Vetlanda kommun. Granskning av miljö- och byggnämndens styrning och uppföljning av miljö- och hälsoskyddstillsynen

Transkript

1 Revisinsrapprt 2016 Genmförd på uppdrag av revisrerna i Vetlanda kmmun Vetlanda kmmun Granskning av miljö- ch byggnämndens styrning ch uppföljning av miljö- ch hälsskyddstillsynen

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte ch avgränsning Metd Revisinskriterier Ansvarsfördelning ch styrning av tillsynsverksamheten Organisatin ch ansvarsfördelning Kmpetensutveckling Utvecklingsarbete Taxa ch rutiner för fakturering Taxa för prövning ch tillsyn enligt miljöbalken SKL:s enkät Fakturering Uppföljning ch intern kntrll Miljö-ch byggnämndens uppföljning av tillsynsverksamheten Intern kntrll Sammanfattande bedömning...15 Bilagr: Bilaga 1 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtrendevalda revisrerna i Vetlanda kmmun granskat miljö- ch byggnämndens styrning ch uppföljning av miljö- ch hälsskyddstillsynen. Nämndens beslutar varje år m en verksamhetsplan för att kunna styra ch följa upp att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning ch fastställda mål. Av verksamhetsplanen framgår vilka tillgängliga resurser sm finns för miljö- ch hälsskyddstillsyn samt vilken tillsynsplan sm gäller för verksamhetsåret. Det finns även fastställda rutiner för hur ch när uppföljning av verksamheten ska ske under året. Vår bedömning att det finns en tydlig ansvarsfördelning ch styrning av verksamheten. Behvsutredningen uppdateras årligen ch utifrån detta dkument finns en tillsynsplan för Nämnden beslutar årligen m tillsynsplanen ch vid detta tillfälle redgör förvaltningen muntligen hur tillsynen i de lika fkusmrådena gått under föregående år. Vår bedömning är att det finns en gd medvetenhet kring befintlig kmpetens samt framtida kmpetensutvecklingsbehv inm förvaltningen. Av granskningen framgår att det inte sker någn uppföljning av hur inspektörernas arbetstid fördelas mellan taxefinansierad ch skattefinansierad verksamhet. Förvaltningens fakturering sker utifrån de uppgifter sm finns i systemet EDP Visin. Respektive inspektör/handläggare ansvarar för att tillsynsbjekten är rät klassificerade i systemet ch att rätt avgift debiteras. Det finns fastställda rutiner gällande fakturering av årlig avgift ch fakturering av tillsynstaxa. Dessa rutiner är dck inte dkumenterade Våra identifierade förbättringsmråden/rekmmendatiner är följande: Dkumenterade rutiner ch riktlinjer avseende fakturering bör upprättas. Internkntrllplanen kan med fördel innehålla mment sm mfattar en kntrll av en krrekt ch fullständig fakturering. I de fall avvikelser identifieras i samband med internkntrllarbetet bör det i redvisningen till nämnden tydligt framgå vilka åtgärder sm vidtagits/planeras att vidtas. För att säkerställa att tillsynsverksamheten bedrivs effektivt bör en uppföljning ske av tidsåtgången för inspektörernas lika arbetsmment. Tidsrapprteringsfunktinen sm finns i EDP Visin Miljö kan med fördel användas. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Tillsynen sm kmmunerna ska bedriva är reglerad i miljöbalkens 26 kapitel ch i miljötillsynsförrdningen (2011:13). I tillsynsansvaret ingår att avsätta tillräckliga resurser ch att ha persnal med tillräcklig kmpetens för att arbetet ska kunna utföras. Enligt miljöbalken är tillsynsmyndigheten skyldig att göra en resursberäkning sm ska hållas aktuell, ha en årlig tillsyns- ch kntrllplan, föra register samt följa upp ch utvärdera den verksamhet sm bedrivs. Dessutm är tillsynsarbetet, enligt miljöbalken, någt sm tillsynsmyndigheten har rätt att ta ut en avgift för. Revisrerna har identifierat ett behv av att undersöka huruvida det föreligger en ändamålsenlig styrning ch uppföljning av miljö- ch hälsskyddstillsynen i Vetlanda kmmun Syfte ch avgränsning Granskningen syftar till att bedöma miljö- ch byggnämndens styrning, uppföljning ch interna kntrll avseende miljö- ch hälsskyddstillsynen i Vetlanda kmmun. Bedömningen utgår från följande revisinsfrågr: Är verksamheten rganiserad med en tydlig ansvarsfördelning ch styrning? Finns ett uppdaterat register över de tillsynsbjekt sm har behv av återkmmande tillsyn? Finns en dkumenterad behvsutredning ch tillsynsplan? Hur säkerställer nämnden att tillsynsverksamheten bedrivs effektivt? Hur säkerställer nämnden att kmpetens inm mrådet är tillräcklig? Hur säkerställer nämnden att krrekta intäkter inkmmer? Finns tillräcklig uppföljning ch återrapprtering till nämnden avseende miljö- ch hälsskyddstillsynen? 2.3. Metd De metder sm valts för att ge underlag för granskningen är dkumentanalys ch intervjuer. Genmgång av relevanta styr- ch plicydkument, internkntrllplaner m.m. sm berör granskningsmrådet har genmförts. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapprten. De synpunkter sm inkmmit har beaktats i rapprten. 3

