Kommunrevisionen i Åstorp ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV UTBETALNINGSRUTINER. Bengt Sebring September 2003 Sida: 1 Ordförande GRANSKNINGSRAPPORT 2/2003

Transkript

1 Kommunrvisionn ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV UTBETALNINGSRUTINER Bngt Sbring Sptmbr 2003 Sida: 1

2 Kommunrvisionn 1. Inldning Dnna rapport utgör n dlrapport i vårt arbt md att granska dn intrna kontrolln i Åstorps kommun. I dnna rapport kommr vi att kommntra våra notringar utifrån vår rvision av utbtalningsrutinrna vid Åstorps kommun för följand fyra dlområdn: Utbtalningar på socialförvaltningn Utbtalning avsnd lvrantörsfakturor Utbtalning via lönsystmt Utbtalning via användning av btalkort Ndan rdogörs för rspktiv typ av utbtalning. 2. Utbtalningar från socialförvaltningn Huvuddln av socialförvaltningns utbtalningar skr via Procapitas och från sparat postgirokonto hos kommunn. Eftr att brdning av tt bslut sktt av rspktiv socialskrtrar markras i Procapitas att tillstyrkand kan sk. Uppgift om vm som skall rhålla utbtalning samt utbtalningstidpunkt läggs in i Procapitas. D bslut som tagits från lunch dag 1 till strax för lunch dag 2 utbtalas för lunch dag 2. Utbtalning skr via att uppkoppling mot postgirots rutin Girovision skr. Bhöright för att rgistrra och signra utbtalningar finns nligt fullmakt hos Girovision hos fyra prsonr på socialförvaltningn. Bhörightn bstår av att d rhållit varsitt prsonligt kort samt tt prsonligt lösnord. Vid samtal md prsonal på socialförvaltningn har dt framkommit att kortn och lösnordn int varit prsonliga utan flra olika prsonr har använt kortn på tt sätt som int är tillfrdsställand ur intrn kontroll synpunkt. Dt har vidar visat sig att ndast tr fungrand kort finns och att förutom d prsonr som fått utanordningsrätt nligt fullmakt som lämnats till postgirot har utbtalningar gnomförts av yttrligar tr prsonr. Vi sr myckt allvarligt på att dssa prsonliga kort och lösnord btraktats som n kollktiv gndom på förvaltningn. Förvaltningn bör omgånd s till att dnna hantring upphör. Vidar har dt framkommit att ovanstånd utbtalningar skr av ndast n nsam prson. Förvaltningn bör omgånd s till att d kort som lånats ut omgånd omprogrammras llr byts ut och nya lösnord tas fram för att säkrställa dn intrna kontrolln på förvaltningn. Socialförvaltningn bör omgånd s till att dubbl signring skr av samtliga utbtalningar som görs från Procapitas, vilkt är möjligt att skapa nligt systmlvrantör Tito Enator och Postgirot. Bloppsgräns för utbtalningstillfäll nligt ovanstånd rutin har från och 28 maj 2003 bgränsats till 350 kkr. från att tidigar lgat på 10 Mkr. Vi sr positivt på att dnna bgränsning lagts in. Dt har vid vår granskning framförts önskmål om att dnna bgränsning höjs till 500 kkr. för att man skall kunna klara av d stora utbtalningar som skr i samband md månadsskift. Om ovanstånd förbättringar i rutinn skr sr vi ingt hindr för att höja bloppsgränsn till 500 kkr. Bngt Sbring Sptmbr 2003 Sida: 2

