Obstetrisk verksamhet Obstetrix/Milou

Transkript

1 Obstetrisk verksamhet Obstetrix/Milu Rutindkument Reginal Obstetrikförvaltning

2 Innehållsförteckning 1. Behörigheter Behörighet Rller Behörigheter till tidbk Utlämnande av uppgifter Dkumentatin Länk till manualer på vårdgivarwebben Utskrifter Fylla i Jurnalutskrifts-rutan Föreskrifter för lggning Remisser Planerade ch planerade stpp Milu Obstetrix Supprt för Skånegemensamt Obstetrix/Milu Verksamheten Privata vårdgivare Obstetrix supprt Rutinbeskrivning Elektrnisk födelseanmälan Dkumenterat i fel jurnal Jurnalförstöring enligt IVO Byte reservnummer/persnnummer Reservnummer barn Hantering av utländska patienter m fl Rutin Kryh Rutin SUS Lund Rutin SUS Malmö Rutin Sund Avsluta tidigare graviditet Rutin Kryh Rutin SUS Lund Rutin SUS Malmö... 11

3 7.7.4 Rutin Sund Kntrasignering Skriva jurnalanteckning student, kntrasignering Kntrasignering barnmrska Plikliniskt besök sm blir inläggning Rutin Kryh Rutin SUS Lund Rutin SUS Malmö Rutin Sund MFR, tider för rapprtering... 13

4 1. Behörigheter 1.1 Behörighet Offentlig verksamhet beställer bl a nya kntn samt inaktivering av kntn via ekatalg. Nytt knt/inklusive tidbk Obstetrix Förändring av befintligt knt Obstetrix Inaktivera knt Obstetrix Byte av namn eller titel Obstetrix Byte av lösenrd - Obstetrix Privat verksamhet beställer nya kntn samt inaktivering av kntn via blankett sm skickas till supprten Rller Barnläkare Kuratr MVC Sjukgymnast Barnmrska MHV Kuratr stud Scinm MVC Barnmrska u-ljud Läkare Förlssning/BB Ssk Barnmrskestud Förl/BB Läkare MHV Ssk Anestesi/p Barnmrskestud/MHV Med kandidat Ssk MHV Barnmska Förl/BB Narksläkare Ssk Ne Barnsjuksköterska Psyklg Tidbksanv Bimed analyt u-ljud Sekr Förl/BB Usk Förl/BB Dietist Sekr MHV Usk MHV Frskare (Mnitr) Sekr Ne Usk Ne Handläggare Arkiv Sekreterare stud Förl/BB VC Förl/BB Jurnalgranskare Sexlg VC MHV Kuratr Behörigheter till tidbk Om man behöver behörighet till annan tidbk än sin egen verksamhets ska man kntakta sin Verksamhetsspecialist alt enhetschef sm beställer detta hs supprten. 1.2 Utlämnande av uppgifter Tillämpningsanvisningar för utlämnande av uppgifter ur Regin Skånes patientinfrmatinssystem samt inrättande av register jämte deltagande i natinella ch reginala kvalitetsregister. Läs här. 2. Dkumentatin 2.1 Länk till manualer på vårdgivarwebben Läs här.

5 2.2 Utskrifter Fylla i Jurnalutskrifts-rutan Det är viktigt att fylla i varför ch till vem man skickar jurnalkpir för att dessa ska kunna återkallas vid ev jurnaldestruktin. 3. Föreskrifter för lggning Reginala riktlinjer. 4. Remisser Knsultremiss skrivs i Obstetrix ch skrivs ut på papper ch skickas till mttagaren. UItraljudsremiss skrivs i Obstetrix ch skickas elektrniskt till mttagningar sm finns upplagda i Obstetrix. Utförligare beskrivning kmmer. 5. Planerade ch planerade stpp Infrmatin m planerade ch planerade stpp publiceras alltid på Driftinf. Det är viktigt att alla håller sig uppdaterade. 5.1 Milu Kntrllera att det finns papper i CTG apparaten ch att CTG-kurvr printas ut under stppet. 5.2 Obstetrix Vid inlggning; välj Obstetrix läsläge i rullisten. Lgga in med de vanliga inlgg uppgifterna. I patientnteringar syns det att det rör sig m en läsdatabas varje gång man läser en patientjurnal. Det går inte att registrera infrmatin i läsdatabas kpian.