5 2.4. Revisinskriterier Med revisinskriterier avses bedömningsgrunder sm används i granskningen sm utgångspunkt för analys, slutsatser ch bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisinskriterierna av följande: Miljöbalken Varje kmmun utövar genm den eller de nämnder sm fullmäktige bestämmer tillsyn inm kmmunen över miljö- ch hälsskyddet. Enligt miljöbalken (MB) har kmmunen rätt att ta ut en avgift för tillsynen medan det är ett krav att ta ut en avgift för tillsyn under livsmedelslagen. Miljötillsynsförrdningen Enligt Miljötillsynsförrdningen (2011:13) ska det hs en perativ tillsynsmyndighet finnas en utredning m tillsynsbehvet för myndighetens hela ansvarsmråde enligt miljöbalken. Behvsutredningen ska avse en tid m tre år ch den ska ses över vid behv eller minst en gång varje år. Vidare ska en perativ tillsynsmyndighet föra ett register över de tillsynsbjekt sm behöver återkmmande tillsyn. Miljötillsynsförrdningen reglerar även utfrmning ch innehåll av tillsynsplan ch resursanvändning. Enligt förrdningen ska en perativ tillsynsmyndighet, inför varje verksamhetsår, upprätta en samlad tillsynsplan sm mfattar myndighetens ansvarsmråde enligt miljöbalken. Planen ska grundas på en behvsutredning. Vidare ska nämnden besluta m utredningen ch planen samt årligen följa upp ch utvärdera sin tillsynsverksamhet. En perativ tillsynsmyndighet ska bedriva tillsynsarbetet effektivt samt tillse en kmpetensutveckling hs persnalen beträffande tillsynsfrågr. Kmmunallagen I 6 kap 7 regleras nämndens ansvar för verksamheten. I denna paragraf fastslås att nämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål ch riktlinjer sm fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter sm gäller för verksamheten. Nämnden ska ckså se till att den interna kntrllen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I 8 kap 3c regleras självkstnadsprincipen. Detta innebär att även m kmmunen genm fullmäktigebeslut själv bestämmer strleken på kmmunens avgifter för tillsyn så får de aldrig ta ut högre avgifter än vad sm svarar mt kstnaderna för de tjänster eller nyttigheter sm kmmunen tillhandahåller. Kmmunala mål ch riktlinjer Reglemente för miljö- ch byggnämnden Av miljö- ch byggnämndens reglemente, senast reviderad den 1 september 2015, framgår att nämnden ska fullgöra kmmunens uppgifter inm bl.a. miljö- ch hälsskyddsmrådet. Miljö- ch byggnämnden ansvarar för tillsyn ch kntrll enligt lagstiftning, förrdningar ch föreskrifter sm styr nämndens verksamhet. Nämnden ska svara för kmmunens tillsynsverksamhet enligt MB ch tillsyn sm med stöd av MB delegeras till kmmunen. Styrelsen ch övriga nämnder ska inm sina respektive verksamhetsmråden följa vad sm anges i lag eller annan förrdning. De ska följa de fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställa mål uppnås ch i övrigt följa givna uppdrag ch angivna riktlinjer. Nämnden ansvarar 4

6 för att dess rganisatin är tydlig ch ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål ch styrning samt lagar ch andra författningar för verksamheten. Nämnden ska kntinuerligt följa upp sin verksamhet. Nämnden ska två gånger per år redvisa till fullmäktige hur de fullgjrt de uppdrag sm fullmäktige har lämnat till dem i reglemente eller genm finansbemyndigande. Nämnden ska vid redvisningen även redgöra för hur uppdrag sm delegerats till dem har fullgjrts. Kmmunens reglemente för intern kntrll Enligt kmmunens reglemente för intern kntrll så har styrelsen det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en gd intern kntrll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kntrllen inm respektive verksamhetsmråde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en rganisatin upprättas för den interna kntrllen inm respektive verksamhetsmråde regler ch anvisningar antas för den interna kntrllen Det pängteras att det är viktigt att dessa regler ch anvisningar dkumenteras ch antas av nämnden. Nämnden skall varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kntrllen. Resultatet av uppföljning av den interna kntrllen skall löpande rapprteras till nämnden. Nämnden skall löpande eller senast i samband med årsredvisningens upprättande, rapprtera resultatet från uppföljningen av den interna kntrllen inm nämnden till styrelsen. Mål ch Budget Vetlanda kmmun har frmulerat mål inm fyra lika sektrer; 1. Attraktiv kmmun 2. Välfärd 3. Samhällsbyggnad ch näringsliv 4. Organisatin ch resurshushållning Inm målsektrn samhällsbyggnad ch näringsliv så pängteras att Vetlanda är en kmmun med utmärkt näringslivsklimat. Vetlanda kmmun ska vara känd sm en attraktiv ch företagarvänlig kmmun med ett diversifierat ch växande näringsliv. Kmmunen ska vara ett självklart alternativ för de företag sm vill etablera sig i reginen. Inm denna målsektr har fullmäktige fastställt följande mål: Servicenöjdhet bland företagare sm kmmer i kntakt med kmmunen tillhör de ti bästa i landet. 5

