Bengt Sebring MAJ 2001 Sida: 1 Ordförande GRANSKNINGSRAPPORT 6/2000

Transkript

1 Kommunrvisionn ÅSTORPS KOMMUN RAPPORT FRÅN BOKSLUTSGRANSKNINGEN 2000 Bngt Sbring MAJ 2001 Sida: 1 Ordförand

2 Kommunrvisionn INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 2 Rsultaträkning... 4 Kontoanalysr... 5 Anläggningar... 5 Aktir och andlar... 6 Kundfordringar... 6 Priodisringskontroll... 6 Sammanställd rdovisning (koncrn)... 7 Ekonomihandbok... 7 Årsrdovisning... 8 Övrigt... 8 Summring av avviklsr... 9 Slutsats... 9 Sammanfattning Rsultatt av granskningn av årsbokslut och årsrdovisning för 2000 rdovisas i dnna rapport. D väsntligast synpunktrna sammanfattas i punktform ndan. Dt rdovisad rsultatt för kommunn uppgår till 9 Mkr (11,5 Mkr för koncrnn). Vid vår granskning har framkommit att rsultatt bord varit ca 6 Mkr bättr. Md anldning MAJ 2001 Sida: 2

3 Kommunrvisionn därav har vi framfört n bgäran om att bokslutt skall ändras. Någon ändring har dock j sktt. D avviklsr i nämndrnas prognosr som lämnads ftr priodbokslutt är totalt stt små jämfört md utfallt. Därmot har, i likht md tidigar år, socialnämndn övrskridit sin budgt md flra Mkr. Då dtta övrskridand åtrkommr undr flra år kan man ifrågasätta om budgtn är ralistisk. I samband md bokslutsgranskningn gnomförds n dl kontoanalysr avsnd Liksom tidigar år notrads att dt fortfarand förkommr n dl slarv md att uppg dltagar och syft md rprsntation. Dt saknas också i flra fall av d granskad fakturorna avsnd gåvor spcificring främst vad gällr mottagar, mn ävn i fåtalt fall syftt md gåvan. I några fall konstatrads att btr. rskostnadr saknads antckning om rsans syft. Anläggningsrdovisningn som är intgrrad md huvudbokn fungrar nligt vår uppfattning j tillfrdsställand. Avskrivningar rhålls från konomisystmt (Prosit). Dssutom finns tt anläggningsrgistr manullt i Excl. Dtta innbär nligt vår uppfattning tt btydand mrarbt att ha två paralllla anläggningsrgistr. Man bör därför vrka för att ndast tt systm finns som är intgrrat md huvudbokn. Rglr för när aktivring av anläggningstillgångar skall sk är j allmänt kända och tillämpas därför j hllr alltid. Ekonomihandbokn har ännu j antagits av kommunfullmäktig. Ekonomihandbokn innhållr dock inga rglr om intrn kontroll som bskrivr förvaltningarnas intrna kontrollsystm. Dt saknas ävn, förutom hänvisning till lagtxt, anvisningar om och tolkningar av rdovisningsrglr för kommunn. Eftr rvisionns synpunktr på f å årsrdovisning har arbtt md att förbättra och öka läsbarhtn av årsrdovisningn påbörjats. Enligt vår uppfattning kvarstår dock n dl arbt innan årsrdovisningn kan anss vara av dn kvalittn att dn kan användas t x i samband md marknadsföringn av kommunn. D löpand avstämningarna av balansräkningn har j fungrat på tt tillfrdsställand sätt undr Vi ansr dt väsntligt att löpand avstämningarna görs och vntulla diffrnsr utrds. MAJ 2001 Sida: 3