6 Läsdatabasen lggar ch sparar samma händelser sm lggas i prduktinsmiljön. Om du gör en pappersutskrift när du är inlggad i Obstetrix läsdatabas måste du dkumentera detta prduktinsdatabasen i efterhand. I efterhand, när det åter är nrmal drift, ska alla anteckningar ch åtgärder dkumenteras i prduktinsdatabasen. 6. Supprt för Skånegemensamt Obstetrix/Milu 6.1 Verksamheten Vid behörighet, rutinfrågr, nya funktiner tas kntakt med sin förvaltnings Verksamhetsspecialist (VS). Kryh Sund SUS VA Birgitta.E.Nehlin@skane.se Kryh VS Maria.Bjärtrp-Nilssn@skane.se CSK, Obstetrix VS Anna-Karin.Nilssn@skane.se Ystad Obstetrix, Milu VS Bitte.M.Berggren@skane.se BMM, Obstetrix VS Malin.A.Ångerud@skane.se CSK, Milu VA Britta.Jhanssn@skane.se Sund VS Britta.Jhanssn@skane.se Helsingbrg, Obstetrix, Milu VS Ultrika.Sandström@skane.se BMM, Obstetrix VA Vakant VS Catharina.Jörnevi@skane.se Malmö, Obstetrix, Milu VS Ingela.Jönssn@skane.se Lund, Obstetrix VS Anja.Lundkvist@skane.se BMM, Obstetrix 6.2 Privata vårdgivare Vid behörighet, handhavarfrågr ch nya funktiner tas kntakt med Obstetrixsupprten. 6.3 Obstetrix supprt Öppettider: Helgfira vardagar 08:00-16:00 Anknytning: knappval 6 följt av 4 Telefnnummer: knappval 6 följt av 4 bstetrix@skane.se

7 7. Rutinbeskrivning 7.1 Elektrnisk födelseanmälan Allmänt Födelsen registreras sm vanligt antingen via partgram eller via FV1. Alla barn ska anmälas elektrniskt, även dödfödda barn (på de dödfödda barnen får vi inget persnnummer i retur). OBSERVERA! Om mamman är upplagd på ett reservnummer, måste mammans födelsedatum anges i patientregistreringen. Barnets persnnummer visas på FV2. Om det av någn anledning inte returneras ett persnnummer så får du ett meddelande m detta. Det finns två lika srters rsaksmeddelanden. 1) Anmälan skickad ch mttagen. Skatteverket underrättar föräldrar. 2) Tekniskt fel. Anmälan måste skickas m. I de fall en anmälan ska skickas m kan detta ske på två lika sätt. 1) Den förlösande barnmrskan alternativt annan barnmrska prvar att skicka m anmälan när tid ges. 2) Anmälan skickas m av en administrativ persn dagen efter. I 85 % kmmer Skatteverket inm 30 minuter att göra barnets nya persnnummer tillgängligt i sitt Nav (Natinella Beflkningsregistret). Vårt (södra reginen) Beflkningsregister uppdateras en gång per dygn. Om barnet blir patient (dvs m det tas prver eller behöver läggas in på Nenatal) ska persnnumret hämtas hem från Navet eller m persnnumret pga av fördröjning inte finns sökbart från Navet, måste man göra ett Eget upplägg i PASiS, se manual. Om barnet (pga att mamman har någt pågående ärende hs Skatteverket) inte får någt persnnummer ska i dessa fall göras upp ett reservnummer. Observera att barnet kan flkbkföras med annat namn än mders ex m föräldrarna är gifta men kvinnan inte har samma namn sm sin make. Barnet får då faderns efternamn. Det finns lika namnlagar i lika länder, ch det är natinaliteten på medbrgarskapet sm styr vilken namnlag sm gäller. Vissa fall kan vara kmplicerade ch kräver manuell handläggning på flkbkföringen. Det kan alltså hända att man får ett persnnummer direkt, men att det blir en fördröjning (ibland flera dagar) innan persnnumret är sökbart i Navet. För att ta reda på att elektrnisk födelseanmälan är skickad, välj rubriken Inläggning förlssning eller Observatin under graviditet ch klicka på raden. Ute till höger I jurnaltexten får du då upp m elektrnisk födelseanmälan är skickad. Kan vara användbart m man ser att barnet inte har någt persnnummer. De persner sm är papperslösa eller gömda ska själva anmäla födelsen till Skatteverket. Dck skickas alltid en elektrnisk födelseanmälan från förlssningen på vanligt vis. Registrera därefter ch skriv ut Födelseanmälan på papper ch ge till patienten. Detta görs via jurnalen ch rubriken Inläggning förlssning eller Observatin under graviditet. Högerklicka på raden ch i rullisten välj rubrik

