Sidan 1 av 39 INTERNFAKTURERING AGRESSO 1
Sidan 2 av 39 INNEHÅLL Översikt internfakturering 3 Registrera internfaktura (leverantör) 5 Hitta mottagare av internfaktura 8 Leveransattest av internfaktura (beställare) 11 Byte av leveransattestant inom ansvaret 13 Kontering av internfaktura (beställare) 15 Delkontering (splittring) av internfaktura 18 Belastningsattest av kostnadsrad (beställare) 20 Anpassning av uppgiftslista 23 Sökning av begrepp 24 Frågefunktioner 26 Avvisad faktura 30 Makulering av internfaktura 32 Färger och symboler i arbetsflödet 35 Bifoga dokument 37 Att tänka på vid internfakturering 41 2
Sidan 3 av 39 ÖVERSIKT INTERNFAKTURERING Registrering av internfaktura Leveransattest Kontering Belastningsattest Automatisk bokföring av internfaktura Rutinen för internfakturering i AGRESSO består av följande steg: 1. Registrering, som görs av handläggare på säljande ansvar. Intäkten konteras för säljande ansvar och kostnaden konteras för köpande ansvar. Kostnadskonteringen skall konteras med konto KOSTK. Konto KOSTK initierar arbetsflödet för konteringsraden och raden skickas automatiskt till handläggare vars x-identitet är registrerat i fältet Efhanv. 3
Sidan 4 av 39 2. Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan styrs till den person vars x-id är registrerat i fältet Efhanv. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats. 3. Kontering och godkännande, som görs av handläggare på köpande ansvar. Kostnadsraden konteras med korrekt konto och ev. justering görs av övriga konteringsdimensioner. 4. Belastningsattest, som görs av slutattestanten på köpande ansvar. Ev. görs ändring av konteringen. Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av internfakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet. 5. När konteringsraden är slutattesterad, bokförs hela verifikationen med automatik. 4
Sidan 5 av 39 REGISTRERA INTERNFAKTURA som leverantör Öppna skärmbilden Registrering/underhåll av internfaktura via AGRESSO. Registrera intäktskonteringen (för säljande ansvar). 5
Sidan 6 av 39 I registreringsbilden ska du trycka tab för att gå till nästa konteringsfält. Vid tab sker kontroll att inmatat värde är korrekt. Aktuell period och dagens datum föreslås kan ändras till annan öppen period vid hel- och delårsbokslut. Konto - från kontoklass 3* (Intäktskonto), vid intern vidarefakturering av extern leverantörsfaktura används kostnadskonto 5* Ansvar - säljande ansvar Verks - verksamhet som intäkten ska bokföras på Fritt fält - valfritt Motpart köpande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten Momskod - ska alltid vara 0 Valutabelopp - med minustecken (kredit), vid kreditfaktura omvänt tecken Text - verifikationstext som ska visas för konteringsraden i huvudboken Tryck tab eller Behåll för att konteringen ska hamna i transaktionslistan och nästa kontering kan registreras. Med Fälthjälp (via hjälpmenyn) eller F9 kan sökning göras av olika värden för aktuellt fält (se beskr. senare avsnitt) 6
Sidan 7 av 39 Registrera kostnadskonteringen (för köpande ansvar). Konto KOSTK (OBS! Måste användas för att internfakturan ska kunna distr. i arbetsflödet) Ansvar - köpande ansvar Verks - dummyvärde KOSTV anges med automatik (fast värde i konteringsregel till konto KOSTK) Motpart säljande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten *Efhanv mottagare av internfakturan Momskod Fast värde 0 vid konto KOSTK (går ej att ändra) Reg.belopp - utan minustecken (debet) (vid kreditfaktura omvänt tecken) Text Fakturatext till beställaren (med auto samma som intäktskonteringen, kan ändras). 7
Sidan 8 av 39 *Hitta mottagare av internfaktura Om du vet mottagarens Beställarid får du fram X-identiteten genom att ta bort de fyra inledande siffrorna samt byta ut första bokstaven B mot X. (Exempelvis 9151BTESTE = XTESTE) Har du för eller efternamn söker du fram personen via Agresso Gemensam Begrepp och relationer Begreppsvärden Fyll i EFHANV i fältet Begrepp och tabba en gång. Fyll i personens för eller efternamn i fältet Beskrivning. Använd * före och efter namnet. Tabba ur fältet och tyck på kikaren eller funktionstangent F7 (för pc). Har du ingen personlig mottagare får du fram institutionsadministratören via fliken Rapporter Globala rapporter EFH Administratörer på ansvaret 8
