1 2013-10-31 Så här beställer du Raindanceportalen version 2013 vår Stockholms universitet E-post: portalen@eko.su.se
2 Innehåll Så här beställer du 1 1. Introduktion av beställningsportalen 3 1.1 Varukorgen... 4 1.2 Sök önskade artiklar... 4 1.3 Artikelinformation... 6 2. Skapa beställning 9 2.1 Skapa beställning uppdelad på flera konteringar...13 2.2 Skapa mall...14 2.3 Visa status på beställningar och order...15 2.4 Sök Beställning och Inköpsorder...19
3 1. Introduktion av beställningsportalen Det krävs endast en inloggning, nämligen den när du loggar in på din dator. Nu har du automatiskt tillgång till beställningsportalen som är en tilläggsmodul i Raindance. Den första bild som visas är Min inkorg. Här samlas alla dokument som skall behandlas med kontering och attest. Beroende på vilken behörighet man har visas olika antal valmöjligheter i menyraden ovanför bilden. De menyval som är aktuella för E-beställningar finns under menyvalet Inköp: Dessutom finns det några snabbknappar ovanför menyraden där man kan komma direkt till funktionerna Min inkorg, Varukorgen, Mina beställningar och Mina order:
4 1.1 Varukorgen Tryck på knappen för Varukorgen så hamnar du i beställningsfönstret. Alternativt välj Inköp Varukorg i menyn. Beställningsfönstret består av tre delar, en sökdel till vänster (1), en presentationsdel till höger (2) och en varukorg längst ned i mitten (3): 1 2 3 1.2 Sök önskade artiklar Sökningar kan göras med hjälp av ett Produktträd, en sökning av produktgrupper i ABC-ordning, en avancerad sökning under fliken Sök, via Mallar eller med hjälp av en snabbsökning under produktträdet. Produktträdet Under fliken Träd kan man klicka på önskad produktgruppsrubrik så öppnar sig de grupper som är kopplade till den. Man kan sedan klicka sig vidare till den lägsta nivån då produktgruppsnamnet får en röd pil framför sig. De artiklar som är kopplade till produktgruppen visas till höger. Visas inga artiklar trots röd markering så är antingen produktgruppen tom eller så saknar användaren behörighet till det aktuella avtalet.
5 ABC-ordning Under fliken ABC finns alla produktgrupper på lägsta nivå sorterade i alfabetisk ordning. Genom att klicka på önskad produktgrupp så visas de kopplade produkterna till höger. Sök Under fliken Sök kan du göra avancerade sökningar genom att kombinera olika villkor. Här kan du också söka efter ett specifikt artikelnummer. För att söka på delar av artikelns namn används fältet Benämning. Får du för många träffar kan du begränsa din sökning genom att kombinera sökord med val av leverantör och/eller produktgrupp. Det är även möjligt att i första hand söka på nettopris-satta och/eller rekommenderade artiklar genom att kryssa i rutorna Endast avtalade artiklar eller Endast rekommenderade artiklar. Det går bra att söka på hela eller delar av ett begrepp/artikel. Om man t.ex. inte vet exakt namnet på produkten man söker efter kan man söka efter bat istället för batterier. Då kommer alla produkter som har bat någonstans i artikelnamnet fram. Om man däremot är säker på att produkten ska börja med Bat kan man begränsa sökningen genom att använda * i slutet (bat*), på så sätt kommer alla produkter som heter Bat fram. Samma princip gäller för övrigt i de flesta sökfält i E- beställningsverktyget där man kan skriva in egna sökord.
6 Mallar Under fliken Mallar kan man välja en önskad beställningsmall. Härifrån kan man också välja en tidigare gjord beställning och använda som mall för sin beställning. (För att skapa en mall, se nedan under 2.2.) 1.3 Artikelinformation Varje kolumn (utom Antal och Beställ) är sorteringsbar genom att du klickar på kolumnens rubrik. Om du t.ex. vill sortera så att de avtalade artiklarna hamnar överst så klickar du på rubriken Avtal. Du kan även välja vilka kolumner som du vill se i varukorgen. För att t.ex. ta bort en kolumn högerklickar du på kolumnen och väljer Ta bort kolumn. Som du ser kan du även återställa kolumner här:
7 I listan över valda artiklar kan man utläsa bl.a. följande information: Artikelns benämning Artikelnummer Leverantör Avtalad artikel (nettoprissatt sortiment markerat med blå boll) Miljömärkning (håll muspekaren över symbolen för att se vilken märkning) Ledtid (antal dagar framåt i tiden som leverantören kan garantera leverans) Förpackning (antal i en förpackning) Jämförpris Pris (avtalat pris per försäljningsenhet) Antal att beställa (minsta tillåtna kvantitet ifylld) Beställ (klicka på varukorgen så läggs artikeln ner i varukorgen)
8 Det är möjligt att ta fram mer information om artikeln genom att klicka på den blåfärgade benämningen. Då öppnas ett fönster med utökad Artikel-beskrivning. Leverantören kan här visa en bild och en utökad beskrivning: Det finns även möjlighet att lägga in en länk till ytterligare information om artikeln. Länken når du via Länkar till mer information och den blåmarkerade texten Leverantör.