4 Kommunrvisionn Rapport från bokslutsgranskningn 2000 Dnna rapport bhandlar ur rvisionssynpunkt väsntliga iakttaglsr som gjorts i samband md granskningn av årsbokslutt Alla blopp i tkr om annat j angs. Rsultaträkning Rsultatprognosn för 2000, som gjords ftr dlårsbokslutt , visad på tt rsultat för xtraordinära postr på 8,7 Mkr. Utfallt blv tt övrskott på 9,0 Mkr, n avvikls på 0,3 Mkr. Avviklsn i nttokostnad fördlar sig nligt följand: Utfall Prognos Avv Utfall f å Kommunfullmäktig Rvision Kommunstyrls Kommunldningskontor Tkniskt kontor anslagsfinansirad Tkniskt kontor affärsdrivand Byggnadsnämnd Kultur- o fritidsnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd Miljönämnd Räddningstjänst Driftkostnadr lokalr Summa Finansiring Totalt Största avviklsn på förvaltningsnivå visar, liksom f å, Socialnämndn och Tkniska kontorts anslagsfinansirad vrksamht som övrskridr rsp. undrskridr nttokostnadrna jämfört md prognosn md 1,8 Mkr rsp 1,4 Mkr. Finansiring (innhållr främst statsbidrag och liknand j förvaltningsspcifika intäktr och kostnadr samt finansilla postr) visar n ngativ avvikls på 1,0 Mkr. Här ingår skattintäktr som blv ca 4 Mkr bättr än prognosn samt ndskrivning av kortfristiga placringar 4,3 Mkr. Prognosn för skattintäktr byggr på d prognosr som rhålls från Kommunförbundt och där dt slutliga utfallt rhålls i dcmbr. D avviklsr som finns jämfört md snast prognosn är små. Dn första prognosn i april pkad därmot mot tt rsultat på 5,9 Mkr mdan prognosn ftr halvårsbokslutt talad om tt förväntat rsultat på 7,2 Mkr. Utvcklingn av prognosrna undr årt kan tolkas så att man är mr försiktig i början av årt. Största dln av avviklsrna liggr dock i högr MAJ 2001 Sida: 4

5 Kommunrvisionn skattintäktr brond på ökat skattundrlag och ökat invånarantal. Gnrllt stt ansr vi att undr prognosrna 2000 varit bra. I likht md tidigar år har socialnämndn övrskridit budgt md flra Mkr. Då dtta övrskridand åtrkommr undr flra år kan man ifrågasätta om budgtn är ralistisk. Kontoanalysr I samband md bokslutsgranskningn har n djupar analys sktt av spcifika rsultatkonton Analysn har omfattat konton för konsulttjänstr, främmand tjänstr, rprsntation, srvicavtal, rsor, kursr, konfrnsr och förbrukningsmatrial. Följand notringar gjords: Dt förkommr att inköp av invntarir bokförs som kostnad i ställt för att bokföras som n anläggningstillgång. Datorr har köpts in och kostnadsförts undr årt till tt värd av 788. Ävn inköp av skrivtavlor till Hyllingskolan till tt värd av 36 har kostnadsförts. På tt granskat urval av rprsntationskostnadr finns bristr i spcificring vad bträffar syft och dltagar. Dt kan notras att dt i några fall finns bristr i angivand av dltagar i utbildningar. I hälftn av d granskad fakturorna avsnd gåvor finns bristr i spcificring främst vad gällr mottagar, mn ävn i fåtalt fall syftt md gåvan. I några fall konstatrads att btr. rskostnadr saknads antckning om rsans syft. Anläggningar Kommunns md huvudbokn intgrrad anläggningsrdovisning fungrar nligt vår uppfattning j hlt tillfrdsställand då anläggningsrgistrt j övrnsstämmr md huvudbokn. Avskrivningar rhålls från konomisystmt (Prosit). Dssutom finns tt anläggningsrgistr manullt i Excl. Dtta innbär nligt vår uppfattning tt btydand mrarbt att ha två paralllla anläggningsrgistr. Man bör därför vrka för att ndast tt systm finns som är intgrrat md huvudbokn. Rglrna för när aktivring av anläggningstillgångar skall sk är j kända i hla organisationn. I samband md bokslutsarbtt påträffads att två bilar blivit kostnadsförda. Orsakn uppgavs vara att någon invstringsbudgt j fanns varför man vald att bokföra invstringn som n kostnad. Dtta förfaringssätt stridr bl a mot god rdovisningssd. Rättls har sktt av konomikontort i samband md bokslutsarbtt. Yttrligar tt antal MAJ 2001 Sida: 5