7 3. Ansvarsfördelning ch styrning av tillsynsverksamheten 3.1. Organisatin ch ansvarsfördelning Miljö- ch byggavdelningen leds av kmmunens miljö- ch byggchef. Det finns 9 miljöinspektörer (8 heltidstjänster), 2 livsmedelsinspektörer (1,5 heltidstjänst) ch 4 byggnadsinspektörer (3,5 heltidstjänster). Enligt uppgift har alla miljö- ch hälsskyddsinspektörer minst en treårig högskleutbildning inm miljömrådet ch flera av dem har lång erfarenhet av yrket. Det finns vissa svårigheter att rekrytera rätt kmpetens till lediga tjänster. Internrekrytering har förekmmit ch då stöttar förvaltningen upp med nödvändig utbildning för viss specialkmpetens Nämndens verksamhetsplan Miljö ch byggnämnden beslutade i januari 2016 m en verksamhetsplan för Verksamhetsplanen används för att kunna styra, följa upp ch mäta verksamheten. Utifrån kmmunfullmäktiges fastställda mål har nämnden beslutat följande mål: Vi ska bidra till att kmmunen kan erbjuda attraktivt bende, bra sklr ch försklr, säkert ch redligt livsmedelsutbud, rent vatten ch bra luftkvalitet samt ren mark att bygga på. Vi ska vara en förvaltning med bra arbetsklimat där kunniga ch serviceinriktade medarbetare ger snabba ch krrekta besked. Vi ska skapa ett gtt företagsklimat genm att ha ett gtt bemötande, gd tillgänglighet, kmpetens ch effektivitet. Av verksamhetsplanen framgår att arbetet med hälsskydd innebär att besvara frågr från allmänheten, ge råd ch infrmatin, inspektera, utreda ch bedöma klagmål ch anmälningar enligt miljöbalken samt att fatta de beslut sm krävs för att skydda människrs hälsa. Under hälsskyddet ligger tillsyn av inmhusmiljön i ffentliga lkaler sm sklr, försklr ch idrttsanläggningar, men även i lkaler för vård, hygienisk behandling ch tillfälligt bende. Tillsyn förekmmer ckså i bstadshus efter klagmål från hyresgäster. När det gäller miljöskydd så ska tillsynen främja en hållbar utveckling så att nuvarande ch kmmande generatiner tillförsäkras en gd ch hälssam miljö. Tillsyn sker på industrier, lantbruk ch andra verksamheter sm påverkar miljön inm kmmunen. Tillsynen ska påverka verksamheterna att vidta åtgärder så att deras miljöpåverkan minskar Delegatinsrdning Gällande delegatinsrdning är fastställd Miljö- ch byggnämnden uppdrar åt förvaltningschefen att besluta på nämndens vägnar i samtliga ärende inm nämndens kmpetensmråde med de inskränkningar sm föreskrivs i kmmunallagen ch enligt den förteckning sm finns i delegatinsrdningen. Förvaltningschefen får vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänsteman inm kmmunen, eller annan kmmun m tillämplig lagstiftning möjliggör detta, med de inskränkningar sm förtecknas i delegatinsrdningen. Av delegatinsrdningen framgår även vilka ärenden sm förvaltningschefen inte får vidaredelegera. Av nämndens rutiner för uppföljning anges att en lista med delegatinsbeslut, sm är beslutade från föregående sammanträde, ska redvisas vid varje nämndssammanträde. 6

8 Behvsutredning När nuvarande miljö- ch byggchef tillträdde sin tjänst under 2010 gjrdes ett mtag gällande behvsutredning/resursutredning. Under 2011 genmförde en extern knsult en behvsutredning/resursutredning för hela miljö- ch byggförvaltningens verksamhet. Utredningen från 2011 innehåller följande delar: Reglemente ch uppgifter för miljö- ch byggnämnden Miljö- ch byggförvaltningen (rganisatin ch myndighetsutövning) Förutsättningar för myndighetsutövning Timavgift för miljöenheten Utifrån denna behvsutredning har förvaltningen sedan arbetat med lika excelblad för att beräkna behvet av resurser. Behvsutredningen uppdateras årligen. Mdellen bygger på att årsarbetstiden är beräknad på följande sätt: % av årsarbetstiden Timmar: Årsarbetstid per medarbetare Persnlig tid (semester, sjukdm m.m.) % Planering, administratin % Kärnverksamhet % SKL anser att 800 timmar av de timmarna för kärnverksamhet sm visas i figuren van, är debiterbar tid. I nedanstående tabell visar förvaltningen befintliga resurser utifrån vanstående fördelning av årsarbetstiden. Antal tjänster ttalt 13,30 % av årsarbetstiden Persnlig tid 3,99 30 % Planering, administratin 2,66 20 % Kärnverksamhet 6,65 50 % Enligt behvsutredningen för 2016 fastställs behvet av antalet tjänster till 16,30 tjänster, vilket ger ett undersktt på 3,0 tjänster (i förhållande till vanstående tabell). Jämförelse har gjrts mellan befintliga resurser ch behvsutredningens resultat baserat på verksamhetsmråde. Denna jämförelse visar bl.a. att det finns undersktt på persnal gällande hälsskydd ch miljöfarlig verksamhet. Alla bjekt sm kmmunen har tillsyn över finns samlade i systemstödet EDP Visin Miljö, vilket samtliga inspektörer ch annan berörd persnal har tillgång till. Systemet är ett verksamhetssystem med tillsynsregister ch används för ärende- ch dkumenthantering samt diarieföring. Kmmunen har använt detta system sedan 2013, ch de medverkade i ett piltprjekt vid utveckling av systemet. Inledningsvis identifierades vissa felaktigheter sm 7