Sidan 9 av 39 Byt ut de fyra kryssen i Urvalskriterierna mot ansvaret du ska fakturera och tryck Sök Om du vill korrigera någon kontering innan du skickar iväg internfakturan, så gör du det genom att placera markören någonstans på den rad du vill ändra. Gå till verktygsraden och välj Ändra rad Behåll (F11). (shift F11), registrera din ändring och välj sen Vill du ta bort/radera en konteringsrad som du registrerat fel, markera först raden och välj kommando Radera rad i Redigeramenyn. Om du ev. vill göra en print screenutskrift av internfakturan så bör detta göras nu innan spara väljs. 9
Sidan 10 av 39 När verifikationen väger jämnt, dvs. debet = kredit, klicka på Spara eller välj F12. Verifikationsnummer för internfakturan visas. 10
Sidan 11 av 39 Leveransattest av internfaktura i AGRESSO Öppna uppgiftslistan via fliken näst längs ner till vänster i Agresso Dubbelklicka på uppgiften du vill hantera. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Listan kan sorteras efter VT (verifikationstyp), Verifikationsnummer, Period, Transaktionsdatum. 11
Sidan 12 av 39 Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. Vid Detaljer huvudbokstransaktion finns möjlighet att registrera konteringsuppgifter. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex. en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, går du in i Dokumentarkivet (se Lathund Dokumentarkivet). Bifogade underlag från utställaren nås också från Dokumentarkivet. Efter genomförd kontroll och ev. tillägg av information kan du godkänna fakturan genom att klicka på knappen. Åtgärdsknappar: INT Leveransattest Klicka efter utförd kontroll på denna knapp. INT Lev att + Kontering - Möjlighet finns att utföra både leveransattest och kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. Fakturan är registrerad på ett dummykonto, KOSTK och dummyverksamhet KOSTV. Detta måste bytas ut mot rätt konto och verksamhet. Lev att + Bel att - Möjlighet finns att utföra både leverans- och belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs. Avvisa med den här knappen avvisas konteringsraden tillbaka till den handläggare som ankomstregistrerat den (leverantören). Kommentar måste skrivas. Till avancerat läge - tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex. dela upp raden, som används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på Spara-knappen efter vald åtgärd. 12
Sidan 13 av 39 Byte av leveransattestant inom ansvaret För att flytta en internfaktura till en annan leveransattestant inom det egna ansvaret, gå till: Agresso Ekonomi Huvudbok Registrering Registrering/underhåll av internfaktura. Fyll i verifikationsnumret i fältet för Ank-/Vernr på den internfaktura som ska byta leveransattestant och tryck tab. 13
Sidan 14 av 39 Ställ markören på konto KOSTK och tryck på Ändra rad. Tabba sedan fram till fältet Efhanv och ändra till den x-identitet som ska attestera internfakturan. Tabba ut ur fältet och välj Behåll eller tabba igenom resterande fält så att raden ramlar ner till tabellfältet och krysset kommer tillbaks framför kontot på den aktuella raden. Tryck slutligen på Spara-symbolen. 14
Sidan 15 av 39 KONTERING AV INTERNFAKTURA som beställare Öppna uppgiftslistan via fliken näst längs ner till vänster i Agresso När du dubbelklickar på INT Kontering i uppgiftslistan öppnar sig attestbilden. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. 15
Sidan 16 av 39 I fältet Beskrivning syns fakturatexten. I fältet Logg arbetsflöde kan du se vem som skapat internfakturan. Ändra konto KOSTK till ett korrekt kostnadskonto. Ändra verksamheten KOSTV till en korrekt verksamhet. Ändra ev. övriga konteringsbegrepp om det behövs. Om du vill söka på något konteringsbegrepp, använder du Type ahead eller fälthjälpen. (se beskrivning i senare avsnitt). Vid delkontering måste Avancerat läge användas (se beskrivning i senare avsnitt) Om fakturan är fel av någon anledning (ex. skickad till fel ansvar) och behöver ändras så kan du Avvisa fakturan. Den går då tillbaka till leverantören. När du avvisar en faktura måste du alltid skriva en kommentar. För att se arbetsflödet för konteringsraden klickar du på Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet, se senare avsnitt. 16