8 Födelseanmälan. Fyll i rutan Ny anmälan ch välj Signera ch skriv ut. Skriv på ch lämna till patienten. Beskrivning av hur man skickar elektrnisk födelse anmälan via Obstetrix Markera det vårdtillfälle där patienten är förlöst. Öppna Arkivmenyn ch välj Elektrnisk födelseanmälan. Kntrllera de förifyllda uppgifterna. Vår rekmmendatin är att man direkt på förlssningsrummet efter att ha registrerat födelsen ckså skickar iväg den elektrniska födelseanmälan. Om möjligt läs uppgifterna högt för föräldrarna. Vi trr att den rutinen minimerar risken för att man skickar uppgifter på fel patient alternativt anmäler fel kön (får svåra knsekvenser). Om mdern inte är flkbkförd ska uppgifter m make fyllas i. Välj Skicka. Fyll i din underskriftskd i rutan sm öppnar sig ch tryck på Jag skriver under. Inm max 30 sekunder (fta 5-10 sek) får du barnets persnnummer i retur. Barnets persnnummer visas men du behöver inte ntera numret då det sparas på FV2. Hantering vid fel I de fall man av misstag skickat en födelseanmälan på fel patient var gd fyll i blanketten Dkumenterat I fel jurnal. Kntakta I första hand din verksamhetsspecialist, annars ring Obstetrix. I dessa fall ska en avvikelse göras I AViC av den sm rapprterat fel ch dkumentet bifgas avvikelsen efter påskrift av verksamhetschef. I de fall man anmält fel kön är det viktigt att rättelse sker snarast. 1. Barnmrska dkumenterar i en jurnalanteckning att fel kön är dkumenterat. Verksamhetsspecialist krrigerar felaktigheten i jurnalen. Om verksamhetsspecialist inte är i tjänst kntaktas Obstetrixsupprten via telefn alt säker e-pst. Skapa en vanlig pappersanmälan med krrekta uppgifter. Välj rutan Rättelse av tidigare anmälan. Fyll i blanketten ch välj Signera/Skriv ut. Ring ch meddela Skattemyndigheten vad sm är fel i den tidigare inskickade födelseanmälan. Faxa sedan krrekt blankett för rättelse/annullering/makulering. Telefnnummer , bemannat kl. 08:00-16:00 måndag-fredag. Faxnummer All hantering av den felaktigt skickade elektrniska anmälan sker av verksamhetsspecialist eller annan utsedd persnal i verksamheten. Makulera den felaktiga anmälan = M Ändra därefter status till H = Skickad på papper 3. Observera att det persnnummer man erhållit på barnet inte går att ändra i jurnalen utan kmmer att visas felaktigt på FV2, (det går inte att skriva in någt reservnummer istället!). Anmälan måste därför göras. Kntakta I första hand din verksamhetsspecialist, annars Obstetrixsupprten, sm måste begära makulering av barnets persnnummer på FV2. Reservrutiner då man inte kan skicka en autmatisk födelseanmälan. Födelsen registreras på nrmalt sätt. En pappersanmälan m födelse registreras på sedvanligt sätt via menyval på vårdkntakten. Anmälan kntrlleras, signeras ch skrivs ut. Blanketten läggs i sedvanlig låda för frtsatt hantering enligt gammal rutin.

9 Administrering av elektrniska födelseanmälningar Kntrll av att alla barn anmälts handläggs av verksamhetsspecialist eller annan utsedd persnal i verksamheten. Hantering av felaktigheter sker enlig särskild administrativ rutin. Planerade driftstörningar Måndagar: Tjänsten startas m cirka klckan ch avbrttet är krtare än 10 minuter. Under tiden lämnas meddelande Tekniskt fel m man försöker skicka en anmälan. Persnnummer för barnet returneras inte. Anmälan ska skickas igen tidigast dagen efter. Övriga planerade driftstörningar infrmeras enligt verksamhetens sändlista. För uppdatering av Navet gäller följande Måndagar: ingen ärendebehandling sker mellan kl. 05:57 06:12. Persnnummer för barnet returneras men Navet uppdateras inte under denna tid. Varje dag: ingen ärendebehandling sker mellan kl. 19:57-20:10. Persnnummer för barnet returneras men Navet uppdateras inte under denna tid. Övriga tider gäller följande Full funktinalitet men för födelseanmälan sm kräver manuell handläggning kan det ta mer än en arbetsdag innan Navet uppdateras. För persnsökningen mt Navet gäller följande Onlinetjänsten är öppet dygnet runt med undantag för ett krt stpp på cirka 10 minuter för back-up cirka klckan på måndagar. Planerade avbrtt i Navets tjänster mailas ut i förväg till Navets kntaktpersner sm vidarebefrdrar infrmatinen enligt verksamhetens sändlista. Infrmatinen presenteras ckså på Driftinf. 7.2 Dkumenterat i fel jurnal När vården har dkumenterat i fel jurnal är vårdgivaren ansvarig för att rätta till det. De dkumenterade uppgifterna sm dkumenterats i fel jurnal ska flyttas förändrade till rätt jurnal. Verksamheten Verksamheten ansvarar för att skicka nedanstående infrmatin med säker e-pst, internpsten (sekretesskuvert) eller rekmmenderad pst till Obstetrixsupprten: Skriftligt underlag från verksamhetschefen där det tydligt framgår varför ch vad sm ska tas brt (de dkumenterade uppgifterna sm dkumenterats i fel jurnal har flyttats förändrade till rätt jurnal). Jurnalutdrag med tydlig markering av den text sm ska tas brt I utskriftsrutan: Utskriften gäller anteckning ch datum samt att det gäller för brttag av felaktig dkumentatin. Verksamheten bestämmer hur de vill att detta ska dkumenteras. Jurnalinfrmatin sm kpierats/skrivits ut Verksamheten ansvarar för att se till att rutiner finns för att hantera den jurnalinfrmatin sm kpierats/skrivits ut finns. Detta för att verksamheten ska kunna återkalla detta material.