9 rättades till av systemleverantören ch enligt uppgift bedriver kmmunen löpande registervård. Idag används systemet av många kmmuner vilket gör att förbättringar/förändringar sker löpande av systemleverantören. Enligt uppgift finns det möjlighet för inspektörerna att tidsrapprtera i systemet, men denna funktin utnyttjas inte idag. År 2009 genmförde förvaltningen en analys över inspektörernas nedlagda tid ch enligt uppgift stämde resultatet överens med de schablner sm SKL baserar sin mdell på (se van). Förvaltningen anser att tidsregistreringen är tidsödande ch att nyttan är begränsad Tillsynsplan Utifrån behvsutredningen finns en tillsynsplan för Nämnden beslutar årligen m tillsynsplanen ch vid detta tillfälle redgör förvaltningen muntligen hur tillsynen i de lika fkusmrådena gått under föregående år. I denna plan finns samtliga planerade besök gällande alla verksamheter inm miljö- ch hälsskydd. De lika bjekten har klassats (A, B, C ch U m.fl.) ch det finns angivet hur många bjekt det finns i varje klass. För 2016 anges hur många bjekt sm är aktuella för tillsyn ch antalet besök sm planeras att genmföras under året. Föregående års utförda besök framgår av tillsynsplanen. I nämndens verksamhetsplan framgår följande infrmatin kring tillsynsplanen ch hur nämnden valt att fördela sina resurser. Tillsynsbjekt Antal bjekt Planerade inspektiner Tim/år A-anläggningar B-anläggningar C-anläggningar U-anläggningar med årlig avgift U-anläggningar med handläggningsavgift Lantbruk/djurhållning djurenheter Förrenade mråden & ansvarsutredningar Sklr ch försklr Hygienisk behandling, risk för bldsmitta Bassängbad Kmmunala strandbad Slarier SUMMA Benämningen A, B ch C-anläggningar kmmer från Miljöprövningsförrdningen (2013:251) ch utgör tillsammans med en verksamhetskd ett mått på företagens strlek ch förväntad 8

10 miljöpåverkan. Vid varje tillsynsbesök görs en bedömning m klassificeringen är riktig ch m avgiften är krrekt. A-anläggningar är tillståndspliktiga, dvs. de får inte påbörja sin verksamhet innan de har erhållit ett tillstånd. Tillståndsprövningen sker hs Mark- ch miljödmstlen men länsstyrelserna är tillsynsmyndighet. För närvarande finns det fyra A-anläggningar i kmmunen, två pappersbruk ch två avfallsanläggningar. B-anläggningar är ckså tillståndspliktiga, dvs. de får inte påbörja sin verksamhet innan de har erhållit ett tillstånd. B-anläggningar är stra företag men miljöpåverkan bedöms sm någt lägre i jämförelse med A-anläggningar. Tillståndsprövningen sker hs länsstyrelsernas Miljöprövningsdelegatiner (MPD). Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet, men det finns möjlighet för kmmunerna att ansöka m tillsynsövertagande för dessa anläggningar. I dagsläget har Miljö- ch byggnämnden tagit över tillsynen på 31 st. B-anläggningar. Dessa besöks minst en gång per år. C-anläggningar är anmälningspliktiga till Miljö- ch byggnämnden sm även är tillsynsmyndighet. C-anläggningar besöks minst en gång vartannat år. U-anläggningar är mindre företag sm verken är tillståndspliktiga eller anmälningspliktiga. Miljö- ch byggnämnden är tillsynsmyndighet. U-anläggningarna är uppdelade i två kategrier, dels de företag sm kräver peridisk tillsyn (årlig avgift, besöks en gång vart tredje år) ch de sm mfattas av en mer händelsestyrd tillsyn (besöksavgift, en gång vart femte år). Exempel på tillståndspliktiga verksamheter är större jrdbruk, större livsmedelsprducenter, garverier, massafabriker, kemikalieframställning, gummitillverkning, större värmeverk, akutsjukhus, viss avfallshantering, ytbehandlingsanläggningar ch större verkstadsindustrier Kmpetensutveckling Vid intervjun redgör miljö- ch byggchefen för vilka mråden sm befintlig persnal har kmpetens inm. Då rganisatinen är relativt liten, så är den ckså sårbar vid eventuell sjukdm eller längre sjukskrivningar. I dagsläget har förvaltningen en bra mix av persnal. Vid de årliga medarbetarsamtalen dkumenteras kmpetensutvecklingsplan för varje medarbetare. Förvaltningen arbetar aktivt med kmpetensutveckling ch sätter av tid för utbildning. Länsstyrelsen ch lika myndigheter rdnar bra utbildningar inm aktuella mråden ch de genmförs sm webbutbildningar. Nämnden har antagit ett mål att miljö- ch byggförvaltningen ska vara en förvaltning med bra arbetsklimat där kunniga serviceinriktade medarbetare ger snabba ch krrekta besked. Kmmunerna i länet samverkar på lika sätt i syfte att arbeta på ett likartat sätt ch få en effektiv tillsynsverksamhet. Det viktigaste samverkansfrumet är enligt uppgift Miljösamverkan F, där det bl.a. sker ett infrmatins- ch erfarenhetsutbyte ch gemensamma tillsynskampanjer. Frumet har en beslutad verksamhetsplan där kmmunerna i länet har varit delaktiga. Det finns även en Höglandsgrupp för kmmunerna på höglandet sm är ett parallellt nätverk. Tillsammans med Länsstyrelen i Jönköpings län finns ckså ett antal samverkansgrupper ch det sker reginala träffar inm lika ämnesmråden. 9