Sidan 17 av 39 För att stänga ner arbetsflödesbilden klicka på x i övre högra hörnet. Klicka på knappen Int kontering för att godkänna konteringsraden. 17
Sidan 18 av 39 Delkontering av internfaktura som beställare När en internfaktura ska delkonteras så registrerar man först de olika delkonteringarna och som sista kontering ändrar man ursprungsraden. Markera din internfaktura och välj Avancerat läge Klicka på knappen Registrera belopp, konto, verksamhet, ev. fritt fält och ev. en annan beskrivningstext för den första delkonteringen. Markera sedan raden med markören och tryck på Dela upp raden Om flera delkonteringar ska göras, tryck på Dela upp raden igen. Ytterligare en ny konteringsrad kommer upp, innehållande värden från förgående kontering. 18
Sidan 19 av 39 Om du upptäcker ett fel på någon av de tidigare konteringarna och vill ändra, klicka i rutan längst till vänster på raden du vill ändra. En liten markering kommer upp och raden är aktiv så ändringar kan göras. För att godkänna en internfaktura med delkontering, markera alla rader som ska godkännas och klicka på på knappen Int kontering i nedre delen av skärmbilden. Åtgärden Int kontering visas då i kolumnen Status på fakturan. Välj därefter Spara för att internfakturan ska gå vidare till Belastningsattest. 19
Sidan 20 av 39 BELASTNINGSATTEST AV INTERNFAKTURA Öppna uppgiftslistan via fliken näst längs ner till vänster i Agresso När du dubbelklickar på INT Belastningsattest öppnar sig attestbilden. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. I fältet Beskrivning syns fakturatexten. 20
Sidan 21 av 39 Om fakturan av någon anledning är fel och behöver ändras så kan du antingen: Avvisa fakturan den går då tillbaka till leverantören Skicka Tillbaka fakturan den går då tillbaka till den som konterat den Som belastningsattestant har man behörighet att ändra ett redan registrerat värde om du bedömer att det är felaktigt Om du avvisar eller skickar tillbaka fakturan måste du alltid skriva en kommentar. För att se arbetsflödet för specifik konteringsrad, klicka i rutan Översikt. Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet se senare avsnitt. 21
Sidan 22 av 39 För att stänga arbetsflödesbilden klicka på x i övre högra hörnet. Klicka på knappen Int belastningsattest för att attestera internfakturan Avancerat läge Om du väljer att använda Avancerat läge så öppnas nya åtgärdsknappar upp längst ner till vänster i din skärmbild. Vid Avancerat läge kan du ångra din valda åtgärd om den skulle vara fel. Om man använder Avancerat läge så måste man alltid, efter sitt val, trycka på Spara (F12). 22
Sidan 23 av 39 INSTÄLLNING UPPGIFTSLISTA I AGRESSO Uppgiftslistan kan du anpassa som du själv vill ha den. Genom att ställa musmarkören på den grå rubrikraden och klicka med höger musknapp visas följande meny: Genom att välja Kolumner kan du i fönstret som visas till höger markera resp. avmarkera de kolumner du vill ska visas eller inte visas. Om du sedan väljer Sortera kan du i fönstret som visas till höger markera den kolumn du vill att uppgifterna ska sorteras efter. Genom att klicka på anpassa storlek justeras kolumnbredden i den kolumn du befinner dig i. Genom drag-and-drop, dvs. ställa musmarkören på en kolumnrubrik, klicka med vänster musknapp, hålla musknappen nere och flytta musmarkören dit man vill att kolumnen ska vara, kan man ändra ordningsföljden på kolumnerna. Kolumner med ordet Descr = Beskrivning Col1Descr = Ank-/Vernr Col2Descr = Ver.datum Col3Descr = Ansvar Col4Descr = Motp Col5Descr = Belopp Kolumner med ordet Val = värde Col1Val = Verifikationsnumret Col2Val = Transaktionsdatum Col3Val = Beställarens ansvar Col4Val = Leverantörens ansvar Col5Val = Fakturabelopp 23