9 2. Skapa beställning För att skapa en beställning så lägger du önskade artiklar i varukorgen längst ned till höger, i kolumnen Beställ. Först söker du upp önskad artikel med hjälp av sökfunktionen som beskrivits ovan. Alternativt använder du en mall med dina favoriter som du har skapat i förväg. För att lägga en artikel i varukorgen klickar du på symbolen för varukorg längst ut till höger. Då lägger sig artikeln i varukorgen nedanför. Du ändrar antalet som skall beställas genom att fylla i önskad kvantitet i fältet för Antal och sedan klicka på varukorgssymbolen. Om du har hämtat fram en mall eller en tidigare gjord beställning kan du också använda knappen Välj alla. Knappen visas längst ner till höger i Presentationsdelen när man väljer en mall eller tidigare beställning. Efter att du har lagt ned valda varor i din Varukorg går det fortfarande att redigera den. Du kan ändra antal i varukorgen genom att klicka i rutan under Antal (1) och skriva i önskat antal och sedan trycka på Enter på tangentbordet. Om du vill ta bort någon rad klickar du på Soptunnan (2) i början av raden, alternativt tar bort alla rader genom att klicka på Soptunnan (3) längst ned till vänster. När du har fyllt din varukorg trycker du på knappen Nästa (4). 1 2 3 4
10 Nu visas en ny bild där man får komplettera sin beställning med information om leveransdatum, vilken leveransadress som gäller, eventuell cirkulationsmall och kontering. Informationen om leveransadress, cirkulation och konteringsmall (Konteringsförslag) läggs upp som förval åt beställaren. 1. Ange en kort notering vad beställningen gäller, detta är ett internt meddelande som ej följer med beställningen. Var tydlig och utförlig med beskrivningen. 2. Registrera önskat leveransdatum (om du inte fyller i något får du en påminnelse att önskat leveransdatum ej är angivet, och du kan välja att skapa beställningen ändå.). Datumstandard är år-månad-dag i siffror. 3. Se till att rätt attestant är vald. För att ändra klickar man på Cirkulation. Kontrollera att Konteringsförslag är rätt. Välj eventuellt ny mall genom att ställa markören i fältet Mall och tryck på Sök. Du kan även skriva Mallens id (t.ex. 104-01) och trycka Enter. 4. En ny sökruta visas där du kan lägga in önskat värde. Markera önskat värde och tryck Enter, alt. dubbelklicka på önskat värde. 5. Kontrollera att leveransadressen är korrekt. Det går att välja annan levadress genom att trycka på pilen. Man ser bara levadresser som man är behörig att beställa för. 6. Klicka på utropstecknet vid brådskande beställning, detta syns i mailet till attestanten. 7. I fältet för Godsmärkning kan man skriva eventuell godsmärkning/notering till leverantören. Om du vet att det kan finnas tider när ingen finns tillgänglig för att ta emot en leverans bör du skriva ett telefonnummer i fältet för Godsmärkning som godsleverantören kan ringa för att komma överens om leveranstid.
11 1 2 3 6 4 5 7 När du är klar med din beställning klickar du på knappen Skapa.
12 Om du inte har behörighet att själv attestera beställningen visas fönstret Beställning med det skapade beställningsnumret: Ett felmeddelande Attesträtt saknas för den aktuella kodsträngen kommer fram. Beställningen cirkuleras (skickas vidare) automatiskt till den förvalde Attestanten för attestering. Denne attesterar beställningen och den skickas till utanordnaren som sätter den andra attesten (utanordning). Efter signering skickas en eller flera inköpsorder direkt till leverantören/erna. Se manual Så här attesterar och utanordnar du. Om man vill beställa mer klickar man på Varukorgen, annars kan man logga ut genom att klicka på x Logga ut längst uppe till höger (1). Om det skulle vara något fel i konteringen eller i din behörighet visas ett felmeddelande om det och du får gå in på beställningen via knappen Kontera/Attestera och undersöka felet alternativt vända dig till support-funktionen.
