Handbok Inköp och Faktura IoF

Handbok Inköp och Faktura IoF Attestering och kontering av fakturor 2014-05-22

Innehållsförteckning 1. Inloggning... 3 1.1 Länk i mailet... 3 1.2 Kommunprogram... 3 2. Brevlådan... 4 2.1 Förnya bilden... 4 2.2 Förklaring av symboler... 4 2.3 Sortering av fakturor... 4 3. Hantering av fakturan... 5 3.1 Informationsdelen... 6 3.2 Fakturadelen... 6 3.3 Konteringsdelen... 7 3.4 Kontering... 8 3.4.1 Kortkoder... 10 3.5 Attestering... 11 3.5.1 Mottagningsattest... 11 3.5.2 Beslutsattest... 11 3.5.3 Ta bort attest... 11 3.6 Skicka... 12 3.6.1 Favoritmottagare... 13 4. Sökning... 14 5. Övriga funktioner... 15 Eftersändning av fakturor... 15 Påminnelse via mail... 16 Automatiskt till nästa mottagare... 16 6. Snabbkommandon... 16 7. Support... 17

1. Inloggning Det finns två olika sätt att logga in på Inköp och Faktura (IoF) 1.1 Länk i mailet Varje gång en ny faktura kommer till din brevlåda får du ett mail. I detta mail finns det en länk som du klickar på för att komma till inloggningsrutan. 1.2 Kommunprogram Du kan även logga in genom att klicka på Devis under kommunprogram 3

Sedan klickar du på Inköp och Faktura i webfönstret. 2. Brevlådan När du loggat in kommer du till din personliga brevlåda. Automatiskt kommer alla dina lästa samt olästa fakturor att visas, om inte se till så att det står Alla i visarutan. Står det inte Alla så klickar du på pilen så kommer rutan att rulla ner och där kan du välja visningssätt (se bilden nedan). 2.1 Förnya bilden Obs! Du kan ha fått nya fakturor under tiden din brevlåda är öppen. Dessa visas inte automatiskt, utan du måste trycka på knappen förnya för att få brevlådan att visa aktuella fakturor. 4

2.2 Förklaring av symboler Meddelande till leverantör finns En anteckning finns på fakturan En bilaga finns till fakturan Visas i brevlådan om fakturan är sekretessklassad 2.3 Sortering av fakturorna Du kan välja vilken sortering dina fakturor skall visas i, detta justerar du genom att trycka på den rubriken du vill sortera efter. Pilen visar vilken kolumn raden för närvarande sorterar efter, pil nedåt innebär sortering stigande medan pil uppåt innebär det motsatta. Alla inställningar du gör i IoF sparas tills nästa gång du loggar in. 3. Hantering av fakturan För att få fram informationen och bilden till fakturan klickar du på kuvertet på den faktura du vill se. När du gjort detta kommer det fram ett nytt fönster som innehåller tre delar; Informationsdelen, Fakturadelen och Konteringsdelen. Över dessa fönster finns det pilar med vars hjälp du kan bläddra framåt och bakåt bland existerande fakturor. 5

Pilarna visas om du kommer från brevlådan eller från fakturasök. Det framgår också vilken faktura du befinner dig i och hur många som existerar. 3.1 Informationsdelen I informationsdelen framgår gemensam fakturainformation med möjlighet att skicka fakturan och skriva ut. När du väljer Skriv ut här kommer det fram en dialogruta där du får möjligheten att välja vilken information som skall skrivas ut. Markera allt eller vissa delar. Utskriften visas först på skärmen innan du eventuellt går vidare och skriver ut den på papper. Bläddring bland kopplade bilder kan göras genom att välja önskad bild i rutan, alternativt används pilarna för att bläddra framåt, bakåt etc. Pilen förstorar den skannade bilden så att den visas i ett nytt fönster. 3.2 Fakturadelen I denna del ser du fakturabilden, här kan du välja att visa bilden över hela skärmen antingen genom att dubbelklicka på bilden eller trycka på pilen som finns i informationsdelen. Genom att klicka på plus- eller minustecknet uppe till vänster i den skannade bilden zoomas bilden. När du har förstorat bilden kan du välja att skriva ut den, glöm inte att först Anpassa till utskrift. 6