6 Kommunrvisionn invstringar som har kostnadsförts upptäckts i samband md rvisionn (s Kontoanalysr ovan). Avskrivning av aktivrad projkt påbörjas årt ftr aktivringn. Vi ansr i likht md Rfrnsgruppn i rdovisningsfrågor, att avskrivning skall påbörjas då tillgångn tas i bruk. I anläggningsrdovisningn rdovisas ävn xploatringsprojkt md ntto 19 Mkr. Här rdovisas alla ndlagda kostnadr samt influtna försäljningslikvidr. Undr årt har avyttringar till tt försäljningsvärd om 608 sktt. Ravinst har rdovisats om 229. Kostnadn för dn sålda nhtn kan int md xaktht bstämmas p.g.a. att information i anläggningsrgistrt är bgränsat. Övrlag bdömr vi att kontrolln av bokförda värdn av xploatringsprojkt är svag då dt vid n försäljning int går att härlda xakt vad som sålts. Aktir och andlar Undr årt har kommunn bildat tt nytt bolag, Björnkulla Bostads AB, md tt aktikapital om 2 Mkr. Bolagt förvärvad d fastightr som övrtogs från n bostadsrättsförning i samband md infriand av borgnsförbindls. Aktibrv saknas. Kundfordringar Avskrivning av kundfordringar äldr än tt år rdovisas som osäkra kundfordringar. Vi ansr dock att ävn fordringar som är mindr än tt år gamla bör prövas individullt. Priodisringskontroll Vid vår granskning av fakturor och andra undrlag för kontroll av att kostnadr och intäktr har rdovisats på rätt räknskapsår upptäckts följand avviklsr: Förvaltning Kostnadsslag Blopp Tkniska kontort VA-avgiftr -527 Tkniska kontort Lokalhyra 91 Tkniska kontort Konsultarvod 68 Kommunstyrls Lokalhyra 36 Socialnämnd Omsorgsavgiftr 360 Totalt 28 Övriga notringar som har gjorts md avsnd på priodisringar: Avkastningsskatt på pnsionsskuld har bräknats till 111. Någon avkastningsskatt skall dock j utgå. MAJ 2001 Sida: 6

7 Kommunrvisionn För hög smstrskuld har upptagits md 388. Fldbitring av pnsionskostnad md 111. Upplupn räntintäkt på kortfristiga placringar 313. Upplupn räntintäkt på förtagscrtifikat har j baktats md 144. Intäktr och kostnadr inom Kunskapslyftt har sdan startn 1997 balansrats varj år så att rdovisat nttorsultatt blivit 0. Dt övrskott som uppstått förs därvid övr till nästa år. Pr uppgår dt ackumulrad övrskottt till ca 4,5 Mkr. Dtta rdovisningssätt stridr nligt vår uppfattning mot god rdovisningssd. Vi ansr att, ftrsom avräkning görs md statn varj år i ftrskott, rsultatavräkning bör sk årlign. Slutavräkning har rhållits t o m vrksamhtsårt 1999 vilkt att rsultatt bord vara ca 3,5 Mkr högr. Dssutom bdöms av ansvarig att dt ävn finns tt övrskott för 2000 på i storlksordningn 1 Mkr. När dt gällr projkt som finansiras md xtrna mdl, t x från statn llr EU-bidrag, ansr vi att dt bör upprättas n samlad förtckning och uppföljning övr samtliga projkt. Syftt är att få n god kontroll övr dls vilka projkt som pågår i kommunn, dls att d blir korrkt rdovisad t x md avsnd på priodisring av intäktr och kostnadr. Sammanställd rdovisning (koncrn) I kommunkoncrnn ingår d hlägda dottrbolagn Björnkulla Fastightr AB md dss dottrbolag Kvidingbyggn AB samt dt undr årt nybildad Björnkulla Bostads AB. Någon rutin för skriftlig avstämning av mllanhavandn inom d i koncrnn ingånd kommunala bolagn finns j. Ekonomihandbok En konomihandbok har tagits fram av konomikontort. Ekonomihandbokn innhållr dock inga rglr om intrn kontroll som bskrivr förvaltningarnas intrna kontrollsystm. Dt saknas ävn, förutom hänvisning till lagtxt, anvisningar om och tolkningar av rdovisningsrglr för kommunn. Ekonomihandbokn har hllr ännu j antagits av kommunfullmäktig. Vi ansr dt väsntligt att konomihandbokn gnomgår n gnomgripand omarbtning och komplttring för att kunna läggas fram och godkännas av kommunfullmäktig. MAJ 2001 Sida: 7