11 3.3. Utvecklingsarbete Förvaltningens utvecklingsarbete är för närvarande inriktat på en anpassning till en ny ch förändrad EU- ch natinell lagstiftning inm mrådet. Det krävs en gd mvärldsbevakning för att snabbt kunna anpassa verksamheten utifrån eventuella förändringar. I utvecklingsarbetet finns ett gtt samarbete med länsstyrelser ch centrala myndigheter. Det finns dck en önskan m att de centrala myndigheterna skulle vara mer behjälpliga med tillsynsvägledningar vid ny/förändrad lagstiftning så att implementeringen skulle kunna ske snabbare. Förvaltningen arbetar aktivt med infrmatin, sm är en viktig del i deras uppdrag. Den senaste tiden har de satsat mycket på att utveckla sitt infrmatinsmaterial ch arbeta praktivt med infrmatin inför lika typer av besök. 10

12 4. Taxa ch rutiner för fakturering 4.1. Taxa för prövning ch tillsyn enligt miljöbalken Den 21 ktber 2015 beslutade kmmunfullmäktige att anta miljö- ch byggnämndens förslag till ny taxa för prövning ch tillsyn enligt miljöbalken. Taxan gäller från ch med 1 januari 2016 ch grundavgiften fastställs till 850 kr. Grundavgiften ska årligen räknas upp med ett prisindex för kmmunal verksamhet (PKV). Vid framräkning av taxan har förvaltningen använt det underlag sm tagits fram av SKL för att beräkna handläggningskstnaden per timme. Enligt uppgift räknades en högre timkstnad fram än den sm beslutades i fullmäktige. Anledningen till revideringen av taxan är bl.a. att grundavgiften inte har höjts sedan 2009 ch den ligger lågt i jämförelse med övriga landet. De flesta kmmuner har en indexuppräknad taxa vilket ckså Sveriges kmmuner ch landsting (SKL) rekmmenderar. SKL har tagit fram infrmatinsmaterial gällande avgifter för kmmunens miljö- ch hälsskyddtillsyn. Av denna infrmatin framgår att företagen betalar en årlig fast avgift, eller i vissa fall en avgift per timme, för kmmunens tillsyn. Avgifterna ska täcka myndighetens kstnader enligt självkstnadsprincipen, vilket innebär att kmmunens tillsynsverksamhet inte ska gå med vinst. Hur str del av tillsynskstnaderna sm är avgiftsfinansierad varierar mellan kmmunerna. Årsavgiften avser inte enbart den tid sm inspektören besöker verksamheten utan även förberedelser ch efterarbete i frm av dkumentatin ch rapprtering. I nämndens verksamhetsplan 2016 redvisas hur kstnadstäckningen sett ut för periden För verksamheten gällande miljö- ch hälsskyddstillsynen har kstnadstäckningen legat mellan % (i genmsnitt 48 %). Enligt uppgift från förvaltningen så arbetar man i dagsläget, utifrån att miljö- ch byggnämndens verksamhet i genmsnitt ska ha en kstnadstäckning på ca 50 %. Miljö- ch byggchefen följer löpande upp kstnadstäckningsgraden. Uppgifter m utfall avseende intäkter ch kstnader hämtas från kmmunens eknmisystem SKL:s enkät SKL genmförde 2014 en enkät m taxr inm miljöbalkens ch livsmedelskntrllens mråde. Enkäten ställdes till landets alla miljö- ch hälsskyddschefer samt handläggare sm är ansvariga för taxefrågr. Svarsfrekvensen var 78 % (226 av 290 kmmuner). Enkätresultaten visar att den genmsnittliga timtaxan ligger på 825 kr. I enkäten framhålls att regeringen, i prpsitinen till miljöbalken, har betnat vikten av att myndigheternas verksamhet i möjligaste mål avgiftsfinansieras. SKL anser att för att ha möjlighet till att ha de resurser sm behövs för att bedriva den tillsyn ch kntrll sm kmmunerna har myndighetsansvar för är det viktigt att kmmunerna använder sig av de möjligheter sm finns att ta ut avgifter. De miljöchefer sm svarat på enkäten uppskattar kstnadstäckningsgraden till ca 50 % inm miljöskydd, 39 % inm hälsskydd ch 70 % inm livsmedel. Vid en jämförelse med tidigare genmförda enkäter så har kstnadstäckningsgraden ökat någt inm miljö- ch hälsskydd ch minskat någt inm livsmedel. SKL skriver i sin sammanställning av enkäten att det är svårt att jämföra beräkningar av kstnadstäckningsgraden då kmmunerna inte använder ett gemensamt beräkningssätt. 11