3.3 Konteringsdelen I konteringsdelen finns ett antal olika flikar. OBS! den aktuella fliken är alltid vit-markerad. 1. Huvudfliken ger dig samma information som finns i informationsdelen som nämns ovan. Samt om det är en sekretess faktura som det inte redan är inlagt sekretess på så gör du det här. 2. Kontering/attesteringsfliken är den flik som automatiskt visas, denna flik består av tre delar som beskrivs mer i avsnitten 3.4 och 3.5 3. Referenser visar tolkade referenser. 4. Under Meddelande till lev kan en frivillig text som man vill bifoga med betalningsposten till leverantören skrivas i (OBS fungerar ej tillsammans med OCRbetalning). 5. Det finns möjlighet att skriva tillfälliga och permanenta Anteckningar under fliken, för att det inte ska bli några misstag så bör enbart permanenta anteckningar göras. Om fakturan avser representation så krävs en anteckning av systemet. 7

För representationsfakturor ska mål, syfte och deltagare antecknas. Kvitton ska lämnas till den som konterar fakturan. Börja alltid med att klicka ny innan du börjar skriva din anteckning. När en anteckning är gjord så visas en symbol klicka på för att se anteckningen. på fakturan, denna symbol går att Under anteckningsfliken kan man även infoga en bilaga som följer med faktura. Symbolen för bilaga är 6. Under Händelser ser du vad fakturan har för status och när den blivit tilldelad denna status, t ex om fakturan är makulerad så ser du här vem som har gjort det och när. 7. Fliken Flöde används för att se vem fakturan har varit hos och under vilken tidsperiod. 3.4 Kontering Konteringen är uppdelad i 3 underflikar. Kostnadskontering kan göras direkt i konteringsformuläret där du fyller på med nya rader längst ned. Det är också möjligt att använda den särskilda administrationsraden (se bilden) längst upp för att fylla på konteringar, i denna rad visas alltid kvarstående belopp att kontera. Efter att konteringen fyllts i och eventuellt beloppet justerats klickar du på eller trycker Enter för att lägga konteringen till listan. Symbolen som finns till höger om administrationsraden ger möjlighet att använda kortkoder som hjälp vid konteringen. Är du osäker på vilka konton som finns tillgängliga så dubbelklickar du när du står i det fältet som du ska fylla i så visas tillgängliga konton för den koddelen. När konteringsraden flyttats ner kommer det fram ett symbol innebär att du kan kopiera raden ovan. bredvid raden nedanför, denna 8

Markeringsrutorna som finns till vänster om konteringsraden används innan attest sätts. Leverantörsskuld och moms används då det finns behov av att ändra momsbelopp eller av momskontot. Momsbeloppet ändras ex vis vid betalning av leasingkostnad för personbil (1/2 momsbeloppet). Ankomstbokföring visar hur ankomstbokföringen gjorts. (Konteringen avseende moms och ankomstbokföringen sker normalt automatiskt). Periodisering; knappen Periodisera kan användas för att periodisera viss kontorad så länge raden inte är låst av attestant. Markera den rad du vill periodisera och klicka på knappen. Eventuellt upplagda periodiseringsmallar visas samt alternativet Ingen mall. Om du väljer alternativet Ingen mall visas en bild där du själv bestämmer hur många perioder som kostnaden ska fördelas på. 9

Periodisering forts; Avsluta detta moment med att klicka på OK. 3.4.1 Kortkoder Genom att markera en konteringsrad och klicka på knappen, kan du spara konteringen som en egen kortkod. Det är också möjligt att bara klicka på knappen utan att markera rad och då kan du lägga upp och ändra egna kortkoder direkt i den bild som visas. 10