10 7.3 Jurnalförstöring enligt IVO Radering av uppgifter i en jurnal ansöker patienten m till Inspektinen för vård ch msrg (IVO). Blanketten för Ansökan m jurnalförstöring finns på IVOS:s sida m Ansökan m jurnalförstöring Reginarkivet Reginarkivet agerar sm mellanhand mellan IVO ch verksamheterna inm Regin Skåne. Reginarkivet skickar ut en begäran m att förstöring ska ske till berörd verksamhetschef. Verksamheten bestämmer vad de vill ska stå här. Verksamheten Verksamheten ansvarar för att skicka nedanstående infrmatin med säker e-pst, internpsten (sekretesskuvert) eller rekmmenderad pst till Obstetrixsupprten: IVO:s beslut Reginarkivets uppdrag ch verkställande av beslut Jurnalutdrag med tydlig markering av den text sm ska tas brt Jurnalinfrmatin sm kpierats/skrivits ut Verksamheten ansvarar för att återkalla den jurnalinfrmatin sm ev skrivits ut. Verksamhetschefen Verksamhetschefen har yttersta ansvaret för att ärendet handläggs enligt gällande rutiner. Verksamhetschefen ansvarar för att patienten, Reginarkivet ch IVO meddelas m att ärendet är utfört. 7.4 Byte reservnummer/persnnummer Verksamheten kntaktar Obstetrix supprt för hjälp. Innan kntakt med Obstetrix supprt ska sammanslagning av reservnummer/persnnumm ske i PASiS, detta görs av verksamheten. 7.5 Reservnummer barn Klista in bilden från dkumentet i 44 ch sm heter persnnummerhantering.pdf ch inskrivning.pdf. 7.6 Hantering av utländska patienter m fl Rutin Kryh Checklista för utlänska patienter, Hm 66 ch 99 ch akutvård Rutin SUS Lund Rutin SUS Malmö Checklista för utlänska patienter, HM 66 ch 99, akutvård, för planerad vård kntakta skåne Care Rutin Sund Länk till blankett. (gäller för SUS)

11 7.7 Avsluta tidigare graviditet Barnmrskan avslutar tidigare graviditet pga abrt, partus utanför den egna verksamheten Rutin Kryh Lägg bevakning till patientansvarig barnmrska Rutin SUS Lund Rutin SUS Malmö Rutin Sund Utsedd barnmrska får meddelande. 7.8 Kntrasignering Skriva jurnalanteckning student, kntrasignering Ansvarig användare sm ska kntrasignera anteckningen anges i listbxen då anteckningen skapas. Vilka användare sm finns valbara i listbxen är en inställning i användaradministratinen.

12 OBS studenten måste signera jurnalanteckningen. Pst hamnar i ansvarig vårdgivares Visa/Listr/Ej kntrasignerade anteckningar Kntrasignering barnmrska Välj Listr/Ej kntrasignerade anteckningar ch följande bild visas. Vid val Alla ej. får man upp en lista över alla anteckningar sm inte är kntrasignerade. Se bilden nedan. Högerklicka för att få valen Läs jurnal el Kntrasignera.

13 Då man saknar rllen, kan man enbart Läs jurnal: I de fall att man väljer sina egna Ej kntrasignerade anteckningar visas en lista på de anteckningar sm ska kntrasigneras av vald användare. Markera en eller flera anteckningar sm ska kntrasigneras. Ruta för kntrasignering visas. Skriv lösenrd ch välj OK. 7.9 Plikliniskt besök sm blir inläggning Rutin Kryh Läggs sm plpatienter när de kmmer till förlssningen ch detta ändras i vårdkntakten till inläggning för förlssning Rutin SUS Lund Rutin SUS Malmö Rutin Sund 7.10 MFR, tider för rapprtering Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktber Nvember December Skickas i kvartal 3 Skickas i kvartal 4 Skickas i kvartal 1 Skickas i kvartal 2