8 Kommunrvisionn Årsrdovisning Eftr rvisionns synpunktr på f å årsrdovisning har arbtt md att förbättra och öka läsbarhtn av årsrdovisningn påbörjats. Enligt vår uppfattning kvarstår dock n dl arbt innan årsrdovisningn kan anss vara av dn kvalittn att dn kan användas t x i samband md marknadsföringn av kommunn. Våra synpunktr på årsrdovisningn 2000 är följand: I förvaltningsbrättlsn skall all väsntlig information om årts händlsr i kommunn åtrfinnas. I Åstorps kommuns årsrdovisning är förvaltningsbrättlsn uppdlad i två avsnitt, tt som handlar om finansill information och analys placrad för rsultat- och balansräkningarna och tt som handlar om nämndrnas vrksamhtr, viktiga händlsr mm placrad ftr rsultat- och balansräkningarna. Förvaltningsbrättlsn bör i sin hlht vara placrad för rsultat-, balansräkning, finansiringsanalys samt notr. Vi ftrlysr n tydligar bskrivning av nämndrnas mål att koppla till bskrivningn av måluppfylllsn. Vi saknar någon form av allmän information om Åstorps kommun, t x bfolkningsstruktur, näringsliv, omvärldsanalys mm. Undr avsnittt om prsonal bör ävn finnas n rdogörls för hur man skall klara dn framtida prsonal- och komptnsförsörjningn i kommunn. Dn konomiska analysn bör kunna göras mindr omfattand mdan bskrivningn av kommunns vrksamht gs störr utrymm. Övrigt I samband md granskningn av bokslutt har dt framkommit att d löpand avstämningarna av balansräkningn j fungrat på tt tillfrdsställand sätt undr Dtta har bl a orsakat tt tidskrävand avstämningsarbt pr 31 dcmbr och ävn att vissa diffrnsr j blivit utrdda. Ävn tillförlitlightn i avlämnad dlårsbokslut kan ifrågasättas när samtliga balanskonton j varit avstämda. Vi ansr dt väsntligt att löpand avstämningarna görs och vntulla diffrnsr utrds. MAJ 2001 Sida: 8

9 Kommunrvisionn Summring av avviklsr Blopp i Mkr Ökning/minskning (-) av rsultatt Bdömda avviklsr OVK-bsiktningar - -0,1 Summa bdömda avviklsr - -0,1 Konstatrad avviklsr Avräkning Kunskapslyftt 4,5 - Kostnadsförda invntarir 0,8 - Divrs priodisringspostr nligt ovan 1,1 - Ej baktat statsbidrag för flyktingar/invandrar - 1,0 Statsbidrag för invandrar rdovisat i flyktingvrksamhtn - 0,6 Summa konstatrad avviklsr 6,4 1,6 Summa 6,4 1,6 Slutsats Kommunns rdovisad rsultat för år 2000 uppgår till 9 Mkr (11,5 Mkr för koncrnn). Vi ansr att d avviklsr som konstatrats nligt ovan utgör n väsntlig dl av kommunns rsultat för Md anldning därav har vi framfört n bgäran om att bokslutt skall ändras. Någon ändring har dock j sktt. Åstorp Magnus Hlmfrid Auktorisrad rvisor MAJ 2001 Sida: 9