Sidan 24 av 39 SÖKNING AV BEGREPP Fälthjälp Du kan använda funktionen Fälthjälp för att finna giltiga värden för ett visst fält. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t ex konto) och därefter välja Fälthjälp via Hjälp-menyn (eller funktionstangent F9 på pc). Du får då upp en ny skärmbild där parametrar kan anges på den grå sökraden. Här finns möjlighet att söka på både värden och text. * och? går att använda. När du angett dina urvalsparametrar tryck på kikaren (eller funktionstangent F7 för pc). Resultatet visar alla giltiga värden för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till registrerings/attest bilden genom att dubbelklicka på aktuell rad. eller genom att markera raden och därefter klicka på. 24
Sidan 25 av 39 Type Ahead gör det möjligt att finna giltiga värden för ett särskilt fält direkt i attestbilden. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t ex konto) och direkt i fältet skriva en del av kontots namn för att få förslag från systemet på giltiga värden som innehåller en del av texten du letar efter. I stället för att söka efter namnet på begreppet, går det lika bra att söka efter en del av sifferkombinationen. Ställ markören i fältet du vill få information om (t ex Verks) och skriv direkt i fältet, en del av verksamhetens namn för att få förslag från systemet på giltiga värden som innehåller en del av sifferkombinationen du letar efter. Resultatet visar alla giltiga värden för begreppet enligt dina sökvillkor. 25
Sidan 26 av 39 FRÅGEFUNKTIONER För att se vilka internfakturor som ligger oreglerade i ekonomisystemet finns två rapporter att söka med. Gå in i Huvudboken/Fråga/Fråga arbetsflöde huvudbokstransaktioner. Klicka på + till vänster om förstoringsglaset så visas rapporterna. Uppföljning ej reglerade interfakt leverantör är en rapport där du som är leverantör av internfakturan kan gå in och se var i flödet din faktura befinner sig. Fyll i ditt ansvar i pop up-rutan och klicka OK. I frågeresultatet kan du bl.a. se var fakturan befinner sig hos konterare, slutattesterare eller om den är Åter ankomst, d.v.s. avvisad tillbaka till ditt ansvar. Du ser också verifikationsnummer och i beloppskolumnen finns en summering per beställare. Om din faktura inte finns med på listan är den betald och bokförd i huvudboken. 26
Sidan 27 av 39 För att se flödesschemat för en internfaktura se Fråga verifikation i senare avsnitt. Uppf internfakt för åtgärd beställare - är en rapport där du som är beställare kan kontrollera om det finns internfakturor att åtgärda eller var i flödet en specifik internfaktura befinner sig. Fyll i ditt ansvar i pop up-rutan och klicka OK. För att se flödesschemat för en internfaktura se Fråga verifikation i senare avsnitt. 27
Sidan 28 av 39 I frågeresultatet kan du bl.a. se var internfakturan befinner sig hos konterare eller slutattestant. Om din faktura inte finns med på denna lista är den betald och bokförd i huvudboken. Fråga verifikation Vill man se arbetsflödet för en internfaktura, dvs. vilka steg och användare fakturan passerat, kan man göra det via Fråga verifikation i huvudboken. Bocka för både A Ej bokförda poster och B Huvudbok och skriv sen in verifikationsnumret på rad 2. Klicka OK. I resultatet markeras den rad som varit hos beställaren. Välj därefter Visa arbetsflöde. 28
Sidan 29 av 39 Genom att klicka på en ruta i flödesschemat erhålls information kring aktuellt steg eller åtgärd i fälten till höger. Färger och symboler i arbetsflödet beskrivs i senare avsnitt. 29
Sidan 30 av 39 AVVISAD FAKTURA När en faktura blir avvisad ska den hämtas den upp för åtgärd från uppgiftslistan. Dubbelklicka på uppgiften Åter ankomst för att hantera den avvisade posten Fakturans konteringar visas. För att se varför mottagaren avvisat internfakturan, markera raden KOSTK och välj Kommentar arbetsflöde från verktygsmenyn Kommentaren visas i en pop-up ruta. 30
Sidan 31 av 39 För att rätta uppgifterna, markera KOSTK-raden och välj därefter ändra rad. Korrigera felaktigheten och välj Behåll eller tabba igenom resterande fält för att raden ska behållas. Markera sedan intäktsraden och välj ändra rad korrigera vid behov motpart och finans och välj sedan Behåll eller tabba igenom resterande fält för att raden ska behållas. Fakturan går nu ut i flödet på nytt. 31
