelsen har tlkat sitt uppdrag att utöva uppsikt samt hur uppsikten utövas. Ett annat syfte var att granska kmmunstyrelsens rutiner för säkerställande att fullmäktiges beslut följs ch blir verkställda. 5.2 Granskningens resultat Vår bedömning var att det fanns vissa utvecklingsmöjligheter när det gäller att säkerställa kmmunstyrelsens uppsikt. Våra identifierade förbättringsmråden/rekmmendatiner var följande: Kmmunstyrelsen kan förtydliga ch förstärka sitt uppsiktsansvar genm att fastställa innebörden av uppsiktsplikten samt hur styrelsen avser att arbeta med detta på ett sammanhållet sätt. Genm att dkumentera ch fastställa kmmunens strategi för uppsiktsansvaret i exempelvis en årsplan blir det tydligt att kmmunen arbetar på ett systematiskt ch medvetet sätt. På detta sätt kan det även säkerställas att det utövas uppsikt på ett likfrmigt sätt för nämnder, blag ch kmmunalförbund. För att uppfylla kraven i reglementet för intern kntrll bör kmmunstyrelsen på ett tydligare sätt utvärdera kmmunens samlade system för intern kntrll ch det bör även införas frmer för att samla in infrmatin hur intern kntrll fungerar i de kmmunala blagen ch kmmunalförbunden. Det bör tydliggöras hur den interna kntrllen ska följas upp i de kmmunala blagen ch kmmunalförbunden. De övergripande effektmålen uttrycker de plitiska pririteringarna för innevarande mandatperid. För att kmmunstyrelsen inm ramen för sitt uppsiktsansvar ska kunna bedöma m nämnder ch blag arbetar i linje med fastställda mål, visiner ch kärnvärden är det väsentligt att det säkerställs ch följs upp att de mål sm fastställs på nämnds- ch blagsnivå har kppling till fullmäktigemålen. Utöver detta fastställs även nämnds- ch blagsspecifika mål. En tydligare redvisning av åtgärdsförslag kan ske vid avvikelser eller bedömning att måluppfyllelse inte kmmer att nås. Samtliga prtkll från styrelsemöten i de kmmunala blagen bör skickas till kmmunstyrelsen för att samtliga ledamöter ska ha möjlighet att utöva sin uppsiktsplikt. För att leva upp till antagen företagsplicy ska styrelsen fatta beslut m hur uppsikten ska fullgöras gentemt de kmmunala blagen ch det ska även dkumenteras i prtkll. 14

16 5.3 Svar från berörd nämnd/förvaltning I en tjänsteskrivelse från Eknmikntret har kmmunen svarat på granskningen avseende kmmunstyrelsens uppsiktsplikt. Följande framgår av svaret. - Ett arbete ska påbörjas där innebörden av ch frmerna för uppsiktsplikten fastställs ch dkumenteras. - Internkntrllen ska stärkas i de kmmunala blagen genm att den frmaliseras ch struktureras. - De kmmunala blagens styrelseprtkll ska skickas till kmmunstyrelsen. - Särskilt beslut ska fattas m hur uppsiktsplikten gentemt de kmmunala blagen ska fullgöras ch att frmerna för detta dkumenteras i prtkll. 5.4 Uppföljning/vidtagna åtgärder Uppsiktsplikten Kmmunstyrelsen har just behandlat uppdaterat reglemente där uppsikten över de kmmunala blagen förstärkts. Blagsrdningar ch ägardirektiv går ckså upp för beslut efter revidering. Av reglementet framgår vad sm avses med uppsiktsplikt i Vetlanda kmmun. Redvisningen av internkntrllen i respektive nämnd behandlas ckså av kmmunstyrelsen vilket dkumenteras i prtkll. I samband med dessa redvisningar finns möjlighet att ta upp frågr kring den samlade internkntrllen. Intern kntrll Av blagens ägardirektiv framgår att kmmunens styrdkument ckså är giltiga för blagen. Någn ytterligare rutin för uppföljning av internkntrllen i de kmmunala blagen har inte upprättats. Styrelseprtkllen skickas till samtliga ledamöter i Vetlanda Stadshus AB. Styrelseprtkllen delges även kmmunstyrelsen. Detta är gällande rutin utifrån diskussin i Vetlanda Stadshus AB. Nämnderna redvisar löpande måluppfyllelse till kmmunfullmäktige. Samlad uppföljning görs vid halvårsbkslut ch bkslut. Redvisningen bedöms vara tillräcklig. Översyn av kmmunens riktlinjer ch plicys ch följsamheten till dessa Arbetet är i viss mån frtfarande pågående. Det har resulterat i en genmgång av kmmunens styrdkument. De dkument sm inte enligt lagstiftning har särskild benämning har nu enhetlig benämning ch gemensam dkumentmall används. Internkntrllen syftar till att säkerställa efterlevnad av de styrdkument ch prcesser sm bedöms inneha störst väsentlighet ch risk. Vi arbetar kntinuerligt med att förbättra ch underlätta för verksamheten att göra rätt. System för att hantera rehabiliteringsprcessen är ett sådant exempel. I beslutsstödssystemet Hypergene görs löpande prgnser, där finns ckså persnalkstnader ch andra persnalrelaterade data att tillgå. Måluppföljningen håller på att sättas upp i hypergene ch Barn ch utbildningsförvaltningen har byggt upp en uppföljningsmdell i Hypergene för att följa upp styrande dkument inm nämndens mråde. 15

17 5.5 Bedömning/slutsats Vår bedömning är att det skett vissa förändringar avseende de iakttagelser sm framkm i denna granskning. I reglementet för kmmunstyrelsen framkmmer nu att kmmunstyrelsen regelmässigt till fullmäktige ska rapprtera hur verksamheten i kmmunen ch de blag sm kmmunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i utvecklas, ch hur den ttala eknmiska ställningen är under budgetåret. Vår bedömning är att det inte på ett tydligt sätt framkmmer i detta reglemente vad uppsiktsplikten innebär i Vetlanda kmmun. Vår rekmmendatin gällande att ett arbete ska påbörjas där innebörden av ch frmerna för uppsiktsplikten fastställs ch dkumenteras kvarstår. Vidare är vår bedömning att de kmmunala blagens arbete med intern kntrll bör frmaliseras ch struktureras på ett tydligare sätt. I ägardirektiven anges att kmmunens styrdkument ckså är giltiga för blagen. Vetlanda 4 nvember 2014 Ulrika Strånge Certifierad kmmunal revisr 16