Fyll i uppgifterna och klicka på spara så läggs de upp i listan över egna kortkoder. Det är också möjligt att använda en existerande kortkod som underlag för en ny. Om du vill använda en kortkod för att kontera i administrationsraden, klicka då på en bild där kortkod kan väljas. så visas Justera eventuellt belopp och välj bland möjliga kortkoder och tryck sedan på ok. Dina kortkoder visas under Egna. 3.5 Attestering För att fakturan skall kunna betalas måste den vara korrekt attesterad. Systemet kräver att det skall finnas två attester på varje faktura; mottagningsattest och beslutsattest. Det finns även inlagt en kontroll som kräver att det är två i förening, vilket medför att de båda attesterna måste vara gjorda av olika användare. Det går alltså inte att både mottagningsattestera och beslutsattestera en faktura själv. För att attestera en rad markerar man i rutan framför den rad man skall attestera och trycker sedan på den attest man vill göra. Beställningsattest Används inte! 11

3.5.1 Mottagningsattest En mottagningsattest kan göras utan att kontering fylls i och denna attest låser inte någon kontering. 3.5.2 Beslutsattest Beslutsattest måste alltid vara den sista attesten som sätts på fakturan. 3.5.3 Ta bort attest Attester som kan tas bort är sådana du gjort själv, men även andras om du som handläggare har attesträtt för aktuella konteringar. Markera den / de rader där du vill ta bort attesten och klicka på Ta bort attest. 3.6 Skicka För att kunna skicka fakturor klickar du på i informationsdelen, eller på som finns i brevlådan. Längst upp i bilden framgår den faktura som du markerat för att skicka, i vänstra listan kan du välja en eller flera användare som du vill skicka fakturan till. Du kan välja vilka användare som skall visas i listan genom att välja i listan, du kan även välja att endas se en lista över din arbetsgrupp (förvald) eller hela kommunen. I kolumnen Detalj finns en symbol, där man kan, efter att ha klickat på den, se om personen är beslutsattestant eller är ledig och vem i så fall som är ersättare. 12

Alternativt görs sökning utifrån personens namn eller identitet, fyll i ett sökbegrepp och klicka på Sök - knappen som t ex jo* då visas alla användare med förnamn som börjar på jo. När du har valt användare genom att klicka i rutan klickar du så flyttas personerna över till den högra sidan. De användare som visas i den högra listan är de användare som kommer att få den aktuella fakturan. Om du ångrar något av de valda namnen kan du ta bort dessa genom att klicka i rutan bredvid namnet i den högra listan och klicka på. När alla användare är valda klickar du på Skicka nu. 13

Under Skicka nu finns möjlighet att sätta markeringen Ta bort ur egen brevlåda. Om inte denna är markerad, kommer brevet att ligga kvar i den egna brevlådan. Den kommer dock att försvinna från brevlådan när fakturan är beslutsattesterad. Du behöver inte skicka varje faktura som du jobbar med för sig utan du kan samla ihop dem i din egen kö som sedan visas när du klickar på Skicka. Samtliga fakturor som du öppnat via brevlådan efter senaste påloggning och som ännu inte skickats, sparas i kön. När du går in under skicka är endast den senaste fakturan markerad för att skicka, du kan markera fler och sedan skicka. 3.6.1 Favoritmottagare För att skapa favoritmottagare väljer du användare som du vill ha bland dina favoriter i den vänstra listan och klicka sedan på höger pilen som pekar på favoritmottagare. Om du sedan vill ändra bland dina favoriter, klicka på Mapp symbolen för favoriter så visas innehållet och du kan lägga till och ta bort användare. 4. Sökning För att komma till söksidan klickar du på rubriken Fakturasök och då kommer följande bild fram. För att söka fram en faktura finns det ett antal olika begrepp som kan användas beroende på vad man vill söka fram. Ett eller flera kompletterande sökbegrepp kan kombineras för att få önskat svar. Detta kan vara att rekommendera för att begränsa antalet träff. 14