13 2.1 Skapa beställning uppdelad på flera konteringar Det är möjligt att fördela kostnaden på flera olika konteringsrader (ex. olika projekt). På sidan där konteringsmall och leveransadress anges har du möjlighet att välja in en egen konteringsmall på radnivå. För dig som användare finns en förvald konteringsmall som visas i bilden. Den gäller för alla beställningsrader. Om du vill att någon/några av beställningsraderna skall få en annan kontering så kan du välja en annan konteringsmall på den raden. Ställ markören i fältet för Mall, ute till höger på den önskade raden (1). Klicka sedan på söksymbolen (förstoringsglaset) till höger om fältet (2). Dina personliga mallar visas men man kan även välja gemensamma mallar. Välj önskad mall genom att dubbelklicka på den. I detta exempel skapas en separat konteringsrad för LIVSMEDEL -raden. Övriga rader får FÖRBRUKNINGSMATERIAL -s kontering: Kommentar [b1]: Detta är främst användbart om mallarna innehåller värden i de fält man måste/önskar kontera på, eftersom man inte får möjlighet att komplettera mallen. Om mallen saknar varden i obligatoriska koddelar skapas beställningen med konteringsfel som måste kompletteras (Kontera/Attestera) Kommentar [b2]: Bra att byta bild till en med rätt koddelar i konteringsförslaget 1 2
14 2.2 Skapa mall Vill du skapa en mall av de artiklar du har lagt i varukorgen kan du göra det genom att trycka på knappen Skapa ny mall: Ange ett namn på mallen i fältet för Mall och tryck på Spara: Mallen kommer sedan att presenteras under Personliga under fliken Mallar. Du kan även välja att se de senaste beställningar som du har lagt under Tidigare beställningar :
15 2.3 Visa status på beställningar och order För att se statusen på dina beställningar trycker du på knappen Mina beställningar. Då visas en bild över de beställningar som du har gjort samt om de är attesterade och beställda alt. makulerade. Du kan dubbelklicka på en beställning för att titta på innehållet och konteringen. När det finns en blå pil framför beställningen så har det skapats en eller flera order från beställningen d.v.s. den har attesterats och signerats och beställningen är klar. Kommentar [b3]: Beställning är ett internt begrepp. När väl beställningen är attesterad/signerad och order skapad är det ordern som är det viktiga (ordern som bekräftas, levereras, faktureras). Det är exempelvis alltid ordernumret som ska uppges för leverantörerna, o.s.v. OBS! En beställning visas bara i portalen fram tills att ordern är slutfakturerad, då tas beställningen bort. Ordern kan man däremot alltid se. Du kan se vilka order som skapats av beställningen genom att klicka på pilen ute till vänster. Då öppnas en ruta under beställningen (B+nummer) med information om inköpsorder (IN+nummer) samt status på dessa. Du kan även gå direkt via menyvalet Mina order.
Genom att klicka på inköpsordern kommer du vidare direkt till ordern. 16
17 I orderfönstret kan du se status och orderhistorik. Längst ned på bilden finns flikar som visar information om vilka Fakturor, Leveranser och Bekräftelser som kommit till ordern. Klicka på önskad flik för att se mer information. Om man klickar på knappen Historik får man upp en logglista över vad som hänt med ordern. Knappen Uppdatera är till för att uppdatera bilden, d.v.s. bilden uppdateras med eventuella förändringar: Om du klickar på pilen framför en orderrad får du information om Leveranser, Bekräftelser och Fakturerad kvantitet för den orderraden:
Mina order Genom att klicka på Mina order i snabbvalsmenyn eller Inköp Mina order, kan du snabbt hitta de order som du har lagt. Du kan söka dina senaste order per dygn, vecka och månad. Du kan även söka andras order genom att välja Enhet istället för Beställare. Vill du söka mer avancerat kan du gå in på fliken Avancerad sökning och söka utifrån flera olika parametrar såsom orderstatus och leverantör: 18
19 2.4 Sök Beställning och Inköpsorder Välj Inköp Sök på menyraden. Klicka på Beställning på vänstra sidan. Har man högre behörighet så kan man söka beställningar från olika användare, annars visas bara de egna beställningarna i bilden. Härifrån kan du gå vidare genom att först klicka på önskad beställning, därefter klicka på ordern så kommer du vidare till ett nytt fönster som visar ordern med tillhörande leveranser och fakturor. Precis som för funktionen Mina beställningar. För att söka fram en viss order klickar du på Inköpsorder ute till vänster. Det finns två flikar, Enkel sökning och Avancerad sökning. Under Enkel sökning kan du söka fram dina egna eller andras order eller om du har ett ordernummer kan du söka på det: Under Avancerad sökning kan du kombinera genom att t.ex. söka alla inköpsorder för en leverantör under ett visst orderdatumintervall. Avancerad sökning är även möjligt under Mina order.
20