Sidan 32 av 39 MAKULERING AV INTERNFAKTURA En internfaktura som ska makuleras måste ändras av leverantören och skickas om i flödet till sitt eget ansvar. När den blivit konterad och attesterad kommer den att nollas ut i bokföringen. En faktura som ska makuleras plockas upp via uppgiftslistan (om fakturan är avvisad) eller via Huvudboken Registrering/underhåll av internfaktura. Fyll i fakturans verifikationsnummer. Tryck tab. Fakturans konteringar visas. Lyft upp KOSTK-raden, och ändra ansvar till ditt eget, verksamhet skall vara KOSTV och Efhanv din egen x-identitet. Fyll i text om varför fakturan makuleras. Lyft ner raden med eller genom att tabba igen resterande fält. Lyft upp intäktsraden och ändra motpart och finans till ditt eget ansvar. Lyft ner raden med eller tabba igen resterande fält för att raden ska behållas. Innan du sparar så kontrollera att alla kolumners värden (utom konto och verks) är lika och tar ut varandra. 32
Sidan 33 av 39 Internfakturan kommer nu att hamna i din uppgiftslista för kontering och godkännande. Ändra då KOSTK och KOSTV till samma konto och verksamhet som du hade på din intäktskontering. Godkänn och spara. Internfakturan går nu vidare för slutattest. Efter attestering bokförs den makulerade internfakturan i huvudboken och saldot blir där +-0. 33
Sidan 34 av 39 FÄRGER OCH SYMBOLER I ARBETSFLÖDET Färger: Gul aktiv Grön avslutad Röd raden har skickats tillbaka i flödet Svart (Tunna linjer) Nästa steg i flödet (kan ses bl.a. när faktura blivit avvisad) Symboler: Streckad linje avaktiverad Utropstecken förändring är gjord, eller distribution saknas Bock åtgärdad utan ändringar Skylt ej infart avvisad Blå pil vänster uppåt ny cirkulation inom samma steg Grön ruta med två vita pilar snett nedåt villkor har använts Grön fylld cirkel arbetsflödets start Röd fylld cirkel arbetsflödets slut Klocka väntar, ex vis på att åtgärden ska godkännas av samtliga 34
Sidan 35 av 39 Namn på steget i arbetsflödet Grönt = steget avslutat Rött = Steget avvisat Namn på steget i arbetsflödet Gult = steget aktivt Namn på konterare som godkänt Bock = inga förändringar gjorda Namn på slutattestant som har raden 35
Sidan 36 av 39 BIFOGA DOKUMENT 1. För att bifoga dokument till en internfaktura, använd knappen eller välj datamenyn och Dokumentarkiv. Markera mappen Övriga dokument Tryck på Lägg till befintligt dokument 36
Sidan 37 av 39 Tryck sedan på bläddra. Första gången detta görs, kommer man Citrix Connection Center. Välj Full Access och Never ask me again. Tryck därefter Close/OK. 37
Sidan 38 av 39 I File name fyller du i \\Client\. Välj därefter Open. Välj samma bokstav på katalogen som du har för dina egna mappar. Detta ser du bl.a i Start-menyn Den här datorn, under Nätverksenheter. Förläng Namn-fältet så ser du vilken bokstav din katalog har. 38
Sidan 39 av 39 Markera aktuellt dokument som du vill bifoga internfakturan och välj sedan Open. När du fått med ditt dokument till ovanstående bild trycker du på spara-symbolen eller F12. Du hamnar då i denna bild som talar om att det finns ett Övriga dokument bifogat. Gå tillbaks till registreringsbilden genom att klicka på krysset på fliken Dokumentarkiv 39
Sidan 40 av 39 För att visa ett befintligt dokument i konterings- eller slutatteststeget, klicka på ikonen för dokumentarkiv. Du hamnar då i följande bild som talar om att det finns ett övrigt dokument. För att se dokumentet, markera den gula boxen, och dubbelklicka på Filnamnet. Dokumentet visas. 40
Sidan 41 av 39 ATT TÄNKA PÅ VID INTERNFAKTURERING Följande punkter ska beaktas vid upprättade av internfaktura: Välj rätt menyval vid registrering; AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Registrering/Registrering/underhåll av internfaktura. Kostnadsraden ska alltid registreras med konto KOSTK. Att konto anges till KOSTK på kostnadsraden är en av förutsättningarna för att internfakturan ska distribueras till mottagaren i det elektroniska flödet. Momskoden måste alltid ändras till 0 (noll) på intäktsrad/er. Endast interna motparter (ansvarsställe) ska användas vid internfakturering. Balanskonton (kontoklass 1-2) ska inte användas vid vid registrering av internfaktura, endast resultatkonton. Vid intern vidarefakturering, använd samma konto som vid bokföring av den ursprungliga leverantörsfakturan. Konto 1584 ska aldrig användas vid internfakturering. Justering av lönekostnader (konto 40*) ska göras via omföring med motpart LÖN. 41