Generellt kan sägas att för begrepp som har fält från/till ska endast från fältet anges om man ska söka på ett specifikt värde eller t ex 10* för att få alla som börja på 10. Vid sökning på intervall bör inte * användas. Skriv istället t ex 1000000-1099999. Vill man söka efter ett speciell referensnummer eller grupp av nummer skriver man in detta i rutan Referens ex vis LK2*, som innebär alla referenser som börjar på LK2. I rutan bredvid väljer man tolkad referens via rullgardinen. Se bilden ovan. I exemplet ovan begränsar vi vår sökning till att endast avse företag där ordet Helmer ingår (längst nere i vänstra hörnet). OBS! Tecknet % i början för att välja allt. När man fyllt i alla sina sökvillkor så trycker man på sök. Resultatet av gjord sökning visas i form av en lista direkt under sökbilden såvida du inte får direktträff. Då visas den enda fakturan direkt. Som standard visas 25 rader åt gången i resultatet med möjlighet till fortsatt bläddring. För att kunna se fakturan nu så klickar man på Fakturanr och fakturainformationen kommer fram, man kan även välja att flytta över sökresultatet till excel genom att trycka på knappen Excel. 5. Övriga funktioner 5.1 Eftersändning av fakturor För att komma till nedanstående bild klickar du på rubriken Systemadm, Egna uppgifter och sedan fliken Min ledighet. 15

Du börjar med att fylla i de datum under vilken tidsperiod du skall vara borta, därefter markerar du med en bock i rutan framför datumintervallet. När det är gjort klickar du på Ersättare. När du kommer in i nedanstående bild markerar du den användare, som du skall eftersända din post till, i den vänstra listrutan. Visas inte den användaren som du skall välja gör du som när du skickar en faktura för att få fram alla användare. När du valt mottagare och klickat på pil höger så trycker du på Klar. Då kommer du tillbaka till den första bilden med datumintervallet, här trycker du på Spara sedan är eftersändningen klar. 5.2 Påminnelse via mail Denna funktion fungerar på följande sätt under förutsättning att en emailadress finns upplagd under dig som användare. 1 gång per dag startas en bearbetning som går igenom samtliga användares brevlådor. Om användaren har något oöppnat fakturabrev och/eller någon faktura som snart förfaller till betalning (inom sju dagar), får användaren ett mail från systemet i sin mailbrevlåda som påminner om detta. 5.3 Automatiskt till nästa mottagare Det är också möjligt att bygga upp ett regelverk som skickar vidare dina fakturor som varit oöppnade för länge till utpekad användare. För att undvika att detta sker, försök att få in en rutin att gå in i systemet minst en gång per vecka. 16

6. Snabbkommandon Ctrl + pil vänster Ctrl + pil höger Ctrl + pil upp Ctrl + d Ctrl + s Ctrl + Shift + > Ctrl + < För konteringsfliken Ctrl + pil ner Ctrl + m Föregående faktura Nästa faktura Skicka dialogen visas Visa fakturan i detalj Spara Nästa flik Föregående flik Flytta ner inmatad kontering till konteringslistan Markera alla rader (avmarkera alla rader) 7. Support, frågor och problem Har du frågor gällande lösenord, fakturor eller hur du hanterar fakturan kan du kontakta följande personer via mail eller telefon. Om problemet gäller en speciell faktura ha då verifikationsnumret på fakturan tillgängligt. Emelie Lindkvist, Ekonomiavdelningen ank. 155 22 Anna Jonsson, Ekonomiavdelningen ank. 155 25 Gunbritt Brommels, Ekonomiavdelningen ank. 155 26 Mikael Renberg, Ekonomiavdelningen ank. 155 66 Ulrika Hallnor,BOU ank. 166 15 Nina ASK, Tillväxt-/Arbetsmarknadseheten ank. 158 49 Sara Wanhatalo Tekniska ank. 155 75 Vid teknisk support är det IT avdelningen som skall kontaktas. Tfn 158 70 17