13 I nedanstående tabell finns en jämförelse av taxan för miljö- ch hälsskyddstillsynen med närliggande kmmuner: Kmmun Taxa för miljö- ch hälsskyddstillsyn (kr) Aneby 700 Eksjö 850 Hab/Mullsjö 909 Sävsjö 775 Nässjö 869 Vetlanda 850 Genmsnitt i Sverige (baserat på 825 SKL:s undersökning 2014) Dessa uppgifter samlades in av miljö- ch byggförvaltningen i början av 2016, förändringar/justeringar kan därefter ha skett Fakturering Förvaltningens fakturering sker utifrån de uppgifter sm finns i systemet EDP Visin, där samtliga tillsynsbjekt finns. Respektive inspektör/handläggare ansvarar för att tillsynsbjekten är rät klassificerade i systemet ch att rätt avgift debiteras. Fakturering avseende årlig avgift sköts av en administrativ handläggare inm förvaltningen. Under första kvartalet varje år tas en lista ut från systemet över de tillsynsbjekt sm ska debiteras en årlig avgift. Listan är uppdelad per handläggare/inspektör sm går igenm listan ch säkerställer att uppgifterna är krrekta. Eventuella ändringar utförs av den administrativa handläggaren. När debiteringsunderlaget är krrekt så överförs uppgifterna från EDP Visin till kmmunens eknmisystem Agress. Fakturrna skrivs ut av eknmikntret ch utskicket utförs av förvaltningens administratin. Eknmikntret följer upp att fakturrna betalas. Fakturering av tillsynstaxa, dvs. vid ett besök eller handläggning av ett ärende, sker efter att handläggaren/inspektören skrivit en tillsynsrapprt eller ett beslut i ett ärende. Tillsynsrapprten ska skrivas så snart sm möjligt efter besöket ch helst inm två veckr. Debiteringsunderlaget lämnas till förvaltningens administrativa persnal sm registrerar underlaget i EDP Visin ch sm sedan förs över till eknmisystemet Agress. Vid säkerhet kring faktureringen så sker en dialg med miljö- ch byggchefen. I dessa fall sköter eknmikntret både utskrift, utskick ch uppföljning av inbetalningar. 12

14 5. Uppföljning ch intern kntrll 5.1. Miljö-ch byggnämndens uppföljning av tillsynsverksamheten Miljö- ch byggnämnden har fastställt rutiner för hur uppföljning av verksamheten ska ske. Av detta dkument framgår bl.a. följande: 1. I samband med kmmunens halvårsbkslut ch årsbkslut, ska eknmi ch beslutade verksamhetsplaner följas upp. Om prgnser antyder att undersktt kan uppstå ska nämnden infrmeras utan dröjsmål. 2. Resultatet av förvaltningens internkntrll ska redvisas till nämnden under det första kvartalet nästkmmande år. 3. Beslut sm avser nyetablering eller sm bedöms vara av särskild vikt att nämnden får detaljkännedm m ska redvisas på nämndens sammanträde snarast möjligt. 4. Beslut att lämna klagmål utan åtgärd i ärenden sm bedöms vara av särskild vikt att nämnden får detaljkännedm m ska redvisas på nämndens sammanträde snarast möjligt. 5. Resultat av prvtagning av badvatten redvisas genm sammanställning efter avslutad badsäsng. Särskilt anmärkningsvärda resultat redvisas utan dröjsmål. 6. Åtalsanmälningar sm gjrts redvisas snarast till nämnden. Vid genmläsning av prtllen framgår att nämnden i januari varje år tar beslut m en ny tillsynsplan för innevarande år. Nämnden tar även beslut m redvisning av intern kntrllplan för föregående år samt en ny internkntrllplan för innevarande år. Utöver detta tar nämnden beslut m redvisning inför halvårsbkslut samt helårsbkslut. Enligt uppgift följer miljö- ch byggchefen löpande intäkterna mt budget. Uppkmmer differenser vidtas åtgärder. Just nu pågår en avstämning gällande de årliga fasta avgifterna för kmmunens tillsyn då dessa intäkter för närvarande har ett lägre utfall än fastställd budget. Analys ch åtgärder utförs av persnal på miljö- ch byggförvaltningen. Vi har tagit del av den redvisning sm lämnas till nämnden för halvårsbkslutet per den 30 juni Av denna redvisning framgår att verksamheten gällande miljö- ch hälsskydd förväntas ge ett översktt på 88 tkr i jämförelse med årsbudgeten. Det anges att det på miljösidan finns ett fkus gällande tillsynen på företagens egenkntrll med tnvikt på kemikalie- ch avfallshantering. Det sker även en uppföljning av tillsynen på migratinsbende ch sklr. Helårsprgnsen bedöms ge ett översktt trts minskad budget. Förklaringen ligger i höjda grundavgifter ch färre medarbetare. Redvisningen i samband med bkslutet 2015 följer samma mall sm vid halvårsbkslutet, men den är mer utförlig när det gäller redvisning ch uppföljning av årets verksamhet. Det finns en redvisning av arbetet med intern kntrll ch vilket utvecklingsarbete sm bedrivits under året samt en redvisning av måluppfyllelsen för nämndens fastställda mål. Det finns även uppgift kring hur str självfinansieringsgraden var för året. I nämndens verksamhetsplan (sm beslutas i början av varje nytt år) finns en krtfattad redgörelse över bkslutet föregående år, kstnadstäckning för lika verksamhetsgrenar ch en jämförelse för de senaste 5 åren, lika nyckeltal ch budget för innevarande år. 13