3 Kommunrvisionn Vidar har dt framkommit att fullmakt för chckutbtalningar från sparat chckkonto kringgås gnom att signring in blanco sktt av n av fullmaktshavarna. Vid vår granskning fanns tr sådana chckar som vid vårt bsök omgånd makulrads. Vi sr myckt allvarligt på att man försökr kringgå gälland fullmakt gnom att skriva på chckarna in blanco och dtta bör omgånd upphöra. Avslutningsvis kan ävn rkvisitionr för inköp ställas ut från förvaltningn. Ävn dssa rkvisitionr kan ställas ut av n nsam prson. Förvaltningn bör ävn i dtta fall s till att dubbl signring skr. Stora bristr i dn intrna kontrolln har kunnat konstatras vid vår granskning på socialförvaltningn och dtta bör föranlda omgånd åtgärdr nligt våra synpunktr ovan, då dt snabbt kan sk stora utbtalningar på tt flaktigt sätt. 3. Utbtalningar avsnd lvrantörsfakturor Utbtalning av lvrantörsfakturor skr huvudsaklign via postgirot. Enligt dn fullmakt som är giltig från och md dn 19 maj 2003 skall utbtalning sk två i förning. Vid uppföljning av hur btalning faktiskt skr har vi kunnat fastställa att ansvarig prsonal utanordnar btalningarna nsamma. Dt har vidar framkommit att dn prson som huvudsaklign utför btalningarna ävn är ansvarig för att lägga upp nya lvrantörr och ändring av bfintliga lvrantörrs uppgiftr samt avslutningsvis ävn löpand rgistrrar lvrantörsfakturor på konomiavdlningn. Förvaltningn bör ftrsträva att dssa funktionr int handhas av n och samma prson för att förbättra dn intrna kontrolln. Utanordning av btalning bör sk av två prsonr i förning, vilkt ftr kontakt md Förningssparbankn och Postgirot är möjligt att införa rnt tkniskt. Vidar bör ovanstånd fullmakt uppdatras md tank att prsonal har slutat på förvaltningn. 4. Utbtalningar avsnd lönr Utbtalningar avsnd lönr skr via Sparbankns rutin för lönbtalningar (SPADAB). Eftr att lönbrdningn är avslutad som utförs av tt antal lönassistntr på prsonalkontort, rhålls ca 10 dagar för utbtalningsdagn n barbtningsjournal från lönbarbtningslvrantörn Tito Enator. Dnna journal gås gnom mot samtliga lönundrlag för att säkrställa att korrkt rgistrring sktt. Om korrigringar skall göras stoppas utbtalningn för brörda prsonr och sparat utbtalning skr via SPADAB. Sammanställning övr stoppad lönutbtalningar tas fram (från Tito Enator) och stäms av mot sammanställning av stoppad lönr nligt uppgiftr från prsonalkontort. Ovanstånd korrigrad lönr kan sdan utbtalas i n sparat rutin för nskilda lönutbtalningar, där utanordning ävn i dtta fall skr via n prsons godkännand. Rspktiv lönassistnt frisläppr för utbtalning d prsonr som d ansvarar för. Lönassistntrna har inga möjlightr att rgistrra sina gna lönuppgiftr utan dt görs av annan prson på lönkontort. Alla korrigringar avsnd d anställdas bankkonto gnomförs hos Förningssparbankns lönutbtalningssystm SPADAB. Mddland om bankkonto att inbtala dn anställds lön görs via att dn anställd mddlar sin bank vilkt kontonummr som han/hon vill ha sin lön Bngt Sbring Sptmbr 2003 Sida: 3

4 Kommunrvisionn från Åstorps kommun insatt på. Bankn mddlar därftr uppgiftrna till Förningssparbankn som rgistrrar dssa uppgiftr i SPADAB. Om uppgift om bankkonto att utbtala till int finns skr utbtalning via utbtalningskort. På dtta utbtalningskort mddlas att övrföring kan sk till dn anställds bankkonto om anmälan till bankn görs. Ävn i dtta fall finns ingn övrnsstämmls mllan dn fullmakt som finns gnrllt för bankkonton, samt skr faktisk utanordning av ndast n prson. Man bör övrväga att uppfylla dn fullmakt som upprättats i kommunn. 5. Utbtalningar via användning av btalkort Utbtalningar kan ävn gnrras vi användning av divrs btalkort som bnsinkort och liknand. Dssa kort kan användas för inköp inom givna gränsr för kortn. Vid vår granskning har vi kunnat konstatra att kommunns förvaltningar användr sig av tr lvrantörr av btalkort: Svnska Shll STATOIL EUROCARD Ndan rdogörs för d uppgiftr som framkommit om rspktiv btalkorts användning hos Åstorps kommun. Svnska Shll Tkniska förvaltningn användr dnna lvrantör i form av dls fordonskort och dls förarkort. För att dbitring skall kunna sk krävs att båd fordonskort och förarkort används. Ingn bloppsgräns pr kort finns upplagda utan n total bloppsgräns på 40 tkr/mån finns för samtliga kort inom dtta avtalsnummr. Fordonskortn förvaras i rspktiv fordon mdan förarkortn är prsonliga. Räddningstjänstn användr dnna lvrantör i form av två kort. Bloppsgräns (s ovan) för dssa två kort uppgår till 400 tkr/mån. Dt na kortt (stationskortt) krävr ingt fordonskort för att dbitring skall kunna sk. Kortn förvaras i nycklskåp på räddningsstationn. Nyvångsskolan användr dnna lvrantör i form av tt kort. Bloppsgräns är dn minimigräns som finns på 10 tkr/mån. Kortt och kod förvaras inlåst i kassaskåp på skolan. Björnåshmmt användr dnna lvrantör i form av tt förarkort. Bloppsgräns för dtta kort är 20 tkr/mån. Ovanstånd kort krävr ingn kontroll mot fordonskort. Kortt och kod förvaras inlåst i kassaskåp på hmmt. Övriga förvaltningar finns samlad inom samma avtalsnummr. Dssa kort har total bloppsgräns på 150 tkr/månad. Inom socialförvaltningn, Activa och Larmcntraln finns motsvarand systm md fordonskort och förarkort, dvs. båda kortn måst användas för att dbitring skall kunna sk. Ovanstånd kort förvaras i kassaskåp vid rspktiv nht. Avslutningsvis finns kort hos Kultur/Fritidsförvaltningn som ävn är fordons-/förarkort. Bngt Sbring Sptmbr 2003 Sida: 4

5