15 5.2. Intern kntrll I miljö- ch byggnämndens internkntrllplan för 2016 finns följande rutiner ch kntrllmment: Rutin Delegatinsbeslut Köptrhetsanalys Dkumenthanteringsplan Ärendehantering Styrdkument ch rutiner Viten Kntrllmment Att beslut fattas i enlighet med delegatinsreglemente. Att ramavtal följs. Att gallring sker enligt dkumenthanteringsplanen. Att ärenden avslutas ch att besked ges ch inte faller mellan stlarna. Att de är aktuella. Att ärenden frtsätter att handläggas sedan vite dömts ut. Om åtgärd utförts ska beslut tas att vitesföreläggandet tas tillbaka. Internkntrllplanen för 2015 innehöll i strt sett samma kntrllmment sm Det finns inga rutiner ch kntrllmment sm specifikt avser arbetet med miljö- ch hälsskyddstillsynen. Den berörs dck av kntrllen gällande styrdkument ch rutiner. Av redvisningen av 2015 års internkntrllplan framgår att det fanns ärenden sm inte var avslutade ch att fastställda mallar för tillsyn inte använts fullt ut. Till viss del fanns åtgärdsförslag presenterade då avvikelser identifierats. 14

16 6. Sammanfattande bedömning I detta avsnitt presenterar vi våra bedömningar utifrån revisinsfrågrna: Är verksamheten rganiserad med en tydlig ansvarsfördelning ch styrning? Det finns en delegatinsrdning sm är fastställd Gällande delegatinsrdning anger att förvaltningschefen får besluta på nämndens vägnar i samtliga ärenden inm nämndens kmpetensmråde med de inskränkningar sm föreskrivs i kmmunallagen ch den förteckning sm finns i delegatinsrdningen. Av delegatinsrdningen framgår även vilka ärenden sm förvaltningschefen inte får vidaredelegera. Nämndens beslutar varje år m en verksamhetsplan för att kunna styra ch följa upp att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning ch fastställda mål. Av verksamhetsplanen framgår vilka tillgängliga resurser sm finns för miljö- ch hälsskyddstillsyn samt vilken tillsynsplan sm gäller för verksamhetsåret. Nämnden har fastställt mål gällande att miljö- ch byggförvaltningen ska ha ett bra arbetsklimat där kunniga ch serviceinriktade medarbetare ger snabba ch krrekta besked. Det finns även en målsättning kring att skapa ett företagsklimat genm att ha ett gtt bemötande, gd tillgänglighet, kmpetens ch effektivitet. Det finns även fastställda rutiner för hur ch när uppföljning av verksamheten ska ske under året. Utifrån vanstående är vår bedömning att det finns en tydlig ansvarsfördelning ch styrning av verksamheten. Finns ett uppdaterat register över de tillsynsbjekt sm har behv av återkmmande tillsyn? Alla bjekt sm kmmunen har tillsyn över finns samlade i systemstödet EDP Visin Miljö, vilket samtliga inspektörer ch annan berörd persnal har tillgång till. Systemet är ett verksamhetssystem med tillsynsregister ch används för ärende- ch dkumenthantering samt diarieföring. Enligt uppgift sker registervård löpande. Utifrån behvsutredningen finns en tillsynsplan för Nämnden beslutar årligen m tillsynsplanen ch vid detta tillfälle redgör förvaltningen muntligen hur tillsynen i de lika fkusmrådena gått under föregående år. I denna plan finns samtliga planerade besök gällande alla verksamheter inm miljö- ch hälsskydd. De lika bjekten har klassats (A, B, C ch U m.fl.) ch det finns angivet hur många bjekt det finns i varje klass. För 2016 anges hur många bjekt sm är aktuella ch antalet besök sm planeras att genmföras under året. Föregående års utförda besök framgår av tillsynsplanen. Finns en dkumenterad behvsutredning ch tillsynsplan? Under 2011 genmförde en extern knsult en behvsutredning/resursutredning gällande hela miljö- ch byggförvaltningens verksamhet. Utredningen från 2011 innehåller följande delar: Reglemente ch uppgifter för miljö- ch byggnämnden Miljö- ch byggförvaltningen (rganisatin ch myndighetsutövning) 15

17 Förutsättningar för myndighetsutövning Timavgift för miljöenheten Utifrån denna behvsutredning har förvaltningen sedan arbetat med lika excelblad för att beräkna behvet av resurser. Behvsutredningen uppdateras årligen. Behvet av antalet tjänster är framräknat till 16,30 tjänster, vilket ger ett undersktt på 3,0 tjänster då tillgängliga resurser endast är 13,30 tjänster. Jämförelse har gjrts mellan befintliga resurser ch behvsutredningens resultat baserat på verksamhetsmråde. Denna jämförelse visar bl.a. att det finns undersktt på persnal gällande hälsskydd ch miljöfarlig verksamhet. Då behvet av tjänster överstiger befintliga resurser sker pririteringar via tillsynsplanen. Hur säkerställer nämnden att tillsynsverksamheten bedrivs effektivt? En perativ tillsynsmyndighet ska enligt miljötillsynsförrdningen bedriva tillsynsarbetet effektivt. För att säkerställa en effektiv förvaltning behövs en kntinuerlig eknmisk styrning. Nämnden har fastställt rutiner för uppföljning av verksamheten ch vid halvårsbkslut ch årsbkslut sker en uppföljning av eknmi, fastställda mål ch verksamhetsplaner. I samband med att beslut ska tas m en ny tillsynsplan får nämnden en redvisning av hur tillsynsarbetet fungerat i förhållande till planerad verksamhet. Nämnden får även en redvisning av internkntrllarbetet utifrån beslutad internkntrllplan. Ett mment berör styrdkument ch användandet av mallar för tillsynsarbetet. Att säkerställa att inspektörerna använder fastställda mallar är en viktig del i strävan mt ett effektivt arbetssätt. Målsättningen för miljö- ch byggförvaltningens verksamhet är en kstnadstäckning på i genmsnitt 50 %. Kstnadstäckningen varierar mellan bygg, livsmedel ch miljö- ch hälsskydd. Kstnadstäckningen följs av nämnden vid årsbkslut ch i samband med beslut m verksamhetsplanen. I verksamhetsplanen för 2016 finns en redvisning för periden sm visar att kstnadstäckningen för miljö- ch hälsskyddstillsynen legat på ca 48 % under denna perid. Hela miljö- ch byggförvaltningens verksamhet ligger i genmsnitt på en kstnadstäckning på 60 %. Av granskningen framgår att det inte sker någn uppföljning av hur inspektörernas arbetstid fördelas mellan taxefinansierad ch skattefinansierad verksamhet. Hur säkerställer nämnden att kmpetens inm mrådet är tillräcklig? Vår bedömning är att det finns en gd medvetenhet kring befintlig kmpetens samt framtida kmpetensutvecklingsbehv inm förvaltningen. I dagsläget upplever förvaltningen att de har en bra mix av persnal, gällande både kmpetens ch erfarenhet. Vid de årliga medarbetarsamtalen dkumenteras en kmpetensutvecklingsplan för varje medarbetare. Förvaltningen arbetar aktivt med kmpetensutveckling ch sätter av tid för utbildning. Det finns en mängd lika frum ch nätverk för samverkan sm bidrar till en ökad kmpetens hs medarbetarna, utveckling av arbetssätt m.m. Hur säkerställer nämnden att krrekta intäkter inkmmer? Förvaltningens fakturering sker utifrån de uppgifter sm finns i systemet EDP Visin. Respektive inspektör/handläggare ansvarar för att tillsynsbjekten är rät klassificerade i syste- 16

18 met ch att rätt avgift debiteras. Det finns fastställda rutiner gällande fakturering av årlig avgift ch fakturering av tillsynstaxa. Dessa rutiner är dck inte dkumenterade. Uppföljning av intäkter görs löpande av miljö- ch byggchefen sm följer redvisade intäkter gentemt budget. Vid avvikelser vidtas åtgärder. Eknmikntret ansvarar för uppföljning av att fakturrna betalas. Enligt uppgift faktureras den årliga avgiften under första kvartalet ch när det gäller fakturering av tillsynstaxa så ska tillsynsrapprten/beslutet sm ligger till grund för faktureringen skrivas senast två veckr efter utfört tillsynsbesök. Nämnden får redvisning av det eknmiska utfallet vid delårsbkslut (per 30 juni) ch årsbkslut (per 31 december). För att ytterligare stärka styrningen ch minska nyckelpersnsberende bör rutiner för fakturering ch vad sm ska debiteras dkumenteras. Finns tillräcklig uppföljning ch återrapprtering till nämnden avseende miljöch hälsskyddstillsynen? Enligt miljötillsynsförrdningens 12 ska en perativ tillsynsmyndighet årligen följa upp ch utvärdera sin tillsynsverksamhet. Nämnden har sm nämnts tidigare en beslutad plan för hur uppföljning av verksamheten ska ske under året. Nämnden får eknmiska uppföljningar avseende verksamheten vid halvårsbkslut ch årsbkslut. Uppföljning av tillsynsplanen sker en gång m året. Redvisning av internkntrllarbetet sker under det första kvartalet på ett nytt verksamhetsår. Uppföljning av kstnadstäckning sker i samband med beslut m en ny verksamhetsplan. Våra identifierade förbättringsmråden/rekmmendatiner är följande: Dkumenterade rutiner ch riktlinjer avseende fakturering bör upprättas. Internkntrllplanen kan med fördel innehålla mment sm mfattar en kntrll av en krrekt ch fullständig fakturering. I de fall avvikelser identifieras i samband med internkntrllarbetet bör det i redvisningen till nämnden tydligt framgå vilka åtgärder sm vidtagits/planeras att vidtas. För att säkerställa att tillsynsverksamheten bedrivs effektivt bör en uppföljning ske av tidsåtgången för inspektörernas lika arbetsmment. Tidsrapprteringsfunktinen sm finns i EDP Visin Miljö kan med fördel användas. Vetlanda den 15 nvember 2016 Ulrika Strånge Certifierad kmmunal revisr EY Helena Patriksn Certifierad kmmunal revisr ch Auktriserad revisr EY 17

19 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade Miljö- ch byggchef Miljöinspektör Dkument Miljö- ch byggnämndens prtkll (augusti) Reglemente för Miljö- ch byggnämnden Reglemente för intern kntrll Delegatinsrdning för miljö- ch byggnämnden i Vetlanda kmmun, Dnr:MB Tillsynsplan Behvsutredning 2016 Resursutredning Miljö- ch byggförvaltningen, 2011 Vetlanda kmmun Nämndens verksamhetsplan 2016 Intern kntrllplan 2015 samt redvisning av utförda kntrller Intern kntrllplan 2016 Miljö- ch byggnämndens uppföljning av verksamheten Bkslut 2015 Miljö- ch byggnämnden Halvårsbkslut 2016 miljö- ch byggnämnden 18